Anda di halaman 1dari 9

Bab 1

Dasar Manajemen Proyek

Tujuan Umum :
Menjelaskan pengertian proyek berikut kriteria umum pada proyek, menjelaskan arti
progrem serta lima kriteria dalam proyek dan pemahaman tentang segitiga biaya, waktu
dan spesifikasi proyek dan klasifikasi proyek dilihat dari berbagai variable.

Tujuan Khusus:
1. Mendefinisikan proyek serta menjelaskan kata kunci dalam pengertian proyek
2. Menjelaskan lima kriteria dalam proyek
3. Menjelaskan segitiga biaya, waktu dan spesifikasi yang berkaitan dengan
kualitas proyek
4. Menjelaskan klasifikasi proyek

1.1. Pengertian Proyek.


Definisi Projek 1adalah aktivitas yang unik dikerjakan secara berurutan, komplek dan
kegiatannya saling berkaitan mempunyai satu tujuan yang harus dikerjakan dalam waktu
tertentu dengan anggaran yang ditentukan dan memiliki spesifikasi yang ditetapkan.

Dari definisi proyek diatas ada istilah yang harus dijelaskan.

a. Aktivitas berurutan (sequence), sebuah proyek terdiri dari sejumlah aktivitas


yang dikerjakan secara berurutan dari sejak perencanaan, proses tender,
pelaksanaan proyek, monitoring sampai pada penyelesaian proyek tersebut.
Urutan aktivitas ini mengikuti kegiatan teknik, bukan bersifat manajemen.
Penentuan urutan dapat dipahami dengan model input–output. Dalam aktivitas
kegiatan input membutuhkan apa ? dan output yang dihasilkan apa ?

b. Aktivitas unik, aktivitas proyek bersifat unik. Proyek biasanya tunggal dilokasi
tertentu dan memiliki spesifikasi berbeda satu proyek dengan proyek lainnya.
Contohnya, gardu distribusi trafo dan genset.
c. Aktivitasnya komplek (complex), pekerjaan proyek tidak sederhana, ada
pekerjaan pengulangan. Contohnya instalasi listrik gedung mal, ada trafo daya
dan genset nya ada eskalator dan liftnya, ada instalasi penerangan, ada instalasi
AC, ada sistem pemadam kebakarannya.
d. Aktivitas saling berkaitan, kegiatan proyek dengan banyak pekerjaan saling
berhubungan satu dan yang lain. Pekerjaan pondasi rumah harus dikerjakan dulu
sebelum memasang tembok, dan selanjutnya pasang kusen pintu atau kusen
jendela.
e. Satu tujuan, pelaksanaan proyek memiliki satu tujuan, yaitu proyek tersebut
sukses dilaksanakan dengan tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi
spesifikasi yang ditetapkan.

1
Robert K. Wysocki dkk, Effective Management Project, Wiley, 2000.

Manajemen Proyek Kelistrikan 1


Bab 1
Dasar Manajemen Proyek

f. Waktu yang jelas, proyek dikerjakan dalam waktu yang ditetapkan dalam
dokumen tender. Jika waktu meleset maka biaya akan bertambah dan kadang
dikenakan biaya pinalti.

g. Sesuai anggaran, proyek menggunakan sumberdaya terbatas (SDM, uang,


material, peralatan) termasuk anggaran proyek sudah ditentukan.

h. Spesifikasi yang ditetapkan, spesifikasi proyek ditetapkan sejak awal


perencanaan, perubahan spesifikasi akan mengubah fungsi dan kualitas proyek.

1.2. Apa yang dimaksudkan dengan Program

Program adalah kumpulan dari beberapa proyek. Proyek harus dikerjakan secara
menyeluruh dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Mengingat program kumpulan dua
atau lebih proyek, maka program merupakan pekerjaan yang lebih besar dari pada
proyek. Program energi listrik 10.000 MW2 oleh pemerintah Indonesia merupakan
kumpulan beberapa proyek pembangunan pembangkit tenaga listrik di beberapa kota
besar di Indonesia. Program listrik 10.000 MW merupakan kebutuhan energi yang
strategis untuk menggerakkan kegiatan pembangunan dan perekonomian, mengingat
saat ini Indonesia baru memiliki 15.000 MW dari total kebutuhan 25.000 MW di tahun
2010 mendatang.

