1.0
PPM 05
PENDAHULUAN\
Program Pengurusan Masa bagi kakitangan syarikat Mayflax Sdn Bhd 2005
(PPM05) anjuran Unit Kaunseling dan Bahagian Sumber Manusia Mayflax Sdn Bhd
merupakan suatu program yang sangat penting kepada syarikat ini kerana program
seumpama ini dapat mendidik dan mengajar kakitangan dan staf syarikat tentang
bagaimana cara untuk mengurus dan merancang masa dengan cekap di tempat kerja agar
kakitangan syarikat dapat menggunakan masa di tempat kerja dengan bijak untuk tujuan
yang berfaedah. Di samping itu, program ini juga dapat membantu kakitangan syarikat
meningkatkan prestasi kerja pada tahap yang memuaskan melalui pengurusan masa yang
teratur dan berkesan.
Program Pengurusan Masa bagi kakitangan syarikat yang merupakan suatu
program yang julung kalinya diadakan ini juga boleh membantu staf dan kakitangan
syarikat menjadi lebih berkesan dalam menjalankan tugas dan kerja di tempat kerja di
mana program seumpama ini dapat membuka minda pekerja serta memandu staf ke arah
mengurangkan stres khususnya berkaitan dengan tekanan kerja yang acapkali dihadapi
oleh staf. Justeru itu, apa yang jelas di sini, program ini dapat dijadikan garis panduan
oleh pekerja (kakitangan) untuk menetapkan apakah perkara yang penting yang perlu
disempurnakan terlebih dahulu dan apakah pula perkara yang boleh dikurangkan supaya
kakitangan syarikat menikmati dan mencapai kualiti masa untuk relaks dan mengecapi
keselesaan dalam menjalankan kerja-kerja lain tanpa dibebani tugasan yang bertimbun di
tempat kerja. Ini secara tidak langsung membantu kakitangan syarikat dalam mengawal
kegiatan atau aktivitinya di tempat kerja supaya kerja-kerja yang tidak berfaedah dapat
dikurangkan atau diatasi.
PPM 2005
PPM 05
TUJUAN
Tujuan Kertas Kerja Dasar ini disediakan adalah untuk memohon pertimbangan
dan persetujuan daripada pihak syarikat untuk membenarkan program ini di
jalankan,.mendapatkan kelulusan daripada pegawai atasan serta menerangkan segala
maklumat yang berkaitan dengan Program Pengurusan Masa
dianjurkan oleh Unit Kaunseling dan Bahagian Sumber Manusia Mayflax Sdn Bhd yang
bertempat di Hotel Mandarin Oriental Kuala Lumpur. Ia juga bertujuan untuk memohon
sumbangan dan peruntukan khususnya bagi menampung program ini. Diharapkan segala
usaha murni ini akan mencapai segala objektif yang digariskan.
1.0
NAMA PROGRAM
Pengurusan Masa Bagi Kakitangan Mayflax Sdn Bhd Di Tempat Kerja (PPM 05)
2.0
OBJEKTIF
2.1
2.2
Melatih dan mengajar staf dan kakitangan syarikat tentang cara-cara mengurus
masa dengan berkesan dan efisyen
2.3
Untuk memberikan manfaat kepada staf atau kakitangan terutamanya dari segi
menggunakan teknik-teknik pengurusan masa yang paling berkesan mengikut
kemampuan masing-masing di tempat kerja
2.4
PPM 2005
2.5
PPM 05
Untuk melahirkan kakitangan yang mempunyai daya intelek yang kreatif dan
kritis
3.0
MANFAAT
3.1
Membina dan mengembangkan lagi kebolehan staf dalam merancang, mengurus masa
serta mengatasi masalah stres di tempat kerja
3.2
3.3
3.4
5.0
JUSTIFIKASI
Prestasi kerja yang cemerlang bagi seseorang kakitangan terletak kepada
kemampuan dan kebolehannya dalam menyempurnakan tugasan yang diberikan dengan
sempurna. Di samping itu, prestasi kerja seseorang kakitangan syarikat juga boleh dinilai
dari segi kecerdasan IQ (mental). Ini meliputi aspek pengurusan masa, kemahiran
menagani stres, kemahiran membuat keputusan dan sebagainya. Justeru itu, program
Pengurusan Masa 05 ini di jalankan adalah dengan harapan dan bertujuan untuk
menilai serta melahirkan kakitangan yang berproduktiviti, kreatif dan kritis dalam
menguasai kemahiran interpersonal di tempat kerja khususnya kemahiran mengurus dan
merancang masa
PPM 2005
PPM 05
kehidupan dan suasana kerja yang bebas daripada konflik dan tekanan kerja melalui
pengurusan masa yang sistematik
.Pihak penganjur berpendapat bahawa program ini perlu diadakan sebagai salah
satu cara dalam mewujudkan dan melahirkan kakitangan-kakitangan yang produktif,
inovatif dan berkualiti.
6.0
TEMA
Ke Arah Pengurusan Masa Berkesan
7.0
TARIKH
Tarikh : 11-13 Februari 2005 ( Jumaat hingga Ahad)
8.0
TEMPAT
Hotel Mandarin Oriental Kuala Lumpur
10.0
PERASMI
Yang Berbahagia Datuk Zakaria Khairuddin.
11.0
PENGANJUR
Unit Kaunseling Dan Bahagian Sumber Manusia Mayflax Sdn Bhd
PPM 2005
12.0
PPM 05
PENYERTAAN
40 orang kakitangan Mayflax Sdn Bhd
13.0
14.0
ANGGARAN BELANJAWAN
Sila rujuk Lampiran B
15.0
16.0
STRUKTUR ORGANISASI
Sila rujuk Lampiran D
17.0
MODUL- MODUL
Sila rujuk Lampiran E
18.0
TEKS-TEKS CERAMAH
Sila rujuk Lampiran F
PPM 2005
19.0
PPM 05
PENUTUP
Adalah amat diharapkan agar program yang
sokongan dari semua pihak dalam mencapai matlamat dan objektif yang telah digariskan.
