Kesuksesan Dan Kegagalan Implementasi Enterprise Resource Planning Erp Pada Perusahaan Dan Contoh Studi Kasus Libre
Kesuksesan Dan Kegagalan Implementasi Enterprise Resource Planning Erp Pada Perusahaan Dan Contoh Studi Kasus Libre
2013
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam
manajemen perusahaan secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi.
Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat
dasar bagi perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana
basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, makaefisiensi menjadi salah satu faktor
yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati
banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja
dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan
efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak
perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikansetiap proses dalam
perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaanperusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan
bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah
masih menjadi suatu hal yang baru. Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan
observasi untuk menganalisadan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di
perusahaan-perusahaan yang saat ini telah menggunakan sistem ERP dalam
perusahaannya. Dari paper ini diharapkan dapat memberi gambaran dan masukan bagi
perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan ERP untuk mengenal sistem yang
terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalam pengimplementasian ERP. Selain
itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi yang cukup berguna bagi
perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta memberikan informasi
yang cukup penting mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensidalam sistem di perusahaan.
Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang menjalankan
fungsi dan objekttif masing-masing, kerap kali terjadi bias informasi.persepsi dan
pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain.ERP merupakan
sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna mengintegrasikan seluruhdepartemen dan fungsi
suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna
meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah integrasi
bisnis secara keseluruhan, fleksibilitias dalam organisasi untuk bertransfomasi dan
meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatankapabilitas yang lebih baik,
serta penggunaan teknologi terbaru.
Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba
terisolasi ke arah penggunaan informasi teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran
informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental. Untuk
melakukan implementasi ERP yang sukses, ERP sebenarnya bertujuan menyatukan semua
department/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan anda menjadi sebuah perusahaan
yang mampu dipantau melalui sistem terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem
yang meminimalkan biaya dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi.
1
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
3
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi
pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah
transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa
suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga
perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi.
Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar,
dsb.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang
berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.
Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan
seterusnya membentuk suatu siklus.
Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah Suatu sistem informasi manajemen adalah
Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung
jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna
untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
(Jogiyanto,2005,14).
Menurut Frederick H.Wu SIM adalah Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulankumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
(Jogiyanto,2005,14).
Menurut Gordon B.Davis (1985) SIM adalah Sistem Informasi Manajemen adalah
Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi
dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian.
Menurut George M.Scott, dalam buku Prinsip-prinsip SIM adalah Sistem Informasi
Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan
secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya
dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang telah ditetapkan.
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem
informasi manajemen, antara lain :
1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam
organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan
perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu,
apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi
5
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka
membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu
kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat
organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian
(Stoner, 1996)
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa Sistem Informasi
Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna
mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
Atau bisa dijabarkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem
informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah
ditetapkan.
2.2. Enterprise Resource Planning (ERP)
2.2.1. Defenisi ERP dan Implementasi ERP
Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi. Berikut ini
merupakan beberapa pengertian tentang Enterprise Resources Planning. Diantaranya :
ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna
mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP mengelola operasi dan fungsifungsi pendukung dari industri manufaktur dengan harus memperhatikan sumbersumber daya kritis dari perusahaan.
ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan
dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan sistem informasi dalam hal fungsi
produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan dan sumber daya manusia pada
perusahaan.( OBrien, 2006)
ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya
perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan
kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional
di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan
nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan
tersebut.
ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka kerja transaksi
keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan pemrosesan pesanan penjualan,
manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta
keuangan.
Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk
mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting, produksi,
pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang
6
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
2.
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan
bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi
maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan
dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office
System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce,
Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Sistem ERP adalah solusi bisnis yang terintegrasi bagi perusahaan untuk mencapai sasaran
bersaing yang kuat dengan kompetitor. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk
mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis ke dalam proses bisnis yang unified dan terintegrasi.
Bagi perusahaan yang mengimplementasikan sistem ERP, masalah yang sulit dan besar
dihadapi adalah mengintegrasikan sistem yang terpisah-pisah diperusahaan, berpindah area
fungsional yang terpisah menjadi sebuah sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan
antar departemen yang berbeda (Ethie dan Madsen, (2005) dalam Amaranti (2006).
Sayangnya, kebanyakan implementasi sistem ERP tidak dapat memenuhi harapan.
