BAB 1
PENDAHULUAN
1. Bagi Mahasiswa
Manfaat praktik kerja lapangan bagi mahasiswa antara lain:
1). Untuk mengetahui kegiatan administrasi perkantoran pada PT Varia
Usaha Beton.
2). Memperoleh kesempatan untuk terjun langsung ke dunia kerja yang
sebenarnya sehingga dapat mnegetahui kondisi di lapangan.
3). Untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan mengenai dunia kerja
terutama yang berhubungan dengan bidang administrasi perkantoran dan
kesekretariatan.
4). Untuk memperoleh pengalaman kerja nyata pada PT Varia Usaha Beton
yang dapat digunakan sebagai modal pembelajaran kerja.
5). Dapat menerapkan teori mata kuliah yang dipraktikkan secara langsung
dalam suatu sistem administrasi perkantoran.
2. Bagi Subyek PKL
Manfaat praktik kerja lapangan bagi PT Varia Usaha Beton sebagai subyek
PKL, antara lain:
1). Dapat menjalin kerjasama yang bermanfaat antara PT Varia Usaha Beton
dengan Universitas Airlangga.
2). Dapat memberikan sumbangan tenaga dan pikiran tentang kondisi
permasalahan serta pemecahan terhadap persoalan yang sedang dihadapi.
3). Memperoleh masukan tentang informasi terbaru yang menyangkut dunia
perkantoran dan kesekretariatan.
3. Bagi pihak lain sebagai pertimbangan untuk melakukan kegiatan yang sejenis
pada kemudian hari.
BAB 2
HASIL PELAKSANAAN PKL
PT Varia Usaha Beton mulai beroperasi pada 1 Juni 1991 sesuai dengan
keputusan Rapat Umum Pemegang saham (RUPS) tanggal 31 Mei 1991. Pada tahun
1992, PT Varia Usaha menyerahkan pengelolaan Unit Usaha Batu (Crushed Stones)
yang berlokasi di Pandaan untuk dikelola oleh PT Varia Usaha Beton. Unit usaha ini
6
mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan karena sebagian besar
produktivitas perusahaan ini menggunakan batu pecah.
Tujuan jangka panjang perusahaan diantaranya melakukan perluasan atau
ekspansi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam usaha untuk meningkatkan
produktivitas perusahaan, maka pada September 1994, PT Varia Usaha Beton
melakukan perluasan usaha pertama pabrik Beton Ringan (Concrete Masonry) yang
berlokasi di Ujung Pandang. Kemudian pada November 1994, dilakukan perluasan
pabrik Beton Siap Pakai yang berlokasi di Semarang.
Pada April 1995, PT Varia Usaha Beton mulai mengembangkan berbagai
kegiatan Usaha Jasa (Services), yang bertujuan untuk mendukung usaha pokok, yang
meliputi pengoperasian pengelolaan Gudang Semen di Semarang, dan produksi Tiang
Pancang Beton di Semarang serta ditunjuk sebagai agen produk Thermalite Block di
Indonesia.
Pada tahun 1997, PT Varia Usaha Beton memperoleh Sertifikat Sistem Mutu
ISO 9002 dari Lloyds Register Quality Assurance (LRQA), sehingga memperkuat
kedudukan PT Varia Usaha Beton sebagai salah satu penghasil beton siap pakai
terkemuka di Indonesia. Pada tahun yang sama, perusahaan ini membuka unit usaha
baru yaitu Unit Usaha Beton Pracetak / Prategang yang meliputi Tiang Pancang, Girder,
Beam, Sleeper, dan lain-lain di Gresik serta mengadakan perluasan pabrik Beton
Ringan di Semarang.
Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya
perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastuktur dan properti,
PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan produk-produk
Beton Siap Pakai, Beton Pracetak, Beton Masonry dan Batu Pecah Mesin (Base Coarse)
serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen. Dengan dukungan staf dan
karyawan yang berpengalaman di bidang beton, peralatan-peralatan yang tepat serta
fasilitas grup, PT Varia Usaha Beton senantiasa mengutamakan kepuasan dan
kepercayaan pelanggan, dengan menjamin bahwa produk yang dihasilkan dapat
memenuhi mutu yang dipersyaratkan, penyerahan produk tepat waktu serta harga yang
bersaing, maka PT Varia Usaha Beton dapat memperkuat hubungan bisnisnya.