Menjadi harapan pihak penganjur agar program yang ingin dilaksanakan ini boleh
dijadikan sebagai alternatif kepada para kakitangan Mayflax Sdn Bhd untuk menjadi staf
yang dapat bekerja secara efisyen melalui pengurusan masa yang teratur dalam mencapai
prestasi kerja yang memuaskan. Semoga objektif program Pengurusan Masa (PPM 05)
dapat memberi faedah kepada semua kakitangan Mayflax Sdn Bhd Segala kerjasama
yang diberikan oleh semua pihak sama ada secara langsung ataupun tidak, didahului
dengan ucapan ribuan terima kasih.
Disediakan oleh;
..................................................
(Abdul Basit Bin Kader Mydin)
Pengarah,
Program Pengurusan Masa bagi kakitangan Mayflax Sdn Bhd
Unit Kaunseling&Bahagian Sumber Manusia Mayflax Sdn Bhd
Kuala Lumpur.
PPM 2005
PPM 05
LAMPIRAN A
PROGRAM PENGURUSAN MASA BAGI KAKITANGAN DI TEMPAT KERJA
TARIKH
MASA
11/02/05
12.30- 3.00(ptg)
(Jumaat)
ATUCARA
Dijangka tiba/pendaftaran/ check in/
TINDAKAN
Unit tugas-tugas khas
Unit aturcara/ fasi
Penerangan Program
Ketua Kaunselor
3.30- 4.00(ptg)
Minum petang
4.00- 4.30(ptg)
Pembahagian kumpulan
4.30-6.00(ptg)
6.00-7.30(mlm)
7.30-9.00 (mlm)
9.00(mlm)
Fasilitator
Fasilitator
Fasilitator
12.10(mlm)
Fasilitator
PPM 2005
TARIKH
12/2/05
PPM 05
MASA
ATUCARA
5.50- 7.00(pg)
TINDAKAN
7.00- 7.45(pg)
Aktiviti riadah
7.45- 8.30(pg)
Sarapan pagi
10.30- 11.00(pg)
Minum Pagi
En Abdul Basit
Fasilitator
Slot Ceramah 2
Pengurusan Masa
Pn Maimunah Osman
4.00-5.00 (ptg)
5.00-5.30 (ptg)
Minum Petang
5.30-6.30(ptg)
Fasilitator
6.30-8.00(mlm)
Fasilitator
Fasilitator
Unit-tugas-tugas
Unit tugas-tugas
Dr Ismail Bin Alias
Fasilitator
Unit tugas-tugas
Fasilitator
Fasilitator
PPM 2005
TARIKH
13/2/05
MASA
PPM 05
ATUCARA
5.50-7.00(pg)
7.00-7.45(pg)
Aktiviti riadah
7.45- 8.30(pg)
Sarapan pagi
TINDAKAN
Fasilitator
8.30- 10.30(pg)
10.30-12.00(pg)
Slot Ceramah 4
Mengatasi Tabiat Membuang Masa
LDK 6
Menangani Cabaran
Fasilitator
12.00- 12.30(tgh)
Makan tengahari
12.30- 2.00(ptg)
Fasilitator
LDK 7 Binding
Fasilitator
3.00-4.00(ptg)
4.00- 5.00(ptg)
10
Ketua Kaunselor
Unit tugas-tugas
khas
PPM 2005
PPM 05
LAMPIRAN B
ANGGARAN BELANJAWAN
PROGRAM PENGURUSAN MASA (PPM) 2005
PENDAPATAN
RM
Subsidi syarikat
44,880
PERBELANJAAN
1) Pakej Hotel
( termasuk 5 santapan sehari, 2 orang sebilik, 1 dewan untuk ceramah
dan aktiviti kumpulan serta lain-lain kemudahan seperti sistem PA,
mikrofon, peralatan sukan dan lain-lain.
2) Pengangkutan
Bas (24 tempat duduk)
RM 625 X 2 buah X 2 hari
3) Bayaran Penceramah
i) Penceramah 1
ii) Penceramah 2
iii) Penceramah 3
2500
RM
800
1000
700
2,500
2,200
400
200
250
450
380
1,000
JUMLAH
35,000
44, 880
11
PPM 2005
PPM 05
Pengangkutan
Penginapan
Pendaftaran
Backdrop/ Banner
Makanan
Photographer
(Fasilitator-Fasilitator)
-
12
PPM 2005
LAMPIRAN D
PPM 05
SETIAUSAHA
Cik Samantha Leong
BENDAHARI
Cik Nirmala a/p Rajah
Pengangkutan
Penginapan
Photographer
Makanan
FASILITATOR-FASILITATOR
Pendaftaran
En. Ahmad
Zaidi Mokhtar
13
PPM 2005
PPM 05
MANUAL ORGANISASI
Penaung
Memberi khidmat nasihat kepada hal-hal pengurusan pelaksanaan program.
Mempunyai kuasa untuk memutuskan sama ada program diluluskan atau tidak.
Pengarah
Menyediakan kertas kerja dasar program
Merancang dan menyusun gerak kerja atau aktiviti program yang hendak dijalankan.
Mengadakan mesyuarat dengan Majlis Tertinggi dan eksekutif untuk membincangkan
perkembangan program dari semasa ke semasa.
Menyelaras setiap perjalanan program.
Memastikan semua ahli jawatankuasa pelaksana program menjalankan tugas dengan baik
Mengetuai mesyuarat postmoterm yang akan dijalankan selepas program selesai
dijalankan.
Memastikan kelancaran gerak kerja projek/ program
Setiausaha
Membantu pengarah untuk membuat surat-menyurat untuk diserahkan kepada pihak yang
berkenaan
Membantu menyediakan laporan yang diperlukan
Menyediakan minit mesyuarat ( jika perlu)
14
PPM 2005
PPM 05
BENDAHARI
Mengurus segala urusan kewangan program
Memastikan urusan keluar masuk wang dapat diurus dengan betul.
