1.

Terbatasnya ruang
penyimpanan berkas RM

2.

Terbatasnya rak penyimpanan

berkas RM

3.

Pertambahan berkas RM
pasien baru tidak seimbang
dengan penyusutan berkas inaktif

4.

Kurangnya tenaga khusus untuk

pemeliharaan / pengelolaan berkas RM inaktif .

5.

Adanya rasa kekhawatiran akan

kehilangan informasi medis / kesehatan
Penyusutan & Pemusnahan
berkas RM

6.

Adanya rasa was-was Aspek hukum

PEMUSNAHAN :
Adalah proses penghancuran
formulir-formulir yang terdapat di
dalam berkas RM yang sudah tidak
mengandung nilai guna .

A dministration
L egal
=
F inancial
=
R esearch
=
E ducation
D ocumentation

Administrasi

Hukum
Keuangan
Penelitian
=

Pendidikan

Dokumentasi

Menjaga kerapihan penyusunan berkas

RM aktif

Memudahkan dalam retrieval berkas RM

aktif

Menjaga informasi medis yang masih aktif

( yg masih mengandung nilai guna )

Mengurangi beban kerja petugas dalam

penanganan berkas Aktif & In-aktif

1.

UU no.7 / 1971 : Ketentuan

Pokok-Pokok Kearsipan

2.

PP no.34 / 1979 : Kearsipan

3.

PERMENKES No. 269/MenKes/Per/

III/2008 : tentang
MEDICAL RECORD

Pasal 7 ayat 1 :
Lama Penyimpanan rekam medis sekurangkurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun
sejak tanggal terakhir pasien berkunjung .

Pasal 7 ayat 2 :
Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan
dengan hal-hal khusus, dapat diterapkan
sendiri .

Pasal 8 ayat 1 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud
pasal 7 dilampoi, dapat dimusnahkan .

Pasal 8 ayat 2 :
Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud
ayat 1 , ditetapkan oleh Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik .

4.

Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu

/I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam
Medis di Rumah Sakit .

5.

Surat Edaran DIRJEN Yanmed

No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM
dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah
sakit.

6.

Surat Edaran DIRJEN Yanmed

no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM
dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah
sakit.

Arsip RM : Berkas yg berisikan catatancatatan tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain .

Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5

tahun tgl terakhir pasien dilayani atau 5
tahun setelah pasien meninggal dunia .

Tim RM adalah Tim yg dibentuk Kep.Dir.RS

Arsip yg bersifat khusus : Penyakit Orthopedi,

jiwa, ketergantungan obat dan kusta

 Umum
RM AKTIF
NO

KELOMPOK

1
2
3
4
5
6

UMUM
MATA
JIWA
ORTHOPEDI
KUSTA
KETERGANTUN
GAN OBAT
JANTUNG
PARU

7
8

RM INAKTIF

RJ

RI

RJ

RI

5 TH
5 TH
10 TH
10 TH
15 TH

5 TH
10 TH
5 TH
10 TH
15 TH

2 TH
2 TH
5 TH
2 TH
2 TH

2 TH
2 TH
5 TH
2 TH
2 TH

15 TH
10 TH
5 TH

15 TH
10 TH
10 TH

2 TH
2 TH
2 TH

2 TH
2 TH
2 TH

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995

Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu

KIUP+Register+Indeks disimpan permanen
RS harus membuat ketentuan sendiri bila
retensinya lebih lama dari ketentuan umum
yang ada, antara lain untuk :

Berkas rekam medis berdasarkan penggolongan

penyakit
Riset dan edukasi
Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun
setelah ada ketetapan hukum

Untuk kepentingan tertentu :

Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta

Mata
Perkosaan
HIV
Penyesuaian kelamin
Pasien orang asing
Kasus adopsi
Bayi tabung
Cangkok organ
Plastik rekontruksi

Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan

keputusan Komite RM / Komite Medisdengan pertimbangan
nilai guna

Dibuat ketetapan mulai tahun berapa

retensi akan dilakukan .

1.

Rawat jalan : 2003 7 tahun = Tahun 1996

Rawat Inap : 2003 12 tahun = Tahun 1993

Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi

2.

Ka.Rekam Medis
Medis
Perawat Senior
Petugas terkait

- Panitia Rekam
- Komite Medik

Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi

Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian
terkait .

4.

Disiapkan form pertelaan :

3.