7
BETON SIAP
PRODUK PAKAI
BETON (ready-mix concrete)
INDUSTRI (concrete BETON PRACETAK
BAHAN product) (precast concrete)
BANGUNAN
(building material GENTENG
industry based on BETON
MASONRY PAVING BLOCK
cement)
(concrete
UTAMA masonry)
BATAKO
(core)
INDUSTRI
PENAMBANGAN BATU PECAH
BAHAN BAKU
BETON
(quarry industry for PASIR
concrete)
USAHA
(business)
PENGELOLAAN
GUDANG SEMEN
JASA PEMOMPAAN
JASA DAN (services) BETON
PERDAGANGAN
PENUN- PRODUK YANG
JANG
PEKERJAAN
BERKAITAN
(supporting) DENGAN BETON
PEMBETONAN
(service & trade
product related BAHAN BANGUNAN
with concrete) KEAGENAN
(agency) BAHAN PENOLONG
PERALATAN BETON
Proyeksi produk Beton Siap Pakai, Tiang Pancang di pulau Jawa cukup
prospektif. Hal ini didorong oleh pertumbuhan sektor konstruksi yang cukup tinggi
terutama dari sektor perumahan, infrastuktur dan bangunan industri.
pada bulan Juli 1997 dan secara bertahap akan terus ditingkatkan kapasitasnya sejalan
dengan perkembangan pasar. Proses produksi yang akan didukung dengan bahan baku
yang terpilih, tenaga yang sudah berpengalaman dan laboratorium grup yang lengkap
telah siap mendukung kebutuhan proyek-proyek.
Produk-produk yang terdiri dari berbagai tipe dan ukuran tersebut telah
dipakai secara luas di Jawa Timur, Jawa Tengah dan Sulawesi Selatan, serta wilayah
lain di seluruh Indonesia untuk keperluan real estate dan proyek-proyek perumahan
lainnya.
Pemakaian bahan baku yang terpilih, mesin produksi yang handal dan
dioperasikan oleh tenaga terampil yang terlatih, serta sistem operasi dengan
pengendalian yang ketat menunjang pencapaian hasil produksi yang bermutu.
Adapun bagan organisasi PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.2
berikut ini.
DEWAN
DIREKSI
BAGIAN
BAGIAN BAGIAN
SDM BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN
PERGUDANGAN SISTEM
& KEUANGAN JML PEMELIHARAAN PEMASARAN SPI
& PENGADAAN INFORMASI &
UMUM & AKUNTANSI
ISO
1. Bahan Baku
Bahan yang digunakan dalam proses produksi beton siap pakai antara lain :
1). Air
2). Fly Ash
3). Semen Gresik
4). Pasir
5). Batu Pecah
2. Bahan Pembantu
Bahan pembantu yang digunakan antara lain:
1). Additive Retarded (memperlambat pengerasan)
2). Additive Plasticizer (mempercepat pengerasan)
Proses produksi beton siap pakai pada PT Varia Usaha Beton dapat diuraikan
sebagai berikut :
1. Persiapan Material
Dalam persediaan bahan baku atau meterial di PT Varia Usaha beton,
diadakan pengendalian mutu terhadap material pasir, batu pecah, dan additive
yang akan digunakan untuk proses produksi sesuai standar kualitas, sehingga
dapat menghasilkan produk yang berkualitas dan mampu bersaing di pasaran.
2. Proses Penimbangan
Batching plant merupakan alat penimbangan proses produksi awal dalam
melaksanakan perintah produksi dari regu penjualan sesuai jadwal pengiriman.
20
Dalam proses penimbangan yang sesuai dengan job mix yang telah ditentukan
oleh bagian Jaminan Mutu dan Litbang sesuai standar operasional, dengan
waktu yang dibutuhkan selama ± 2 – 5 menit per 5 m3.
3. Proses Pencampuran
Proses pencampuran merupakan penggabungan material pasir, batu pecah,
semen, fly ash dan ditambah air serta additive secukupnya sesuai
perbandingan lalu dimasukkan ke dalam truck mixer untuk proses mixing,
selama 5 – 10 menit per 5 m3.
4. Proses Pengendalian Mutu
Setelah proses mixing selesai, maka diadakan pengecekan mutu beton siap
pakai yang telah di mixing tersebut dengan memeriksa kontrol kondisi
kekentalannya sesuai jarak pengiriman.
5. Proses Pengiriman
Setelah proses pengendalian mutu, maka beton siap pakai akan di kirim ke
tempat atau lokasi tujuan pelanggan sesuai dengan waktu dan jadwal
pengiriman.
CABANG
BPC, BM & BG
JATIM
SEKSI
PERGUDANGAN
& PENGADAAN
REGU REGU
REGU PENGELO PEMBELIAN REGU REGU
KEUANGAN LAAN B.BAKU S. ADM. PEMB. SDM
& AKUNTANSI T. BLUK PART & ATK & ADM. GDNG & UMUM
PENAGIHAN
& VERIFIKASI
ADM.
