Anda di halaman 1dari 36

1

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan


Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan salah satu mata kuliah dalam
bentuk praktik yang wajib ditempuh oleh mahasiswa Program Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Airlangga. Praktik kerja lapangan ini memberikan kesempatan
kepada mahasiswa untuk magang atau praktik kerja di instansi pemerintah maupun
swasta sesuai dengan program studi mereka masing-masing.
Praktik kerja lapangan tersebut bertujuan agar para mahasiswa tidak hanya
mendapat teori dalam perkuliahan, tetapi juga dapat mempraktikkannya secara
langsung dalam dunia kerja serta untuk memantapkan penguasaan materi perkuliahan
atau pengetahuan yang dapat membantu mahasiswa dalam menguasai prosedur kerja
mulai perencanaan, proses pelaksananaan, pengawasan sampai dengan evaluasi hasil.
Dengan demikian, mahasiswa diharapkan dapat mengembangkan kemampuan dalam
mengidentifikasi masalah, mengamati suatu proses, mengumpulkan data serta
mengolahnya dengan sistem informasi yang berlaku di suatu instansi atau lembaga dan
juga dapat membuat simpulan yang dilandasi dengan sikap ilmiah.
Pada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi
Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan, mahasiswa juga diwajibkan untuk
menempuh praktik kerja lapangan, sehingga dalam hal ini PT Varia Usaha Beton yang
merupakan perusahaan manufaktur berskala nasional adalah tempat yang sesuai untuk
melaksanakan praktik kerja tersebut.
Beragam aktivitas perusahaan sehari-hari terutama dalam bidang administrasi
perkantoran seperti pembukuan, memasukkan data-data, membuat korespondensi bisnis
baik intern maupun ekstern perusahaan, mengarsip surat-surat dan dokumen,
menggunakan peralatan pengarsipan, mengorganisasikan pesan-pesan bisnis, membuat
jadwal retensi, mendistribusikan atau mengekspedisikan surat dan dokumen kepada
pihak-pihak yang bersangkutan serta berbagai kegiatan lainnya dapat dipelajari dan
2

dikerjakan secara langsung oleh mahasiswa. Dengan demikian mahasiswa dapat


membandingkan antara teori dan praktik yang ada di perusahaan serta
mengimplementasikan teori yang telah didapatkan selama perkuliahan.
Kegiatan-kegiatan maupun aktivitas sehari-hari yang dilakukan selama
praktik kerja lapangan harus dipertanggungjawabkan dengan membuat Laporan Praktik
Kerja Lapangan, dimana laporan tersebut berisi deskripsi hasil pelaksanaan praktik
kerja lapangan yaitu kegiatan sehari-hari yang dilakukan mahasiswa.

1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan


Praktik kerja lapangan merupakan salah satu persyaratan akademik bagi
semua mahasiswa Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi
Manajemen Perkantoran & Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga
untuk meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perkantoran dan Kesekretariatan.
Tujuan dilaksanakannya praktik kerja lapangan adalah agar mahasiswa tidak
hanya mendapat teori perkuliahan mengenai dunia kerja, tetapi juga mengetahui
prosedur kerja sebenarnya dengan cara terjun langsung ke lapangan.
Dalam hal ini, PT Varia Usaha Beton sebagai perusahaan manufaktur berskala
nasional merupakan tempat yang sesuai untuk pelaksanaan praktik kerja lapangan
tersebut, dimana mahasiswa dapat mengetahui kegiatan keorganisasian dan operasional
perusahaan sehari-hari khususnya dalam bidang administrasi perkantoran, sehingga
mahasiswa dapat membandingkan antara teori selama perkuliahan dengan kondisi kerja
yang ada serta dapat mengimplementasikan ilmu dan keahlian yang telah didapatkan.
Adapun tujuan yang lain yaitu memberikan kesempatan mahasiswa untuk
memahami tentang dunia perkantoran yang nyata, sehingga nantinya mahasiswa dapat
mengetahui dan memahami tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam dunia
perkantoran dan mengetahui kegiatan di lapangan dari suatu masalah yang
berhubungan langsung dengan topik.

1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan


Dengan dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan, dapat diperoleh manfaat
sebagai berikut :
3

1. Bagi Mahasiswa
Manfaat praktik kerja lapangan bagi mahasiswa antara lain:
1). Untuk mengetahui kegiatan administrasi perkantoran pada PT Varia
Usaha Beton.
2). Memperoleh kesempatan untuk terjun langsung ke dunia kerja yang
sebenarnya sehingga dapat mnegetahui kondisi di lapangan.
3). Untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan mengenai dunia kerja
terutama yang berhubungan dengan bidang administrasi perkantoran dan
kesekretariatan.
4). Untuk memperoleh pengalaman kerja nyata pada PT Varia Usaha Beton
yang dapat digunakan sebagai modal pembelajaran kerja.
5). Dapat menerapkan teori mata kuliah yang dipraktikkan secara langsung
dalam suatu sistem administrasi perkantoran.
2. Bagi Subyek PKL
Manfaat praktik kerja lapangan bagi PT Varia Usaha Beton sebagai subyek
PKL, antara lain:
1). Dapat menjalin kerjasama yang bermanfaat antara PT Varia Usaha Beton
dengan Universitas Airlangga.
2). Dapat memberikan sumbangan tenaga dan pikiran tentang kondisi
permasalahan serta pemecahan terhadap persoalan yang sedang dihadapi.
3). Memperoleh masukan tentang informasi terbaru yang menyangkut dunia
perkantoran dan kesekretariatan.
3. Bagi pihak lain sebagai pertimbangan untuk melakukan kegiatan yang sejenis
pada kemudian hari.

1.4 Rencana Kegiatan Praktik Kerja Lapangan


Praktik kerja lapangan dilaksanakan di PT Varia Usaha Beton selama tiga
bulan mulai 1 Februari 2006 sampai dengan 30 April 2006. Bidang yang diambil yaitu
mengenai administrasi perkantoran pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak,
Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur.
4

Adapun jadwal kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) secara lengkap


disajikan dalam Tabel 1.1
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan

November Desember Januari Februari Maret April Mei Juni


No Kegiatan 2005 2005 2006 2006 2006 2006 2006 2006
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pembekalan PKL
2 Penentuan tempat PKL
3 Konfirmasi via telepon
ke perusahaan mengenai
ijin pelaksanaan PKL
4 Penyusunan proposal
5 Pengesahan proposal
6 Pengajuan surat ijin dan
proposal
7 Survei lokasi
8 Pelaksanaan PKL
9 Monitoring dosen
pembimbing
10 Penyusunan draft
Laporan PKL
11 Pengumpulan draft
Laporan PKL
12 Penyusunan Laporan PKL
13 Pengumpulan Laporan
PKL dan Buku Harian
5

BAB 2
HASIL PELAKSANAAN PKL

2.1 Gambaran Umum Subyek dan Obyek PKL


PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan manufaktur berskala nasional yang
bergerak di bidang pengadaan beton dan bangunan. Produk yang dihasilkan yaitu beton
siap pakai (ready mix concrete), beton masonry (concrete masonry) dan beton pra cetak.

2.1.1 Sejarah Singkat PT Varia Usaha Beton


PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan industri yang bergerak dalam
bidang pengadaan beton dan bangunan. Pada tahap awal, yaitu pada 1 November 1978,
PT Varia Usaha Beton merupakan Unit Usaha Samping PT Semen Gresik (Persero)
yang meliputi :
1. Unit Usaha Beton Siap Pakai (Remicon)
2. Unit Usaha Tegel dan Beton Ringan
3. Unit Usaha Pemecah Batu

Pada 1 Agustus 1988, PT Semen Gresik (Persero) menyerahkan Unit Usaha


Samping tersebut kepada salah satu anak perusahaan yaitu PT Varia Usaha, sebagai
salah satu divisi dari PT Varia Usaha yaitu Divisi Bahan Bangunan untuk dikelola dan
dikembangkan.
Pada 3 Mei 1991, PT Varia Usaha memisahkan Unit Beton Siap Pakai
(Remicon) dan Unit Tegel menjadi perusahaan yang berdiri sendiri yaitu PT Varia
Usaha Beton berdasarkan Akte Notaris Suyati Subadi, SH, Nomor 18/1991, dengan
susunan pemegang saham sebagai berikut :
1. PT Varia Usaha sebesar 63,3 %.
2. Yayasan Dana Pensiun Karyawan PT Semen Gresik (Persero) sebesar 36,7 %.

