PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah
satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk
mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik,
dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat
memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis
menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem
informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.
1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka
sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas,
seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem
tersebut dikerjakan oleh pihak lain.
2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi
dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai
konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan
mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.
3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk
menguasai Sistem Informasi.
KONSEP SISTEM
Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan
saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah
kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan
orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen,
distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan
suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses
2
lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks
kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah?
Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah,
maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen
lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain
untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar
terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan.
Manusia
(People)
Struktur
Teknologi
Organisasi
Tugas / Prosedur
3
• Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan
hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.
• Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.
• Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)
Penerima
(Recertors)
Memori
RANGSANGAN/ Jangka
STIMULUS Pendek
Lingkungan Memori
Jangka
Panjang
TINDAKAN Processor
Yang
Mempengaruhi
Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia
Cara Kerja EDI Luar
Memori
Pembuatan Keputusan
Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka
dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi.
Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem
informasi.
Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar
tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan
keputusan.
• Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya
kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang
relevan.
4
• Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan
alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.
• Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.
• Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi
keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah
dipilih.
• Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga
dilakukan tepet waktu dan efisien.
• Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut
dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau
memperbaiki solusi.
Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan
oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat
digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer
digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program
manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi
memiliki ahli tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan
sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses
informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan,
formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi,
tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat
sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan
manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem
informasi tersebut.
Intelligence
Follow-Up Desain
Umpan
Balik
5
Pilihan
Implementasi
Persuasi
6
bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan
komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
Keluaran
Lingkungan
Masukan 1
Komponen 1 Komponen 2
Komponen 3 Penyimpanan 1
Masukan 2
Batasan
7
Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)
Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang
menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.
a. Sistem Logik (Logical System)
Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa
menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu
diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari
independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem
kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat
untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai
alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk
merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan
implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.
b. Sistem Fisik (Physical System)
Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi
sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik,
tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi.
Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik :
Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan
menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan
kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa
yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik
akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan
punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang
dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan
transkip dengan diskripsi mata kuliah).
8
BAB II
PENDAHULUAN
Bab ini membahas landasan tentang informasi. Pertama-tama Anda akan
diperkenalkan kepada lingkungan informasi, yang mencakup arus informasi di
dalam organisasi maupun yang berhubungan dengan bagian eksternal
organisasi. Selanjutnya, Anda akan diperkenalkan pada pengertian makna data
9
dan informasi sehingga Anda diharapkan mampu membedakan kedua istilah
tersebut dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mempelajari hierarki data,
karakteristik informasi, dan ragam informasi untuk manajemen.
LINGKUNGAN INFORMASI
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen
modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi.
Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM),
material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan
sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.
Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam
organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai
internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen
tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang
saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.
Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi
yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-
masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda.
Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan
operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.
Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah
mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk
mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi.
Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah.
Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen.
Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional.
Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan.
Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-
anggaran. Selain arus informasi mendatar adan vertikal, informasi juga mengalir
dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan
internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada
10
tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal
organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar
piramida di bawah ini.
Pemegang
Saham
Pelangga
n
Pemaso
k
DATA
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian,
aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh
secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan
mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi
bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya,
data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus
(misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing
item secara individual.
11
Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa
grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.
Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang
atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh
data audio.
Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak
dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk
mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.
INFORMASI
informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini
atau saat mendatang.
12
Masukan Proses Keluaran
(Data) (Model) (Informasi)
Data
Penerima
(ditangkap)
Basis
Data
Hasil Tindakan
Tindakan Keputusan
HIERARKI DATA
13
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari
elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada
gambar berikut.
Berkas
Rekaman Rekaman
• Elemen Data
Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi
menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen
data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan
atribut lain yang berkaitan dengan pegawai.
Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan
atribut.
• Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait,
sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang
pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk
rekaman adalah tupel dan baris.
• Berkas
14
Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah
berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan
dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili
komponen yang disebut table atau relasi.
Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel
membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data
kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data
presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.
