PERMINTAAN DAN PENYIMPANAN PENGIRIMAN

PENERIMAAN
GUDANG LAIN Titik distribusi

DONOR
Gudang
penyimpanan
PENGADAAN

Permintaan Barang masuk Barang keluar

PERMINTAAN DAN PENERIMAAN BARANG
 PERMINTAAN BARANG
Pengajuan permohonan barang baik melalui
pembelian/pengadaan maupun permintaan
transfer barang

Tujuan permintaan barang

Pemenuhan kebutuhan operasional
Mengisi kekosongan stock
 Permintaan barang (Requisition)

 Identifikasi barang yang diperlukan sesuai dengan

spesifikasi yang dikehendaki
 Pastikan barang yg diminta tidak tersedia lagi
digudang
 Permintaan barang telah disetujui pihak otoritas
 Kalkulasi jumlah barang disesuaikan dengan
kapasitas penampungan di gudang.
 Isi form Daftar permohonan barang (Requisition)
 Penerimaan barang (receiving)

Rangkaian kegiatan mulai dari penerimaan barang,

pengecekan fisik, administrasi logistik, rencana
penyimpanan dan penataan digudang

Sebelum penerimaan barang:

• Informasi kedatangan barang
• Siapkan tempat yang dibutuhkan sesuai dengan
lay out yang tersedia.
• Siapkan tenaga pembongkaran barang
(unloading)
• Siapkan dokumen penerimaan (logistik form)
Saat Penerimaan:
• Lakukan pemeriksaan fisik, sesuaikan dengan surat
jalan
• Menandatangani surat perjalanan (Waybill) atau
nota pengiriman barang (Delivery note) jika barang
bantuan berasal dari gudang lain (transfer)
• Membuat Berita acara serah terima barang (GRN)
apabila barang yang diterima berasal dari suplier dan
donor
• Setelah proses serah terima barang, lanjutkan
dengan proses penyimpanan barang (Storage)
Setelah Penerimaan:

memberikan informasi kepada:

• Unit Pengadaan,apabila barang tersebut telah

diterima
• Gudang pengirim,apabila barang tersebut
merupakan proses pemindahan untuk keperluan
stok
• Unit keuangan,apabila timbul biaya selama
proses penerimaan tersebut
 Dokumen Penerimaan
1. Dokumen penerimaan barang dari dalam negeri
Contoh: Surat jalan dari pihak suplier atau gudang

2. Dokumen penerimaan barang dari luar negeri

Contoh:
• Bill of Lading,Gift Certificate,Porforma invoice

3. Dokumen penerimaan barang di gudang

Contoh: Berita acara Penerimaan barang ( GRN)
 Pengecekan Barang
• Kuantitas
• Kualitas
• Kemasan/packing
• Kadaluarsa
• Dll
 Kepabeanan
Dalam penerimaan bantuan dari luar negeri harus
memenuhi standar kepabeanan,antara lain:
•Administrasi kewajiban pihak donor
•Apabila tersedia di indonesia,diusahakan di usahakan di
indonesia
•Bukan teridentifikasi barang terlarang
•Barang yang dikirim harus sesuai dan persetujuan PMI
•Kadaluarsa barang minimal 1 tahun sebelumnya
•Untuk barang yang khusus seperti obat2an & alat
kesehatan harus mendapatkan rekomendasi dari instansi
terkait
Lanjutan kepabeanan
• Untuk barang yang khusus seperti obat2an & alat kesehatan harus
mendapatkan rekomendasi dari instansi terkait
• Dokumen terkait harus dilengkapi dengan:
 Nota pengiriman (Delevery note),
 Surat jalan (Way Bill),
 Daftar kemasan (Packing list),
 Faktur performa ( Provorma invoice),
 Gift sertificate yang disahkan oleh kedutaan Indonesia di negara
asal barang,
 Surat rekomendasi dari BNPB.
 Surat ijin dari instansi/kementrian terkait untuk barang yang berupa
obat-obatan, makanan dan alat kesehatan.
• Dapat melalui pihak ketiga atau agen
Contoh Dokumen
PENYIMPANAN BARANG

Penataan Barang (stacking)

PENYIMPANAN BARANG

Rangkaian kegiatan yang diawali dengan

penghitungan kembali, penempatan barang dan
kegiatan administrasi logistik yang diperlukan.

