ORGANISASI DAN

MANAJEMEN
SUKRI PALUTTURI
Staf pengajar FKM Unhas

BIODATA SINGKAT

NAMA :SUKRI PALUTTURI

PEKERJAAN : DOSEN FKM UNHAS
PENDIDIKAN

Sarjana Kesehatan Masyarakat (SKM) Unhas,

Indonesia, 1998
Magister Kesehatan Masyarakat (M.Kes.), Unhas,
Indonesia, 2001
Master of Science in Public Health (MSc.PH) Public
Health Leadership, Griffith University, Australia, 2008
Doctor of Philosophy (PhD), Griffith University,
Australia, 2013

Outline OM Kesehatan

Memahami organisasi dan management

Mengurai fungsi management kesehatan
Penerapan OM dalam bidang kesehatan
Rencana Tindak Lanjut
Penugasan

ORGANISASI

KONSEP DASAR KESMAS

Winslow (1877-1957) mendefinisikan public

health as "the science and the art of
preventing disease, prolonging life and
promoting physical health and efficiency
through organized community effort

OM Kesehatan

APA ORGANISASI ITU???

ORGANISASI merupakan wadah

sekelompok orang
Terdapat proses kerjasama
Terdapat kedudukan dan tugas yang jelas
Terdapat tujuan yang jelas
Bersifat legal aspek??

MENGAPA
BERORGANISASI??

Masalahnya kompleks

Tujuan bersama

Efektifitas dan efisiensi

PERTANYAAN LAIN??

Apakah struktur organisasi itu diperlukan?

Apakah struktur organisasi dapat berubah

sesuai kebutuhan atau itu warisan nenek
moyang yang patut dilestarikan?

Mana yang lebih dulu, strategi atau struktur?

ORGANIZATIONAL ICEBERG
FORMAL

THE VISIBLE
SURFACE

Stated goals
Written Objectives
Policies and procedures
Job Descriptions
Structure

INFORMAL
THE HIDDEN
DEPTHS

Individual needs, desires, feelings

Differences in ideas about roles and missions
Power and influence patterns
Competitions and alliances
Views of relevance and importance of work
Feelings of trust and confidence
Individual values
Skills and abilities
9

CIRI-CIRI ORGANISASI

Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal

dan saling mengenal
Adanya kegiatan yang berbeda-beda tetapi satu
sama lain saling berkaitan (interdependent part)
yang merupakan kesatuan kegiatan
Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau
kontribusinya berupa pemikiran, tenaga dan lain-lain
Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan
Adanya tujuan yang ingin dicapai

UNSUR ORGANISASI

Manusia atau orang orang

Tujuan atau sasaran
Tempat kedudukan
Pembagian kerja
Metode sarana dan prasarana
Struktur dan hubungan kerja yang berkaitan
Kerjasama satuan kerja
Lingkungan yang memerlukan

ASAS-ASAS ORGANISASI

Koordinasi
Hierarki

Menurut James D. Money

ASAS-ASAS ORGANISASI
(contd)

Unity of command
Asas rentang kendali
Asas perkecualian
Asas sklar- kebutuhan hierarki organisasi

Menurut Warren Haynes dan Josph Massie

ASAS-ASAS ORGANISASI
(contd)

Objectives
Spesialisasi
Koordinasi
Aoutority
Definisi
Penyesuaian
Balance
continuity

Menurut Lindale Urwick

ASAS-ASAS ORGANISASI
(contd)

Tujuan jelas
Tujuan dipahami oleh anggota
Tujuan diterima oleh anggota
Perumusan tugas pokok dan fungsi jelas
Pembagian tugas
Tugas pokok dan fungsi terbagi habis
Prinsip Koordinasi, Integrasi dan Sinkronisasi
(KIS)

Menurut Sondang P. Siagian

ASAS-ASAS ORGANISASI
(contd)

Continuity
Fleksibilitas
Pengelompokan tugas
Unity of command
Balance
Distribusi tugas
Pola dasar organisasi harus relatif permanen

Menurut Sondang P. Siagian

JENIS-JENIS
ORGANISASI

Berdasarkan jumlah
orang yang memegang
pucuk
pimpinan
Bentuk tunggal,
pucuk pimpinan berada di tangan satu
orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan
bersumber kepada satu orang
Bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu
dewan yang terdiri atas beberapa orang, semua
kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan
sebagai suatu kesatuan

Berdasarkan lalu lintas

kekuasaan

Organissai lini atau bentuk luruskaitannya

dengan tugas pokok

Bentuk lini dan staf bersifat

penunjang/membantu pencapaian organisasi

Bentuk fungsional

ORGANISASI LINI
Supervisor

Supervisor

Supervisor

Supervisor

Pekerja2

Pekerja2

Pekerja2

Tujuan organisasi
sederhana
Organisasi kecil
Julah karyawan
kecil
Pimpinan dan
karyawan saling
mengenal

ORGANISASI DAN STAF

Manager

Keuangan

Perencanaan

Unit Kerja 1

Unit Kerja 2

Unit Kerja 3

Organisasi
bersifat besar dan
kompleks
Karyawan banyak
Daerah kerjanya
luas
Hubungan kerja
yang bersifat
langsung tidak
mungkin
dilaksanakan

ORGANISASI
FUNGSIONAL
Manager
Unit Kerja 1

Unit Kerja 2

Pembagian tugas secara

tegas/jelas

Didasarkan pada fungsi

spesialistis

Tidak terlalu banyak

membutuhkan koordinasi

Direktur fungsional
mempunyai wewenang
komando pada unit di
bawahnya tanpa atas
nama direktur utama

