Administrasi Perkantoran Maya

siMAYA

Dirgantara Manurung
Pranata Komputer
Direktorat e-Government

Seputar siMAYA
Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan
kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja
Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik
Landasan Kebijakan
UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik)
PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik)
Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata
Naskah Dinas
SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada
instansi pemerintah

Transisi Perubahan Budaya

Konvensional
Bekerja harus dikantor
Proses Disposisi lama
Memakan banyak cost seperti

kertas, tinta dll

Butuh Storage untuk

penyimpanan dokumen/arsip
Arsip fisik dapat rusak
Kebergantungan fasilitas

kantor

siMAYA
Efisisien, Efektif bekerja

dimana saja
Disposisi bersifat real time
Hemat pembiayaan atk
Penyimpanan bersifat

elektronik
Teknologi mobile aplikasi

VISI siMAYA

Grand Design siMAYA

Citizent Tracking System
Melalui Inter-relasi identitas
NIP
-Verifikasi user
- Biodata

Update data PNS

NPWP

Keterangan :
Existing/Online
Direncanakan

NPWP

- User account
- Profile

Govt Service Bus

BKN

siMAYA

Kode
Surat

ArNas
NIK

eKTP

Statistik Pengguna siMAYA

120
100
Kementerian

80

Provinsi
Kabupaten

60

Kota

40

Lembaga Dll

20
0
Kementerian

16

Category 1
Provinsi
Kabupaten
15

107

Kota

Lembaga Dll

35

Total : 182 Instansi Pemerintah

Fitur siMAYA
Managemen Surat Masuk
Managemen Surat Keluar
Disposisi Surat
Kalender Kegiatan
Lini Masa
Penyimpanan Berkas

Klasifikasi Pengguna
4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di

siMAYA :
1.

Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja

2.

Tata Usaha / Administrasi Surat

3.

Pengguna Biasa

4.

Admin / Lokal Admin

PIMPINAN

Fungsi Pimpinan :
Menerima Surat
Masuk

Men disposisi Surat

Tanda Tangan Surat

Fungsi
TataUsaha :
Scan Surat
Masuk Fisik

TATA USAHA

Menerima dan

Menggagendakan Surat Masuk

Mengirim dan Menggagendakan

Surat Keluar

PENGGUNA
BIASA

Fungsi Pengguna
Biasa :
Menerima
Disposisi
Mengirim Disposisi
Membuat Konsep Surat
Memeriksa Konsep Surat

LOKAL ADMIN

Fungsi Lokal
Admin :
Membuat
Struktur
Organisasi
Membuat Nama Jabatan
Membuat Pengguna
Mengatur Pengguna

Korelasi Antar Pengguna

Scan Surat
Administrasi
Tata Usaha

Surat

Disposisi Surat
Approval Surat
Pimpinan

Penerima Disposisi
Konseptor Surat
Pengguna
Biasa

Administrasi Surat Masuk

SURAT MASUK
Surat Masuk terbagi menjadi:
1.

Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang

dikonversikan menjadi elektronik

2.

Surat Masuk siMAYA adalah surat yang

diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA

Alur Surat Masuk

Tata Usaha

Pimpinan

Pejabat

-
-

Scan Surat
Administrasi Surat

Disposisi Surat

Pejabat

Alur Kerja Surat

Masuk Manual

Surat Masuk Fisik

Scan Surat
(ext .pdf)

AdministrasiInput
surat (.pdf) ke
siMAYA

Surat Masuk
Pimpinan

Pimpinan Disposisi
Surat

Disposisi Masuk

Alur Kerja Surat

Masuk antar
siMAYA

Surat Masuk
siMAYA

Surat Masuk
Pimpinan

Penomoran
Agenda Surat

Disposisi
Surat

Disposisi
Masuk ke
Penerima

Ket : Surat Keluar dikirim melalui

siMAYA

Administrasi Surat Keluar

SURAT KELUAR
Surat Keluar terbagi menjadi :
1.

Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui

aplikasi dan dikirim secara manual

2. Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui

aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna

aplikasi siMAYA

Alur Surat Keluar

Staff /
Pejabat
Pembuat
Konsep

Pejabat

Pimpinan

Pemeriksa
berjenjang

Approval
Suratl

Tata
Usaha

SURAT KELUAR siMAYA

GUBERNUR
TATA USAHA
GUBERNUR
TATA USAHA
SEKRETARIAT
DAERAH

TATA USAHA
DINAS A

TATA USAHA
DINAS B

TATA USAHA
DINAS C

ALUR SURAT
KELUAR MANUAL

Pembuatan
Konsep Surat

Pemeriksaan
Konsep

Pemeriksaan
Konsep oleh
Pimpinan

Administrasi
Surat

Cetak/Print
Surat

Pengiriman
secara Manual

ALUR SURAT
KELUAR siMAYA

Pembuatan
Konsep Surat

Pemeriksaan
Konsep

Approval
Konsep oleh
Pimpinan

Penomoran/
Administrasi
Surat

Surat dikirim

TERIMA KASIH
Mulai Menggunakan siMAYA
Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi
Mari bergabung di FB siMAYA
Bantuan, kontak kami via:

Email : monika.suharko@kominfo.go.id (08118899700)

dirgantara.manurung@kominfo.go.id (081310072233)