Prosedur Pengendalian Dokumen
Prosedur Pengendalian Dokumen
Nomor :
PUSAT XXXXXXXXXXX
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 1 dari 22
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
TINDAKAN
Disiapkan
Diperiksa
Disetujui
Nama
Jabatan
Tandatangan
Tanggal
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 2 dari 22
LEMBAR DISTRIBUSI
No.
Jabatan
Deskripsi Dokumen
1.
Kepala XXXXXX
Salinan 1
2.
Salinan 2
3.
Salinan 3
4.
Salinan 4
5.
Salinan 5
6.
Wakil Manajemen
Asli
Tanggal
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 3 dari 22
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan
persyaratan sistem manajemen mutu.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan XXXXXXXXXX, dalam hal :
2.1. pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,
pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan,
perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,
2.2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan
pendistribusian dokumen.
3. Tanggung jawab
3.1. Kepala XXXXXXXXXX bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan
pemusnahan dokumen;
3.2. Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi
dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen;
3.3. Para Kepala Subbidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas materi
usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;
3.4. Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen;
3.5. Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen,
pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;
4.
Definisi
Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan :
4.1. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa
kertas, file elektronik, dll);
4.2. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh XXXXXXXXXX untuk
mendokumentasikan kegiatan XXXXXXXXXX dalam rangka penerapan SB 77-000180:2005. Dokumen internal berupa:
-
4.3. Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar XXXXXXXXXX sebagai
pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;
4.4. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi;
4.5. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 4 dari 22
c.
d.
b.
Format Kelengkapan
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 5 dari 22
c.
Identifikasi
Setiap Prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi antara
lain:
1. Logo BATAN dan nama XXXXXXXXXX
2. Judul Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
3. Nomor Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
4. Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
5. Tanggal Penerbitan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman
8. Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan,
Diperiksa dan Disetujui.
d.
Keterangan
1.
Tujuan
Isi dari Tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan atau
menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang
akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang
diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah
mengapa dokumen ini diperlukan.
2.
Ruang Lingkup
Isi dari Ruang Lingkup Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan
ruang gerak dari prosedur dan instruksi kerja yang akan dilaksanakan, dan
pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini
adalah:
dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan,
siapakah yang akan menggunakan,
apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya (interface).
3.
Tanggungjawab
Isi dari Tanggung Jawab Prosedur dan Pelaksana Instruksi Kerja
adalah penjelasan tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab
termasuk jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas
tercapainya sasaran dari prosedur dan instruksi kerja tersebut.
4.
Referensi
Referensi Prosedur dan Instruksi Kerja adalah daftar pustaka yang
digunakan atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur dan Instruksi Kerja
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 6 dari 22
tersebut seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh
manajemen.
5.
Definisi
Isi dari Definisi adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang tidak
dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau
istilah bahasa asing yang sulit dimengerti.
6.
Prosedur
Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-langkah
yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan
apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.
7.
Lampiran
Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi Kerja bila
diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi kerja.
Lampiran dapat berupa :
Keterangan-keterangan yang diperlukan,
Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur dan
Instruksi Kerja,
Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan
oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 7 dari 22
Jenis Dokumen
Disiapkan Oleh
Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
1.
Kebijakan
dan
Sasaran Mutu
Kepala
XXXXXXXXXX
2.
Pedoman Mutu
Bidang XXXXX
Wakil Manajemen
Kepala
XXXXXXXXXX
3.
Prosedur Mutu
Bidang XXXXX
Wakil Manajemen
Kepala
XXXXXXXXXX
4.
Prosedur Kerja
Masing-masing
Subbidang/Subbagian
Para Kabid
Kepala
XXXXXXXXXX
5.
Instruksi Kerja
Masing-masing
Subbidang/Subbagian
Para
Kasubbid/Kasubbag
Para Kabid
:
:
:
:
Pedoman Mutu
Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
Tahun
:
:
:
:
:
Prosedur
Nomor urut Prosedur
Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
Tahun
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 8 dari 22
c. Instruksi Kerja
IK.bb.aa/OT.01.02/ddd/eeee
IK
bb
aa
OT.01.02
ddd
eeee
:
:
:
:
:
:
Instruksi Kerja
Nomor urut Instruksi Kerja
Nomor urut Prosedur
Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
Tahun
d. Formulir
FM.cc.aa/OT.01.02/ddd/eeee
FM
cc
aa
OT.01.02
ddd
eeee
:
:
:
:
:
:
Formulir
Nomor urut Formulir
Nomor urut Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
Tahun
e. Dokumen Eksternal
ff/gg/ddd/eeee
ff
gg
ddd
eeee
:
:
:
:
Keterangan :
PM
PR
IK
FM
No.
1.
2.
3.
: Pedoman Mutu
: Prosedur
: Instruksi Kerja
: Formulir
Nama Jabatan Pimpinan
(Unit Kerja/Unit Pengolah)
Kode
Pusat XXXXXXXXXX
Subbidang Tata Usaha
XXX
XXX.1
Bidang XXXXXXXX
Subbidang XXXXX
Subbidang XXXXX
XXX.2
XXX.2.1
XXX.2.2
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 9 dari 22
4.