15
Karakteristik Pokok Permasalahan
1. Tipe data Apakah tipe data sesuai denagn tujuan?
2. Akurasi/Presisi Apakah data cukup presisi?
3. Usia Apakah data tepat waktu?
4. Rentang waktu Apakah rentang waktu sesuai dengan
tujuan?
5. Tingkat keringkasan Apakah data terlalu ringkas atau terlalu
detail?
6. Kelengkapan Apakah data kurang lengkap atau
berlebihan?
7. Kemudahan akses Apakah data mudah diakses?
8. sumber Apakah sumber bias atau tidak akurat?
9. Relevansi/Nilai Apakah data mempengaruhi keputusan?
Apakah manfaatnya sepadan dengan
biaya?
KUALITAS INFORMASI
Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai
untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah
dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :
• Aman (Secutiy)
• Tepat Waktu (Timeliness)
• Akurat (Accurate)
• Terkait (Relevance)
• Lengkap (Completeness)
• Korektif (Corectness)
• Jelas (Clearly)
sering dikenal dengan istilah STAR-C3
16
Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori,
yaitu :
1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan
sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi.
Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini
biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa
aman terhadap operasi yang telah berlangsung.
2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa
atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-
perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima
peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk
melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan
terjadi.
3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang
berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan,
yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan
mengidentifikasi permasalahan.
4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini
tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian
manajer.
5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak
industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.
6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal
adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih
hangat dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan
kontrak oleh kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya
studi lingkungan yang dilakukan lima tahun terakhir).
17
BAB III
PENDAHULUAN
Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat
penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk
sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas
dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis
meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan
keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat
memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah.
Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim
18
pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-
commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi
berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk
keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.
PENGERTIAN
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang –
orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara
satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),
perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi
(jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan
peradaban.
Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang
menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem
informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil)
dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).
19
Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sistem Informasi
Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan
usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.
• Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan
manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem
informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal
adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang
digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi
dalam keunggulan kompetitif.
• Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan
berbagai isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware,
software, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis
Internet.
• Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi,
manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis
20
• Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar
informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan
sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.
• Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis
mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan,
dan globaldalam bisnis.
Sistem
Informasi
Sistem Sistem
Pendukung Pendukung
Operasai Manajemen
21
secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial,
mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan.
22
FUNGSI SISTEM INFORMASI
• Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan
bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional,
pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.
• Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral
pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
• Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk
menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer
dan parktisi bisnis.
• Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa
yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam
pasar global.
• Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi
jutaan pria dan wanita.
• Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan
perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.
23
• Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem,
pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.
24
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan
disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya
berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para
pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam
sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa
jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai
aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data
dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media
yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk
pemrosesan.
25
• Pengendalian Kinerja Sistem
Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja
sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai
aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini
harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat
memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas
sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat
dihasilkan bagi para pemakai akhir.
Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis
Aktivitas Sistem Informasi
Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang
menggunakan kode garis.
Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan
gaji lainnya.
Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.
Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan
produk.
Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk
menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.
SISTEM
1. PENGERTIAN SISTEM
26
Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan
sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad
asiswa.
Sistem komputer
Peralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan
computer.
Umpan Balik
Kendala
Kontrol
27
adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan
tersebut (decision support system)
Komponen Proses
Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang
melakukan pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang
diinginkan, di dalam suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi,
peringkasan, pencarian dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu
kompleksnya sebuah proses, maka pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu
integrasi yang baik antar subsistem secara vertical maupun secara horizontal
agar proses interaksi untuk mencapai tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai
contoh, sistem pengambilan keputusan pembelian barang yang dilakukan
oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu perusahaan dagang, harus
melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala gudang, bagian
keuangan, bagian inventory dan lain – lain.
Komponen Output
Komponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari
suatu sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian
pengadaan, menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang,
kemudian menentukan siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat
atau lokasi pembelian dan sebagainya.
Komponen Tujuan
Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas
pula dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin
dicapai oleh berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha,
kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya.
