Anda di halaman 1dari 45

KERTAS KERJA DASAR

PROGRAM PENGURUSAN MASA BAGI


KAKITANGAN MAYFLAX SDN BHD DI
TEMPAT KERJA
Anjuran
UNIT KAUNSELING DAN BAHAGIAN SUMBER
MANUSIA

MAYFLAX SDN BHD


Tarikh

11- 13 FEBRUARI 2005


Tempat

HOTEL MANDARIN ORIENTAL


KUALA LUMPUR

Ke Arah Pengurusan Masa Berkesan

Kertas Kerja Dasar ini dikemukakan untuk mendapatkan kelulusan menjalankan


program daripada pihak atasan syarikat

KERTAS KERJA DASAR

1.0

PPM 05

PENDAHULUAN\
Program Pengurusan Masa bagi kakitangan syarikat Mayflax Sdn Bhd 2005
(PPM05) anjuran Unit Kaunseling dan Bahagian Sumber Manusia Mayflax Sdn Bhd
merupakan suatu program yang sangat penting kepada syarikat ini kerana program
seumpama ini dapat mendidik dan mengajar kakitangan dan staf syarikat tentang
bagaimana cara untuk mengurus dan merancang masa dengan cekap di tempat kerja agar
kakitangan syarikat dapat menggunakan masa di tempat kerja dengan bijak untuk tujuan
yang berfaedah. Di samping itu, program ini juga dapat membantu kakitangan syarikat
meningkatkan prestasi kerja pada tahap yang memuaskan melalui pengurusan masa yang
teratur dan berkesan.
Program Pengurusan Masa bagi kakitangan syarikat yang merupakan suatu
program yang julung kalinya diadakan ini juga boleh membantu staf dan kakitangan
syarikat menjadi lebih berkesan dalam menjalankan tugas dan kerja di tempat kerja di
mana program seumpama ini dapat membuka minda pekerja serta memandu staf ke arah
mengurangkan stres khususnya berkaitan dengan tekanan kerja yang acapkali dihadapi
oleh staf. Justeru itu, apa yang jelas di sini, program ini dapat dijadikan garis panduan
oleh pekerja (kakitangan) untuk menetapkan apakah perkara yang penting yang perlu
disempurnakan terlebih dahulu dan apakah pula perkara yang boleh dikurangkan supaya
kakitangan syarikat menikmati dan mencapai kualiti masa untuk relaks dan mengecapi
keselesaan dalam menjalankan kerja-kerja lain tanpa dibebani tugasan yang bertimbun di
tempat kerja. Ini secara tidak langsung membantu kakitangan syarikat dalam mengawal
kegiatan atau aktivitinya di tempat kerja supaya kerja-kerja yang tidak berfaedah dapat
dikurangkan atau diatasi.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

TUJUAN
Tujuan Kertas Kerja Dasar ini disediakan adalah untuk memohon pertimbangan
dan persetujuan daripada pihak syarikat untuk membenarkan program ini di
jalankan,.mendapatkan kelulusan daripada pegawai atasan serta menerangkan segala
maklumat yang berkaitan dengan Program Pengurusan Masa

2005 (PPM05) yang

dianjurkan oleh Unit Kaunseling dan Bahagian Sumber Manusia Mayflax Sdn Bhd yang
bertempat di Hotel Mandarin Oriental Kuala Lumpur. Ia juga bertujuan untuk memohon
sumbangan dan peruntukan khususnya bagi menampung program ini. Diharapkan segala
usaha murni ini akan mencapai segala objektif yang digariskan.

1.0

NAMA PROGRAM
Pengurusan Masa Bagi Kakitangan Mayflax Sdn Bhd Di Tempat Kerja (PPM 05)

2.0

OBJEKTIF
2.1

Memberi kesedaran kepada kakitangan syarikat tentang kepentingan pengurusan


masa di tempat kerja

2.2

Melatih dan mengajar staf dan kakitangan syarikat tentang cara-cara mengurus
masa dengan berkesan dan efisyen

2.3

Untuk memberikan manfaat kepada staf atau kakitangan terutamanya dari segi
menggunakan teknik-teknik pengurusan masa yang paling berkesan mengikut
kemampuan masing-masing di tempat kerja

2.4

Membina kemantapan diri serta membentuk nilai-nilai positif dalam kehidupan


staf seperti berdaya saing yang sihat dan sebagainya

PROGRAM PENGURUSAN MASA

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

2.5

PPM 05

Untuk melahirkan kakitangan yang mempunyai daya intelek yang kreatif dan
kritis

3.0

MANFAAT
3.1

Membina dan mengembangkan lagi kebolehan staf dalam merancang, mengurus masa
serta mengatasi masalah stres di tempat kerja

3.2

Membantu membina semangat menghadapi risiko terutamanya konflik dan tekanan


kerja

3.3

Menyediakan individu menghadapi pelbagai cabaran di dalam kehidupan

3.4

Membantu kakitangan(staf) menyedari kemampuan diri dan mempelajari kemahiran


dari segi perhubungan interpersonal, kepimpinan, pembangunan diri, pengurusan masa,
penyelesaian masalah dan cara membuat keputusan secara bijak.

5.0

JUSTIFIKASI
Prestasi kerja yang cemerlang bagi seseorang kakitangan terletak kepada
kemampuan dan kebolehannya dalam menyempurnakan tugasan yang diberikan dengan
sempurna. Di samping itu, prestasi kerja seseorang kakitangan syarikat juga boleh dinilai
dari segi kecerdasan IQ (mental). Ini meliputi aspek pengurusan masa, kemahiran
menagani stres, kemahiran membuat keputusan dan sebagainya. Justeru itu, program
Pengurusan Masa 05 ini di jalankan adalah dengan harapan dan bertujuan untuk
menilai serta melahirkan kakitangan yang berproduktiviti, kreatif dan kritis dalam
menguasai kemahiran interpersonal di tempat kerja khususnya kemahiran mengurus dan
merancang masa

Program ini juga bertujuan untuk mendedahkan kakitangan akan

PROGRAM PENGURUSAN MASA

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

kehidupan dan suasana kerja yang bebas daripada konflik dan tekanan kerja melalui
pengurusan masa yang sistematik
.Pihak penganjur berpendapat bahawa program ini perlu diadakan sebagai salah
satu cara dalam mewujudkan dan melahirkan kakitangan-kakitangan yang produktif,
inovatif dan berkualiti.
6.0

TEMA
Ke Arah Pengurusan Masa Berkesan

7.0

TARIKH
Tarikh : 11-13 Februari 2005 ( Jumaat hingga Ahad)

8.0

TEMPAT
Hotel Mandarin Oriental Kuala Lumpur

9.0 JENIS PROGRAM


8.1 Latihan
8.2 Ceramah

10.0

PERASMI
Yang Berbahagia Datuk Zakaria Khairuddin.

11.0

PENGANJUR
Unit Kaunseling Dan Bahagian Sumber Manusia Mayflax Sdn Bhd

PROGRAM PENGURUSAN MASA

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

12.0

PPM 05

PENYERTAAN
40 orang kakitangan Mayflax Sdn Bhd

13.0

ATUR CARA PROGRAM


Sila rujuk Lampiran A

14.0

ANGGARAN BELANJAWAN
Sila rujuk Lampiran B

15.0

AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA


Sila rujuk Lampiran C.