1.3. Parameter Proyek


Ada lima keterbatasan dari setiap proyek yang dilaksanakan, yaitu
1. Lingkup (scope)
2. Kualitas (quality)
3. Biaya (cost)
4. Waktu (time)
5. Sumberdaya (resources)

Salah satu dari lima keterbatasan proyek tersebut, maka akan mengubah empat
parameter lainnya, karena disini berlaku prinsip equilibrium dari proyek.

a. Lingkup (scope), merupakan pernyataan tertulis yang mendifinisikan batas-


batas pekerjaan proyek, berisi tentang hal-hal yang harus dikerjakan dan yang
tidak dikerjakan. Lingkup ini juga sering disebut TOR (term of reference) atau
KAK (kerangka acuan kerja).
Contoh : Kerangka Acuan Kerja Proyek Instalasi Listrik Rumah Tinggal
Sederhana, bangunan permanen/ semi permanen ukuran 6 x 6 meter terdiri atas :
Satu Ruang Tamu, dua kamar tidur, satu kamar mandi, satu dapur dan satu
pompa air sanyo 100 watt, dengan delapan titik lampu dan empat stop kontak,
dipasangkan listrik PLN 900 VA/ 220 Volt. Dilengkapi dengan pengaman
pentanahan (arde).

2
Program energi listrik 10.000MW , Kompas, 2008

Manajemen Proyek Kelistrikan 2


Bab 1
Dasar Manajemen Proyek

b. Kualitas (quality), ada dua jenis kualitas dalam pekerjaan proyek, yaitu kualitas
produk yang diserahkan pada pemakai. Kedua kualitas proses pekerjaan proyek
mengikuti ketentuan teknis.
Contoh : Pekerjaan Instalasi Listrik Rumah sederhana agar diperoleh kualitas
pekerjaan yang baik, seharusnya digunakan material instalasi meliputi Stop
kontak, Fiting Lampu, Kabel penghantar yang digunakan dari merk yang
berkualitas. Termasuk saat pekerjaan instalasi dilaksanakan oleh personel yang
kompeten di bidang instalasi listrik, dan didukung dengan alat2 bantu
pengukuran tahanan isolasi (megger).

c. Biaya (cost), merupakan komponen sangat penting dalam proyek, dengan biaya
untuk memberikan upah kerja, pembelian material, biaya sewa peralatan dsb.
Ada biaya langsung (upah kerja dan material) dan ada biaya tidak langsung
seperti biaya manajemen, satuan pengamanan.
Contoh : Penghitungan biaya Instalasi Rumah Tinggal Sederhana, dengan 12
titik cahaya x Rp 150.000/titik cahaya = Rp 1.800.000, ditambah biaya gambar
Rp 200.000,- ditambah biaya administrasi pemasangan Rp 400.000,- total biaya
besarnya = Rp 1.800.000 + Rp 200.000 + Rp 400.000 = Rp 2.400.000. Biaya-
biaya tersebut termasuk pajak PPN 10% dan keuntungan untuk instalatir.

d. Waktu (time), setiap pekerjaan membutuhkan waktu. Pekerjaan proyek ada


kerangka waktu yang jelas dan juga kapan waktu untuk menyelesaikan proyek
secara tuntas. Ada hubungan antara waktu dengan biaya, untuk mempercepat
waktu penyelesai proyek akan memakan biaya lebih besar untuk membayar upah
kerja lembur.
Contoh : Dalam instalasi Listrik Rumah Sederhana dengan 12 titik cahaya, jika
satu titik cahaya dikerjakan 30 menit termasuk penarikan kabel, diperlukan
waktu lebih kurang kurang lebih = 12 titik cahaya x 30 menit/ titik cahaya = 360
menit atau sama dengan enam jam kerja.

e. Sumberdaya (resources), berupa aset terdiri atas SDM, peralatan, material,


fasilitas fisik termasuk persediaan logistik. Jumlahnya terbatas untuk itu perlu
dilakukan penjadwalan atau dapat dengan menyewa pada pihak luar. Beberapa
jenis alat harus dimiliki yang memang sering digunakan dan dipakai dalam
jangka panjang.
Contoh : Dalam Instlasi Rumah Tinggal Sederhana diperlukan [1] Material
bahan habis berupa : Kabel NYA 3 x 1,5mm satu gulung, Fiting lampu 8 buah,
Stop Kontak 4 buah, Kotak saklar 1 buah, Elektrode pentanahan 1 buah, [2]
Pekerja teknisi instalasi listrik yang berpengalaman minimal dua tahun, lulusan
SMK, dua orang, [3] Alat ukur berupa : Megger 1 buah, Avometer 1 buah,
Obeng, Tang Kombinas, Tangga, dsb.