PT Varia Usaha Beton mulai beroperasi pada 1 Juni 1991 sesuai dengan
keputusan Rapat Umum Pemegang saham (RUPS) tanggal 31 Mei 1991. Pada tahun
1992, PT Varia Usaha menyerahkan pengelolaan Unit Usaha Batu (Crushed Stones)
yang berlokasi di Pandaan untuk dikelola oleh PT Varia Usaha Beton. Unit usaha ini
6

mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan karena sebagian besar
produktivitas perusahaan ini menggunakan batu pecah.
Tujuan jangka panjang perusahaan diantaranya melakukan perluasan atau
ekspansi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam usaha untuk meningkatkan
produktivitas perusahaan, maka pada September 1994, PT Varia Usaha Beton
melakukan perluasan usaha pertama pabrik Beton Ringan (Concrete Masonry) yang
berlokasi di Ujung Pandang. Kemudian pada November 1994, dilakukan perluasan
pabrik Beton Siap Pakai yang berlokasi di Semarang.
Pada April 1995, PT Varia Usaha Beton mulai mengembangkan berbagai
kegiatan Usaha Jasa (Services), yang bertujuan untuk mendukung usaha pokok, yang
meliputi pengoperasian pengelolaan Gudang Semen di Semarang, dan produksi Tiang
Pancang Beton di Semarang serta ditunjuk sebagai agen produk Thermalite Block di
Indonesia.
Pada tahun 1997, PT Varia Usaha Beton memperoleh Sertifikat Sistem Mutu
ISO 9002 dari Lloyds Register Quality Assurance (LRQA), sehingga memperkuat
kedudukan PT Varia Usaha Beton sebagai salah satu penghasil beton siap pakai
terkemuka di Indonesia. Pada tahun yang sama, perusahaan ini membuka unit usaha
baru yaitu Unit Usaha Beton Pracetak / Prategang yang meliputi Tiang Pancang, Girder,
Beam, Sleeper, dan lain-lain di Gresik serta mengadakan perluasan pabrik Beton
Ringan di Semarang.
Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya
perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastuktur dan properti,
PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan produk-produk
Beton Siap Pakai, Beton Pracetak, Beton Masonry dan Batu Pecah Mesin (Base Coarse)
serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen. Dengan dukungan staf dan
karyawan yang berpengalaman di bidang beton, peralatan-peralatan yang tepat serta
fasilitas grup, PT Varia Usaha Beton senantiasa mengutamakan kepuasan dan
kepercayaan pelanggan, dengan menjamin bahwa produk yang dihasilkan dapat
memenuhi mutu yang dipersyaratkan, penyerahan produk tepat waktu serta harga yang
bersaing, maka PT Varia Usaha Beton dapat memperkuat hubungan bisnisnya.
7

2.1.2 Bidang Usaha


Adapun bidang usaha PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.1

BETON SIAP
PRODUK PAKAI
BETON (ready-mix concrete)
INDUSTRI (concrete BETON PRACETAK
BAHAN product) (precast concrete)
BANGUNAN
(building material GENTENG
industry based on BETON
MASONRY PAVING BLOCK
cement)
(concrete
UTAMA masonry)
BATAKO
(core)

INDUSTRI
PENAMBANGAN BATU PECAH
BAHAN BAKU
BETON
(quarry industry for PASIR
concrete)
USAHA
(business)

PENGELOLAAN
GUDANG SEMEN

JASA PEMOMPAAN
JASA DAN (services) BETON
PERDAGANGAN
PENUN- PRODUK YANG
JANG
PEKERJAAN
BERKAITAN
(supporting) DENGAN BETON
PEMBETONAN
(service & trade
product related BAHAN BANGUNAN
with concrete) KEAGENAN
(agency) BAHAN PENOLONG

PERALATAN BETON

Sumber : data intern PT Varia Usaha Beton (2005)


Gambar 2.1
Bidang Usaha PT Varia Usaha Beton
8

2.1.2.1 Beton Siap Pakai (Ready Mix Concrete)


PT Varia Usaha Beton memiliki pengalaman yang cukup banyak di bidang
penyediaan Beton Siap Pakai, antara lain dalam pembangunan pabrik, gedung
bertingkat maupun infrastruktur seperti jalan, pelabuhan yang memerlukan kontinuitas
suplay dan stabilitas mutu.
Perusahaan juga ditunjang dengan peralatan Batching Plant (sistem basah
atau kering), Truck Mixer, Pompa Beton, Semen Tangker, Carmix serta peralatan
pendukung lainnya dengan jaminan pasokan bahan baku seperti pasir, batu pecah, dan
semen yang kontinyu dan tepat.
1. Sumber Bahan Baku
Kebutuhan bahan baku utama seperti semen dan aggregate di pasok dari grup
perusahaan seperti semen dari PT Semen Gresik (Persero) selaku induk
perusahaan, sedangkan pasir dan batu pecah dipenuhi dari quarry sendiri.
2. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
PT Varia Usaha Beton berpedoman pada PBI 1989 dan manajemen mutu ISO
9002 yang mengutamakan ketepatan dan kecepatan dalam pelayanan. Dalam
memberikan pelayanan yang baik, perusahaan ini melakukan pelatihan
(training) mutu dan pelayanan serta perencanaan operasional yang terpadu.
Untuk menjamin mutu yang dipersyaratkan, maka dilaksanakan proses
pengendalian mutu sejak pengadaan bahan baku sampai dengan barang jadi.
Trial Mix terus dikembangkan dengan sistem komputerisasi untuk
memperoleh komposisi yang sesuai dengan mutu yang dipersyaratkan.

Proyeksi produk Beton Siap Pakai, Tiang Pancang di pulau Jawa cukup
prospektif. Hal ini didorong oleh pertumbuhan sektor konstruksi yang cukup tinggi
terutama dari sektor perumahan, infrastuktur dan bangunan industri.

2.1.2.2 Beton Pracetak / Prategang (Prestressed / Precast Concrete)


Pengembangan usaha Beton Pracetak dilakukan di Gresik dengan menempati
areal seluas 8 ha. Perusahaan mempunyai fasilitas Produksi Tiang Pancang, Slab,
Girder, Sleeper, maupun produk-produk Beton Pracetak lainnya. Produksi dimulai
9

pada bulan Juli 1997 dan secara bertahap akan terus ditingkatkan kapasitasnya sejalan
dengan perkembangan pasar. Proses produksi yang akan didukung dengan bahan baku
yang terpilih, tenaga yang sudah berpengalaman dan laboratorium grup yang lengkap
telah siap mendukung kebutuhan proyek-proyek.

2.1.2.3 Beton Masonry (Concrete Masonry)


Produk Beton Masonry yang dihasilkan yaitu :
1. Genteng Beton
2. Paving
3. Batako

Produk-produk yang terdiri dari berbagai tipe dan ukuran tersebut telah
dipakai secara luas di Jawa Timur, Jawa Tengah dan Sulawesi Selatan, serta wilayah
lain di seluruh Indonesia untuk keperluan real estate dan proyek-proyek perumahan
lainnya.
Pemakaian bahan baku yang terpilih, mesin produksi yang handal dan
dioperasikan oleh tenaga terampil yang terlatih, serta sistem operasi dengan
pengendalian yang ketat menunjang pencapaian hasil produksi yang bermutu.

2.1.2.4 Batu Pecah (Crushed Stones)


Perusahaan mempunyai area pertambangan batu andesit seluas 14,5 ha yang
terletak di desa Sumbersuko, Jawa Timur. Produk yang dihasilkan yaitu batu pecah
dengan berbagai ukuran dan Base Coarse.

2.1.2.5 Usaha Jasa


Berbagai usaha jasa (services) dilaksanakan oleh PT Varia Usaha Beton untuk
menunjang usaha pokok. Usaha jasa tersebut antara lain:
1. Pengelolaan gudang semen
2. Keagenan bahan bangunan dan bahan penolong
3. Persewaan peralatan beton
4. Pengerjaan beton
5. Pemompaan beton
10

Dengan diversifikasi usaha ini, perusahaan diharapkan menjadi supermarket


building material untuk produk-produk yang dihasilkan sendiri maupun yang diageni
dari perusahaan lain.

2.1.3 Tujuan Perusahaan


Dalam menjalankan operasinya, setiap perusahaan pasti mempunyai tujuan
yang merupakan sasaran maupun target yang hendak dicapai dalam batas waktu
tertentu. Pada dasarnya setiap perusahaan industri mempunyai suatu tujuan yaitu untuk
memperoleh keuntungan (profit) yang sebesar-besarnya untuk kelangsungan hidup
perusahaan. Demikian halnya dengan PT Varia Usaha Beton di Sidoarjo yang
mengklasifikasikan tujuan dalam dua macam yaitu :

2.1.3.1 Tujuan Jangka Pendek


Tujuan jangka pendek merupakan tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam
jangka waktu kurang dari satu tahun. Adapun tujuan tersebut adalah :
1. Mendapatkan laba yang wajar untuk pengembangan perusahaan.
2. Menjaga kontinuitas operasi perusahaan.
3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam usaha meningkatkan produktivitas
kerja.
4. Meningkatkan pengawasan dan pengendalian terhadap kegiatan perusahaan.
5. Menaikkan omset penjualan.
6. Memenuhi kebutuhan bahan bangunan yang bermutu dengan layanan yang
baik dengan harga yang bersaing.
7. Memberikan manfaat bagi masyarakat sekitarnya.

2.1.3.2 Tujuan Jangka Panjang


Tujuan jangka panjang ini merupakan kelanjutan dari tujuan jangka pendek
yang hendak dicapai perusahaan dalam waktu lebih dari satu tahun.
Tujuan tersebut yaitu :
1. Meningkatkan mutu hasil produksi secara terus-menerus.
2. Mengembangkan daerah pemasaran termasuk ke berbagai kota di Indonesia.
11

2.1.4 Struktur Organisasi


Struktur organisasi merupakan alat terpenting bagi perusahaan dalam
mencapai tujuannya, dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka dapat
menggambarkan kedudukan atau bagian yang dilibatkan dalam operasi perusahaan.
Dengan dibuatnya struktur organisasi yang baik oleh perusahaan, maka akan ada
pemisahan bagian, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing bagian yang jelas
dengan tujuan agar tidak menimbulkan penumpukan perkerjaan atau tugas.
Setiap perusahaan atau organisasi memerlukan suatu susunan atau struktur
tertentu untuk fungsi wewenang dan tanggung jawab bagi setiap individu yang terlibat
dalam organisasi tersebut. Dengan adanya struktur tersebut diharapkan kegiatan-
kegiatan yang dilakukan oleh setiap bagian yang ada dalam organisasi dapat diarahkan
secara terpadu untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi menurut pola
hubungan kerja dan tanggung jawab dari pimpinan sampai pada satuan-satuan terbawah,
PT Varia Usaha Beton menerapkan struktur organisasi yang berbentuk garis (line
organization). Hal ini karena secara umum terdapat pengendalian yang terencana dan
menyeluruh atas semua aktivitas serta berada di bawah pengawasan pimpinan. Alur
wewenang dan tanggung jawab tersebut untuk menjamin kelancaran aktivitas yang
dilakukan.
Pada struktur organisasi garis, kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada
setiap tingkat pimpinan dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan
mempunyai sejumlah bawahan tertentu dan masing-masing memberi
pertanggungjawaban tugasnya kepada atasan tersebut. Disini, seseorang hanya
bertanggungjawab kepada satu orang atasan saja. Oleh karena itu, setiap atasan dituntut
berpengetahuan yang serba guna, karena atasan tersebut tidak mempunyai pembantu
ahli. Keuntungan dari struktur organisasi garis yaitu disiplin dan pengawasan menjadi
mudah karena jelasnya saluran perintah serta garis tanggung jawab dan alur wewenang
bersifat sederhana sehingga lebih mudah dimengerti.
Dengan sistem desentralisasi, sedapat mungkin diperlukan kesatuan perintah
dan pengawasan agar nantinya dapat menghasilkan divisi yang benar-benar terarah dan
dapat terkendali dengan jelas.
12

Adapun bagan organisasi PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.2
berikut ini.

DEWAN
DIREKSI

CABANG CABANG CABANG CABANG CABANG


BSP BSP BSP BPC, BM & BM
JATIM JATENG BALI BG JATIM MAKASAR

BAGIAN
BAGIAN BAGIAN
SDM BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN
PERGUDANGAN SISTEM
& KEUANGAN JML PEMELIHARAAN PEMASARAN SPI
& PENGADAAN INFORMASI &
UMUM & AKUNTANSI
ISO

Sumber : data intern PT Varia Usaha Beton (2005)


Gambar 2.2
Bagan Organisasi PT Varia Usaha Beton

Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai


berikut:
1. Direktur
1). Memimpin perusahaan, mengelola dan mengkoordinir setiap organ yang
ada di perusahaan dan seluruh kegiatan yang ada dibawahnya.
2). Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang hendak dicapai beserta
kebijakan umumnya.
3). Merencanakan dan menyusun rencana kerja dan pelaksanaannya.
4). Memberi keputusan dan peraturan-peraturan dalam perusahaan.
5). Memilih bawahan yang sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam
perusahaan.
6). Mewakili perusahaan dalam hal-hal tertentu yang ada hubungannya
dengan kepentingan perusahaan baik internal maupun eksternal.
13

2. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum


1). Melakukan penerimaan karyawan baru dengan mengadakan seleksi calo
karyawan terlebih dahulu.
2). Mengadakan pelatihan (training) dan diklat kepada karyawan.
3). Bertanggungjawab atas penegakkan peraturan dalam perusahaan.
3. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi
1). Membuat rencana anggaran penerimaan dan pengeluaran kas.
2). Memonitor dan mengevaluasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas.
3). Memberikan argumentasi kepada Direksi mengenai posisi laporan
keuangan yang telah dibuat.
4). Merencanakan kegiatan keuangan dan akuntansi.
5). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang
ada untuk menjamin kelancaran kegiatan akuntansi dan keuangan.
6). Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan akuntansi dan
keuangan.
4. Kepala Bagian Pergudangan dan Pengadaan
1). Merencanakan kegiatan pengadaan dan pergudangan.
2). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang
ada untuk menjamin kelancaran kegiatan pengadaan dan pergudangan.
3). Menetapkan dan mengevaluasi supplier terseleksi, memastikan
kelengkapan operasi dan menjamin tersedianya stok material yang aman
dan tepat serta menjamin prosedur penanganannya.
4). Mengevaluasi dan melaporkan seluruh kegiatan pengadaan dan
pergudangan.
5. Kepala Bagian Sistem Informasi dan ISO
1). Menyusun rencana kerja dan pengembangan sistem serta pengendaliannya.
2). Melaksanakan koordinasi dalam penyelesaian setiap kegiatan sistem
perusahaan.
3). Menyusun sistem evaluasi laporan perusahaan.
4). Melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan penugasan Direksi.
14

5). Merencanakan kegiatan pengembangan program komputerisasi dan


pemeliharaannya.
6). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang
ada untuk menjamin kelancaran kegiatan komputerisasi.
6. Kepala Bagian Jaminan Mutu dan Penelitian Pengembangan
1). Melaksanakan kegiatan pengendalian seluruh proses produksi yang
meliputi:
(1). Pengendalian mutu seluruh produksi termasuk persiapan bahan baku
dan pengadaan bahan (proportioning mixing, including, curring)
sesuai hasil penelitian dan percobaan di laboratorium intern.
(2). Monitoring dan melaksanakan pengujian yang berhubungan dalam
proses dan produk jadi.
2). Melaksanakan penelitian dan pengembangan produk yang meliputi:
(1). Meneliti keunggulan dan kelemahan produk-produk pesaing agar
produk yang dihasilkan perusahaan dapat bersaing di pasaran.
(2). Melaksanakan pengembangan-pengembanagn terhadap produk-produk
yang dihasilkan perusahaan agar memiliki keunggulan-keunggulan
secara tepat dalam menghadapi produk pesaing.
7. Kepala Bagian Pemeliharaan
1). Mengkoordinir, merencanakan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan
pemeliharaan alat produksi.
2). Merencanakan dan mengatur jadwal pemeliharaan alat produksi agar
selalu tetap dan beroperasi secara maksimal.
3). Menyusun rencana kerja anggaran perusahaan untuk bidang pemeliharaan.
4). Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan pemeliharaan.
8. Kepala Bagian Pemasaran
1). Membuat kebijakan di bagian pemasaran untuk masa mendatang.
2). Membuat laporan penjualan pada periode tertentu.
3). Melakukan evaluasi terhadap keberhasilan pemasaran dalam periode
tertentu.
15

9. Satuan Pengawas Intern


1). Memberikan masukan kepada Direktur dalam membuat suatu kebijakan
yang akan ditetapkan.
2). Mengadakan evaluasi sistem yang telah berlaku dalam perusahaan.
3). Melakukan pengembangan sistem terhadap sistem yang lama bila
diperlukan.
4). Merencanakan kegiatan pengawasan intern.
5). Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan-kegiatan pengawasan
intern.
6). Mengkoordinasikan dan mengkombinasikan seluruh sumber daya yang
ada untuk menjamin kelancaran kegiatan intern.

2.1.5 Lokasi Perusahaan


Pemilihan lokasi perusahaan merupakan hal yang sangat penting dan harus
diperhatikan oleh perusahaan. Lokasi yang tepat akan mempengaruhi kelangsungan
hidup perusahaan tersebut. Seperti halnya dengan PT Varia Usaha Beton yang memiliki
lokasi strategis di Jalan Letjend. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo yang merupakan pusat
administrasi PT Varia Usaha Beton.
Adapun penentuan lokasi perusahaan ini berdasarkan pertimbangan sebagai
berikut :

2.1.5.1 Faktor Primer


Faktor primer adalah faktor-faktor yang langsung mempengaruhi tujuan
perusahaan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Adapun faktor-
faktor yang termasuk dalam faktor utama, yang perlu diperhatikan dalam penataan
suatu lokasi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Faktor Bahan Baku
Bahan baku merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam
menjalankan aktivitas produksi. Oleh karena itu, penentuan lokasi yang
strategis akan memudahkan perusahan dalam mendapatkan bahan baku yang
diperlukan. Bahan baku untuk kegiatan produksi diperoleh dari fly ash di PT
16

Paiton dan PT Tjiwi Kimia, pasir di Lumajang, pasir Brantas di Mojokerto,


batu pecah di Pandaan dan PT Semen Gresik.
2. Faktor Tenaga Kerja
Masalah tenaga kerja merupakan masalah yang sangat penting selain bahan
baku. Tersedianya tenaga kerja yang cukup akan mempengaruhi kelancaran
proses produksi serta aktivitas perusahaan. Karena letak perusahaan dekat
dengan pemukiman penduduk, yang berada di daerah Waru dan sekitarnya,
maka kebutuhan tenaga kerja cukup tersedia. Untuk kegiatan produksi
menggunakan tenaga kerja yang berasal dari daerah sekitar maupun luar kota.
3. Faktor Transportasi
Pengangkutan dan transportasi merupakan suatu faktor yang penting karena
berhubungan dengan pengangkutan bahan baku serta pengangkutan hasil
produksi ke daerah pemasaran. Dengan adanya sarana transportasi serta
kelancaran arus barang yang diproduksi maka akan memperlancar kegiatan
usaha perusahan, karena perusahaan tersebut terletak dekat dengan jalan
protokol.
4. Faktor Pemasaran
Pemasaran hasil produksi PT Varia Usaha Beton selama ini berjalan lancar.
Dalam memproduksi sebagian besar didasarkan atas pesanan dari konsumen.
Untuk itu, volume produksi tergantung pada pasar, dengan adanya kondisi
tersebut perusahaan sangat dominan untuk mengoptimalkan kegiatan
pemasaran dengan meningkatkan volume penjualan.

2.1.5.2 Faktor Sekunder


Faktor sekunder adalah faktor-faktor yang secara tidak langsung
mempengaruhi tujuan dari perusahaan. Faktor-faktor sekunder antara lain :
1. Fasilitas Modal
Untuk memenuhi kebutuhan modal perusahaan, maka PT Varia Usaha Beton
menggunakan modal sendiri dan modal dari luar yang berupa pinjaman dari
bank.
17

Untuk keperluan tersebut, perusahaan tidak mengalami kesulitan dalam


pendanaan, karena perusahaan tersebut cukup dikenal oleh bank-bank yang
ada di wilayah sekitarnya. Dan juga banyak lembaga perbankan yang
menawarkan pinjamna untuk pengembangan usahanya.
2. Kemungkinan Ekspansi
Mengingat area tanah disekitar perusahaan masih cukup luas dan didukung
kemudahan tenaga kerja, bahan baku dan perkembangan pasar, dan adanya
hasil riset pasar yang potensial di wilayah tersebut, maka perusahaan
mendapat kemungkinan untuk melakukan ekspansi atau perluasan. Ekspansi
ini tidak hanya dapat dilakukan di daerah yang berdekatan dengan perusahaan,
tetapi juga dapat dilakukan di daerah yang jauh.
PT Varia Usaha Beton memiliki lima lokasi pabrik antara lain :
1). Pabrik Beton Siap Pakai I, Beton Pracetak, dan Beton Ringan di desa
Segoromadu, Gresik.
2). Pabrik Beton Siap Pakai II dan Beton Ringan II yang terletak di Jalan
Letjen. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo.
3). Pabrik Pemecah Batu di desa Sumbersuko, kecamatan Gempol, Pasuruan.
4). Pabrik Beton Siap Pakai dan Beton Ringan II dan Pergudangan Semen di
desa Sayung km.10 Jalan Raya Semarang – Demak.
5). Pabrik Beton Ringan III di kawasan Industri Makasar (KIMA), Jalan
Kima Raya 2, Ujung Pandang.

2.1.6 Aktivitas Produksi


Aktivitas produksi yang dilakukan oleh PT Varia Usaha Beton tidak lepas dari
dukungan sarana dan prasarana yang tersedia, seperti penggunaan bahan yang
digunakan dan peralatan produksi yang handal.

2.1.6.1 Bahan yang Digunakan


Dalam memproduksi beton siap pakai (ready mix concrete) dibutuhkan
bahan-bahan untuk proses produksinya. Bahan-bahan terdiri dari bahan baku dan bahan
pembantu, antara lain:
18

1. Bahan Baku
Bahan yang digunakan dalam proses produksi beton siap pakai antara lain :
1). Air
2). Fly Ash
3). Semen Gresik
4). Pasir
5). Batu Pecah
2. Bahan Pembantu
Bahan pembantu yang digunakan antara lain:
1). Additive Retarded (memperlambat pengerasan)
2). Additive Plasticizer (mempercepat pengerasan)

2.1.6.2 Alat yang Digunakan


Di bidang usaha pembuatan beton siap pakai (ready mix concrete), PT Varia
Usaha Beton memiliki beberapa peralatan produksi yang handal, antara lain :
1. Batching Plant
Batching plant merupakan alat untuk pencampuran beberapa bahan baku
untuk proses produksi beton siap pakai
2. Truck Mixer
Truck mixer berfungsi sebagai alat mixing serta berfungsi sebagai alat
transportasi ke tujuan pengiriman, sehingga lebih mudah dan cepat.
3. Well Loader
Well loader atau alat berat berfungsi untuk mengisi material kebutuhan
batching plant.
4. Generator Set
Generator set berfungsi sebagai alat penggerak atau pembangkit listrik
untuk operasional batching plant.
5. Concrete Pump
Concrete pump berfungsi dalam hal memberikan pelayanan terhadap
konsumen terutama dalam pemompaan beton.
19

2.1.6.3 Proses Produksi


Untuk menghasilkan produk beton siap pakai yang berkualitas, diperlukan
adanya komposisi bahan yang tepat serta memperhatikan proses produksi dengan teliti.

PERSIAPAN PROSES PENIMBANGAN


MATERIAL
Penimbangan material sesuai dengan
1. Air job mix yaitu selama ± 2 – 5 menit
2. Fly Ash per 5 m3
3. Semen
4. Pasir
5. Batu Pecah PROSES PENCAMPURAN
6. Additive
Pencampuran meterial yang sudah
ditimbang, langsung dimasukkan ke
Truck Mixer untuk di mixing selama
± 5 – 10 menit per 5 m3

PROSES PENGENDALIAN MUTU


PROSES PENGIRIMAN
Mengontrol kekentalan beton sesuai
Beton siap pakai dikirim ke tujuan dengan pesanan konsumen atau jarak
atau lokasi sesuai dengan pesanan pengiriman selama ± 2 – 5 menit per
konsumen 5 m3

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2005)


Gambar 2.3
Bagan Proses Produksi Beton Siap Pakai

Proses produksi beton siap pakai pada PT Varia Usaha Beton dapat diuraikan
sebagai berikut :
1. Persiapan Material
Dalam persediaan bahan baku atau meterial di PT Varia Usaha beton,
diadakan pengendalian mutu terhadap material pasir, batu pecah, dan additive
yang akan digunakan untuk proses produksi sesuai standar kualitas, sehingga
dapat menghasilkan produk yang berkualitas dan mampu bersaing di pasaran.
2. Proses Penimbangan
Batching plant merupakan alat penimbangan proses produksi awal dalam
melaksanakan perintah produksi dari regu penjualan sesuai jadwal pengiriman.
20

Dalam proses penimbangan yang sesuai dengan job mix yang telah ditentukan
oleh bagian Jaminan Mutu dan Litbang sesuai standar operasional, dengan
waktu yang dibutuhkan selama ± 2 – 5 menit per 5 m3.
3. Proses Pencampuran
Proses pencampuran merupakan penggabungan material pasir, batu pecah,
semen, fly ash dan ditambah air serta additive secukupnya sesuai
perbandingan lalu dimasukkan ke dalam truck mixer untuk proses mixing,
selama 5 – 10 menit per 5 m3.
4. Proses Pengendalian Mutu
Setelah proses mixing selesai, maka diadakan pengecekan mutu beton siap
pakai yang telah di mixing tersebut dengan memeriksa kontrol kondisi
kekentalannya sesuai jarak pengiriman.
5. Proses Pengiriman
Setelah proses pengendalian mutu, maka beton siap pakai akan di kirim ke
tempat atau lokasi tujuan pelanggan sesuai dengan waktu dan jadwal
pengiriman.

2.1.6.4 Hasil Produksi


Produk yang dihasilkan PT Varia Usaha Beton tidak hanya beton siap pakai,
tetapi juga berbagai produk lain, seperti :
1. Industri bahan bangunan yang berbasis semen.
1). Produk Beton (Concrete Product), antara lain:
(1). Beton Siap Pakai (Ready Mix Concrete), untuk pembangunan yang
berkonstruksi beton.
(2). Beton Pracetak (Prestressed / Precast Concrete), untuk Tiang Pancang,
Kolom, Slab, Girder, Sleeper, panel untuk pagar, Box Culvert,
Tetrapot maupun produk-produk beton paretic lanyard.
2). Beton Masonry (Concrete Masonry), antara lain:
(1). Genteng
(2). Paving
(3). Batako
21

2. Industri penambangan bahan baku beton yang meliputi:


1). Batu Pecah (Crushed Stones)
2). Pasir (Sand)
3. Usaha penunjang, antara lain :
1). Usaha Jasa (Services), yang meliputi:
(1). Pengelolaan Gudang semen (Cement Warehousing)
(2). Pemompaan Beton (Noncreling Pumping) dan Car Mix
(3). Pekerjaan Pembetonan (Concreting Job)
2). Keagenan (Agents), yang meliputi:
(1). Bahan Bangunan (Building Material)
(2). Bahan Penolong (Additive / Reinforcement)
(3). Peralatan Beton (Concrete Equipment Tool)

2.1.6.5 Target Produksi


Dalam usaha menjaga kelangsungan perusahaan, maka PT Varia Usaha Beton
menetapkan adanya suatu kebijakan dalam perusahaan. Perusahaan ini menetapkan
target produksi dalam pelaksanaan kegiatan operasional yang menjadi acuan dalam
kegiatan atau aktivitas perusahaan sehari-hari. Untuk menjaga kualitas mutu serta
layanan atas produknya, perusahaan ini mempunyai komitmen atas kinerja yang baik
pada aspek sebagai berikut :
1. Keuangan
Masalah keuangan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Keuangan suatu perusahaan berkaitan dengan pengelolaan penggunaan dana
dan pengelolaan sumber-sumber dana. Perusahaan berkewajiban untuk
mencapai kinerja per semester atau per enam bulan sekali sesuai dengan
Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP).
2. Kepuasan Pelanggan
Perusahaan mengutamakan kepuasan pelanggan dengan berkewajiban
memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan pelanggan, pengiriman dan
penyerahan tepat waktu, harga bersaing, serta responsif dan proaktif dalam
memenuhi kepuasan pelanggan. Memberikan pelayanan prima kepada
22

pelanggan adalah kunci utama untuk menjaga kepuasan pelanggan serta


membuat pelanggan menjadi mitra bisnis yang tetap.
3. Sumber Daya Manusia
Perusahaan berkepentingan untuk melakukan perencanaan dan pengembangan
sumber daya manusia yang berbasis kompetensi untuk meningkatkan daya
saing serta peduli pada pencapaian kepuasan kerja karyawan. Tujuan
perencanaan sumber daya manusia yaitu untuk menciptakan kaitan antara
seluruh strategi perusahaan dengan kondisi sumber daya manusia yang
tersedia.
4. Keamanan, Keselamatan, kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L)
Perusahaan menjamin seluruh kegiatan manajerial maupun operasional K3L,
sesuai ketentuan perundangan dan peraturan yang berlaku.

PT Varia Usaha Beton dalam pengelolaan dan pengendalian produk melalui


pemenuhan persyaratan mutu dan ketepatan waktu penyerahan produk, responsif dan
proaktif untuk tercapainya kepuasan pelanggan, pemenuhan atas ketentuan
perundangan yang berlaku, tercapainya kinerja yang baik sesuai dengan perencanan
yang ditetapkan, berdasarkan atas perbaikan berkelanjutan, yang semuanya menjadi
tanggung jawab manajemen dan menjadi tugas seluruh pegawai.

2.2 Deskripsi Hasil PKL


Praktik kerja lapangan dilaksanakan selama tiga bulan, yaitu mulai 1 Februari
2006 sampai dengan 30 April 2006, pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak,
Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur di PT Varia Usaha Beton, Sidoarjo.
Bidang yang diambil yaitu mengenai administrasi perkantoran pada bagian Akuntansi
Cabang beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian.
Dalam kegiatan praktik kerja lapangan, beragam aktivitas perusahaan sehari-
hari dapat langsung dipelajari dan dikerjakan. Mahasiswa mendapat kesempatan untuk
membandingkan antara teori dan praktik yang ada serta mengimplementasikan atau
menerapkan disiplin ilmu yang telah didapatkan selama perkuliahan serta mendapatkan
kesempatan untuk berinteraksi dengan karyawan yang ada di perusahaan.
23

Adapun bagan organisasi Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry


dan Bahan Galian Jawa Timur nampak pada Gambar 2.3 berikut ini.

CABANG
BPC, BM & BG
JATIM

SEKSI
PERGUDANGAN
& PENGADAAN

REGU REGU
REGU PENGELO PEMBELIAN REGU REGU
KEUANGAN LAAN B.BAKU S. ADM. PEMB. SDM
& AKUNTANSI T. BLUK PART & ATK & ADM. GDNG & UMUM

ADM. AK. KEU & PEMBELIAN ADM. SEKRETARIAT


KEUANGAN AK. BIAYA BAHAN BAKU PEMBELIAN SDM & UMUM

KASIR PAJAK & PEMBELIAN ADM. KEAMANAN


ADMI. S. PART & PERGUDNGAN
ATK

PENAGIHAN
& VERIFIKASI
ADM.