KOMPUTERISASI
BAGIAN
AREA BM & JASA
BAGIAN BAGIAN KONSTRUKSI
AREA BPC AREA BG
GRESIK PANDAAN
Tugas dan wewenang dari kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan
Bahan Galian Jawa Timur antara lain:
1. Ringkasan Pekerjaan
Bertanggungjawab tehadap adanya perencanaan, pengelolaan dan
pengendalian seluruh kegiatan Plant yang menjadi tanggungjawabnya serta
tercapainya pertumbuhan dan perkembangan Plant yang menggunkan sumber
24
daya yang tersedia dan secara terus menrus melakukan evaluasi untuk
perbaikan atau penyempurnaan kesinambungan.
2. Uraian Tugas dan Kewajiban
Adapun uraian tugas dan kewajiban Kepala Cabang Beton Pracetak, Beton
Masonry Dan Bahan Galian Jawa Timur antara lain:
1). Menjamin tersedianya kebijakan mutu dan sasaran mutu perusahaan yang
telah ditetapkan Direksi sebagai arah dalam melaksanakan kegiatan.
2). Menjamin adanya sasaran kerja cabang yang mengacu kepada sasaran
kerja perusahaan sebagai pedoman dalam bekerja.
3). Menjamin tersedia dan tercapainya Rencana Kerja Anggaran Pendapatan
(RKAP) yang disahkan setiap tahun.
4). Menjamin terlaksananya rapat koordinasi untuk melakukan evaluasi
seluruh hasil kegiatan Plant sekuruang-kurangnya diadakan satu bulan
sekali sebagai dasar menetapkan strategi berikutnya untuk tercapainya
kinerja cabang.
5). Menjamin dibuatnya laporan hasil kegiatan ke Direksi yang berisi aspek
pemasaran, aspek produksi dan teknik, aspek keuangan serta rencana
perbaikan berikutnya.
6). Menjamin atas adanya perbaikan atau penyempurnaan berkesinambungan
untuk seluruh kegiatan.
7). Menjamin bahwa penerapan sistem manajemen mutu berjalan efektif.
1 Area : 01
Divisi : 03
UANG MUKA KASBON
UMK. 05.06.B.4.01
Dibayarkan kepada
Nama Kode
No. Peg Lamp
No Uraian Jumlah
1 Biaya Produksi 1.000.000
dan Jasa
Konstruksi BPC
Gresik
CATATAN:
1. Pertanggungjawaban uang muka
selambat-lambatnya 2 (dua) minggu dari
tanggal uang muka.
Formulir UMK tersebut diisi sesuai dengan item-item yang telah disediakan
seperti tanggal, area, divisi, uraian dan jumlah. Setelah diisi, formulir UMK dilengkapi
dengan bukti pendukung seperti rencana operasional pemakaian bahan bakar kendaraan
bermotor dalam satu periode tertentu, order pembelian dan lain sebagainya untuk
kelengkapan formulir UMK tersebut. Apabila UMK telah dilengkapi dengan bukti
pendukung, maka akan dilakukan verifikasi oleh petugas administrasi pada Akuntansi
Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Verifikasi merupakan
kegiatan yang berkaitan dengan pemeriksaan, pengujian, dan penelitian terhadap
kebenaran, keabsahan dan akurasi dokumen atau berkas yang berhubungan dengan
transaksi pembayaran atau keuangan yang akan dipertanggungjawabkan. Setelah
dilakukan verifikasi, maka petugas adminitrasi mencatat UMK tersebut dalam
pembukuan dan diberi nomor. Adapun pemberian nomor untuk formulir UMK tersebut
yaitu :
UMK.06.06.B.2.001
UMK : menunjukkan Uang Muka Kasbon
06.06 : menunjukkan bulan dan tahun yaitu bulan Juni tahun 2006
B : menunjukkan kode Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan
Bahan Galian Jawa Timur.
2 : menunjukkan jenis UMK. Adapun jenis dan kode UMK antara lain:
Kode 1 untuk jenis Uang Muka Kasbon General
Kode 2 untuk jenis Uang Muka Kasbon Produksi
Kode 3 untuk jenis Uang Muka Kasbon Pemeliharaan
Kode 4 untuk jenis Uang Muka Kabon Pemasaran dan Distribusi
001 : menunjukkan nomor urut Plant dalam pembukuan
Plant terdiri dari :
1). Beton Masonry Gresik
2). Beton Masonry Waru
3). Beton Masonry Pandaan
4). Beton Pracetak Gresik
5). Bahan Galian dan Sarana Pandaan
27
Formulir UMK yang telah diberi nomor, maka akan mulai didistribusikan
kepada pihak-pihak yang terkait yaitu lembar pertama diserahkan kepada Bendahara
untuk dilakukan realisasi setelah UMK tersebut diverifikasi oleh petugas administrasi
pada Akuntansi Cabang BPC, BM dan BG dan ditandatangani oleh Direktur Keuangan,
Kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, Karu Akuntansi
Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian serta peminta UMK.
Lembar kedua diserahkan kepada peminta UMK dan lembar ketiga diarsip oleh petugas
administrasi Akuntansi Cabang BPC, BM dan BG.
