1

MEMO
Singkatan dari memorandum bentuk
komunikasi tertulis yang di dalamnya
berupa pesan singkat.
Merupakan jenis surat dinas yang
dipakai secara intern dalam suatu
instansi/ lembaga dan bersifat
informal.
Biasanya berupa pertanyaan,
perintah, informasi, peringatan,
permintaan, atau harapan.

Pesan-pesan yang disampaikan dalam

memo singkat, dan tidak dikenal
adanya pembuka atau kalimat
penutup tetapi penulis langsung
kepada pesan yang dimaksudkannya.
Biasanya berupa perintah dari atasan
kepada bawahannya.
Isinya singkat dan pendek.

MEMO
Dari : . 2
Untuk :.

dituju

. 3

................................................ 4
..............................5
..............................6
.7
.8

Sistematika Penulisan
Memo :
Keterangan
1. kepala memo
2. penulis memo
3. pihak yang
4. isi memo
5. tanggal penulisan
6. identitas jabatan
7. tanda tangan
8. nama penulis
4

Contoh :
PT. BUKIT BARISAN
Jalan Hasanudin No.14 Bandung
MEMO
Kepada : Kepala bagian Personalia
Dari
: Direktur Utama
Kami minta laporan kepegawaian
secepatnya. Terima kasih.
3 April 2006
Direktur Utama,
Danu Wijaya

SURAT
Sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain.
Informasi itu dapat berupa :
- pemberitahuan
- pernyataan
- perintah
- permintaan / permohonan
- laporan
6

FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan
pemberitahuan / permintaan atau
permohonan, buah pikiran
atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
7

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan

bahasanya, surat digolongkan
atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga

1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang
yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang
tua, antarkerabat, antarsejawat,
dan antarteman.
Digunakan kartu pos, warkat pos,
atau surat bersampul.
9

2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang
menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan
yang sangat penting dalam
pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi
pemberitahuan, penjelasan,
permintaan, pernyataan pendapat dari
instansi kepada instansi lain dan dari
instansi kepada perseorangan atau
sebaliknya.

10

3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga, seperti perdagangan, perindustrian,
dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
- surat penawaran - surat pengaduan
- surat pesanan - surat pengiriman
- surat pembayaran
barang
- surat penagihan - dan sebagainya.

11

Bagian-bagian surat pribadi :

...1
...2
.......3

..4
..5
..6

.7
.8
.9

1. Tempat,
tanggal,bulan,tahun
penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
12

Bagian-bagian surat dinas

1
.
.2
..

..3

..4
..5
.6
.7
.8
..9
10
....11

1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun
penulisan surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
13

Kerangka isi surat :

1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup

14

Penulisan bagian-bagian surat

1. Kepala surat
Kepala surat yang lengkap
terdiri atas :
a. nama instansi
b. alamat lengkap
c. nomor telepon
d. nomor kotak pos
e. lambang atau logo
15

Dalam penulisan kepala surat hendaklah

diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdiknas, Badan
Bimas, tetapi Biro pendidikan dan
Pelatihan, Departemen Pendidikan
Nasional, Badan Bimbingan
Masyarakat.
2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.
tetapi Jalan.

16

3. Kata telepon hendaklah ditulis

dengan cermat, yaitu Telepon,
bukan Tilpun atau Telpun dan
jangan pula disingkat
Tlp.,Tilp.,Telp.
4. Kata kotak pos ditulis Kotak
Pos dan jangan disingkat K.
Pos, Kotpos, atau P.O. Box.
5. Logo atau lambang disertakan
apabila ada.
17

Contoh :
PEMERINTAH KOTA DEPOK
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 11 DEPOK
Jalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954
Telepon (021) 8740148

18

Kepala surat dapat pula seluruhnya

ditulis dengan huruf kapital.
Contoh :
PEMERINTAH KOTA DEPOK
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 11 DEPOK
JALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954
TELEPON (021) 8740148

19

2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan

Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal
ditulis dengan diawali huruf
kapital.
Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti
oleh
tanda titik dua yang ditulis
secara
estetik ke bawah sesuai
dengan
panjang
pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan No. dan Lamp. Harus
taat
asas.

