Identify sources and supply

Bagian ini menjelaskan mengenai proses identifikasi sumber dan pasokan dan daftar bentuk dan tugas-tugas yang berhubungan dengan komponen proses bisnis.

Search for a vendor

Bagian ini anda dapat melihat profil vendor, calon vendor, dan vendor yang tidak diminta. Selain itu bagian ini juga dapat membuat RFQ, purchase requestition, dan PO untuk vendor yang sudah ada. Dan juga bagian ini dapat melakukan menambah vendor yang sudah berbadan hukum dan juga membuat vendor baru yang berdasarkan vendor yang tidak diinginkan.

Select search criteria

1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih vendor yang diinginkan seperti : Current vendors Prospective vendors Unsolicited vendors Employees that are vendors All legal entities 1. Pada tab Common criteria fast tab, isi katagori pengadaan, bagian nama vendor, lokasi, dan klarifikasi status keragaman yang berlaku untuk vendor. 2. Pada tab Vendor specific criteria fast tab, isi criteria untuk vendor yang disetujui seperti, status penantian dan kategori pengadaan. Dan jika anda ingin melihat peringkat kinerja vendor dalam katagori pengadaan barang maka pilih vendor evaluation criteria group . 3. Pada tab Advanced search query fast tab, anda dapat melihat dan memodifikasi ekspresi pencarian yang mewakili criteria pencarian anda. Dan jika anda ingin mencari kata-kata tertentu masukanlah ke Enter search expression, kemudian klik Update. 4. Dan untuk melihat jumlah vendor pada masing-masing jenis uang dikembalikan oleh criteria pencarian dengan klik link Refresh pada bagian Search result summary. 5. Setelah itu klok OK untuk melihat hasil keseluruhan.

Modify search criteria

1. 2. 3. 4. 5. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search Pilih criteria pencarian, kemudian klik OK. Pada Vendor search result form, pada Action pane, klik Search criteria. Pada Vendor search criteria form, modifikasi criteria pencarian anda. Kemudian klik OK.

 View vendor profile from search results

1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih search criteria, kemudian klik OK. 3. Pada Vendor seach result form, pada Current vendors fast tab, klik Details untuk membuka Vendors form. 4. Pada Prospective vendors fast tab, klik Details untuk membuka Prospective vendors form. 5. Dan pada Unsolicited vendors fast tab, klik Details untuk membuka Unsolicited vendors form.

View transaction history for a current vendor

1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih search criteria, kemudian klik OK. 3. Pada Vendor seach result form, pada Current Vendors fast tab, pilih vendor yang kamu ingin lihat transaksinya. 4. Klik Inquiries, kemudian klik Transactions untuk membuka Vendor transactions form.

Create a request for quotation for a current vendor

Anda dapat membuat RFQ apabila vendor berstatus : No tidak ada transaksi yang tertahan oleh vendor Invoice tidak ada faktur dapat dibuat atau diposting vendor All semua transaksi dengan vendor di tahan Payment tidak ada pembayaran dihasilkan oleh vendor Requisition tidak ada permintaan resmi yang dapat di buat oleh vendor Never ada transaksi yang di tahan oleh vendor, sehingga vendor tidak dapat masuk karena tidak aktif. 1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih search criteria, kemudian klik OK. 3. Pada Vendor seach result form, pada Current Vendors fast tab, pilih vendor yang anda ingin kirimkan RFQ. 4. Klik Functions, kemudian klik Request for quotation untuk membuka New request for quotation form. OR 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotation All request for quotation. Pada All request for quotation list page, pada Action pane, klik Request for quotation. Kemudian isi informasi header RFQ seperti tanggal jenis pembelian, pengiriman, kadaluwarsa dan informasi pengiriman alamat. Setelah itu klik OK, setelah itu informasi akan ditransfer ke header RFQ ke dalam Request for quotation details form, untuk menambahkan produk dan vendor pada RFQ.

 Create a purchase requisition for a current vendor

Gunakan prosedur ini untuk membuat Purchase requisition untuk vendor yang terdapat dalam list Current vendors. Dan anda tidak dapat membuat purchase requisition untuk vendor yang berstatus tahan pada Requisition. 1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih search criteria, kemudian klik OK. 3. Pada Vendor seach result form, pada Current Vendors fast tab, klik Purchase requisition untuk membuka Prepare a new purchase requisition form.

Create a purchase order for a current vendor

Gunakan prosedur ini untuk melakukan pemesanan kepada vendor yang terdapat pada Current vendors. Anda hanya dapat membuat pesanan pembelian apabila vendor memiliki status NO. status NO menunjukkan bahwa vendor tidak ada transaksi yang tertahan dengan vendor. 1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih search criteria, kemudian klik OK. 3. Pada Vendor seach result form, pada Current Vendors fast tab, dan pilih vendor yang anda ingin buat PO. 4. Klik Functions, kemudial klik Purchase order. 5. Pada dialog box Transfer information vendors?, klik Yes untuk menyalin nama, alamat, kelompok pembeli, mata uang dan bahasa dari profil vendor untuk membuat PO baru. Klik No jika anda hanya ingin menyalin nama dan alamat untuk membuat PO baru. OR 1. Klik Procurement and sourcing Common Purchase orders All purchase orders. Di Action pane, pada Purchase orders tab, dalam New group, klik Purchase order. OR 2. Klik Account payable Common Purchase orders All purchase orders. Di Action pane, pada Purchase orders tab, dalam New group, klik Purchase order. OR 3. Klik Project management and accounting Common Projects All projects. Di Action pane, pada Manage tab, dalam Related information group, klik Item task Purchase order. OR

4. Klik Project management and accounting Common Item tasks Project purchase orders. Di Action pane, pada Purchase order tab, dalam New group, klik Purchase order.

Add a current vendor to another legal entity

Gunakan prosedur ini untuk menanbah vendor yang sudah ada di list pada Current vendors search results untuk badan hokum lain yang ada di organisasi. 1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih search criteria, kemudian klik OK. 3. Pada Vendor seach result form, pada Current Vendors fast tab, pilih vendor. 4. Klik Add vendor to another legal entity. 5. Dalam Add vendor to another legal entity form, pilih badan hukum, pilih kelompok vendor, mat uang, dan status vendor, jika ada vendor lain maka klik OK. 6. Dalam Vendors form, masukan informasi tambahan tentang badan hokum yang dipilih.

Create a current vendor from an unsolicited vendor

Gunakan prosedur ini untuk membuat vendor baru untuk organisasi dari vendor yang tercantum dari hasil pencarian Unsolicited vendors. Anda hanya bisa membuat vendor baru apabila mempunyai izin. 1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih search criteria, kemudian klik OK. 3. Pada Vendor seach result form, pada Unsolicited vendors fast tab, pilih unsolicited vendor. 4. Klik Functions, dan kemudian klik Create new vendor. 5. Dalam Add vendor to another legal entity form, pilih badan hukum yang ingin ditambahkan ke vendor. 6. Pilih kelompok vendor dan mata uang untuk vendor. 7. Pilih status vendor, jika ada vendor yang tertahan, maka klik OK. 8. Dalam Vendors form, masukkan informasi tambahan, seperti kontak informasi tentang vendor baru.

Request to add an unsolicited vendor

Gunakan prosedur ini untuk meminta untuk menambahkan vendor diminta oleh organisasi sebagai vendor yang disetujui. 1. Klik Proqurement and sourcing Inquiries Vendors Vendor Search 2. Pilih search criteria, kemudian klik OK. 3. Pada Vendor seach result form, pada Unsolicited vendors fast tab, pilih vendor. 4. Klik Functions, kemudian klik Create vendor request untuk membuka permintaan vendor baru pada Vendor request di halaman Enterprise portal pada Microsoft Dynamic AX. 5. Lengkapi dan mengirimkan permintaan untuk menambahkan unsolicited vendor.

Submit vendor request*

About vendor request

Vendor merupakan orang yang kerjasama dengan organisasi anda yang berwenang menyetujui barang dan jas hanya dalam kategori procurement yang spesifik dan dalam unit yang spesifik. Jika anda melakukan kerjasama dengan vendor baru, atau dengan vendor sekarang dalam penambahan kategori procurement atau unit, anda harus memasukkan permintaan vendor. Anda dapat memasukkan tipe permintaan vendor seperti : New vendor requests Vendor extension requests Vendor category extension requests Vendor ststus change requests Anda dapat melampirkan dokumen pendukung pada permintaan vendor. Melampirkan dapat berupa dokumen yang dikeluarkan dalam Microsoft Dynamic AX atau hubungan dokumen yang dikeluarkan dalam lokasi lain. New vendor requests Memasukkan sebuah permintaan vendor baru pada permintaan vendor baru yang berwenang dalam kerjasama dengan unit anda. Gunakan jenis permintann ini untuk vendor perusahaan yang tidak ada pada unit di organisasi anda. Permintaan diarahkan untuk persetujuan, dan anda diberitahu ketika permintaan disetujui atau ditolak. Vendor extension requests Memasukkan permintaan vendor tambahan pada prospek permintaan, pembeli, atau vendor yang ada mempunyai wewenang untuk bekerjasama dengan unit anda. Gunakan jenis permintaan ini ketika pemilihan vendor, prospek, atau pemebeli siapkan vendor untuk unit lain dlam organisasi. Vendor category extension requests Memasukkan kategori permintaan tambahan vendor pada permintaan vendor disetujui bekerjasama dalam kategori tambahan procurement. Gunakan jenis permintaan ini untuk vendor yang siap melakukan kerjasama dengan unit anda. Vendor ststus change requests Memasukkan permintaan perubahan status vendor pada permintaan status yang ditahan akan berubah untuk vendor yang mempunyai wewenang untuk bekerjasama dengan unit anda.

About workflow for vendor requests

Semua permintaan vendor akan diarahkan oleh workflow ke para pekerja yang ditugaskan melihatnya. Reviewers mengevaluasi permintaan, dan menerima atau menolaknya. Reviewers mendefinisikan dalam template workflow. Template workflow dapat di set up untuk bertemu dengan organisasi yang membutuhkannya. Contoh, menentukan susunan persetujuan, dimana manajer karyawan melihat permintaan. Atau, template mungkin di set up untuk diarahkan ke satu atau banyak reviewers dalam pembelian organisasi. Bagian ini menjelaskan proses persetujuan untuk permintaan vendor seperti :

Workflow for new vendor requests

Seorang karyawan memasukkan permintaan untuk vendor baru. Setelah permintaan disetujui oleh reviewer, permintaan diarahkan ke langkah selanjutnya dalam proses workflow.

 Undangan vendor prospek dikirimkan ke kontak vendor yang ditentukan pada pernintaan. Dengan menggunakan alamat web dan surat kepercayaan termasuk dalam undangan, kontak vendor akan dimasukkan ke dalam Vendor portal. Dalam Vendor portal, kontak dilengkapi dengan profil vendor dan memasukkannya untuk dilihat. Profil diarahkan ke reviewer untuk dievaluasi. Jika reviewer menyetujui permintaan, vendor akan ditambahkan ke daftar vendor master sebagai vendor dalam kategori procurement dan unit yang disetujui. Vendor dikirimkan informasi pemberitahuan ke mereka apakah mereka disetujui atau ditolak aplikasi. Jika aplikasi ditolak, vendor dapat memasukkan informasi tambahan dan mengirimkan kembali ke aplikasi. Workflow for vendor extension requests and vendor category extension requests Seorang karyawan memasukkan permintaan tambahan vendor ke dalam unit atau tambahan kategori produk. Setelah permintaan disetujui oleh reviewer, permintaan diarahkan kelangkah selanjutnya dalam proses workflow. Proses workflow sama dengan permintaan tambahan dan permintaan tambahan kategori vendor. Permintaan diarahkan ke vendor untuk konfirmasi. Dalam Vendor portal, vendor melihat permintaan dan menegaskan bahwa mereka bersedia bekerjasama dalam unit yang ditentukan dan kategori procurement. Revisi profil vendor akan diarahkan ke reviewer. Jika reviewer menerima profil vendor yang telah diperbarui, vendor akan ditambahkan ke daftar vendor master sebagai vendor dalam kategori procurement dan disetujui unit oleh reviewer. Konfirmasi vendor diarahkan kembali ke vendor dengan status Request Approved.

Workflow for vendor status change request

Seorang karyawan memasukkan perubahan permintaan pada satatus vendor yang tertahan. Setelah permintaan disetujui oleh reviewer, permintaan akan diarahkan ke langkah selanjutnya yang ada pada proses workflow. Jika reviewer menyetujui permintaan, vendor tertahan akan dihilangkan dan karyawan dapat mengadakan kerjasama dengan vendor. Permintaan diarahkan kembali ke orang yang mengajukan permintaan dengan status Request Approved.

Create or update a new vendor request

Dalam Enterprise portal dama Microsoft Dynamic AX, karyawna dapat memasukkan permintaan vendor baru untuk memperoleh persetujuan kerjasama dengan vendor yang tidak siap pada daftar vendor yang disetujui.

Create a new vendor request

Kontrol yang muncul dalam bentuk ini bervariasi, tergantung pada konfigurasi pada sistem anda. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Pada Action pane, pada Requests tab, klik Vendor requests.

3. Pada halaman New vendor request, masukkan nama orang yang meminta permintaan, nama vendor, dan kontak vendor, dan kemudian klik Create. 4. Pilihan : pada halaman Edit vendor request, masukkan informasi tentang alamat vendor dan kontak vendor. Kemudian pilih kategori procurement dan unit operasi yang anda inginkan vendor bekerjasama didalamnya. 5. Memberikan pembenaran kerjasama untuk pemilihan vendor. 6. Jika kuisioner yang ada pada daftar Questionnaires fast tab, lengkapi kuisioner. 7. Klik Save and close. 8. Dalam pesan bar workflow, klik Submit.

View or modify a new vendor request

Daftar halaman Vendor requests menggambarkan semua permintaan vendor yang anda buat. Untuk melihat rincian permintaan vendor baru, klik ID permintaan, hanya permintaan yang berstatus Draft, Request cancelled, atau Request rejected yang dapat diubah. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan. 3. Pada halaman View vendor request, pada Action pane, klik Edit. 4. Buat perubahan permintaan pada field permintaan, dan kemudian klik Save and close. 5. Dalam pesan bar workflow, klik Submit.