Manajemen Proyek Kelistrikan 3


Bab 1
Dasar Manajemen Proyek

1.4. Segitiga Waktu, Biaya dan Sumberdaya


Dalam proyek ada dinamika yang harus dijaga equilibriumnya. dari segitiga yang
disebut sebagai lingkup kualitas memiliki tiga garis yaitu waktu, biaya dan sumberdaya.
Waktu memberikan batas ketersediaan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan proyek.
Biaya memberikan batas biaya anggaran yang harus dikeluarkan untuk penyelesaian
proyek sampai tuntas. Sumberdaya memberikan ketersediaan kebutuhan sumberdaya
(manusia, biaya, material, peralatan) yang harus ada untuk menyelesaikan proyek.
Dengan kata lain proyek merupakan gabungan ketiga komponen equilibrium waktu,
biaya dan sumberdaya. Seorang manajer proyek harus mengendalikan penggunaan
sumberdaya yang dipakai dan jadwal kerja. Dan manajemen akan mengendalikan biaya
dan level sumberdaya yang dipakai.

Gambar 1.1 Segitiga waktu, biaya dan sumberdaya

1.5. Klasifikasi dan Karakteristik Proyek

Skala proyek bisa berbeda-beda, ada proyek dengan padat modal, ada proyek lebih
dominan teknologi, klasifikasi proyek didasarkan pada pertimbangan:
1. Resiko
2. Nilai bisnis
3. Lama/ panjang proyek
4. Kompleksitas
5. Biaya

Untuk gambaran ada lima contoh proyek sebagai berikut:

a. Proyek A, memiliki nilai bisnis tinggi dengan waktu lebih dari 18 bulan,
memiliki kompleksitas dan padat teknologi terbaru. Proyek jenis ini memiliki
tingkat resiko tinggi. Keberhasilan proyek maka organisasi proyek harus
memanfaatkan metoda, peralatan secara maksimal.

Manajemen Proyek Kelistrikan 4


Bab 1
Dasar Manajemen Proyek

b. Proyek B, waktu proyek antara 9-18 bulan, model ini banyak ditemukan dalam
beberapa pekerjaan proyek. Diperlukan pengerahan metode dan peralatan agar
proses pekerjaan lancar. Proyek jenis ini memiliki nilai bisnis bagus dan secara
teknologi memberikan tantangan. Resiko proyek ini sedang.

c. Proyek C, proyek dengan waktu pendek dan sekaligus melibatkan teknologi.


Proyek jenis ini bisa dikerjakan secara Tim dengan lima orang, lama proyek lima
antara 3-9 bulan. Banyak menerapkan metode dan peralatan tidak begitu
dominan. Tingkat resiko rendah

d. Proyek D, proyek jenis ini waktu sangat pendek kurang dari 3 bulan,
kompleksitasnya sagat rendah dan teknologinya praktis, resiko proyek sangat
rendah.

Tabel 1.1 Klasifikasi Proyek

Klas Waktu Resiko Kompleksitas Teknologi Masalah


Jenis A > 18 bln Tinggi Tinggi Breakthrough Pasti
Jenis B 9-18 bln Sedang Sedang Terkini Disukai
Jenis C 3-9 bln Rendah Rendah Disesuaikan Beberapa
Jenis D <3 bln Sangat Sangat rendah Praktis Tidak ada
rendah

Proyek bisa dilaksankan oleh pemerintah maupun pihak swasta nasional atau bahkan
pihak swasta asing. Proyek dalam skala besar biasanya memerlukan dukungan
sumberdaya seperti tenaga kerja, pendanaan, material, peralatan sehingga kegiatan ini
dapat menggerakkan kegiatan perekonomian di sekitar proyek. Manfaat yang diperoleh
dari kegiatan investasi ini mempengaruhi pertumbuhan ekonomi dari hulu sampai hilir.
Manfaat dari proyek juga pada penyerapan tenaga kerja, kebutuhan material, dan
munculnya peluang kerja sampingan yang produktif. Setiap3 jenis proyek memiliki
karakteristik yang berbeda berdasarkan kegiatan utamanya, hasil serta manfaat dari
proyek tersebut:

1. Proyek Konstruksi. Kegiatan utamanya adalah studi kelayakan, desain


engineering, pengadaan material dan konstruksi. Hasilnya berupa jembatan,
gedung pemerintah, bangunan komersial, menyerap banyak tenaga kerja dan
pendanaan besar dan dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan publik.
2. Proyek Industri Manufaktur. Memiliki kegiatan utama dalam desain
engineering, pengembangan produk, pengadaa, manufaktur, perakitan, uji coba
produk serta pemasaran. Produknya bisa kendaraan bermotor, mesin produksi,
elektronika, bahan tekstil, pakaian. Diproduksi secara massal, menyerap tenaga
kerja banyak, penggunaan individu atau produksi dan digunaka orang banyak.

3
Ibrar Husen, Manajemen Proyek, Penerbit Andi, 2009. hal-7.

Manajemen Proyek Kelistrikan 5


Bab 1
Dasar Manajemen Proyek

3. Proyek Penelitian dan Pengembangan, kegiatan utamanya melakukan


penelitian dan pengembangan produk tertentu, Tujuan proyek dapat berupa
memperbaiki kinerja produk yang sudah ada, peningkatan pelayanan atau
pengembangan metode baru.
4. Proyek Padat Modal, fokus proyek ini bukan pada kegiatannya tetapi karena
penggunaan dana yang sangat besar. Padat modal bukan berarti menyerap tenaga
kerja banyak, dapat saja berupa pemanfaatan teknologi tinggi berbiaya besar
dengan kebutuhan sumberdaya manusia secukupnya. Contohnya pembebasan
lahan tanah untuk bandara atau jalan tol, pembangunan listrik bertenaga Nuklir.
5. Proyek Pengembangan Produk Baru, proyek jenis ini gabungan antara proyek
penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal, dilanjutkan dengan
pembangunan pilot plant. Jika berhasil di bangun proyek serupa di beberapa kota
dan tentunya akan menyerap dana yang sangat besar. Contohnya Proyek
pembangunan sekolah Politeknik di Indonesia, awalnya di bangun Politeknik
Mekanik Swiss dan setelah dirasakan manfaatnya, diabngun lima politeknik
serupa di Bandung, Jakarta, Semarang, Medan dan Pelambang. Kini di Indonesia
ada 26 politeknik negeri dan ratusan Politeknik swasta dengan berbagai program
studi baik bidang rekayasa maupun komersial, seni, kesehatan, transportasi dsb.
6. Proyek Pelayanan Manajemen, proyek ini bersifat non fisik atau
pengembangan jasa manajemen. Bentuk akhirnya dapat berupa laporan akhir
yang berisi rekomendasi, standar operasional, atau pengelolaan sistem informasi
manajemen. Contohnya pembangunan Sistem Informasi Manajemen di
perguruan tinggi.

7. Proyek Infrastruktur, proyek ini bertujuan menyediakan kebutuhan masyarakat


untuk pemenuhan kebutuhan skala luas dalam bentuk sarana, prasarana, baik
jembatan, sarana transportasi, pembangunan saluran irigasi, bendungan untuk
pertanian dan sistem kelistrikan. Proyek jenis ini akan menyerap dana jumlah
besar dan sekaligus kebutuhan tenaga kerja dalam jumlah besar. Dana bisa dari
pemerintah atau konsesi swasta, pihak asing dan pemerintah pusat ataupun
pemerintah daerah.

1.6. Prinsip Manajemen Proyek

Berpikir manajemen sebenarnya adalah mengelola sumberdaya manusia, yang


didalamnya apa yang dikerjakan, menentukan berapa jumlah sumberdaya manusia yang
dibutuhkan. mengorganisasikan mereka dan memonitor kinerja mereka.
Manajemen Proyek adalah metode dan memanfaatkan teknologi dengan menerapkan
prinsip-prinsip manajemen yang digunakan untuk melakukan perencanaan, estimasi dan
mengendalikan aktivitas pekerjaan sehingga tercapai hasil akhir sesuai dengan waktu
yang tersedia sesuai dengan anggaran dan memenuhi spesifikasi. Dalam manajemen ada
empat tahapan meliputi : perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengendalian
(controlling) dan penutup (clossing).