Banyak perusahaan yang telah mengeluarkan biaya besar untuk implementasi sistem ERP
akan tetapi tidak berhasil memperoleh manfaat dan keuntungan dari implementasi sistem
ERP tersebut. Kegagalan dalam implementasi sistem ERP pada dasarnya bukan terletak pada
kesalahan instalasi software tapi sebagianbesar disebabkan oleh kesalahan yang dilakukan
perusahaan untuk menentukan sistem yang tepat untuk menyelesaikan masalah bisnis dan
kebutuhan yang sebenarnya (Brynjolfsson, et.al, 1993 dalam Amaranti (2006)). Hal lain yang
menyebabkan tidak diperolehnya manfaat dan keuntungan darisistem ERP adalah adanya
7
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
2.
3.
sebagainya.
Aktivitas Dalam Pemilihan ERP
1. Analisa Strategi Usaha
Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun
untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
3. Analisa Infrastruktur
Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan
kondisi perusahaan?
Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga
untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
Apakah perabgkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis
perusahaan
6.
7.
8.
9.
Menurut Turbit (2005), salah satu penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
1. Bisnis Proses.
Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses
yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat
memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah
11
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari
sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan
sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan.
2. Dengan implementasi ERP maka diperlukan perubahan-perubahan budaya organisasi
terutama dikaitkan dengan cara bekerja.
Beberapa contoh perubahan yang ada diantaranya adalah proses approval dari model
hardcopy menjadi model display sehingga menuntut manajer tidak gaptek dengan
teknologi. Perubahan yang lain misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk
mengupdate data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time.
Dengan berjalannya waktu ternyata semua pihak dapat melakukan perubahan budaya
organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru.
12
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Bentoel Prima)
3.1.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada PT. Bentoel Prima
Perseroan didirikan dengan nama PT Rimba Niaga Idola pada tanggal 11 April 1987
dan berdasarkan keputusan rapat umum pemegang saham luar biasa yang diadakan pada
tanggal 27 Desember 1996, nama Perseroan diubah menjadi PT Transindo Multi Prima Tbk.
Pada tanggal 29 Agustus 2000, nama PT Transindo Multi Prima Tbk dirubah menjadi PT
Bentoel Internasional Investama Tbk.
Dengan berjalannya perkembangan bentoel, Hingga Sekarang BentoelGroup dikenal
sebagai perusahaan rokok terbesar di Malang yang di kelola secaraprofesional dan modern
lebih dari 75 tahun dan telah memproduksi beberapa brand terkenal antara lain, Bentoel Biru,
Star Mild, X Mild, Bentoel Sejati, Tali Jagad, Bintang Buana, Neo Mild, Country, One Mild,
dan lain-lain.
Visi, Misi, Nilai Perusahaan dan Strategi Korporasi merupakan komponen dari The
Winning Formula (TWF) yang disusun berdasarkan cetak biruperusahaan yaitu Bentoel
Strategic Scenario (BSS). BSS merupakan landasandalam menyusun rencana jangka panjang,
jangka menengah maupun jangkapendek supaya rencana dan pelaksanaannya dapat berjalan
secara terarah dan berkesinambungan.
Tidak bisa disangkal apabila industri rokok nasional mengalami penurunan. Hal ini
dikarenakan berbagai kebijakan pemerintah telah menekan kinerja perusahaan rokok,
terutama yang terkait dengan upaya peningkatan kesehatan masyarakat. Faktor lainnya, rokok
menjadi penyebab utama berbagai penyakit yang mematikan. Oleh karena itu, untuk
menyiasati tekanan tersebut perusahaan rokok biasanya mencari berbagai terobosan yang
inovatif guna mendongkrak penjualan. Tidak hanya lewat promosi, tapi yang lebih penting
adalah kelengkapan infrastruktur, terutama sistem. Kenapa sistem? karena sistem akan mendrive organisasi dan tanpa sistem yang terintegrasi, kinerja perusahaan akan sulit mengalami
peningkatan dalam menjalankan proses bisnisnya.
Menurut Paul Ong, Chief Information Officer Bentoel Group, sebelumnya masingmasing divisi di Bentoel memiliki modul aplikasi sendiri-sendiri, seperti di bagian keuangan,
bagian pergudangan, bagian penjualan ataupun kantor pusat. Karena sistem aplikasi masingmasing bagian itu berbeda, sulit untuk berkomunikasi atau mengintegrasikan data dan tidak
realtime. Buntutnya adalah keterlambatan dalam integrasi dan penyesuaian data.
Pada saat tersebut, proses budgeting pada Bentoel masih dilakukan secara manual
dengan menggunakan Microsoft Excel. Padahal industri rokok di Indonesia sangat
kompetitif, sehingga pihaknya membutuhkan analisis situasi pasar yang dapat dilakukan
dengan cepat untuk mengambil tindakan yang tepat dan cepat, sehingga dibutuhkan sistem
yang bisa mengintegrasikan seluruh bisnis proses dalam perusahaan. Selain itu, karena
datanya belum realtime, maka meskipun sudah terjadi transaksi penjualan atau pengiriman
barang, tak secara otomatis mengurangi posisistok barang dagangan. Begitu pula, posisi
13
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
piutang atau account receivable juga belum bertambah. Manajemen informasi yang terpisahpisah seperti ini jelas berpotensi mengacaukan manajemen keuangan, karena data tak sesuai
dengan fakta. Bahkan, ini juga berimbas pada kultur organisasi.
3.2.2 Pemilihan ERP
Pada tahun 2003 Bentoel melakukan beberapa langkah awal yaitu assessment dan
pengkajian sistem TI beserta penentuan kebutuhan TI-nya, perumusan blue print dan road
map pembenahan sistem TI. Langkah selanjutnya pun Bentoel kemudian menunjuk konsultan
dan memilih perusahaan software. Setelah melalui proses penyeleksian beberapa paket
software yang berkaitan dengan Corporate Perfomance Management, tim evaluasi Bentoel
pun akhirnya memilih SAP Planning and Consolidation. Pemilihan didasari atas
pertimbangan bahwa sistem ini sangat mudah digunakan (friendly user) dan didukung dengan
fitur-fitur yag canggih serta lengkap.
SAP Business Planning and Consolidation merupakan suatu aplikasi perencanaan dan
konsolidasi yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan mengenai perencanaan,
konsolidasi, pengelolaan anggaran belanja dan pelaporan. Sistem ini mendukung seluruh
kebutuhan perencanaan anggaran keuangan dan perencanaan operasional secara top-down
dan bottom-up serta mendukung proses konsolidasi untuk memastikan pengelolaan keuangan
berjalan lancar dan tepat waktu.
Proyek ini mulai dijalankan pada Agustus 2003. Sistem ERP itu go live pada 1 Mei
2004. Keputusan untuk mengimplementasikan SAP didasarkan pada hasil evaluasi terhadap
beberapa paket software yang berkaitan dengan pengelolaan kinerja perusahaan.
Implementasi tersebut akan memaksimalkan integrasi perencanaan dan fleksibilitas bisnis.
Pengimplementasiannya juga mempertimbangkan potensi dari solusi yang telah terpasang
yang juga bagian dari solusi SAP. Intinya, Bentoel lebih fokus untuk mencari the most
appropriate up-to-date technology, bukan the most sophisticated.
14
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
Sebelum akhir 2004, Bentoel mengenalkan sistem SAP penuh. Satu tahun setelah
implementasinya, sistem baru ini sudah beroperasi penuh mendukung berbagai departemen.
Sistem baru ini telah meningkatkan produktivas dengan memangkas beban administrasi
manual dan meningkatkan sistem kontrol sehingga pada akhirnya secara keseluruhan
meningkatkan efisiensi. Dan untuk memaksimalkan potensi B-1 sistem, departemen
penjualan dan distribusi serta sistem informasi membawa ide tentang perlunya bantuan
komputerisasi pada jalur distribusi dan penjualan di lapangan yang pada akhirnya dipilih
untuk menggunakan Personal Digital Assistants (PDA).
akurat, sehingga beban administrasi manajemen berkurang dan efisiensi kinerja meningkat.
Dengan strategi ini, Bentoel menjadi industri pertama yang menggunakan PDA untuk
mendukung penjualannya. Sedangkan ASMO merupakan sistem yang menghubungkan
kantor-kantor cabangnya secara online dengan jaringan berbasis internet protocol melalui
Wide Area Network. Sistem ini menghubungkan semua kantor cabang dengan kantor utama
sehingga semua data dari cabang dapat dikompilasi.
Selain itu, Bentoel juga memiliki B1 Communication yang digunakan untuk
komunikasi suara antar kantor Bentoel. Penerapan sistem ini meningkatkan produktivitas dan
efisiensi di berbagai divisi yang semula manual menjadi otomatis, sesuai dengan tujuan
jangka panjang Bentoel dalam Desain Bisnis Digital (Digital Business Design)..
