Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. ata source dapat berupa data di !"cel, #ccess, $ontact pada %utlook dan sebagainya. &ada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. 'elain itu: (ebih mudah mengontrol dan menambah data baru. (ebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja !"cel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya. )uga mempermudah menyalin data source pada dokumen !"cel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat serti*ikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

(angkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

* Ta ap ! Membuat Data Source

+. ,uat data source di !"cel seperti contoh di ba-ah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

* Ta ap !! Membuat Dokumen Master

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

2. ,uat dokumen master surat di .ord seperti contoh di ba-ah ini dan simpan dengan nama Master Surat. ,eri jarak untuk menaruh nama dan alamat. okumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master"

* Ta ap !!! Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

/. &ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

0. 'elanjutnya kita akan memilih data source. 1. &ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select #ecipients. 2. &ilih $se Existing %ist, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. 3emudian klik &pen untuk menampilkan kotak dialog Select Table. 4. &ada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak 'irst ro( of data contains column eaders dicentang. 3emudian klik &). 5. 'ekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya. 6. 7aruh di kursor di ba-ah tulisan )epada *t ", kemudian pada Mailings tab, grup Write + !nsert 'ields, klik !nsert Merge 'ield dan pilih ,ama. +8. (akukan juga hal yang sama pada -lamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di ba-ah ini. ata ditampilkan dalam tanda kurung siku dua ..data field//.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

i sini kita dapat mengatur *ormat surat, seperti memberi cetak tebal pada ,ama dan sebagainya. ,ila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut: +. &ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit #ecipient %ist. 2. i kotak dialog Mail Merge #ecipients, kosongkan kotak pada da*tar seperti contoh di ba-ah ini. ,ila ada penambahan data baru di !"cel, klik nama dokumen pada ata 'ource dan klik tombol 9e*resh. ata yang baru akan ditampilkan di da*tar.

: Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol 0re1ie(#esults. 'urat akan ditampilkan per data. 3lik tanda panah untuk berpindah antar data.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

)ika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol 0re1ie(#esults dan lakukan perubahan yang diinginkan.

* Ta ap !2 Men3impan dan Mencetak Mail Merge

: &ada tahap ini, klik tombol 'inis + Merge dan pilih: 0rint Documents, untuk mencetak surat. #da / pilihan: +. -ll untuk mencetak semua surat. 2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang akti*. /. ;si nomor urut data pada kotak 'rom dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Edit !ndi1idual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. &ilihan sama dengan di atas (-ll, Current record dan nomor urut tertentu). &ada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. )angan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

Membuat mail merge di MS W&#D 2007

Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. <amun dengan berkembangnya Microso*t -ord 288/ ke Microso*t .ord 2884, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. &ada

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

7utorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microso*t .ord 2884: +. 7uliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms .ord 2884 seperti di gambar:

2. &ilih menu Mailings

/. &ilih menut start Mail Merge

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

0. &ilih menu Step b3 step Mail Merge Wi4ard 1. i sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. &ilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. 'etelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol ne"t yang ada di ba-ah.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

2. &ada step ke-2, pilihlah use t e current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat a-al telah di buat.'etelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol ne"t yang ada di ba-ah. 4. &ilih lah T3pe a ne( list untuk membuat da*tar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. (anjutkan dengan menekan menu create.

5. 'etelah muncul menu ,e( addres list, pilih sub menu Customi4e -ddress list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

6.&ada sub menu tersebut telah terdapat da*tar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu elete.

+8. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu -dd. ;si kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. 7ekan %3 untuk mengakhiri. 'ebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar)

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

++.

'etelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu ne- entry. $ontoh : judul nama diisi dengan 9udi, esy, =adi, 9omy.Untuk mengakhiri tekan %3

+2. 'ecara otomatis akan muncul menu sa>e. 'impanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. ,eri nama *ile data tersebut, misalnya latihan mail merge. 'etelah itu akan muncul menu mail merge recipients. )ika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah %3.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

+8

+/. <amun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama *ile yang ada di kolom data source. (alu pilih menu !dit. +0. )ika sudah kembali ke lembar kerja di Ms .%9 , pilihlah menu insert Merge field.

+1. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

++

+2. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar 0re1ie( #esults

hasilnya :

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

+2