Unit Kerja 3

Berdasarkan sifat
hubungan personal
a. Organisasi formal
b. Organisasi nonformal

Berdasarkan tujuan

a. Organisasi profit
b. Organisasi sosial

Berdasarkan kehidupan
dalam masyarakat
a. Organisasi pendidikan
b. Organisasi kesehatan
c. Organisasi pertanian dan lain-lain

Berdasarkan fungsi dan

tujuan yang dilayani

Organisasi produksi, misalnya organisasi

produk makanan
Organisasi berorientasi pada politik, misalnya
partai politik
Organisasi yang bersifat integratif, misalnya
serikat kerja
Organisasi pemelihara, misalnya organisasi
peduli lingkungan dan lain-lain

ORGANISASI STRUCTURE
Management structure of the organisation may
vary according to the size and activities of the
business.

ORGANISASI2 KESEHATAN

Organisasi Kesehatan Di Tingkat Pusat

Organisasi tingkat pusat adalah Departemen Kesehatan
RI.
Organisasi tingkat pusat adalah suatu kesatuan yang
terdiri atas unsur sekretaris jendral, Inspektorat jendral,
direktorat jendral pelayanan kesehatan, direktorat jendral
pembinaan kesehatan masyarakat, direktorat jendral
pengawasan obat dan makanan, badan litbang,
pusdiklat

Organisasi kesehatan di Provinsi

Di Wilayah Provinsi daerah Tk. I terdapat organisasi
kesehatan pemerintah pusat dan pemerintah daerah.
Organisasi Kesehatan Pemerintah Pusat yang berada di
provinsi
Organisasi kesehatan pemerintah daerah
a. Dinas Kesehatan Daerah Tk. I
b. Unit Pelaksana Tehnik Daerah (UPTD) Dinkes
c. Unit Pelaksana Daerah (UPD) Pemda Tk. I

Organisasi Kesehatan di Provinsi (contd)

Rumah Sakit Kelas A maupun Kelas B.
Dimiliki oleh Depkes RI dan Pemda Tk. I
Unit Pelaksana Teknis (UPT).
Antara lain : Bapelkes, Balai POM, BTKL,
Sekolah- Sekolah Kesehatan, Kantor
Kesehatan, Rumah Sakit Umum Pusat, RSJ.
Organisasi Kesehatan Swasta.

Organisasi Kesehatan Tingkat

Kab/Kota
1.
2.
3.
4.

Dinas Kesehatan Daerah Tk. II

Rumah Sakit Umum Daerah Kelas C
Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Organisasi Kesehatan Swasta

PUSKESMAS
PEMBANTU
BIDAN
DI DESA

GIZI MASY

USILA

UKS

P2.MENULAR

KOORD UKP

PROMKES/
PEMB.MASY

KESLING

IMUNISASI

KES.JIWA

KLINIK GIGI

FARMASI

LABORAT.

KIA KB

UGD

RWT INAP

RWT JALAN

PERSALINAN

KEPALA
UPT DINKES
STRUKTUR ORGANISASI
PUSKESMAS KALIDAWIR

KOORDIINATOR
ADMINISTRASI

KOORD UKM

Organisasi Kesehatan
Tingkat Kecamatan
1.
2.
3.

Puskesmas
Puskesmas Pembantu
Puskesmas Keliling

Organisasi Kesehatan
Tingkat Desa
1.
2.

3.
4.

Puskesmas Pembantu (Pustu)

Pondok Bersalin Desa (Polindes) dan Bidan
Desa
Pos Pelayanan Terpadu (Posyandu)
Pos Kesehatan desa dan Pos Obat Desa
(POD)

PENUGASAN DAN
DISKUSI

DISKUSIKAN organisasi kesehatan

kesehatan di wilayah lingkungan Anda

MANAGEMENT

PENGERTIAN
MANAGEMENT

MANAGEMENT adalah suatu proses yang

merupakan rangkaian kegiatan yang
sistematik

Dalam MANAGEMENT, kegiatan diatur oleh

para manager yang menggerakkan resources

Proses/rangkaian kegiatan tersebut dilakukan

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

PENGERTIAN
MANAGEMENT

Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang

lain (Follet,1997)

Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan

tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian orang-orang serta SD organisasi
lainnya (Nickels, McHugh and McHugh ,1997)

Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu

yang terkait dengan pencapaian tujuan
(Ernie&Kurniawan, 2005)

ORGANISASI &
MANAGEMENT

Organisasi: Statis, sebagai wadah

Manajemen: Dinamis, sebagai proses
bagaimana mengelola sumberdaya
organisasi

SO, MANAGEMENT

Alat daripada administrasi untuk mencapai tujuan sehingga

disebut sebagai unsur dinamik administrasi

MANAGEMENT bergerak dalam unsur statik administrasi

yaitu ORGANISASI

MANAGEMENT menggerakkan resources dalam setiap

kegiatan atau fungsinya

Gerakan MANAGEMENT adalah pencapaian tujuan

Prinsip gerakan tersebut adalah EFISIENSI

PRINSIP MANAGEMENT

Pembagian kerja
Kekuasaan dan tanggung
jawab
Disiplin
Kesatuan perintah
Kesatuan arah
Kepentingan umum
Upah yang cukup dan adil

Sentralisasi
Hierarki
Berjenjang
Tata tertib
Bertindak adil
Stabilitas personel
Inisiatif
Kerjasama kelompok