Komponen Kendala
Komponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau
batas – batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang
jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya
kendala atau batas – batas yang jelas, maka akan mampu
mengidentifikasikan apa yang harus diantisipasikan dalam mencapaitujuan
sistem.
Komponen Kontrol
Komponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan
proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan
input, control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain – lain.
28
Komponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan
respon atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan
seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem.
4. Environment
Adalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem
dalam mencapai tujuan
Bentuk environment, ada 2 macam : Sistem dan Non Sistem
Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung
Jangka environment, ada 2 macam : Tetap dan Sementara
Efek environment, ada 2 macam : Mendukung dan Merugikan
29
Gambar 2. Environment Terhadap Sistem
5. Input
Adalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses),
melalui : menangkap (capture) dan menerima (entry)
6. Proses
Adalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi
sesuatu yang mempunyai nilai manfaat.
7. Output
Adalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat.
8. Goal
Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau
keinginan dari sebuah sistem
9. Objective
Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau
keinginan dari sebuah subsistem
8
2
4
1
9
System 3
5 6 7
Subsystem
30
Non physical adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi,
contoh: sistem teologi
Physical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer
♦ Berdasarkan Kejadian, dibedakan
Natural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak
terdapat proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem
tata surya
Human mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya
suatu proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir,
sistem tata kota
♦ Berdasarkan Sifat, dibedakan
Deterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat
diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian – bagian dapat diketahui
secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visual
Probabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang
mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya
system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang.
♦ Berdasarkan Metode, dibedakan
Closed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau
energi dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah
tabung berisolasi dan tertutup.
Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan
luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem
biologis, sistem keorganisasian
31
Masukan Keluaran
sistem Sensor
Alat pengendali
INFORMASI
TENTANG INFORMASI
32
data informasi
Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi
gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum
menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih
dahulu. Data tersebut dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar
dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana
untuk pengambilan keputusan.
Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi
ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah
untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan
dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap
memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.
SIKLUS INFORMASI
DAT A
PROSE
S
INFORMAS
I
KEPUTUSAN
TINDAKAN
HASIL
TINDAKAN
33
Gambar 6. Siklus Informasi
KARAKTERISTIK INFORMASI
NILAI INFORMASI
34
KUALITAS INFORMASI
b. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa
atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas
mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat
terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa
hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain
adalah :
* Kelengkapan (completeness) informasi
“are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti
bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang
menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena
apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan
mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan
secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya
untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
* Kebenaran (correctness) informasi
“are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses
pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan –
perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah
informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang
pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat
perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti
perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
* Keamanan (security) informasi.
Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan
“did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah
informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang
berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi
tersebut.
35
“how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang
dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh
terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik,
sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.
Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada
akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat
dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan
informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru.
* Ekonomis (economy).
“what level of resources is needed to move information through the
problem-solving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi
juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa
besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi
menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah.
* Efisien (efficiency).
Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki
efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi
pemakainya.
* Dapat dipercaya (reliability)
USIA INFORMASI
MUTU INFORMASI
36
Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen
terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas
dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila
diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi
dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena
adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang
cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang
memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh
penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian,
persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan
penyesuaian biasanya tidak sulit.
Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini
tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan
oleh:
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah
2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar
3. Data hilang atau tidak terolah
4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data
5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ).
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program
computer )
7. Kesalahan yang disengaja
Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki
pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu
informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan
ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa
ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang
dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini
mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar
(perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat
pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya
kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.
Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara
periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat
ditangani dalam pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari
dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi
kesalahan dapat diatasi dengan:
1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan.
2. Audit intern dan ekstern.
3. Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data.
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat
menilai kesalahan yang mungkin terjadi.
37
Abjad, butir – butir pertama cenderung
Mendapat perhatian lebih banyak
Daripada yang kemudian.
Urutan berdasarkan Butir – butir dengan tingkat
Tingkat keuntungan keuntungan tertinggi diperhatikan
Dengan agak mengabaikan industri,
Ukuran dan sebagainya.