16.0

STRUKTUR ORGANISASI
Sila rujuk Lampiran D

17.0

MODUL- MODUL
Sila rujuk Lampiran E

18.0

TEKS-TEKS CERAMAH
Sila rujuk Lampiran F

PROGRAM PENGURUSAN MASA

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

19.0

PPM 05

PENUTUP
Adalah amat diharapkan agar program yang

dijalankan ini akan mendapat

sokongan dari semua pihak dalam mencapai matlamat dan objektif yang telah digariskan.
Menjadi harapan pihak penganjur agar program yang ingin dilaksanakan ini boleh
dijadikan sebagai alternatif kepada para kakitangan Mayflax Sdn Bhd untuk menjadi staf
yang dapat bekerja secara efisyen melalui pengurusan masa yang teratur dalam mencapai
prestasi kerja yang memuaskan. Semoga objektif program Pengurusan Masa (PPM 05)
dapat memberi faedah kepada semua kakitangan Mayflax Sdn Bhd Segala kerjasama
yang diberikan oleh semua pihak sama ada secara langsung ataupun tidak, didahului
dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

Disediakan oleh;

..................................................
(Abdul Basit Bin Kader Mydin)
Pengarah,
Program Pengurusan Masa bagi kakitangan Mayflax Sdn Bhd
Unit Kaunseling&Bahagian Sumber Manusia Mayflax Sdn Bhd
Kuala Lumpur.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LAMPIRAN A
PROGRAM PENGURUSAN MASA BAGI KAKITANGAN DI TEMPAT KERJA

TARIKH

MASA

11/02/05

12.30- 3.00(ptg)

(Jumaat)

ATUCARA
Dijangka tiba/pendaftaran/ check in/

TINDAKAN
Unit tugas-tugas khas
Unit aturcara/ fasi

makan tengahari/ solat Jumaat/moral


3.00- 3.30(ptg)

Penerangan Program

Ketua Kaunselor

3.30- 4.00(ptg)

Minum petang

Unit tugas-tugas khas

4.00- 4.30(ptg)

Pembahagian kumpulan

4.30-6.00(ptg)

LDK 1 Ice Breaking(taaruf)

6.00-7.30(mlm)

Persiapan diri, solat Maghrib


kuliah Maghrib/moral

7.30-9.00 (mlm)

Makan malam dan solat Isyak

9.00(mlm)

Ucapan Pengerusi Majlis


Bacaan Doa
Ucapan Ketua Kaunselor
Ucapan Penaung
Majlis Perasmian oleh:
Datuk Zakaria Khairuddin

Fasilitator

Fasilitator

Unit tugas-tugas khas


/ Fasilitator

Unit peralatan/ teknikal

10.30-11.00( mlm) Minum Malam

Unit tugas-tugas khas

11.00- 11.40(mlm) LDK 2: Warm up

Fasilitator

11.40- 12.10(mlm) Minum Malam

Unit tugas-tugas khas

12.10(mlm)

Fasilitator

PROGRAM PENGURUSAN MASA

Bersurai & tidur

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

TARIKH

12/2/05

PPM 05

MASA

ATUCARA

5.50- 7.00(pg)

TINDAKAN

Solat Subuh, kuliah subuh/moral


Fasilitator

7.00- 7.45(pg)

Aktiviti riadah

7.45- 8.30(pg)

Sarapan pagi

8.30- 10.30( pg)

LDK 3: Pendedahan kendiri

10.30- 11.00(pg)

Minum Pagi

Unit tugas- tugas


Fasilitator
Unit tugas-tugas

11.00- 12.30(tgh) Slot Ceramah 1


Masa dan Pengertiannya

En Abdul Basit

12.30- 2.00( ptg) Makan tengahari, solat Zohor/moral

Fasilitator

2.00- 4.00 (ptg)

Slot Ceramah 2
Pengurusan Masa

Pn Maimunah Osman

4.00-5.00 (ptg)

Persiapan diri, solat Asar/moral

5.00-5.30 (ptg)

Minum Petang

5.30-6.30(ptg)

LDK 4 Log Masa

Fasilitator

6.30-8.00(mlm)

Persiapan Diri, solat Maghrib/kuliah Maghrib


/ moral

Fasilitator

Fasilitator
Unit-tugas-tugas

8.00- 9.00( mlm) Makan Malam/ solat Isyak


9.00- 10.30(mlm) Slot Ceramah 3
Ke Arah Pengurusan Masa Berkesan
10.30- 11.30(mlm) LDK 5 Senarai tindakan (To do list)
11.30- 12.00(mlm) Minum Malam

Unit tugas-tugas
Dr Ismail Bin Alias

Fasilitator
Unit tugas-tugas

12.00- 12.30 (mlm) Refleksi Minda

Fasilitator

12.30 (mlm) Bersurai/tidur

Fasilitator

PROGRAM PENGURUSAN MASA

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

TARIKH
13/2/05

MASA

PPM 05

ATUCARA

5.50-7.00(pg)

Solat Subuh, kuliah subuh/moral

7.00-7.45(pg)

Aktiviti riadah

7.45- 8.30(pg)

Sarapan pagi

TINDAKAN

Fasilitator

8.30- 10.30(pg)

10.30-12.00(pg)

Slot Ceramah 4
Mengatasi Tabiat Membuang Masa

LDK 6
Menangani Cabaran

Unit tugas- tugas khas


En. Mustafar Che Mat

Fasilitator

12.00- 12.30(tgh)

Makan tengahari

12.30- 2.00(ptg)

Persiapan diri, solat


Zohor/ moral

Fasilitator

2.00- 3.00 (ptg)

LDK 7 Binding

Fasilitator

3.00-4.00(ptg)

Majlis Penutupan & Penyerahan sijil


kepada AJK dan peserta

4.00- 5.00(ptg)

Sesi fotografi/ solat Asar/ bersurai

PROGRAM PENGURUSAN MASA

10

Unit tugas-tugas khas

Ketua Kaunselor

Unit tugas-tugas
khas

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LAMPIRAN B
ANGGARAN BELANJAWAN
PROGRAM PENGURUSAN MASA (PPM) 2005

PENDAPATAN

RM

Subsidi syarikat

44,880

PERBELANJAAN
1) Pakej Hotel
( termasuk 5 santapan sehari, 2 orang sebilik, 1 dewan untuk ceramah
dan aktiviti kumpulan serta lain-lain kemudahan seperti sistem PA,
mikrofon, peralatan sukan dan lain-lain.
2) Pengangkutan
Bas (24 tempat duduk)
RM 625 X 2 buah X 2 hari
3) Bayaran Penceramah
i) Penceramah 1
ii) Penceramah 2
iii) Penceramah 3

2500

RM
800
1000
700

4) Hadiah dan cenderamata


(termasuk cenderamata untuk penceramah dan pembuka rasmi,sijil untuk
peserta dan AJK serta hadiah untuk aktiviti kumpulan)
5) Sekretariat
a. Alat tulis
( termasuk manila kad, marker pen, kertas mahjong, fail, pen/pensel
kertas A4 dan tanda nama
b. Banner & publisiti
c. Barang perubatan kecemasan
d. Alat permainan& barang keperluan semasa aktiviti
e. Sewaan papan kenyataan

6) Lain-lain (untuk perbelanjaan luar dugaan )

2,500

2,200

400

200
250
450
380

1,000

JUMLAH

PROGRAM PENGURUSAN MASA

35,000

44, 880

11

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LAMPIRAN C AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA PROGRAM PENGURUSAN


MASA BAGI KAKITANGAN MAYFLAX SDN BHD DI TEMPAT KERJA

Penaung: Datuk Zakaria bin Khairuddin


Pengarah: En. Abdul Basit Bin Kader Mydin
Timbalan Pengarah Peralatan& Teknikal: En. Saifuddin Bin Zainordin
-

Pengangkutan

Penginapan

Timbalan Pengarah Aturcara & Cenderamata: Pn Yusnie Fauziah bt Samsudin


-

Pendaftaran

Sijil & Cenderamata

Timbalan Pengarah Tugas-Tugas Khas: En. Lim Beng Kong


-

Backdrop/ Banner

Makanan

Photographer

Setiausaha: Cik. Nirmala a/p Rajah

Bendahari: Cik Samantha Leong

(Fasilitator-Fasilitator)
-

En. Ahmad Zaidi Bin Mokhtar


En. Chin Ai Keat
En. Ramesh Krisna
Pn. Zulianah bte Osman
Cik. Jessica Teoh

PROGRAM PENGURUSAN MASA

12

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

LAMPIRAN D

PPM 05

STRUKTUR & CARTA ORGANISASI


PENAUNG/ PENASIHAT
Datuk Zakaria

PENGARAH / Ketua Kaunselor


En. Abdul Basit Kader Mydin

SETIAUSAHA
Cik Samantha Leong

BENDAHARI
Cik Nirmala a/p Rajah

TIMB. PENGARAH PERALATAN&


TEKNIKAL
En. Saifuddin Zainordin

Pengangkutan

Penginapan

TIMB. PENGARAH ATURCARA &


CENDERAMATA
PN YUSNIE FAUZIAH
Pendaftaran

Sijil & Cenderamata


TIMB. PENGARAH TUGAS-TUGAS
KHAS
En. Lim Beng Kong

Photographer

Makanan

FASILITATOR-FASILITATOR
Pendaftaran
En. Ahmad
Zaidi Mokhtar

En. Chin Ai Keat

Pn. Zulianah bte Osman

PROGRAM PENGURUSAN MASA

En. Ramesh Krisna

Cik. Jessica Teoh

13

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

MANUAL ORGANISASI

SENARAI SEMAK TUGAS/ PERANAN

Penaung
Memberi khidmat nasihat kepada hal-hal pengurusan pelaksanaan program.
Mempunyai kuasa untuk memutuskan sama ada program diluluskan atau tidak.