Gambar 2. PT. Bentoel Prima ISBP (Information System & Business Process)
Sistem Be-one ini diimplementasikan pada tahun 2004 dan berpusat pada aplikasi
Enterprise Resource Planning (ERP) dari SAP. di dalam ERP yang sistem nya
diimplementasikan oleh Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama antara lain Material
Manajement, Sales and Distribution, Production Planning, Fund Managemet, Controlling dan
Financial accounting. Dengan sistem ini data bisa seragam dan menjadi acuan dari semua
kegiatan transaksi.
Sistem Be-one ini adalah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai ke hilir, dari transaksi
hingga pelaporan untuk manajemen. Sebagai contohnya, data penjualan yang dilakukan
tenaga penjualan dimasukan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan transaksi penjualan.
Pada akhir hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem di Area Sales dan
Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem
yang ada di kantor pusat, dan semua data tersebut yang terkena dampak dari transaksi
penjualan pun akan ter-update.
16
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
2. Material Management
Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan,
pengadaan, pembelian hingga penyimpanan material.
Manfaat yang diperoleh antara lain:
6. Financial Accounting
Modul ini bertujuan untuk :
Semua itu terintegrasi dengan system ERP sebagai satu kesatuan sistem.
Dampak bisnis dari penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut terasa dengan
meningkatnya produktivitas bisnis seperti meningkatnya kecepatan proses data dan kecepatan
proses bisnis itu sendiri. Misalkan data penjualan dari kira-kira 1000 tenaga penjualan di
seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama, dengan begitu
manajemen Bentoel dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasi dari aksi-aksi yang
dilakukan, dan untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan.
Selain itu tidak ada lagi inkonsistensi di antara unit-unit dalam perusahaan. Dengan demikian
pengambilan keputusan bisa menjadi cepat dan efektif.
Contoh lain adalah dengan adanya modul business intellegence, bagianpemasaran dapat
mengetahui produk, profil serta value seperti apa produk yang laku di suatu pasar. Hal ini
telah dibuktikan dengan kesuksesannya Bentoel memasarkan salah satu produk barunya yang
mampu terjualhingga dua kali lipat dari produk yang di luncurkan sebelumnya. Waktu dari
produksi produk tersebut pun dapat dipangkas menjadi lebih singkat karena positioning
maupun segmentasinya dapat diketahui dengan pas berdasarkan informasi yang dikumpulkan
dari business Intellegence tersebut.
Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut. Revenue Bentoel mengalami kenaikan
yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.2 triliun, lalu setelah menerapkan
ERP mampu meningkat hingga Rp.6,9 triliun pada tahun 2008.Dari sisi Volume produksi
juga mengalami peningkatan, yang sebelumnya hanya 6,6 miliar batang di tahun 2005
menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market share nya pun meningkat dua kali lipat.
19
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
20
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
2.
3.
The IRS proyek pada kepatuhan wajib pajak mengambil alih satu dasawarsa untuk
menyelesaikan dan biaya tak terduga negara $ 50000000000
4.
5.
6.
AMR Corp, Budget Rent A Car, Hiltons Corporation, Marriott "pastikan" proyek
hancur karena menghabiskan lebih dari $ 125.000.000 selama empat tahun
7.
Proyek Snap-On Inc dikonversi ke entri orde baru dihitung biayanya perusahaan alat
sebesar $ 50 juta kehilangan penjualan untuk paruh pertama tahun 1998
8.
Greyhound Lines Inc "Perjalanan" reservasi dan bus-dispatch sistem "gagal setelah
menghabiskan $ 6.000.000
21
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
9.
Norfolk Southern Corp "Sistem integrasi dengan target merger Laporan Rail Corp".
gagal
karena
kehilangan
lebih
dari
$
113,000,000
dalam
bisnis
10.
11.
Produk Minyak Universal Proyek "Software untuk memperkirakan biaya proyek dan
mencari spesifikasi teknik" mengakibatkan sistem tidak dapat digunakan.
Proyek risiko The Corporation FoxMeyer proyek Delta III memiliki risiko proyek berikut:
1. Lingkungan-manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada. Mereka tergantung
100% pada konsultan dan vendor yang menutupi mereka dari mendapatkan kontrol.
Fokus dari proyek ini secara dramatis berubah mendorong biaya proyek meningkat
2. Pelaksanaan proyek ini kekurangan tenaga terampil dan berpengetahuan. FoxMeyer
tidak memiliki keahlian dalam-rumah dan mengandalkan Andersen konsultasi
untuk mengimplementasikan SAP R / 3 dan mengintegrasikannya dengan sistem
gudang otomatis dari Pinnacle. Lebih dari 50 konsultan yang berpengalaman dan
omset mereka tinggi.
