1

MODUL-8 ORGANISASI INFORMAL

Dosen:I Nyoman Yoga Segara

Organisasi bila dilihat dari cara pembentukannya akan dikenal organisasi formal dan organisasi informal. Baik dalam organisasi formal maupun organisasi informal, manusia tidak dapat melepaskan komunikasi. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam hidup kita. Manusia membutuhkan berkomunikasi dimanapun dia berada. Hingga bisa dikatakan manusia tidak dapat tidak berkomunikasi. Dalam kehidupan berorganisasi, kita juga membutuhkan

berkomunikasi. Komunikasi ini bisa berjalan secara formal dengan atasan kita maupun komunikasi secara informal dengan teman sejawat.

Organisasi Informal
Dalam tiap pertemuan kita sudah banyak banyak membahas tentang organisasi formal, bahkan secara khusus kita berkenalan dengan organisasi formal saat kita mempelajari teori klasik. Hanya organisasi informal yang belum kita bahas secara khusus. Banyak hal yang menarik dari organisasi informal. Banyak hal dalam organisasi informal yang menjadi tantangan tersendiri bagi Public Relation untuk mengamati perkembangannya. Sekedar mengingatkan, dalam organisasi formal, suatu organisasi dirancang untuk melakukan koordinasi kegiatan-kegiatan dengan banyak individu dan untuk memberikan rangsangan kepada orang-orang lainnya untuk

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

I Nyoman Yoga Segara KOMUNIKASI ORGANISASI

membantu mereka. Misalnya bisnis dibentuk untuk menghasilkan (produksi) barang, kemudian ada serikat kerja untuk memperkuat kekuasaan dan kekuatan dalam tawar menawar, ada struktur organisasi, ada pasar atau distributor yang menampung dan lain sebagainya. Dalam contoh diatas tujuan harus dicapai, peraturan harus diikuti dan struktur status secara sengaja dirancang untuk mengantisipasi dan mengarahkan interaksi kegiatan anggota. Istilah Organisasi Formal digunakan untuk menamakan jenis-jenis sistem tersebut. Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan fenomena yang disebut komunikasi jabatan (posisitional communication) (Redfield, 1953), Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaring jabatan. Mereka yang duduk dalam jabatan diharuskan berkomunikasi sesuai dengan jabatan mereka. Berbeda dengan organisasi informal dimana disini struktur organisasi tidak terbentuk secara jelas dan tujuan yang dibentuk berjalan secara insidental (tidak berkelanjutan). Bahkan banyak organisasi informal yang tidak memiliki tujuan yang jelas. Organisasi informal terdiri dari hubungan yang tidak resmi dan dapat dikatakan sebagai organisasi bayangan dari organisasi formal. Organisasi ini juga tidak akan muncul jika tidak ada organisasi formal. Ini berarti organisasi informal tidak akan pernah terwujud selama organisasi formal-nya tidak terbentuk.

Penyebab Munculnya Organisasi Informal

Ada banyak alasan kenapa organisasi Informal bisa muncul dan berkembang. Beberapa yang jadi penyebab munculnya organisasi informal :

Pada dasarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

I Nyoman Yoga Segara KOMUNIKASI ORGANISASI

Jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut kurang dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Itulah organisasi informal.

Munculnya biasanya dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

Kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal: 1. kebutuhan sosial Orang membutuhkan lebih dari sekedar komunikasi yang bersifat formal berdasarkan struktur dalam organisasi formal. Orang butuh lebih dari itu untuk memenuhi kebutuhannya sosialnya. 2. pengetahuan tentang perilaku yang dapat diterima Melalui organisasi informal, orang akan mendapatkan pengetahuanpengetahuan tentang berbagai perilaku yang dapat diterima di lingkungan organisasi. Hal tersebut tentu saja tidak mungkin disampaikan dalam organisasi formal. 3. perhatian/simpati Membangun perhatian atau simpati dapat pula dilakukan melalui organisasi informal, karena disini orang melakukan proses sosialisasi tanpa adanya batas atau tanpa melihat posisi dalam organisasi formalnya. 4. bantuan dalam pencapaian tujuan Organisasi informal juga membantu organisasi formal dalam mencapai tujuannya, melalui bentuk komunikasi untuk mempermudah anggota organisasi lebih paham tanpa melalui saluran-saluran yang resmi. 5. kesempatan berpengaruh dan berkreasi

