1

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factorfaktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima factor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas secara khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan. Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum. Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit. Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi antara lain! obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan", persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik. B. TUJUAN 1 Tujuan Umum Mengetahui manajemen logistik keperawatan dan mampu mengidentifikasi keadaan manajemen logistik dalam satu pelayanan kesehatan hingga memberikan usulan perbaikan yang diperlukan.

#
2 Tujuan khusus a. Mampu mengidentifikasi keadaan saat ini tentang pengelolaan logistik keperawatan. b. Membuat sistem pengelolaan logistik keperawatan mulai dari perencanaan pengadaan, pemeliharaan, e$aluasi dan pengembangan sistem tersebut.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. PENGERTIAN &iagian! 1''#, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material(alat-alat. &ubagya! 1'')", sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. *alam sistem administrasi manajemen logistik &ubagya menyatakan sebagai berikut!

Unsu manaj!m!n" Man Money Material Machine Method

Fun#s$ manaj!m!n" Planning .rgani/ing 0ctuating 1ontrolling

Fun#s$ %&#$s'$(" +ungsi perencanaan +ungsi penganggaran +ungsi Pengadaan +ungsi penyimpanan +ungsi penyaluran +ungsi penghapusan +ungsi Pengendalian

Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik. B. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK +ungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut Mustiksari! #,,-"!

Perencanaan Penghapusan Penganggaran

Pengendalian control"

Pendistribusian

Pengadaan

Penyimpanan

Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. 2ntuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut. 1 Fun#s$ P! !n(anaan Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. &edangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai user" kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi Mustikasari! #,,-". &ubagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, e$aluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap de$isi-de$isi yang terjadi. &uatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan

3
berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. *i bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas &ubagya! 1'')".

P$m+$nan,S'aP!n#kaj$an P!n#!n)a%$an

n P! s$a+an P!%aksana P!n#a*asan

Sasa an

P!n#a*as

*alam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan &asaran " di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan ( staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. &eluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan untuk mencapai sasaran" organisasi. Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut! a. Rencana jangka panjang 4ong range" b. Rencana jangka menengah Mid range" c. Rencana jangka pendek &hort range" Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain! a. Rencana Pembelian b. Rencana Rehabilitasi c. Rencana *islokasi d. Rencana &ewa e. Rencana Pembuatan.

5
*alam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut! a. 0pakah yang di butuhkan what" untuk menentukan jenis barang yang tepat b. 6erapa yang di butuhkan how much, how many" untuk menentukan jumlah yang tepat c. 6ilamana dibutuhkan when" untuk menentukan waktu yang tepat d. *i mana dibutuhkan where" untuk menentukan tempat yang tepat e. &iapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan who" untuk menentukan orang atau unit yang tepat f. 6agaimana diselenggarakan how" untuk menentukan proses yang tepat g. Mengapa di butuhkan why" untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat 2 Fun#s$ P!n#an##a an Penganggaran budgetting", adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu(skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya &ubagya 7 Mustikasari" *alam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. *engan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable. 0pabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan. *alam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah! a. Peraturan8peraturan terkait b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi c. 9al-hal yang berhubungan dengan anggaran d. Pengaturan anggaran seperti! sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik

&umber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari *ana &ubsidi 6appenas, *epkes, Pemda" dan dari penerimaan rumah sakit. &edangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari *ana &ubsidi :ayasan dan *onatur", Penerimaan rumah sakit dan *ana dari pihak ketiga Mustikasari". 0lokasi anggaran logistik Rumah &akit ), ; - 3, ; dalam bentuk obatobatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang. . Fun#s$ P!n#a)aan Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. &ubagya! 1'')". &edangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. 1ara8cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah! a. Pembelian b. Penyewaan c. Peminjaman d. Pemberian hibah " e. Penukaran f. Pembuatan g. Perbaikan Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut! a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan b. Penyususnan dokumen tender c. Pengiklanan(penyampaian uandangan lelang d. Pemasukan dan pembukuan penawaran

<
e. =$aluasi penawaran f. Pengusulan dan penentuan pemenang g. Masa sanggah h. Penunjukan pemenang i. Pengaturan kontrak j. Pelaksanaan kontrak Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres >o. <, tahun #,,%. 6eberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain! a. Kode etik pengadaan Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh ?eorge @. 0ljian, antara lain! 9ubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan Aidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun. Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika b. Pelelangan pengadaan barang &etiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut! Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 3 orang terdiri dari unsur! Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis. *ilarang duduk sebagai anggota panitia adalah! Kepala kantor(satuan pekerja(pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unitunit yang berfungsi sebagai pemeriksa. Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor(satuan pekerja(pemimpin proyek Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk &ubagya!1'')"

'
/ Fun#s$ P!n0$m+anan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. Mustikasari! #,,-" Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. +ungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. +ungsi yang lain adalah! Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri. +aktor 8 faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah! a. Pemilihan lokasi 0ksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik. b. 6arang Benis, bentuk barang atau bahan yang disimpan" Benis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam! 6arang biasa! Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll. 6arang khusus! .bat-obatan, alat-alat medis dll. c. Pengaturan ruang 6entuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan. d. Prosedur(sistem penyimpanan +ormulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll. e. Penggunaan alat bantu f. Pengamanan dan keselamatan Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan. 1 Fun#s$ P!n0a%u an 2D$s' $3us$4 Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya &ubagya! 1'')". +aktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain! a. Proses 0dministrasi b. Proses penyampaian berita data-data informasi" c. Proses pengeluaran fisik barang

1,
d. Proses angkutan e. Proses pembongkaran dan pemuatan f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan. 5 Fun#s$ P!n#ha+usan Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku &ubagya! 1'')". 0lasan penghapusan barang antaralain! a. 6arang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan b. Aehnis dan ekonomis! &etelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor! Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete meningkatkan efisiensi atau efektifitas", kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, 6usuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi. c. &urplus dan ekses d. Aidak bertuan! 6arang-barang yang tidak diurus e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain! a. 0spek yuridis, administrasi dan prosedur *alam aspek yuridis mencakup hal-ha! Pembentukan panitia penilai, identifikasi dan in$entarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus. b. 0spek rencana pelaksana tehnis =$aluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. 1ara-cara penghapusan yang la/im dilakukan antaralain! Pemanfaatan langsung! 2saha merehabilitasi(merekondisi komponenkomponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.

11
Pemanfaatan kembali! 2saha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain Pemindahan!Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung 9ibah! Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi Pemerintah" Penjualan(Pelelangan! *ijual baik di bawah tangan atau dilelang Pemusnahan! Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan 6 Fun#s$ P!n#!n)a%$an Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung Mustikasari! #,,-". 6entuk kegiatan pengendalian antara lain! a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain b. Melaksanakan pengamatan Monitoring", e$aluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan d. Melakukan super$isi 0gar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut! a. &truktur organisasi yang baik b. &istem informasi yang memadai c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi d. Pendidikan dan pelatihan e. 0nggaran yang cukup memadai

1#

DAFTAR PUSTAKA 0ljian ?eorge @ Mc ?raw 9ill Mustikasari #,,- " Kuliah Manajemen &umber *aya Menusia, Aidak di 1'3< "CPurchasing Hanbook # nd =dition, >ew :ork, Mc

Publikasikan &ubagya M &, 1'') " DManajemen Logistik cetakan keempat Bakarta ! PA ?unung 0gung