Urutan berdasarkan tingkat keuntungan dalam industri
Tingkatan keuntungan akan diperhatikan. Ukuran, dan
Dalam industri sebagainya akan kurang berpengaruh.
SISTEM INFORMASI
38
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem
menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat
bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling
sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi
hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan
data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya,
karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage)
kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia
baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan
sebelumnya.
John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory
and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada
gambar dibawah.
User User
User User
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen –
komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai
sasaran sistem.
1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode
dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa
dokumen – dokumen dasar
2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi
prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data
untuk keluaran tertentu
39
3. Blok keluaran (output block), berupa data – data
keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas
4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu
yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system
5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan
data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras
komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya
6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah
pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan
menangani kesalahan / kegagalan sistem.
40
♦ First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung
dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan
pengambilan keputusan level menengah kebawah
♦ Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan
laporan
♦ Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan
khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang,
pendukung analisis pengambilan keputusan level atas
Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah
manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem
informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan
sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi
terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis
sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya
• Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan
pengambilan keputusan.
• Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan
keputusan.
• Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan
pengambilan keputusan.
• Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
DIREKTUR SISTEM
INFORMASI
ANALISIS PROGRAMMER
SISTEM
41
kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah
sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik
terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi
pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut
dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur
manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang
dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia
perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik,
hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang
bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan
sebuah sistem
Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu
teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data.
Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan –
kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik
secara intern maupun ekstern.
42
• Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information
system )
• Teknik ( engineering information system )
Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga
pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan
adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.
43
IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM
INFORMASI
Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen
puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus
ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini
menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk
menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas.
Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup
adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia
mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.
44
PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM
45
namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing
secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.
46
Gambar 19.2 Arus informasi antara perusahaan dengan pelanggannya
Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah
dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi
yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen
lingkungannya.
Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus
informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan.
Mungkin perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi
kebutuhan pelanggan, atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk
yang dibuat oleh perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan
dan juga memberikan informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara
penggunaan produk yang dibelnya. Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan
pada produk, yang menjelaskan mengenai pengasemblingannya dan fasilitas
pengamannya. Ketiga, perusahaan memperoleh informasi feedback dari
pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya dapat terpenuhi. Pelanggan
dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan keluhannya, dan riset marketing
dapat melakukan survey mengenai pelanggan.
48
standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika perusahaan ingin
mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia menetapkan arus
informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak boleh
menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya.
Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor
E. Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke
dalam semua operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok,
operasi internal, anggota channel distribusi, dan pelanggan.
Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk
menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya.
Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas
aktifitas inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan
bahan dari pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound
logistics (logistik yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar;
aktivitas marketing dan penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna
jual. Masing-masing aktivitas utama ini mempunyai komponen fisik yang
menjalankan aktivitas tersebut dana komponen informasional yang memberikan
informasi yang dibutuhkan.
Contoh komponen informasional dari logistik yang terikat masuk adalah informasi
yang diperlukan untuk memperoleh bahan dari pemasok. Bila perusahaan
menetapkan sambungan komunikasi data dengan pemasok, mungkn dengan
49
menggunakan teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar.
Dengan demikian, hal ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya
dengan porsi keuntungan dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk
aktifitas yang lain dapat dilihat pada gambar diatas.
50
Gambar 19.4 sistem nilai
51
Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan
antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk
sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Perencanaan sumber informasi yng pertama dilakukan oleh manajer dari unit
pelayanan informasi. Ini merupakan pendekatan atrau cara bottom up, karena ia
tidak banyak menyita perhatian dari misi organisasi. Ia digabungkan dengan
sumber hardware yang terakhir yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk
menyerap aplikasi baru.
Pada akhir periode ini perusahaan mulai menyadari bahwa cara bottom up ini
menghasilkan system yang terpisah yang tidak dapaat saling sesuai antara satu
denganyang lainnya. Sebagai contoh, bnk mengetahui jika pelnggannya
mempunyai account cek, account tabungan, dan pinjaman. Maka pelanggan
tersebut ditampilkan pada tiga database terpisah dan sulit untuk
mengkombinasikan datanya. Pemecahannya adalah dengan mengembangkan
master plan untik memastikan bahwa proyek system yang akan dating nanti
akan menghasilkan system yang dapat bekerja sama secara koordinatif.
