Manajemen Transportasi Monitoring

Kontrol dan Evaluasi

Posted on July 29, 2013 by rinatnunay
Misi utama dari transportasi adalah untuk melakukan pengiriman barang/material pada waktu
yang tepat, dengan jumlah dan kondisi yang tepat, ke tujuan yang tepat, dengan harga yang
tepat/terjangkau. Untuk dapat mencapai misi tersebut, harus ada pendekatan terstruktur untuk
pemilihan dan selanjutnya pemantauan (monitoring) dan kontrol terhadap transporternya atau
penyedia transport.
Pada penulisan sebelumnya, kita telah melihat tahap pemilihan model / jenis transportasi yang
digunakan berdasarkan empat kriteria kunci dan faktor-faktor operasional yang sangat
berpengaruh dalam pemilihan ini.

Ketika suatu pengiriman / transportasi dijalankan atau berlangsung, banyak hal yang harus
dimonitor dan dikontrol. Idealnya, harus ada orang atau karyawan atau bahkan unit khusus yang
memonitor dan mengontrol setiap pengiriman / pergerakan barang atau material.
Berikut adalah tugas yang harus dijalankan oleh karyawan atau unit yang memonitor dan
mengontrol selama pengiriman / pergerakan barang atau material berlangsung:
1. Melacak posisi barang atau material dan memperbarui waktu pengiriman.
2. Mengatur orang atau karyawan yang dibutuhkan selama pengiriman berlangsung.
3. Menangani isu-isu yang muncul atau masalah yang terjadi.
4. Membuat dokumentasi yang diperlukan selama pengiriman atau pergerakan berlangsung
termasuk jika diperlukan untuk proses transit.
5. Memahami prosedur pengiriman atau pergerakan ke suatu daerah yang memerlukan kendali
otoritas setempat, misalnya dokumentasi yang diperlukan untuk pengurusan bea dan cukai,
permohonan ijin pengiriman dan sebagainya.
6. Menjaga aliran informasi antara semua pihak yang terkait berjalan dengan baik untuk
memastikan keamanan dan keselamatan barang atau material serta semua personil yang
terlibat selama proses pengiriman berlangsung, serta untuk memastikan agar semua syarat
dan kondisi pengiriman sesuai dengan perjanjian atau kontrak yang telah dibuat.
7. Memberikan masukan secepatnya kepada pihak manajemen apabila ada hal-hal yang
mendesak, misalnya harus ada perubahan rute atau waktu pengiriman.
Selain monitoring dan kontrol tersebut di atas, hal penting yang juga harus dilakukan adalah
mengukur kinerja transporter atau penyedia transportasi untuk memastikan bahwa mereka
melakukan persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak atau perjanjian. Biasanya data yang
dipakai diambil dari catatan pengiriman yang dilakukan oleh transporternya. Transporter akan
memberikan data tersebut bergantung pada kondisi yang ditetapkan dalam kontrak atau ketika
pengiriman telah selesai.
Evaluasi performa transporter sebaiknya dilakukan pada saat pengiriman berlangsung sampai
selesai, hal ini bisa dilakukan berdasarkan data fisik dan juga data non-fisik. Data fisik antara lain
ketepatan jumlah dan waktu pengiriman, apakah ada barang yang rusak serta biaya transportasi
tersebut. Data non-fisik bisa berupa informasi yang didapat dari penerima mengenai pelayanan
yang diberikan oleh transporter misalnya sikap dari sopir yang mengangkut, kondisi kendaraan
yang dipakai juga fleksibilitas yang diberikan.
Hasil dari evaluasi performa ini akan dipakai sebagai dasar untuk memberikan masukan kepada
transporter. Beberapa transporter juga biasanya membuat evaluasi performa untuk kliennya.
Laporan atau hasil evaluasi ini sebaiknya dibuat sekonstruktif mungkin dan menjadi dasar
untuk klien/perusahaan dan transpoter berdiskusi dan saling memberikan masukan. Jika terjadi
hal-hal yang tidak diinginkan maka bisa segera diambil jalan keluarnya dan juga bisa dipakai
sebagai bahan pertimbangan untuk pengiriman berikutnya. Diskusi ini sebaiknya dilakukan
dengan semangat mitra dalam supply chain daripada mengikuti cara lama konfrontasi antara
klien dan penyedia. Dalam evaluasi ini juga harus menyoroti keberhasilan yang dicapai dan hal-
hal yang dilakukan dengan baik.
http://rinatnunay.wordpress.com/2013/07/29/manajemen-transportasi-monitoring-kontrol-dan-
evaluasi/
Logistics
Bahasa : English :
Apa itu Logistik ?
Lebih Jauh Tentang Logistik
Beberapa Pengertian tentang Logistik
Kesimpulan >> Apa Itu Logistik
Transport
Gudang >> Pendahuluan
Manajemen Transportasi Perencanaan
More on Logistics
Several Definitions about Logistics
Conclusions >> What Is Logistics
What is Logistics ?
Transport
Warehouse >> Preliminary
Transportation Management Planning
Manajemen Transportasi
Pengambilan Keputusan
Manajemen Transportasi Monitoring, Kontrol
dan Evaluasi
Manajemen Armada untuk Angkutan Darat
Memantau dan Mengontrol Kinerja Kendaraan
dan Pengemudi
Pertimbangan Umum yang Diperlukan Untuk
Memilih Sebuah Gudang
Merencanakan Tata Ruang Suatu Gudang
Mengelolah Gudang (I)
Transportation Management
Decision Making
Transportation Management Monitoring,
Control and Evaluation
Fleet Management for Land Transport
Monitor and Control the Performance of the
Vehicles and the Drivers
General Requirement for Choosing
a Warehouse
How We Plan to Use the Warehouse Space
Share this: