SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR DI BAPAPSI KABUPATEN BANDUNG

La Ode Saktika A. Luthfi, Mubassiran, Sari Armiati,
Program Studi Manajemen Informatika
Politeknik Pos Indonesia Bandung, Jl. Sari Asih 54 Bandung 40151, Indonesia
Tel. +62-22-200-9570
lsaluthfi@yahoo.co.id , mubassiran@poltekpos.ac.id, armiati@gmail.com
Abstrak - Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) memiliki tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang pengelolaan dan
pelayanan perpustakaan, kearsipan dan pengembangan sistem informasi yang meliputi perpustakaan, kearsipan,
pengelolaan dan pengembangan informasi, pemberdayaan informasi serta melaksanakan ketatausahaan
badan. Penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang masih melalui meja ke meja sehingga
memperlambat alur informasi. Oleh karena itu perlu disusun rancangan sistem untuk mengelola surat masuk dan
keluar agar data surat dapat tersusun dengan baik dan rapi dan penyebaran perintah disposisi secara
komputerisasi sehingga dapat bermanfaat bagi instansi.

Metodologi penelitian yang digunakan adalah metodologi waterfall. Tahapan awal dimulai dengan analisis
menggunakan Flowmap sebagai pendeskripsian proses yang sedang berjalan yaitu prosedur surat masuk dan
proses surat keluar. Perancangan sistem informasi ini menggunakan UML (Unified Modelling Language)
sebagai bahasa pemodelan sistem yang akan dibangun, Class Diagram sebagai model data yang terdiri dari
entitas dan hubungan (relation) antaraobjek-objek.Sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman
VB.Net dan basis data menggunakan Microsoft SQL Server.
Sistem Informasi ini telah diuji dengan menggunakan teknik Black Box. Strategi pengujian yang digunakan
dalam Sistem yaitu dengan menggunakan pengujian unit. Pengujian dilakukan terhadap 40 unit.
Berdasarkan hasil implementasi yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat melakukan penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke
kepala bidang secara komputerisasi.
Kata Kunci :

Bapapsi, Sistem Informasi, Surat Keluar,Surat Masuk, Disposisi, UML, VB.Net, Sql Server,
BlackBox.

I.PENDAHULUAN
Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan
Sistem Informasi (BAPAPSI) merupakan badan
yang bekerja dalam bidang pengolahan data
yang ada dan digunakan oleh semua badan
yang ada di Pemerintahan Kabupaten Bandung.
BAPAPSI memiliki 4 bidang yakni, bidang
perpustakaan,
kearsipan,pengelolaan
dan
pengembangan informasi dan pemberdayaan
informasi
Berdasarkan tugas pokok dari BAPAPSI itu sendiri
maka dibutuhkan sebuah sistem pengelolaan arsip
yang baik dan terorganisir dengan rapi. Tapi pada
penerapannya sistem informasi pengelolaan arsip
yang ada di BAPAPSI belum berjalan sebagaimana
mestinya. Terdapat beberapa sistem informasi yang
harusnya sudah terkomputerisasi namun masih
menggunakan cara manual. Salah satunya adalah

dalam pengolahan surat masuk, surat keluar dan

disposisi surat masuk di BAPAPSI.
Selain itu penyebaran perintah disposisi dari kepala
dinas ke kepala bidang masih melalui meja ke meja
sehingga memperlambat alur informasi. Oleh
karena itu perlu disusun rancangan sistem untuk
mengelola surat masuk dan keluar agar data surat
dapat tersusun dengan baik dan rapi dan
penyebaran perintah disposisi secara komputerisasi
sehingga dapat bermanfaat bagi instansi. Melihat
permasalahan tersebut maka dibangunlah Sistem
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di
BAPAPSI Kab. Bandung.

Tujuan dari pembangunan sistem ini adalah ini

adalah sebagai berikut :
2.
1.

