JOBDESK PANITIA THE 3rd SUMMATION 2011

I. Acara
1. Persiapan BAKSOSNAS (Minggu,20 Maret 2011)
a. Dokter pengobatan massal (fix/belum)
b. Apoteker (fix/belum)
c. MC acara (fix/belum)
d. Tilawah (fix/belum)
e. Kata sambutan (fix/belum)
f. Pembicara untuk penyuluhan + moderatornya (fix/belum)
g. Pembagian sembako (siapa pjnya fix/belum)
h. BBQ (siapa pjnya fix/belum)
i. Penutup (Pembaca doa fix/belum)
2. Persiapan Seminar (Sabtu,19 Maret 2011)
a. MC acara (fix/belum)
b. Tilawah (fix/belum)
c. Kata sambutan (fix/belum)
d. Moderator (fix/belum)
e. Pematerinya (fix/belum)
f. Seminar kit Softfile seminar (fix/belum)
g. Doorprize (fix/belum)
h. Hiburan (fix/belum)
i. Pendaftaran ulang delegasi dan peserta seminar (siapa PJnya)
j. Pembaca doa (siapa orangnya)
3. Opening ceremony (kamis malam,17 Maret 2011)
a. MC acara (fix/belum)
b. Tilawah (fix/belum)
c. Kata sambutan (fix/belum)
d. Tari persembahan (fix/belum)
e. Hiburan (fix/belum)
f. Pembaca doa(siapa orangnya)
g. Pendaftaran ulang delegasi (Siapa PJnya)
4. Rapat FULDFK (Jumat,18 Maret 2011)
a. MC acara (fix/belum)
b. Tilawah (fix/belum)
c. Kata sambutan (fix/belum)
d. Mekanisme rapat / susunan (fix/belum)
e. Forum AN-NISA khusus akhwat(fix/belum)
f. Pembaca doa( siapa orangnya)
5. Pengisi Kuliah Subuh/KULTUM (Kamis-Minggu, 18-20 Maret 2011)
a. MCnya (Siapa orangnya)
b. Pematerinya(fix/belum)
6. Closing Ceremony (Minggu malam, 20 Maret 2011)
a. MC acara (fix/belum)

b. Tilawah (fix/belum)
c. Kata sambutan (fix/belum)
d. Hiburan
e. Pembaca doa( siapa orangnya)
7. Membuat susunan acara (17-20 Maret 2011) secara fix + untuk BAKSOSNAS.

II. Publikasi dan Dokumentasi

1. Dokumntasi perjalanan kepanitiaan THE 3rd SUMMATION 2011 dari awal sampai
pembubaran panitia.
2. Membuat film dokumenter Kilas balik THE 3rd SUMMATION 2011
3. Membuat design spanduk(Rapat DEW 1 FULDFK,Seminar
SUMMATION,BAKSOSNAS)
4. Poster (The 3rd SUMMATION and BAKSOSNAS , BBQ)
5. Membuat design
a. pin,
b. notebook,
c. tas seminar,
d. kokarde,
e. sertifikat,
f. plakat,
g. tiket,
h. baju,
i. pamflet.
6. Membuat sarana publikasi dunia maya (blog, facebook, email dan website FULDFK)
7. Melakukan kerjasama dengan media cetak dan elektronik (publikasi dan peliputan)
Contoh:
a. Padang TV
b. TVRI
c. Koran Singgalang

d. Tarbawi
e. I-Med Magazine
f. RRI

8. Melakukan kerjasama dengan studio foto untuk foto bareng delegasi THE 3rd
SUMMATION 2011
9. Dokumentasi semua kegiatan dan moment baik resmi atau santai 17-20 Maret 2011.
10. Semua dokumentasi di burn kedalam DVD.
11. Menyiapkan slide show selama jeda acara.
g.