Menurut Henry Fayol

UNSUR MANAGEMENT
PARA AHLI

UNSUR

PETERSON

3M - MAN, MATERIAL MONEY

TERYY

5M - MAN, MATERIAL MONEY,

METHODE DAN MACHINE

SARWOTO

5M - MAN, MATERIAL MONEY,

METHODE, MACHINE DAN MARKET

MANAGEMENT SUMBER
DAYA
MAN
MANAGEMENT PERSONALIA
MATERIAL

MANAGEMENT LOGISTIK

MONEY

MANAGEMENT KEUANGAN

METHODE

MANAGEMENT PROGRAM

MACHINE

MANAGEMENT OPERASIONAL

MARKET

MANAGEMENT PEMASARAN

MANAGER

Orang yang bertugas melakukan

proses/fungsi management

KETERAMPILAN
Top
manager
MANAGER

Abstrak

CONCEPTUAL SKILLS

Middle
manager

Lower manager

TECHNICAL SKILLS

Konkrit

TUGAS MANAGER

Sebagai pengambil keputusan

Sebagai pemikul tanggung jawab
Mengerahkan SD untuk mencapai tujuan
Sebagai pemikir konseptual
Bekerjasama dengan/dan melalui orang lain
Sebagai mediator
Sebagai politikus
Sebagai diplomat

PERANAN MANAGER
DALAM ORGANISASI

Peranan interpersonal

Peranan informasional

Peranan pengambilan keputusan

PERANAN
INTERPERSONAL

Kepala organisasi (figurehead)

Pemimpin (Leader)

Penghubung (liaison)

PERANAN
INFORMASIONAL

Pengamat

Penyebar

Juru bicara

PERANAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN

Entrepreneur

Disturbance handler

Resource allocator

FUNGSI MANAGEMENT
T

Forecasting
Planning

X
X

Staffing

X
X

Assembly of
resources

Commanding

Directing
Actuating

Budgeting
Organizing

X
X

Leading

Coordination

Reporting

Controlling
Evaluation

X
X

X
X

X
X

FUNGSI MANAGEMENT

T= TERRY
G= GULLICK
F= FAYOL
K= KOONTZ
N= NEWMAN
U= URWICK
A= ALLEN
S= SUMARTO

FUNGSI
MANAGEMENT
Planning (Perencanaan)

Organizing (Pengorganisasian)
Actuating (Penggerakan)
Controlling (Pengawasan)
Evaluation (Penilaian)

PENUGASAN DAN
DISKUSI

DISKUSIKAN dan nyatakan kembali tentang

ORGANISASI dan MANAGEMENT

PERENCANAAN

PERENCANAAN
Peserta dapat menjelaskan tentang :
Batasan perencanaan
Manfaat perencanaan
Langkah-langkah perencanaan
Peranan data dalam penyusunan
perencanaan

PENDAHULUAN

Fungsi perencanaan adalah fungsi terpenting

dalam manajemen.

Fungsi ini merupakan landasan dasar dari

fungsi manajemen secara keseluruhan.

Perencanaan merupakan tuntunan terhadap

proses pencapaian TUJUAN ORGANISASI
secara EFEKTIF dan EFISIEN

BATASAN PERENCANAAN
Perencanaan adalah PROSES untuk
merumuskan masalah kesehatan di
masyarakat, menentukan kebutuhan dan SD
yang tersedia, menetapkan tujuan program
yang paling pokok dan menyusun langkahlangkah untuk mencapai TUJUAN YANG
TELAH DITETAPKAN.

BATASAN PERENCANAAN

Perencanaan akan efektif kalau perumusan

masalah dibuat berdasarkan fakta-fakta.
Perencanaan merupakan proses pemilihan
alternatif tindakan yang terbaik untuk
mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan merupakan keputusan APA
yang akan dikerjakan di masa yang akan
datang.

BATASAN PERENCANAAN

The process of setting goals, developing

strategies, and outlining tasks and schedules
to accomplish the goals.

BATASAN PERENCANAAN

Planning is deciding in advance what to do,

how to do and who is to do it. Planning
bridges the gap between where we are to,
where we want to go. It makes possible
things to occur which would not otherwise
occur.

HEALTH CARE
PLANNING

Orderly process of

defining community health problems,

identifying unmet needs and
surveying resources to meet them,
establishing priority goals, that are realistic and
feasible and
projecting administrative action to accomplish the
purpose of proposed programs

MANFAAT PERENCANAAN
Program akan dapat diketahui :
Tujuan dan cara mencapainya.
Jenis/struktur organisasi yang dibutuhkan
Jenis dan jumlah staf yang diinginkan, dan
uraian tugasnya
Sejauhmana efektifitas kepemimpinan dan
pengarahan yang diperlukan
Bentuk dan standar pengawasan yang akan
dilakukan.