Pengarah
Menyediakan kertas kerja dasar program
Merancang dan menyusun gerak kerja atau aktiviti program yang hendak dijalankan.
Mengadakan mesyuarat dengan Majlis Tertinggi dan eksekutif untuk membincangkan
perkembangan program dari semasa ke semasa.
Menyelaras setiap perjalanan program.
Memastikan semua ahli jawatankuasa pelaksana program menjalankan tugas dengan baik
Mengetuai mesyuarat postmoterm yang akan dijalankan selepas program selesai
dijalankan.
Memastikan kelancaran gerak kerja projek/ program

Setiausaha
Membantu pengarah untuk membuat surat-menyurat untuk diserahkan kepada pihak yang
berkenaan
Membantu menyediakan laporan yang diperlukan
Menyediakan minit mesyuarat ( jika perlu)

PROGRAM PENGURUSAN MASA

14

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan sepanjang program berlangsung


Mengetuai pembentangan laporan perjalanan program yang dikendalikan dalam
mesyuarat postmortem.

BENDAHARI
Mengurus segala urusan kewangan program
Memastikan urusan keluar masuk wang dapat diurus dengan betul.
Menyediakan cek pembayaran kepada pihak penceramah, bayaran tempat penginapan
dan pengangkutan.

UNIT PERALATAN DAN TEKNIKAL (timbalan pengarah)


Berhubung dengan pihak syarikat....... berkaitan peralatan dan kemudahan yang
diperlukan sepanjang program di adakan
Memastikan segala peralatan dan kemudahan mencukupi
Mencari pelan tindakan yang bersesuaian jika didapati berlaku masalah semasa
menggunakan peralatan dan kemudahan yang telah disediakan
Memastikan alat bantu semasa ceramah berfungsi dengan baik( pembesar suara, alat tulis,
OHP, kemudahan kerusi dan meja serta kemudahan-kemudahan lain semasa program
tersebut berjalan.
Berbincang dengan pihak pengurusan Hotel......

tentang kemudahan teknikal yang

diperlukan semasa program..


Menguruskan persiapan tempat untuk projek/ program.
Berurusan dengan pihak yang bersesuaian berkaitan dengan pengangkutan.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

15

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

UNIT ATURCARA DAN CENDERAMATA (timbalan pengarah)


Menyiapkan serta menyediakan aturcara program secara terperinci
Menyediakan cenderamata kepada penceramah
Menyediakan sijil penghargaan dan penyertaan kepada ahli jawatankuasa serta peserta
Menguruskan pendaftaran peserta

UNIT TUGAS-TUGAS KHAS (timbalan pengarah)


Membuat backdrop.
Membuat tag nama ajk dan peserta
Menguruskan sambutan perasmi dan peserta.
Bertindak sebagai photographer
Membantu unit teknikal dan peralatan sekiranya perlu.
Berhubung dengan pihak Hotel........ berkaitan dengan tempahan jamuan
Menyediakan menu yang bersesuaian untuk majlis pembukaan dan penutupan
Berurusan dengan pihak yang bersesuaian berkaitan dengan pengangkutan.

FASILITATOR-FASILITATOR
Menjadi pemimpin dalam kelompok yang dikendalikan.
Bertanggungjawab penuh terhadap keseluruhan sesi/ aktiviti yang dijalankan.
Menjadi pemudah cara untuk menggerakkan dan melicinkan perjalanan sesi kelompok.
Menggalakkan setiap ahli mengambil bahagian secara aktif dan melibatkan diri
sepenuhnya hingga ke tahap optimum.
Mengikuti dan kenal pasti setiap perkembangan serta kemajuan kelompok dan juga ahliahli.
Mengawal pengaruh kelompok supaya bebas dari sebarang ancaman, perlakuan agresif
dan sesuatu yang boleh menyinggung perasaan ahli.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

16

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LAMPIRAN E MODUL-MODUL (PENGISIAN PROGRAM)

LDK 1 ICE BREAKING (TAARUF)


Masa yang diperlukan: 1jam 30 minit

Objektif
Mewujudkan rasa selesa antara peserta.
Mewujudkan rasa selesa antara peserta dan fasilitator.
Menyedarkan kepentingan komunikasi dalam kehidupan.
Untuk peserta saling memperkenalkan diri dan dapat mengeratkan hubungan antara satu
sama lain.
Untuk mewujudkan kerjasama bagi ahli kumpulan.

Peralatan yang diperlukan : Tag nama( kad nama) , pen marker.


Prosedur:
A

Sediakan cakera diri yang dibahagikan kepada lima bahagian


1. nama sebenar dan nama gelaran
2. makanan atau minuman kegemaran
3. Tarikh lahir, tempat lahir dan asal negeri
4. pengalaman manis atau pahit dalam kehidupan
5. harapan (cita-cita) dalam kehidupan.

Tujuan:
1. untuk mengetahui nama gelaran yang akan digunakan sepanjang program
2. sebagai tambahan untuk mambina hubungan.
3. untuk menanamkan konsep kasih sayang dan mengambil berat sesama peserta
4. untuk berkongsi pengalaman hidup
5. untuk menyemak persepsi peserta mengenai jangkaan atau masa depan diri

PROGRAM PENGURUSAN MASA

17

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Tambahan:
1. Jika terdapat peserta yang berlainan budaya, fasilitator perlu peka perbezaan yang wujud
dan cuba mewujudkan interaksi sosial antara peserta dengan,
a.

bertanya tarikh lahir yang sama atau bintang kelahiran yang sama.

b.

mewujudkan persamaan minat kepada perkara (rujuk cakera diri) yang diminati.

c.

membina hubungan antara peserta dengan mengadakan permainan " sebut nama dan tanda diri'.

d. mencipta trade mark atau pengenalan kumpulan.


2. Melantik seorang ketua kumpulan dan mencipta nama kumpulan.
3. Pada masa 15 minit yang terakhir, setiap ketua kumpulan akan diminta menyatakan nama
kumpulan serta akan menunjukkan slogan kumpulan dengan kerjasama semua ahli
kumpulan.
4. Sikap kerjasama setiap kumpulan akan diberi markah.

Masa yang diperlukan: 1 jam.

Semangat Kekitaan(Permainan) Masa: 15-20 minit

Keperluan: Sehelai kertas dan gunting


Prosedur;
Sehelai kertas dipotong secara kreatif. Kertas yang dipotong itu boleh dipakai dan dapat
memuatkan semua ahli kumpulan. Kertas tadi hendaklah dipotong dalam keadaan yang tidak
putus dan kukuh. Dengan kertas tersebut para peserta dikehendaki bergerak dalam kumpulan.

Objektif:
1. Membentuk fikiran yang kreatif.
2. Mengeratkan lagi hubungan semua sesama ahli kumpulan.
3. Mewujudkan semangat kekitaan.
4. Menanam sikap tolong-menolong.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

18

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

C Membaling Bola (Permainan Aktif)


Keperluan : Sebiji Bola
Tujuan: Untuk menagatasi perasaan malu dan mengingati nama ahli-ahli dalam kumpulan
Prosedur:

Ahli-ahli berdiri atau duduk dalam satu bulatan

Salah seorang ahli memegang bola itu dan sesiapa yang menyambut bola itu perlu
menyatakan namanya

Ini diteruskan sehingga semua ahli kumpulan berpeluang menyambut bola dan
mengatakan nama mereka

Selepas semua ahli mengambil giliran, tukarkan peraturan permainan di mana pembaling
bola perlu memanggil nama orang yang dibalingkan bola itu.