III. Hubungan Masyarakat

1. Menghubungi pemateri dan Moderator (Seminar) serta memastikan kehadirannya (19
Maret 2011)
2. Menyebarkan undangan untuk pemateri dan pihak terkait.
3. Menjadi CP untuk FK dan undangan se-sumatera.
4. Membuat list undangan + alamat lengkap:

a. FK Se-Sumatera
b. PT kesehatan se-Sumbar
c. LDF se-kota Padang

d. Dinkes + puskesmas se
Sumbar

5. Menghubungi dan menjalin komunikasi dengan pihak yang dibutuhkan sesuai

permintaan.
6. Aktif di website FULDFK, blog dan email panitia untuk memudahkan informasi
dalam komunikasi acara.
7. Memastikan perizinan untuk BAKSOSNAS (POLTABES, PEMDA lokasi baksos)
8. Menghubungi undangan dan memastikan kehadiran:
9. Mengurus wisata illahi.
10. Mengurus/Mengantar proposal permohonan dana, sponsor,kerjasama acara.
11. Mengantar undangan.

IV. Sekretaris
1. Persiapkan proposal kegiatan.
2. Mengedit dan memperbanyak proposal sesuai kebutuhan.
3. Menyiapkan surat yang dibutuhkan
a. Surat undangan
b. Surat dana, sponsor,
kerjasama

c. Surat permintaan jadi

pemateri + moderator
d. Surat peminjaman gedung
e. Surat bus kampus
f. Surat perizinin baksos

4. Merekap absen panitia selama rapat

5. Membuta tiket seminar SUMMATION(kerjasama dengan perlengkapan)
cetak(fix/belum)
6. Membuat kokarde peserta dan panitia SUMMATION (kerjasama dengan
perlengkapan cetak (fix/belum)
7. Meminta materi seminar dll kepada pemateri (melalui humas) dan membuat handout.
8. Menyiapkan berkas absensi dan notulen beserta CV.
9. Menyiapkan sertifikat sebelum hari-H (kerjasama dengan PUBDOK dan
perlengkapan) dicetak(fix/belum).
a.
b.
c.
d.
e.

Peserta seminar
Pemateri(seminar)
Moderator
Pengisi acara
Sponsor

f.
g.
h.
i.

SC
Panitia
Dokter dan apoteker baksos
PEMDA lokasi baksos
j.

10. Menyiapkan Plakat kenang-kenangan SUMMATION dan BAKSOSNAS)

a. Pemateri (seminar dan KULTUM 18-20 Maret 2011) + moderator
b. Dokter dan Apoteker baksos
c. PEMDA lokasi baksos
d. Peserta Delegasi
e. Pengisi acara (18-20 Maret 2011)
11. Menyiapkan seminar KIT dan kelengkapan peserta

a.
b.
c.
d.
e.

Tas SUMMATION
Hand out materi
notebook
Pena
Pin

f. Kokarde
g. Tiket konsumsi
h.
i.

12. Menyiapkan absen peserta (seminar dan baksos) dan buku tamu
13. Menyiapkan hal lain yang dibutuhkan terkait administarsi acara.
14. Membuat dan mencetak design resmi:
a. Kertas surat menyurat
b. Amplop
15. Membuat stempel SUMMATION
16. Pasca acara: LPJ kegiatan
17.

V. Dana dan Usaha

1. Bersama sekretaris menyiapakan proposal
2. Mengadakan bazar SUMMATION
3. Memproduksi cendramata SUMMATION
a. Kaos SUMMATION
b. Gantungan kunci
c. Stiker
d. Pin
e. Baju untuk panitia
4. Mencari sumber pendanaan SUMMATION(kerjasama dengan HUMAS)
1) Dekanat,BEM FK
2) Rektorat/Yayasan
UNBRAH
3) Gubernur Sumbar
4) Pemko + Pemkab se
sumbar
5) DIKTI
6) FULDFK
7) PT. Semen Padang
8) PT. Aicos/cocomas
perbatasan pariaman
9) PT. Sinar sosro

10) AA catering untuk

konsumsi
11) Mahkota/ Sherly untuk
oleh-oleh dan cemilan
12) Robbani(untuk percetakan)
13) Mahkota (untuk kenangkenangan)
14) PT PLN
15) Caltex
16) Bank Nagari
17) BNI
18) Telcomsel/3/axis/im3/xl
19) Dinkes
20) Telkom

21)

VI. Konsumsi
1. Mencari sponsor yang mungkin bekerja sama untuk penyediaan konsumsi
2. Membuat list menu makanan / minuman (utamakan khas minang)
3. Membuat konsep pemberian konsumsi yang teratur, rapi dan bersih

4. Membuat konsep hidangan dan dekorasi ruang makan pemateri, moderator dan
pengisi acara seminar. Serta dokter,apoteker,POLTABES,PEMDA saat baksos.