3. Lingkup-FoxMeyer adalah adopter awal SAP R / 3. Setelah proyek dimulai,
FoxMeyer menandatangani kontrak besar untuk memasok sistem konsorsium
universitas kesehatan (UHC). Acara ini diperburuk kebutuhan volume transaksi
belum pernah terjadi sebelumnya pada server mereka HP yang mereka tidak bisa
mengatasi
4. Mandat Pelanggan - komitmen dari manajemen puncak dan user. Ini bukan kasus
untuk beberapa manajemen senior. Ada masalah moral antara beberapa pekerja
gudang tersebut. Otomatisasi gudang puncak terintegrasi dengan SAP R / 3
mengancam pekerjaan mereka. Dengan penutupan tiga gudang, transisi ke gudang
otomatis pertama bencana. pekerja kecewa persediaan rusak, dan pesanan tidak
dipenuhi, dan kesalahan terjadi karena sistem baru berjuang dengan volume
transaksi.
Faktor Proyek
Faktor-faktor
1.
Proyek faktor-ada persepsi bahwa investasi terus bisa menghasilkan hasil besar.
FoxMeyer diharapkan penghematan sebesar $ 40 juta per tahun.
2.
3.
4.
2.
3.
4.
5.
6.
Jika proyek tidak memiliki tahap yang jelas, kiriman dan komponen pengendalian mutu
7.
Jika perusahaan belum rekayasa ulang proses bisnis agar kompatibel dengan kemampuan
teknologi
8.
9.
Tidak memiliki program pelatihan pengguna akhir yang jelas untuk mentransfer
keterampilan untuk karyawan
23
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Pelajaran yang dipelajari dari proyek ERP harus gagal panggilan bangun tidur bagi
perusahaan-perusahaan saat ini dalam proyek-proyek ERP atau memikirkan untuk pergi ke
arah sana. Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci
kesuksesan implementasi ERP yaitu :
1. Bisnis Proses yang matang.
Syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP. ERP
tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis
proses yang jelas.
2. Manajemen Perubahan yang baik.
Implementasi sistem ERP akan selalu diikuti dengan perubahan dalam perusahaan
tersebut. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan
kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Pendidikan
dan penjelasan yang perlu diberikan diantaranya mengenai alasan perusahaan tersebut
perlu mengganti sistem, seberapa efektif sistem baru ini jika diimplementasikan dan
masalah-masalah apa di sistem lama yang akan bisa diselesaikan dengan sistem baru
tersebut.
3. Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user.
Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan
pikiran yang banyak sehingga komitmen dari manajemen puncak sampai user yang
akan bersentuhan langsung dengan sistem menjadi mutlak diperlukan.
4. Perubahan budaya organisasi.
4.2. Saran
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan
hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus
terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan
meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk
meningkatkan daya saing perusahaan. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP,
jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk
implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
Yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi risiko-risiko yang terdapat dalam
implementasi ERP dan kemudian bagaimana mengelolanya. Potensi kesuksesan
implementasi akan semakin besar jika risiko-risiko tersebut dapat diminimalisasi. Pertama,
adalah terkait komitmen dan dukungan dari manajemen senior terhadap proyek implementasi
ERP ini. Faktor ini sangat menentukan keberhasilan implementasi ERP. Proyek implementasi
ERP mesti dipandang sebagai sebuah proyek bisnis, bukan proyek IT. Risikonya pun
merupakan risiko bisnis. Komitmen dan dukungan manajemen senior ini akan berpengaruh
antara lain pada:
24
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
25
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48
DAFTAR PUSTAKA
OBrien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc
Graw Hill, Inc.
Amaranti, Reni. 2006, Faktor Kritis Dalam Proyek Implementasi ERP Dan
Pengaruhnya Terhadap Perubahan Dalam Organisasi (Studi Kasus: PT Telekomunikasi
Indonesia Tbk), Tesis Magister Teknik dan Manajemen Industri; Institut Teknologi Bandung.
.
Compeau, D. R., Higgins, C.A. 1995, Computer Self-Efficacy: Development of a
measurement and Initial Tes, MIS Quarterly
Davis, fred D. 1989, Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, and User Acceptance of
Information Technology, MIS Quarterly
Leon, Alexis, 2000, ERP Demystified
Scott, E Judy, 2004 , Kepailitan The Narkoba FoxMeyer
Lloyd, Hujan, 2005, Kegagalan Proyek IT
Computerworld, 2000, Top 10 Kegagalan Teknologi Informasi Perusahaan
26
Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48