52
Gambaran yang penting dari perencanaan ini adalah daanya kenyataan bhwa ia
dilakukan dalam unit pelayanan informasi dengan partisipasi aktif eksekutif
perusahaan yang kecil.
53
Gambar 19.5 Transformasi susunan strategis
Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk
perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani
pada tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang
menentukan keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh
John Rockart lebih dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan
konsep CSF ini pada system informasi.
Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set
information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi,
tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut
54
organizational strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan
sebagaai dasar untuk mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan
mengembangkan strategi desain. Proses pentransformasian susunan strategi
organisasional menjadi susunan strategi MIS dinamakan MIS strategic planning
process (proses perencanaan strategis untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh
sangat besar terhadap strategi MIS yang berkembang secara alamiah dalam
strategi perusahaan.
Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya
perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan
top-down dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi.
Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system.
Pada fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional.
55
perusahaan tidak hanya membuang atau mengesampingkan system yang tidak
terpakai lagi tersebut, namun ia harus merencanakan pembuangan itu.
ERA MODERN
Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya
merencanakan bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya,
namun status sumber-sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana
strategis dari keseluruhan organisasi.
56
Gambar 19.7 Sumber-sumber informasi mempengaruhi strategi bisnis
Bila perusaahaan melakukan rencana dengan cara ini, ia akan mendapat stok
kemampuan informasi sebagaimana yang ia pertimbangkan untuk dilakukan di
masa mendatang. Penaksiran yang dilakukan diri sendiri ini memungkinkan
eksekutif untuk mengkoreksi penyimpangn di dalam system informasi yang
mungkin akan menggerakkan kemampuan perusahaan untuk mencapai
tujuannya. Ia juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kekuatan
yang bisa digunakan untuk memperoleh keuntungan kompetitif.
Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan
informasi strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan
seperti itu mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama
professor T.S Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan
bahwa perusahaan akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan
system tingkat bawah daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis
tingkat yang lebih tinggi. Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan
bahwa bila dengan SPIR yang sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka
dengan SPI yang lebih besar mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik.
Perusahaan-perusahaan tersebut terlalu memperhatikan formalitas proses
perencanaan dan kurang dalam merealisasikan pengimplementasian rencana
57
tersebut. King merasa bahwa situasi pada saat itu seharusnya tidak melebih-
lebihkan kemampuan SPIR.
Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan
informasi memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan
kita. Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan
sunmber-sumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber
tersebut dalam perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi.
Orang yang berperan dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO.
Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan
istilah tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi
perusahaan. Kita telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi
laporan langsung kepada presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil
bagian pembuatan keputusan penting dalam perusahaan, dan mungkin ia
menjadi komite eksekutif.
Gambaran mengeni CIO ini merupakan pengturan yang ideal wlaupun hal ini
telah banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. CIO dari Kodak, Katherine
Hudson, misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja
sama dengan wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini,
ia mengemukakan bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi
jutaan dolar dalam teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus
dibawa ke tingkat atas, seperti ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan
tersebut akan memanggil saya dan bertanya apakah hal ini merupakan rencana
yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah kekuatan veto. Saya melihatnya
sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di Kodak ini merupakan cirri khas
di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil. Jug konsep CIO lebih lazim
di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain, wlaupun ia mulai diterapkan
di eropa.
58
KENDALA PADA CIO
Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak
mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada
tahun 1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan
majalah Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan
informasi. Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status
posisi CIO. Survey tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden
mengaku dirinya sebagai CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan
CIO tersebut. Pangkat yang paling popular adalah Direktur MIS sebanyak 37
persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang Pelyanan Informasi sebanyak 32
persen.