UNSUR PERENCANAAN

Tujuan
Policy (methode) tujuan
Prosedure pembagian tugas
Progress standard evaluasi
Program prioritas

MACAM PERENCANAAN

TOP LEVEL

MIDDLE LEVEL

BOTTOM LEVEL

MACAM PERENCANAAN
(Menurut Jangka Waktu)

Long range plan

Medium term plan
Short term plan
Annual plan

: 10-20 tahun
: 5-7 tahun
: 1-3 tahun
: 1 tahun

SYARAT PERENCANAAN
(Gullick)

Tujuan dirumuskan secara jelas

Sifatnya harus sederhana
Berisi analisis dan penjelasan dan pedoman
Fleksibel
Keseimbangan rencana (internal eksternal)
Penggunaan SD secara efektif efisien

KEUNTUNGAN
PERENCANAAN

Menyebabkan berbagai macam aktifitas

organisasi untuk mencapai tujuan tertentu
dapat dilakukan secara teratur
Akan dapat me (-) or menghilangkan jenis
pekerjaan yang tidak produktif
Dapat dipakai sebagai alat pengukur hasil
kegiatan yang dicapai
Memberikan suatu landasan pokok fungsi
manajemen lainnya terutama (pengawasan)

KERUGIAN
PERENCANAAN

Mempunyai batasan dalam hal ketepatan

informasi dan fakta-fakta tentang masa yad
Memerlukan biaya yang cukup banyak
Mempunyai hambatan psikologis
Menghambat timbulnya inisiatif
Menyebabkan terhambatnya tindakan yang
perlu diambil

LANGKAH-LANGKAH
PERENCANAAN

Analisis situasi
Mengidentifikasi masalah dan penetapan
prioritas masalah
Merumuskan tujuan program dan besarnya
target yang ingin dicapai
Mengkaji kemungkinan adanya hambatan
dan kendala dalam pelaksanaan program
Menyusun Rencana Kerja

ANALISIS SITUASI

Bertujuan mengumpulkan data atau fakta

Perencana perlu memanfaatkan seefektif
mungkin ilmu :

Epidemiologi
Antropologi
Demografi
Ilmu ekonomi dan
Statistik sederhana.

JENIS INFORMASI YANG

DIPERLUKAN
Penyakit dan kejadian sakit dalam suatu wilayah
Data kependudukan (Jumlah & distribusi penduduk,
umur, jumlah kelahiran & kematian, migrasi, keadaan
perumahan & lingkungan, lingkungan sekolah, tokoh2
formal/informal, jumlah & jenis organisasi
kemasyarakatan, sosek masyarakat, kepercayaan dan
persepsi masyarakat tentang penyakit).
Jenis dan organisasi pelayanan kesehatan yang
tersedia.
Keadaan lingkungan dan aspek geografisnya
Sarana dan SD penunjang lainnya

PROSES ANALISIS DATA

DALAM SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
Data

Analisis

Persentase

Informasi
1

Perencanaan
4

Evaluasi

Pemantauan

Pelaksanaan program

CARA PENGUMPULAN
DATA

Mendengarkan keluhan masyarakat (LANGSUNG)

Membahas langsung suatu masalah kesehatan dan
kebutuhan yankes bersama tokoh formal/informal
masyarakat (LANGSUNG)
Membahas bersama para petugas lapangan kesehatan
(biddes) dan sektor lain (PLKB, PL pertanian, guru, dsb.)
atau bersama dukun bersalin (LANGSUNG)
Membaca laporan kegiatan program kesehatan (TIDAK
LANGSUNG)
Mempelajari peta wilayah, sensus, statistik
kependudukan, laporan khusus, hasil survei, peraturan2
atau juklak dan laporan tahunan (TIDAK LANGSUNG)

CONTOH MASALAH
PROGRAM

MASALAH INPUT :

Jumlah staf kurang, motivasi dan keterampilan

kerja rendah (MAN)
Jumlah peralatan medis kurang memadai, jenis
obat yang tersedia tidak sesuai dengan masalah
kesehatan yang potensial berkembang
(MATERIAL)
Jumlah dana terbatas, turunnya dana sering
terlambat (MONEY)

CONTOH MASALAH
PROGRAM

MASALAH PROSES (POAC):

Kurang jelasnya tujuan program, rumusan

masalah (P)
Pembagian tugas staf tidak jelas (O)
Koordinasi dan motivasi staf kurang,
kepemimpinan Ka. PKM tidak disenangi staf (A)
Pengawasan & supervisi lemah & jarang
dilakukan, pencatatan data dan monitoring
program kurang akurat & jarang dimanfaatkan (C)

CONTOH MASALAH KESMAS

UNTUK PROGRAM

KIA/KB

KESEHATAN LINGKUNGAN

Masalah air minum, sampah dan JAGA, penjaja

dan pembuat makanan.

P2M

BBLR, prevalensi anemia tinggi pada remaja

wanita dan ibu hamil, infertility, dsb.

Tingginya penyakit DBD, malaria, TBC, HIV/AIDS

GIZI

KKP, BBLR, KVA

MENGIDENTIFIKASI
MASALAH
Apa itu masalah ?

Kesenjangan yang dapat diamati antara situasi saat

ini dengan situasi yang diinginkan
Kesenjangan yang dapat dikur antara hasil yang
mampu dicapai dengan tujuan yang ingin dicapai
Hambatan atau kendala yang dihadapi oleh
program

MENGIDENTIFIKASI
MASALAH
3 kategori
masalah

Masalah penyakit
Masalah manajemen pelayanan kesehatan
(masalah program)
Masalah perilaku, sikap dan pengetahuan
masyarakat tentang pelayanan kesehatan

CONTOH 3 KATEGORI
MASALAH

Jumlah anak yang menderita diare cukup tinggi (P1)

Masyarakat membutuhkan penyuluhan kesehatan
(P2)
Banyak tumpukan sampah di sepanjang jalan (P3)
Pemilikan JAGA masih rendah (P3)
Kurangnya persediaan oralit di posyandu (P2)
Staf yang mampu melakukan deteksi dini diare
sangat terbatas (P2)

PERTANYAAN IDENTIFIKASI
MASALAH

APA masalah kesehatan yang dihadapi

APA faktor penyebabnya
KAPAN masalah itu timbul
SIAPA masyarakat yang menderita
DIMANA kejadian itu
APA kemungkinan dampak yang akan
muncul, jika masalah itu tidak diatasi
APA pemecahannya

KRITERIA PENETAPAN
PRIORITAS MASALAH (SKOR
Apakah masalah tersebut menimpah sebagian
1-5/10)

besar penduduk?
Apakah masalah tersebut potensial sebagai
penyebab tingginya kematian bayi?
Apakah masalah tersebut mempengaruhi kesehatan
dan kematian anak balita?
Apakah masalah tersebut bersifat kronis,
menimbulkan kecacatan &mengganggu produktifitas
kerja masyarakat?
Apakah masalah tersebut menyebabkan kepanikan
masyarakat secara luas?