NO.

NO.RM

TAHUN JANGKA DIAGNOSIS

WAKTU
AKHIR

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

Tata cara pemindahan RM aktif menjadi

in aktif

Dilihat dari tanggal kunjungan tertakhir

Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir
tersebut berkas dipisahkan di ruang lain
Berkas RM inaktif dikelompokan sesuai
dengan tahun terakhir kunjungan

Berkas rekam medis yang dinilai adalah

yang telah 2 tahun inaktif

PEMINDAHAN

RM AKTIF

RM INAKTIF

DINILAI
PENYUSUTAN
RM

RM ADA
NILAI GUNA

RM RUSAK

RM
TERTENTU

RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA

DIMUSNAHKAN

DILESTARIKAN

Indikator

Seringnya rekam medis digunakan untuk

penelitian dan pendidikan
Mempunyai nilai guna

Primer

Administrasi
Hukum
Keuangan
Iptek

Sekunder

Pembuktian
Sejarah

Prosedur penilaian rekam medis

REKAM
MEDIS

KETENTUAN
KHUSUS
ANAK,JIWA,MA
TA,JANTUNG
DLL

LEMBAR RM TERTENTU

LEMBAR RM SISA

LEMBAR RM RUSAK

DIMUSNAHKAN

KETENTUAN
TERTENTU RS

DILESTARIKAN

KETENTUAN
UMUM

- Ringkasan masuk keluar

- Resume
- Lembar operasi
- Lembar persetujuan
- Identifikasi bayi lahir hidup
- Lembar kematian

DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DAI AKTIF KE INAKTIF

No

Tanggal
No. RM
Pemindahan

Tanggal
Teakhir
berobat

Diagnosis Kode
ICD-X

Jumlah
Lembar

Formulir RM
Yg tidak
lengkap

Bandung, ..
Kepala Unit Rekam Medis

DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDIS

No

Tanggal
Penilaian

No. RM

Diagnosis

Kode
ICD-X

Kepentingan /
Kasus tertentu
ya

Jenis Kasus
Tertentu

tdk

Bandung, ..
Kepala Unit Rekam Medis

Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006

bertempat di halaman parkir RS XXXX yang
berlokasi di
Jl.
YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan
pemusnahan berkas Rekam Medis pasien
Rumah Sakit XXXXX sebanyak 10.000 RM
( dengan perincian terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan .
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih .
TTd Direksi

Tim Penilai

Tim Pemusnah

Saksi : 1 2. 3..

Berita acara pemusnahan Rekam Medis

yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke
2 dikirim pada pemilik pelayanan kesehatan
(Depkes, Pemda (dinkes), yayasan)
Khusus untuk rekam medis yang sudah
rusak /tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan
dengan
terlebih
dahulu
membuat pernyataan di atas kertas segel
oleh Direktur

Dibakar menggunakan incenerator atau

dibakar biasa

Dicacah, dibuat bubur

Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah

Ringkasan masuk dan keluar

Resume
Lembar operasi
Identifikasi bayi
Lembar persetujuan
Lembar kematian
Dan rekam medis sisanya dan
rekam medis rusak tidak terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan,

Berkas RM asli yang di microfilmkan .

Berkas RM asli yang di scaning

Tulisan / catatan medis yang diinput

( di-entry ) ke dalam komputer .

MANUAL

SCANING

MIKROFILM

KOMPUTER

Form dikeluarkan
dari berkas induk

Form disiapkan
untuk di scaning /
copy

Formulir difoto

Dibuat program
aplikasi retensi

Form disimpan
dalam dus-dus

Disimpan dalam
hard disk / CD /
Disket

Disimpan dalam
negatif film

Data-data
dimasukkan dlm
komputer

Perlu tempat
untuk menyimpan
dus-dus .

Tidak perlu tempat

khusus

Perlu berapa alat

untuk prosesnya

Tidak perlu tempat

khusus

Susah pencarian
jika dibutuhkan

Mudah dlm retrievel

jika dibutuhkan .
Bentuk form asli

Lama retrivel, krn

harus dicuci &
dicetak .

Hanya informasi
saja yg keluar dan
bukan FORM

Perlu banyak
tenaga.

Mudah
dioperasikan

Perlu training
khusus

Mudah
dioperasikan

Rp

Rp. ..

Rp.

Rp. .