KOMPUTERISASI

BAGIAN
AREA BM & JASA
BAGIAN BAGIAN KONSTRUKSI
AREA BPC AREA BG
GRESIK PANDAAN

JASA PLANT JASA PLANT PLANT PLANT


BPC BG PROYEK
KONSTRUKSI BM WARU BM GRESIK BM PANDAAN
GRESIK PANDAAN

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2005)


Gambar 2.4
Struktur Organisasi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian
Jawa Timur

Tugas dan wewenang dari kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan
Bahan Galian Jawa Timur antara lain:
1. Ringkasan Pekerjaan
Bertanggungjawab tehadap adanya perencanaan, pengelolaan dan
pengendalian seluruh kegiatan Plant yang menjadi tanggungjawabnya serta
tercapainya pertumbuhan dan perkembangan Plant yang menggunkan sumber
24

daya yang tersedia dan secara terus menrus melakukan evaluasi untuk
perbaikan atau penyempurnaan kesinambungan.
2. Uraian Tugas dan Kewajiban
Adapun uraian tugas dan kewajiban Kepala Cabang Beton Pracetak, Beton
Masonry Dan Bahan Galian Jawa Timur antara lain:
1). Menjamin tersedianya kebijakan mutu dan sasaran mutu perusahaan yang
telah ditetapkan Direksi sebagai arah dalam melaksanakan kegiatan.
2). Menjamin adanya sasaran kerja cabang yang mengacu kepada sasaran
kerja perusahaan sebagai pedoman dalam bekerja.
3). Menjamin tersedia dan tercapainya Rencana Kerja Anggaran Pendapatan
(RKAP) yang disahkan setiap tahun.
4). Menjamin terlaksananya rapat koordinasi untuk melakukan evaluasi
seluruh hasil kegiatan Plant sekuruang-kurangnya diadakan satu bulan
sekali sebagai dasar menetapkan strategi berikutnya untuk tercapainya
kinerja cabang.
5). Menjamin dibuatnya laporan hasil kegiatan ke Direksi yang berisi aspek
pemasaran, aspek produksi dan teknik, aspek keuangan serta rencana
perbaikan berikutnya.
6). Menjamin atas adanya perbaikan atau penyempurnaan berkesinambungan
untuk seluruh kegiatan.
7). Menjamin bahwa penerapan sistem manajemen mutu berjalan efektif.

Dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan selama tiga bulan, beragam


kegiatan serta aktivitas yang dilakukan pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak,
Beton Masonry dan Bahan Galian antara lain :

2.2.1 Memberi Nomor Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban


Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK)
Pemberian nomor untuk formulir Uang Muka Kasbon (UMK),
Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon berbeda-beda,
tetapi tujuan pemberian nomor tersebut sama yaitu agar formulir-formulir tersebut
25

cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan serta untuk mempermudah dalam


pengarsipan.

2.2.1.1 Uang Muka Kasbon (UMK)


Uang Muka Kasbon (UMK) adalah formulir yang digunakan oleh peminta
Uang Muka Kasbon (UMK) yaitu seseorang yang bertanggungjawab atas suatu bagian
tertentu seperti Kepala Cabang (Kacab), Kepala Bagian (Kabag), Kepala Plant
(Kaplant) maupun Kepala Seksi (Kasi) untuk mengajukan permintaan sejumlah uang
kepada Bendahara. Uang Muka Kasbon (UMK) tersebut diajukan untuk keperluan
suatu bagian tertentu, misalnya Kepala Seksi Pengadaan dan Pergudangan yang
mengajukan UMK untuk melakukan pembelian bahan baku produksi atau material,
Kepala Plant Beton Masonry Waru yang mengajukan UMK untuk keperluan
pemasaran dan distribusi, Kepala Seksi Sarana yang mengajukan UMK untuk
kepentingan Sarana, Kepala Seksi Beton Pracetak Gresik yang mengajukan UMK
untuk biaya produksi dan jasa konstruksi dan lain-lain.
Bentuk formulir UMK ini sudah distandarkan untuk semua bagian di PT
Varia Usaha Beton dan terdiri dari tiga lembar yaitu lembar putih, lembar biru dan
lembar hijau.

1 Area : 01
Divisi : 03
UANG MUKA KASBON
UMK. 05.06.B.4.01

Dibayarkan kepada
Nama Kode
No. Peg Lamp
No Uraian Jumlah
1 Biaya Produksi 1.000.000
dan Jasa
Konstruksi BPC
Gresik

CATATAN:
1. Pertanggungjawaban uang muka
selambat-lambatnya 2 (dua) minggu dari
tanggal uang muka.

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2006)


Gambar 2.5
Formulir Uang Muka Kasbon (UMK)
26

Formulir UMK tersebut diisi sesuai dengan item-item yang telah disediakan
seperti tanggal, area, divisi, uraian dan jumlah. Setelah diisi, formulir UMK dilengkapi
dengan bukti pendukung seperti rencana operasional pemakaian bahan bakar kendaraan
bermotor dalam satu periode tertentu, order pembelian dan lain sebagainya untuk
kelengkapan formulir UMK tersebut. Apabila UMK telah dilengkapi dengan bukti
pendukung, maka akan dilakukan verifikasi oleh petugas administrasi pada Akuntansi
Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Verifikasi merupakan
kegiatan yang berkaitan dengan pemeriksaan, pengujian, dan penelitian terhadap
kebenaran, keabsahan dan akurasi dokumen atau berkas yang berhubungan dengan
transaksi pembayaran atau keuangan yang akan dipertanggungjawabkan. Setelah
dilakukan verifikasi, maka petugas adminitrasi mencatat UMK tersebut dalam
pembukuan dan diberi nomor. Adapun pemberian nomor untuk formulir UMK tersebut
yaitu :
UMK.06.06.B.2.001
UMK : menunjukkan Uang Muka Kasbon
06.06 : menunjukkan bulan dan tahun yaitu bulan Juni tahun 2006
B : menunjukkan kode Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan
Bahan Galian Jawa Timur.
2 : menunjukkan jenis UMK. Adapun jenis dan kode UMK antara lain:
Kode 1 untuk jenis Uang Muka Kasbon General
Kode 2 untuk jenis Uang Muka Kasbon Produksi
Kode 3 untuk jenis Uang Muka Kasbon Pemeliharaan
Kode 4 untuk jenis Uang Muka Kabon Pemasaran dan Distribusi
001 : menunjukkan nomor urut Plant dalam pembukuan
Plant terdiri dari :
1). Beton Masonry Gresik
2). Beton Masonry Waru
3). Beton Masonry Pandaan
4). Beton Pracetak Gresik
5). Bahan Galian dan Sarana Pandaan
27

Formulir UMK yang telah diberi nomor, maka akan mulai didistribusikan
kepada pihak-pihak yang terkait yaitu lembar pertama diserahkan kepada Bendahara
untuk dilakukan realisasi setelah UMK tersebut diverifikasi oleh petugas administrasi
pada Akuntansi Cabang BPC, BM dan BG dan ditandatangani oleh Direktur Keuangan,
Kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, Karu Akuntansi
Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian serta peminta UMK.
Lembar kedua diserahkan kepada peminta UMK dan lembar ketiga diarsip oleh petugas
administrasi Akuntansi Cabang BPC, BM dan BG.

2.2.1.2 Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK)


Pertanggungjawaban Uang Muka kasbon (PJK) adalah pertanggungjawaban
yang dibuat oleh peminta Uang Muka Kasbon (UMK) setelah menerima sejumlah uang
yang diajukan dalam UMK. Pertanggungjawaban ini dilampiri dengan bukti-bukti
pendukung seperti uang muka kasbon, fotocopy bukti realisasi UMK yang berupa BKR
atau KKR, kuitansi, faktur, nota, surat jalan dan lain-lain.
Formulir PJK sudah distandarkan untuk semua bagian pada PT Varia Usaha
Beton. Dalam penomoran PJK tidak berbeda jauh dengan penomoran UMK, hanya tiga
digit terakhir dalam PJK adalah nomor urut cabang dalam pembukuan, sedangkan tiga
digit terakhir pada UMK adalah nomor urut plant dalam pembukuan, seperti contoh:
PJK.06.06.B.2.001
PJK : menunjukkan Pertanggungjawaban Keuangan
06.06 : menunjukkan bulan dan tahun yaitu bulan Juni tahun 2006
B : menunjukkan kode Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan
Bahan Galian Jawa Timur
2 : menunjukkan jenis UMK yang dipertanggungjawabkan dalam PJK
001 : menunjukkan nomor urut cabang dalam pembukuan
Apabila ada perbedaan atau selisih antara jumlah yang tercantum dalam
pengajuan UMK dengan jumlah uang yang diterima, maka selisih itu harus
dicantumkan dalam PJK. Selisih tersebut dapat berasal dari kelebihan uang muka atau
kekurangan uang muka. Kelebihan uang muka dapat terjadi apabila jumlah uang yang
diterima lebih besar daripada jumlah yang tercantum dalam UMK, selanjutnya
28

kelebihan uang tersebut harus dikembalikan kepada Bendahara, sedangkan kekurangan


uang muka terjadi apabila jumlah uang yang diterima lebih kecil daripada jumlah yang
tercantum dalam UMK, dalam hal ini peminta UMK dapat meminta kekurangan uang
muka tersebut kepada Bendahara.
Bukti selisih uang muka yang berupa BKR, KKR maupun BMK juga harus
dicatat dan dilampirkan dalam PJK. Hal ini dilakukan agar pertanggungjawaban
tersebut menjadi akurat. Nomor dan tanggal yang tertera dalam bukti selisih uang muka
tersebut juga dicatat dalam pembukuan.