Masa yang diperlukan: 15-20 minit.

LDK 2 WARM UP ( Masa yang diperlukan 1 jam)


Tujuan: Untuk keseronokan ahli dan sebagai permulaan kepada topik perbincangan
A) Bertukar tempat ( Masa yang diperlukan 20 minit)
Sebagai penyambung kepada latihan pengenalan untuk meninggikan semangat dan
membantu ahli kumpulan berasa selesa bergaul dengan ahli lain.
Asas untuk menimbulkan rasa keseronokan ahli.
Sebagai kesinambungan sesi ice breaking.

Prosedur:
i) Setiap ahli kumpulan duduk dalam satu bulatan melainkan seorang ahli yang berdiri di tengahtengah bulatan.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

19

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

ii) Ahli-ahli yang berada di tengah-tengah bulatan memberikan satu soalan. Contohnya suka
berada di di sebelah kanan?
iii) Semua ahli yang suka berada di sebelah kiri perlu menukar tempat duduk mereka dengan
seberapa segera yang boleh. Sambil ahli yang berdiri di tengah-tengah bulatan tadi cuba berebut
duduk.
iv) Orang yang masih belum mendapat tempat duduk perlu tinggal di tengah-tengah bulatan dan
memberikan soalan lain.

B) Melakonkan Sesuatu Peranan (20 minit)


Tujuan : Untuk keseronokan dan mengurangkan ketegangan
1) Fasi memberikan perkataan yang menggambarkan sesuatu objek atau manusia. Contohnya P.
Ramlee, keretapi laju, jiran yang suka mengumpat dan sebagainya.
2) Semua ahli kumpulan perlu cuba melakonkan objek atau individu( manusia yang disebutkan).

LDK 3 PENDEDAHAN KENDIRI ( Masa yang diperlukan 1 jam)


Objektif

Untuk mengenali sebahagian daripada ciri-ciri diri sendiri

Menyedarkan ahli (peserta) tentang adanya persamaan dan perbezaan antara dirinya dan
orang lain

Mengenali ciri-ciri postif(kekuatan) dan negatif( kelemahan) dalam diri sendiri

Mengatasi kelemahan diri sendiri

i) Pekerja yang berkesan dan cemerlang( 20 minit)

PROGRAM PENGURUSAN MASA

20

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Prosedur:
Fasi meminta ahli kumpulan menyenaraikan ciri-ciri pekerja yang berjaya dan cemerlang
Kemudian, fasi meminta ahli menyenaraikan kelemahan dan kekuatan diri
Ahli juga perlu menyenaraikan kesilapan-kesilapan yang pernah dan selalu dilakukan
semasa di tempat kerja.
Fasi akan membincangkan dengan setiap ahli kumpulan tentang aspek-aspek yang
disenaraikan.

ii) Sungai kehidupan ( Masa yang diperlukan 30 minit)


Tujuan: Untuk membolehkan ahli-ahli kumpulan merangkakan peristiwa/ pengalaman
yang berlaku dalam kehidupan mereka serta harapan mereka pada masa depan
dengan cara yang pratikal.
Prosedur;
Ahli kumpulan diminta melukiskan garis kasar sebatang sungai yang berliku-berliku
Dibahagian separuh pertama sungai itu, ahli-ahli kumpulan perlu menerangkan
Kehidupan mereka dari kecil hingga sekarang.
Di bahagian separuh kedua sungai itu, ahli-ahli kumpulan perlu menuliskan apakah yang
dia harap akan berlaku di masa depannya.
Fasi kumpulan perlu cuba membincangkan latihan ini secara individu dengan setiap ahli
semasa mereka menerangkan sungai kehidupan itu.
iii) Pembentangan ( Masa yang diperlukan 10 minit)
Prosedur
Setiap ahli kumpulan akan membentangkan hasil kerja dan perbincangan.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

21

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LDK 4 LOG MASA

Masa yang diperlukan ( 1 jam)

Objektif
Untuk membantu ahli mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang biasanya dilakukan dalam
seharian sama ada berfaedah ataupun tidak.
Untuk membantu ahli kumpulan merancang masa dengan berkesan dalam kehidupan
Untuk membantu ahli kumpulan menyemak semula masa yang terbuang dengan tiada
faedah

Aktiviti

A) Jadual Masa (15 minit)

Tujuan; Untuk menyemak bagaimana masa diperuntukkan dalam semua aktiviti harian
Untuk membantu ahli kumpulan melihat bagaimana masa yang ada
diperuntukkan seharian.
Prosedur
Ahli kumpulan diminta membentuk suatu jadual aktiviti harian yang biasanya
dilakukan.di rumah dan di tempat kerja.
Aktiviti harian perlulah direkodkan bermula dari bangun tidur pagi hinggalah
sampai waktu tidur di sebelah malam.
Segala perkara/ aktiviti mustahak perlulah diambil perhatian dengan mencatatkan
masa permulaan dan masa terakhir pada hari itu.
Ahli kumpulan juga perlu merekodkan segala perkara yang menganggu masa
untuk melakukan aktiviti seperti bekerja dan sebagainya.
Masa yang sangat memberi faedah dan yang tidak memberi apa-apa manfaat
hendaklah juga direkodkan

PROGRAM PENGURUSAN MASA

22

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

B) Pembentangan (15 minit)

Prosedur

Setiap ahli kumpulan perlu membentangkan jadual aktiviti harian mereka tanpa
merasa malu kepada fasilitator kumpulan masing-masing.

Sekiranya dirasakan perlu, fasi juga diminta membentangkan aktiviti sehariannya


di tempat kerja dan di rumah.

C Analisis Jadual Masa( 30 minit)

Tujuan;
1) Untuk mengenalpasti dan menganalisis apakah bentuk gangguan yang mungkin
berlaku ketika hendak melakukan sesuatu aktiviti

Prosedur
Penilaian Aktiviti Harian
Aktiviti di tempat
kerja

Aktiviti di rumah

Masa (jam)

Tahap kepuasan

Halangan/
gangguan

1) Borang ini akan diedarkan kepada setiap ahli kumpulan oleh fasilitator.
2) Setiap ahli perlu menyenaraikan apakah bentuk-bentuk gangguan yang menyukarkan mereka
untuk menguruskan masa dan melakukan sesuatu kerja/ aktiviti di rumah dan di tempat kerja.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

23

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LDK 5 SENARAI TINDAKAN (TO DO LIST) ( 30 minit)

Tujuan: Untuk membantu dan mengajar ahli kumpulan cara mengendalikan tugas harian
dengan cekap dan seterusnya membantu menguruskan masa mengikut
keutamaan.

Prosedur
Fasi meminta setiap ahli kumpulan untuk mengadakan satu senarai tindakan harian
dalam bentuk jadual.
Kemudian, fasi meminta ahli kumpulan meletakkan matlamat hariannya dalam senarai
tindakan harian serta menyelitkan aktiviti yang dapat membantunya dalam mencapai
matlamat jangka panjang.

Contoh Senarai tindakan (to do list)

Tarikh ; 19/2/05
Bilangan

Matlamat : menyerahkan laporan kepada bos


Perkara/ aktiviti yang perlu dilakukan

Keutamaan

Menyediakan laporan bulanan untuk semakan bos

mesti

Mendraf minit mesyuarat

mesti

Mendapatkan maklumat bagi penyediaan kertas kerja

Mengarahkan kerani mendapatkan fail dan kemaskini fail

tidak mendesak
Boleh ditangguhkan

untuk tindakan
5

Membuat panggilan ke pentadbiran mengenai tanggung

tidak mendesak

kerja

Pembentangan (20 minit)


Setiap ahli kumpulan perlu membentangkan senarai tindakan to do list yang dibuat.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

24

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

REFLEKSI MINDA ( 20 minit)

Objektif
Menyedarkan pekerja( kakitangan) mengenai tanggungjawab sebagai kakitangan......
Mengenalpasti emosi dan kesetiaan kakitangan terhadap organisasi.