Delete a new vendor request

Anda dapat menghapus permintaan yang statusnya Draft. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Pilih permintaan yang mempunyai tipe permintaan Company dan status Draft. 3. Klik Delete.

Cancel a new vendor request

Anda dapat mengulangi permintaan vendor baru yang mempunyai status Request submitted atau Request pending approval. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan. 3. Dalam pesan bar workflow, klik Actions Cancel untuk mengulangi perintaan. Permintaan perubahan status akan Request cancelled.

View workflow history for a new vendor request

Anda dapat melihat sejarah workflow untuk banyak permintaan vendor baru yang telah dimasukkan untuk dilihat. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan. 3. Dalam pesan bar workflow, klik Actions View history. Semua daftar halaman Workflow history details pada langkah workflow mempunyai kelengkapan untuk permintaan.

 Create or update a vendor extension request

Ketika vendor disetujui bekerjasama dengan organisasi anda, vendor berwenang memberikan barang dan jasa hanya dalam tugas unit. Gunakan permintaan tambahan vendor pada permintaan yang vendor berwenang dalam kerjasama dengan unit ketika siap melakukan kerjasama dengan u it lain dalam organisasi.

Create a vendor extension request

1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, klik Vendor. 3. Pada halaman New extension request, pilih vendor, pilih kontak yang ada pada lokasi vendor, dan kemudian klik Save and close. 4. Pada halaman Edit vendor request, pilih kategori procurement dan unit operasi yang anda inginkan vendor bekerjasama didalamnya. 5. Perubahan beberapa data sangat penting , dan kemudian masukkan pembenaran kerjasama untuk pemilihan vendor. 6. Jika kuisioner yang ada pada daftar Questionnaires fast tab, lengkapi kuisioner. 7. Klik Save and close. 8. Dalam pesan bar workflow, klik Submit.

View or modify a vendor extension request

Anda dapat merubah permintaan yang berstatus Draft, Request cancelled, atau Request rejected. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan. Permintaan harus mempunyai tipe permintaan Extension dan berstatus Draft, Request cancelled, atau Request rejected. 3. Untuk merubah permintaan , klik Edit. 4. Masukkan perubahan anda, dan kemudian klik Save and close. 5. Dalam pesan bar workflow, klik Submit.

Delete a vendor extension request

Anda dapat menghapus permintaan yang statusnya Draft. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Pilih permintaan yang mempunyai tipe permintaan Extension dan status Draft. 3. Klik Delete.

Cancel a vendor extension request

Anda dapat mengulangi permintaan vendor baru yang mempunyai status Request submitted atau Request pending approval. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan yang mempunyai tipe permintaan Extension dan berstatus Request submitted atau Request pending approval. 3. Pada pesan bar workflow pilih Actions Cancel untuk mengulangi permintaan. Permintaan berubah status menjadi Request cancelled.

 View workflow history for a vendor extension request

Anda dapat melihat sejarah workflow untuk banyak permintaan tambahan vendor yang telah dimasukkan untuk dilihat. 1. Klik Order products pada link bar atas, dan kemudian Vendor request pada Quick Launch. 2. Klik ID permintaan yang mempunyai tipe permintaan Extension dan banyak status lain yaitu Draft. 3. Pada pesan bar workflow, pilih Actions View history. Pada daftar hamalam Workflow history details semua langkah workflow dilengkapi untuk permintaan. Create or update a category extension request Ketika vendor menyetujui pengadaan barang pada organisasi anda, mereka memberikan garansi pada pengadaan barang dan jasa hanya dalam unit. Dalam semua unit, vendor menggaransi untuk pengadaan barang dan jasa hanya dalam kategori procurement. Kategori procurement juga menolong mengontrol vendor dan produk yang disediakan ke karyawan ketika mereka melakukan kerjasama pembelian. Tambahan, manajer pembelian menggunakan kategori ini untuk meyakinkan dan laporan pada keseluruhan pembelian organisasi, dan mengevaluasi kinerja vendor. Sebagai karyawan, anda dapat memasukkan permintaan tambahan vendor kedalam kategori procurement tambahan untuk unit anda.

Create a category extension request

1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Pada Action pane, pada Requests tab, klik Categories. 3. Pada halaman Category request, masukkan nama orang yang meminta permintaan, nama vendor, dan kontak vendor, dan kemudian klik Create. 4. Pada halaman Edit Category request, pilih kategori procurement dan unit operasi yang anda inginkan vendor bekerjasama didalamnya. 5. Masukkan pembenaran kerjasama untuk permintaan anda. 6. Jika kuisioner yang ada pada daftar Questionnaires fast tab, lengkapi kuisioner. 7. Klik Save and close. 8. Dalam pesan bar workflow, klik Submit.

View or change category extension request

Halaman Vendor requests menggambarkan semua permintaan vendor yang anda buat. Anda dapat melihat rincian permintaan tambahan kategori dengan mengklik ID permintaan. Hanya permintaan yang berstatus Draft, Request cancelled, atau Request rejected yang dapat diubah. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan. Permintaan harus mempunyai tipe permintaan Category dan berstatus Draft, Request cancelled, atau Request rejected. 3. Pada halaman View category request,pada Action Pane , klik Edit. 4. Perubahan dalam fields permintaan sangat perlu, ketika anda menyelesaikannya, klik Save and close. 5. Dalam pesan bar workflow, klik Submit.

 Delete a category extension request

Anda dapat menghapus permintaan yang statusnya Draft. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Pilih permintaan yang mempunyai tipe permintaan Category dan status Draft. 3. Klik Delete.

Cancel a category extension request

Anda dapat mengulangi permintaan tambahan kategori yang mempunyai status Request submitted atau Request pending approval. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan yang mempunyai tipe permintaan Category dan berstatus Request submitted atau Request pending approval. 3. Pada pesan bar workflow pilih Actions Cancel untuk mengulangi permintaan. Permintaan berubah status menjadi Request cancelled.

View te workflow history for a category extension request

Anda dapat melihat sejarah workflow untuk beberapa permintaan tambahan kategori yang telah dimasukkan untuk dilihat. 1. Klik Order products pada link bar atas, dan kemudian Vendor request pada Quick Launch. 2. Klik ID permintaan yang mempunyai tipe permintaan Category dan banyak status lain yaitu Draft. 3. Pada pesan bar workflow, pilih Actions View history. Pada daftar hamalam Workflow history details semua langkah workflow dilengkapi untuk permintaan.

Create or update a vendor status change request

Gunakan permintaan perubahan status vendor untuk merubah status vendor yang tertahan. Status vendor yang tertahan menentukan apakah pesanan pembelian dapat dibuat untuk vendor, apakah tagihan vendor dapat di bayar, dan seterusnya.

Create a vendor status change request

1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Pada halaman Vendor request, klik Vendor status. 3. Pada halaman Vendor status change request, pilih nama anda dalam Requester field, dan kemudian pilih nomor accout vendor dalam Vendor Account field. 4. Dalam Requested status field, pilih status yang sesuai. Berikut ini nilai-nilai yang tersedia : No tidak ada tipe transaksi yang tertahan untuk vendor ini. Seluruh tipe transaksi diijinkan. Invoice tidak ada tagihan yang dapat dibuat atau dipost untuk vendor ini. All semua transaksi untuk vendor ini ditahan.

 Payment tidak ada pembayaran yang dapat dihasilkan untuk vendor ini. Pembayaran sudah dihasilkan sebelum tagihan diterapkan dapat diposting. Requisition tidak ada permintaan yang berdasarkan vendor ini dapat dibuat. Never tidak ada tipe transaksi yang tertahan untuk vendor ini, dan vendor tidak dapat secara otomatis ditunda karena tidak aktif. Status ini digunakan untuk vendor yang sering digunakan tapi jarang. Contoh, anda dapat menggunakan status Never untuk vendor yang melakukan pemeliharaan tahunan. 5. Klik Create. Halaman Vendor status change request menggambarkan rincian tentang vendor, seperti alamat vndor dan kontak informasi. 6. Masukkan pembenaran kerjasama untuk permintaan, dan kemudian klik Save and close. 7. Dalam pesan bar workflow, klik Submit.

View or update a vendor status change request

Halaman Vendor requests menggambarkan semua permintaan vendor yang anda buat. Anda dapat melihat rincian permintaan tambahan kategori dengan mengklik ID permintaan. Hanya permintaan yang berstatus Draft, Request cancelled, atau Request rejected yang dapat diubah. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan. Permintaan harus mempunyai tipe permintaan Status change dan berstatus Draft, Request cancelled, atau Request rejected. 3. Pada halaman View vendor status change request, pada Action Pane , klik Edit. 4. Perubahan dalam fields permintaan sangat perlu, dan kemudian klik Save and close. 5. Dalam pesan bar workflow, klik Submit.

Delete a vendor status change request

Anda dapat menghapus permintaan yang statusnya Draft. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Pilih permintaan yang mempunyai tipe permintaan Status change dan status Draft. 3. Klik Delete.

Cancel a vendor status change request

Anda dapat mengulangi permintaan tambahan kategori yang mempunyai status Request submitted atau Request pending approval. 1. Klik Order procucts pada link bar atas, dan kemudian klik Vendor requests pada Quick launch. 2. Klik ID permintaan yang mempunyai tipe permintaan Status change, dan berstatus Request submitted atau Request pending approval. 3. Pada pesan bar workflow,klik Actions Cancel.

View the workflow history for a vendor status change request

Anda dapat melihat sejarah workflow untuk beberapa permintaan tambahan kategori yang telah dimasukkan untuk dilihat. 1. Klik Order products pada link bar atas, dan kemudian Vendor request pada Quick Launch. 2. Klik ID permintaan yang mempunyai tipe permintaan Status change dan banyak status lain yaitu Draft. 3. Pada pesan bar workflow, pilih Actions View history. Pada daftar hamalam Workflow history details semua langkah workflow dilengkapi untuk permintaan. Manage vendor request Bagian ini menjelaskan mengenai konfigurasi mengenai halaman permintaan vendor di portal karyawan, portal vendor, dan halaman pendaftaran vendor di Enterprise portal. Anda juga dapat melakukan penentuan kolom yang harus disembunyikan, ditampilkan, melakukan pemeriksaan dan menentukan sistem yang ingin anda lakukan untuk aplikasi. Seperti melakukan penentuan vendor tersebut merupakan vendor potensial duplikasi, vendor yang dilarang, atau tempat embargo pada suatu Negara/wilayah.

Key task : Manage vendor status change request

Sebagai pemantau permintaan vendor, permintaan proses yang karyawan masukkan untuk menambahkan vendor baru ke daftar vendor yang disetujui untuk badan hukum mereka. Administrator sistem anda akan menambahkan kontak untuk vendor baru kedalam daftar pengguna eksternal Microsoft Dynamic AX dan dapat mengakses ke dalam halaman pendaftaran vendor di Enterprise Portal untuk Microsoft Dynamic AX. Pemberitahuan akan dikirim ke vendor, dan vendor harus melengkapi dan mengirimkannya untuk disetujui.

Approve vendor status change request

Gunakan prosedur ini untuk melihat dan menyetujui permintaan dari karyawan untuk mengganti status vendor yang tertahan. 1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan yang ada pada Status change. 3. Dalam New status change request, lihat permintaan. 4. Untuk menerima permintaan, di pesan alur kerja, klik Actions Approve. 5. Dalam Vendor status change request workflow form, masukkan komentar pilihan, dan kemudian klik Approve. Catatan : pemohon, pemberi persetujuan, dan vendor dapat melihat komentar yang anda berikan di workflow history.

 Reject vendor status change request

Gunakan prosedur ini untuk melihat dan menolak permintaan dari karyawan untuk mengganti status vendor yang tertahan. 1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan yang ada pada Status change. 3. Dalam New status change request, lihat permintaan. 4. Untuk menolak permintaan, di pesan alur kerja, klik Actions Reject. 5. Dalam Vendor status change request workflow form, masukkan komentar pilihan, dan kemudian klik Reject. Ketika anda menolak permintaan, alur kerja berakhir untuk penolakan permintaan vendor. Catatan : pemohon, pemberi persetujuan, dan vendor dapat melihat komentar yang anda berikan di workflow history.

Delegate vendor status change approval

Gunakan prosedur ini untuk menetapkan tugas alur kerja untuk memantau permintaan vendor kepada karyawan lainnya yang berwenang. 1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan yang ada pada Status change. 3. Dalam New status change request, lihat permintaan. 4. Untuk menolak permintaan, di pesan alur kerja, klik Actions Delegate. 5. Dalam Vendor status change request workflow form, pada tampilan User, pilih karyawan yang berwenang untuk memantau permintaan vendor, masukkan komentar pilihan, dan keudian klik Delegate. Catatan : pemohon, pemberi persetujuan, dan vendor dapat melihat komentar yang anda berikan di workflow history. Karyawan yang anda pilih akan diberi pemberitahuan melalui workflow untuk melihat permintaan vendor.

View workflow history for a vendor status change request

Gunakan prosedur ini untuk melihat rincian tugas yang telah selesai yang ada pada workflow permintaan vendor. 1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan yang ada pada Status change. 3. Dalam New status change request, dalam pesan alur kerja, klik Actions View history.

4. Dalam Workflow history form, lihat status permintaan, dan melihat karyawan yang menyetujui semua tugas alur kerja. 5. Pada Details tab, liha langkah lengkap untuk alur kerja untuk permintaan vendor. OR 1. Klik Home Inquiries Workflow Workflow history. 2. Untuk menyaring daftar alur kerja yang ada pada tampilan, pilh status workflow pada Filter by status field : All Pending Completed Canceled Stopped (error) Unrecoverable 3. Pada Overview tab bagian bawah form, pilih workflow instance. Kejelesan tentang workflow instance dijelaskan pada tab bagian di bawah ini: Overview Work items Tracking details

Key task : Review new vendor request from employess Approve new vendor requests
Gunakan prosedur ini untuk melihat dan menyetujui permintaan dari karyawan untuk menambahkan vendor ke daftar vendor yang diterima di organssasi. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Request pending approval. 3. Dalam New Vendor request form, lihat peringatan yang berhubungan dengan permintaan. Peringatan di buat pada Vendor request configuration form. Sebuah pesan peringatan yang memungkinkan konflik atau isu lain dalam permintaan vendor 4. Pada permintaan penerimaan, dalam pesan di workflow, klik Actions Approve. 5. Dalam Vendor add justification workflow form, masukkan komentar pilihan, dan kemudian klik Approve. Catatan : pemohon, pemberi persetujuan, dan vendor dapat melihat komentar yang anda berikan di workflow history. Vendor akan menjadi Prospective vendor. Penerimaan kontak vendor diberitahukan untuk melengkapi prosective vendor profil di Enterprise Portal.