Menyediakan cek pembayaran kepada pihak penceramah, bayaran tempat penginapan
dan pengangkutan.
15
PPM 2005
PPM 05
FASILITATOR-FASILITATOR
Menjadi pemimpin dalam kelompok yang dikendalikan.
Bertanggungjawab penuh terhadap keseluruhan sesi/ aktiviti yang dijalankan.
Menjadi pemudah cara untuk menggerakkan dan melicinkan perjalanan sesi kelompok.
Menggalakkan setiap ahli mengambil bahagian secara aktif dan melibatkan diri
sepenuhnya hingga ke tahap optimum.
Mengikuti dan kenal pasti setiap perkembangan serta kemajuan kelompok dan juga ahliahli.
Mengawal pengaruh kelompok supaya bebas dari sebarang ancaman, perlakuan agresif
dan sesuatu yang boleh menyinggung perasaan ahli.
16
PPM 2005
PPM 05
Objektif
Mewujudkan rasa selesa antara peserta.
Mewujudkan rasa selesa antara peserta dan fasilitator.
Menyedarkan kepentingan komunikasi dalam kehidupan.
Untuk peserta saling memperkenalkan diri dan dapat mengeratkan hubungan antara satu
sama lain.
Untuk mewujudkan kerjasama bagi ahli kumpulan.
Tujuan:
1. untuk mengetahui nama gelaran yang akan digunakan sepanjang program
2. sebagai tambahan untuk mambina hubungan.
3. untuk menanamkan konsep kasih sayang dan mengambil berat sesama peserta
4. untuk berkongsi pengalaman hidup
5. untuk menyemak persepsi peserta mengenai jangkaan atau masa depan diri
17
PPM 2005
PPM 05
Tambahan:
1. Jika terdapat peserta yang berlainan budaya, fasilitator perlu peka perbezaan yang wujud
dan cuba mewujudkan interaksi sosial antara peserta dengan,
a.
bertanya tarikh lahir yang sama atau bintang kelahiran yang sama.
b.
mewujudkan persamaan minat kepada perkara (rujuk cakera diri) yang diminati.
c.
membina hubungan antara peserta dengan mengadakan permainan " sebut nama dan tanda diri'.
Objektif:
1. Membentuk fikiran yang kreatif.
2. Mengeratkan lagi hubungan semua sesama ahli kumpulan.
3. Mewujudkan semangat kekitaan.
4. Menanam sikap tolong-menolong.
18
PPM 2005
PPM 05
Salah seorang ahli memegang bola itu dan sesiapa yang menyambut bola itu perlu
menyatakan namanya
Ini diteruskan sehingga semua ahli kumpulan berpeluang menyambut bola dan
mengatakan nama mereka
Selepas semua ahli mengambil giliran, tukarkan peraturan permainan di mana pembaling
bola perlu memanggil nama orang yang dibalingkan bola itu.
Prosedur:
i) Setiap ahli kumpulan duduk dalam satu bulatan melainkan seorang ahli yang berdiri di tengahtengah bulatan.
19
PPM 2005
PPM 05
ii) Ahli-ahli yang berada di tengah-tengah bulatan memberikan satu soalan. Contohnya suka
berada di di sebelah kanan?
iii) Semua ahli yang suka berada di sebelah kiri perlu menukar tempat duduk mereka dengan
seberapa segera yang boleh. Sambil ahli yang berdiri di tengah-tengah bulatan tadi cuba berebut
duduk.
iv) Orang yang masih belum mendapat tempat duduk perlu tinggal di tengah-tengah bulatan dan
memberikan soalan lain.
Menyedarkan ahli (peserta) tentang adanya persamaan dan perbezaan antara dirinya dan
orang lain
20
PPM 2005
PPM 05
Prosedur:
Fasi meminta ahli kumpulan menyenaraikan ciri-ciri pekerja yang berjaya dan cemerlang
Kemudian, fasi meminta ahli menyenaraikan kelemahan dan kekuatan diri
Ahli juga perlu menyenaraikan kesilapan-kesilapan yang pernah dan selalu dilakukan
semasa di tempat kerja.
Fasi akan membincangkan dengan setiap ahli kumpulan tentang aspek-aspek yang
disenaraikan.
21
PPM 2005
PPM 05
Objektif
Untuk membantu ahli mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang biasanya dilakukan dalam
seharian sama ada berfaedah ataupun tidak.
Untuk membantu ahli kumpulan merancang masa dengan berkesan dalam kehidupan
Untuk membantu ahli kumpulan menyemak semula masa yang terbuang dengan tiada
faedah
Aktiviti
Tujuan; Untuk menyemak bagaimana masa diperuntukkan dalam semua aktiviti harian
Untuk membantu ahli kumpulan melihat bagaimana masa yang ada
diperuntukkan seharian.
Prosedur
Ahli kumpulan diminta membentuk suatu jadual aktiviti harian yang biasanya
dilakukan.di rumah dan di tempat kerja.
Aktiviti harian perlulah direkodkan bermula dari bangun tidur pagi hinggalah
sampai waktu tidur di sebelah malam.
Segala perkara/ aktiviti mustahak perlulah diambil perhatian dengan mencatatkan
masa permulaan dan masa terakhir pada hari itu.
Ahli kumpulan juga perlu merekodkan segala perkara yang menganggu masa
untuk melakukan aktiviti seperti bekerja dan sebagainya.
Masa yang sangat memberi faedah dan yang tidak memberi apa-apa manfaat
hendaklah juga direkodkan
22
PPM 2005
PPM 05
Prosedur
Setiap ahli kumpulan perlu membentangkan jadual aktiviti harian mereka tanpa
merasa malu kepada fasilitator kumpulan masing-masing.
