2.

LANDASAN TEORI

2.1 DEFINISI PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA 2.1.1 Dalam buku R. Wayne Mondy disebutkan Perencanaan SDM adalah proses sistematis untuk mencocokkan pasokan karyawan internal dan eksternal dengan lowongan-lowongan pekerjaan yang diperkirakan muncul dalam organisasi di periode waktu tertentu. 2.1.2 George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat. 2.1.3 Andrew E. Sikula mengemukakan bahwa Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi. 2.1.4 Dalam buku Garry Dessler disebutkan Merencanakan pekerjaan adalah proses menentukan posisi yang akan diisi dalam perusahaan dan bagaimana mengisinya. Perencanaan pekerjaan merupakan bagian integral dari strategi perusahaan dan proses perencanaan SDM. Rencna untuk memasuki bisnis baru, membangun pabrik baru dan lain-lain. Dalam perencanaan Sumber Daya Manusia tidak lepas dari yang namanya Peramalan Kebutuhan dan Peramalaan Ketersediaan. Peramalan Kebutuhan adalah penentuan jumlah, keterampilan dan lokasi karyawan yang akan dibutuhkan organisasi dimasa mendatang dalam rangka mencapai tujuannya. Sedangkan Peramalan Ketersediaan adalah penentuan atas kemampuan perusahaan untuk mendapatkan karyawan karyawan dengann keterampilan yang dibutuhkan dan dari mana sumbernya. 2.2 Memprediksi Kebutuhan Personel atau Meramalkan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Ada beberapa cara memprediksi kebutuhan personel : 2.2.1 Analisis Tren Adalah studi kebutuhan pekerjaan masa lalu di masa lalu di perusahaan selama suatu periode tertentu untuk memprediksikan kebutuhan pekerjaan di masa mendatang. Jadi perusahaan bisa menghitung 5 tahun sekali/ 1 tahun sekali dll, tujuannya adalah mengetahui tren yang akan berlanjut di masa datang. Analisis tren dapat memberikan perkiraan awal, tetapi dalam merencanakan

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.5

2.2.6

2.2.7

pekerjaan tidaklah hanya bergantung pada ukuran waktu tetapi ada beberapa ukuran lain. Analisis Rasio Adalah teknik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf di masa datang dengan menggunakan rasio antara faktor penyebab dan jumlah karyawan yang dibutuhkan, Scatter Plot Adalah metode grafis yang digunakan untuk membantu mengenali hubungan 2 variabel. Misal ukuran aktivitas bisnis dengan level penyusunan staf perusahaan. Menggunakan komputer untuk meramalkan kebutuhan personel Adalah penentuan kebutuhan staf masa depan dengan memproyeksikan penjualan, volume produksi dan personel yang dibutuhkan untuk mempertahankan volume produksi perusahaan dengan paket software. Dengan program seperti ini pengusaha dengan cepat menerjemahkan produktivitas yang diproyeksikan dan level penjualan ke dalam ramalan kebutuhan personel. Zero-Base Forecasting: menggunakan tingkat kekaryawanan organisasi saat ini sebagai titik awal untuk menentukan kebutuhan penyediaan staf (staffing) di masa depan, sebagaimana yang digunakan untuk penganggaran. Permalan berbasis nol adalah analisis mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia. Bottom-Up Approach: setiap level yang berurutan dalam organisasi, mulai dari yang terendah, meramalkan kebutuhannya, hingga akhirnya menghasilkan ramalan agregat mengenai karyawan yang dibutuhkan.Pendekatan ini berdasarkan bahwa manajer tiap unit harus mengetahui kebutuhan karyawannya. Proses ini sering kali bersifat interaktif dalam artian bahwa perkiraan kebutuhan dari level sebelumnya didiskusikan, dinegosiasikan, dan diperkirakan ulang dengan level manajemen berikutnya. Model Simulasi: teknik peramalan dengan melakukan eksperimen mengenai situasi nyata menggunakan model matematis. Model ini adalah upaya untuk menggambarkan situasi nyata melalui logika matematis untuk memperkirakan apa yang akan terjadi. Simulasi membantu manajer untuk memampukan mereka mengajukan banayak pertanyaan What If Questions tanpa harus membuat keputusan yang menimbulkan konsekuensi di dunia nyata.