 Reject new vendor requests

Gunakan prosedur ini untuk melihat dan menolak permintaan dari karyawan untuk menambahkan vendor ke daftar vendor yang diterima di organisasi. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Request pending approval. 3. Dalam New Vendor request form, lihat peringatan yang berhubungan dengan permintaan. Peringatan di buat pada Vendor request configuration form. Sebuah pesan peringatan yang memungkinkan konflik atau isu lain dalam permintaan vendor. 4. Pada permintaan penolakan, dalam pesan di workflow, klik Actions Reject. 5. Dalam kotak dialog Workflow Reject, masukkan komentar pilihan, dan kemudian klik Reject. Ketika anda menolak permintaan, workflow berakhir untuk penolakan permintaan vendor. Catatan : pemohon, pemberi persetujuan, dan vendor dapat melihat komentar yang anda berikan di workflow history. Karyawan yang menginisiasikan permintaan akan diberikan notifikasi mengenai permintaan ditolak dan diberikan alasan atas penolakan tersebut.

Delegate new vendor requests

Gunakan prosedur ini untuk menerima tugas dari workflow yang telah memantau permintaan vendor ke karyawan lain yang berwenang. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Request pending approval. 3. Dalam New vendor request form, pada pesan workflow, klik Actions Delegate. 4. Dalam Vendor add justification workflow form, dalam halaman User, pilih karyawan yang berwenang untuk memantau permintaan vendor, masukkan komentar pilihan, dan keudian klik Delegate. Catatan : pemohon, pemberi persetujuan, dan vendor dapat melihat komentar yang anda berikan di workflow history. Karyawan yang anda pilih akan diberi pemberitahuan melalui workflow untuk melihat permintaan vendor.

 View workflow history for a new vendor requests

Gunakan prosedur ini untuk melihat rincian tugas yang telah selesai yang ada pada workflow permintaan vendor. 1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Request pending approval. 3. Dalam New vendor request form, dalam pesan workflow, klik Actions View history. 4. Dalam Workflow history form, lihat status permintaan dan lihat nama karyawan yang menyetujui tugas workflow. 5. Dalam Workflow details : bagian, Tracking details tab, lihat keseluruhan tentang langkah melengkapi dalam workflow permintaan vendor.

Key task : Manage prospective vendor request Request additional information from a prospective vendor
Gunakan prosedur ini untuk permintaan penambahan informasi dari prospective vendor. 1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Application pending review. 3. Pada Prospective vendor profile form, lihat informasi profil untuk membandingkan infomasi yang lengkap. 4. Dalam pesan workflow, klik Actions Additional information required. 5. Dalam Vendor add application workflow form, dalam halaman User, pilih nama vendor untuk dikirim permintaan. Masukkan komentar pilihan, dan kemudian klik Additional information required. Sebuah notifikasi akan dikirim ke kontak vendor, melalui workflow, untuk mengindikasikan penambahan informasi yang dibutuhkan. Kontak vendor dapat mengembalikan ke halaman Vendor registration dan mendapatkan informasi tambahan kemudian melakukan pengiriman ke aplikasi.

Approve a prospective vendor

1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Application pending review. 3. Pada Prospective vendor profile form, melihat peringatanyang diberikan untuk permintaan. Sebuah peringatan berdasarkan informasi tentang kemungkinan konfik atau isu lain dalam profil vendor.

4. Dalam Prospective vendor profile form, melihat informasi pada General, Payement information, dan Questionnaire information fast tab. Berdasarkan aturan pembelian organisasi. 5. Untuk menerima Prospective vendor, pada General fast tab, dalam Vendor group field, pilih kelompok vendor. Informasi ini sebelum permintaan anda dapat diterima pada workflow. 6. Dalam pesan workflow, klik Actions Approve. 7. Dalam Vendor add application workflow form, masukkan komentar pilihan, dan kemudian klik Approve untuk diterima di workflow. Sebuah notifikasi dikirimkan ke karyawan yang meminta permintaan vendor yang diindikasikan bahwa vendor tersebut di terima. Jika sistem administrator sedang mengkonfigurasi workflow untuk mengirimkan notifikasi kepada vendor, kontak vendor diterima melalui pesan E-mail yang menginformasikan bahwa mereka di terima.

Reject a prospective vendor

1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Application pending review. 3. Pada Prospective vendor profile form, lihat peringatan yang berhubungan dengan permintaan. Sebuah peringatan berdasarkan informasi memungkinkan konflik atau isu lain dalam profil vendor. 4. Dalam Dalam Prospective vendor profile form, melihat informasi pada General, Payement information, dan Questionnaire information fast tab. Berdasarkan aturan pembelian organisasi. 5. Untuk menolak aplikasi prospective vendor, pada General tab, dalam Reason code field, pilih alasan untuk menolak. Informasi ini diperlukan sebelum anda memasukkan penolakan ke workflow. Dalam Reason comment field, kamu dapat memasukkan penjelasan pilihan yang jelas mengenai penolakkan vendor. 6. Dala pesan workflow, klik Actions Reject. 7. Dalam Vendor add application workflow form, masukkan komentar pilihan, dan kemudian klik Reject untuk memasukkan penolakkan vendor. Sebuah notifikasi dikirimkan ke vendor yang di indikasikan bahwa mereka di tolak.

 Delegate prospective vendor task to another

1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Application pending review. 3. Untuk mendelegasikan tugas ke beberapa orang yang melihat, dalam Prospective vendor profile form, dalam pesan workflow, klik Actions Delegate. 4. Dalam Vendor add application workflow form, dalam halaman User, pilih nama yang berwenang untuk melihat. Dalam Comment field, masukkan komentar pilihan, dan kemudian klik Delegate. Orang yang melihat dapat memilih penerimaan notifikasi workflow untuk mengindikasikan prospective vendor berdasarkan delegasi mereka. Orang yang melihat bertanggung jawab untuk menerima atau menolak aplikasi vendor.

View workflow history for a prospective vendor request

Gunakan prosedur ini untuk melihat status dan kelengkapan tugas workflow untuk permintaan prospective vendor. 1. Klik Proqurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. 2. Pada daftar halaman Vendor requests, buka status permintaan Application pending review. 3. Pada Prospective vendor profile form, dalam pesan workflow, klik Actions View history. 4. Dalam workflow history form, pada Overview tab, lihat status permintaan vendor dan melihat nama orang yang menyetujui tugas selanjutnya. 5. Dalam Workflow details : bagian , klik Tracking details tab untuk melihat tentang langkah melengkapi workflow untuk permintaan vendor.

Select and maintain supplier

Bagian ini menjelaskan mengenai proses pemilihan dan pengaturan vendor, diskusi tugas yang berhubungan dengan komponen proses bisnis. Dan daftar form yang mendukung tugas.

Communicate with your supplier

Anda dapat membuat notifikasi untuk mengirim secara elektronik ke satu atau lebih vendor. Vendor dengan akses ke Vendor self-service portal dapat melihat notifikasi dalam Vendor self-service portal, dan vendor

kontak dapat menerima notifikasi dalam E-mail mereka. Sebelum kam dapat mengirim notifikasi melalui E-mail ke vendor, system administrator andaharu mensetting E-mail parameter dalam Microsoft Dynamic AX.

Create a vendor notification

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendors Vendor notifications. 2. Klik New. 3. Pada Topic filed di Details fast tab, masukkan penjelasan tentang notifikasi. Topic adalah penjelasan dari internal mengenai notifikasi. 4. Masukkan tanggal untuk notifikasi. Tanggal ini pada notifikasi tidak bertahan lama. 5. Pilih Send e-mail message check box untuk mengirimkan notifikasi melalui alamat e-mail yang dipilih pada kontak vendor. Anda dapat mengirim notifikasi ke kontak vendor yang telah terhubung ke profile mereka yang mereka ingin terima notifikasi elektronik. 6. Pilih penerima pada Selection fast tab. Anda dapat memilih penerima berdasarkan penyaringan pada data profil vendor, seperti lokasi, atau penyaringan pada katagori procurement. Pada penyaringan untuk vendor yang spesifik, kontak vendor, kelompok vendor, atau kelompok kontak vendor, klik Select. Pada VendNotificationTemplate form, pilih Field dan hubungkan Criteria. Seluruh vendor dan kontak criteria yang anda pilih akan dikirimkan notifikasi. Anda akan memilih vendor yang berhubungan dengan kategori yang spesifik pada procurement. Secara umum, seluruh kategori dipilih. Pemlihan dapat anda buat dalam bagian Category filter banya pilihan yang anda dapat pilih pada bagian Recipient filter. 7. Masukkan subjek untuk notifikasi. Subjek ini akan dilihat oleh vendor pada daftar notifikasi pada vendor self-service portal dan dalam halaman subjek pada pesan e-mail. 8. Buat text pada pesan. 9. Simpan pesan. Anda harus menyimpan pesan sebelum mengirimkannya, salin, atau memasukkan file. Notifikasi berstatus Not sent. 10. Klik Attachments untuk menambahkan file pada notifikasi penambahan. 11. Klik Send untuk mengirimkan notifikasi pada vendor yang anda pilih. Vendor dengan akses vendor self-service portal dapat melihat pesan dan beberapa file.

Copy a vendor notification

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendors Vendor notifications. 2. Pada bagian kiri, pilih notifikasi yang anda ingin salin. 3. Klik Copy.

4. Topik, penerima, Subject, dan Message disalin ada notifikasi baru. 5. Anda dapat merubah salinan notifikasi, seperti menambahkan atau mernghilangkan penerima. 6. Simpan pesan. Anda harus menyimpan pesan sebelum anda kirimkan, salin, atau menambahkan file. Notifikasi berstatus Not sent. 7. Klik Send. Notifikasi akan berstatus Sent.

Translate a notification to another language

Merubah notifikasi ke bahasa lain. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendors Vendor notifications. 2. Pada bagian kiri, pilih notifikasi yang anda ingin ubah. 3. Pada Message fast tab, klik Create message untuk memasukkan kedalam bahasa lain. 4. Dalam bagian kiri Translation text: Vendor notification message form, pilih bahasa. 5. Masukkan subjek bahasa yang dipilih, 6. Masukkan pesan bahasa yang dipilih. 7. Simpan pesan. Anda harus menyimpan pesan sebelum anda kirimkan, salin, atau menambahkan file. Notifikasi berstatus Not sent. 8. Pada Selection fast tab, pilih penerima notifikasi. 9. Klik Send.

Delete a vendor notification

Hapus notifikasi vendor. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendors Vendor notifications. 2. Pada bagian kiri, pilih notifikasi yang anda ingin hapus. 3. Klik Delete, dan kemudian penghapusan di terima.

Maintain vendor category assignment and profiles

Bagian ini menjelaskan innformasi bagaimana anda menetapkan vendor ke katagori procurement. Anda dapat menetapkan vendor ke katagori procurement secara manual atau menggunakan permintaan kategori vendor.

Vendor category request overview

Ketika vendor menyetujui untuk memberikan barang dan jasa kepada bagian, maka vendor berwenang untuk memberikan barang hanya dalam ceperti dalam katagori procurement. Katagori procurement membantu dalam mengklasifikasikan barang vendor dan jasa. Mereka juga membantu dalam mengkontrol vendor dan produk yang masih tersedia kepada karyawan ketika mereka membuat hubungan bisnis pembelian. Tambahan, manajer logistic juga dapat menggunakan kategori ini untuk mengukur dan membuat

laporan secara keseluruhan dalam pemebelian di organisasi, dan mengevaluasi performa vendor. Kewenangan seorang vendor yaitu menyediakan produk dalam tambahan katagori procurement, sebuah permintaan katagoti vendor harus di masukkan. Ada 2 cara untuk memasukkan vendor kedalam permintaan kategori vendor yaitu : Karyawan dapat memasukkan permintaan kedalam Employee servives site kepada yang berwenang seorang vendor untuk melakukan bisnis dalam tambahan katagori procurement. Seorang vendor dapat memasukkan permintaan kedalam Vendor portal kepada yang berwenang untuk dapat melakukan bisnis dalam tambahan katagori procurement. Permintaan katagori vendor dimasukkan ke dalam workflow dan diarahkan ke penerima untuk melihat. Penerima akan menerima atau menolak permintaan.

Submit a vendor category request from the employee service site

Ketika pekerja memasukkan permintaan kategori vendor , pekerja menentukan katagori procurement, menyediakan sebuah pembenaran bisnis untuk permintaan, dan memasukkan permintaan ke workflow. Setelah permintaan di terima, pekerja dapat memasukkan purchase requisition ke urutan barang dan jasa dari vendor kedalam kategori. Ketika permintaan di tolak, orang yang melihat dapat menyetujui sebuah alasan untuk penolakkan. Jika memungkinkan, pekerja dapat menyetujui informasi dan memasukkan kembali permintaan.
Workflow Submit a vendor category request from the employee service site

worker

Reviewer

Vendor

Start

Permintaan katagori disistem

Permintaan katagori disetujui

Memuat dan menyimpan permintaan kategori

tidak

menyetujui

Membuat konfirmasi

ya konfirmasi Permintaan katagori Permintaan katagori disetujui

Submit ke sistem

konfirmasi

Permintaan katagori disistem

Menyetujui konfirmasi

End

 Submit a category request from the vendor portal

Ketika seorang vendor memasukkan permintaan katagori, vendor menentukan katagori procurement yang ingin mereka lakukan dalam bisnis dan memasukkan permintaan ke workflow. Setelah permintaan disetujui, pekerja dapat memasukkan purchase requisition untuk urutan barang dan jasa dari vendor kedalam katagori.
Workflow Submit a category request from the vendor portal

Vendor
Start

Reviewer
Katagori permintaan di sistem

Mmebuat dan menyimpan katagori permintaan

tidak

Menyetujui

ya Katagori permintaan Katagori permintaan disetujui

Submit katagori permintaan

End

Katagori permintaan di sistem

About workflow statuses for category extension request

Permintaan tambahan katagori yaitu permintaan penambahan seorang vendor ke katagori procurement dalam vendor tidak selalu diterima dalam melakukan bisnis. Permintaan tambahan kategori di masukkan oleh karyawan atau vendor, dan diarahkan ke workflow untuk di terima. Karyawan dan vendor dapat melacak progress dari permintaan kategori melalui monitoring status workflow dalam Employee services portal atau Vendor portal. Dalam Employee services portal, karyawan dapat melihat status permintaan workflow pada daftar halaman Vendor request. Dalam Vendor portal, vendor dapat melihat status permintaan workflow pada daftar halaman Category request. Vendor juga dapat melihat status aplikasi workflow yang mereka masukkan dalam tanggapan pada kategori permintaan yang diinisiasikan oleh karyawan.