Tujuan;
1) Untuk mengenalpasti dan menganalisis apakah bentuk gangguan yang mungkin
berlaku ketika hendak melakukan sesuatu aktiviti
Prosedur
Penilaian Aktiviti Harian
Aktiviti di tempat
kerja
Aktiviti di rumah
Masa (jam)
Tahap kepuasan
Halangan/
gangguan
1) Borang ini akan diedarkan kepada setiap ahli kumpulan oleh fasilitator.
2) Setiap ahli perlu menyenaraikan apakah bentuk-bentuk gangguan yang menyukarkan mereka
untuk menguruskan masa dan melakukan sesuatu kerja/ aktiviti di rumah dan di tempat kerja.
23
PPM 2005
PPM 05
Tujuan: Untuk membantu dan mengajar ahli kumpulan cara mengendalikan tugas harian
dengan cekap dan seterusnya membantu menguruskan masa mengikut
keutamaan.
Prosedur
Fasi meminta setiap ahli kumpulan untuk mengadakan satu senarai tindakan harian
dalam bentuk jadual.
Kemudian, fasi meminta ahli kumpulan meletakkan matlamat hariannya dalam senarai
tindakan harian serta menyelitkan aktiviti yang dapat membantunya dalam mencapai
matlamat jangka panjang.
Tarikh ; 19/2/05
Bilangan
Keutamaan
mesti
mesti
tidak mendesak
Boleh ditangguhkan
untuk tindakan
5
tidak mendesak
kerja
24
PPM 2005
PPM 05
Objektif
Menyedarkan pekerja( kakitangan) mengenai tanggungjawab sebagai kakitangan......
Mengenalpasti emosi dan kesetiaan kakitangan terhadap organisasi.
Prosedur
Ketua kaunselor akan membaca suatu teks dan puisi yang mampu membakar emosi dan
motivasi para kakitangan.
Fasi diminta duduk bersama dengan ahli kumpulan.
Suasana dewan akan digelapkan supaya para kakitangan dapat menghayati intipati&
mesej yang disampaikan oleh ketua kaunselor.
Mind Setting
i)
25
PPM 2005
PPM 05
Tujuan:
1) Mengenalpasti cabaran yang perlu ditempuh untuk mencapai matlamat dan kejayaan
2) Bertukar fikiran tentang cara sesuatu cabaran itu ditangani dan diatasi.
A) Senaraikan ( 10 minit)
Cabaran-cabaran
Cara mengatasinya
B) Latihan
Jauhkan diri daripada kesusahan dan halangan ( 20 minit)
Tujuan: membantu ahli kumpulan dan fasi mengenali bahagian-bahagian manakah
yang membolehkan para ahli belajar untuk mengelakkan diri daripada
kesusahan dan halangan.
Prosedur
Fasi akan mengedarkan satu salinan soal selidik untuk setiap ahli
26
PPM 2005
PPM 05
Situasi
Ahli kumpulan diminta membayangkan bahawa satu kebinasaan kapal di laut telah berlaku
di sebuah pulau di Malaysia.Pulau tersebut mempunyai pokok-pokok buah-buahan, tetapi
tidak pasti sama ada iai diduduki oleh penduduk atau terdapat binatang-binatang yang ganas.
Prosedur;
Permainan ini mempunyai 3 bahagian.
Bahagian 1: Peraturan-peraturan
Prosedur
1) Kumpulan diberi masa 15 minit untuk membuatkan satu senarai peraturan bagi
membolehkan mereka terus hidup.
2) Sesudah itu, fasi kumpulan perlu membincangkan senarai peraturan tersebut dan
menambahkan apa-apa yang tertinggal.
Bahagian 2: Peranan-peranan
Bagi menggunakan kemahiran-kemahiran individu dengan sepenuhnya, menentukan
siapa yang paling sesuai untuk setiap kerja di bawah.
Ketua( siapa yang adil saksama dan dapat menimbangtara)
Tukang masak
Pelawak lelaki
Doktor
Ahli muzik
Pengawal
Pemburu
Tukang Jahit
Petani
Tukang jahit
Fasi kumpulan boleh membincangkan kesesuaian peranan yang diberikan kepada setiap
ahli kumpulan.
27
PPM 2005
PPM 05
perangkap binatang
alat bunyi-bunyian
alat pertanian
28
PPM 2005
PPM 05
Prosedur
a) Fasi mendapatkan maklum balas mengenai perasaan, motivasi(semangat) dan tahap
kesedaran para kakitangan.
b) Fasi akan mengedarkan borang penilaian dan soal selidik program pengurusan masa kepada
ahli kumpulan. Ahli kumpulan diminta mengisi borang penilaian tersebut dan seterusnya
menyerahkan kepada fasi kumpulan masing-masing.
c) Fasi memberikan kata-kata semangat kepada setiap ahli kumpulan untuk terus berjaya
menguruskan masa dengan lebih berkesan dan sistematik.
