Project Charter

Sistem Informasi Penjualan Majalah KIASS

1. Background of the Project

KIASS, merupakan salah satu lembaga yang bergerak di bidang
penerbitan majalah (Green Soul). KIASS memiliki 3 divisi untuk menangani
masalah penjualan majalahnya yakni divisi marketing, divisi penjualan, dan
divisi pergudangan.
KIASS memiliki peluang daerah pemasaran SMP dan SMA Negeri/Swasta
atau yang sederajat serta beberapa lembaga pendidikan non-formal seperti MTQ di
daerah Malang Raya. Majalah terbitan KIASS ini (Green Soul) fokus dengan nuansa
Islam ala remaja. Strategi marketing mereka menggunakan anggota mereka yang
bersekolah di sekolah tersebut (mereka melakukan perekrutan dengan melakukan
training/seminar ke sekolah-sekolah), melalui guru agama masing-masing sekolah,
dan promosi ke SKI(Sie Kerohanian Islam) masing-masing sekolah.
Salah satu aspek yang mendukung pelaksaan dari seluruh kegiatan KIASS
adalah pemanfaatan Teknologi Informasi(TI). Namun untuk sementara ini seluruh
unit yang bekerja di KIASS masih menggunakan sistem manual, sehingga diperlukan
pengotomasian seluruh sistem dari unit kerja KIASS.

2. Project Objectives
Tujuan pengembangan System Informasi KIASS adalah sebagai berikut:
1. Menyediakan sarana bagi KIASS untuk menyebarkan dan menerima informasi
dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari sesama anggota KIASS.
2. Menyediakan sarana bagi KIASS untuk menyebarkan dan menerima informasi
dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari pihak eksternal.
3. Menyediakan sarana bagi KIASS untuk menyimpan dan menemukan kembali
softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan suatu dokumen kepada pihak
eksternal.
4. Mewujudkan sistem pengelolaan informasi dan dokumen KIASS yang berisi
informasi dan dokumen yang reliable.
5. Mewujudkan transparansi dokumen-dokumen yang perlu dipublikasikan atau
diketahui oleh seluruh anggota management KIASS.
 6. Memepermudah dalam hal administrasi bagi seluruh unit kerja KIASS

3. Problem Statements
Segenap unit kerja divisi di redaksi “kiass” (Penerbit Majalah Green Soul)
mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka antara lain :
 Masalah timbul jika ada 2 distributor dalam 1 sekolah yang terkadang tidak saling
berkomunikasi satu sama lainnya dan tidak adanya pembukuan yang baik dari
masing-masing distributor sehingga dalam hal ini kinerja divisi ini kurang baik.
 Divisi pergudangan mengalami kendala dalam masalah reinventarisasi.
 Sistem informasi manual yang digunakan redaksi majalah Green Soul terkadang
menghasilkan kesalahan transaksi dalam laporan bulanannya. Kasus yang
biasanya terjadi adalah bertambah atau berkurangnya jumlah majalah yang terjual
tanpa diketahui dari mana asalnya. Dari 800 eksemplar terkadang terjadi sekitar
50 – 100 majalah yang sudah tidak ada pada divisi pergudangan namun tidak ada
uang hasil penjualannya. Terkadang juga majalah edisi beberapa bulan lalu masih
belum ditarik dari koperasi sekolah – koperasi sekolah dan terus dijual sehingga
terjadi kelebihan transaksi. Sehingga dapat disimpulkan proses capturing datanya
sering tidak tepat waktu dan outputnya memiliki kekurangan data.
 Sistem informasi yang digunakan oleh KIASS memang ekonomis dari segi biaya
namun tidak ekonomis dari segi usaha. Pihak stakeholder membutuhkan waktu
lama untuk mencari sumber suatu permasalahan (semisal kelebihan atau
kekurangan hasil penjualan). Selain itu ada beberapa eksemplar yang dibagikan
sebagai contoh gratis untuk promosi namun ternyata yang dibagikan gratis terlalu
banyak sehingga dirasa terlalu memboroskan stok.
 Kontrol data pada KIASS tidak menjamin keamanan data-data yang lain dipegang
oleh ketua divisi masing-masing, terlebih jika suatu ketika ada data rahasia yang
kiranya jatuh ke tangan orang yang tidak berkepentingan akibat kealpaan sang
pemegang data .
 Dari divisi marketing ada satu masalah yakni ketika mereka mengambil beberapa
eksemplar dari divisi penjualan untuk dibagikan gratis sebagai media promosi
terkadang mereka mengambil terlalu banyak, sehingga banyak stok majalah yang
“terbuang”.
  Proses re-inventarisir, yakni penarikan kembali majalah-majalah edisi yang lalu
dirasa belum efektif karena masih banyak koperasi sekolah yang tetap menjual
majalah-majalah edisi lama.
 Majalah lama tetap dijual maka daftar transaksinya dipisahkan, namun distributor
mereka di tiap sekolah tampaknya belum dapat melakukan hal ini.
 Terkadang terjadi kerancuan pembagian tugas antara divisi marketing dan
penjualan yang mana seharusnya divisi penjualan seharusnya lebih banyak
menangani penjualan majalah ke masyarakat umum dan divisi marketing
menangani penjualan majalah ke sekolah-sekolah namun pada kenyataannya
kedua divisi sering mengalami miskomunikasi.

