BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah mendorong

peran strategis perluasan jaringan akses informasi dalam lingkup global sehingga
lalu lintas informasi menjadi tanpa batas. Perkembangan kemajuan tersebut secara
mendasar mampu mengubah kebiasaan cara melakukan berbagai kegiatan
termasuk dalam penyelenggaraan negara. Kemampuan pemerintah dalam
mengembangkan penerapan teknologi tersebut diawali dengan munculnya isu
“Elektronik Government disingkat dengan e-Government” yaitu pemerintahan
yang berbasis internet.

Salah satu teknologi yang berkembang dan dipergunakan manusia dalam

memudahkan pekerjaan adalah teknologi sistem basis data. Teknologi sistem basis
data merupakan suatu teknologi yang tepat untuk memudahkan kegiatan
perusahaan dalam mengelola data tersebut. Tidak hanya memudahkan, dengan
adanya teknologi berbasis data, pengelolaan data dapat dilakukan lebih cepat,
efisien, dan akurat. Sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam suatu
perusahaan.( Kasiyanto Kasemin, 2016, Agresi Perkembangan Teknologi
Informasi, Prenada Media, Jakarta)

Ketentuan menggunakan teknologi sistem basis data ini diatur dalam Pasal
1 ayat (5) Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik yang menyatakan bahwa sistem elektronik adalah
serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan,
mengumpulkan, mengolah, menganalisa, menyimpan, menampilkan,
mengumumkam, mengirimkan, atau menyebarkan iformasi elektronik. Sistem
Aplikasi adalah subkelas dari perangkat lunak (software) yang memanfaatkan
kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan
pengguna.

Penerapan teknologi dalam sistem informasi perusahaan maupun instansi-

instansi hendaknya mempertimbangkan pemakaian sistem, sehingga teknologi
yang diterapkan dapat bermanfaat sesuai dengan tugas dan keahlian pemakai.
Tidak jarang ditemukan bahwa teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi
sering tidak tepat atau tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai sistem. .
( Kasiyanto Kasemin, 2016, Agresi Perkembangan Teknologi Informasi, Prenada
Media, Jakarta)

Menurut Pasal 9 ayat (1) Peraturan Walikota Padang Panjang Nomor 18 A

Tahun 2018, spesifikasi sistem merupakan kebutuhan pengguna (user) dalam
menggunakan aplikasi sistem administrasi perkantoran berbasis elektronik.
Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan langsung
dengan sistem administrasi dalam sebuah ruang lingkup kantor. Tujuan
manajemen administrasi perkantoran adalah merencanakan, mengendalikan, dan
mengorganisasikan pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Berdasarkan Pasal 1 Angka 3 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014

tentang Pemerintahan Daerah yang menyatakan bahwa Pemerintah Daerah adalah
Kepala Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintah Daerah yang memimpin
pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom

Dalam ketentuan Pasal 10 ayat (2) Peraturan Walikota Padang Panjang

Nomor 18 A Tahun 2018 tentang tentang Pelaksanaan Aplikasi Sistem
Administrasi Perkantoran Berbasis Elekrtonik memuat mengenai fasilitas Surat
Masuk dan Surat Keluar (E-Office).

Pemerintah menghadapi tantangan dalam transformasi layanan masyarakat,

dari manual menjadi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Salah satunya
adalah kemampuan aparatur sipil negara (ASN) untuk menggunakan internet dan
terknologi informasi berbeda. Oleh karena itu sebagian ASN di Lingkingan
Sekretariat Daerah Kota Padang Panjang mempercayakan akun E office mereka
kepada bawahan .permasalahan ini juga menjadikan independesi ASN menjadi
berkurang dalam menilai dan mendisposisi surat serta menerima surat termasuk
kerahasiaan surat menjadi tidak terjaga.