KRITERIA PENETAPAN
PRIORITAS MASALAH (Skor 15/10)-FISIBILITAS

Apakah daerah itu mudah dicapai?

Bagaimana partisipasi masyarkat setempat?

Berapa cakupan kegiatan program yang

telah mampu dicapai selama ini?

PENETAPAN TUJUAN
PROGRAM
TUJUAN HARUS SMART :
S = SPESIFIC
M = MEASURABLE
A = APPROPRIATE
R = REALISTIC
T = TIME BOUND

MENGKAJI HAMBATAN
DAN KELEMAHAN

Hambatan pada sumber daya

Hambatan yang terjadi pada lingkungan
Selanjutnya :

Buat kajian terhadap daftar hambatan

Pilih hambatan yang dapat ;

Dihilangkan
Dimodifikasi
Dikurangi
Tidak dapat dihilangkan

MEMBUAT RENCANA
KERJA

WHY (Mengapa kegiatan ini penting

dilaksanakan) ?
WHAT (Apa yang akan dicapai) ?
HOW (Bagaimana cara mengerjakannya) ?
WHO (Siapa yang akan mengerjakan dan
sasarannya) ?
WHAT SUPPORT (Sumber daya pendukung)
WHERE (Dimana kegiatan dilakukan) ?

DISKUSI DAN
PENUGASAN

Sebutkan 10 masalah kesehatan di wilayah

tempat tinggal Anda

Tentukan 5 prioritas masalah kesehatan

utama di wilayah tempat tinggal Anda

PENGORGANISASIA
N

PENGORGANISASIAN
Peserta dapat menjelaskan tentang :
Pengorganisasian sebagai bagian fungsi
manajemen
Prinsip-prinsip pokok pengorganisasian
Wewenang lini dan staf dalam suatu
organisasi
Struktur organisasi dan dinamikanya.

BATASAN
PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN adalah suatu langkah untuk

menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan, penetapan tugas-tugas
dan wewenang seseorang dan pendelegasian
wewenang dalam rangka mencapai tujuan.

PENGORGANISASIAN adalah alat untuk

memadukan semua kegiatan yang beraspek
personil, finansial, material dan tatacara dalam
rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan

BATASAN
PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN adalah proses

pengelompokan orang, alat-alat, tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang
seimbang dan sesuai dengan rencana
operasional sehingga organisasi dapat
digerakkan sebagai suatu kesatuan untuk
mencapai tujuan

BATASAN
PENGORGANISASIAN

Memahami tujuan
Penetapan tugas pokok dan perincian kegiatan
Pengelompokan tugas
Penyusunan struktur organisasi
Penyusunan otoritas organisasi
Pengisian jabatan/staffing
Facilitating

PEMAHAMAN TUJUAN (1)

Diuraikan sesuai dengan hirarki tujuan

PENETAPAN TUGAS POKOK

DAN PERINCIAN
KEGIATAN (2)

Menetapkan tugas pokok

Menguraikan kegiatan

PENGELOMPOKAN
TUGAS (3)

Job analysis
Job description
Job specification
Job evaluation

STRUKTUR ORGANISASI
DAN DEPARTEMENTASI
(4)

Departementasi horiontal
Departementasi vertikal hirarki dan
koordinasi

OTORITAS ORGANISASI
(5)

Ketentuan perundangan
Posisi dalam konstelasi organisasi
Pelimpahan otoritas/mandat
Perintah atasan

STAFFING (6)

Mempelajari struktur organisasi

Perkiraan kebutuhan staf
Pencarian staf
Seleksi
Job training

FACILITATING (7)

Peralatan
Materianl
Keuangan

14 PRINSIP
PENGORGANISASIAN

Authority
Unity of command
Unity of direction
Gang planks (ada pucuk
pimpinan-bawahan)
Division of work
Disiplin
Mendahulukan kepentingan
umum
Renumeration (pembayaran
yang sama untuk pekerjaan
yang sama)

Sentralisasi (tanggung
jawab pada satu pimpinan)
Order (diatur pada
tempatnya)
Equity
Stability of tenure of
personel (mempelajari cara
kerja masing-masing)
Inisiative
A spirit de corps

Komunikasi lisan jauh lebih baik

dari komunikasi tertulis

MANFAAT
PENGORGANISASIAN
Melalui f(x) pengorganisasian dapat diketahui :
Pembagian tugas untuk perorangan dan
kelompok
Hubungan organisatoris antara orang2 di
dalam organisasi melalui kegiatan yang
dilakukan
Pendelegasian wewenang
Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik.

LANGKAH2
PENGORGANISASIAN

Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf

Membagi habis pekerjaan
Menggolongkan kegiatan pokok ke dalam
satuan kegiatan yang praktis
Menetapkan berbagai kewajiban yang harus
dilaksanakan oleh staf dan menyediakan
fasilitas yang diperlukan
Penugasan personil yang cakap
Mendelegasikan wewenang.