VII. Transportasi dan Akomodasi

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Menyiapkan transportasi untuk pemateri

Menyiapakan transportasi delegasi selama acara
Menyiapakan transportasi panitia selama persiapan dan saat acara berlangsung
Menyiapkan bus/ mobil untuk penjemputan delegasi
Menyiapkan bus untuk baksos.
Mengurus surat peminjaman bus kampus(kerjasama dengan sekretaris).
Menyiapkan Penginapan untuk delegasi dan pemateri seminar
22)
23)

VIII. Perlengkapan
1. Memesan dan menyiapkan ruang acara SUMMATION(opening ceremony+seminar)
a. Aula UNBRAH
2. Memesan dan menyiapkan fasilitas yang dibutuhkan untuk acara (kerjasama dengan
sekretaris)
a. Sertifikat
b. Plakat kenang-kenangan

Pemateri (seminar dan KULTUM 18-20 Maret 2011) + moderator

Dokter dan Apoteker baksos
PEMDA lokasi baksos
Peserta Delegasi
Pengisi acara (18-20 Maret 2011)

c. Seminar KIT

Tas SUMMATION
Hand out materi
notebook
Pena

Pin
Kokarde
Tiket konsumsi

d. Kertas proposal,amplop.
3. Melengkapi sarana dan prasarana yang dibutuhkan
a. Komputer + printer
b. Laptop
c. Sound system
d. Pointer
e. In focus + layar (2 buah)
f. Kamera
g. Handycam
h. Microfon(wireless dan kabel)

IX. LO
1. Memastikan apakah proposal dah nyampe ato belum kmasing2 LDFK DEW 1
FULDFK (kerjasama kpd HUMAS)
2. Melakukan komunikasi efektif selama kegiatan

a. LO pemateri
b. LO peserta khusus delegasi DEW 1 FULDFK
3. Memberikan informasi (acara seminar,baksos, wisata, dll) kepada delegasi
4. Menghubungi CP dari setiap LDFK se sumatera/ DEW 1 FULDFK.
5. Menanyakan berapakah kepastian jumlah peserta yang diutus dari masing-masing
LDFK se sumatera.

X. Bendahara

1. Mengumpulkan uang/dana:
a. Sponsor/donatur
b. Yayasan , dekanat, BEM.
c. Kas DEW 1 FULDFK
d. Sumbangan Mahasiswa FK UNBRAH
e. Hasil penjualan tiket seminar
f. Pendaftaran peserta delegasi
2. Mengkonfirmasi tentang apakah uang pendaftaran delegasi sudah nympe/belum?
3. Mengatur pengeluaran keuangan acara 17-20 Maret 2011 / sampai acara selesai.
4. Pasca acara : buat perincian dana yang masuk dan keluar secara rapi dan diserahkan
kepada sekretaris untuk dibuat dalam LPJ kegiatan.

XI. Ketua Panitia

1. Memantau seluruh kerja panitia dari mulai sekretaris,bendahara,koordinator
bidang acara sampai lo .
2. Memastikan seluruh keperluan/kebutuhan acara harus sudah selesai minimal 90%
sebelum hari-H , atau seminggu sebelum hari-H.
3. Mengingatkan kepada seluruh anggota untuk selalu menjaga kekompakan baik
sebelum,saat,dan setelah acara SUMMATION.

Note: Setiap bidang harus menyelesaikan seluruh

jobdesknya , dan harus selesai minimal 90% dari
jobdesk atau paling lambat seminggu sebelum hari-H
sekitar tanggal 13 Maret 2011. WAJIB
DIKERJAKAN !!!!!!!!!!

Jazakumullah khairan katsir ^_^