20

Kata Nomor diikuti oleh nomor

berdasarkan nomor urut surat
dengan kode yang berlaku pada
instansi pengiriman surat. Nomor
surat dan kode surat yang dibatasi
garis miring ditulis rapat tanpa spasi
dan tidak diakhiri tanda titik atau
tanda hubung.
Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006
atau
No.: 110/U/DS/2006
21

Bila penulisan kode surat dengan

angka, penulisannya dibatasi tanda
titik atau tanda hubung.
Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau
Nomor: 10-10-3-03-90
Penulisan Lampiran atau disingkat
Lamp.
Contoh : Lampiran: Satu berkas atau
Lamp.: Satu berkas
22

Penulisan Hal hendaklah

menggambarkan
pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh :
- Hal: Permohonan tenaga pengajar

23

3. Tanggal surat
Tanggal surat ditulis secara
lengkap,
yaitu tanggal ditulis
dengan angka, bulan ditulis dengan
huruf, dan tahun
ditulis dengan
angka.
Untuk surat pribadi dicantumkan
nama kota.

24

Untuk surat dinas tidak dicantumkan

nama kota karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat.
Contoh :
22 Februari 2006
13 November 2005

25

4. Penulisan alamat surat ada dua

bentuk, yaitu :
1. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kanan atas
(terletak di
bawah tanggal
bulan, dan tahun
surat ).
2. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kiri atas (terletak
di
bawah bagian hal).
26

Hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam menulis alamat surat :
Penulisan nama penerima harus
cermat dan lengkap, sesuai
kebiasaan yang dilakukan oleh yang
bersangkutan
(pemilik nama).

27

Nama diri penerima diawali huruf

kapital pada setiap unsurnya,
bukan menggunakan huruf kapital
seluruhnya.
Penulisan alamat penerima surat
juga harus cermat dan lengkap
serta informatif.

28

Penulisan kata kepada sebelum Yth.

Tidak diperlukan karena kata kepada
berfungsi sebagai penghubung antar
bagian kalimat yang menyatakan
arah.
Kata sapaan hendaknya ditulis penuh
seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

29

Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau

pangkat tidak boleh mengikuti kata
sapaan.
Nama alamat yang dituju hendaklah
nama orang yang disertai nama
jabatannya atau nama
jabatannya saja dan bukan nama
instansinya.

30

Contoh :
Yth. Bapak Handoyo
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Pattimura Raya 17
Jakarta

31

5. Penulisan salam pembuka

Penulisan salam pembuka ditulis

dengan huruf awal kapital (Dengan).
Huruf pertama kata hormat huruf
kecil,
bukan huruf kapital
(hormat).
Pada akhir salam pembuka,
dibubuhkan tanda koma (,) bukan
tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).
32

Bila salam pembuka Assalamualaikum

warohmatullahi wabarokatuh ditulis
lengkap dengan diikuti tanda koma atau
disingkat Assalamualaikum w.w.,

33

Contoh ungkapan salam pembuka :

- Salam sejahtera,
- Saudara.
- Saudara yang terhormat,
- Ibu yang terhormat,
- Bapak yang terhormat,
- Salam perjuangan,
- Merdeka,
34

Penulisan salam penutup :

1. Huruf pertama kata Hormat,
Salam,
dan Wassalam ditulis
dengan huruf kapital.
2. Pada akhir salam penutup
dibubuhkan
tanda koma, bukan
tanda titik, atau
tanda baca lain.
Contoh : - Hormat saya,
- Salam takzim,
- Hormat kami,
35

6.

Isi Surat
Secara garis besar, isi surat terbagi
atas tiga bagian, yaitu :
a. Paragraf pembuka
Paragraf pembuka mengantarkan isi
surat yang akan diberitahukan,
misalnya pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, atau permintaan .

36

Contoh :
1) Kami ingin memberitahukan
kepada
Saudara bahwa.
2) Salah satu proyek Penelitian adalah
meneliti sastra Jawa. Sehubungan
dengan itu,.
3) OSIS SMP Negeri Taruna akan
menyelenggarakan Seminar sehari
Remaja dan Permasalahannya, pada
tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan
Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.
37

b. Paragraf Isi
Paragraf isi mengemukakan hal
yang perlu disampaikan kepada
penerima surat.
Isi surat harus singkat, lugas, dan
jelas.
Contoh :
Surat Anda telah kami terima.
Sehubungan dengan itu, kami ingin
memberitahukan hal berikut.
38

c.

Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan
simpulan dan kunci isi surat, dan
dapat mengandung harapan penulis
surat atau berisi ucapan terima
kasih kepada
penerima surat.

39

Contoh :
1) Atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
2) Atas perhatian dan kerja sama
Saudara yang baik selama ini, kami
ucapkan terima kasih.
3) Mudah-mudahan jawaban kami
dapat memuaskan Saudara.

40

7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di
bawah tanda tangan dan salam
penutup. Tanda tangan diperlukan
sebagai
keabsahan surat dinas.

41

Penulisan nama pengirim :

1) Penulisan nama tidak perlu
menggunakan huruf kapital seluruhnya
tetapi menggunakan huruf awal huruf
kapital pada setiap unsur nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam
kurung, tidak perlu bergaris bawah,
dan tidak perlu diakhiri tanda titik.
3) Nama jabatan dapat dicantumkan di
bawah nama pengirim.
42

Contoh : Hormat kami,

Drs. Doni Damari
Kepala
atau
Hormat kami,
Kepala,
Drs. Doni Damari
NIP. 130678991
43

Latihan soal-soal!
1. Pembina OSIS di sekolahmu
mengirim memo kepada Ketua
OSIS agar mempersiapkan diri
mengikuti lomba kebersihan
antar-SMP se-Kota Depok.
Isi memo yang tepat untuk
ilustrasi
tersebut adalah.
44

Jawaban :
Kepada : Ketua OSIS
Dari
: Pembina OSIS
Harap segera disiapkan sekolah kita
menjadi peserta lomba kebersihan antarSMP se-Kota Depok.
Terima kasih.
4 April 2006
Pembina OSIS,
Natadipraja,S.Pd
45

2. (1) Kepada
(2) Yth.
(3) Bapak
(4) Pimpinan PT. Perkasa
(5) di Tempat
Kata yang tidak diperlukan pada
alamat surat tersebut adalah.
Jawaban : Nomor (1) dan (3)
46

3. Dalam rangka memperingati

HUT RI, kami akan mengadakan
perlombaan olahraga voli.
Sehubungan dengan itu sudilah
kiranya Bapak mengizinkan kami
untuk menggunakan lapangan voli
di sekolah yang Bapak pimpin.
Penggalan surat tersebut berisi.
Jawaban :
Permohonan izin
47

4. Kepala Sekolah akan menghadiri

Rapat di Dinas Pendidikan Kota.
Beliau menulis memo yang ditujukan
kepada
Wakil Kepala Sekolah agar
memperhatikan KBM di sekolah
sampai berakhir.
Isi memo yang tepat sesuai dengan
ilustrasi tersebut adalah.

48

Jawaban :
Bapak Suseno, tolong perhatikan
KBM di sekolah. Saya akan rapat
di Dinas Pendidikan Kota. Terima
kasih.

49

5. Penutup surat untuk permohonan

bantuan meminjam barang yang
paling tepat adalah.
Jawaban :
Atas perhatian dan bantuan
Bapak,
kami mengucapkan
terima kasih.
50

6. Seorang siswa berkirim surat

kepada
wali kelasnya yang berisi
permintaan
untuk tidak masuk
sekolah karena mengikuti
pertandingan olahraga gerak
jalan.
surat yang dikirimkannya
merupakan.
Jawaban :
Surat permohonan izin
51

7. Adinda mengabarkan bahwa

penyakit
jantung ayah kambuh.
Untuk itu, Adinda mohon Kak Roni
pulang ke Yogyakarta. Tolong
Paman Reza di Bogor dikabari.
Dinda rasa itu saja yang Adinda
sampaikan, tak lupa kita
saling
berdoa untuk semuanya.
Isi berita pada surat pribadi
tersebut
adalah.
52

Jawaban :
Pemberitahuan penyakit
jantung
ayah kambuh.

53