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

I Nyoman Yoga Segara KOMUNIKASI ORGANISASI

Melalui organisasi informal, seseorang diberi kebebasan untuk berkreasi dan mempengaruhi orang lain. Sesuatu yang mungkin tidak pernah terjadi (karena posisi yang dimilikinya) dalam organisasi formalnya. 6. pelestarian nilai-nilai budaya Secara sadar atau tidak sadar, organisasi informal turut melestarikan dan mensuburkan nilai-nilai budaya yang dimiliki organisasi. Walaupun secara formal budaya ini juga disampaikan dan dikembangkan pada seluruh anggota organisasi. 7. komunikasi dan informasi Kebutuhan terakhir yang mendasari organisasi informal adalah kebutuhan akan komunikasi dan informasi. Terutama komunikasi dan informasi yang tidak bisa disampaikan atau tertutup melalui organisasi formal.

Sifat organisasi informal :

Beberapa alasan kemunculan organisasi informal itu menyebabkan sifat organisasi informal adalah sebagai berikut : 1. hubungan didalamnya lebih bersifat spontan dan tidak terorganisir

2. kepemimpinan organisasi seperti diantara dua pilihan apakah organisasi

tersebut formal atau tidak 3. tidak bertitik-tolak pada pengendalian manajemen seperti dalam organisasi formal

Perbedaan Organisasi formal dan Organisasi informal

Perbedaan organisasi informal & Organisasi formal (menurut Argyrys):

Formal Hubungan antar pribadi

Informal

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

I Nyoman Yoga Segara KOMUNIKASI ORGANISASI

Hubungan antar orang ditentukan Ditetapkan & ditunjuk Mengendalikan perilaku

Tergantung kebutuhan anggota Muncul & dipilih

Kepemimpinan Pengendalian Perilaku

karyawan Mengendalikan kebutuhan Tidak tergantung dengan pemenuhan melalui balas jasa dan hubungan Lebih tergantung

Ketergantungan

Dari gambaran diatas, jelas kiranya bahwa organisasi informal, lebih tergantung pada kebutuhan anggota, karena anggota dan keterikatan diantara mereka saat mereka memiliki keinginan dan harapan yang sama merupakan hal yang paling penting. Hanya itu yang menyebabkan mereka bisa berkumpul dan terikat. Tanpa ada kepentingan dan keinginan yang sama maka hal ini tidak akan terjadi. Seda ngkan dalam organsiasi formal hubungan antar orang ditentukan oleh aturan dan struktur yang diikuti dan dijalankan organisasi. Sedangkan dalam kepemimpinan, organisasi formal mendapatkan pemimpin melalui penetapan dari pemberi kewenangan dan ditunjuk oleh atasannya. Tanpa penetapan dan penunjukkan dari orang yang punya kewenangan maka kepemimpinannya akan dianggap tidak sah. Sedangkan dalam organisasi informal kepemimpinan tidak melalui penunjukkan, namun melalui mekanisme pemilihan. Seseorang yang berkarisma, yang punya jiwa kepemimpinan dan menonjol diantara anggota organisasi akan muncul dan kemunculannya ini akan memberinya peluang dan jalan untuk dipilih anggota organisasi lainnya. Sehingga ia akan terpilih sebagai pemimpin organisasi informal. Kepemimpinan ini bisa jadi benar-benar terpisah dari jabatan yang dimilikinya di lembaga formalnya. Dalam hal pengendalian perilaku anggota kelompoknya dalam organsiasi informal dilakukan dengan mengendalikan berdasarkan seberapa banyak keinginan dan harapan anggota organisasi informal ini bisa dipenuhi. Semakin