Surat elektronik merupakan hasil dari aplikasi e office, naskah yang

terkandung dalam sebuah surat, isi maupun bahasa yang digunakan, pemahaman
dan penterjemahan terhadap isi dan makna surat berdasarkan kualitas SDM yang
menerbitkan atau pun menerima sebuah surat hal ini mengakibatkan isi surat yang
dikirimkan atau pun yang diterima menjadi samar, kemudian ASN akan
menkonfirmasi ulang melalui media telephone maupun penjelasan langsung
menjadi tidak terhindarkan sehingga tujuan e office untuk efesiensi dan efektifitas
dalam pelaksanaan kegiatan tidak tercapai

Aplikasi yang dibangun dan terus dikembangkan tidak sepenuhnya

menjawab tantangan dan kebutuhan yang ada, berdasarkan wawancara dengan
Kepala Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli , pada aplikasi e office saat ini
penerima surat/disposisi tidak diberi ruang untuk mengembalikan surat dan
mengirim saran atau menolak suatu instruksi atasan yang diberikan melalui
disposisi sehingga saran atau kondisi ril terhadap kemampuan dalam menjalan kan
instruksi mesti dijelaskan kembali melalui telephone atau menghadap kepada
atasan yang memberikan instruksi hal ini tentu saja membuat efektifitas yang di
inginkan menjadi berkurang.

Pemerintah kota Padang Panjang mengharapkan agar aplikasi E- Office ini

dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas layanan kepada masyarakat menuju
Padang Panjang Smart City, karena E-Office sangat tepat dalam rangka
mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan administrasi perkantoran
sekaligus pelayanan prima kepada masyarakat.

Dalam konteks upaya mewujudkan Efisiensi dan efektifitas dalam

pelaksanaan administrasi perkantoran sekaligus pelayanan prima kepada
masyarakat di kota Padang Panjang , maka pada bulan November tahun 2019
pemerintah Kota Padang Panjang melalui Dinas Kominfo melakukan Uji Coba
Aplikasi E-Office Kota Padang Panjang yang merupakan aplikasi untuk mengelola
sistem surat menyurat yang ada di Kota Padang Panjang. Dengan semangat
innovasi dan pembaharuan sampai saat ini Aplikasi E Office telah melakukan
berbagai perbaikan menjawab tantangan dalam memenuhi kebutuhan pelaksanaan
Administrasi perkantoran di lingkungan Pemerintah Kota Padang Panjang serta
untuk mewujudkan e Government sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 95
Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Dengan berbagai kendala yang ada maka perlu di ambil langkah-langkah

yang perbaikan dalam pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis elektronik
tersebut.

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis melakukan penelitian

dengan judul “EVALUASI PELAKSANAAN APLIKASI E-OFFICE
 BERDASARKAN PERATURAN WALIKOTA PADANG PANJANG NOMOR
18 A TAHUN 2018”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang menjadi pokok permasalahan dalam

penelitian dan penulisan skripsi ini adalah :

a. Bagaimana penerapan APLIKASI E-OFFICE BERDASARKAN

PERATURAN WALIKOTA PADANG PANJANG NOMOR 18 A TAHUN

2018 di Balaikota padang Panjang?

b. Apa saja kendala dalam pelaksanaan APLIKASI E-OFFICE

BERDASARKAN PERATURAN WALIKOTA PADANG PANJANG

NOMOR 18 A TAHUN 2018 di Balaikota padang Panjang?

c. Bagaimana evaluasi dan perbaikan APLIKASI E-OFFICE

BERDASARKAN PERATURAN WALIKOTA PADANG PANJANG

NOMOR 18 A TAHUN 2018 di Balaikota padang Panjang?

C. Tujuan Penelitian
Dengan adanya permasalahan di atas, penelitian yang dilakukan mempunyai

tujuan sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui Evaluasi pelaksanaan e Office berdasarkan peraturan

walikota padang panjang nomor 18a tahun 2018 di Balaikota Padang

Panjang

b. Untuk mengetahui kendala dalam pelaksanaan e Office berdasarkan

peraturan walikota padang panjang nomor 18a tahun 2018 di Balaikota

Padang Panjang

c. Untuk mengetahui evaluasi dan upaya perbaikan APLIKASI E-OFFICE

BERDASARKAN PERATURAN WALIKOTA PADANG PANJANG

NOMOR 18 A TAHUN 2018 di Balaikota padang Panjang?