 Employee-submitted category requests

Karyawan memasukkan kategori permintaan mempunyai tipe permintaan Category dan beberapa status yaitu : Draft karyawan dapat membuat permintaan tetapi tidak dapat memasukkannya ke workflow. Request submitted karyawan telah memasukkan permintaan ke workflow tetapi itu tidak diproses oleh workflow. Request pending approval permintaan telah diproses workflow dan sedang menunggu dilihat oleh reviewer yang ditunjuk di dalam workflow. Request cancelled karyawan membatalkan permintaan. Request rejected reviewer menolak permintaan. Jika permintaan ditolak karena informasi kurang, karyawan dapat mengajukan informasi tambahan dan mengirim kembali permintaan. Request approved permintaan telah diterima.

Vendor- submitted category requests

Vendor memasukkan kategori permintaan mempunyai tipe permintaan Category dan beberapa status yaitu : Application ready aplikasi permintaan kategori telah dibuat dalam Vendor portal. Vendor dapat melengkapi draft pada aplikasi dan mengirimkannya untuk diterima. Application draft vendor telah membuat permintaan tetapi tidak dikirimkan ke workflow. Application submitted vendor telah mengirimkan aplikasi ke workflow tetapi belum diproses ke workflow. Application pending review aplikasi mengunggu dilihat. Application reviewed aplikasi dilihat kelengkapannya. Application pending approval aplikasi menunggu diterima. Application approved aplikasi telah diterima. Application rejected aplikasi ditolak.

Key tasks : Manage category request from employees

Ketika seorang vendor diterima untuk mengadakan barang dan jasa pada unti, vendor mempunyai wewenang untuk mengadakan sesuai dengan kategori procurement. Karyawan dapat meminta vendor yang berwenang untuk melakukan penambahan dalam kategori procurement. Permintaan dikirimkan ke dalam Employee services site dalam Enterprise portal for Microsoft Dynamic AX. Kategori permintaan termasuk kategori procurement dan pembenaran untuk permintaan ditambahkan ke kategori. Permintaan dapat di lihat melalui workflow kepada approver. Ketika permintaan di terima, vendor mengirimkan konfirmasi permintaan uang memungkinkan untuk mengirimkan barnag dan jasa ke dalam kategori permintaan.

Kategori permintaan digambarkan pada daftar halaman Vendor requests dalam klien Microsoft Dynamic AX. Status dari kategori permintaan muncul pada daftar halaman dan perubahan permintaan dip roses dalam workflow.

Maintain category requests from employees

Gunakan prosedur ini untuk menerima dan menolak kategori permintaan dari karyawan. Anda dapat juga mendelegasikan tugas ini ke reviewer lain dan melihat sejarah workflow dari kategori permintaan karyawan.

Approve a category request

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan Category tipe permintaan yang berstatus Request pending approval. 2. Dalam Vendor category request form, pada Categories fast tab, lihat kategori permintaan procurement. 3. Pilihan, anda dapat menambahkan atau menghilangkan kategori procurement sebelum anda menerima permintaan. Pada Action pane, klik Edit. Gunakan prosedur untuk memodifikasi permintaan : Untuk menambahkan kategori procurement pada permintaan, pada Categories fast tab, klik New, dan kemudian pilih kategori. Untuk menghilangkan kategori procurement, pada Categories fast tab, pilih check box untuk kategori yang anda ingin hilangkan, dan kemudian klik Delete. 4. Pada Business justification fast tab, lihat karyawan yang membenarkan untuk permintaan. 5. Jika karyawan memasangkan dokumen permintaan, pada Action pane, klik Attachment. 6. Untuk menerima kategori permintaan, dalam bar pesan workflow, klik Actions Approve. Jika workflow dikonfigurasikan untuk memberitahu vendor, vendor dikirimkan pesan e-mail untuk melengkapi konfirmasi kategori. Karyawan dapat melihat status kategori permintaan dalam Employee services site dalam Enterprise portal.

Reject a category request

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan Category tipe permintaan yang berstatus Request pending approval.

2. Dalam Vendor category request form, pada Categories fast tab, lihat kategori permintaan procurement. 3. Pada Business justification fast tab, lihat pembenaran untuk permintaan. 4. Untuk menolak kategori dalam permintaan, dalam bar pesan workflow, klik Action Reject. Karyawan dapat melihat status kategori permintaan dalam Employee services site dalam Enteprise portal. Karyawan dapat menambahkan rincian dan mengirimkan kembali permintaan.

Delegate review of a category request

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan Category tipe permintaan yang berstatus Request pending approval. 2. Dalam Vendor category request form, pada Categories fast tab, lihat kategori permintaan procurement. 3. Pada Business justification fast tab, lihat pembenaran untuk permintaan. 4. Untuk menolak kategori dalam permintaan, dalam bar pesan workflow, klik Action Delegate. Pilih reviewer yang memberitahukan melalui workflow untuk melihat permintaan.

View workflow history for a category request

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan yang mempunyai tipe permintaan pada Category. 2. Dalam Vendor category request form, dalam bar pesan workflow, klik Action View history. Sejarah workflow termasuk informasi mengenai siapa pembuat workflow barang, waktu dan tanggal ketika barang di buat, sebuah daftar aksi menghubungkan dengan barang, dan ada komentar saat memasukkan proses ke workflow.

Maintain vendor category confirmations

Ketika anda menerima permintaan karyawan untuk vendor yang berwenang dalam melakukan bisnis dalam kategori procurement, vendor akan dikirimkan permintaan melalui workflow untuk mengkonfirmasi kesediaan mereka untuk mengirimkan barnag dan jasa dalam kategori permintaan. Gunakan prosedur ini

untuk menerima atau menolak kategori konfirmasi vendor. Anda dapat juga mendelegasikan tuga ini ke reviewer lain dan melihat sejarah workflow pada kategori konfirmasi vendor.

Approve a vendor category confirmation

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan pada Category yang mempunyai tipe status permintaan Application pending approval. 2. Dalam Vendor category approval form, pada Categories fast tab, lihat kategori permintaan procurement. 3. Pada Questionnaries fast tab, lihat respon vendor pada quisioner, jika berlaku. 4. Jika vendor memasangkan dokumen konfirmasi, pada Action pane, klik Attachment. 5. Untuk menerima konfirmasi, dalam bar pesan workflow, klik Actions Approve. Jika workflow dikonfigurasi untuk memberitahukan vendor, vendor akan dikirimkan pesan e-mail mengenai konfirmasi kategori yang diterima dan vendor berwenang untuk menyediakan produk dalam tambahan kategori procurement. Vendaor juga dapat melihat status konfirmasi kategori dalam Vendor services portal dalam Enterprise portal.

Reject a vendor category confirmation

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan pada Category yang mempunyai tipe status permintaan Application pending approval. 2. Dalam Vendor category approval form, pada Categories fast tab, lihat kategori permintaan procurement. 3. Pada Questionnaries fast tab, lihat respon vendor pada quisioner, jika berlaku. 4. Jika vendor memasangkan dokumen konfirmasi, pada Action pane, klik Attachment. 5. Untuk menerima konfirmasi, dalam bar pesan workflow, klik Actions Reject. Jika workflow dikonfigurasi untuk memberitahukan vendor, vendor akan dikirimkan pesan e-mail mengenai kategori permintaan ditolak. Vendor juga dapat melihat status konfirmasi kategori dalam Vendor services portal dalam Enterprise portal. Vendor dapat menambahkan rincian dan mengirimkan kembali konfirmasi kategori.

 Delegate review of a vendor category confirmation

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan pada Category yang mempunyai tipe status permintaan Application pending approval. 2. Dalam Vendor category approval form, pada Categories fast tab, lihat kategori permintaan procurement. 3. Pada Questionnaries fast tab, lihat respon vendor pada quisioner, jika berlaku. 4. Jika vendor memasangkan dokumen konfirmasi, pada Action pane, klik Attachment. 5. Untuk menerima konfirmasi, dalam bar pesan workflow, klik Actions Delegate. Reviewer memilih pemberitahuan melalui workflow untuk melihat konfirmasi kategori vendor.

View workflow history for a category confirmation

1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor requests, buka permintaan pada Category yang mempunyai tipe status permintaan Application pending approval. 2. Dalam Vendor category request form, dalam bar pesan workflow, klik Actions View history. Sejarah workflow termasuk informasi mengenai siapa pembuat workflow barang, waktu dan tanggal ketika barang di buat, sebuah daftar aksi menghubungkan dengan barang, dan ada komentar saat memasukkan proses ke workflow.

Key task : Manage category request form vendors

Vendor adalah orang yang meneri bisnis dalam kategori procurement dalam organisasi anda yang memungkinkan untuk memperpanjang bisnis mereka sampai pengiriman barang dalam kategori tambahan procurement. Vendor mengirimkan aplikasi kategori permintaan dalam Vendor portal dalam Enterprise portal dalam Microsoft Dynamic AX. Ketika seorang vendor mengirimkan kategori permintaan baru, vendor menentukan kategori procurement yang ingin mereka bekerja sama dalam mengirimkan permintaan ke workflow. Sebuah kategori permintaan di arahkan melalui workflow ke approver. Kategori permintaan digambarkan pada daftar halaman Vendor requests dalam klien Microsoft Dynamic AX.

 Approve a vendor request

Gunakan prosedur ini untuk menerima kategori permintaan baru dari vendor. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor request, buka permintaan yang tipe permintaan pada Category. 2. Dalam Vendor portal approval form, pada Categories fast tab, lihat kategori permintaan procurement. 3. Pilihan, anda dapat menambahkan atau menghapus kategori procurement sebelum anda menerima permintaan. Pada Action pane, klik Edit. Gunakan prosedur di bawah ini untuk memodifikasi permintaan : Untuk menambahkan kategori permintaan, pada Categories fast tab, klik New, dan kemudian pilih kategori. Untuk menghapus kategori procurement, pada Categories fast tab, pilih check box untuk kategori yang anda ingin hapus, dan kemudian klik Delete. 4. Pada Business justification fast tab, lihat pembenaran untuk permintaan. 5. Jika vendor memasukkan dokumen permintaan, pada Action pane, klik Attachment. 6. Jika organisasi anda menyetujui seorang vendor melengkapi kuisioner untuk kerjasama pada kategori procurement, pada Quistionnaire information fast tab, buka kuisioner untuk melihat tanggapan. 7. Untuk menerima kategori permintaan, dalam bar pesan workflow, klik Actions Approve. Jika workflow dikonfigurasi untuk memberitahukan vendor, vendor akan dikirimkan pesan e-mail yang kategori permintaannya diterima. Vendor juga dapat melihat status dari kategori permintaan dalam Vendor portal dalam Enterprise portal.

Reject a vendor request

Gunakan prosedur ini untuk menolak kategori permintaan dari vendor. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor request, buka permintaan yang tipe permintaan pada Category. 2. Dalam Vendor portal approval form, pada Categories fast tab, lihat kategori permintaan procurement. 3. Pada Business justification fast tab, lihat pembenaran untuk permintaan. 4. Untuk menolak kategori permintaan, dalam bar pesan workflow, klik Actions Reject.

Jika workflow dikonfigurasi untuk memberitahukan vendor, vendor akan dikirimkan pesan e-mail mengenai kategori permintaan ditolak. Vendor juga dapat melihat status konfirmasi kategori dalam Vendor services portal dalam Enterprise portal. Vendor dapat menambahkan rincian dan mengirimkan kembali konfirmasi kategori.

Delegate a vendor request

Gunakan prusedur ini untuk mendelegasikan kategori permintaan ke reviewer lain. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor request, buka permintaan yang tipe permintaan pada Category. 2. Pada Vendor category approval form, dalam bar pesan workflow, klik Actions Delegate. Pilih reviewer untuk diberitahukan melalui workflow untuk melihat kategori permintaan vendor.

View the workflow history for a category request

Gunakan prosedur ini untuk melihat sejarah workflow untuk kategori permintaan. Sejarah workflow termasuk informasi mengenai siapa pembuat workflow barang, waktu dan tanggal ketika barang di buat, sebuah daftar aksi menghubungkan dengan barang, dan ada komentar saat memasukkan proses ke workflow. 1. Klik Procurement and sourcing Common Vendor requests Vendor requests. Pada daftar halaman Vendor request, buka permintaan yang tipe permintaan pada Category. 2. Pada Vendor category approval form, dalam bar pesan workflow, klik Actions View history.

Rating on vendor evaluation

Klik Procurement and sourcing Setup Categories Procurement categories. Pada Procurement categories form, pilh kategori procurement dalam pane kiri. Pada Vendors tab, pilih vendor, dan kemudian klik Evaluation. Gunakan form ini untuk menilai vendor dalam kategori procurement. Penilaian untuk vendor digambarkan pada Enterprise portal untuk Microsoft Dynamic AX. Anda harus menambahkan criteria evaluasi vendor sebelum anda dapat menilai vendor dalam kategori.

Add vendor evaluation criterion groups

Klik Procurement and sourcing Setup Categories Procurement categories. Pada Procurement categories form, klik Vendor evaluation criterion groups fast tab, dan kemudian klik Add. Gunakan form ini pada criteria untuk penilaian prestasi vendor dalam memilih kategori procurement.