29
PPM 2005
PPM 05
Ceramah 1 :
Objektif : Untuk membantu pemahaman peserta berkaitan dengan konsep masa dalam
hidup
Topik Perbincangan
Definisi Masa
Konsep Masa
Pendapat Dunia Mengenai Masa
Pandangan Islam Mengenai Masa
Perangkap Masa
Kehidupan manusia dikongkongi dan diliputi oleh masa. Tiap-tiap manusia yang hidup di
dunia ini memerlukan masa. Namun yang menjadi persoalan di sini adalah. Apa yang
dimaksudkan dengan masa? Persoalan ini agak sedikit sukar untuk dijawab disebabkan tiada satu
pengertian yang kukuh yang mendefinisikan masa. Namun, masa bolehlah dikatakan sebagai
suatu sumber yang tersendiri. Ini kerana terdapat golongan cendekiawan yang menganggap masa
itu ada dalam tiada oleh kerana ramai orang yang bersungut bahawa mereka sentiasa tidak cukup
masa untuk melakukan dan menyempurnakan pekerjaan. Setiap manusia dianugerahkan jumlah
masa yang sama iaitu 24 jam dalam sehari, namun hanya yang berbeza adalah jumlah
keseluruhan masa yang diperuntukkan oleh Tuhan iaitu hayat atau umur seseorang. Dalam
ertikata lain, masa adalah kehidupan yang Tuhan berikan kepada setiap manusia
30
PPM 2005
PPM 05
Masa juga boleh dikatakan sebagai suatu kelangsungan hidup kerana ianya semakin ke
hadapan. Ia tidak boleh diberhentikan, diperlahankan, dipercepatkan atau berpatah balik kecuali
apabila Tuhan menghendaki ia berhenti. Masa juga adalah suatu komoditi berharga yang
terhad.Ia tidak boleh dibeli atau dijual, disimpan, dijimat, ditambah atau dikurangkan. Namun
anehnya ia boleh dibazirkan, dibuang dan dibiarkan berlalu begitu sahaja. Apa yang pasti, tiada
tandingan masa dengan emas atau berlian. Ini kerana emas atau berlian boleh dibeli dengan wang
tetapi masa tidak boleh dibeli walau dengan darah sekalipun. Bagi golongan cerdik pandai,
mereka menganggap masa merupakan sebagai harta yang amat penting dalam hal hidup insan
sejagat. Mereka dalam golongan ini dikatakan telah berjaya menguasai masa. Golongan ini
biasanya merupakan golongan atau kumpulan manusia yang berjaya menguruskan masa mereka
secara berkesan serta berjaya mencapai matlamat hidup mereka kerana menghargai dan
berpuashati dengan masa yang ada pada diri mereka.
Seterusnya jika dilihat konsep masa pula, ramai di kalangan masyarakat umum yang
masih kurang jelas mengenai konsep masa. Namun, ada pelbagai pendapat cendekiawan dunia
yang mengutarakan konsep mengenai masa. Kalau diperhatikan perkembangan falsafah dan
pembangunan dunia, ada beberapa pendapat dan nasihat yang pelbagai di sekitar kepentingan dn
pengurusan masa. Dalam perkara ini, para cendekiawan Arab pernah membentuk kata-kata masa
itu emas. Jikalau diteliti dengan halus dapat difahamkan bahawa masa itu berharga seperti emas,
malah lebih daripada itu. Walaubagaimanapun, emas dapat disimpan tetapi masa tetap juga
berlalu. Adalah nyata perbezaan dalam menghargai emas dan penggunaan masa. Ada golongan
di kalangan sarjana yang berpendapat mengenai masa seperti berikut:
Perjalanan waktu itu bak pedang tajam, anadainya anda tidak memotongnya, pasti ia akan
memotong anda. Ini bererti bahawa pedang yang tajam itu banyak boleh digunakan untuk
31
PPM 2005
PPM 05
mengerjakan pelbagai bentuk pekerjaan yang akan mendatangkan hasil. Tetapi sekiranya
manusia tidak menggunakan pedang itu, ini ianya tidak akan mendatangkan apa jua hasil yang
berfaedah malah mungkin mendatangkan kemudaratan sekiranya masa itu disalahgunakan oleh
manusia. Mengikut Al Ghazali, ahli fikir Islam yang terkenal pernah menggubah kata-kata:
Apabila sesuatu amalan itu menjadi utusan atau penggerak bagi orang-orang hidup, maka orang
yang berpangku tangan tanpa kerja itu adalah menjadi utusan bagi orang-orang mati. Mengikut
pendapat orang Belanda, masa adalah hak Tuhan, bukan hak kita (Time is Gods, not ours.). Ini
bermakna bahawa segala-segalanya aturan dan kehendak adalah mengikut perintah Tuhan.
Manusia hanya boleh berikhtiar dan Tuhan sahaja yang akan menetapkannya. Bagaimanpun,
manusia harus berusaha untuk mencapai hasrat dan cita-cita hidupnya dengan menggunakan
segala kesempatan dengan masa yang ada padanya.
Mengikut pendapat Sepanyol, There is time for all the things. Maksudnya ada peluang
masa untuk membuat semua perkara. Orang-orang Sepanyol ada menyatakan bahawa ada
peluang masa untuk membuat semua perkara. Sebenarnya, semua orang mempunyai masa untuk
melakukan apa jua perkara yang mendatangkan faedah dan manfaat kepadanya cumanya mereka
harus pandai mengatur masa. Di kalangan masyarakat Cina, setiap detik masa tidak boleh dibeli
dengan setiap timbangan emas. Ini jelas menunjukkan betapa mahalnya masa berbanding
timbangan emas. Orang Perancis berpendapat bahawa masa itu merupakan unsur dan benih
abadi. Ini bererti masa yang berlaku di dunia ini dapat digunakan hingga abadi. Sesuatu detik
yang berlaku di dunia ini mungkin menjadi berkekalan hingga abadi. Sebagai contoh, sesuatu
perjanjian itu dimeterai dalam beberapa detik sahaja tetapi masa yang singkat itu dapat
digunakan hingga abadi. Satu lagi pendapat dunia yang tidak kurang hebatnya mengenai masa
adalah dari orang-orang Greek yang menganggap masa itu adalah jiwa dunia. Seluruh dunia
32
PPM 2005
PPM 05
terpaut dengan masa. Dale Carnegie ( cendekiawan Amerika Syarikat) menganggap manusia
tidak mungkin melakukan lebih daripada satu urusan dalam sesuatu masa. Beliau berpendapat
bahawa jika terlalu banyak pekerjaan yang hendak dilakukan dalam sesuatu masa, kerja itu tidak
akan dapat dilakukan dalam sesuatu masa, kerja itu tidak akan dapat dilakukan secara lancar.
Pekerjaan itu tidak akan dilakukan dengan baik dan tentu ada cact celanya.
