KODE MA : 1.130
PENGANTAR SISTEM
PENGENDALIAN
MANAJEMEN
2007
EDISI KEEMPAT
Judul Modul : Pengantar Sistem Pengendalian
Manajemen
ISBN 979-3873-01-9
ap)
DAFTAR ISI
Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
Tujuan pemelajaran khusus dari modul ini adalah peserta diklat diharapkan
mampu:
Isi modul diklat ini merupakan pemelajaran tahapan awal bagi seorang
auditor dalam pelaksanaan audit sebelum auditor melakukan pengujian
yang lebih rinci dan mendalam. Melalui pengidentifikasian kelemahan
sistem pengendalian manajemen suatu organisasi/unit kerja yang diaudit,
Saat ini, ketentuan yang sudah ada terkait dengan sistem pengendalian
manajemen diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor: Kep/46/M.PAN/4/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Pengawasan Melekat dalam Penyelenggaraan Pemerintahan. Dalam
ketentuan ini, diatur bahwa komponen pengendalian adalah menggunakan
BAB I : PENDAHULUAN
Pendahuluan
D. METODOLOGI PEMELAJARAN
- Curah Pendapat
- Diskusi
- Latihan
- Studi Kasus
BAB II
KONSEP DASAR
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Setelah mempelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan latar
belakang perlunya pengendalian manajemen, pengertian sistem pengendalian
manajemen, jenis-jenis pengendalian, tujuan perancangan sistem pengendalian
manajemen dan persyaratannya serta keterbatasan sistem pengendalian manajemen.
2. Sejarah Pengendalian
Dari uraian berbagai pengertian tersebut di atas, bisa diambil konsep dasar
yang merupakan hakikat dari sistem pengendalian manajemen yaitu:
Secara rinci keempat hal tersebut di atas dapat diuraikan berikut ini.
3. Pengabaian manajemen
4. Adanya kolusi
F. SOAL-SOAL LATIHAN
10. Namun, seluruh dana untuk pekerjaan tersebut telah dicairkan 100%.
Dana tersebut dimasukkan ke dalam rekening bersama atas nama
rekanan pelaksana dan Kepala Balai. Dana tersebut baru ditransfer ke
rekening rekanan pelaksana setelah seluruh pekerjaan pembangunan
kelas selesai dikerjakan. Pekerjaan pembangunan kelas baru dapat
diselesaikan oleh rekanan pada tanggal 30 Januari 2008.
BAB III
KOMPONEN SISTEM
PENGENDALIAN MANAJEMEN
Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan sarana
dan komponen dari sistem pengendalian manajemen dan komponen pengendalian
manajemen yang digunakan di Indonesia
Telah dijuraikan bahwa untuk melaksanakan audit dengan efektif dan efisien,
auditor harus memahami Sistem Pengendalian Manajemen auditan terlebih
dahulu. Pertanyaan mendasar yang timbul adalah bagaimana pemahaman
tersebut didapatkan. Sarana sistem pengendalian manajemen merupakan media
yang dipakai dalam menilai efektivitas suatu sistem pengendalian manajemen.
Pada bab ini akan diuraikan masing-masing sarana, baik 8 (delapan) unsur
maupun 5 (lima) komponen dan sarana pengendalian manajemen yang
digunakan untuk organisasi pemerintah di Indonesia.
1. PENGORGANISASIAN
Kepala
Sekretaris
Utama
Deputi
Deputi Pengawasan
Deputi Perekonomian Keuangan
Deputi Deputi
Akuntan Daerah
Investigasi Polsoskam Negara
2. KEBIJAKAN
3. PERENCANAAN
4. PROSEDUR
5. PENCATATAN/AKUNTANSI
6. PELAPORAN
d. Isi laporan harus didukung oleh bukti yang memadai dan dapat
dipertanggungjawabkan.
7. PERSONALIA
8. REVIU INTERN
Faktor-faktor dari unsur reviu intern yang baik meliputi antara lain:
1. LINGKUNGAN PENGENDALIAN
d. Struktur Organisasi
e. Komite Audit
Sub komponen ini pada saat ini masih lebih ditekankan pada
lingkungan sektor swasta dan badan usaha milik negara,
sedangkan di sektor pemerintah belum ada.
2. PENILAIAN RISIKO
a. Risiko Bisnis
b. Risiko Operasi
c. Risiko Keuangan
d. Risiko Ketaatan
4. AKTIVITAS PENGENDALIAN
Dokumen/catatan yg memadai
6. MONITORING
Pihak lain yang juga dapat melakukan evaluasi terpisah adalah auditor
internal. Auditor biasanya melakukan evaluasi pengendalian internal
sebagai bagian dari tugas rutin audit atau berdasar permintaan
pimpinan puncak (top management). Manajemen juga dapat
menggunakan hasil pekerjaan eksternal auditor dalam menetapkan
efektifitas pengendalian internal. Kombinasi dari usaha kedua belah
pihak tersebut dapat digunakan untuk menetapkan prosedur evaluasi
mana yang dipandang perlu oleh manajemen.
Agar fungsi audit internal itu dapat berjalan secara efektif, maka
kedudukan dan staf departemen/bagian/unit pengawasan internal
harus diupayakan untuk diposisikan seindependen mungkin dan
melaporkan hasil auditnya kepada pihak yang memiliki otoritas
tertinggi dalam organisasi yaitu: manajemen puncak atau dewan
pengawas.
5. Pembinaan personil
6. Prosedur kerja.
D. SOAL-SOAL LATIHAN
15. Apa perbedaan waskat terdahulu dengan waskat versi Kep Menpan
46/2004?
Kasus 1
Pada waktu ditugaskan melakukan audit reguler di Instansi “Y” di
Kabupaten “XYZ”, anda yang ditugaskan untuk audit bidang aparatur
menjumpai suatu kondisi yang menarik perhatian. Setelah anda
mendapatkan berbagai dokumen yang memberikan gambaran mengenai
pelaksanaan pekerjaan di instansi tersebut, anda menemukan bahwa
hampir semua pekerjaan, terlebih yang bersifat penting dan stratejik,
dilakukan di bawah pimpinan satu orang pegawai saja, bapak Yanto. Anda
memutuskan untuk menelusurinya lebih jauh. Dari daftar pegawai yang ada
pada instansi tersebut, anda menjumpai bahwa banyak pegawai yang
memiliki pendidikan yang setaraf dengan bapak Yanto, bahkan beberapa di
antaranya jauh lebih berpengalaman. Setelah anda melakukan wawancara
dengan beberapa pegawai yang anda anggap representatif dan dapat
memberian masukan, terungkap bahwa bapak Yanto adalah pegawai yang
dinamis, memiliki motivasi tinggi dan selalu bertindak mengutamakan
3) Menetapkan Sasaran Audit Tetap (FAO) yang akan dilakukan audit rinci
Kasus 2
Balai diklat pada Pemerintah Kabupaten Timur Tengah Utara di
Kefamenanu, Propinsi Nusa Tenggara Timur menyelenggarakan kegiatan
pelatihan bagi para pegawai pemerintah daerah agar diperoleh sumber
daya manusia yang memiliki kemampuan atau keterampilan yang memadai.
Kegiatan pelatihan dilaksanakan secara berkesinambungan dari tahun ke
tahun dengan anggaran yang memadai. Hasil evaluasi pasca diklat
memperlihatkan tingkat kepuasan yang tinggi dari para atasan langsung
para pegawai yang telah mengikuti pelatihan. Hal ini disebabkan proses
pemelajaran dilaksanakan secara profesional, terutama yang berkaitan
dengan materi pemelajaran dan kualitas para instrukturnya.
- Jenis dan jumlah alat penunjang sering tidak tersedia secara cukup,
baik kualitas maupun kuantitasnya.
Diminta:
Kasus 3
Pada instansi B di Propinsi Maju Bersama anda jumpai kondisi bahwa
pimpinan sangat menaruh perhatian pada peningkatan sumber daya yang
dimilikinya. “Daerah kami masih relatif masih baru berkembang, sehingga
Sumber Daya Manusia yang ideal masih sulit didapatkan. Dalam rangka
mengejar kekurangan pengetahuan dan kemampuan pegawai kami
banyak mengadakan dan mengikuti pelatihan dan pendidikan, terutama
yang sedang menjadi tren saat ini”, beliau menjelaskan latar belakang
banyaknya pegawai instansi tersebut yang mengikuti diklat. Dari
pembicaraan selanjutnya, anda mendapatkan keluhan darinya mengenai
banyaknya pegawai yang dipindahkan ke instansi lainnya sesudah
mengikuti diklat. “Sering kami dapati pegawai yang ditunjuk ternyata tidak
disiplin dalam mengikuti diklat dan di sisi lain, banyak yang kemampuannya
tidak sesuai dengan yang kami harapkan”, tambahnya. Dari wawancara
dengan beberapa pegawai diketahui bahwa mereka tidak pernah
mendapatkan penjelasan dari rekan-rekan yang pernah ikut diklat, dan
menunggu untuk mengikutinya pada kesempatan berikutnya. Terungkap
pula bahwa beberapa lembaga yang memberikan diklat ternyata baru
dibentuk secara mendadak untuk mengantisipasi anggaran diklat yang
tersedia.
BAB IV
Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan tahapan,
prosedur dan metode pengendalian manajemen sebagai media penilaian
keterandalan sistem pengendalian manajemen.
- on site tour
SURVAI - study of document
PENDAHULUAN - written description of the auditee
- analytical procedures
IC sangat
No
lemah?
