Bertelepon dengan Kalimat Efektif

1. Telepon sebagai Sarana Berkomunikasi

Telepon merupakan sarana komunikasi yang sangat penting peranannya
dalam kehidupan manusia. Sarana komunikasi jenis telepon ini tidak hanya
mengatasi kendala jarak dan waktu, tetapi memudahkan manusia dalam
memenuhi kebutuhannya. Maksudnya, berkomunikasi dengan telepon dapat
dilakukan kapan saja dan di mana pun berada. Pada umumnya, telepon
digunakan agar mempermudah hubungan atau komunikasi, walaupun
tempatnya berjauhan. Kita tidak perlu datang dan bertatap muka secara
langsung. Apabila menggunakan pesawat telepon, kita hanya mendengar
suaranya. Meskipun demikian, dalam berkomunikasi melalui telepon harus
memerhatikan santun berbahasa agar terjadi hubungan yang harmonis antara
pengirim telepon dan penerima telepon. Oleh karena itu, bahasa yang
digunakan dalam bertelepon hendaknya bahasa yang efektif,sopan, baik, dan
benar. Untuk itu, anda perlu memerhatikan tata cara bertelepon secara benar.
Kesantunan berbahasa dalam bertelepon meliputi pilihan kata, ungkapan,
ekspresi, dan susunan kalimat saat berbicara.
Contoh kalimat yang efektif dan bahasa yang santun dalam bertelepon:
1. Halo, selamat siang. Bisa minta tolong bicara dengan Bapak Rudi?
2. Salah sambung? Oh, maaf kami telah mengganggu Bapak.
2. Tata Cara Bertelepon
Cara menelepon yang menyenangkan dan efisien berpengaruh terhadap citra
kepribadian seseorang maupun kewibawaan suatu instansi. Berikut beberapa
tata cara yang perlu anda perhatikan dalam bertelepon.
a . Jika anda sebagai penelepon, hendaknya memerhatikan hal-hal berikut.

1)

Meyakinkan kebenaran nomor telepon yang hendak dihubungi agar

tidak salah sambung.

2)

Menyiapkan pokok pembicaraan yang akan disampaikan agar

pembicaraan tidak melantur.

3)

Pembicaraan dilakukan dengan singkat dan jelas.

b. Jika anda sebagai penerima telepon, hendaknya memerhatikan hal-hal

berikut.
1)

Memerhatikan keadaan dan berbicara dengan sopan serta ramah saat

menerima telepon.

2)

Menyediakan alat untuk mencatat hal-hal

penting

Bagian-bagian dalam percakapan melalui telepon:

1)

salam pembuka (perkenalan catat saat menerima telepon diri),

2)

pembuka percakapan,

3)

Menyebutkan identitas

4)

Bertanya dengan sopan maksud penelepon

5)

inti pembicaraan dicatat.

6)

penutup diri.

7)

salam penutup.

Jangan menutup pembicaraan dalam telepon terlebih dahulu. Jika terpaksa

menutup lebih dahulu, gunakan kata yang bijak.
Pemakaian Kalimat Baku (Common Expression)
Berikut ini adalah contoh-contoh kalimat baku untuk suatu pengungkapan
tujuan tertentu yang sesuai dengan etika bertelepon. Terutama dalam hal

menanyakan siapa yang menelepon jika suara kurang jelas, salah ssmbung,
menyambungkan hubungan telepon, mengulang pesan, jika yang dituju tidak di
tempat, dan jika saluran masih sibuk.
Menanyakan siapa yang menelepon
Sopan
May I know who is calling, please?
Maaf dengan Ibu siapa?
Who is calling, please?!
Boleh tau dari siapa ini?
Excuse me, who is on the line, please?
Ini dari siapa Pak?

Kurang Sopan
Who is this?
Ibu dari mana?
And you are....?
Siapa ini?
Who are you?
Dari?

Suara kurang jelas

Sopan
Sorry, could you repeat once again?
Maaf Bu, kurang jelas.
I beg your pardon, Mam.
Maaf Pak, bisa diulang sekali lagi?
Excuse me, I cannot hear you clearly.
Maaf Pak, apakah bisa lebih keras

Kurang Sopan
Repeat again.
Kurang jelas.
What?
Nggak jelas, bisa diulang?
Not clear.
Tolong bicara lebih dekat.

lagi?
Salah sambung
Sopan
Maaf,

Kurang Sopan
disini bukan departemen Bukan!
Salah sambung!
accounting.
You mau telepon ke mana?
Maaf Pak, ini departemen pemasaran.
Yaa... Anda salah.
Ini PT Golden Globe
Maaf salah sambung, ini bukan bagian

kasir,

apakah

ibu

mau

kami

sambungkan ke kasir?

Menyambung telepon
Sopan
Baik Bu, kami sambungkan segera.
Certainly Sir.
All righ, III put though.
Baik Bapak, kami sambungkan segera.

Kurang Sopan
(tanpa berkata apa pun)
Yes (langsung disambung)
OK.
Ya lah.

Mengulang pesan
Sopan
Baik Bu, kami ulang pesannya.
Boleh kami ulang dulu pesannya?
May I repeat you message?
So, your message is.......

Kurang Sopan
(tanpa ada pengulangan)
Ya deh.
OK.
All right.

Meminta penelepon menunggu

Sopan
Kurang Sopan
Maaf Bu, kami akan cek terlebih Sebentar ya!
Tunggu dulu!
dahulu.
Wait a minute!
Mohon tunggu sebentar.
Wait.. wait..
One moment Sir, I will check it first.
Pegang dulu gagangnya!
Would you please hold the line?
Tolong jangan di tutup dulu, Pak.

Yang dituju tidak ada di tempat

Sopan
Kurang Sopan
Maaf Bu, Pak Hari tidak ada di tempat. Nggak ada tuh!
Ada pesan?
Mr. Kelly is not in the office right now.
Whould you like to leave a message?
No body there!
Bapak, teleponnya tidak ada yang
mengangkat Kalau Pak Budi ada nanti
saya sampaikan, dari Bapak siapa ini? (ditransfer begitu saja)
Sorry Mam, on one pick up the phone,
whould you like to call again or ......?

No answer.

Saluran masih sibuk

Sopan
Kurang Sopan
Excuse me Sir, the line is enggaged
Its still busy!
Maaf masih on line, mungkin ada
On line!
pesan.
Its still on-line Sir, any message for
him?
Cannot Sir!
Ibu, di kantor Pak Adi teleponnya
Maaf tidak bisa, masih sibuk!
masih sibuk. Bisa dicoba lima menit
lagi?
Sumber:
- Maselly, Blog Pelajaran Bahasa Indonesia
(http://maselly2000.wordpress.com)
- Makalah Etika Bertelepon Kantor

http://nuanggun.blogspot.com/2012/12/makalah-etikabertelepon-kantor.html