Prosedur

Ketua kaunselor akan membaca suatu teks dan puisi yang mampu membakar emosi dan
motivasi para kakitangan.
Fasi diminta duduk bersama dengan ahli kumpulan.
Suasana dewan akan digelapkan supaya para kakitangan dapat menghayati intipati&
mesej yang disampaikan oleh ketua kaunselor.

Mind Setting
i)

Fasi menyelami perasaan kakitangan berdasarkan apa yang disampaikan dalam


refleksi minda.

ii) Fasi mengupas objektif refleksi minda.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

25

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LDK 6 MENANGANI CABARAN ( Masa yang diperlukan 1 jam 30 minit)

Tujuan:
1) Mengenalpasti cabaran yang perlu ditempuh untuk mencapai matlamat dan kejayaan
2) Bertukar fikiran tentang cara sesuatu cabaran itu ditangani dan diatasi.

A) Senaraikan ( 10 minit)
Cabaran-cabaran

Cara mengatasinya

B) Latihan
Jauhkan diri daripada kesusahan dan halangan ( 20 minit)
Tujuan: membantu ahli kumpulan dan fasi mengenali bahagian-bahagian manakah
yang membolehkan para ahli belajar untuk mengelakkan diri daripada
kesusahan dan halangan.
Prosedur

Fasi akan mengedarkan satu salinan soal selidik untuk setiap ahli

C) Permainan( Kebinasaan Kapal Di Laut) ( 40 minit)

Tujuan: Menunjukkan kepentingan peraturan dalam kehidupan kita.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

26

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Situasi
Ahli kumpulan diminta membayangkan bahawa satu kebinasaan kapal di laut telah berlaku
di sebuah pulau di Malaysia.Pulau tersebut mempunyai pokok-pokok buah-buahan, tetapi
tidak pasti sama ada iai diduduki oleh penduduk atau terdapat binatang-binatang yang ganas.

Prosedur;
Permainan ini mempunyai 3 bahagian.

Bahagian 1: Peraturan-peraturan
Prosedur
1) Kumpulan diberi masa 15 minit untuk membuatkan satu senarai peraturan bagi
membolehkan mereka terus hidup.

2) Sesudah itu, fasi kumpulan perlu membincangkan senarai peraturan tersebut dan
menambahkan apa-apa yang tertinggal.

Bahagian 2: Peranan-peranan
Bagi menggunakan kemahiran-kemahiran individu dengan sepenuhnya, menentukan
siapa yang paling sesuai untuk setiap kerja di bawah.
Ketua( siapa yang adil saksama dan dapat menimbangtara)
Tukang masak
Pelawak lelaki

Doktor
Ahli muzik

Pengawal

Pemburu

Tukang Jahit

Petani

Tukang jahit

Fasi kumpulan boleh membincangkan kesesuaian peranan yang diberikan kepada setiap
ahli kumpulan.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

27

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Bahagian 3: Sifat Panjang Akal

Kumpulan berupaya menyelamatkan beberapa barang daripda kapal mereka sebelum ia


tenggelam. Fasi kumpulan boleh menawarkan beberapa benda seperti di bawah bagi mewakili
barang-barang ini.

Kotak klip kertas


Sebatang pen
Cungkil gigi
Kepingan kain yang kecil
Kepingan kad yang kecil
Perca plastik
Benang sepanjang 12 sm
Kepingan daun-daun
Pita pelekat
Gunting
Penutup pen
Penutup botol

untuk mewakili bekas air


untuk mewakili pen pelepah
untuk mewakili kayu api
untuk mewakili sarung
untuk mewakili papan daripada kayu
untuk mewakili kain cadar yang kalis
air
untuk mewakili tali
untuk mewakili daun-daun pisang
untuk mewakili paku, gam dan
sebagainya
untuk mewakili parang
untuk mewakili cawan
untuk mewakili kuali

1) Setiap kumpulan mempunyai 30 minit untuk melakukan kesemu perkara


di bawah ini:

tempat perlindungan sementara

sesuatu yang dapat menagkap ikan

perangkap binatang

tempat untuk orang sakit

alat bunyi-bunyian

alat pertanian

rakit untuk melarikan diri

isyarat kecemasan untuk kapal

2) Bincangkan bagaimana keputusan ditentukan dan bagaimana kerja dapat

PROGRAM PENGURUSAN MASA

28

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LDK 7 BINDING ( Masa yang diperlukan 1 jam)

Tujuan: 1) Mendapatkan maklum balas mengenai pengalaman sepanjang berada di kem


2) Mendapatkan komen dan maklum balas mengenai program yang dijalankan.

Prosedur
a) Fasi mendapatkan maklum balas mengenai perasaan, motivasi(semangat) dan tahap
kesedaran para kakitangan.
b) Fasi akan mengedarkan borang penilaian dan soal selidik program pengurusan masa kepada
ahli kumpulan. Ahli kumpulan diminta mengisi borang penilaian tersebut dan seterusnya
menyerahkan kepada fasi kumpulan masing-masing.
c) Fasi memberikan kata-kata semangat kepada setiap ahli kumpulan untuk terus berjaya
menguruskan masa dengan lebih berkesan dan sistematik.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

29

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

LAMPIRAN F TEKS-TEKS CERAMAH

Ceramah 1 :

Masa dan Pengertiannya


Oleh
En. Abdul Basit Bin Kader Mydin

Objektif : Untuk membantu pemahaman peserta berkaitan dengan konsep masa dalam
hidup

Topik Perbincangan
Definisi Masa
Konsep Masa
Pendapat Dunia Mengenai Masa
Pandangan Islam Mengenai Masa
Perangkap Masa

Kehidupan manusia dikongkongi dan diliputi oleh masa. Tiap-tiap manusia yang hidup di
dunia ini memerlukan masa. Namun yang menjadi persoalan di sini adalah. Apa yang
dimaksudkan dengan masa? Persoalan ini agak sedikit sukar untuk dijawab disebabkan tiada satu
pengertian yang kukuh yang mendefinisikan masa. Namun, masa bolehlah dikatakan sebagai
suatu sumber yang tersendiri. Ini kerana terdapat golongan cendekiawan yang menganggap masa
itu ada dalam tiada oleh kerana ramai orang yang bersungut bahawa mereka sentiasa tidak cukup
masa untuk melakukan dan menyempurnakan pekerjaan. Setiap manusia dianugerahkan jumlah
masa yang sama iaitu 24 jam dalam sehari, namun hanya yang berbeza adalah jumlah
keseluruhan masa yang diperuntukkan oleh Tuhan iaitu hayat atau umur seseorang. Dalam
ertikata lain, masa adalah kehidupan yang Tuhan berikan kepada setiap manusia

PROGRAM PENGURUSAN MASA

30

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Masa juga boleh dikatakan sebagai suatu kelangsungan hidup kerana ianya semakin ke
hadapan. Ia tidak boleh diberhentikan, diperlahankan, dipercepatkan atau berpatah balik kecuali
apabila Tuhan menghendaki ia berhenti. Masa juga adalah suatu komoditi berharga yang
terhad.Ia tidak boleh dibeli atau dijual, disimpan, dijimat, ditambah atau dikurangkan. Namun
anehnya ia boleh dibazirkan, dibuang dan dibiarkan berlalu begitu sahaja. Apa yang pasti, tiada
tandingan masa dengan emas atau berlian. Ini kerana emas atau berlian boleh dibeli dengan wang
tetapi masa tidak boleh dibeli walau dengan darah sekalipun. Bagi golongan cerdik pandai,
mereka menganggap masa merupakan sebagai harta yang amat penting dalam hal hidup insan
sejagat. Mereka dalam golongan ini dikatakan telah berjaya menguasai masa. Golongan ini
biasanya merupakan golongan atau kumpulan manusia yang berjaya menguruskan masa mereka
secara berkesan serta berjaya mencapai matlamat hidup mereka kerana menghargai dan
berpuashati dengan masa yang ada pada diri mereka.
Seterusnya jika dilihat konsep masa pula, ramai di kalangan masyarakat umum yang
masih kurang jelas mengenai konsep masa. Namun, ada pelbagai pendapat cendekiawan dunia
yang mengutarakan konsep mengenai masa. Kalau diperhatikan perkembangan falsafah dan
pembangunan dunia, ada beberapa pendapat dan nasihat yang pelbagai di sekitar kepentingan dn
pengurusan masa. Dalam perkara ini, para cendekiawan Arab pernah membentuk kata-kata masa
itu emas. Jikalau diteliti dengan halus dapat difahamkan bahawa masa itu berharga seperti emas,
malah lebih daripada itu. Walaubagaimanapun, emas dapat disimpan tetapi masa tetap juga
berlalu. Adalah nyata perbezaan dalam menghargai emas dan penggunaan masa. Ada golongan
di kalangan sarjana yang berpendapat mengenai masa seperti berikut:
Perjalanan waktu itu bak pedang tajam, anadainya anda tidak memotongnya, pasti ia akan
memotong anda. Ini bererti bahawa pedang yang tajam itu banyak boleh digunakan untuk