Islam juga menganggap masa amat berharga. Masa adalah amanah dari Allah kepada
manusia. Dalam sola masa dan waktu, Al Quran dan Hadis amat memberi perhatian dalam
perkara ini dari beberapa sudut. Tegasnya, masa merupakan sudut yang terpenting. Masa atau
waktu merupakan nikmat dan kelebihan Allah S.WT yang diberikan kepada manusia. Allah
berfirman dengan jelasnya dalam surah Ibrahim, yat 33-34 yang bermaksud sebagaimana
berikut, Dan Dia telah menundukkan bagimu matahari dan bulan yang terus menerus beredar,
dan telah menundukkan bagimu malam dan siang. Dan dia mengurniakan setiap permintaan
kamu itu. Dan jika kamu hendak memperhitungkan segala nikmat Allah nescaya kamu tidak
mampu untuk memperhitungkannya.
Allah berfirman dalam surah Al Asr ayat 1-3 yang bermaksud sebagaimana berikut:
Demi masa, Sesungguhnya manusia itu benar-benar berada dalam kerugian kecuali orangorang yang beriman dan bermal soleh dan menasihati tentang kebenaran dan kesabaran.
Ayat di atas juga menerangkan kepada manusia betapa berharga dan bernilainya masa
dan kesan yang dibawa daripada peredaran masa. Dari ayat ini juga dapat diperhatikan bahawa
mereka yang tidak menggunakan dan menguruskan masa dengan betul akan rugi di dunia dan di
akhirat.
Oleh itu, gunakan masa dengan cara yang sebaik-baiknya. Justeru itu, hargailah masa yang
dikurniakan Tuhan kepada kita dengan melakukan perkara-perkara yang berfaedah.
33
PPM 2005
Ceramah 2 :
PPM 05
Pengurusan Masa
Oleh
Pn Maimunah bt Osman
Objektif: 1)Untuk memberi kesedaran kepada peserta tentang kepentingan mengurus masa secara
menyeluruh.
2) Untuk membantu peserta mengenalpasti perangkap-perangkap masa yang
menghalang mereka dalam menguruskan masa.
Topik Perbincangan
Definisi pengurusan masa
Prinsip-Prinsip Asas Pengurusan Masa
Faedah Menguruskan Masa
Pengurus Masa Makro dan definisinya
Bagaimana Menjadi Pengurus Masa Makro
Pengurusan Masa Kumpulan
Perangkap-perangkap masa
Secara umumnya, pengurusan masa boleh didefinisikan sebagai satu set perkaitan
kemahiran common sense yang membantu individu menggunakan dan menguruskan masa
dengan lebih efektif dan produktif tanpa wujudnya unsur pembaziran. Kemahiran-kemahiran
common sense yang dimaksudkan di sini adalah seperti kemahiran merancang, kemahiran
membuat keputusan dengan bijak dan sebagainya. Pengertian masa dari segi bahasa ialah waktu,
zaman, saat dan detik. Dari segi istilah masa bermakna tika2 waktu atau zaman yang dilalui oleh
PROGRAM PENGURUSAN MASA
34
PPM 2005
PPM 05
individu yang menjalankan kehidupan. Dikaitkan dengan pengurusan masa, ia memberi makna
suatu ilmu yang berkaitan dengan teknik dan cara seseorang itu mengurus, membahagi dan
mengatur masa sehariannya supaya dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Terdapat
beberapa prinsip asas pengurusan masa iaiu:
1. Mengubah tabiat lama yang negatif.
Tabiat lama selalu juga disebut habit. Tabiat yang negatif ini perlu dibuang dalam diri setiap
individu. Jika selama ini kita merupakan seorang yang selalu menangguhkan kerja maka kita
perlu mengambil perhatian terhadap perkara ini. Selalunya kita menangguhkan tugasan dan
menyiapkan last minute. Tabiat seumpama ini perlu diubah. Oleh itu, kita mesti mengubah
tabiat ini supaya lebih awal menyiap tugas2 agar pada waktu yang lain kita dapat memberi
tumpuan yang lebih kepada aktiviti yang lain.
2.
Komunikasi
Komunikasi dapat memberikan implikasi yang besar jika kita tidak dapat menggunakan dengan
berkesan dan terbaik. Contohnya, semasa guru tiada di dalam kelas, kita sering berbual-bual
kosong dengan kawan2 tentang hiburan dan perkara yang sia-sia yang tiada kaitan langsung
dengan pembelajaran. Ini sebenarnya satu pembaziran yang amat ketara dan merugikan.
Komunikasi intrapersonal biasanya ada dalam setiap individu. Komunikasi ini mengatakan
seolah-olah soalan ini adalah bodoh. Maka penggunaan komunikasi intrapersonal yang negatif
ini perlu di lawan dan di tentang. Oleh itu komunikasi intrapersonal ( bertanya guru ) dengan
sebaik mungkin. Dengan membuang komunikasi intrapersonal yang negatif itu maka wujudlah
keyakinan dalam diri.
35
PPM 2005
3.
PPM 05
Penumpuan
Selalunya kita akan berasa bosan dan jemu apabila perkara tersebut berkaitan dengan pelajaran.
Kita jarang memberi tumpuan terhadap pelajaran yang diberi oleh guru. Namun apabila bercerita
tentang hiburan, tumpuan akan diberi sepenuhnya walaupun dalam keletihan. Oleh itu
pengubahsuaian suasana perlu diubah supaya kita dapat memberikan konsentrasi dalam pelajaran
dan gangguan lain perlulah dielakkan.
4.
Rehat
Manusia perlulah berehat dalam setiap perkara. Rehat adalah factor penting dan sering dikaitkan
dengan tidur. Contohnya kita perlu berehat selama 15 minit pada waktu tengahari untuk
mengembalikan kecergasan. Justeru itu pengurusan waktu rehat dengan tidur adalah penting
untuk pembelajaran yang berkesan.