TUJUAN
Untuk memastikan bahwa penempatan barang telah
sesuai dengan alokasi tempat (lay-out) yang
disediakan, keamanan, ruang gerak dan kerapihan.
Kegiatan penyimpanan barang
• Tempatkan barang sesuai dengan rencana
penempatan sebelumnya (lay out)
• Buka Bin Card baru sesuai dengan jumlah
tumpukan barang (stacking)
• Buka Stock Card baru apabila barang tsb
merupakan item baru atau item yang sama tapi
dengan donor yang berbeda.
• Update Stock card lama apabila item barang
sama dan asal/donor yang sama.
• Update Stock ledger (buku induk)
Klasifikasi jenis barang yang disimpan di dalam
gudang :
• Bahan pangan (food) – beras, mie instant, food parcel
• Bahan bukan pangan – family kits, hygiene kits, terpal,
kantong mayat, dll
• Obat-obatan
• Bahan kimia
• Peralatan lain-lain – watsan items, peralatan medis,
oksigen
• Bahan bakar
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses
penyimpanan barang
• Batas pemisahan harus jelas antara barang yang baru dengan barang
yang lama walaupun jenis barang sama (pertimbangkan kapasitas
gudang)
• Rencanakan jumlah dan teknis penumpukan barang (Stacking), pastikan
setiap tumpukan barang aman
• Penempatan Bin Card harus tampak jelas pada setiap tumpukan barang.
• Pisahkan dengan jelas antara kelompok pangan (food) dan bukan
pangan (non food)
• Penyimpanan bahan pangan yang mendekati kadaluarsa ditempatkan
pada posisi yang mudah diakses, sehingga memudahkan melaksanakan
sistem FEFO
• Sedangkan bahan bukan pangan mempergunakan sistem FIFO
 DOKUMEN PENYIMPANAN
BARANG
 Bin Card
Bin card adalah dokumen yang mencatat data dari satu
barang yang memiki jenis yang sama, mutu yang sama,
kadaluarsa yang sama dan dari donor yang sama. Bin
card yang baru harus dibuat untuk barang yang memliki
salah satu keterangan/spesifikasi yang berbeda dari
barang sebelumnya.

 Bin card harus diletakkan di dekat barang tersebut, sehingga

identitasnya dapat dibaca setiap saat di ruang penyimpanan
(dilekatkan pada tumpukanatau rak yang digunakan untuk
meletakkan barang tersebut). Bin card tidak dapat diganti
dengan kartu yang diatur secara elektronis meskipun dengan
peralatan teknologi informasi yang canggih, karena kartu
tersebut harus diletakkan di samping barang.
 DOKUMEN PENYIMPANAN
BARANG
•Bin card harus ditutup pencatatannya dan
dipindahkan dari ruang penyimpanan bila
seluruh barang yang diterima ini telah
dipindahkan atau didistribusikan, selanjutnya
akan disimpan dalam arsip, yang dipisahkan
berdasarkan kode dan tanggal barang.
 DOKUMEN PENYIMPANAN
BARANG
Stock Cards
•Sifatnya tidak sekhusus bin card dan
tujuannnya adalah memperlihatkan jumlah
seluruh barang dalam stok yang sejenis dan
dari donor yang sama. Kartu ini merupakan
rangkuman dari seluruh bin card yang
berkenaan dengan kode barang dan secara
terus menerus memperlihatkan tingkat stok
barang ini. Kartu ini sebaiknya tidak diletakkan
secara fisik dekat dengan barang.
 DOKUMEN PENYIMPANAN
BARANG
• Setiap penerimaan dan pengiriman barang
harus dicatat pada stock card dan bin card
dan didukung oleh dokumen-dokumen lain
yang terkait, pada saat penerimaan
(Waybill, Goods Delivery Note, Goods
Receive Note) saat pengiriman (Waybill,
Requsition Form, Goods Delivery Note)
 DOKUMEN PENYIMPANAN
BARANG
• Stock Card
Satuan pengukuran yang digunakan untuk stock card dan bin card
haruslah disebutkan dalam satuan terkecil: helai / lembar, kg, karung,
persegi, meter, pcs, box atau liter. Jika terjadi kesalahan penulisan
pada Stock card dan Bin card, kartu tersebut harus diulangi ke
jumlah aslinya pada baris berikutnya dengan penjelasan bahwa itu
merupakan suatu kesalahan serta diparaf pada garis berikutnya dan
harus dimasukkan informasi yang benar.

