TATACARA PEMBUATAN BERKAS

PENGADAAN BARANG

Oleh :
Tanggor Hasibuan, MAP
(Widyaiswara Balai Diklat Keagamaan Medan)

Disampaikan pada :
BIMTEK PENGADAAN BARANG/JASA KEMENAG
KABUPATEN PADANG LAWAS UTARA
TAHUN 2015
 KITA BERSEDIA

SETELAH SELESAI MENGIKUTI INI

MAMPU MEMBUAT DAN MENYUSUN
BERKAS PENGADAAN
 BEBERAPA PENGERTIAN

 Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh

Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat
informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak
dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.
 Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut
Kontrak adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan
Penyedia Barang/Jasa atau pelaksana Swakelola.
 Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia
Jasa Konsultansi untuk Jasa Konsultansi yang bernilai
paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratusjuta rupiah).
LANJUTAN....
 Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan
Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk
langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.
 Pengadaan Langsung adalah Pengadaan
Barang/Jasa langsung kepada Penyedia
Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/
Seleksi/Penunjukan Langsung.
 Kepala ULP/Anggota Kelompok Kerja
ULP/Pejabat Pengadaan berasal dari Pegawai
Negeri, baik dari instansi sendiri maupun
instansi lainnya.
 DOKUMEN PENGADAAN
RENCANA KERJA DAN SYARAT
BAB Umum
berisi hal-hal :
 Mengenai Pemberi Tugas / Pemilik kegiatan.
 Mengenai Perencanaan / Desain.
 Mengenai Syarat Peserta Pengadaan
 Mengenai Bentuk Surat Penawaran dan Cara
Penyampaiannya.
RKS Lanjutan….

BAB Administrasi
berisi hal-hal :
 Jangka Waktu Pelaksanaan Pekerjaan.
 Tanggal Waktu Penyerahan.
 Syarat Pembayaran.
 Denda Atas Keterlambatan.
 Besar Jaminan Penawaran. (bila perlu)
 Besar Jaminan Pelaksanaan.(bila perlu)
RKS Lanjutan….

BAB Teknis berisi hal-hal :

Jenis dan Uraian Pekerjaan.
Jenis dan Mutu Bahan.
Cara Pelaksanaan Pekerjaan.
Merk Material / Bahan.
 LANGKAH YANG DILAKUKAN
1. Menyusun Jadwal
2. Mengundang Penyedia
3. Penjelasan Pekerjaan
4. Pemasukan Penawaran
5. Seleksi Penyedia
6. Penetapan Penyedia
7. Kontrak/SP
8. BA Pemeriksaan
9. BAST
 PENYUSUNAN TAHAPAN DAN JADWAL
PENGADAAN
Hal-hal yang perlu diperhatikan
 Dalam membuat jadwal pengadaan :
 Saat mulai mempersiapkan proses pengadaan barang/jasa
 Saat mulai dan lamanya waktu proses pengadaan barang/jasa
 Saat hasil pengadaan diterima oleh pengguna barang/jasa
 Saat tersedianya anggaran pembiayaan.
 Batas akhir efektif anggaran
 Dalam membuat jadwal proses pemilihan :
 Penayangan pengumuman
 Kesempatan untuk pendaftaran dan pengambilan dokumen
(kualifikasi dan pemilihan)
 Kesempatan untuk mempelajari dokumen dan penyiapan dokumen
penawaran
 Pemasukan dokumen penawaran
 PENYUSUNAN TAHAPAN DAN JADWAL
PENGADAAN
Alokasi Waktu Jadwal Prakualifikasi
No Tahapan Waktu (Hari Kerja)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43
1 Pengumuman = >7 hari
2 Pendaftaran dan Pengambilan Dok. Kualifikasi 1 hari sebelum batas
akhir pemasukan dokumen
3 Pemasukan Dok. Kualifikasi = > 3 hari setelah hari akhir
pengumuman)
4 Evaluasi Kualifikasi ( disesuaikan dng jenis
pekerjaan)
5 Penetapan daftar pendek penyedia
6 Masa sanggah 5 hari
7 Undangan
8 Pengambilan dok. Pemilihan 1 hari sebelum batas akhir
pemasukan dok. Penawaran
9 Penjelasan (paling cepat 4 hari setelah undangan)
10 Pemasukan Dok. Penawaran = > 7 hari sejak
penjelasan
11 Evaluasi Penawaran ( disesuaikan dng jenis
pekerjaan)
12 Penetapan dan pengumuman pemenang
13 Masa sanggah 5 hari
14 Penerbitan SPPBJ (jika tidak ada sanggah)
15 Penandatangan Kontrak (jika tidak ada sanggah)

16 Masa sanggah banding 5 hari

17 Penerbitan SPPBJ tergantung pada diterima atau
ditolaknya sanggahan banding ?
18 Penandatangan Kontrak tergantung pada
diterima atau ditolaknya sanggahan banding ?