PROGRAM PENGURUSAN MASA

31

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

mengerjakan pelbagai bentuk pekerjaan yang akan mendatangkan hasil. Tetapi sekiranya
manusia tidak menggunakan pedang itu, ini ianya tidak akan mendatangkan apa jua hasil yang
berfaedah malah mungkin mendatangkan kemudaratan sekiranya masa itu disalahgunakan oleh
manusia. Mengikut Al Ghazali, ahli fikir Islam yang terkenal pernah menggubah kata-kata:
Apabila sesuatu amalan itu menjadi utusan atau penggerak bagi orang-orang hidup, maka orang
yang berpangku tangan tanpa kerja itu adalah menjadi utusan bagi orang-orang mati. Mengikut
pendapat orang Belanda, masa adalah hak Tuhan, bukan hak kita (Time is Gods, not ours.). Ini
bermakna bahawa segala-segalanya aturan dan kehendak adalah mengikut perintah Tuhan.
Manusia hanya boleh berikhtiar dan Tuhan sahaja yang akan menetapkannya. Bagaimanpun,
manusia harus berusaha untuk mencapai hasrat dan cita-cita hidupnya dengan menggunakan
segala kesempatan dengan masa yang ada padanya.
Mengikut pendapat Sepanyol, There is time for all the things. Maksudnya ada peluang
masa untuk membuat semua perkara. Orang-orang Sepanyol ada menyatakan bahawa ada
peluang masa untuk membuat semua perkara. Sebenarnya, semua orang mempunyai masa untuk
melakukan apa jua perkara yang mendatangkan faedah dan manfaat kepadanya cumanya mereka
harus pandai mengatur masa. Di kalangan masyarakat Cina, setiap detik masa tidak boleh dibeli
dengan setiap timbangan emas. Ini jelas menunjukkan betapa mahalnya masa berbanding
timbangan emas. Orang Perancis berpendapat bahawa masa itu merupakan unsur dan benih
abadi. Ini bererti masa yang berlaku di dunia ini dapat digunakan hingga abadi. Sesuatu detik
yang berlaku di dunia ini mungkin menjadi berkekalan hingga abadi. Sebagai contoh, sesuatu
perjanjian itu dimeterai dalam beberapa detik sahaja tetapi masa yang singkat itu dapat
digunakan hingga abadi. Satu lagi pendapat dunia yang tidak kurang hebatnya mengenai masa
adalah dari orang-orang Greek yang menganggap masa itu adalah jiwa dunia. Seluruh dunia

PROGRAM PENGURUSAN MASA

32

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

terpaut dengan masa. Dale Carnegie ( cendekiawan Amerika Syarikat) menganggap manusia
tidak mungkin melakukan lebih daripada satu urusan dalam sesuatu masa. Beliau berpendapat
bahawa jika terlalu banyak pekerjaan yang hendak dilakukan dalam sesuatu masa, kerja itu tidak
akan dapat dilakukan dalam sesuatu masa, kerja itu tidak akan dapat dilakukan secara lancar.
Pekerjaan itu tidak akan dilakukan dengan baik dan tentu ada cact celanya.
Islam juga menganggap masa amat berharga. Masa adalah amanah dari Allah kepada
manusia. Dalam sola masa dan waktu, Al Quran dan Hadis amat memberi perhatian dalam
perkara ini dari beberapa sudut. Tegasnya, masa merupakan sudut yang terpenting. Masa atau
waktu merupakan nikmat dan kelebihan Allah S.WT yang diberikan kepada manusia. Allah
berfirman dengan jelasnya dalam surah Ibrahim, yat 33-34 yang bermaksud sebagaimana
berikut, Dan Dia telah menundukkan bagimu matahari dan bulan yang terus menerus beredar,
dan telah menundukkan bagimu malam dan siang. Dan dia mengurniakan setiap permintaan
kamu itu. Dan jika kamu hendak memperhitungkan segala nikmat Allah nescaya kamu tidak
mampu untuk memperhitungkannya.
Allah berfirman dalam surah Al Asr ayat 1-3 yang bermaksud sebagaimana berikut:
Demi masa, Sesungguhnya manusia itu benar-benar berada dalam kerugian kecuali orangorang yang beriman dan bermal soleh dan menasihati tentang kebenaran dan kesabaran.
Ayat di atas juga menerangkan kepada manusia betapa berharga dan bernilainya masa
dan kesan yang dibawa daripada peredaran masa. Dari ayat ini juga dapat diperhatikan bahawa
mereka yang tidak menggunakan dan menguruskan masa dengan betul akan rugi di dunia dan di
akhirat.
Oleh itu, gunakan masa dengan cara yang sebaik-baiknya. Justeru itu, hargailah masa yang
dikurniakan Tuhan kepada kita dengan melakukan perkara-perkara yang berfaedah.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

33

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

Ceramah 2 :

PPM 05

Pengurusan Masa
Oleh
Pn Maimunah bt Osman

Objektif: 1)Untuk memberi kesedaran kepada peserta tentang kepentingan mengurus masa secara
menyeluruh.
2) Untuk membantu peserta mengenalpasti perangkap-perangkap masa yang
menghalang mereka dalam menguruskan masa.

Topik Perbincangan
Definisi pengurusan masa
Prinsip-Prinsip Asas Pengurusan Masa
Faedah Menguruskan Masa
Pengurus Masa Makro dan definisinya
Bagaimana Menjadi Pengurus Masa Makro
Pengurusan Masa Kumpulan
Perangkap-perangkap masa

Secara umumnya, pengurusan masa boleh didefinisikan sebagai satu set perkaitan
kemahiran common sense yang membantu individu menggunakan dan menguruskan masa
dengan lebih efektif dan produktif tanpa wujudnya unsur pembaziran. Kemahiran-kemahiran
common sense yang dimaksudkan di sini adalah seperti kemahiran merancang, kemahiran
membuat keputusan dengan bijak dan sebagainya. Pengertian masa dari segi bahasa ialah waktu,
zaman, saat dan detik. Dari segi istilah masa bermakna tika2 waktu atau zaman yang dilalui oleh
PROGRAM PENGURUSAN MASA

34

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

individu yang menjalankan kehidupan. Dikaitkan dengan pengurusan masa, ia memberi makna
suatu ilmu yang berkaitan dengan teknik dan cara seseorang itu mengurus, membahagi dan
mengatur masa sehariannya supaya dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Terdapat
beberapa prinsip asas pengurusan masa iaiu:
1. Mengubah tabiat lama yang negatif.
Tabiat lama selalu juga disebut habit. Tabiat yang negatif ini perlu dibuang dalam diri setiap
individu. Jika selama ini kita merupakan seorang yang selalu menangguhkan kerja maka kita
perlu mengambil perhatian terhadap perkara ini. Selalunya kita menangguhkan tugasan dan
menyiapkan last minute. Tabiat seumpama ini perlu diubah. Oleh itu, kita mesti mengubah
tabiat ini supaya lebih awal menyiap tugas2 agar pada waktu yang lain kita dapat memberi
tumpuan yang lebih kepada aktiviti yang lain.