• Satuan pengukuran yang digunakan untuk stock card dan bin card haruslah disebutkan dalam
satuan terkecil: helai/lembar, kg, karung, persegi, meter, pcs, box atau liter. Jika terjadi
kesalahan penulisan pada Stock card dan Bin card, kartu tersebut harus diulangi ke jumlah
aslinya pada baris berikutnya dengan penjelasan bahwa itu merupakan suatu kesalahan serta
diparaf pada garis berikutnya dan harus dimasukkan informasi yang benar.
Penyimpanan obat
• Sebaiknya disimpan dalam satu ruangan khusus yang
memiliki pengatur suhu

• Penempatan dikelompokkan sesuai dengan jenis

penggunaan obat.

• Akan lebih baik apabila gudang obat ditangani oleh

relawan/staff gudang yang mempunyai latar belakang
kesehatan atau farmasi.
Penyimpanan bahan cair dan bahan kimia
• Penyimpanan bahan cair seperti BBM (minyak tanah,
bensin, solar) juga harus diletakkan terpisah dengan
barang-barang yang lain

• Demikian halnya bahan bahan kimia lainnya

• Pastikan kemasan/tempat penyimpanan tidak ada

kebocoran sekecil apapun

• Usahakan menyimpan tidak terlalu lama.

• Berikan tanda peringatan “DILARANG MEROKOK”

CONTOH
CONTOH
CONTOH
CONTOH
Contoh : 1 ton setiap item dibawah ini memerlukan
ruang dalam meter kubik sbb :

Beras, tepung, gula dalam kantung memerlukan 2 m3

Susu bubuk dalam kantong atau box memerlukan 3 m3
Obat obatan memerlukan 3 m3
Minyak sayur dalam drum atau kaleng memerlukan 1,5-2 m3
Selimut dalam bal (+ 700) memerlukan 4-5 m3
Selimut tanpa bal memerlukan 8-10 m3
Pakaian memerlukan 7-10 m3
Tenda (+ untuk 25 keluarga) memerlukan 4-5 m3
Peralatan dapur dalam 35 –40 box memerlukan 4,5 m3
Contoh cara mengkalkulasi tempat :
Untuk 100 ton beras dengan tinggi gudang 2 meter
1. 1 ton beras = 2 m3
2. 100 ton beras = 200 m3
3. 200 m3 : 2 m = 100 m2
4. Tempat yang diperlukan = 100 m2 + 30% = 130 m2

Volume Barang (m3) =

jumlah barang (panjang(m) X lebar(m) X tinggi(m))

Tonase = jumlah barang X berat (kg) x 1000

 CONTOH PENATAAN GUDANG

Kantong
TENDA TENDA TENDA mayat
PAKAIAN

SELIMUT ALAT ALAT

DAPUR

PLASTIK
JERIGEN

MINYAK SUSU TEH TEPUNG

GORENG
SUSU GULA TEPUNG

KACANG MIE MIE AIR MINERAL

Pengiriman barang
Pengiriman barang
Rangkaian kegiatan pengeluaran barang dari
gudang yang diperlukan untuk mengisi gudang
lain (transfer) atau untuk distribusi