Pada masa kini, masalah pengurusan masa timbul disebabkan oleh tiadanya kemahiran
merancang masa dan membuat keputusan dalam sesuatu pekerjaan secara efisyen. Sambil itu,
individu-indivdu juga dikatakan terperangkap dan dikawal oleh masa dan bukannya mereka yang
mengawal masa. Seharusnya, untuk mencapai pengurusan masa yang efisyen, individu yang
perlu bijak mengawal dan merancang masa dalam melakukan sesuatu kerja dan bukannya
membiarkan masa berlalu dalam seharian tanpa sebarang aktiviti berfaedah dan memberi
manfaat. Jika di lihat pada masa kini dalam konteks tempat kerja, kebanyakan pekerja biasanya
alpa dan lalai dalam menguruskan masa dengan bijak kerana disebabkan tiada matlamat atau
objektif khususnya objektif kerja. Matlamat kerja kabur yakni tidak jelas dan sering berubahubah tanpa sebab yang munasabah juga merupakn sebagai satu punca yang menyebabkan
individu terperangkap dan dikawal oleh masa. Apa yang cuba disampaikan di sini ialah masa
seumapama aliran air yang mengalir dari gunung ke muara sungai. Manusia telah belajar melalui
36
PPM 2005
PPM 05
teknologi bagaimana untuk mengambil peluang dari aliran derasair yang mana hasilnya kini
terciptalah hidroelektrik. Justeru itu, kita juga perlu mengambil peluang yang sama dan
menghasilkan sesuatu daripadanya. Dan inilah sebabnya mengapa kita perlu menguruskan masa
dengan baik.
Salah lagi sebab perangakap masa yang dikenalpasti adalah disebabkan tiada perncangan
yang jitu yang mana individu dikatakan tidak mempunyai perancangan harian atau mingguan.
Individu juga tidak dapat menepati perancangan yang telah dibuat disebabkan matlamat kerja
yang ingin disempurnakan itu tidak jelas dan berobjektif. Masalah psikologi seperti kurang
motivasi juga mempunyai kaitan dengan tiadanya perancangan kerja yang jelas . Ini disebabkan
perasaan rendah diri serta pemikiran-pemikiran tidak rasional seperti tidak mempercayai dan
menyakini hasil kerja sendiri dan orang lain menguasai ruang rujuk seseorang individu dan inilah
yang menyebabkan individu selalu terperangkap dengan masa yakni dikawal oleh masa. Sikap
terlalu bergantung kepada orang lain atau dengan ertikata lain jika dalam konteks di tempat
kerja, seseorang individu terlalu terikat dengan kerja-kerja rutin dan terlampau terikat dengan
peraturan menyebabkan arah tuju tangguingjawab tidak jelas dan membiarkan orang lain yang
memberi pandangan tentang diri sendiri menyebabkan individu tidak dapat menguruskan masa
dan diri dengan teratur. Seharusnya disiplin diri perlu disemat dalam sanubari setiap pekerja
supaya hasil kerja yang dilakukan tersebut boleh memberi kepuasan dan membawa seribu erti
bila telah dilaksanakan. Gangguan-gangguan yang berlaku di tempat kerja juga seharusnya
dihindari dan individu sepatutnya berusaha memperbaiki keadaan tersebut supaya dapat
menetapkan keutamaan matlamat kerja. Bagi sesebuah organisasi, pengurusan masa yang teratur
yang diamalkan oleh pekerjanya dapat meningkatkan produktiviti syarikat kerana hasil kerja
dapat dilaksanakan dalam masa yang telah ditetapkan. Bagi pekerja sendiri, faedah yang boleh
37
PPM 2005
PPM 05
diperoleh hasil daripada pengurusan masa yang baik adalah pertama dengan adanya pengurusan
masa, seseorang pekerja itu mudah mencapai matlamat kerana jelas dengan semua tindakan dan
juga yakin dengan tindakan yang dapat membantu dalam mencapai matlamat hidup atau karier.
Selain itu, apabila seseorang pekerja dapat menguruskan masanya dengan baik, secara
tak langsung dia juga dapat menghindari diri daripada tekanan dan stress kerana tindakan yang
dilakukan hasil daripada perancangan yakni penggunaan masa secara optimun untuk mencapai
matlamat yang telah ditetapkan. Melalui perancangan masa, individu dapat melihat keutamaan
kerja yang mesti didahulukan sebelum melakukan kerja lain. Jadi, secara tak langsung, kerjakerja yang ingin dilakukannya tidak membebankannya Tambahan pula, pekerja juga dapat
memperoleh kepuasan diri jika mengurus masa dengan baik kerana dapat melaksanakan
perancangan dan memenuhi apa yang dihajati pada satu-satu masa.
Di samping itu, fokus perbincangan ini juga cuba mengajak peserta melihat bagaimana
untuk menjadi pengurus masa secara menyeluruh yakni dengan ertikata lain (makro).
Persoalan yang mungkin timbul di sini adalah apa itu pengurus makro dan bagaimana ingin
menjadi pengurus masa makro( keseluruhan).? Persoalan ini terjawab sekiranya kita melihat dan
menumpukan perhatian pada gambaran keseluruhan pengurusan masa kita.
Pengurus masa
makro adalah mereka yang memperoleh manfaat hasil dripada menumpukan perhatian terhadap
tugas yang bermakna yakni tugas yng berkesan yang mana sebelum mereka mengurus masa
makro, mereka telahpun berjaya mengurus masa mikro. Ini kerana rata-rata manusia pada masa
kini yang gagal mengurus masa dengan bijak disebabkan selalu terperangkap dalam pengurusan
masa mikro. Biasanya individu yang mengurus masa secara mikro lebih menumpukan perhatian
kepada tugas-tugas yang lebih cepat dan cekap sahaja tanpa mengetahui sama ada tugas itu patut
dilakukan atau tidak Bagi pengurus masa makro, mereka tahu bahawa menentukan apa yang
38
PPM 2005
PPM 05
tidak patut dibuat adalah tugasnya yang utama. Pengurus masa makro dikatakan enggan terlibat
dalam kerja-kerja yang berimpak. Bagi mereka cara yang paling baik menjimatkan masa tanpa
adanya unsur pembaziran adalah dengan tidak menggunakan masa itu untuk tugas yang kurang
atau tidak mendatangkan untung.
Justeru itu, di sini digariskan beberapa kriteria dan prinsip untuk menjadi pengurus makro
iaitu prinsip pertama ialah seseorang individu perlu tahu sama ada tugas dan kerja yang ingin
dilakukan itu memberi sumbangan penting kepada matlamat kerja dan matlamat oraganisasi atau
tidak? Jadi, jawapan kepada persoalan ini terletak kepada kebijkasanaan individu dan pekerja
memilih tugas atau kerja yang boleh mendatangkan manfaat yang besar kepada dirinya dan
seterusnya kepada organisasi. Prinsip kedua adalah seseorang pekerjka itu perlu menilai risiko
aktiviti-aktivti kerja yang dilakukan dengan berhati-hati yakni mengetahui seburuk mana akibat
yang akan ditanggung sekiranya melakukan sesuatu aktiviti supaya keputusan yang di buat tidak
membuta tuli dan terburu-buru. Jadi, bilamana kemungkinan-kemungkinan ini dipertimbangkan,
maka, individu( pekerja) dapat meringankan risiko yang ada. Yang penting di sini adalah kita
bukan setakat bersikap optimis sahaja tetapi juga perlu lebih realistik dalam membuat jangkaan
terhadap risiko yang mungkin wujud. Seterusnya, disiplin diri juga penting bagi mengelakkan
tindakan tanpa berfikir. Disiplin diri penting terutamanya bilamana situasi seperti matlamat bagi
keutamaan yang lebih rendah didapati mendesak muncul dalam sesuatu situasi. Biasanya seorang
pengurus masa makro akan memperoleh kesungguhan, usaha, kebaikan dan sokongan orang lain
untuk mendorongnya memperoleh kesungguhan, usaha kebaikan dan sokongan orang lain
disebabkan apa yang boleh dicapai oleh seseorang adalah terhad. Langkah yang paling penting
untuk menarik sokongan orang lain adalah dengan berkongsi pandangan. Jadi, untuk menjadi
pengurus masa makro, kita seharusnya sanggup meminta dan memberi sokongan dan bantuan
39
PPM 2005
kepada
orang
lain
PPM 05
selagi
sesuatu
permintaan
irtu
tanggungjawabnya.
Seterusnya fokus perbincangan ini juga tertumpu kepada pengurusan masa kumpulan .
Pengurusan masa kumpulan adalah satu faktor yang menentukan tahapa produktiviti dan kualiti
periniagaan sesebuah organisasi. Pengurusan masa kumpulan dikatakan penting kerana tida
seorang pun individu yang bekerja secara produktif yakni tahu menguruskan masanya dengan
baik tidak akan terus produktif sekiranya tidak mendapat sokongan dan kerjasama yang lain
sama ada dalam bentuk persekitran, fizikal, moral dan sebagainya. Intipati yang cuba
disampaikan di sini berkaitan dengan pengurusan kumpulan ilah setiap individu yang tidak
menguruskan masanya dengan baik dan produktif akan ada seorang individu lain yang
melakukan lebih dari sepatutunya. Contohnya, dalam sebuah organisasi, di mana terdapat
seorang pegawai yang sentiasa melengahkan kerja atau tiada di pejabat, dalam keadaan teretntu
di man kerjanya tidak terlaksana, ada seorang pegawai lain yang terpaksa melakukan tugasnya.
Justeru itu, sebuah organisasi yang berkesan dan cekap, sewajarnya dapat mendorong setiap
individu untuk menjadi produktif sama ada secara persendirian, mahupun secara berkumpulan.
Ini kerana banyak manfaat yang boleh boleh diperolehi dari kemahiran pengurusan masa oleh
kumpulan contohnya pertama, setiap individu yang mempunyai kepakaran dan keupayaan yang
berbeza dapat digembleng keupayaannyadalam melaksanakan tugas secara berpasukan. Selain
itu, ianya juga dapat mewujudkan suasana kerja berpasukan yang saling menyokong antara satu
sama lain. Melalui pengurusan masa kumpulan, setiap individu bermasalah tidak dibiarkan
begitu sahaja sebaliknya dibantu oleh rakan-rakan misalnya bagi kes yang mempunyai masalah
pengurusan masa di tempat kerja.
40
PPM 2005
PPM 05
Oleh itu, uruslah msa secara produktif agar tidak terperangkap dengan masa yakni
dikawal oleh masa. Untuk mengurus masa secara berkesan, jadilah pengurus masa makro dan
bukanlah pengurus masa mikro. Oleh itu, berdasarkan kepada perbincangan dapat disimpulkan
bahawa pengurusan masa yang baik adalah penggunaan masa yang berkualiti. Kualiti masa dapat
dicapai dengan adanya prinsip asas bagi kita menguruskan masa. Justeru itu ia akan menjadikan
sesuatu pembelajaran itu lebih berkesan dan bermakna
41
PPM 2005
PPM 05
Objektif:
Topik Perbincangan
Definisi Pengurusan Masa Secara Berkesan
Simptom Pengurusan Masa Tidak Berkesan
Langkah-langkah Ke Arah Pengurusan Masa Berkesan
Kemahiran Yang Diperlukan Bagi Menguruskan Masa Dengan Berkesan.
42
PPM 2005
Ceramah 4 :
PPM 05
Objektif:
Topik Perbincangan
Bagaimana dan Ke Mana Masa Anda Terbuang
Kaedah Mengatasi Masa Yang Terbuang
Mengatasi Tabiat Melengah-lengah Kerja
Bagaiamana Mengenalpasti Waktu Produktif
Bagaimana Merancang Masa Anda Dengan Lebih Bijak
43
PPM 2005
PPM 05
Arahan
Petunjuk
SS
5
S
4
TP
3
:
Sangat Setuju
Setuju
Tidak Pasti
TS
STS
2
1
Tidak Setuju
Sangat Tidak Setuju
Fasilitator-fasilitator
Item Pernyataan
5
SS
4
S
3
TP
2
TS
1
STS
44
PPM 2005
PPM 05
RUJUKAN
45
PPM 2005