Bidang XXXXXXXXXXX
Subbidang XXXXX
Subbidang XXXXX
XXX.3
XXX.3.1
XXX.3.2
5.
Bidang XXXXX
Subbidang XXXXX
Subbidang XXXXX
XXX.4
XXX.4.1
XXX.4.2
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 10 dari 22
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 11 dari 22
7. Lampiran
7.1. Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen
7.2. Lampiran 2 : Halaman Judul
7.3. Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen
7.4. Lampiran 4 : Rekaman Dokumen
7.5. Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal
7.6. Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal
7.7. Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen
7.8. Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen
7.9. Lampiran 9 : Formulir Amandemen
7.10. Lampiran 10 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen
7.11. Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan
8. Rekaman
No.
Nama Rekaman
Uraian
Lokasi
Penyimpanan
Masa
Penyimpanan
1.
Master List/Riwayat
dokumen internal baru
atau perubahan
Wakil
Manajemen
5 tahun
2.
Daftar Dokumen
Eksternal
Daftar Dokumen
Eksternal
Wakil
Manajemen
5 tahun
3.
Bukti Penerimaan
Salinan Dokumen
Distribusi dokumen
internal dan eksternal
Wakil
Manajemen
5 tahun
4.
Bukti Penarikan
Dokumen
Penarikan dokumen
yang sudah tidak berlaku
Wakil
Manajemen
5 tahun
5.
Amandemen
Pengubahan dokumen
Wakil
Manajemen
5 tahun
6.
Berita Acara
Pemusnahan Dokumen
Pemusnahan dokumen
yang tidak diperlukan
atau melebihi masa
simpan
Wakil
Manajemen
5 tahun
7.
Wakil
Manajemen
5 tahun
Nomor :
PUSAT XXXXXXXXXXX
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 12 dari 22
Lampiran 1
DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMEN
Mulai
Persetujua
n
Selesai
Ya
Pembuatan
Ya
Perubahan
Tidak
- - - - - Tidak
Pengesahan
Dokumen eskternal
Master List/Riwayat
Penerbitan
Master
Disimpan
Selesai
Penggandaan
Terkendali
Distribusi
Tidak Terkendali
Pihak berkepentingan
Daftar
Distribusi
Selesai
Nomor :
PUSAT XXXXXXXXXXX
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 13 dari 22
Lampiran 2
HALAMAN JUDUL
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
Nomor :
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
Tanggal :
Revisi :
JUDUL DOKUMEN
Halaman :
dari
JUDUL DOKUMEN
TINDAKAN
Disiapkan
Diperiksa
Disetujui
Nama
Jabatan
Tandatangan
Tanggal
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 14 dari 22
Lampiran 3
LEMBAR DISTRIBUSI
( lihat buku merah )
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Jabatan
Deskripsi Dokumen
Tanggal
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 15 dari 22
Lampiran 4
REKAMAN DOKUMEN
No.
Nama Rekaman
Uraian
Lokasi
Penyimpanan
Masa
Penyimpanan
Nomor :
PUSAT XXXXXXXXXXX
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 16 dari 22
Lampiran 5
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
Klausul
dalam
SB 77
Judul
Dokumen
Nomor
Dokumen
Pembuat
Pemeriksa
Pengesah
Tanggal
Terbit
Jumlah
Halaman
Jumlah
Distribusi
Jakarta,.....................................
Yang mengesahkan
Yang membuat
Masa
Simpan
Keterangan
Nomor :
PUSAT XXXXXXXXXXX
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 17 dari 22
Lampiran 6
DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL
Judul Dokumen
Nomor
Dokumen
Pembuat/
Pengarang
Penerbit
Tanggal Terbit
Jumlah
Halaman
Masa
Simpan
Jakarta,.....................................
Yang mengesahkan
Yang membuat
Keterangan
Nomor :
PUSAT XXXXXXXXXXX
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 18 dari 22
Lampiran 7
FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN
Nomor :
Tanggal :
Manual Mutu
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Prosedur
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Instruksi Kerja
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Formulir
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Dokumen Eksternal
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Dari :
Uraian
Catatan :
Yang menerima
Yang menyerahkan
Nomor :
PUSAT XXXXXXXXXXX
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 19 dari 22
Lampiran 8
FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN
Nomor :
Tanggal
Manual Mutu
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Prosedur
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Instruksi Kerja
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Formulir
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Dokumen Eksternal
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Dari :
Uraian
Catatan :
Yang menyerahkan
Yang menerima
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 20 dari 22
Lampiran 9
FORMULIR AMANDEMEN
No.
Bidang/Klausul
Kalimat Lama
Tanggal :
Pejabat yang mengesahkan :
(Nama)
NIP.
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 21 dari 22
Lampiran 10
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Saksi saksi :
( ........................................)
Nomor :
Tanggal :
Revisi : 0
Halaman : 22 dari 22
Lampiran 11
DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
NO.
NAMA BIDANG
: ..............................................................................................
UNIT
: ..............................................................................................
DESKRIPSI DOKUMEN
TAHUN
JUMLAH
KETERANGAN
Tanggal :
Wakil Manajemen
(Nama)
NIP.