Tujuan
Memenuhi permintaan barang sesuai dengan
kebutuhan seperti pengisian gudang yang lain
(transfer) atau untuk menunjang rencana operasi
PB
 Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
Pengiriman barang
1. Pastikan request barang yang akan dikirim tersedia dalam stok barang.
2. Lakukan cek fisik apakah kondisi barang yang akan dikirim dalam keadaan baik
3. Koordinasikan dengan petugas transportasi
4. Siapkan tenaga bongkar-muat yang dibutuhkan
5. Lakukan loading dengan cermat dan berhati-hati dalam penghitungan barang dan
memastikan tetap dalam keadaan yang baik.
6. Informasikan kepada pemohon barang bahwa barang telah dikirim (fax, telepon,
radio, e-mail)
7. Bersihkan dan atur kembali tata letak barang untuk persiapan kedatangan barang
baru.
8. Logo PMI pada barang dan alat angkut.
9. Kemungkinan kerusakan selama pengiriman
10. Pencurian
11. Barang tertukar
12. Memberikan tanda untuk diperlakukan khusus (pecah belah)
13. Dokumen
Standar prosedur pengiriman barang :
1. Menghitung barang
2. Membuat delivery note (Surat pengantar)
3. update BIN Cards
4. update Stock Card
5. update stock ledger (buku induk)
6. Permintaan kembali stock
7. Re-check apakah barang sudah tiba dengan baik
8. Catatan penting (Note)
9. Perintah pengeluaran barang harus telah disetujui
oleh Pemegang Otoritas secara tertulis.
 Manajemen Transportasi
Pengertian umum

• Manajemen transportasi juga merupakan salah satu rangkaian

kegiatan yang penting dalam logistik

• Merupakan upaya untuk mengirim bantuan ke daerah –daerah

yang membutuhkan
• Tidak hanya memperhitungkan kebutuhan yang dimaksud
melainkan pula sarana angkutan yang tepat, ketepatan waktu
yang diperlukan, pengiriman yang aman serta alternatif jalur
lainnya
Manusia Darat
Binatang
Jenis Transportasi

Laut
Udara Sungai
Udara
 Memilih Alat Transportasi
Berdasarkan kebutuhan:

• Ketepatan waktu pengiriman

• Jenis dan karakter barang
• Jumlah, ukuran, dan tujuan
 Memilih Alat Transportasi
Berdasarkan ketersediaan:
- Sarana transportasi yang tersedia
- Biaya dan sumber daya yang tersedia
- Akses / kondisi ke lokasi tujuan
 Memilih Alat Transportasi

Transportasi komersial

versus

Transportasi non-komersial
 Menghitung Kebutuhan Kendaraan
Jumlah trip per kendaraaan = Permintaan waktu yang diharapkan
Waktu tempuh yang digunakan pp

contoh

Dalam 7 hari ( 168 jam ) = 42 trip per kendaraan

4 jam pp per trip per kendaraan

 Menghitung Kebutuhan Kendaraan

Jumlah pengangkutan = total berat barang

Kapasitas Tonase kendaraan

= Total Volume Barang

Volume Angkut kendaraan

contoh
Total berat barang 20 ton = 4 kali pengangkutan
Kapasitas per kendaraan 5 ton =
Total Volume barang 25 M3 = 5 kali pengangkutan
Volume angkut kendaraan 5 M3
 Menghitung Kebutuhan Kendaraan

Jumlah kendaraan yang dibutuhkan = Total Berat barang

Jumlah trip/kendaraan

contoh

50 ton = 10 unit truk

1 trip mampu membawa 5 ton

Tambahkan 25% dari waktu yang ada untuk hal-hal yang bersifat
mendadak