Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Sumber Data Dari

Excel – Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan
surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan
tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link
berikut):
 Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013
Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi
dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih
praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua
file yaitu dokumen utama dan sumber data.

 Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
 Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang
nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel,
access, dll.
Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source
data) menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan
menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat,
praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang
aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:

1. Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru

2. Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih
mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
3. Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.

Langkah-langkah membuat mail merge

dengan data dari Excel
Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal.
Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan
biodata.

Step 1: Buat file sumber datanya (source

data)
Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama.
Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai
keinginan kamu.

Step 2: Buat naskah utamanya

Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk
tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.
Step 3: Menghubungkan Dokumen
Master (word) dan Sumber Data (excel)
1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select
Recipients, lalu pilih Use Existing List…

2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.

3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi
data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu
mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk
memberi tanda centang pada First row of data contains column headers.
Setelah itu klik OK.

4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-
masing tempatnya.

5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik
opsi Nama.

6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk
melihat hasil pada data yang lain.
Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk
dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa
opsi.
 Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru.
(file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada
file excel).
 Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Tambahan Penting:
Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-
update data pada word dengan cara:

Klik Edit Recipients List

Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.
Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna.