SISTEM
PRODUKSI
IDE
TUJUAN
DIMENSI
MANUSIA
DIMENSI
PROSES
HASIL
SASARAN
Dalam proses pencapaian sasaran itu dicoba untuk membayangkan apa yang akan terjadi
di dalamnya. Tentu saja dilihat interaksinya dengan semua parameter yang ada dalam
sistem manajemen. Dengan mempertahankan posisi diluar sistem, kita mencoba
menggali potensi-potensi problem, menganalisanya, membuat antisipasi dan
membayangkan untuk menanggulangi problem bila potensi problem benar-benar
berubah menjadi problem.
Bila hal itu telah dapat kita lakukan pada suatu skenario yang paling mungkin terjadi
dalam proses mencapai sasaran, barulah kita masuk dalam sistem itu sendiri. Sistem
proses manajemen disuatu proses produksi. Dalam sistem tersebut kita harus dapat
menggali potensi-potensi problem lebih teliti, menganalisanya lebih teliti, membuat
antipasi lebih teliti dan membayangkan untuk menanggulangi problem secara lebih rinci
bila potensi problem benar-benar berubah menjadi problem. Kita harus benar-benar
melekat dalam sistem manajemen.
Meskipun kita telah melekat dalam sistem manajemen di suatu proses produksi, tetapi
sesekali waktu harus mampu keluar dari sistem tersebut untuk melihat semua proses
yang terjadi dari luar sistem. Dengan demikian kita akan dapat mengetahui hal-hal yang
mungkin tidak terlihat ketika kita berada di dalam sistem.
Kemampuan ini harus sudah ditanamkan pada seorang pelaku manajeman dari sejak
awal. Dengan demikian mereka mempunyai reflek yang cepat dalam melihat persoalanpersoalan dalam manajeman. Sehubungan dengan hal itu maka sistematika penjelasan
tentang manajeman produksi ini juga mengikuti tahapan seperti latar belakang
pendekatan yang telah diuraikan.
Kesemuanya itu harus berorientasi untuk mencari ridla Allah agar sistem produksi
bernilai ibadah. Dengan sendirinya maka segala sesuatau yang bersangkutan dengan
sistem produksi harus memenuhi aturan-aturan Allah.
Gambar 3.2
Parameter-Parameter Dalam Suatu Sistem Manajemen
DIMENSI
MANUSIA
Parameter
Kepiawaian
Parameter
gayaperilaku
MUT
U
DANA
EQ
Parameter
IQ
PARAMETER
PERENCANAAN
PARAMETER
PENGORGANISASIA
N
PARAMETER
PENGONTROLAN
PARAMETER
EVALUASI
DIMENSI
PROSES
MUT
U
DANA
Parameter
PARAMETER
TEKNOLOGI
PARAMETER
BAHAN
PARAMETER
TEMPAT
PARAMETER
LINGKUNGA
N
DIMENSI
TEKNOLOGI
DAN ALAM
Pelaksana dari semua sistem manajemen adalah manusia. Oleh sebab itu parameter
yang terkandung dalam diri manusia tidak dapat diabaikan begitu saja. Manusia akan
dapat bekerja maksimal bila apa yang dikerjakannya dilakukan dalam lingkungan yang
sesuai dengan parameter yang dimilikinya. Seorang manager harus tahu kecocokan
parameter yang dipunyai oleh semua manusia yang akan diaturnya.
Selain manusia sarana juga sangat menentukan kecepatan, keefisienan dan keefektifan
pencapaian suatu sasaran. Sarana ini terdiri dari:
1. Teknologi, baik berupa perangkat keras (mesin, alat, computer, dan sebagainya),
perangkat lunak (software), ataupun berupa ilmu pengetahuan atau pengalaman.
2. Bahan atau material, berupa bahan baku produksi, bahan baku penunjang, bahanbahan sisa hasil produksi, dan sebagainya.
3. Tempat, berupa ruangan, gedung, lapangan atau area dimana suatu pekerjaan akan
dilaksanakan.
4. Lingkungan, berupa lingkungan biologi, lingkungan geologi, lingkungan fisik dan
lingkungan sosial, ekonomi dan budaya dimana suatu pekerjaan akan dilaksanakan
Gambar 3.3
Sumber Mutu dan Dana
MODAL
dan
PASAR
IDE
dan
KEMAUAN
MUTU
DANA
PASAR
atau
PELANGGAN
Mencari ridla
Allah
Tidak sedikit parameter sarana yang diikut sertakan dalam sistem manajemen untuk
mencapai sasaran. Seorang manager handal harus mengetahui hal-hal global tentang
apa yang ada pada parameter sarana yang telah disebutkan diatas. Dengan demikian
tidak akan sulit mengkombinasikan pemanfaatan hal-hal tersebut.
Sebenarnya apa yang dimaksud dengan manajemen itu sendiri terdapat dalam dimensi
proses. Tentu saja dalam dimensi proses ini selalu berkaitan dengan waktu. Ada batasanbatasan waktu yang harus dipenuhi dalam rangkaian suatu proses. Biasanya batasanbatasan itu dituangkan dalam bentuk jadwal waktu atau time schedule. Proses itu
sendiri terdiri dari beberapa pekerjaan atau kegiatan yang secara global dapat
digolongkan menjadi pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Perencanaan, yaitu merencana apa yang akan dikerjakan agar dapat mencapai hasil
sasaran secara efisien dan optimal.
dari apa yang mereka usahakan; dan Allah tidak memberi petunjuk kepada orang-orang
yang kafir itu (Qs. 2:264).
Teknologi didefinisikan sebagai sekumpulan proses, peralatan, metoda, prosedur dan perkakas yang
digunakan untuk memproduksi barang atau jasa.
Hendaknya para perencana atau manager harus dapat menentukan kualifikasi tenaga
kerja yang akan melaksanakan pekerjaan yang direncanakannya. Mereka harus bisa
memilih dengan kualifikasi berdasarkan kecocokan gaya perilaku, EQ, kepiawaian dan
pengalamannya. Selain itu budaya lokal yang dapat mempengaruhi etos kerja hendaknya
ikut dipertimbangkannya juga.
Meskipun banyak perameternya tetapi biasanya manager menjadikan kepiawaian dan
pengalaman sebagai syarat utamanya. Tidak jarang mereka melupakan kecocokan gaya
perilaku, EQ dan budaya lokalnya. Bila karena situasi dan kondisi yang tidak
memungkinkan memilih sesuai persyaratan yang telah dijelaskan diatas, maka manager
harus memikirkan tindakan antisipasinya.
3.2.2 Mengidentifikasi Potensi Problem
Tidaklah mudah mencapai tujuan atau sasaran teknis yang telah didefinisikan dan
ditentukan batasan-batasannya. Perjalanan mencapai sasaran teknis dilakukan dengan
cara melaksanakan kegiatan atau pekerjaan yang telah ditentukan dalam perencanaan.
Kenyataan dilapangan selalu menunjukkan adanya berbagai problem. Untuk
mempermudah mengatasi berbagai problem tersebut, maka semua potensi problem
harus sudah dapat diidentifikasi sebelum terjadi.
Identifikasi potensi problem dilakukan dengan cara menginventarisasi semua
kemungkinan problem yang akan terjadi atau dengan cara membuat skenario-skenario
baru yang mungkin dapat terjadi. Semakin teliti proses inventarisasi semakin banyak
potensi problem dapat diketahui. Semakin tepat skenario semakin tepat pula
kemungkinan potensi problem yang didapat. Lengkapnya inventarisasi dan banyaknya
pengetahuan tentang potensi problem akan menghasilkan analisa yang bermutu.
Untuk mempermudah analisa potensi problem harus dapat didefinisikan dan ditentukan
batasan-batasannya. Potensi problem yang akan dianalisa harus dapat dibedakan mana
yang disebut potensi problem dan mana yang bukan potensi problem. Dengan demikian
kita tidak akan terjebak dalam analisa yang seharusnya tidak perlu dianalisa. Tentu saja
untuk menganalisa ini mempunyai metota-metoda tertentu dan tidak dibahas disini.
3.2.3. Menganalisa Potensi Problem
Semua potensi problem yang telah ditemukan, dianalisa segala kemungkinan penyebab
dan akibatnya. Untuk mempermudah analisa perbandingan dari semua potensi-potensi
problem, dibuat matrik kemungkinan kejadiannya beserta besar kecilnya dampak yang
ditimbulkannya. Dengan teknik pembobotan penilaian dari kemungkinan kejadian dan
besar kecilnya dampak, dapat dibuat rangking potensi problem. Hal itu dapat dilakukan
dengan menggunakan matrik untuk menganalisanya.
Gambar 3.4
Gambaran Umum Suatu Proses Produksi
DESAIN PRODUK
BERWAWASAN
ISLAM
Mengikuti
Aturan Allah
PROSES
PRODUKSI
Terdiri dari beberapa
proses yang tersusun
dalam suatu network
planing
BAHAN
PRODUK
SI
MANUSIA
HASIL
PRODUK
SI
PERALATA
N
TEMPAT
LINGKUNGA
N
Dengan menggunakan matrik dapat dibuat rangking potensi problem dari semua problem
yang teridentifikasi. Diharapkan rangking ini dapat memberikan andil untuk menentukan
keputusan-keputusan penanggulangan problem. Hal-hal tersebut dapat mengefisienkan
dan mengefektifkan perjalanan mencapai tujuan atau sasaran.
3.3
Secara teknis pada dasarnya dalam melaksanakan produksi terjadi proses kerja seperti
yang ditunjukkan pada gambar 3.4. Dari gambar tersebut dapat dikaji satu-persatu apa
yang akan dikerjakannya, mulai dari masukan, proses dan keluaran dari suatu sistem
produksi.
Sebelum proses dimulai terlebih dahulu dibuat desain produknya. Berdasarkan desain
produk itu disediakanlah bahan produksi. Berdasarkan desain produk juga bahan
produksi diproses hingga menjadi hasil produksi. Tidaklah salah bila pekerjaan
dilanjutkan dengan mengevaluasi hasil produksi.
1. Membuat rencana tentang aktivitas pembuatan desain secara benar dan rinci.
2. Melakukan identifikasi masukan desain dengan memasukkan pertimbanganpertimbangan permintaan pelanggan, standar-standar yang harus dipenuhi dan
peraturan-peraturan pemerintah yang harus dipenuhi. Hal ini dimaksudkan untuk
menghasilkan masukan desain yang lengkap dan baik.
3. Membuat desain sebaik-baiknya agar memenuhi kriteria desain yang dapat diterima.
Kriteria tersebut dapat berupa persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
Memenuhi persyaratan masukan desain
Mengusahakan (mulai dari mengidentifikasi hingga membuat karakteristik desain)
agar pelaksanaan operasional desain tidak menyebabkan ketidak selamatan
dibarbagai bidang kerja
Adanya verifikasi desain yang bertujuan untuk mengusahakan agar keluaran
desainnya sasuai dengan masukannya
Melakukan validasi desain jika produk yang dihasilkan sudah memenuhi kemauan
pelanggan.
Mendokumentasikan semua perubahan desain yang telah dilakukan agar mudah
diperoleh kembali sewatu-waktu dibutuhkan.
4. Desain maupun segala aktivitas membuat desain harus sesuai dengan aturan Allah.
Ini merupakan masukan desain utama yang harus diperhatikan perusahaan Islam.
Dengan demikian maka model pelaksanaan membuat desain dapat digambarkan seperti
yang diperlihatkan pada gambar 3.5. Keharusan mengikuti aturan Allah itu tersirat pada
ayat Al-Quran sebagai berikut:
Dan Kami telah turunkan kepadamu al-Quran dengan membawa kebenaran,
membenarkan apa yang sebelumnya, yaitu kitab-kitab (yang diturunkan sebelumnya)
dan batu ujian terhadap kitab-kitab yang lain itu; maka putuskanlah perkara mereka
menurut apa yang Allah turunkan dan janganlah kamu mengikuti hawa nafsu
mereka dengan meninggalkan kebenaran yang telah datang kepadamu. Untuk tiaptiap ummat di antara kamu, Kami berikan aturan dan jalan yang terang. Sekiranya
Allah menghendaki, niscaya kamu dijadikan-Nya satu ummat (saja), tetapi Allah
hendak menguji kamu terhadap pemberian-Nya kepadamu, maka berlomba-lombalah
berbuat kebajikan. Hanya kepada Allah-lah kembali kamu semuanya, lalu
diberitahukan-Nya kepadamu apa yang telah kamu perselisihkan itu, (Qs. 5:48)
Gambar 3.5
Gambaran Umum Tentang Membuat Desain
Aturan Allah
Masukan
Desain
Amanah Pemilik
Amanah Pelanggan
Umum
Membuat
Desain
Keluaran Desain
Hasil Desain
Dalam hal ini arti sungguh-sungguh mempunyai beberapa makna nilai yang harus
diperhatikan yaitu:
1. Mengerahkan segala daya agar apa yang dikerjakannya berhasil seperti apa yang
dikehendakinya.
2. Teliti, memberikan hasil sesuai apa yang dikehendaki dan menghindari kesalahan
sekecil mungkin.
3. Profesional, melakukan sesuatu sesuai dengan aturan dan ilmu yang melandasi
pekerjaan yang bersangkutan, tidak boleh dilakukan dengan sembarangan dan acakacakan.
Selain itu ayat tersebut diatas menjelaskan bahwa kita disuruh melakukan pekerjaan
yang satu dan kemudian disambung dengan pekerjaan yang lain, tanpa sela. Artinya
kalimat tersebut mengandung makna suatu nilai yang menjurus pada suatu efisiensi.
Sebagai konsekuensi dari ketiga nilai tersebut diatas maka secara operasional muncullah
tindakan-tindakan penting yang harus dikerjakan yaitu:
1. Mengerahkan segala daya agar berhasil dilakukan dengan usaha:
Melakukan pengecekan pada peralatan-peralatan yang digunakan dalam proses
produksi dan memperbaikinya bila ada alat yang bekerja tidak sesuai dengan apa
yang seharusnya dijalankan atau ada alat yang mengalami kerusakan.
Melakukan pengecekan pada titik-titik kritis dalam suatu rangkaian proses.
(Ingat, Rasulullah selalu mencontohkan untuk mengecek persiapan pekerjaanpekerjaan penting yang akan dikerjakan, misalnya dalam shalat berjamaah dicek
kelurusan dan kerapian barisannya (shaf), dalam persiapan perang dicek
kesiapan alat perang dan tentaranya, dan sebagainya).
Menentukan status produk dalam titik-titik kritis dalam suatu rangkaian proses.
(Sebagaimana doa yang sering kita minta agar Allah menunjukkan secara jelas
tentang hal yang benar dan hal yang salah dan agar kita kuat untuk memilih hal
yang benar)
Memisahkan produk yang dianggap tidak sesuai
2. Teliti dilakukan dengan cara:
Melakukan segala sesuatunya mengikuti petunjuk atau rencana yang telah ada.
Membuat antisipasi untuk mengatasi kesalahan atau penyimpangan dari apa yang
telah ditentukan. (Hai orang-orang yang beriman bertaqwalah kepada Allah dan
hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari
esok dan bertaqwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah maha mengetahui apa
yang kamu kerjakan QS 59: 18)
3. Agar profesional dilakukan dengan cara:
Memberikan pelatihan-pelatihan (Rasulullah memerintahkan untuk terus belajar
mulai dari ayunan sampai akan masuk keliang kubur)
Memberikan pendidikan
Melakukan penelitian dari data-data statistic yang telah ada, dan sebagainya.
Untuk melakukan semuanya itu secara rapi dan konsisten (istiqamah) bukanlah suatu hal
yang mudah. Pelaksanaannya memerlukan suatu sistem yang rapi untuk mengaturnya.
Secara operasional memerlukan suatu organisasi yang lengkap dengan diskripsi kerja
tiap bagiannya masing-masing, memerlukan prosedur-prosedur tertulis dari prosesproses yang ada, dan memerlukan petunjuk-petunjuk kerja dari bagian-bagian kerjanya.
Kerapian itu sangat disukai Allah sesuai firman-Nya dalam surat 61 ayat 4 sebagai
berikut: Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berperang di jalan-Nya dalam
barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh.
Tentu saja Allah akan menyukai sistem yang teratur rapi dan kokoh untuk melaksanakan
suatu organisasi dalam perusahaan Islam.
Selain itu dalam suatu proses produksi biasanya akan menemui hal-hal penting yang
harus dilakukan antara lain berupa pekerjaan-pekerjaan berikut:
1. Pemeliharaan
2. Menentukan status kerja atau barang
3. Kesalahan dalam melaksanakan produksi
Hal itu dijelaskan dalam uraian berikut.
3.3.3.1 Pemeliharaan
Organisasi perusahaan Islam dalam lingkungan perusahaan berskala besar harus dapat
memelihara hal-hal yang bersifat nyata dan yang bersifat maya. Yang dimaksud dengan
hal-hal bersifat nyata dapat berupa tugas memelihara fasilitas perusahaan, peralatan,
atau material, sedang yang bersifat maya berupa tugas memelihara amanat. Yaitu
segala sesuatu yang diamanatkan kepadanya, baik yang bersangkutan dengan tugas
mencari keuntungan, hukum-hukum (pemerintah dan agama), peraturan-peraturan,
janji-janji, hubungan silaturahmi kerja perusahaan dan sebagainya. Hal ini sesuai
dengan firman Allah dalam surat-susat berikut:
Mereka itu adalah orang-orang yang bertaubat, yang beribadat, memuji (Allah),
yang melawat, yang ruku', yang sujud, yang menyuruh berbuat ma'ruf dan
mencegah berbuat mungkar dan yang memelihara hukum-hukum Allah. Dan
gembirakanlah orang-orang mukmin itu. (Qs. 9:112)
Dan orang-orang yang memelihara amanat-amanat (yang dipikulnya) dan janjinya,
(Qs. 23:8) dan orang-orang yang memelihara shalatnya. (Qs. 23:9) Mereka itulah
orang-orang yang akan mewarisi, (Qs. 23:10) (yakni) yang akan mewarisi surga
Firdaus. Mereka kekal di dalamnya. (Qs. 23:11)
Dan didekatkanlah surga itu kepada orang-orang yang bertaqwa pada tempat yang
tiada jauh (dari mereka). (Qs. 50:31) Inilah yang dijanjikan kepadamu, (yaitu) pada
setiap hamba yang selalu kembali (kepada Allah) lagi memelihara (semua
peraturan-peraturan-Nya). (Qs. 50:32)
Dan orang-orang yang memelihara amanat-amanat (yang dipikulnya) dan janjinya.
(Qs. 70:32) Dan orang-orang yang memberikan kesaksiannya. (Qs. 70:33) Dan orangorang yang memelihara shalatnya. (Qs. 70:34) Mereka itu (kekal) di surga lagi
dimuliakan. (Qs. 70:35)
Hai sekalian manusia, bertaqwalah kepada Rabb-mu yang telah menciptakan kamu
dari yang satu, dan daripadanya Allah menciptakan isterinya; dan daripada
keduanya Allah memperkembangbiakkan laki-laki dan perempuan yang banyak. Dan
bertaqwalah kepada Allah yang dengan (mempergunakan) nama-Nya kamu saling
meminta satu sama lain, dan (peliharalah) hubungan silaturrahim. Sesungguhnya
Allah selalu menjaga dan mengawasi kamu. (Qs. 4:1)
Dalam hal yang lebih teknis tentang manajemen kebendaan, pemeliharaan akan akan
mencakup hal-hal yang bersangkutan dengan penyimpanan, pengemasan dan
pengiriman. Kelalaian melakukan hal-hal tersebut dapat berakibat fatal, baik pada saat
produksi maupun penyerahan terhadap pelanggan. Oleh sebab itu cara pelaksanaan
penyimpanan, pengemasan dan pengiriman harus diperhatikan secara khusus.
Untuk melaksanakan hal tersebut hendaknya dibuat suatu prosedur tertulis dan
terdokumentasi. Prosedur yang mengatur pemeliharaan hal-hal yang bersifat
kebendaan, misalnya peralatan, barang-barang, material yang diamanatkan oleh
perusahaan ataupun pelanggan harus dirawat dan diperlakukan dengan baik. Demikian
juga prosedur yang mengatur tentang pemeliharaan yang bersifat maya, misalnya
hukum-hukum Allah, peraturan-peraturan perusahaan, hubungan silaturahmi dan
sejenisnya, harus dibuat dan dilaksanakan dengan baik. Prosedur-prosedur tersebut
dibuat untuk menjabarkan hal-hal yang kurang jelas atau belum bersifat operasional.
Misalnya prosedur harus dapat menjamin bahwa:
Barang, bahan, alat atau sejenisnya tersimpan dan terawat rapi.
Melindungi barang, bahan, alat atau sejenisnya terlindungi dari kerusakan.
Barang, bahan, alat atau sejenisnya dapat ditemukan secara mudah dan cepat pada
saat akan digunakan.
Melindungi barang, bahan, alat atau sejenisnya dari gugatan orang-orang yang tidak
bertanggung-jawab.
Diharapkan adanya prosedur tersebut di atas dapat menjalankan pemeliharaan secara
optimal.
Bila timbul suatu kejadian diluar skenario antisipasi dan mengakibatkan suatu kesalahan
yang menghasilkan produk salah yang berdampak pada pelanggan, sebaiknya dikoreksi
dengan mengikuti aturan dibawah ini.
3.3.3.3.2 Menangani Kesalahan Terlanjur Terjadi
Tidak menutup kemungkinan bahwa produk kegiatan perusahaan mengalami
penyimpangan yang mengakibatkan dampak besar. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur
tertulis dan terdokumentasi untuk menentukan status ketidak-benarannya dan tindakantindakan koreksinya. Dalam hal ini harus dilakukan pengkajian yang serius hingga
ditemukan akar permasalahannya sehingga tidak akan terulang diwaktu-waktu yang
akan datang. Hal ini sesuai petunjuk Rasulullah SAW. yang mengatakan bahwa seorang
Muslim tidak boleh digigit kala dua kali dari lubang yang sama.
Kesalahan hasil produksi bisa langsung dapat terdeteksi secara dini tetapi bisa juga baru
dapat diketahui setelah perusahaan mendapat masukan atau keluhan dari para
pelanggan. Dalam kasus seperti ini pelaksana perusahaan harus mempunyai sistem yang
rapi untuk menelusuri kembali produk-produknya.