2.

Komunikasi

Komunikasi dapat memberikan implikasi yang besar jika kita tidak dapat menggunakan dengan
berkesan dan terbaik. Contohnya, semasa guru tiada di dalam kelas, kita sering berbual-bual
kosong dengan kawan2 tentang hiburan dan perkara yang sia-sia yang tiada kaitan langsung
dengan pembelajaran. Ini sebenarnya satu pembaziran yang amat ketara dan merugikan.
Komunikasi intrapersonal biasanya ada dalam setiap individu. Komunikasi ini mengatakan
seolah-olah soalan ini adalah bodoh. Maka penggunaan komunikasi intrapersonal yang negatif
ini perlu di lawan dan di tentang. Oleh itu komunikasi intrapersonal ( bertanya guru ) dengan
sebaik mungkin. Dengan membuang komunikasi intrapersonal yang negatif itu maka wujudlah
keyakinan dalam diri.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

35

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

3.

PPM 05

Penumpuan

Selalunya kita akan berasa bosan dan jemu apabila perkara tersebut berkaitan dengan pelajaran.
Kita jarang memberi tumpuan terhadap pelajaran yang diberi oleh guru. Namun apabila bercerita
tentang hiburan, tumpuan akan diberi sepenuhnya walaupun dalam keletihan. Oleh itu
pengubahsuaian suasana perlu diubah supaya kita dapat memberikan konsentrasi dalam pelajaran
dan gangguan lain perlulah dielakkan.

4.

Rehat

Manusia perlulah berehat dalam setiap perkara. Rehat adalah factor penting dan sering dikaitkan
dengan tidur. Contohnya kita perlu berehat selama 15 minit pada waktu tengahari untuk
mengembalikan kecergasan. Justeru itu pengurusan waktu rehat dengan tidur adalah penting
untuk pembelajaran yang berkesan.
Pada masa kini, masalah pengurusan masa timbul disebabkan oleh tiadanya kemahiran
merancang masa dan membuat keputusan dalam sesuatu pekerjaan secara efisyen. Sambil itu,
individu-indivdu juga dikatakan terperangkap dan dikawal oleh masa dan bukannya mereka yang
mengawal masa. Seharusnya, untuk mencapai pengurusan masa yang efisyen, individu yang
perlu bijak mengawal dan merancang masa dalam melakukan sesuatu kerja dan bukannya
membiarkan masa berlalu dalam seharian tanpa sebarang aktiviti berfaedah dan memberi
manfaat. Jika di lihat pada masa kini dalam konteks tempat kerja, kebanyakan pekerja biasanya
alpa dan lalai dalam menguruskan masa dengan bijak kerana disebabkan tiada matlamat atau
objektif khususnya objektif kerja. Matlamat kerja kabur yakni tidak jelas dan sering berubahubah tanpa sebab yang munasabah juga merupakn sebagai satu punca yang menyebabkan
individu terperangkap dan dikawal oleh masa. Apa yang cuba disampaikan di sini ialah masa
seumapama aliran air yang mengalir dari gunung ke muara sungai. Manusia telah belajar melalui

PROGRAM PENGURUSAN MASA

36

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

teknologi bagaimana untuk mengambil peluang dari aliran derasair yang mana hasilnya kini
terciptalah hidroelektrik. Justeru itu, kita juga perlu mengambil peluang yang sama dan
menghasilkan sesuatu daripadanya. Dan inilah sebabnya mengapa kita perlu menguruskan masa
dengan baik.
Salah lagi sebab perangakap masa yang dikenalpasti adalah disebabkan tiada perncangan
yang jitu yang mana individu dikatakan tidak mempunyai perancangan harian atau mingguan.
Individu juga tidak dapat menepati perancangan yang telah dibuat disebabkan matlamat kerja
yang ingin disempurnakan itu tidak jelas dan berobjektif. Masalah psikologi seperti kurang
motivasi juga mempunyai kaitan dengan tiadanya perancangan kerja yang jelas . Ini disebabkan
perasaan rendah diri serta pemikiran-pemikiran tidak rasional seperti tidak mempercayai dan
menyakini hasil kerja sendiri dan orang lain menguasai ruang rujuk seseorang individu dan inilah
yang menyebabkan individu selalu terperangkap dengan masa yakni dikawal oleh masa. Sikap
terlalu bergantung kepada orang lain atau dengan ertikata lain jika dalam konteks di tempat
kerja, seseorang individu terlalu terikat dengan kerja-kerja rutin dan terlampau terikat dengan
peraturan menyebabkan arah tuju tangguingjawab tidak jelas dan membiarkan orang lain yang
memberi pandangan tentang diri sendiri menyebabkan individu tidak dapat menguruskan masa
dan diri dengan teratur. Seharusnya disiplin diri perlu disemat dalam sanubari setiap pekerja
supaya hasil kerja yang dilakukan tersebut boleh memberi kepuasan dan membawa seribu erti
bila telah dilaksanakan. Gangguan-gangguan yang berlaku di tempat kerja juga seharusnya
dihindari dan individu sepatutnya berusaha memperbaiki keadaan tersebut supaya dapat
menetapkan keutamaan matlamat kerja. Bagi sesebuah organisasi, pengurusan masa yang teratur
yang diamalkan oleh pekerjanya dapat meningkatkan produktiviti syarikat kerana hasil kerja
dapat dilaksanakan dalam masa yang telah ditetapkan. Bagi pekerja sendiri, faedah yang boleh

PROGRAM PENGURUSAN MASA

37

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

diperoleh hasil daripada pengurusan masa yang baik adalah pertama dengan adanya pengurusan
masa, seseorang pekerja itu mudah mencapai matlamat kerana jelas dengan semua tindakan dan
juga yakin dengan tindakan yang dapat membantu dalam mencapai matlamat hidup atau karier.
Selain itu, apabila seseorang pekerja dapat menguruskan masanya dengan baik, secara
tak langsung dia juga dapat menghindari diri daripada tekanan dan stress kerana tindakan yang
dilakukan hasil daripada perancangan yakni penggunaan masa secara optimun untuk mencapai
matlamat yang telah ditetapkan. Melalui perancangan masa, individu dapat melihat keutamaan
kerja yang mesti didahulukan sebelum melakukan kerja lain. Jadi, secara tak langsung, kerjakerja yang ingin dilakukannya tidak membebankannya Tambahan pula, pekerja juga dapat
memperoleh kepuasan diri jika mengurus masa dengan baik kerana dapat melaksanakan
perancangan dan memenuhi apa yang dihajati pada satu-satu masa.
Di samping itu, fokus perbincangan ini juga cuba mengajak peserta melihat bagaimana
untuk menjadi pengurus masa secara menyeluruh yakni dengan ertikata lain (makro).
Persoalan yang mungkin timbul di sini adalah apa itu pengurus makro dan bagaimana ingin
menjadi pengurus masa makro( keseluruhan).? Persoalan ini terjawab sekiranya kita melihat dan
menumpukan perhatian pada gambaran keseluruhan pengurusan masa kita.