Merancang sistem informasi yang dapat

mempermudah sekretaris, kepala bidang dan
kepala dinas dalam penyebaran perintah
disposisi.
2. Merancang sistem informasi yang dapat
menampilkan grafik laporan surat masuk, surat
keluar dan disposisi di BAPAPSI
Adapun yang menjadi batasan masalah dalam
pembangunan SistemInformasiPengelolaan Surat
Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI adalah
sebagai berikut:
1. Sistem informasi ini akan dibangun bersifat
objek oriented dan mengunakan bahasa
pemrograman VB.Net.
2. Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk
dan Surat Keluar di Bapapsi dapt menangani
hal-hal sebagai berikut :
- Pengelolaan data surat masuk
- Pengelolaan data surat keluar
- Pengelolaan data disposisi
- Pengelolaan data master seperti data user,
data bidang
- Pengelolaan Laporan
II.METODOLOGI PENELITIAN
Metode yang dijalankan dalam Pembangunan
Sistem Informasi ini adalah model air terjun
(waterfall). Kegiatan pengembangan dasar seperti
yang digambarkan pada gambar 1 berikut:
Analisis

Perancangan

implementasi

Integrasi dan
Pengujian

Operasi dan
Pemeliharaan

Gambar 1 MetodeWaterfall [3]

3.

4.

5.

tugas-tugas yang diinginkan oleh user

tersebut. .
Perancangan, tahapan dimana dilakukan
penuangan pikiran dan perancangan
sistem terhadap solusi dari permasalahan
yang ada dengan menggunakan perangkat
pemodelan sistem.
Implementasi, penulisan kode program
atau coding merupakan
penerjemahan design dalam bahasa yang
bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan
oleh programmer yang
akan
menerjemahkan transaksi yang diminta
oleh user. Tahapan
ini
lah
yang
merupakan tahapan secara nyata dalam
mengerjakan suatu sistem.
Integrasi dan Pengujian, tahapan akhir
dimana
sistem
yang
baru
diuji
kemampuan dan keefektifannya sehingga
didapatkan kekurangan dan kelemahan
sistem
yang
kemudian
dilakukan
pengkajian ulang dan perbaikan terhadap
aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna..
Operasi dan pemeliharaan, perangkat
lunak yang sudah disampaikan kepada
pelanggan
pasti
akan
mengalami
perubahan. Perubahan tersebut bisa karena
mengalami kesalahan karena perangkat
lunak harus menyesuaikan dengan
lingkungan (periperal atau sistem operasi
baru) baru, atau karena pelanggan
membutuhkan perkembangan fungsional.

III. TEMUAN PENELITIAN

Business User pada Sistem Informasi Pengelolaan
Surat Masuk dan Surat Keluar antara lain adalah:
1. Admin
Mengelola data user, data bidang, data surat
masuk, data surat keluar dan data laporan.
2. Sekretaris
Mengelola data surat masuk, data surat keluar
dan data laporan
3. Kepala Dinas
Mengelola data disposisi, data surat masuk,
data surat keluar dan data laporan.
4. Kepala Bidang
Mengelola data surat masuk, surat keluar dan
data laporan

Tahapan tahapan dalam metodologi waterfall:

1. Analisis, langkah ini merupakan analisa
terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan
data dalam tahap ini bisa melakukan
sebuah penelitian, wawancara atau studi
literatur. Sistem analis akan menggali
informasi
sebanyak-banyaknya
dariuser sehingga akan tercipta sebuah
sistem komputer yang bisa melakukan
2

Business
Proses
pada
Sistem
Informasi
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
digambarkan dengan flowmap. Flowmap Surat
Masuk digambarkan pada Gambar 2
Flowmap Surat Masuk
Instansi lain

Sekretaris
BAPAPSI

Kepala BAPAPSI

Kepala Bidang

Mulai

Surat Masuk

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan

Surat Keluar yang dibangun memiliki 7 proses
sesuai dengan urutannya yaitu:
1.
Proses Login
2.
Proses Kelola User
3.
Proses Kelola Bidang
4.
Proses Kelola Surat Masuk
5.
Proses Kelola Surat Keluar
6.
Proses Kelola Disposisi
7.
Proses Kelola Laporan

Surat Masuk

Gambar 3 Berikut adalah Class Diagram dari

sistem yang dibangun:

Melakukan
pencatatan
data surat
masuk

Surat Masuk

Surat Masuk

Kartu Kendali
Surat Masuk

User
-id_user: varchar2
-username: varchar2
-password: varchar2
~hak_akses: varchar2

Apakah akan
memberikan
disposisi ?