59
Gambar 19.9 status CIO dalam perusahaan
60
Gambaran hubungan pelaporan sangat kontras dengan gambaran yang
menggambarkan bagaimana seharusnya hubungan CIO yang ideal. 87 persen
responden percaya bahwa mereka harus melaporkan kepada CEO atau chief
operating officer (kepala bagian operasi) seperti wakil presiden eksekutif. CIO
sebenarnya tidak puas mengenai hubungan pelaporannya dengan CFO dan
bgian administrasi.
61
informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber
komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.
Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian
yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi
dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian
unitpelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun
demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga
mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
JENIS END-USER
Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh
John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT.
Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi
enam jenis.
62
Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL,
pemakaian ini juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa
programan. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia
biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai
tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis
keuangan, dan insiyur.
63
dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi
mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan
Flannery:
• User tingatan perintah
• Pemrograman end-user
• Personel pendukung fungsional
Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita
menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai
yang tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri,
dan juga spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan informasi, ia
juga mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan personel pendukung
fungsional, bahwa departemen pemakai dapat memperoleh spesialis
komputernya sendiri.
Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar
sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi end-
user computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user
khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer
dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri.
64
Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan
otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan
pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil
pemakai.
Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang
mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi
teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi
mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan
dimasa mendatang.
Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary,
dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman
aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih
matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan
dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi untuk saling
berinterface melalui transfer data.
Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang
terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan
65
pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan
pengenalan dengan pemrosesan komputer.
Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan
dengan fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan
dengan mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam
bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi
spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk
aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.
Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi
end-user berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai
perorangan. Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada
setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.
Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British
Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi,
dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut
telah mencapai tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal
tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk
66
mendukung database terdistribusinya. Namun demikian, muff, Munro, dan
Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat yang
lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang berada
diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias dijelajahi oleh pemakai.
67
Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi
ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan
dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan
biaya tersebut diangap terlalu tinggi.
Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli
Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21
perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-
user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah
pemakai.
68
Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya
tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan
keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai
dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh
pemakai.
Tabel 19.1risiko dan kontrol end-user computing
Life cycle phase Risiko Possible control
Analysis Incompatible end-user tools Hardware/software standards
Auditor reviews
Password
69
RISIKO DARI END-USER COMPUTING
Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa
yang menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang
hardware campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang
tidak dapat digunakan secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama
yang ada dalam tabel tersebut. Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini
dengan menetapkan standar untuk pemerolehan hardware dan software.
Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek
studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaan-
perusahaan tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara
menetukan hanya satu peralatan dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19
persen dari perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kontrol minimum
dengan memberi keleluasan kepada pemakai untuk memilih peralatan (hardware
dan software) dari daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari perusahaan-
perusahaan tersebut (60 persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak
berlebihan dengan juga menerima peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada
dari perusahaan-perusahaan tersebut yang mengijinkan pemakainya untuk
mendapatkan peralatan secara bebas.
Risiko analisis yang kedua, yang terlihat pada tabel 19.1, berkenaan dengan
pengontrolan keamanan dengan cara membatasi akses pemakai ke database
sentral. Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan perusahaan-perusahaan
70
tersebut. Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada
perusahaan yang memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan
akses yang tak terbatas dengan membaca dari dan menulis ke semua file.
Hanya 4 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan
sama sekali pemakai melakukan akses ke semua file. Sebagian besar
perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak berlebih-lebihan)
dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file tertentu, akses
untuk mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.
Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat
informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan
cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar
dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini
adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan
ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita
akan membahas dua strategi tersebut.
PUSAT INFORMASI
Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi
sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan
dengan aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti
71
terminal, mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti
paket spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula
spesialis informasi, yang ditugaskan untuk membantu pemakai dalam
mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar
pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer.
IBM Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada
tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaan-
perusahaan. Beberapa pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola
oleh satu orang. Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat
membantu para pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu
pusat informasi itu.
Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang
sudah tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan
kegunaan; para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya
dan mereka dapat emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi
di Quaker Oats. Pusat informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga
tahun, perusahaan tersebut mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai
diberi pelatihan, dan lebih dari 1200 mikros dan tiga ribu paket software telah
diinstal.
Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah
perelokasian para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam
perusahaan, dengan dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di
departemen pemakai. Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam
area perusahaan yang ketinggalzn dalam menggunakan komputer.
72
Gambar 19.14Empat kebijaksanaan komputerisasi desentralisasi
KONTROL JARINGAN
Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi
lebih mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak
tergantung kepada unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan
bagaimana perusahaan mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai
sumber-sumberinformasinya – yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan
yang bagaimana yang akan didapatkan dan aplikasi apa yang akan
dikembangkan.
73
Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu
pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam
pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A,
yang disebut sebagai Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan
didistribusikan, namun pelayanan informasi masih mebuat keputusan dan
mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi perusahaan ketika ia berada di
point A adalah terjadinya momentum diman trend end-user computing muncul.
Jauh sebelumnya, permintaan akan dukungan informasi meningkat begitu besar,
dan pelayana informasi tidak bisa mengatasi permintaan ini.
Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar.
Ia dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi
mana yang ia ingin kembangkan, namun pelayanan informasi
mengembangkannyajuga. Strategi ini menggerakan perusahaan ke point B, yang
diebut Helping Hand pelayana inforamsi juga membiarkan pemakai untuk
mengembangkan sistemnya sendiri, namun pelayanan informasi yang
memutuskan sistem yang akan dikembangkan tersebut. Ini berada di point C,
yang disebut Watchdog.
Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan
jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area
lain, seperti sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit
bagi pelayanan informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan
oleh point Helping Hand. Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral
untuk mengawasi segala sesuatu yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena
itu, tujuan terakhir dari perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini,
sumber-sumber komputerisasi diberikan dan pembuatan keputusan mengenai
sumber-sumber tersebut didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan
informasi adalah menghubungkan network ke sumber-sumber tersebut.
74
Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO
harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber
komputerisasi perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen
yang menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya
penyambungan atau hubungan dalam network.
Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan
mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku
lagi bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari
sumber-sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan
memelihara sistem pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan,
dan expert system? Secara realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D,
namun pada tempat yang mendekati point D. Pelayanan informasi mungkin
dapat melepaskan diri dari porsi besar pengurusan sumber-sumber
pemrosesan.
75
mempengaruhi penampilan perusahaan. Dalam setting lingkungan ini,
eksekutif melakukan perencanaan jangka panjang untuk perusahaan.
Pada waktu membuat rancana ini, eksekutif mempertimbangkan kekuatan
dan kelemahan sumber-sumber perusahaan, termasuk informasi. CIO
adalah peserta aktif dalam membuat perencanaan strategis ini.
2. Bila rencana strategis perusahaan telah ditetapkan, eksekutif membuat
rencana strategis untuk sumber-sumber informasi. Disini, sebaiknya perlu
diingat bahwa CIO tidak mengembangkan atau membuat rencana sumber
inforamsi sendiri; ini merupakan aktifitas perencanaa bersama, yang
melibatkan semua eksekutif.
3. Kemudian, pengimplementasian sumber informasi strategis dalam
organisasi merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara
bekerja sama dengan end-user dan pelayanan informasi yang
mengelolanya. End-user menggunakan sumber-sumber informasi untuk
memecahkan masalahnya. Pelayanan informasi menggunakan sumber-
sumber tersebut untuk menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan
oleh perusahaan secara keseluruhan.
4. data dan informasi yang dihasilkan oleh sumber-sumber informasi
tersebut memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya.
Perusahaan merespon terhadap kebutuhan lingkungan, bekerja didalam
kendala yang diakibatkan oleh lingkungan, dan memasok lingkungan
dengan produk yang dibutuhkannya.
Dalam proses ini, kita dapat melihat dengan mudah peranan penting yang
dilakukan oleh CIO. CIO (1) menampilkan sumber-sumber informasi perusahaan
dalam perencaaan strategis, (2) merupakan sumber ahli dalam pengembangan
strategis untuk sumber-sumber informasi, dan (3) berperan pokok dalam
pengimplentasian strategis informasi dalam perusahaan.
76
DAFTAR PUSTAKA
77