PESAN RUTIN

• Pesan rutin adalah penyampaian pesan yang berkaitan

dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang bersifat rutin,
penting dan segera.
 Pesan rutin sangat beragam seperti; pesanan barang,
memo, rekomendasi, permintaan informasi, kredit,
penawaran, pengaduan, undangan.
 Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.
 Pesan rutin sebaiknya disampaikan melalui
pendekatan langsung.
 Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi
yang jelas dan menyesuaikan pendekatan dengan
situasi yang ada.
1.Nyatakan permintaan /pesan (Pembukaan)
– Tulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut dan personal
– Gunakan pendekatan langsung
– Kemukakakan permintaan secara spesifik. Nyatakan dengan jelas
apa yang anda inginkan.
2.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan anda (Isi).
– Jelasan alasan permintaan anda penting.
– Jelaskan setiap potensi manfaat merespon permintaan anda.
– Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.
3.Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup)
– Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi
permintaan anda.
– Ekspresikan rasa terima kasih anda
– Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan anda.
(Bovee & Thill, 2007)
 BENTUK-BENTUK PERMINTAAN
RUTIN
• Permintaan untuk pihak internal
– Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan
secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.
– Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang
paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.
• Permintaan untuk pihak eksternal
– Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa
pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.
– Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas
suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi
mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.
• Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan kepada
pejabat lain dalam satu instansi atau bawahannya yang
isinya singkat tentang pemberitahuan, saran, permintaan.
• Memo hanya berlaku untuk komunikasi secara Internal dan
biasanya ditulis dengan tangan di lembar kertas dalam
bentuk formulir tanpa nomor dan cap instansi.
• Secara garis besar, bagian-bagian yang terdapat dalam
memo adalah:
– Kepala surat yang bisa memuat nama dan alamat kantor, perkataan
“memo”, “kepada”, “dari”, “hal”, “tanggal”
– Badan surat,yang memuat pesan yang hendak disampaikan
– Kaki surat, yang memuat tanda tangan, nama terang.
 PT PURI KENCANA
Jl. Palembang 14 Malang

Dari : Direktur Tanggal : 12 Oktober 2013

Kepada : Manajer Pemasaran

MEMORANDOM

Tolong siapkan laporan penjualan 3 bulan terakhir untuk

bahan rapat tanggal 30 Oktober 2013

Direktur
tt

SYAWAL SAB
• Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan
barang atau meminta jasa tertentu.
• Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat
diperoleh melalui surat penawaran, iklan, atau melalui
petugas pemasaran.
• Dalam surat pemesanan harus disebutkan dengan jelas,
singkat, dan sopan mengenai;
– Nama, jenis, tipe, dan ciri barang yang dipesan
– Jumlah atau banyaknya pesanan
– Cara pembayaran
– Cara pengiriman atau cara penyerahan.
– Waktu pengiriman yang diinginkan.
 TOKO SUMBER REZEKI
Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

Nomor : 123/TR/2/2009
Hal : Pesanan

Yth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013

PT Mekar Elektrik
Jl. Siwalan 56
Mojokerto

Sehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2009 tanggal 10 Oktober 2013, kami
bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut;
1. Mesin cuci 7 kg 10 unit warna putih
2. Televisi 21 inchi 9 unit warna silver
3. Pompa air Sanyo 1 unit -
Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai dengan pena-waran
Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27 Oktober 2013
Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.

Hormat kami

Edy Marpaung SAB

• Surat keluhan (klaim) adalah surat pernyataan
ketidakpuasan yang dikrimkan pembeli kepada penjual
barang atau penyedia jasa atas barang atau layanannya.
• Ketidkpuasan dapat berkaitan dengan;
– Pengembalian barang dan permintaan uang kembali
– Pengggantian produk rusak
– Perbaikan dalam masa garansi
– Pembatalan pesanan, dll.
• Dalam surat pengaduan
– Jelaskan problem yang ada dan berikan alasan detailnya.
– Berikan informasi atau bukti yang mendukung
– Mintalah tindakan penyesuaian (penyelesaian klaim) yang
diinginkan.
 TOKO SUMBER REZEKI
Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

Nomor : 123/TR/2/2013
Hal : Kesalahan Pengiriman

Yth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013

PT Mekar Elektrik
Jl. Siwalan 56
Mojokerto

Dengan ini kami sampaikan bahwa telah menerima kiriman barang dari saudara pada tanggal 11
Oktober 2013,
Dari beberapa barang yang kami terima, ada beberapa barang yang tidak sesuai dengan pesanan
kami. Barang tersebut adalah TV 21 inchi dengan warna hitam, yang seharusnya warna silver sesuai
dengan pesanan kami. Untuk itu kami mengharapkan agar Saudara mengganti barang yang tidak
sesuai tersebut dengan biaya pengiriman menjadi tanggungan Saudara.

Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.

Hormat kami

Edy Marpaung SAB

 Mengabulkan Klaim dan Permintaan untuk
Penyesuaian
1. Ketika perusahaan yang salah
 Perhatikan kebijakan perusahaan dalam kasus yang ada
sebelum anda merespon.
 Bersimpati pada ketidaknyamanan pelanggan
 Jelaskan bagaimana anda telah atau akan menangani klaim
 Ambil langkah-langkah untuk memperbaiki hubungan
2. Ketika pelanggan yang salah
 Bandingkan antara biaya memenuhi dan menolak permintaan
 Bila memilih memenuhi permintaan, bukalah surat dg berita baik
 Gunakan bagian isi pesan untuk mengajak pelanggan
menghindari hal serupa dimasa yang akan datang.

3. Ketika pihak ketiga yang salah.

 Evaluasi situasi dan tinjau ulang kebijakan perusahaan
 Hindari menyalahkan pihak lain, fokus pada pencarian solusi.
 PESAN POSITIP

 Pesan positip adalah pesan-pesan bisnis yang memberi-

kan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang
meliputi goodnews dan goodwill
 Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif
menggunakan pendekatan langsung (deduktif)
 Pesan good news, adalah surat yang menginforma-
sikan kabar baik atau berita yang menyenangkan.
 Contoh good news tentang pekerjaan
– Kenaikan gaji - Lamaran pekerjaan dikabulkan
– Promosi jabatan - Tunjangan hari raya (THR)
 Contoh good news tentang Produk
– Pemberian diskon
– Layanan purna jual
– Garansi
– Persetujuan kredit
 Menyampaikan pesan positip dengan nada bersahabat dan menyambut
 Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah
diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman
membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi
sebagai Sales Manager.
 Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp
4.000.000 per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari
Senin, tanggal 4 Nopember 2013. Silahkan datang ke kantor
saya pukul 09.00 pagi. Saya akan memberikan orientasi
mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai
tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.
 Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian
pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan
tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu
untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013
Menjelaskan semua detail
yang diperlukan
Pesan dengan niat baik (goodwill) lebih menekankan pada upaya
menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para
relasi, dan tidak mempunyai tujuan bisnis langsung.

1. Ucapan selamat (congratulation). Ini biasanya diberikan

atas keberhasilan perusahaan atau individu.
2. Penghargaan (message of appreciation). Ini diberikan
karena kemampuan perusahaan atau individu mencapai
prestasi kerja tertentu.
3. Ucapan dukacita (condolence). Ucapan dukacita ini dapat
diberikan secara lisan ataupun tertulis. Ini menunjukkan
perhatian dan rasa simpati perusahaan terhadap individu
atau organisasi yang mengalami musibah.
4. Ucapan terima kasih. Ini diberikan sebagai ungkapan rasa,
karena telah dibantu atau diuntungkan oleh seseorang atau
lembaga
 PT MITRA PERKASA
Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

UCAPAN SELAMAT
Dengan ini pimpinan dan karyawan PT Mitra Perkasa mengucapkan selamat dan
sukses atas dibukanya kantor cabang

Bank Mandiri
Cabang Kepanjen

Dengan dibukanya cabang yang baru tersebut kami mengharapkan hubungan

perbankan antara kami dengan bank mandiri bertanbah erat dan lancar.

Malang, 10 Oktober 2013

Hormat kami

Ali Hanan SAB

Direktur
 DEKAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Dalam rangka Dies N atalis Ke -53 FIA UB mendapat kehormatan

mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri acara FIA Fun Day
nanti pada:
Hari : Sabtu
Tanggal: 19 Oktober 3013
pukul : 09.00 s/d 15.00
tempat : lapangan FIA UB
Acara : FIA FUN DAY
Atas kehadian Bapak/Ibu /Saudara kami sampaikan ucapkan terima
kasih.

Dekan