Pertama anda harus set up kelompok untuk hubungan kriteria dalam Vendor evaluation criterion groups form. Kemudian anda harus membuat kriteria penilaian dalam Vendor evaluatin criteria form dan memasukkan hubungan kriteria pada vendor evaluation criterion groups.

Key tasks : Set up vendor ratings for catagories

Sebagai agen pembelian atau manajer pembelian untuk organisasi anda, anda dapat set up kriteria evaluasi untuk mengevaluasi prestasi vendor. Setiap organisasi harus mengatur standar tersendiri untuk evaluasi prestasi vendor. Setiap organisasi juga harus menentukan kategori procurement dan produk untuk setiap permintaan evaluasi dari karyawan yang membuat permintaan produk dalam pemilihan kategori. Anda dapat melengkapi evaluasi pertama pada vendor dalam pemilihan kategori. Ketika anda menilai vendor, penilaian muncul pada Spesialist rating dalam Employee services dalam Enterprise portal untuk Microsoft Dynamic AX.

Create a vendor evaluation criterion group

Gunakan prosedur ini untuk membuat kelompok untuk hubungan kriteria evaluasi. Contoh, buat kelompok kriteria evaluasi vendor yang bernama Rate all vendors dan permintaan digunakan pada semua penilaian vendor dalam kategori procurement. Buat dan ajukkan kriteria penilaian seperti Quality, Price, dan Delivery time pada kelompok ini. Ketika anda menghubungkan kelompok ke kategori procurement, karyawan yang melakukan permintaan evaluasi kategori barang pada vendor untuk kualitas dan harga produk dan untuk ketepatan pengiriman barang. Anda harus set up kelompok kriteria evaluasi vendor sebelum anda dapat membuat kriteria ealuasi untuk kelompok. 1. Klik Procurement and sourcing Setup Vendors Vendor evaluation criterion groups. 2. Klik New. 3. Masukkan nama unik pada kelompok. 4. Masukkan pilihan penjelasan rincian pada kelompok. Untuk mengartikan penjelasan ke bahasa lain, klik Translations pada toolbar. 5. Klik Vendor evaluation criteria untuk membuat dan menampilkan kriteria evaluasi individu pada kelompok.

Create vendor evaluation criteria

Buat kriteria evaluasi individu, dan tampilkan kriteria pada kelompok. Anda dapat menampilkan kriteria evaluasi pada banyak kriteria kelompok 1. Klik Procurement and sourcing Setup Vendors Vendor evaluation criteria. 2. Klik New. 3. Masukkan nama unik untuk kriteria. 4. Masukkan pilihan penjelasan rincian pada kelompok. Untuk mengartikan penjelasan ke bahasa lain, klik Translations pada toolbar.

5. Pilih sebuah vendor evaluation criterion group. Untuk menampilkan banyak kriteria kelompok, pilih kelompok, tekan CTRL+S, dan kemudian pilih kelompok selanjutnya.

Assign an evaluation criterion group to a procurement category

Gunakan prosedur ini untuk menambahkan kriteria evaluasi kelompok pada kategori procurement. 1. Klik Procurement and sourcing Setup Categories Procurement categories. 2. Dalam pane kiri pada Procurement categories form, pilih kategori procurement. 3. Pada Vendor evaluation criterion groups fast tab, klik Add. 4. Dalam Add vendor evaluation criterion groups form, klik evaluasi kelompok vendor untuk melihat kriteria evaluasi individu pada kelompok. 5. Klik Select untuk menampilka kelompok kategori procurement. 6. Untuk menghapus kelompok, klik Remove. 7. Klik Ok. 8. Alternative, pada Vendor evaluation criterion groups fast tab, anda dapat memilih Inherit vendor evaluation criterion groups from parent category : check box untuk menampilkan kelompok kriteria evaluasi vendor yang sama untuk dipilih kategori yang ditampilkan pada kategori induk.

Evaluate a vendor
Gunakan prosedur ini untuk mengevaluasi vendor dalam kategori procurement. Evaluasi anda dimunculkan pada Specialist rating ketika karyawan memilih vendor ketika meminta produk pada halaman Employee services pada Enterprise portal. Sebelum anda mengevaluasi vendor, anda harus memastikan kelompok kriteria evaluasi vendor dan kriteria penilaian pada kategori procurement. 1. Klik Procurement and sourcing Setup Categories Procurement categories. 2. Dalam pane kiri pada Procurement categories form, pilih kategori dimana anda ingin mengevaluasi vendor. 3. Pada Vendors fast tab, pilih vendor dari daftar vendor pada kategori. 4. Klik Evaluation untuk membuka Rating on vendor evaluation criteria form. 5. Dalam pane kanan, masukkan penilaian untuk vendor untuk setiap kriteria evaluasi, dan kemudian tutup form untuk menyimpan penilaian anda. Penilaian rata-rata untuk vendor dihitung pada penjumlahan semua penilaian numeric oleh peminta, dibagi oleh nomor penilaian

Select final supplier

Bagian ini menjelaskan bahwa vendor sudah ada dan anda ingin membuat RFQ untuk melakukan pengadaan barang dan dkirimkan ke vendor.

About requests for quotations

Anda dapat mengirimkan Request for qoutation (RFQ) pada vendor mengenai informasi permintaan dan waktu pengiriman untuk produk. Sebuah organisasi akan membuat FRQ ketika mereka ingin membeli barang atau jasa, dan mereka ingin menerima penawaran yang menarik dari beberapa vendor. Dalam RFQ, anda dapat menanyakan ke vendor mengenai harga dan waktu pengiriman untuk jumlah barang yang anda inginkan. Anda juga dapat menanyakan ke vendor mengenai spesifikasi apabila ada biaya tambahan, seperti biaya pengiriman. Anda juga dapat menanyakan ke vendor mengenai diskon untuk pembelian dalam jumlah banyak atau pembayaran yang cepat terhadap tagihan. RFQ menangani proses: Pembuatan dan pengiriman RFQ ke satu atau banyak vendor. Menerima dan registrasi balasan RFQ. Transfer balasan penerimaan RFQ ke Purchase order (PO).

Accept, reject, and return request for quotation replies

Gunakan prosedur ini untuk menerima, menolak, atau melanjutkan balasan RFQ dari vendor. Anda dapat menerima dan meolak garis indvidu dalam balasan RFQ, dan anda dapat melanjutkan balasan RFQ pada vendor untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

Accept request for quotation replies

Gunakan prosedur ini pada baris penerimaan dalam balasan RFQ dari vendor. 1. Klik Procurement and sourcing Common Requests for quotations Request for quotation replies. 2. Gunakan pilihan penyaringan untuk mencari RFQ balasan yang anda ingin terima. Tipe sebuah ID vendor dalam Vendor account filed. 3. Dalam daftar Request for quotation replies, pilih balsan RFQ yang ingin di terima. 4. Pada Action pane, pada Reply tab, klik Accept. 5. Dalam Posting request for quotation acceptance form, dalam baris bawah, pilih baris dalam RFQ balasan yang ingin anda terima. 6. Klik Parameters, dan kemudian, dalam Reason accept field, masukkan kode alasan. Untuk menerima spesifikasi alasan yang diterima pada RFQ balasan, pilih Late section check box. 7. Klik Print, dan kemudian pilih Print request for quotation acceptance check box pada print sheet penerimaan RFQ. 8. Klik OK pada update balasan RFQ dan print sheet penerimaan RFQ. Sebuah jurnal RFQ dan PO dibuat secara otomatis berdasarkan balasan RFQ yang di terima. Status paling bawah untuk balasan RFQ berubah menjadi Accepted, dan kemudian status paling atas berubah menjadi Accepted.

 Reject request for quotation replies

Gunakan prosedur ini untuk menolak RFQ balasan. 1. Klik Procurement and sourcing Common Requests for quotations Request for quotation replies. 2. Gunakan pilihan penyaringan untuk mencari RFQ balasan yang anda ingin tolak. Tipe sebuah ID vendor dalam Vendor account filed. 3. Dalam daftar Request for quotation replies, pilih balsan RFQ yang ingin di tolak. 4. Pada Action pane, pada Reply tab, klik Reject. 5. Dalam Posting request for quotation acceptance form, dalam baris bawah, pilih baris dalam RFQ balasan yang ingin anda tolak. 6. Klik Parameters, dan kemudian, dalam Reason reject field, masukkan kode alasan. Untuk menerima spesifikasi alasan yang ditolak pada RFQ balasan, pilih Late section check box. 7. Klik Print, dan kemudian pilih Print request for quotation Rejection check box pada print sheet penolakan RFQ. 8. Klik OK untuk mengupdate baris penolakan dalam RFQ balasan dan print sheet penolakan RFQ. Sebuah jurnal RFQ diuat. Status paling bawah untuk balasan RFQ berubah menjadi Rejected, dan kemudian status paling atas berubah menjadi Rejected.

Return request for quotation replies

Gunakan proseedur ini untuk melanjutkan RFQ balasan pada vendor untuk informasi lebih lanjut. 1. Klik Procurement and sourcing Common Requests for quotations Request for quotation replies. 2. Gunakan pilihan penyaringan untuk mencari RFQ balasan yang anda ingin tolak. Tipe sebuah ID vendor dalam Vendor account filed. 3. Dalam daftar Request for quotation replies, pilih balsan RFQ yang ingin di lanjutkan. 4. Dalam Request for quotation reply form, pada Action pane, pada Reply tab, klik Return. 5. Dalam Resending request for quotation form, dalam pane bawah, pilih baris RFQ balasan yang ingin kamu kirim ulang. 6. Kik Parameters, dan kemudial dalam Reason ID field, masukkan kode alasan. Untuk menerima spesifikasi alasan untuk mengirim ulang pada RFQ balasan, pilih Late section check box. 7. Klik Print, dan kemudian pilih Print return request for quotation reply check box pada print sheet penolakan RFQ. 8. Jika anda memilih Print return request for quotation reply check box, anda dapat memilih Use print management destination check box pada print sheet lanjutan RFQ balasan pada printr anda. Jangan pilih Use print

management destination check box jika anda ingin memilih printer yang berbeda. 9. Klik OK pada update RFQ balasan dan print sheet lanjutan RFQ balasan. Status paling bawah untuk balasan RFQ berubah menjadi Received, dan kemudian status paling atas berubah menjadi Received.

Create and send requests for quotations

Gunakan prosedur ini untuk membuat dan mengirimkan request for quotation (RFQ).

Create a request for quotation

1. Klik Procurement and sourcing Common Requests for quotations All requests for quotations. 2. Pada daftar halaman All requests for quotations, pada Action pane, klik Request for quotation untuk membuat baru request for quotations (RFQ). 3. Dalam New request for quotation form, pilih tipe pembelian dari : Purchase order sebuah perjanjian spesifik banyaknya pembelian atau jumlah produk dari vendor. Purchase agreement sebuah perjanjian spesifik banyaknya pembelian atau jumlah produk berdasarkan waktu. Jika anda memilih pembelian jenis ini, anda harus memilih rentang waktu penerimaan pada perjanjian pembelian dan nama orang yang mengatur perjanjian pembelian tersebut. Purchase requisition tipe ini otomatis dipilih jika kamu membuat langsung RFQ dari permintaan pembelian. Jika anda memilih tipe ini anda mendapatkan pesan error. 4. Dalam Currency field, pilih mata uang. Umumnya mata uang berdasarkan badan hukumnya. 5. Pada Delivery date field, pilih tanggal berdasarkan penerimaan barang yang anda inginkan. 6. Pada Expiration date field, pilih tanggal berlaku untuk RFQ. 7. Dalam Project ID field, pilih sebua projek jika barang dalam RFQ merupakan sebuah projek. 8. Klik Delivery address, dan kemudian spesifikasikan alamat pengiriman jika alamat pengiriman berbeda dari alamat badan hukum. 9. Dalam Buyer group field, pilih pilihan kelompok pembeli untuk orang yang meminta barang. 10. Dalam Language field, pilih bahasa yang anda inginkan untuk menerima balasan pada RFQ. Vendor dapat mengubah bahasa dalam melakukan balasannya. 11. Klik OK untuk membuat RFQ. Informasi di transfer pada Request for quotation header. Status RFQ menjadi Created. 12. Dalam Request for quotation lines fast tab, pilih tipe :

13.

14. 15. 16.

17. 18.

Item barang dapat di pantau di gudang dalam Microsoft Dynamic AX dan mempunyai nomor. Item merupakan tipe umum. Category barang dipilih berdasarkan kategori procurement. Masukkan informasi, seperti ruang gudang, jumlah, unit, harga, dan informasi diskon, untuk garis. Tinggalkan halaman kosong jika anda menginginkan vendor memberikan informasi. Klik Add lines, dan kemudian ulangi langkah 12 dan 13 untuk menambah banyak garis. Klik Vendor tab di pane bawah untuk menambahan vendor pada RFQ. Pada Vendor fast tab, pilih vendor dalam Vendor account field. Informasi kontak ditambahkan pada RFQ. Status menjadi Created. Ini artinya informasi vendor sudah di simpan dalam RFQ, tetapi anda tidak dapat mengirimkan RFQ kepada vendor. Anda dapat menambahkan vendor pada RFQ regardless untuk status vendor. Ulangi langkah 16 untuk menambahkan banyak vendor. Anda dapat memasukkan dokumen pada RFQ header dan garis. Untuk memasukkan dokumen ke RFQ header, pada Action Pane, klik Attachment. Untuk memasukkan dokumen ke RFQ line, pada Request for quotation lines fast tab, klik ikon Document pada line.