CONTOH KASUS

ANDA adalah seorang juru imunisasi.

Bagaimana ANDA mengorganisasi kegiatan
di lapangan dengan jumlah penduduk yang
besar dan wilayah yang cukup luas?

WEWENANG DALAM
ORGANISASI
WEWENANG adalah kekuasaan atau hak untuk
memerintah atau meminta orang lain berbuat sesuatu.

WEWENANG seseorang dibatasi melalui uraian

tugasnya sesuai dengan fungsi dan kedudukan staf di
dalam sebuah organisasi.

WEWENANG dapat didelegasikan kepada staf bawahan

tetapi manajer tetap bertanggung jawab penuh

PENGEMBANGAN
ORGANISASI

PENGEMBANGAN ORGANISASI adalah

upaya pihak manajer untuk mengembangkan
stafnya untuk meningkatkan kapasitas
organisasi yang dipimpinnya untuk
memecahkan masalah.
Hal yang paling pokok dalam
pengorganisasian adalah pembagian tugas.

DISKUSI DAN
PERTANYAAN

PENGGERAKAN

PENGGERAKAN
Peserta dapat menjelaskan tentang :
Aktuasi (penggerak dan pelaksanaan)
sebagai salah satu fungsi manajemen
Kepemimpinan dan motivasi kerja
Koordinasi dan integrasi pelaksanaan
program kesehatan
Aspek komunikasi dalam manajemen

PENDAHULUAN

Fungsi ini merupakan fungsi penggerak semua

kegiatan yang telah dituangkan dalam fungsi
pengorganisasian untuk mencapai tujuan organisasi
yang telah dirumuskan pada fungsi perencanaan.
Fungsi ini menekankan pada bagaimana manajer
mengarahkan dan menggerakkan SD untuk
mencapai tujuan
Dalam menggerakkan SD peranan pimpinan,
motivasi staf, kerjasama dan komunikasi antar staf
merupakan hal pokok.

PADANAN KATA
PENGGERAKAN
ACTUATING
MOTIVATING
DIRECTING
INFLUENCING
COMMANDING

ALAT-ALAT
PENGGERAKAN

Perintah
Petunjuk
Bimbingan
Surat edaran
Rapat koordinasi
Pertemuan (workshop)

TUJUAN FUNGSI AKTUASI

Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

Mengembangkan kemampuan &keterampilan staf
Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai
pekerjaan
Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang
dapat meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf
Membuat organisasi berkembang lebih dinamis

FAKTOR-FAKTOR
PENGHAMBAT FUNGSI
AKTUASI

Kegagalan manajer menumbuhkan motivasi

staf (manajer kurang memahami hakekat
perilaku dan HAM)

KEBUTUHAN MANUSIA
(Abraham H. Maslow)

Physical needs
Security needs
Social needs
Self esteem needs
Self actualisation needs

TINGKATAN KEBUTUHAN
MANUSIA DI NEGARA
BERKEMBANG
5
4
3
2
1

TINGKATAN KEBUTUHAN
MANUSIA DI NEGARA MAJU
1
2
3
4
5

3
= Negara maju
Dan berkembang

KEPEMIMPINAN

KEPEMIMPINAN adalah kemampuan

seseorang untuk memberikan pengaruh
kepada perubahan perilaku orang lain baik
langsung maupun tidak langsung.

PERBEDAAN PEMIMPIN
DAN BUKAN PEMIMPIN
PEMIMPIN
Memberi semangat
pengikutnya
Menyelesaikan pekerjaan &
mengembangkan
pengikutnya
Menunjukkan kepada
pengikutnya HOW
menjalankan pekerjaan
Memiliki kewajiban/t. jawab
Memperbaiki kegagalan
yang terjadi dalam
pencapaian tugas

BUKAN PEMIMPIN
Memaksa/menarik
pengikutnya
Menyelesaikan dengan
mengorbankan pengikutnya
Memberikan kekuatan
dengan ancaman dan
paksaan
Melepas tanggung jawab
Menyalahkan orang lain
atas kegagalan yang
dialami

ASPEK KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI

Kurangi kesimpangsiuran arus informasi dalam

organisasi
Sesuaikan dengan pengalaman si penerima
informasi
Sistem umpan balik penting untuk dikembangkan
Penggunaan media akan menunjang komunikasi
secara efektif
Komunikasi langsung perlu lebih sering antara
pemimpin dan staf

DISKUSI DAN
PERTANYAAN

PENGAWASAN DAN
EVALUASI

PENGAWASAN &
PENGENDALIAN
(WASDAL)
Peserta dapat menjelaskan
tentang :

WASDAL sebagai salah satu fungsi manajemen

Pengertian tentang pengawasan, proses suatu
pengawasan
Hubungan pengawasan dan proses manajemen
Cara mendapatkan data untuk fungsi pengawasan
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam
pengawasan.

PENDAHULUAN

WASDAL merupakan fungsi terakhir dari proses

manajemen.
WASDAL berkaitan dengan fungsi manajemen
lainnya terutama perencanaan
WASDAL membandingkan standard keberhasilan
(target, prosedur kerja) dengan hasil yang telah
dicapai atau yang mampu dikerjakan.
Tujuannya agar efisiensi penggunaan SD dapat
lebih berkembang dan efektifitas tugas2 staf untuk
mencapai tujuan program dapat lebih terjamin.