A1
Ya

Surat Masuk
Kartu disposisi

Memberikan
disposisi

+addUser(): varchar2
+editUser(): varchar2
+deleteUser(): varchar2
+cariUser(): varchar2
+viewUser(): varchar2

Tidak
Surat Masuk
Kartu disposisi

End

Melaksanakan
perintah
disposisi

Surat Masuk
Surat Masuk

Kartu disposisi

A2

A3
3

Gambar 2 Flowmap Surat Masuk

IV.HASIL PENELITIAN
Perancangan yang digunakan untuk membangun
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan
Surat Keluar ini yaitu dengan menggunakan Use
Case dan Class Diagram.
Use Case dari system yang dibangun terlihat pada
gambar 2 berikut:

1
1..*

1..*

Surat Masuk

Surat Keluar

-id_surat_masuk: int
-no_surat_masuk: varchar2
-kode_surat_masuk: varchar2
-kode_instansi: varchar2
-asal_surat: varchar2
-tanggal_surat: date
-perihal: varchar2
-isi: varchar2
-pengolah: varchar2
-tanggal_terima: date
-catatan: varchar2

-id_surat_keluar: int
-no_surat_keluar: varchar2
-kode_surat_keluar: varchar2
-kode_pengolah: varchar2
-tujuan: varchar2
-tanggal_surat: date
-perihal: varchar2
-ringkasan: varchar2
-pengolah: varchar2

0..1

+addSuratKeluar(): varchar2
+editSuratKeluar(): varchar2
+deleteSuratKeluar(): varchar2
+cariSuratKeluar(): varchar2
+getSuratMasuk(): varchar2
+viewSuratKeluar(): varchar2
+getUser(): varchar2
+getBidang(): varchar2

+addSuratMasuk(): varchar2
+editSuratMasuk(): varchar2
+deleteSuratMasuk(): varchar2
+cariSuratMasuk(): varchar2
+getUser(): varchar2
+viewSuratMasuk(): varchar2
1

1..*

1..*
Disposisi
-id_disposisi: int
-no_surat_masuk: varchar2
-asal: varchar2
-tanggal_surat: date
-perihal: varchar2
-instruksi: varchar2
-tujuan: varchar2
-tgl_diteruskan: date

1
Bidang
-id_bidang: varchar2
-nama_bidang: varchar2
1..*

+addDisposisi(): varchar2
+editDisposisi(): varchar2
+deleteDisposisi(): varchar2
+cariDisposisi(): varchar2
+getSuratMasuk(): varchar2
+getBidang(): varchar2
+viewDisposisi(): varchar2

+addBidang(): varchar2
+editBidang(): varchar2
+deleteBidang(): varchar2
+cariBidang(): varchar2

Gambar 4 Class Diagram

Gambar 4 di atas menggambarkan hubungan dari
antar table yang terdapat di Class Diagram yaitu :
1. Tabel User
2. Tabel Bidang
3. Tabel Surat Masuk
4. Tabel Surat Keluar
5. Tabel Disposisi

Gambar 3 Use Case

3

Gambar berikut adalah tampilan awal dari sistem

yang dibangun:

Gambar 8 Kelola Disposisi

Gambar 5 Tampilan Halaman Awal

V. KESIMPULAN

Gambar 6 Kelola User

Setelah dibangun Sistem Informasi Pengelolaan

Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI telah
mencapai sasaran kebutuhan fungsional, diperoleh
beberapa kesimpulan antara lain :
1. Telah dihasilkan sistem informasi pengelolaan
surat masuk dan surat keluar yang dapat
melakukan penyebaran perintah disposisi dari
kepala dinas ke kepala bidang secara
komputerisasi.
2. Telah dihasilkan system informasi yang dapat
mengelompokan surat masuk, surat keluar dan
disposisi berdasarkan
indeks sehingga
mempermudah dalam melakukan pencarian
3. Telah dihasilkan sistem informasi yang dapat
menyimpan arsip surat masuk, surat keluar dan
disposisi secara digital.
.

Gambar 7 Kelola Surat Masuk

DAFTAR PUSTAKA
4

[1] Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan

Perancangan
Sistem
Informasi
untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan
Organisasi
Modern.
Yogyakarta:
PenerbitAndi.
[2] Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren
D. Stallings.Jr. (1981), Fundamentals of
Systems Analysis edisikedua, John Willey &
Sons, New York
[3] Jogiyanto. HM. (1999), Analisis & Disain
Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi BisnisJilid 2,
Informatika: Bandung: EdisibahasaIndonesia.
[4] Jogiyanto, H.M. (2004), Analisis dan Desain
Sistem
Informasi.
Bandung
:penerbit
Informatika.