Send and print an RFQ and RFQ sheets

Gunakan prosedur ini untuk mengirimkan dan print RFQ dan RFQ reply sheets. RFQ reply sheets berisi field untuk mmasukkan berdasarkan vendor yang ingin anda kirimkan RFQ. Satu RFQ dan RFQ reply sheet diprint untuk setiap vendor, dan jurnal RFQ akan dibuat. Jurnal RFQ berdasarkan RFQ dan RFQ reply sheet. 1. Klik Procurement and sourcing Common Requests for quotations All requests for quotations. 2. Pilih RFQ yang ingin dikirim. Status RFQ harus Created. 3. Pada Action pane, klik Send untuk mengirimkan RFQ ke vendor yang dipilih dalam RFQ. 4. Dalam Sending request for quotation form, periksa vendor yang ada pada daftar apakah ada yang anda ingin kirimkan RFQ. Untuk menghapus vendor yang anda tidak ingin kirimkan RFQ, maka pilih vendor, dan kemudian klik Delete. 5. Dalam bawah pane, pilih RFQ lines untuk mengirimkan kepada spesifik vendor. 6. Klik print, dan kemudian pilih Print request for quotation check box untuk mengeprint RFQ yang diilih. 7. Pilih Print request for quotation reply sheet check box untuk mengeprint RFQ reply sheet. 8. Pilih Print request for quotation prices/amounts check box untuk mengeprint harga dan tagihan pada RFQ. 9. Klik OK untuk mengeprint RFQ dan RFQ reply sheet. Satu RFQ untuk setiap vendor akan diprint ketika lines mempunyai status bawah Created atau Send dan status tinggi Created atau Send. Canceled

lines dan lines dengan registrasi balasan tidak akan diprint. Jurnal RFQ dibuat setiap saat pada saat RFQ di update menggunakan Sending request for quotation form.

(USA) requests quotations online with Sites Services

Microsoft Dynamic AX termasuk solusi untuk situs jasa untuk ERP Microsoft Dynamic itu namanya Request for quotation. Setelah halaman web situs jasa di setting, sebuah agen pembelian dapat digunakan solusi ini untuk meminta pembeliasn secara online dalam form request for quotation (RFQ). Kemudian vendor dapat melihat RFQ dan merespon dengan quotations.

Activate the request for quotation solution

Biasanya, sistem administrator atau manajer pembelian mengaktivasi solusi Request for quotation (RFQ). 1. Klik Procurement and sourcing Setup Sites Services Available solutions. 2. Dalam daftar solusi di sebelah kiri, pilih solusi Request for quotation, dan kemudian klik Activate. 3. Klik Synchronize untuk mensinkronisasi Microsoft Dynamic AX dengan Sites Services.

Create a sites services web page for the RFQ

1. Klik Procurement and sourcing Setup Sites Services Available solutions. 2. Klik Available pages. 3. Dalam Available pages form, klik Manage pages online untuk membuka site services website. 4. Pada navigasi pane, klik Purchasing, dan kemudian dibawah Pages, klik Request for quotation. 5. Dalam kelompok Pages, klik New page, pilih halaman template Request for quotation, dan kemudian klik Next step. 6. Masukkan nama dan URL untuk halaman web, dan kemudian klik Create page. Tampilan halaman web RFQ online. 7. Tambahkan teks dan dapat disesuaikan di halaman web. Untuk setiap bagian halaman web, klik Edit, dan kemudian masukkan teks yang ingin anda tampilkan di halaman, atua pilih fields dari Microsoft Dynamic AX yang anda ingin tampilkan. Anda dapat merubah label pada fields, spesifik pada field hanya read-only atau editable, and merubah fields permintaan. Untuk informasi lebih lanjut, klik tombol help di Sites Services. 8. Ketika anda menyelesaikan customize pada halaman web, klik Save and close, dan kemudian Close. 9. Klik Sign out.

10. (pilihan) pada halaman web synchronize, klik Synchronize dalam Available solutions form. Alterative lain, anda dapat menunggu sampai tugas sinkronisasi selanjutnya yang akan dijalankan sesuai schedule. Setelah halaman sinkronisasi, and adapt membuat RFQ baru di Microsoft Dynamic AX dan mengirimkan RFQ pada halamannya.

Create an e-mail template

Selanjutnya, buat sebuah pesan template e-mail yang akan dikirimkan ke vendor yang anda ingin masukkan quotations. 1. Klik Organization administration Setup E-mail templates. 2. Pada File menu, klik New untuk membuat template e-mail baru. 3. Masukkan nilai dalam E-mail ID, Sender name, Sender e-mail, dan Default language code fields. 4. Klik E-mail massage, dan kemudian masukkan teks yang ingin anda kirimkan ke vendor. 5. Masukkan token ke pesan. Token akan otomatis bertukar dengan alamat web, atau URL, ketika anda mengirimkan pesan. %AUTHURL% token ini bertukar dengan URL pada halaman web Windows Live ID. Vendor harus masuk dengan Windows Live ID sebelum mereka dapat mengakses halaman web untuk RFQ. %URL% token ini bertukan dengan URL pada halaman web untuk RFQ. Contoh, pesan berbunyi , klik %AUTHURL% untuk masuk ke dalam Windows Live ID anda, dan kemudian klik %URL% untuk melihat RFQ. 6. Ketika anda menyelesaikan pembuatan pesan, klik File, dan kemudian klik Close. Ketika anda membuat dan mengirimkan RFQ dari Microsoft Dynamic AX, pesan e-mail akan dikirimkan ke vendor sesuai spesifikasi yang anda buat. Untuk informasi lebih lanjut, lihat bagian selanjutnya pada topic ini. RFQ dikirimkan pada halaman web untuk RFQ. Ini akan memakan waktu beberapa menit untuk RFQ dapat dikirimkan ke halaman web, berdasarkan jadwal sinkronisasi. Oleh karena itu, kami mengusulkan anda dalam pesan bahwa vendor menunggu 30menit sebelum mereka mengunjungi halaman web untuk RFQ.

Create and send an RFQ in Microsoft Dynamic AX

Setelah anda membuat halaman web dan template e-mail, anda dapat membuat RFQ di Microsoft Dynamic AX dan mengirimkannya ke halaman web. Kemudian Microsoft Dynamic AX mengirimkan pesan ke e-mail berdasarkan spesifikasi RFQ anda. 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotation All request for quotations.

2. Pada Action pane, dalam kelompok New, klik Request for quotation. 3. Dibawah Sites Services, dalam Page field, pilih halaman web yang anda ingin buat Sites Services. 4. Dalam E-mail template field, pilih template e-mail yang anda buat untuk RFQ. 5. Lengkapi informasi lain dalam RFQ. 6. Dalam kelompok Process, klik Send.

Download and review the quotations

Setelah tanggal untuk quotation, anda dapat melihat dan mengevalusi vendor quotation pada Microsoft Dynamic AX. Quotation secara otomatis didownload ke Microsoft Dynamic AX ketika Microsoft Dynamic AX melakukan sinkronisasi dengan Sites Services. 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations request for quotations replies. 2. Dalam daftar Request for quotations replies, klik dua kali untuk membalas yang anda ingin lihat dan evaluasi.

About requests for quotations statuses

Status untuk sebuah RFQ mengindikasikan tambahan pada bagaimana anda mempunyai proses RFQ. RFQ mempunyai 2 status : status bawah dan status atas. Status bawah bagian sedikit lanjutan pada line RFQ, dan status atas bagian banyak lanjutan line RFQ. Contoh, jika bagian cepat line dalam RFQ menjadi Created, status bawah untuk RFQ menjadi Created. Jika bagian banyak lanjutan line dalam RFQ menadi Sent, status atas pada RFQ menjadi Sent. Status otomatis update pada saat anda memproses RFQ. Status pada RFQ header berdasarkan pada status RFQ lines. Status bawah pada line dalam RFQ merupakan status bawah dalam RFQ header, dan status atas pada line dalam RFQ menjadi status atas dalam RFQ header. Status sequence untuk status pemprosesan RFQ mengikuti : Created Sent Received Accepted Canceled Rejected Beberapa contoh menunjukkan bagaimana status bawah dan tinggi pada RFQ dapt mengubah proses RFQ.

Create and send a request for quotations

Membuat sebuah RFQ, dan mengirimkan RFQ kepada dua vendor 1. Buat RFQ header Status bawah dan atas pada header buat menjadi Created dan Created. 2. Tambahkan dua lines

3. 4.

5.

6.

Status bawah dan atas pada lines menjadi Created dan Created. Status header juga menjadai Created dan Created. Tambahkan vendor Kirimkan RFQ kepada vendor. Status bawah dan tinggi pada lines menjadi Sent dan Sent, dan status header pun menjadi Sent dan Sent. Tambahkan satu lagi vendor Anda dapat menambahkan banyak vendor pada RFQ untuk setiap saat, dan status atas dan bawah mengubah pada penambahan vendor. Contoh, karena anda menerima balasan dari semua vendor dan anda menerima satu line pada setiap balasan, status bawah dan atas untuk RFQ header menjadi Received dan Accepted. Ketika anda menambahkan vendor baru, status bawah dan atas pada perubahan header menjadi Created dan Accepted, dan status bawah pada perubahan header menjadi Created. Mengirimkan RFQ kepada vendor ke dua. Status bawah dan atas pada lines sekarang menjadi Sent dan Sent hanya setekah RFQ dikirimkan kepada semua vendor yang telah mengikuti.

Receive and register replies

Balasan register pada RFQ dari semua vendor ke semua lines. 1. Balasan register dari satu vendor yang mengikuti RFQ, dan akan di simpan di RFQ balasan. Status bawah dan atas pada balasan akan menjadi Received dan Received. Status bawah dan atas pada RFQ header dan line sekarang menjadi Sent dan Received. 2. Balasan register dari vendor ke dua yang mengikuti RFQ, dan di simpan pada balasan RFQ Status bawah dan atas pada balasan menjadi Received dan Received. Sekarang semua balasan RFQ teregistrasi dan status bawah dan atas merubah RFQ menjadi Received dan Received.

Accept a reply
Menerima satu balasan RFQ 1. Menerima satu balasan RFQ Status bawah dan atas pada balasan RFQ berubah menjadi Accepted dan Accepted, dan status bawah dan tinggi pada hubungan RFQ berubah menjadi Rejected dan Accepted. 2. Menolak balasan RFQ lain. Status bawah dan atas pada balasan RGQ berubah menjadi Rejected dan Rejected, dan status bawah dan atas pada hubugan RFQ berubah menjadi Rejected dan Accepted.

 Create a requests for quotations from a purchase requisition

Gunakan prosedur ini untuk membuat RGQ dari purchase requisition. Anda dapat membuat RFQ dari purchase requisition hanya ketika status purchase requisition menunggu persetujuan, karena lines dalam purchase requisition secara otomatis terupdate selama anda menerima lines dari balasan RFQ dari vendor. Anda tidak dapat menggunakan banyak aksi pada purchase requisition, seperti melengkapi, menolak, atau menerima RFQ, ketika RFQ dalam masa pengerjaan. Ketika anda menerima balasan RFQ dengan tipe Purchase requisition, balasan RFQ lines mengupdate purchase requisition lines dengan mengikuti informasi : Unit price Discount percentage Discount amount Purchase charges Line charges Vendor External number External description 1. Klik Procurement and sourcing Common Purchase requisition All purchase requisition. 2. Dalam daftar halaman All purchase requisition, pilih purchase requisition yang anda ingin salin ke RFQ. 3. Pada Action pane, klik Create request for quotation. 4. Dalam Select the lines to copy to the request for quotation form, pilih lanjutan check box pada lines kepada RFQ. 5. Klik OK untuk membuat sebuah RFQ dengan tipe Purchase requisition. Informasi dari pemilihan purchase requisition lines di salin ke RFQ. Semua vendor dari purchase requisition menjadi vendor untuk RFQ. Status dari purchase requisition berubah menjadi Pending request for quotation. Anda tidak dapat menampilkan aksi pada purchasr requisition sampai proses RFQ lengkap.

Create replies to requests for quotations

Gunakan prosedur ini untuk mengregistrasikan balasan dari vendor ke RFQ. Dalam Microsoft Dynamic AX, sebuah balasan RFQ tergambar pada informasi RFQ bahwa terkirim ke vendor dan informasi vendor tersebut mengirim balasan.

Create an RFQ reply from an RFQ

1. Klik Procurement and sourcing common Request for quotation All Request for quotation. 2. Pada daftar halaman All Request for quotation, buka RFQ yang anda inginkan untuk dilakukan balasan registrasi. Anda dapat menggunakan pilihan penyaringan pada pencarian RFQ spesifik yang mempunyai status Sent.

3. Dalam Request for quotation details form, pada Action pane, dalam kelompok Replies, klik Enter reply. Ini pembuatan balasan RFQ untuk accounts vendor yang terdaftar pada Vendor fast tab dalam RFQ. Balsasn RFQ secara otomatis bertambah di daftar Request for quotation replies. Sebuah balasan RFQ dibuat hanya untuk vendor line yang mempunyai status Sent. 4. Tutup Request for quotation reply form dan Request for quotation details form. 5. Klik Procurement and sourcing common Request for quotation Request for quotation replies. Buka balasan RFQ yang anda ingin kerjakan. 6. Dalam Request for quotation reply form, masukkan informasi untuk account vendor yang sudah spesifik pada Purchase requisition header fast tab. 7. Untuk mengecek atau mengubah charges seperti berat, pada Action pane, pada Reply tab, dalam kelompok Financials, klik Manage charges. 8. Untuk membuat atau mengupdate perjanjian kerjasama untuk vendor, pada Action pane, pada General tab, dalam kelompok Trade agreements, klik Create price agreement journal. Ketika anda menyimpan balasan RFQ, status bawah pada balasan RFQ header berubah menjadi Received dan status atas berubah menjadi Received. Ketika anda mempunyai semua balasan yang teregistrasi, status bawah mempunyai hubungan RFQ berubah menjadi Sent dan status atas berubah menjadi Received.

Enter vendor reply information

Gunakan prosedur ini untuk memasukkan informasi dari balasan vendor ke RFQ. 1. Klik Procurement and sourcing common Request for quotation Request for quotation replies. Pada daftar halaman Request for quotation replies , buka balasan RFQ yang anda ingin bekerjasama. 2. Dalam Request for quotation reply form, pada Action pane, pada Reply tab, klik Edit record. 3. Masukkan informasi dengan menggunakan salah satu metode dibawah ini : Salin informasi dari Request for quotation details form kepada bagian balasan vendor dalam balasan RFQ. Dalam Request for quotation reply form, pada Action pane, pada Reply tab, dalam kelomok Process, klik Copy data to reply. Anda dapat mengubah informasi yang telah disalin untuk meakukan balasan. Masukkan informasi balasan vendor secara manual. Jika anda memilih Use vendor for recalculating prices dan Use vendor specific item information check boxes dalam Sending Request for quotation form ketika anda mengirimkan balasan ke vendor, beberapa informasi spesifik vendor secara otomatis dimasukkan. Anda dapat mengubah informasi RFQ yang secara otomatis dimasukkan dalam Request for quotation reply form.