Unit Sarana Angkutan PERTANGGUNGJAWABAN File Dok :


Bagian Logistik KEUANGAN ( PJK ) Halaman :
No : / / Tgl Cetak :

Kepada Yth. Seksi Keuangan

Kode Penerimaan Pengeluaran


Bukduk P.B. T.B. Ar. Equipment Keterangan
Rek UM (Rp.) (Rp.)

Total
Tanggal :
Dibayar Kembali ke Kas
No. Bukti Uang Muka :
Kekurangan Uang Muka
Terbilang :

Jumlah
Dibuku Mengetahui Menyetujui Direksi Waru, ……………………….
Tanggal Yang mempertanggungjaw abkan
Paraf
Koord

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2006)


Gambar 2.6
Formulir Pertanggungjawaban Keuangan (PJK)

2.2.1.3 Realisasi Uang Muka Kasbon


Realisasi UMK hanya dicatat dalam pembukuan, realisasi ini berupa tanda
bukti dari bank yang disebut BKR dan KKR. Dalam realisasi tercantum jumlah UMK
29

yang telah direalisasi. Realisasi ini terbuat dalam rangkap tiga. Lembar pertama untuk
diarsip oleh Bendahara, lembar kedua untuk diserahkan kepada Peminta UMK dan
lembar ketiga diserahkan kepada Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry
dan Bahan Galian.

2.2.2 Membuat Korespondensi Intern


Korespondensi intern dalam PT Varia Usaha Beton adalah surat
pemberitahuan yang ditujukan untuk lingkungan internal perusahaan, seperti antar
bagian pada perusahaan. Sebenarnya, korespondensi intern sama dengan memorandum,
hanya berbeda pada penggunaan istilahnya.
Pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Gahan
Galian Jawa Timur, korespondensi intern digunakan untuk memberitahukan kepada
peminta Uang Muka Kasbon (UMK) mengenai jumlah nominal dari Uang Muka
Kasbon (UMK) yang sudah dilakukan realisasi oleh Bendahara, tetapi belum
dipertanggungjawabkan (PJK) selama periode akuntansi tertentu oleh peminta UMK.
Korespondensi intern ini dibuat oleh petugas administrasi, berdasarkan atas data-data
yang ada dalam pembukuan. Data-data yang digunakan untuk membuat korespondensi
intern adalah Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang
Muka Kasbon selama satu periode akuntansi yaitu per satu bulan. Korespondensi intern
berisi mengenai kesanggupan untuk mempertanggungjawabkan Uang Muka Kasbon
(UMK) yang sudah dilakukan realisasi atau uang tersebut sudah diterima oleh peminta
UMK. Lampiran yang diikutsertakan dalam korespondensi intern antara lain data-data
yang berisi nomor, tanggal, uraian Uang Muka Kasbon (UMK) yang belum
dipertanggungjawabkan. Sebelum didistribusikan kepada pihak yang bersangkutan,
korespondensi intern ini harus diketahui dan ditandatangani oleh Kepala Seksi
Akuntansi Pusat. Korespondensi intern ini terdiri dari kepala surat, nomor surat,
tanggal surat, pembuka, isi dan penutup surat serta lampiran-lampiran yang mendukung.
Ketika petugas administrasi meminta tanda tangan dari Kepala Seksi Akuntansi Pusat,
maka harus menyertakan konfirmasi korespondensi intern bulan yang lalu agar dapat
diketahui apakah peminta UMK telah melakukan pertanggungjawaban Uang Muka
Kasbon (UMK) untuk bulan yang lalu.
30

Dalam mendistribusikan korespondensi intern dilakukan dengan buku


ekspedisi untuk peminta UMK yang ada di Kantor Administrasi PT Varia Usaha Beton
Waru, sedangkan korespondensi intern yang ditujukan kepada peminta UMK yang
berada di luar kota seperti Gresik dan Pandaan, maka korespondensi intern akan
dikirim melalui faximile.

2.2.3 Menghitung total Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Uang


Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon
Pengajuan UMK dicatat dalam pembukuan dan item-item yang dicatat adalah
tanggal pengajuan UMK, kode pegawai peminta UMK, nama peminta UMK, uraian
atau perihal dari UMK, dan jumlah UMK yang diajukan. Seluruh UMK yang diajukan
kemudian di jumlah atau di total untuk kemudian dilaporkan kepada Karu Akuntansi
Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan bahan Galian serta Kepala Seksi
Akuntansi Pusat. Dalam penghitungan Uang Muka Kasbon (UMK),
Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon harus
disesuaikan antara jumlah total yang ada di cabang dan jumlah total yang ada di plant
sehingga jumlah totalnya seimbang (balance).
Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan
Realisasi Uang Muka Kasbon dihitung berdasarkan cabang dan plant serta berdasarkan
jenis Uang Muka Kasbon (UMK) yang diajukan oleh peminta UMK.

2.2.4 Mengarsip
Dalam Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian,
dokumen-dokumen atau surat-surat diarsip dengan sistem subyek dan kronologis.
Sistem subyek adalah penyimpanan formulir atau dokumen berdasarkan isi atau perihal
dari formulir atau dokumen yang bersangkutan, dalam hal ini pengarsipan Uang Muka
Kasbon (UMK) berdasarkan atas jenis UMK yang bersangkutan. Jenis Uang Muka
Kasbon (UMK), antara lain General, Produksi, Pemeliharaan, Pemasaran dan
Distribusi.
Uang Muka kasbon (UMK) tersebut diarsip dengan urutan jenis UMK
General diletakkan paling bawah, UMK Produksi diletakkan diatas UMK General,
UMK Pemeliharaan diletakkan setelah UMK Produksi dan UMK Pemasaran dan
31

Distribusi diletakkan paling atas. Untuk memisahkan ke empat UMK tersebut, maka
digunakan penyekat yaitu lembaran yang dibuat dari karton. Setelah dikelompokkan
menurut jenisnya, Uang Muka Kasbon diarsip berdasarkan sistem kronologis, yaitu
tanggal Uang Muka Kasbon (UMK) yang terbaru akan diletakkan di dalam ordner yang
paling atas, sehingga mudah untuk pencarian kembali.
Pengarsipan Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka
Kasbon berdasarkan pada jenis Uang Muka Kasbon (UMK). Formulir dan surat-surat
yang diarsip antara lain :

2.2.4.1 Uang Muka Kasbon (UMK)


Dalam mengarsip UMK dibedakan menurut jenis UMK yaitu General,
Produksi, Pemeliharaan atau Pemasaran dan Distribusi. Setelah dikelompokkan
menurut jenisnya, UMK akan diarsip berdasarkan sistem kronologis yaitu Uang Muka
Kasbon (UMK) dengan tanggal terbaru akan diletakkan di dalam ordner yang paling
atas. Ordner atau map untuk mengarsip UMK diganti setiap akhir periode akuntansi.
Ordner-ordner tersebut disimpan dalam rak arsip.

2.2.4.2 Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK)


Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) diarsip berdasarkan sistem kronologis.
PJK dengan tanggal yang paling baru akan diletakkan pada arsip yang paling atas.
Ordner atau map untuk mengarsip PJK akan diganti setiap akhir periode akuntansi.
Ordner-ordner tersebut juga disimpan dalam rak arsip.
2.2.4.3 Bukti Realisasi Uang Muka Kasbon
Dalam pengarsipan bukti realisasi UMK akan dijadikan satu dengan UMK.
Hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat diketahui UMK mana yang telah direalisasi
dan yang belum direalisasi.

2.2.4.4 Korespondensi Intern (Korin)


Korespondensi intern yang telah ditandatangani oleh Kepala Seksi Akuntansi
Pusat akan dikirimkan ke bagian-bagian yang dituju. Akuntansi Cabang Beton Pracetak,
Beton Masonry dan Bahan Galian juga mempunyai arsip korespondensi intern yang
digunakan untuk evaluasi.
32

Korespondensi intern tersebut diarsip sesuai dengan sistem kronologis.