4. Initial Scope of Projects

Masalah-masalah yang dipilih untuk dipecahkan beserta solusi untuk
mengatasinya dan signifikansinya adalah sebagai berikut :
1. Pembukuan bulanan yang belum begitu baik. Hasil penjualan bulan ini bisa saja
dimasukkan bulan setelahnya.
Solusi : pengembangan database dengan memasukkan unsur transaksi penjualan
(database penjualan bulanan)
2. Pembagian majalah pada distributor untuk didistribusikan masih rancu dengan
jumlah yang harus dijual oleh divisi penjualan.
Solusi : pengembangan database dengan memasukkan unsur detail distribusi dan
penjualan (database penjualan dan distribusi bulanan).
3. Pengelolaan dokumen atau arsip yang belum berjalan dengan baik.
Solusi : pengembangan modul berbasis repository
4. Re-inventarisasi yang belum berjalan baik
Solusi : pengembangan database dengan memasukkan unsur inventarisasi.
5. Divisi marketing yang mengambil terlalu banyak majalah untuk dibagikan gratis
sebagai sarana promosi
Solusi : pengembangan sistem yang mendukung pengambilan keputusan jatah
penjualan dan promosi.
 Untuk mengatasi masalah-masalah yang dipilih tersebut, maka akan
dikembangan Sistem Informasi Penjualan KIASS yang akan mendukung fungsi-
fungsi berikut :
1. Database Penjualan bulanan
Database penjualan bulanan akan berisi data-data penjualan tiap bulannya. Dengan
ini transaksi penjualan antara bulan yang satu dengan bulan lainnya tidak akan
tercampur aduk.
2. Database Distribusi Majalah bulanan
Database Distribusi Majalah Bulanan akan berisi data-data distributor tiap sekolah
dan berapa majalah yang mereka bawa dan berapa majalah edisi lalu yang belum
mereka kembalikan.
3. Aplikasi Pengelolaan Database Berbasis GUI
Database yang baik tidak akan berguna jika tampilannya masih berbasis konsol
atau sulit dipahami karena terlalu banyak interface sehingga perlu dibuat system
berbasis GUI namun dapat digunakan oleh orang awam.

User Sistem Informasi Penjualan hanyalah use internal. User internal adalah anggota
redaksi KIASS.

5. Project Methodology
FAST menyediakan berbagai alternatif rute-rute dalam melewati fase-fase
pengembangan sistem diatas, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek, tujuan
teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itu sendiri.
Rute-rute tersebut antara lain MDD (Model-driven development), RAD (Rapid
application development), dan COTS (Commercial off the shelf). Setelah
dipertimbangkan dan dibicarakan oleh seluruh tim pengembang maka rute yang sesuai
dengan proyek ini yaitu RAD, karena menggunakan prototype untuk menyatukan analisa
dan desain dari requirement-requirement user.
Dalam pengerjaan proyek ini digunakan metodologi FAST (Framework for the
Application of Systems Techniques). FAST metodologi terdiri dari fase-fase
pengembangan yaitu: Preliminary Investigation Phase, Problem Analysis Phase,
Requirements Analysis Phase, Logical Design Phase, Decision Analysis Phase, Design
Phase, Construction Phase, Implementation Phase, dan Operation and Support Phase.