Ketika anda menyimpan balasan RFQ, anda dapat menerima atau menolak line dalam balasan. Anda juga dapat melanjutkan balasan RFQ kepada vendor untuk informasi lebih lanjut.

Register alternative RFQ reply lines

Gunakan prosedur ini untuk memasukkan lines tambahan dalam balasan RFQ. Jika banyak vendor mengikuti untuk berhubungan dengan RFQ. Line baru tidak secara otomatis menambahkan ke balasan RFQ lain atau berhubungan dengan RFQ. Anda dapat menghapus lines yang anda telah tambahkan secara manual pada balasan RFQ jika balasan line mempunyai status tidak Accepted atau Rejected. 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations Request for quotation replies. Pada daftar halaman Request for quotation replies, buka balasan RFQ. 2. Dalam Request for quotation reply form, pada Action pane, pada Reply tab, klik Edit record. 3. Pada Purcahse requisition lines fats tab, klik Add line. Masukkan informasi mengenai produk, seperti nomor barang atau kategori procurement, jumlah, harga, dan diskon.

Delete requests for quotations

Gunakan prosedur ini untuk menghapus RFQ dan hubungan balasan RFQ. Sedangkan jurnal RFQ tidak di hapus. Anda dapat menghapus RFQ dan hubungan balasan RFQ mereka hanya ketika status atas pada semua lines dalam RFQ menjadi Created atau Sent.

Delete a request for quotation

Gunakan prosedur ini untuk menghapus sebuah RFQ dan hubungan balasan RFQ. 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations All Request for quotations. 2. Gunakan opsi penyaringan untuk menemukan RFQ yang ingin anda hapus. 3. Pilih RFQ untuk dihapus. 4. Pada Action pane, klik Delete.

Delete a group of request for quotation

Gunakan prosedur ini ketika anda mengingnkan menghapus banyak RFQ dan hubungan balasan mereka. 1. Klik Procurement and sourcing Periodic Clean up Delete Request for quotations. 2. Dalam Delete Request for quotations form, pilih kriteria tanggal dalam Created until dan Expiration date fields. 3. Klik OK.

 Follow up on requests for quotations

Gunakan prosedur ini untuk mengikuti balasan RFQ. Cotoh, anda mungkin ingin mengidentifikasi balasan RFQ yang spesifik mengenai tanggal jatuh tempo atau mengidentifikasi RFQ lines yang tidak diterima balasan.

Follow up on request for quotation replies.

1. Klik Procurement and sourcing Periodic Request for quotations Request for quotations follow-up. 2. Gunakan penyaringan pada form bagian atas untuk menemukan balasan RFQ yang ingin kalian ikuti. Contoh, pilih tanggal jatuh tempo dalam Expiration date field, dan kemudian pilih nomor identifikasi pada RFQ dalam Case ID field. Balasan RFQ lines akan menemukan kriteria yang dipilih pada daftar yang ada di dalam pane bagain bawah. 3. Pilih sebuah balasan RFQ line, dan kemudian pada bagian Multiple Requests for quotations fact box melihat status balasan dari semua vendor untuk memilih RFQ line. 4. Klik Request for quotation details untuk membuka Request for quotation details form, dimana anda dapat melihat hubungan RFQ. 5. Klik Request for quotations reply details untuk membuka Request for quotation details form, dimana anada dapat melihat seluruh lines dalam pilihan Request for quotation reply. 6. Klik Follow-up report untuk mengeprint laporan pada lines yang dipilih.

Define a requests for quotation reply

Gunakan prosedur ini untuk mendapatkan informasi yang spesifik yang anda ingin terima dari vendor ketika mereka membalas pada RFQ. Fields yang anda pilih dalam Default Request for quotation reply fields form akan diprint pada sheet balasan RFQ yang anda kirimkan ke vendor. Fields ini juga termasuk kedalam dokumen lanjutan RFQ yang anda dapat kirimkan ke vendor untuk mendapatkan banyak informasi jika balasan RFQ tidak ada atau anda ingin melakukan negosiasi dengan vendor. Anda dapat menjelaskannya secara umum pada fields balasan RFQ yang menerima semua RFQ atau untuk spesifik RFQ.

Define default Request for quotation reply fields

1. Klik Procurement and sourcing Setup Procurement and sourcing parameters. Dalam Procurement and sourcing parameters form, klik Request for quotation, dan kemudian klik Default Request for quotation reply fields. 2. Dalam Default Request for quotation reply fields form, pilih check boxes koresponden untuk menginformasikan anda untuk menerima dari vendor dalam balasan mereka pada RFQ.

 Define Request for quotation reply fields for a specific Request for quotation
1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations All Request for quotations. 2. Pilih RFQ yng mana ingin anda ubah pada konfigurasi balasan RFQ. 3. Pada Action pane, pada Qoutation tab, klik Configure Request for quotation reply. 4. Dalam Default Request for quotation reply fields from, pilih atau hapus check boxes pada koresponden untuk menginformasikan yang anda ingin terima dari vendor dalam balasan mereka pada pilihan RFQ.

Compare request for quotation replies

Gunakan prosedur ini untuk membandingkan lines dalam balasan dari vendor untuk RFQ. Dan menerima atau menolak lines dalam balasan RFQ. 1. Klik Procurement and Sourcing Common Request for quotations Request for quotation replies. 2. Pada daftar halaman Request for quotation replies, gunakan opsi penyaringan untuk menemukan dan memilih RFQ untuk anda bandingkan pada balasan. 3. Pada Action pane, pada General tab, klik Compare replies. 4. Dalam Compare Request for quotation replies form, bandingkan lines dalam balasan vendor. Umumnya, ikuti informasi yang digambarkan dalam daftar : Quantity jumlah kuota oleh vendor. Jumlah ini memungkinkan tidak sama dengan jumlah pada RFQ. Balance jumlah harga kouta oleh vendor untuk jumlah pada balasan RFQ line yang sama. Net amount harga kouta oleh vendor, setelah menjelaskan banyaknya diskon, untuk barang pada line. Deviation nomor hari pada tanggal pengiriman dalam balasan RFQ header atau balasan line dari tanggal permintaan pengiriman dalam RFQ header atau RFQ line. Lead time nomor hari permintaan oleh vendor diantara tanggal permintaan dan tanggal pengiriman. Klik Dimensions display untuk menambahkan kolom untuk informasi dalam fields lain pada RFQ, seperti warna atau nomor serial. 5. Klik line dalam daftar pilihan. Dalam pane pada bagian kanan dari form, menjelaskan bagian Line prices untuk melihat harga unit dan keseluruhan lain mengenai line. 6. Lakukan salah satu dari berikut : Jika anda ingin menerima semua lines dalam balasan RFQ, dalam pane kiri, pilih check box untuk spesifik vendor. Pada Action pane, pada Reply tab, klik Accept. Menunggu balasan vendor secara otomatis ditolak.

 Jika anda ingin menerima hanya beberapa lines dalam balasan RFQ, pilih lines dalam daftar. Pada Action pane, pada Reply tab, klik Accept. Ketika anda menerima line untuk spesifik barang dalam balasan RFQ, line untuk barang yang sama secara otomatis ditolak pada baasan lain pada RFQ yang sama. Jika anda ingin menolak semua lines dalam balasan RFQ, pilih lines dalam daftar. Pada Action pane, pada Reply tab, klik Reject. Jika anda ingin mendapatkan informasi lebih lanjut dari vendor sebelum anda mengambil keputusan untuk menerima atau menolak balasan RFQ, pilih check box untuk spesifik vendor. Pada Action pane, pada Reply tab, klik Return.

Modify a request for quotations

Gunakan prosedur ini untuk mengubah RFQ. Mengubah pada RFQ dan membalas RFQ yang dikontol melalui status bawah dan atas pada RFQ header. Ketika anda mengubah informasi pada RFQ line atau balasan RFQ line, secara otomatis berubah dalam status RFQ header atau balasan RFQ header.

Add a vendor to an RFQ

Gunakan prosedur ini untuk menambahkan vendor pada RFQ. Anda tidak dapat menambahkan vendor pada RFQ jika anda mempunyai penerimaan atau penolakkan semua lines pada RFQ. Jika anda menambahkan vendor pada RFQ dimana status bawah itu Received dan status atas itu Accepted, status bawah pada header berubah menjadi Created. 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations All Request for quotations. 2. Gunakan opsi penyaringan untuk menemukan RFQ yang anda inginkan untuk ubah. Contoh, pilih vendor account dalam Vendor account field. 3. Dalam daftar All Request for quotations, buka RFQ yang anda ingin ubah. 4. Dalam Request for quotation details form, pada Action pane, pada Qoutation tab, klik Edit record. 5. Pada Vendor fast tab, klik Add. 6. Dalam Vendor account field, pilih vendor. Kontak informasi vendor disalin pada RFQ line. Status bawah untuk RFQ berubah menjadi Created.

Remove a vendor from an RFQ

Gunakan prosedur ini untuk memindahkan vendor dari RFQ. Anda dapat memindahkan vendor dari RFQ hanya ketika status untuk vendor yang anda ingin pindahkan adalah Created. Anda tidak dapat memindahkan vendor setelah anda mengirimkan RFQ kepada vendor. 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations All Request for quotations.

2.

Gunakan opsi penyaringan untuk menemukan RFQ yang ingin anda ubah, contoh, pilih account vendor dalam Vendor account. 3. Dalam daftar All Request for quotations, buka RFQ yang anda ingin ubah. 4. Dalam Request for quotation details form, pada Action pane, pada Qoutation tab, klik Edit record. 5. Pada Vendor fast tab, pilih line vendor dimana status atas menjadi Created, dan kemudian klik Remove.

Delete an RFQ line

Gunakan prosedur ini untuk menghapus spesifik line dari RFQ. Anda dapat menghapus lines hanya ketika stasus bawah dan atas pada RFQ line adalah Created 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations All Request for quotations. 2. Gunakan opsi penyaringan untuk menemukan RFQ yang ingin anda ubah, contoh, pilih account vendor dalam Vendor account. 3. Dalam daftar All Request for quotations, buka RFQ yang anda ingin hapus. 4. Dalam Request for quotation details form, pada Action pane, pada Qoutation tab, klik Edit record. 5. Pada Request for quotation lines fast tab, pilih check cox untuk line yang anda ingin hapus, dan kemudian klik Remove.

Add a line to an RFQ

Gunakan prosedur ini untuk menambahkan lines baru pada RFQ. 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations All Request for quotations. 2. Gunakan opsi penyaringan untuk menemukan RFQ yang ingin anda ubah, contoh, pilih account vendor dalam Vendor account. 3. Dalam daftar All Request for quotations, buka RFQ yang anda ingin ubah. 4. Dalam Request for quotation details form, pada Action pane, pada Qoutation tab, klik Edit record. 5. Pada Request for quotation lines fast tab, klik Add line, dan kemudian masukkan dengan lengkap untu line baru.

Change the requested delivery date

Gunakan prosedur ini untuk merubah tanggal permintaan pengiriman pada RFQ header atau RFQ line. Anda dapat merubah tanggal pengiriman pada RFQ header setiap saat. Anda dapat merubah tanggal pengiriman pada RFQ line hanya jika balasan anda tidak teregistrasi pada RFQ. 1. Klik Procurement and sourcing Common Request for quotations All Request for quotations. 2. Gunakan opsi penyaringan untuk menemukan RFQ yang ingin anda ubah, contoh, pilih account vendor dalam Vendor account. 3. Dalam daftar All Request for quotations, buka RFQ yang anda ingin ubah.

4. Dalam Request for quotation details form, pada Action pane, pada Qoutation tab, klik Edit record. 5. Pada Request for quotation header fast tab, ubah tanggal dalam Delivery date field. Berdasarkan bagaimana anda mengkonfigurasi RFQ form dan lines, tanggal pengiriman di salin ke RFQ lines. 6. Pada Request for quotation lines fast tab, pilih check box untuk line, dan kemudian ubah tanggal dalam Delivery date field. Maintain agreement Topik ini menjelaskan informasi mengenai bagaimana mengatur perjanjian pembelian dan urutan pengeluaran.

About purchase agreements

Sebuah perjanjin pembelian yaitu kontrak yang dilakukan oleh organisasi untuk membeli kuatintas yang ditentukan atau jumlah barang dengan menggunakan banyak pesanan pembelian dari waktu ke waktu. Dalam pertukaran yang telah ditentukan, pembeli menerima harga khusus dan diskon. Perjanjian pembelian dapat menerapkan kuantitas barang yang telah ditentukan, jumlah mata uang dari produk, atau jumlah mata uang dari produk dalam kategori procurement. Harga dan diskon dari perjanjian pembelian mengesampingkan harga dan diskon yang telah ditentukan dalam perjanjiang perdagangan yang sudah ada. Dalam Purchase agreements form, anda dapat membuat, menerapkan, dan mengikuti pada perjanjian pembelian yang telah ada diantara organisasi dan vendor. Contoh, setelah anda membuat perjanjian pembelian, anda dapat memesan langsung dari itu. Setiap perjanjian pembelian mempunyai peride validasi ini dijelaskan oleh orang yang membuat perjanjian pembelian. Waktu pengantaran pembelian harus dalam waktu yang efektif pada periode yang tervalidasi. Secara umum, sebuah perjanjian pembelian ditahan. Anda harus mengubah status perjanjian pembelian menjadi Effective sebelum anda membuat sebuah pesanan pembelian untuk perjanjian pembelian.

Commitment types
Setiap lines dalam sebuah perjanjian pembelian yang dilakukan untuk membeli sesuatu. Anda dapat menggunakan banyak pesanan pembelian lines form pada komitmen tersebut. Ada empat tipe komitmen : Product quantity commitment anda membeli kuantitas spesifik dari produk. Product value commitment anda membeli dengan sejumlah uang untuk produk. Product category value commitment anda membeli dengan sejumlah uang dalam kategori procurement. Jumlah dapat untuk catalog barang atau non-katalog barang.