2.2.5 Mencatat dan Mengekspedisi surat-surat


Surat atau dokumen-dokumen yang harus didistribusikan kepada pihak
tertentu harus dicatat dalam buku ekspedisi yang telah ditentukan, dokumen tersebut
antara lain :

2.2.5.1 Uang Muka Kasbon (UMK)


Uang Muka Kasbon yang telah diberi nomor dan dicatat dalam pembukuan
akan didistribusikan ke Direksi untuk ditandatangani oleh Direktur Keuangan. Setelah
ditandatangani oleh Direktur Keuangan, UMK tersebut akan didistribusikan kepada
pihak yang bersangkutan atau langsung ke Bendahara.

Pendistribusian UMK dilakukan oleh petugas administrasi Akuntansi Cabang


Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, dimana UMK tersebut akan dicatat
terlebih dahulu dalam buku ekspedisi sebelum didistribusikan. Dalam buku ekspedisi
Uang Muka Kasbon (UMK) terdapat tanggal dan paraf penerima.

2.2.5.2 Pertanggungjawaban Keuangan (PJK)


Pertanggungjawaban Keuangan yang telah dilengkapi dengan dokumen-
dokumen pendukung seperti kuitansi, surat jalan, order pembelian dan lain-lain akan
didistribusikan ke Direksi untuk ditandatangani oleh Direktur Keuangan. Setelah
ditandatangani, maka PJK tersebut langsung diarsip oleh Akuntansi Cabang Beton
Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian atau didistribusikan ke Bendahara.
Pendistribusian PJK juga dicatat dalam buku ekspedisi.

2.2.5.3 Tagihan
Tagihan yang berasal pemasok atau supplier akan di verifikasi oleh Akuntansi
Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Verifikasi tersebut
mencakup pemeriksaan kelengkapan dokumen dan stempel, keabsahan surat jalan, dan
perhitungan nominal yang benar. Setelah dilakukan verifikasi, maka tagihan tersebut
akan didistribusikan kepada Bendahara.
33

2.2.6 Memasukkan Data-data


Dalam hal ini, data-data dimasukkan (entry) ke komputer. Data-data yang
dimasukkan antara lain:

2.2.6.1 Uang Muka Kasbon (UMK)


Setelah dicatat dalam pembukuan, item yang ada dalam formulir Uang Muka
kasbon (UMK) akan dimasukkan ke komputer. Item yang dimasukkan sama dengan
item-item yang tercatat dalam pembukuan seperti tanggal, kode pegawai, peminta
kasbon, jumlah yang diminta dan lain-lain. UMK ini dientry dalam 2 program
komputer yaitu program aplikasi akuntansi dan Microsoft Excel. Pemasukan Uang
Muka Kasbon (UMK) pada program aplikasi akuntansi dilakukan sesuai dengan
formulir (form) yang telah disediakan oleh program aplikasi tersebut, petugas
administrasi hanya memasukkan data-data yang tertera dalam UMK.

2.2.6.2 Pertanggungjawaban Keuangan (PJK)


Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) juga dimasukkan ke dalam komputer,
data-data yang dimasukkan antara lain tanggal, nomor PJK, peminta kasbon, jumlah
PJK dan lain-lain. Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) ini juga dimasukkan dalam 2
program komputer yaitu program aplikasi akuntansi yang menggunakan perangkat
lunak Fox Pro versi 2.6 untuk Disk Operating System (DOS) dan Microsoft Excel.

2.2.6.3 Realisasi Uang Muka Kasbon


Realisasi Uang Muka Kasbon dimasukkan ke komputer sama halnya dengan
Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Uang Muka Kasbon (UMK), tetapi realisasi
hanya dimasukkan dalam Microsoft Excel. Data-data yang dimasukkan seperti nomor
bukti realisasi, peminta Uang Muka Kasbon, jumlah realisasi dan lain sebagainya.

2.2.6.4 Jurnal Umum


Jurnal umum dimasukkan dalam program aplikasi akuntansi yang
menggunakan perangkat lunak Fox Pro versi 2.6 untuk Disk Operating System (DOS),
sehingga telah ditentukan formulir untuk memasukkan data-data yang tercantum dalam
jurnal umum. Dalam memasukkan jurnal umum, terdapat kode rekening, kode area dan
divisi, uraian dan jumlah nominal.
34

2.2.7 Mengetik
Dalam mengetik, surat atau dokumen yang dibuat antara lain korespondensi
intern mengenai jumlah nominal Uang Muka kasbon (UMK) yang telah direalisasi,
tetapi belum dipertanggungjawabkan oleh peminta UMK, surat permintaan penawaran
kepada supplier mengenai bahan baku atau material, rencana operasional mengenai
perencanaan Base Coarse, dan lain sebagainya. Pengetikan dilakukan dalam program
Microsoft Word dan Excel, yang kemudian dicetak (print).

2.2.8 Membuat Rekapitulasi untuk Uang Muka Kasbon, Pertanggungjawaban


Keuangan dan Realisasi Uang Muka Kasbon
Pembuatan Rekapitulasi Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban
Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK) dilakukan setiap akhir
periode akuntansi pada PT Varia Usaha Beton yaitu tanggal 27. Rekapitulasi ini dibuat
sebagai informasi mengenai total Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban
Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon per bulan, yang selanjutnya
digunakan sebagai bahan evaluasi (feed back).
35

BAB 3
PENUTUP

Simpulan
Berdasarkan latar belakang dan hasil pelaksanaan praktik kerja lapangan,
maka simpulan yang dapat dikemukakan antara lain:
1. PT Varia Usaha Beton merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak
dalam bidang pengadaan beton dan bahan bangunan. Produk yang dihasilkan
antara lain beton siap pakai (ready mix concrete), beton masonry (concrete
masonry) dan beton pracetak (precast concrete).
2. Pengorganisasian arsip pada PT Varia Usaha beton dilakukan secara
desentralisasi yaitu arsip dikelola oleh unit kerja masing-masing. Setiap unit
kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya, sesuai dengan kebutuhan
penyimpanan arsip.
3. Pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan
Galian, sistem pengarsipannya menggunakan sistem subyek dan sistem
kronologis. Surat atau dokumen yang diarsip yaitu formulir Uang Muka
Kasbon (UMK), formulir Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan bukti
Realisasi Uang Muka Kasbon. Formulir-formulir tersebut dikelompokkan
sistem subyek (menurut jenisnya), kemudian diarsip berdasarkan sistem
kronologis.
4. Kegiatan yang dilakukan selama praktik kerja lapangan pada bagian
Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian antara
lain:
1). Memberi Nomor Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban
Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK)
2). Membuat Korespondensi Intern (Korin).
3). Mengetik.
4). Mengarsip.
36

5). Menghitung total keseluruhan Uang Muka Kasbon (UMK),


Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang Muka
Kasbon.
6). Membuat rekapitulasi untuk Uang Muka Kasbon, Pertanggungjawaban
keuangan dan Realisasi UMK.
7). Mencatat dan Mengekspedisi surat-surat.

Saran
Dalam kesempatan ini, saran yang dapat diberikan yaitu kepada subyek
praktik kerja lapangan yaitu PT Varia Usaha Beton dan Program Diploma III Program
Studi Manajemen Konsentrasi Manajemen Perkantoran & Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Airlangga Surabaya.

Saran kepada Subyek PKL


Saran kepada subyek PKL yaitu PT Varia Usaha Beton agar lebih
meningkatkan koordinasi , komunikasi dan solidaritas baik antar karyawan, atasan
maupun bawahan, sehingga dapat menciptakan suasana dan hubungan kerja yang
harmonis dan tidak menimbulkan konflik serta sering memberikan kesempatan kepada
mahasiswa untuk melakukan praktik kerja lapangan.

Saran kepada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi


Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan
Saran kepada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi
Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan adalah agar lebih meningkatkan kualitas
mahasiswa baik dalam pengetahuan maupun kemampuan, sehingga dapat
menghasilkan lulusan yang berkompeten di bidang perkantoran dan kesekretariatan, hal
ini disebabkan karena situasi dunia kerja saat ini yang seringkali menuntut tenaga kerja
handal dan profesional dibidangnya.