2.3 Meramalkan ketersediaan Peramalan ketersediaan SDM merupakan penentuan apakah perusahaan mampu memperoleh para karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan dan

darimana sumbernya. Ramalan tersebut membantu menunjukkan kemungkinan terpenuhinya jumlah karyawan yang dibutuhkan. 2.4 Ramalan kekurangan karyawan Beberapa tindakan yang bisa dilakukan adalah: 2.4.1 Perekrutan kreatif Organisasi mungkin harus merekrut di wilayah-wilayah geografis yang berbeda dibandingkan pada masa lalu, menggali metode-metode baru dan mencari tipe-tipe kandidat yang berbeda 2.4.2 Insentif kompensasi Hal-hal yang bisa dilakukan melalui insentif kompensasi adalah dengan melakukan bayaran premium, empat hari kerja seminggu, jam kerja fleksibel dan lain-lain. 2.4.3 Program pelatihan Program pelatihan diperlakukan untuk mempersiapkan orang-orang yang tadinya belum mampu bekerja agar dapat mengisi posisi-posisi dalam perusahaan. Pelatihan keterampilan bisa membantu perusahaan dalam mengatasi kekurangan karyawan. 2.4.4 Standar seleksi yang berbeda Dalam melakukan seleksi karyawan perusahaan harus menentukan kriteria seleksi yang sudah disesuaikan untuk memastikan bahwa tersedia cukup orang untuk mengisi pekerjaan. 2.5 Ramalan Surplus Karyawan 2.5.1 Perekrutan terbatas Perusahaan tidak mengganti para karyawan yang keluar. Para karyawan baru dipekerjakan jika kinerja organisasi mungkin terpengaruh. 2.5.2 Pengurangan jam Misalkan jam kerja 40jam seminggu dikurangi menjadi 30jam seminggu. 2.5.3 Pensiun dini Ada beberapa karyawan yang menerima dan menolak pensiun dini, biasanya dia menerima pensiun dini jika uang pensiunannya cukup menarik. 2.5.4 Perampingan Dikenal juga dengan re-strukturisasi atau rightsizing, yang pengertiannya adalah kebalikan dari pertumbuhan perusahaan yang merupakan perubahan sekali waktu dalam organisasi dan dalam jumlah karyawan yang dipekerjakan. Perampingan identik dengan pemberhentian. Jika pemberhentian didasarkan pada kinerja penting untuk memastikan bahwa para karyawan yang diberhentikan memiliki penilaian hasil kerja yang lebih rendah daripada yang dipertahankan. Dalam perampingan

biasanya serikat pekerja akan bereaksi dan memberikan dampak yang negatif bagi perusahaan, untuk menanggulanginya perusahaan biasanya melakukan outplacement yang artinya sebuah prosedur dimana para karyawan yang diberhentikan diberi bantuan untuk menemukan pekerjaan di tempat lain. 2.6 Program Suksesi Terkadang dalam perusahaan ada pengunduran diri, pemberhentian tidak direncanakan, pensiun dan kematian. Untuk itu perusahaan harus melakukan program suksesi yang artinya adalah proses untuk memastikan bahwa orangorang yang memenuhi syarat telah tersedia untuk mengisi posisi-posisi manajerial kunci begitu posisi-posisi tersebut lowong. Tujuannya adalah membantu memastikan transisi yang lancar dan efisiensi operasi. Perubahanperubahan besar sering terjadi oleh karena itu saat ini program suksesi menjadi sangat penting. 2.7 Sistem Informasi SDM Dalam melakukan perencanaan SDM dan program suksesi kita memerlukan Sistem Informasi SDM, yakni semua pendekatan terorganisasi untuk memperoleh informasi yang relevan dan tepat waktu yang digunakan sebagai dasar keputusan-keputusan SDM. Sistem informasi haruslah tepat waktu, akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Dengan memanfaatkan berbagai jenis data input, sistem informasi ini menyediakan berbagai data output yang sangat penting dalam pengelolaan SDM.

2.8 Syarat syarat perencanaan SDM 2.8.1 Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. 2.8.2 Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. 2.8.3 Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. 2.8.4 Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. 2.8.5 Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. 2.8.6 Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah. 2.9 Tujuan Perencanaan SDM 2.9.1 Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan. 2.9.2 Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

2.9.3 Untuk menghindari terjadinya mis manajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. 2.9.4 Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat. 2.9.5 Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan. 2.9.6 Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. 2.9.7 Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan. 2.9.8 Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan. 2.10 Metode dalam Perencanaan SDM Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. 2.10.1 Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. 2.10.2 Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. 2.11 Faktor-faktor yang menyebabkan adanya Permintaan SDM oleh perusahaan 2.11.1 Internal Faktor-faktornya adalah : 2.11.1.1 Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional 2.11.1.2 Faktor prediksi produk dan penjualan 2.11.1.3 Faktor pembiayaan (cost) SDM 2.11.1.4 Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis) 2.11.1.5 Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan 2.11.1.6 Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer 2.11.2 Eksternal Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain: 2.11.2.1.1 Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya. 2.11.2.1.3 Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia. 2.11.2.1.4 Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, pembajakan manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia. 2.11.3 Faktor Angkatan Kerja Faktor-faktornya adalah Pensiun, Pengunduran diri, Pemberhentian, Kematian, dan Kemangkiran.

2.11.2.1.2 Kondisi

Sumber buku:

Manajemen Sumber daya manusia, Edisi 10 jilid 1, Garry Dessler, Prentice Hall Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi 10 jilid 1, R Wayne Mondy, Erlangga