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

I Nyoman Yoga Segara KOMUNIKASI ORGANISASI

besar kebutuhan dan keinginan anggota terpenuhi, makin mudah mengendalikan perilaku anggota organisasi informal. Berbeda dengan organisasi formal, dimana pengendalian perilaku berdasarkan pada hubungan yang diciptakan berdasarkan struktur organisasi yang berjalan. Sehingga bagaimana kita berperilaku tergantung dari bagaimana struktur mengatur posisi mereka. Selain itu pengendalian perilaku juga terjadi dengan balas jasa. Maksudnya balas jasa atas perilaku yang diterima seseorang dari orang lain. Contohnya A sebagai seorang supervisor selalu berlaku baik pada bawahannya (B, C dan D), karena A selalu memperlakukan baik, maka B, C, dan D akan memperlakukan sopan dan baik pula pada A sebagai bentuk balas jasa atas apa yang telah A berikan pada B, C dan D. Demikian juga sebaliknya. Sehingga selama seseorang baik pada yang lain konsep balas jasa bisa menjadi salah satu bentuk pengendalian perilaku. Terakhir perbedaan antara organisasi informal dan organisasi formal adalah dalam hal ketergantungan anggota organisasi. Dalam organisasi formal keteregantungannya tinggi di dalam organisasi. Hal ini disebabkan setiap anggota organisasi sangat menyadari bahwa tanpa organisasi mereka tidak akan mendapatkan apapun, atau tidak akan bisa survive. Sehingga ketergantungan anggota organisasi pada organisasinya lebih besar. Sedangkan dalam organisasi informal anggota organisasi tidak tergantung pada organisasi informalnya, hal ini disebabkan ketika anggota organisasi sudah merasa cukup terpenuhi keinginannnya atau bahkan kecewa, maka tidak ada hal yang membebani atau kewajiban tertentu yang menyebabkan dia tidak bisa keluar. Anggota organisasi boleh keluar dari organisasi. Oleh karenanya ketergantungan pada organisasi informalnya tidak ada.

Kelebihan dan kelemahan organisasi informal :

Setelah dibahas mengenai apa itu organisasi informal, mempelajari penyebab dan alasan organisasi informal muncul, sifat, keberadaan organisasi informal. dan perbedaan organisasi formal dengan organisasi informal, kita dapat lebih memahami

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

I Nyoman Yoga Segara KOMUNIKASI ORGANISASI

Kelebihan yang dimiliki oleh organisasi informal adalah sebagai berikut :

1. Memberi dukungan terhadap tujuan organisasi 2. tambahan bagi komunikasi (melengkapi perusahaan dengan jalur komunikasi
tambahan)

3. alat pemuas kepentingan sosial (organisasi informal memiliki fungsi penting,

yaitu sebagai pemersatu dan memberi ketenangan bagi individu) 4. kompensasi bagi manajer yang kurang memiliki kapabilitas Walaupun ada beberapa kelebihan yang dimiliki, organisasi informal juga memiliki kelemahan sebagai berikut :

1. desas-desus/kabar angin (bisa mengakibatkan hal yang negatif, apalagi jika

penyebarannya bersifat destruktif (menghancurkan), menimbulkan ketidakpastian dan berbentuk penyimpangan

2. Daya tahan terhadap perubahan, apalagi jika organisasi tidak siap berubah 3. Penyesuaian kelompok (akan jadi pengganggu jika standart kelompok lebih
rendah dibanding organisasi formal, karena akan menurunkan standar dan kualitas organisasi formalnya) Dari berbagai pembahasan diatas tentang organisasi informal dapat disimpulkan bahwa organisasi informal adalah penggabungan kegiatan pribadi tanpa maksud tujuan tertentu yang disadari tetapi terkadang memberikan sumbangan untuk pencapaian tujuan organisasi formal. Manajemen organisasi formal tidak dapat membendung adanya kegiatan dalam organisasi informal ini. Hal yang memungkin untuk dapat dilakukan oleh manajer adalah mengelola komunikasi sehingga tidak terjadi kesenjangan dalam pengawasan atau jika organisasi informal ini muncul sebagai penghalang tujuan organisasi formal bisa diantisipasi dengan cepat dan tepat. Salah satu divisi yang akan sangat membantu adalah bantuan dari Public Relations untuk lebih tepat mencari informasi dan mengetahui gerakan yang ada dalam organisasi informal. Kemudian Public Relations akan memberikan informasi pada pihak manajer organisasi formal.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

I Nyoman Yoga Segara KOMUNIKASI ORGANISASI

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

I Nyoman Yoga Segara KOMUNIKASI ORGANISASI