 Value commitment anda membeli dengan sejumlah uang pada beberapa produk atau dalam beberapa kategori procurement.

Pricing terms for purchase agreements

Istilah harga dapat berbeda, berdasarkan pada tipe komitmen. Istilah harga dari perjanjian pembelian mengesampingkan beberapa istilah harga lain yang di set up untuk perjanjian perdagangan. Berdasarkan penjelasan table hubungan harga yang diperngaruhi oleh tipe komitmen. Fields yang berisikan Yes dapat di gantikan pada line pesanan. Commitment type Unit price Product quantity Yes commitment Product value commitment Product category value commitment Value commitment Price unit Yes Discount percent Yes Yes Yes Yes Cash discount amount Yes

Policies for purchase agreements

Berdasarkan kebijakan yang mempengaruhi jalan link antara sebuah komitmen perjanjian pembelian dan koresponden pesanan pembelian lines : Max is enforced jumlah kuantitas atau jumlah untuk seluruh lines pesanan tidak dapat melebihi kuantitas atau jumlah yang telah ditentukan pada hubungan komitmen. Price and discount is fix harga pada line pesanan dan harga pada hubungan komitmen tidak dapat berbeda. Jika harga berubah pada line pesanan, hubungan pada komitmen terputus. Jika hubungan terputus, line pesana tidak dapat berkontribusi dalam pemenuhan dari komitmen. Minimum release amount dan Maximum release amount jika jumlah telah ditentukan, sebuah pesan digambarkan jika anda menggunakan beberapa perubahan pada line pesanan alasan line pesanan akan menjadi berbeda dari hubungan komitmen.

Fulfillment calculations for purchase agreements

Fulfillment tab pada Line details fast tab dalam Purchase agreements form digambarkan dalam pemenuhan kuantitas dan jumlah. Dalam area Fulfillment, anda dapat melihat total kuantitas dan jumlah untuk semua lines pesanan terhubung pada perjanjian pembelian. Anda dapat juga melihat jumlah yang tersisa atau kuantity pada permintaan pemenuhan komitmen. Dalam area Agreement, anda dapat melihat kuantitas dan jumlah dari perjanjian pembelian. Kuantitas dan jumlah ini adalah total kuantitas dan jumlah yang disetujui.

 Confirmations and version history for purchase agreements

Ketika anda memastikan perjanjian pembelian, versi perjanjian pembelian sekarang dimasukkan kedalam tabel sejarah. Jika andammerubah perjanjian pembelian, anda dapat memastikan itu dimasukkan kedalam versi lain pada perjanjian pembelian dalam sejarah. Jika anda tidak menegaskan sebuah perjanjian pembelian, anda tetap dapat menggunakan itu untuk membuat pesanan pembelian, bagaimanapun, sejarah informasi untuk perjanjian pembelian tidak dimasukkan. Anda dapat melihat atau mencetak semua perbaikkan pada bagian konfirmasi. Kemudian anda dapat membagi perbaikkan dengan vendor anda untuk memperoleh persetujuan.

Applying purchase agreements in the ordering process

Anda dapat menempatkan pesanan dengan menggunakan Purchase order form. Kemudian adna dapat menerapkan istilah pada perjanjian pembelian pada header pesanan pembelian. Istilah dapat termasuk dlaam informasi, seperti istilah pembayaran, istilah pengiriman, dan alamat pengiriman. Anda dapat memilih sebuah perjanjian pembelian ketika anda membuat sebuah pesanan pembelian baru. jika ada satu atau lebih lines pesanan untuk produk dan kategori yang telah ditentukan dalam perjanjian pembelian, harga dan diskon dari perjanjian pembelian dapat digunakan untuk lines ini. Tambahan, jumlan atau kuantitas pada line pemesanan di registrasikan pada komitmen dan dikontribusikan untuk pemenuhan komitmen. Pesanan pembelian yang sama dapat termasuk di lines yang tidak berhubungan pada perjanjian pembelian dan lines mempunyai komitmen untuk perjanjian pembelian.

Automatic search for purchase agreements

Dalam situasi yang sama dimana pesanan pembelian dibuat secara langsung, anda dapat melakukan control terhadap Microsoft Dynamic AX secara otomatis pencarian untuk perjanjiam pembelian yang berlaku. Contoh, anda mungkin melakukan ini ketika anda secara otomatis melakukan perencanaan pesanan pembelian perusahaan atau membuat pesanan pembelian berdasarkan pesanan penjualan.

Purchase agreements and intercompany trace

Hubungan pedangangan antar perusahaan dapat dibuat antara accounts vendor dan account pembeli yang ada dalam unit yang berbeda. Ketika pesanan penjualan atau pesanan pembelian dibuat untuk satu bagian, rantai pesanan antar perusaan dibuat. Dalam rantai pesanan, pesanan penjualan dan pesanan pembelian dibuat sesuai dalam unit. Anda dapat membuat sebuah perjanjian pembelian atau perjanjian penjualan untuk satu bagian perdagangan antar perusahaan. Kemudian anda dapat menghasilkan perjanjian penjualan atau perjanjian pembelian yang sesuai untuk pesta perdagangan antar perusahaan lainnya dalam unit lain.

Jika anda membat pesanan pembelian antar perusahaan yang digunakan perjanjian pembelian antar perusahaan dalam satu unit, pesanan penjualan antar perusahaan yang sesuai digunakan perjanjian penjualan antar perusahaan yang sesuai dalam unit lain. Pemenuhan komitmen perjanjian penjualan dan pemenuhan perjanjian pembelian telah sinkron, hanya pesanan penjualan antar perusahaan dan pesanan pembelian antar perusahaan yang telah sinkron.

Purchase agreement tranches and lots

Anda dapat membuat susunan perjanjian pembelian. Master, level tinggi perjanjian adalah induk, dan setiap anak perusahaan, sebagai level bawah pada fungsi perjanjian yaitu anak. Karena perjanjian pembelian mewakili sebuah jalan, susunan induk-anak ini dapat digunakan untuk membuat tranches dan lots.

About editing a purchase release order

Jika anda mempunyai pesanan terhadap perjanjian pembelian, fields tertentu dalam mengeluarkan pesanan pembelian (Purchase order form) dapat diubah hanya jika anda menghilangkan hubungan line perjanjian pembelian.

Create a purchase release order

Sebuah pesanan pembelian yang dikeluarkan adalah pesanan pembelian yang dikeluarkan dari perjanjian pembelian yang ada. Ketika anda mengeluarkan lines pesanan dari perjanjian pembelian, istilah komitmen dalam perjanjian pembelian memungkinkan untuk pesan pembelian.

Create a purchase release order from a purchase agreement

1. Klik Procurement and sourcing Common Purchase orders Purchase agreements. OR Accounts payable Common Purchase orders Purchase agreement. Buka daftar halaman Purchase agreements. Pilih perjanjian pembelian yang anda ingin keluarkan. Anda dapat juga buka Purchase agreements form untuk perjanjian pembelian dengan mengklik dua kali dalam daftar perjanjian pembelian. Pada Action pane, klik Release order. Buka Create a new release order form. Dalam Purchase quantity field, masukkan kuantitas pembelian. Dalam Delivery date field, masukkan tanggal pengiriman. Masukkan produk dan dimensi lokasi, jika mereka tidak ada. Jika anda ingin menentukan alternative alamat pengiriman, klik tombol selanjutnya Select a different address untuk Delivery address field.

2.

3. 4. 5. 6. 7.

8. Klik Create untuk memasukkan pesanan pembelian yang dikeluarkan. Masukkan hasil pesanan ke pesaan pembelian baru pada daftar halaman All purchase orders.

Create a purchase release order from a new purchase order

1. Klik Procurement and sourcing Common Purchase orders Purchase agreements. OR Accounts payable Common Purchase orders Purchase agreement. Buka daftar halaman Purchase agreements. Pada Action pane,klik Purchase order untuk membuat pesanan pembelian baru. Dalam Create purchase order form, plih vendor dalam Vendor account field. Pada General fast tab, jikan beberapa perjanjian pembelian yang ada untuk memilih vendor, perjanjiam pembelian muncul dalam Purchase agreement ID field. Pilih perjanjian pembelian. Klik Yes jika anda ingin mentransfer mata uang dan alamat pengiriman dari perjanjian pembelian yang dipilih. Klik No jikan anda ingin menggunakan alamat pengiriman dan informasi mata uang vendor secara umum. Klik Ok. Pada line pesanan pembelian, dalam Item number field, masukkan nomor barang yang telah ditentukan ke dalam komitmen perjanjiam pembelian. Sebuah hubungan dibuat antara line pesanan pembelian dan komitmen perjanjian pembelian. Dalam Quantity field, masukkan kuantitas pembelian. Masukkan produk dan dimensi lokasi, jika mereka tidak ada. Dalam Delivery date field, masukkan tanggal pengiriman dengan mengklik Line details Delivery. Klik Close.

2. 3. 4.

5.

6. 7.

8. 9. 10. 11.

View purchase or sales release order lines

Topik ini menjelaskan bagaimana melihat line pesanan pembelian atau penjualan yang dikeluarkan dari sebuah perjanjian pembelian atau penjualan. Anda dapat memilih melihat semua lines pesanan pembelian atau penjualan yang dikeluarkan untuk sebuah perjanjian pembelian atau penjualan, atau anda hanya dapat mlihat lines pesanan yang dikeluarkan dari line perjanjian pembelian atau penjualan yang spesifik.

View all release order lines for a purchase or sales agreement

1. Accounts payable Common Purchase orders Purchase agreement. OR

Klik Procurement and sourcing Common Purchase orders Purchase agreements. OR Klik Sales and marketing Common Sales orders Sales agreements. 2. Pilih sebuah perjanjian pembelian atau penjualan dalam daftar. 3. Pada Action pane, klik Release order lines. Buka Purchase order lines form atau Order lines form, berdasarkan pada dimana anda membuka form. Anda dapat melihat semua lines pesanan yang dikeluarkan untuk perjanjian pembelian atau penjualan yang dipilih.

View order lines released from a purchase or sales agreement line

1. Accounts payable Common Purchase orders Purchase agreement. OR Klik Procurement and sourcing Common Purchase orders Purchase agreements. OR Klik Sales and marketing Common Sales orders Sales agreements. 2. Klik dua kali perjanjian pembelian atau penjualan dalam daftar untuk membuka Purchase agreements form atau Sales agreements form. 3. Dalam Purchase agreement lines grid atau Sales agreement lines grid, pilih line perjanjian pembelian atau penjualan. 4. Pada toolbar, klik Related information, dan kemudian klik Release order lines. Buka Purchase order lines form atau Order lines form, berdasarkan pada dimana anda membukan form. Anda dapat menggunakan form ini untuk melihat lines pesanan yang dikeluarkan untuk line perjanjian pembelian atau penjualan yang dipilih.

View history of confirmed purchase agreements

Ketka sebuah perjanjian pembelian disetujui, versi sekarang perjanjian pembelian dimasukkan ke dalam tabel sejarah dan mendapatkan sebuah nomor versi. Sejarah konfirmasi sebuah perjanjian pembelian berisi informasi mengenai vendor, rincian line dari perjanjian pembelian, dan istilah perjanjian pembelian. Jika sebuah perjanjian pembelian diubah, anda harus mengkonfirmasi perjanjian pembelian. Setelah anda mengkonfirmasi perjanjian pembelian, perubahan menjadi aktif, dan versi baru dimaukkan ke dalam sejarh. Dengan cara ini, anda dapat melacak perubahan yang telah dibuat untuk perjanjian pembelian.

1. Klik Accounts payable Common Purchase orders Purchase agreement. OR Klik Procurement and sourcing Common Purchase orders Purchase agreements. Pilih perjanjian pembelian yang anda ingin lihat sejarahnya. Pada Action pane, klik Purchase agreement confirmations. Dalam Purchase agreement confirmations form, dalam pane kiri, pilih versi konfirmasi perjanjian pembelian yang anda ingin lihat. Klik General fast tab untuk melihat informasi dari header perjanjian pembelian. Anda juga dapat melihat rincian dari perjanjian pembelian : Klik Lines fast tab untuk melihat rincian mengenai lines perjanjian pembelian. Klik Delivery address fast tab untuk melihat informasi pengiriman. Klik Terms fast tab untuk melihat informasi mengenai istilah perjanjian pembelian.

2. 3. 4. 5.

View vendor invoice lines for a purchase agreement

Topic ini menjelaskan bagaimana melihat lines tagihan vendor yang berhubungan dengan pesanan pembelian yang telah dikeluarkan dari perjanjian pembelian. Anda dapat juga melihat seluruh lines tagihan vendor untuk sebuah perjanjian pembelian, atau anda hanya dapat melihat lines tagihan vendor ini yang berhubungan dengan line perjanjian pembelian yang spesifik.

View all vendor invoice lines for a purchase agreement

1. Klik Accounts payable Common Purchase orders Purchase agreement. OR Klik Procurement and sourcing Common Purchase orders Purchase agreements. 2. Klik dua kali sebuah perjanjian pembelian. 3. Pada Action pane, pada Purchase agreement tab, klik Related information Invoice lines. Buka Invoice lines form, dimana anda dapat melihat seluruh lines tagihan vendor untuk perjanjian pembelian yang dipilih.

View vendor invoice lines for a purchase agreement

1. Klik Accounts payable Common Purchase orders Purchase agreement. OR

Klik Procurement and sourcing Common Purchase orders Purchase agreements. 2. Klik dua kali sebuah perjanjian pembelian. 3. Pada Purchase agreement lines fast tab, pilih line perjanjian pembelian yang anda ingin lihat yang berhubungan dengan lines tegihan vendor. 4. Pada toolbar, klik Related information Invoice lines. Buka Invoice lines form, dimana anada dapat melihat lines tagihan vendor untuk line perjanjian pembelian yang dipilih.

Print the status of a purchase agreement

1. Klik Procurement and sourcing Reports Status Purchase agreement fulfillment. 2. Cetak laporan mengunakan satu dari metode dibawah ini : Klik OK untuk mencetak laporan yang menggambarkan status semua perjanjian pembelian. Klik Select untuk mendefinisikan kriteria untuk laporan. Contoh, anda mencetak status sebuah perjanjian pembelian yang spesifik. Kemudian klik OK untuk mencetak laporan.