AUDIT LANJUTAN
(SUBSTANTIVE
TEST)
Materi ini penting disajikan mengingat salah satu tugas APIP (PP
8/2006) adalah melakukan reviu atas laporan keuangan. Sesuai
Pedoman BPKP, harus juga dilakukan reviu atas keandalan SPM
terkait dengan proses penyusunan Laporan Keuangan.
a. Lembaran asli dari setiap dokumen dan catatan ada dalam sistem.
Contoh: uraian harus menyatakan dimana lembaran kebutuhan
barang diperoleh dan bagaimana dokumen pembayaran atas suatu
pengadaan dihasilkan;
Contoh:
Dokumen
Berbagai dokumen
Catatan
Kegiatan manual
Keterangan, komentar
Arsip sementara
Arsip permanen
Pengunci (keying)/memasukan,
memverifikasi (typing, verifying)
Pita magnetik
Ya
Keputusan
Tidak
Garis arus
Mulai/berakhir (terminal)
Contoh:
I. PENGORGANISASIAN
1 Apakah instansi auditan telah
menyusun bagan organisasi?
2 Apakah bagan organisasi
dilengkapi dengan uraian tugas?
3. Apakah terdapat pembagian
fungsi dan tugas secara tepat?
II. KEBIJAKAN
1. Apakah penanggungjawab
pengurusan keuangan negara
ditunjuk dengan surat keputusan
oleh pihak yang berwenang?
III. PERENCANAAN
1. Apakah instansi auditan telah
membuat rencana kerja?
2. Apakah rencana kerja telah
diperhitungkan dengan dana
yang disediakan?
3. Apakah dalam rencana kerja
tersebut telah mem-
perhatikan unsur efisiensi?
IV. PROSEDUR
1. Apakah instansi auditan telah
membuat prosedur kerja?
2. Apakah setiap pengeluaran
uang harus disetujui oleh
atasan yang berwenang?
3. Apakah setiap penerimaan
uang harus atas perintah
tertulis dari atasan yang
berwenang?
V. PENCATATAN
1. Apakah buku kas umum
dikerjakan oleh petugas yang
ditunjuk berdasarkan surat
keputusan pengangkatan dari
atasan langsung atau
pemimpin proyek?
Apakah semua penerimaan
dan/atau pengeluaran
2.
dibukukan terlebih dahulu
dalam Buku Kas Umum?
3. Apakah laporan yang
disusun didukung dengan
catatan yang kompeten dan
formal?
VI. PELAPORAN
1. Apakah instansi auditan telah
mengatur mengenai
pelaporan?
2. Apakah laporan tersebut
disampaikan tepat waktu?
3. Apakah isi laporan tersebut
disusun dari catatan/data
yang kompeten dan formal?
Jakarta, …………….
Penyusun Disetujui
Ketua Tim, Pengendali Teknis
(…………………..) (………………………)
Jakarta, …………….
Penyusun Disetujui
Ketua Tim, Pengendali Teknis
(…………………..) (………………………)
D. SOAL-SOAL LATIHAN
Kasus 1
Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Kehakiman dan HAM
memerlukan sejumlah pegawai yang akan ditugaskan pada lembaga
pemasyarakatan untuk mengawasi para nara pidana yang ada di lembaga
pemasyarakatan tersebar di seluruh Indonesia.
Diminta:
Agar harapan Direktur Jenderal Pemasyarakatan tersebut dapat terpenuhi,
bagaimana pendapat Saudara tentang faktor personil dikaitkan dengan
sistem pengendalian manajemen di lingkungan lembaga pemasyarakatan.
Kasus 2
Saudara, sebagai anggota tim audit, ditugaskan untuk melakukan penilaian
sistem pengendalian manajemen menggunakan pendekatan 5 Unsur (versi
COSO). Tugas tersebut adalah bagian dari tahapan audit komprehensif
pada Dinas Pendidikan Dasar Propinsi DKI Jakarta untuk tahun 2006.
DAFTAR PERTANYAAN
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
2) Apakah ada uraian tugas atau media lain yang menguraikan tugas
tertentu? √
d. STRUKTUR ORGANISASI
AKTIVITAS PENGENDALIAN
PENGENDALIAN UMUM
Diminta:
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A., Elder Randal L., Beasley, Mark S. 2003.Auditing and Assurance
Services – An Integrated Approach. 9th edition. Pearson Education
International.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2001. Standar Profesional Akuntan Publik per 1 Januari
2001. Salemba Empat.
Ratliff, Richard L., Wallace, Wanda A., Sumners, Glenn E., McFarland, William G.,
Loebbecke, James K. 1996. Internal Auditing – Principles and Techniques.
2nd ed. The Institute of Internal Auditors.
Rue, Leslie W., and Byars, Lloyd L. 2000. Management – Skills and Application.
9th edition. The McGraw-Hill.
United States General Accounting Office. 2001. Internal Control Management and
Evaluation Tools, diunduh dari www.gao.gov.