Catatan:
- Waktu menjawab sanggah oleh ULP adalah 5 hari kerja sejak sanggah diterima
- Alokasi waktu sanggah banding adalah 5 hari kerja sejak jawaban sanggah diterima oleh penyanggah
- Waktu menjawab sanggah Banding oleh Menteri/Kepala Daerah adalah 15 hari kerja sejak sanggah banding diterima
 PENYUSUNAN TAHAPAN DAN JADWAL
PENGADAAN
Alokasi Waktu Jadwal Pascakualifikasi
Waktu (Hari Kerja)
No Tahapan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

1 Pengumuman = >7 hari

2 Pendaftaran dan Pengambilan Dok. Pengadaan 1 hari sebelum batas
akhir pemasukan
dokumen
3 Penjelasan ( paling cepat 4 hari kerja sejak tanggal pengumuman)
4 Pemasukan Dok. Pengadaan (paling kurang 2 hari sejak tanggal penjelasan)
5 Pembukaan Dokumen Pengadaan
6 Evaluasi Dok. Pengadaan ( disesuaikan dng jenis
pekerjaan)
7 Penetapan dan pengumuman pemenang
8 Masa sanggah 5 hari
9 Penerbitan SPPBJ (jika tidak ada sanggah)
10 Penandatangan Kontrak (jika tidak ada sanggah)
11 Masa sanggah banding 5 hari
12 Penerbitan SPPBJ tergantung pada diterima atau
ditolaknya sanggahan banding ?
13 Penandatangan Kontrak tergantung pada diterima
atau ditolaknya sanggahan banding ?

Catatan:
- Waktu menjawab sanggah oleh ULP adalah 5 hari kerja sejak sanggah diterima
- Alokasi waktu sanggah banding adalah 5 hari kerja sejak jawaban sanggah diterima oleh penyanggah
- Waktu menjawab sanggah Banding oleh Menteri/Kepala Daerah adalah 15 hari kerja sejak sanggah banding diterima
 PENYUSUNAN TAHAPAN DAN JADWAL
PENGADAAN
Perbedaan Alokasi Waktu

• Pelelangan sederhana, pemilihan langsung atau

seleksi sederhana perorangan : sama dengan
pelelangan umum pasca kualifikasi, kecuali
proses pengumuman sekurangnya 3 hari kerja.
• Penunjukan langsung : diserahkan
sepenuhnya kepada ULP/Pejabat Pengadaan.
• Pengadaan langsung: diserahkan
sepenuhnya kepada ULP/Pejabat Pengadaan.
 PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN
DOKUMEN KUALIFIKASI

Isi Dokumen Kualifikasi:

 Pengumuman
 Petunjuk untuk penyedia barang/jasa :
 lingkup pekerjaan, persyaratan penyedia, waktu dan tempat
pengambilan dan pemasukan dokumen prakualifikasi, serta
penanggung jawab prakualifikasi
 Formulir isian kualifikasi
 Instruksi kepada peserta kualifikasi
 Lembar Data Kualifikasi
 Pakta Integritas
 Tata cara evaluasi kualifikasi
 aspek administrasi, permodalan, tenaga kerja, peralatan,
pengalaman dsb
Dokumen kualifikasi untuk jasa konsultansi, tidak perlu
mencantumkan data peralatan yang dimiliki dalam formulir
isian kualifikasi
 PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN
PENYAMPAIAN DOKUMEN KUALIFIKASI OLEH PENYEDIA

METODE METODE
PRAKUALIFIKASI PASCAKUALIFIKASI

1. Dokumen Kualifikasi Dok Adm, Teknis dan Harga

serta Dok Kualifikasi
(Disampaikan bersamaan
dengan dokumen pemilihan)
2. Dok Adm, Teknis dan
Harga
PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN
Sekurang-kurangnya harus memuat:

1. Undangan kepada penyedia

2. Instruksi kepada penyedia
3. Lembar data pemilihan
4. Dokumen Penawaran
5. Syarat-syarat umum Kontrak
6. Syarat-syarat khusus Kontrak
7. Daftar kuantitas dan harga
8. Spesifikasi teknis dan gambar
9. Rancangan Kontrak
Bila pascakualifikasi
ditambah Formulir Isian
Kualifikasi
 KETENTUAN TENTANG HPS
HPS disusun dan ditetapkan oleh PPK

ULP/pejabat pengadaan menyampaikan nilai total HPS

Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia

HPS disusun paling lama 28 hari kerja sebelum

batas akhir pemasukan penawaran
HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan
besaran kerugian Negara

Riwayat HPS harus didokumentasikan

 SEKIAN
TERIMA KASIH