Comparison between Monitoring &

Evaluation

Monitoring and evaluation are essential management tools

which help to ensure that health activities are implemented as
planned and to assess whether desired results are being
achieved.

Monitoring:
1. To provide feedback on the progress of
activities
2.To identify the problems in their implementation
3.To take corrective action

Evaluation:
To assess whether the desired results of a programme have
been achieved if not how it should be redesigned

128

MONITORING
A process of measuring, recording, collecting
and analyzing data on actual implementation
of the programme and communicating it to
the programme managers so that any
deviation from the planned operations are
detected, diagnosis for causes of deviation is
carried out and suitable corrective actions
are taken.

129

PRINSIP PENGAWASAN

Pengawasan yang dilakukan harus dimengerti

oleh staf & hasilnya mudah diukur.

Fungsi pengawasan merupakan kegiatan

yang amat penting dalam upaya mencapai
tujuan organisasi

Standard untuk kerja yang akan diawasi perlu

dijelaskan kepada semua staf.

MANFAAT PENGAWASAN

Dapat diketahui apakah suatu kegiatan telah

dilaksanakan sesuai dengan rencana kerja dengan
menggunakan SD yang telah ditetapkan
Dapat diketahui adanya penyimpangan pada
pengetahuan dan pengertian staf dalam melaksanakan
tugas-tugasnya
Dapat diketahui apakah SD telah mencukupi kebutuhan
dan telah digunakan secara benar.
Dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
Dapat diketahui staf yang perlu diberikan penghargaan
atau bentuk promosi dan latihan lanjutan.

Monitoring and Planning

The purpose of monitoring is to ensure that programmes

are implemented as planned.

Preparation of action plan

The plan should specify what needs to be done, who is

going to do it, and when it is to be done

Inadequacy in planning will result in inadequacy in

monitoring

132

Different levels of Monitoring

Managers at top level

They have to develop health plans based on
objectives, goals, devise strategy and allocate
necessary resources

Managers at the middle level

They are more concerned with whether they are
getting desired output from the inputs that are being
utilized

Managers at the operational level

They have to supervise actual operations and to
ensure that planned activities are being carried out as
per schedule

133

PROSES PENGAWASAN

Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapai

Membandingkan hasil yang dicapai dengan
tolok ukur
Memperbaiki penyimpangan berdasarkan
faktor penyebab terjadinya penyimpangan

OBJEK PENGAWASAN

Objek tentng kuantitas dan kualitas barang

atau jasa
Keuangan
Pelaksanaan RKO
Hal yang sifatnya strategis
Pelaksanaan kerjasama dengan pihak
kecamatan, perda tentang penggunaan
anggaran dsb.

CARA MEMPEROLEH
DATA

PENGAMATAN LANGSUNG

LAPORAN LISAN

LAPORAN TERTULIS

HUBUNGAN PENGAWASAN
DAN FUNGSI MANAJEMEN
Perencanaan
LAINNYA Pengawasan
Pengorganisasian

Monitoring

Supervisi

Pencatatan

Pelaporan

Mengukur hasil
Penggerakan

Analisis data

Tolok
ukur

Membandingkan hasil
Analisis data

Tidak

Dalam batas
Ya
Program dilanjutkan

Penyimpangan

JENIS PENGAWASAN

Pengawasan fungsional

Pengawasan publik

Seorang pimpinan melakukan pengawasan

terhadap staf yang ada di bawah koordinasinya.
Dilakukan oleh masyarakat

Pengawasan non fungsional

Badan-badan yang diberi wewenang seperti DPR,

BPK dan fungsi inspektorat di masing-masing
departemen.

PERBANDINGAN EVALUASI
DAN PENGAWASAN
KRITERIA
SUMBER
DATA

EVALUASI
Data sekunder dan
primer

PELAKSANA Pihak luar (lebih

objektif)

PENGAWASAN
Data primer
Pihak dalam
(manajer)

WAKTU

Biasanya dilakukan
Setiap saat
setelah kegiatan selesai. sesuai fungsi
Evaluasi dpt dilakukan
seorang manajer
sebelum dan saat

SIFAT

Formatif (proses)
Sumatif (akhir)

Formatif

DISKUSI DAN
PERTANYAAN

EVALUASI

Perbedaan EVALUASI dan PENGAWASAN

terletak pada sifat, sumber data, siapa yang
melaksanakan dan waktu pelaksanaan.
Persamaannya untuk memperbaiki efisiensi
dan efektifitas pelaksanaan program
Jenis evaluasi :

Evaluasi input
Evaluasi proses (formative evaluation)
Evaluasi output (sumative evaluation)

EVALUATION

It is a systematic way of learning from

experience and using the lessons learnt to
improve current activities and promote better
planning by careful selection of alternatives for
future action

142

Reasons for carrying out an

Evaluation

To review the implementation of and services provided

by health programmes so as to identify problems and
recommend necessary revisions of the programme
To assess progress towards desired health status at
national or state levels and identify reasons for gap, if
any
To contribute towards better health planning
To document results achieved by a project funded by
donor agencies
To know whether desired health outcomes are being
achieved and identify remedial measures

143

Reasons for carrying out an

Evaluation (contd)

To improve health programmes and the health

infrastructure

Allocation of resources in current and future programme

To render health activities more relevant, more efficient

and more effective

144

TOOLS OF EVALUATION

Review of Records
Monitoring
Case studies
Qualitative studies
Controlled experiments and intervention studies
Sample surveys

145

Who is performing Evaluation?

The planner
Adhoc research group
Those responsible for health development
Those responsible for implementation
By the Community

146

What is to be evaluated?
At what level is the evaluation is to be made?
What is the purpose of evaluation?
What are the constraints that could limit the utility of
evaluation?

Basic steps of Evaluation

Establishing standards and criteria
Planning and methodology
Collecting data
Analyzing the data
Taking action
Re-evaluation
147

What is to be
Evaluated?

Evaluation of structure
Evaluation of Process
Evaluation of Outcome

148

Process of Evaluation

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Specify the particular subjects

Information support
Verify relevance
Assess adequacy
Review progress
Assess efficiency
Assess effectiveness
And assess impact

149

INDICATORS
The indicators based on a valid, reliable, reproducible,
repeatable, sensitive, specific and relevant are used to
monitor and evaluate the various activities

150

Types of indicators for evaluation

Output indicators
Process indicators
Product indicators

151

The plan should identify key result areas and

define how they will be measured

The plan should specify prioritize activities,

so that they receive adequate emphasis
during monitoring

The plan should cater to local variations

152

Identify all inputs to be provided

Activities to be carried out
Outputs desired for the programme
Select the key inputs, activities, output
variables for monitoring
Identify the indicators for measuring the
variables
Prepare a plan for collecting and processing
the information on the selected indicators
Prepare a format for giving feedback on
these indicators to managers responsible for
implementation
153

Evaluation

GOALS&OBJECTIVES

Yes

No

Assessment
of health need

Monitoring
Establish
goals
&objectives

Implementation
of programme
PLANNING CYCLE
Time
frame

Action
plan

Select the
best
alternative

Design
alternative
programme

Assessment
of resources

Establishment
of priorities
154

EFFICIENCY &EFFECTIVINESS

Monitoring & Evaluation are necessary to ensure

efficiency and effective uses of measure
Efficiency is usually measured by the ratio of activity
to input
Effectiveness is measured by the ratio of output to
activities

155

Monitoring

It determines
Programme efficiency
It establishes standard
of performance at the
activity level
It forms a basis for
Programme
accountability
It alerts the
management of
discrepancy
It identifies strong
&weak points of
programme operations

Evaluation

It determines
Programme effectiveness
It identifies
inconsistencies between
the programme
objectives and activities
It alerts the management
of discrepancies between
actual and anticipated
levels of programme
impact
It suggests changes in
programme procedures,
operation and objectives
It identifies the possible
side effects of the
programme
156

EXISTING CONTROL PROGRAMMES

National Anti Malaria Programme

National Leprosy Elimination programme
Revised National TB control programme
National AIDS control programme
National programme for control of Blindness
Nutritional Surveillance
National Diabetes control programme
National Surveillance programme for Communicable
Disease
National Polio surveillance programme
Reproductive child health programme

157

Who conducts evaluation?

Internal evaluation (self evaluation), in

which people within a program sponsor,
conduct and control the evaluation.

External evaluation, in which someone from

beyond the program acts as the evaluator
and controls the evaluation.

Tradeoffs between External and

Internal Evaluation

Source: Adapted from UNICEF Guide for Monitoring and Evaluation, 1991.

Indicators..... What are they?

An indicator is a standardized, objective
measure that allows

A comparison among health facilities

A comparison among countries
A comparison between different time periods
A measure of the progress toward achieving
program goals

Characteristics of
Indicators

Clarity: easily understandable by everybody

Useful: represent all the important
dimensions of performance
Measurable

Quantitative: rates, proportions, percentage, common

denominator (e.g., population)
Qualitative: yes or no

Reliability: can be collected consistently by

different data collectors
Validity: measure what we mean to measure

Which Indicators?
The following questions can help determine
measurable indicators:

How will I know if an objective has been

accomplished?
What would be considered effective?
What would be a success?
What change is expected?

Evaluation Area
(Formative
assessment )

Evaluation Question

Examples of Specific
Measurable Indicators

Staff Supply

Is staff supply
sufficient?

Staff-to-client ratios

Service Utilization

What are the programs Percentage of utilization

usage levels?

Accessibility of Services

How do members of the

target population perceive
service availability?

Percentage of target
population who are
aware of the program in
their area
Percentage of the
aware target population
who know
how to access the service

Client Satisfaction

How satisfied are clients?

Percentage of clients who

report being
satisfied with the service
received

Evaluation Area
(Summative Assessment)

Evaluation question

Examples of specific
measurable indicators

Changes in Behaviour

Have risk factors for

cardiac disease have
changed?

Compare proportion of
respondents who reported
increased physical activity

Morbidity/Mortality

Has lung cancer

mortality decreased by
10%?
Has there been a
reduction in the rate of
low birth weight
babies?

Age-standardized lung
cancer mortality rates for
males and females
Compare annual rates of
low-birth weight babies
over five years period

DISCUSSION AND
PERTANYAAN

PLAN OF ACTION

An action plan

Provides clarity of purpose for operating

personnel.
Provides a forum to resolve conflicts between
strategic intentions and operating realities.
Provides a basis for strategic control through
budgets and schedules.
Serves as a motivational tool for managers.

Elements of an effective
strategic action plan

Identifies specific functional tactics to be

undertaken.
Includes a time frame for completion.
Identifies who is responsible for which actions
to create accountability.
Attaches at least one performance outcome
measure to each action.

Your action plan

Should be an integrated action plan for ALL of

your issues.

Will be graded relative to all of the other action

plans in class (taking into account the number
of issues that you are required to include in
your project).

Will be better the more elements that you

include in it.

GANT CHART
NO
1
2
3

KEGIATAN

MEI

JUNI