Total
Tanggal :
Dibayar Kembali ke Kas
No. Bukti Uang Muka :
Kekurangan Uang Muka
Terbilang :
Jumlah
Dibuku Mengetahui Menyetujui Direksi Waru, ……………………….
Tanggal Yang mempertanggungjaw abkan
Paraf
Koord
yang telah direalisasi. Realisasi ini terbuat dalam rangkap tiga. Lembar pertama untuk
diarsip oleh Bendahara, lembar kedua untuk diserahkan kepada Peminta UMK dan
lembar ketiga diserahkan kepada Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry
dan Bahan Galian.
2.2.4 Mengarsip
Dalam Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian,
dokumen-dokumen atau surat-surat diarsip dengan sistem subyek dan kronologis.
Sistem subyek adalah penyimpanan formulir atau dokumen berdasarkan isi atau perihal
dari formulir atau dokumen yang bersangkutan, dalam hal ini pengarsipan Uang Muka
Kasbon (UMK) berdasarkan atas jenis UMK yang bersangkutan. Jenis Uang Muka
Kasbon (UMK), antara lain General, Produksi, Pemeliharaan, Pemasaran dan
Distribusi.
Uang Muka kasbon (UMK) tersebut diarsip dengan urutan jenis UMK
General diletakkan paling bawah, UMK Produksi diletakkan diatas UMK General,
UMK Pemeliharaan diletakkan setelah UMK Produksi dan UMK Pemasaran dan
31
Distribusi diletakkan paling atas. Untuk memisahkan ke empat UMK tersebut, maka
digunakan penyekat yaitu lembaran yang dibuat dari karton. Setelah dikelompokkan
menurut jenisnya, Uang Muka Kasbon diarsip berdasarkan sistem kronologis, yaitu
tanggal Uang Muka Kasbon (UMK) yang terbaru akan diletakkan di dalam ordner yang
paling atas, sehingga mudah untuk pencarian kembali.
Pengarsipan Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka
Kasbon berdasarkan pada jenis Uang Muka Kasbon (UMK). Formulir dan surat-surat
yang diarsip antara lain :
2.2.5.3 Tagihan
Tagihan yang berasal pemasok atau supplier akan di verifikasi oleh Akuntansi
Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Verifikasi tersebut
mencakup pemeriksaan kelengkapan dokumen dan stempel, keabsahan surat jalan, dan
perhitungan nominal yang benar. Setelah dilakukan verifikasi, maka tagihan tersebut
akan didistribusikan kepada Bendahara.
33
2.2.7 Mengetik
Dalam mengetik, surat atau dokumen yang dibuat antara lain korespondensi
intern mengenai jumlah nominal Uang Muka kasbon (UMK) yang telah direalisasi,
tetapi belum dipertanggungjawabkan oleh peminta UMK, surat permintaan penawaran
kepada supplier mengenai bahan baku atau material, rencana operasional mengenai
perencanaan Base Coarse, dan lain sebagainya. Pengetikan dilakukan dalam program
Microsoft Word dan Excel, yang kemudian dicetak (print).
BAB 3
PENUTUP
Simpulan
Berdasarkan latar belakang dan hasil pelaksanaan praktik kerja lapangan,
maka simpulan yang dapat dikemukakan antara lain:
1. PT Varia Usaha Beton merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak
dalam bidang pengadaan beton dan bahan bangunan. Produk yang dihasilkan
antara lain beton siap pakai (ready mix concrete), beton masonry (concrete
masonry) dan beton pracetak (precast concrete).
2. Pengorganisasian arsip pada PT Varia Usaha beton dilakukan secara
desentralisasi yaitu arsip dikelola oleh unit kerja masing-masing. Setiap unit
kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya, sesuai dengan kebutuhan
penyimpanan arsip.
3. Pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan
Galian, sistem pengarsipannya menggunakan sistem subyek dan sistem
kronologis. Surat atau dokumen yang diarsip yaitu formulir Uang Muka
Kasbon (UMK), formulir Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan bukti
Realisasi Uang Muka Kasbon. Formulir-formulir tersebut dikelompokkan
sistem subyek (menurut jenisnya), kemudian diarsip berdasarkan sistem
kronologis.
4. Kegiatan yang dilakukan selama praktik kerja lapangan pada bagian
Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian antara
lain:
1). Memberi Nomor Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban
Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK)
2). Membuat Korespondensi Intern (Korin).
3). Mengetik.
4). Mengarsip.
36
Saran
Dalam kesempatan ini, saran yang dapat diberikan yaitu kepada subyek
praktik kerja lapangan yaitu PT Varia Usaha Beton dan Program Diploma III Program
Studi Manajemen Konsentrasi Manajemen Perkantoran & Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Airlangga Surabaya.