Pengurus masa

makro adalah mereka yang memperoleh manfaat hasil dripada menumpukan perhatian terhadap
tugas yang bermakna yakni tugas yng berkesan yang mana sebelum mereka mengurus masa
makro, mereka telahpun berjaya mengurus masa mikro. Ini kerana rata-rata manusia pada masa
kini yang gagal mengurus masa dengan bijak disebabkan selalu terperangkap dalam pengurusan
masa mikro. Biasanya individu yang mengurus masa secara mikro lebih menumpukan perhatian
kepada tugas-tugas yang lebih cepat dan cekap sahaja tanpa mengetahui sama ada tugas itu patut
dilakukan atau tidak Bagi pengurus masa makro, mereka tahu bahawa menentukan apa yang

PROGRAM PENGURUSAN MASA

38

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

tidak patut dibuat adalah tugasnya yang utama. Pengurus masa makro dikatakan enggan terlibat
dalam kerja-kerja yang berimpak. Bagi mereka cara yang paling baik menjimatkan masa tanpa
adanya unsur pembaziran adalah dengan tidak menggunakan masa itu untuk tugas yang kurang
atau tidak mendatangkan untung.
Justeru itu, di sini digariskan beberapa kriteria dan prinsip untuk menjadi pengurus makro
iaitu prinsip pertama ialah seseorang individu perlu tahu sama ada tugas dan kerja yang ingin
dilakukan itu memberi sumbangan penting kepada matlamat kerja dan matlamat oraganisasi atau
tidak? Jadi, jawapan kepada persoalan ini terletak kepada kebijkasanaan individu dan pekerja
memilih tugas atau kerja yang boleh mendatangkan manfaat yang besar kepada dirinya dan
seterusnya kepada organisasi. Prinsip kedua adalah seseorang pekerjka itu perlu menilai risiko
aktiviti-aktivti kerja yang dilakukan dengan berhati-hati yakni mengetahui seburuk mana akibat
yang akan ditanggung sekiranya melakukan sesuatu aktiviti supaya keputusan yang di buat tidak
membuta tuli dan terburu-buru. Jadi, bilamana kemungkinan-kemungkinan ini dipertimbangkan,
maka, individu( pekerja) dapat meringankan risiko yang ada. Yang penting di sini adalah kita
bukan setakat bersikap optimis sahaja tetapi juga perlu lebih realistik dalam membuat jangkaan
terhadap risiko yang mungkin wujud. Seterusnya, disiplin diri juga penting bagi mengelakkan
tindakan tanpa berfikir. Disiplin diri penting terutamanya bilamana situasi seperti matlamat bagi
keutamaan yang lebih rendah didapati mendesak muncul dalam sesuatu situasi. Biasanya seorang
pengurus masa makro akan memperoleh kesungguhan, usaha, kebaikan dan sokongan orang lain
untuk mendorongnya memperoleh kesungguhan, usaha kebaikan dan sokongan orang lain
disebabkan apa yang boleh dicapai oleh seseorang adalah terhad. Langkah yang paling penting
untuk menarik sokongan orang lain adalah dengan berkongsi pandangan. Jadi, untuk menjadi
pengurus masa makro, kita seharusnya sanggup meminta dan memberi sokongan dan bantuan

PROGRAM PENGURUSAN MASA

39

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

kepada

orang

lain

PPM 05

selagi

sesuatu

permintaan

irtu

sesuai dengan keutamaan dan

tanggungjawabnya.
Seterusnya fokus perbincangan ini juga tertumpu kepada pengurusan masa kumpulan .
Pengurusan masa kumpulan adalah satu faktor yang menentukan tahapa produktiviti dan kualiti
periniagaan sesebuah organisasi. Pengurusan masa kumpulan dikatakan penting kerana tida
seorang pun individu yang bekerja secara produktif yakni tahu menguruskan masanya dengan
baik tidak akan terus produktif sekiranya tidak mendapat sokongan dan kerjasama yang lain
sama ada dalam bentuk persekitran, fizikal, moral dan sebagainya. Intipati yang cuba
disampaikan di sini berkaitan dengan pengurusan kumpulan ilah setiap individu yang tidak
menguruskan masanya dengan baik dan produktif akan ada seorang individu lain yang
melakukan lebih dari sepatutunya. Contohnya, dalam sebuah organisasi, di mana terdapat
seorang pegawai yang sentiasa melengahkan kerja atau tiada di pejabat, dalam keadaan teretntu
di man kerjanya tidak terlaksana, ada seorang pegawai lain yang terpaksa melakukan tugasnya.
Justeru itu, sebuah organisasi yang berkesan dan cekap, sewajarnya dapat mendorong setiap
individu untuk menjadi produktif sama ada secara persendirian, mahupun secara berkumpulan.
Ini kerana banyak manfaat yang boleh boleh diperolehi dari kemahiran pengurusan masa oleh
kumpulan contohnya pertama, setiap individu yang mempunyai kepakaran dan keupayaan yang
berbeza dapat digembleng keupayaannyadalam melaksanakan tugas secara berpasukan. Selain
itu, ianya juga dapat mewujudkan suasana kerja berpasukan yang saling menyokong antara satu
sama lain. Melalui pengurusan masa kumpulan, setiap individu bermasalah tidak dibiarkan
begitu sahaja sebaliknya dibantu oleh rakan-rakan misalnya bagi kes yang mempunyai masalah
pengurusan masa di tempat kerja.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

40

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Oleh itu, uruslah msa secara produktif agar tidak terperangkap dengan masa yakni
dikawal oleh masa. Untuk mengurus masa secara berkesan, jadilah pengurus masa makro dan
bukanlah pengurus masa mikro. Oleh itu, berdasarkan kepada perbincangan dapat disimpulkan
bahawa pengurusan masa yang baik adalah penggunaan masa yang berkualiti. Kualiti masa dapat
dicapai dengan adanya prinsip asas bagi kita menguruskan masa. Justeru itu ia akan menjadikan
sesuatu pembelajaran itu lebih berkesan dan bermakna

PROGRAM PENGURUSAN MASA

41

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Ceramah 3 : Ke Arah Pengurusan Masa Secara Berkesan


Oleh
Dr Ismail bin Alias

Objektif:

Topik Perbincangan
Definisi Pengurusan Masa Secara Berkesan
Simptom Pengurusan Masa Tidak Berkesan
Langkah-langkah Ke Arah Pengurusan Masa Berkesan
Kemahiran Yang Diperlukan Bagi Menguruskan Masa Dengan Berkesan.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

42

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

Ceramah 4 :

PPM 05

Mengatasi Tabiat Membuang Masa


Oleh
En. Mustafar Bin Che Mat

Objektif:

Topik Perbincangan
Bagaimana dan Ke Mana Masa Anda Terbuang
Kaedah Mengatasi Masa Yang Terbuang
Mengatasi Tabiat Melengah-lengah Kerja
Bagaiamana Mengenalpasti Waktu Produktif
Bagaimana Merancang Masa Anda Dengan Lebih Bijak

PROGRAM PENGURUSAN MASA

43

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

Arahan

: Tandakan ( /) pada ruang yang disediakan berasakan kunci jawapan berikut.

Petunjuk
SS
5
S
4
TP
3

:
Sangat Setuju
Setuju
Tidak Pasti

TS
STS

2
1

Tidak Setuju
Sangat Tidak Setuju

Fasilitator-fasilitator
Item Pernyataan

5
SS

4
S

3
TP

2
TS

1
STS

1. Fasilitator telah menggunakan


kemahiran memimpin dan dapat
mengendalikan aktiviti dengan
berkesan
2. Saya merasakan bahawa saya
dihargai dan diterima dalam
kelompok seperti ahli-ahli lain.
3. Fasi dapat menyediakan kemudahan
dan keadaan bilik yang memberi
keselesaan kepada saya
4. Fasi menunjukkan sikap positif
dalam setiap sesi aktiviti LDK
dijalankan
5. Fasi membantu saya memperoleh
pengalaman bermakna sepanjang
mengikuti aktiviti-aktiviti LDK
6. Aktiviti-aktiviti yang dikendalikan
oleh fasi memberi pengalaman
negatif kepada saya.
7. Fasi dapat berinteraksi secara terbuka
dengan saya
8. Fasi dapat membantu saya membina
hubungan yang amat baik dengan
peserta-peserta lain
9. Aktiviti LDK yang dikendalikan oleh
fasi dapat berjalan dengan lancar
10. Fasi mengamalkan ketepatan
waktu.
12. Fasi meransang emosi saya
untuk bergiat aktif dalam kelompok

Komen Atau Cadangan ..................................................................................................................

PROGRAM PENGURUSAN MASA

44

PPM 2005

KERTAS KERJA DASAR

PPM 05

RUJUKAN

1) Maimunah Osman (2000), Perangkap Masa, Panduan Pengurusan Masa Berkesan


2) Omardin Ashaari( 1998), Pengurusan Masa, Siri Pengajian Dan Pendidikan Utama
3) Norlida Abd Halim & Jurina Pieei ( 1994), Pengurusan Masa Berkesan Hebat.

PROGRAM PENGURUSAN MASA

45

PPM 2005