Manajemen Proyek Kelistrikan 6


Bab 1
Dasar Manajemen Proyek

1.6.1. Perencanaan (planning)

Perencanaan proyek bukan sekedar peta jalan bagaimana pekerjaan harus dikerjakan,
tetapi mengandung alat untuk pembuatan keputusan. Perencanaan memuat penjadwalan
dan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan (SDM, material dan peralatan) dan
menghitung biaya proyek keseluruhan. Termasuk mengidentifikasi kebutuhan jumlah
dan kompetensi SDM yang diperlukan.
Perencanaan proyek bersifat dinamis, bisa berubah setiap saat karena adanya perubahan
kondisi perekonomian seperti kenaikan harga material, perubahan suku bunga bank,
perubahan kebijakan nasional, nilai tukar dollar-rupiah. Ada tiga manfaat dengan
dikembangkannya perencanaan proyek, yaitu :
1. Perencanaan mengurangi ketidakpastian, perencanaan diharapkan sesuai dengan
hasil akhir pekerjaan. Koreksi atas perencanaan dimungkinkan.
2. Perencanaan meningkatkan pengertian, adanya perencanaan akan menumbuhkan
pengertian terhadap tujuan yang akan dicapai.
3. Perencanaan meningkatkan efisiensi, dengan penjadwaln yang baik maka
ketersediaan sumberdaya akan lebih bik Penjadwalan bisa dilakukan paralel atau
serial sesuai kebutuhan. Dengan memaksimalkan penggunaan sumberdaya maka
pekerjaan proyek bisa lebih cepat dan dicapai efisiensi.

1.6.2. Pelaksanaan (executing)


Pelaksanaan perencanaan proyek sama dengan memberikn otorisasi pada bawahan untuk
melakukan pekerjaan. Ada empat tahapan dalam pelaksanaan proyek:
1. Mengidentifikasi sumberdaya spesifik (SDM, material, peralatan dan biaya) yang
diperlukn untuk menyelesaikan pekerjaan
2. Penempatan SDM dalam pekerjaan
3. Penjadwalan aktivitas secara spesifik kapan waktu dimulai dan kapan waktu
diakhirinya.
4. Melaksanakan perencanaan.

1.6.3. Pengendalian (controlling)


Bagian dari proses perencanaan proyek, dalam penjadwalan ada daftar berikut:
1. Apa yang harus dilengkapi dala proyek ?
2. Kapan setiap tugas harus dilengkapi ?
3. Siapa yang bertanggungjawab untuk melengkapi setiap tugas ?
4. Apa yang diserahkan agar hasil proyek lengkap ?
Manajer proyek harus memiliki sistem untuk dapat memonitor progres pekerjaan,
apakah sesuai target atau dibawah target. Sistem monitoring dapat mengukur dan
menyimpulkan apakah pekerjaan sudah tuntas sesuai rencana.

1.6.4. Penutupan (clossing)


Saat penutupan akan menjawab pertanyaan:
1. Apakah proyek yang diserahkan memenuhi harapan pemakai ?
2. Apakah proyek yang diserahkan memenuhi harapan manajer proyek ?

Manajemen Proyek Kelistrikan 7


Bab 1
Dasar Manajemen Proyek

3. Apakah tim proyek melengkapi ketentuan proyek sesuai dengan rencana ?


4. Apakah informasi yang dikumpulkan akan berguna untuk proyek selanjutnya ?
5. Apakah ada pelajaran dari proyek yang sudah dikerjakan ?

Pada fase penutupan proyek termasuk kegiatan penting, karena sukses/ gagalnya proyek
akan berakibat pada proyek mendatang.

1.7. Siklus Hidup Manajemen Proyek


Ada lima tahapan dalam manajemen proyek secara garis besarnya yaitu : penetapan
lingkup proyek, mengembangkan rencana proyek, melaksanakan rencana,
mengendalikan dan memonitor target proyek dan penutupan proyek.
1. Menetapkan Lingkup Proyek
a. Menetapkan masalah/ peluang
b. Tetapkan tujuan proyek
c. Definisikan tujuan proyek
d. Buat daftar asumsi, resiko dan kendala
2. Mengembangkan Rencana Proyek
a. Identifikasi aktifitas proyek
b. Estimasi durasi waktu aktifitas
c. Menentukan kebutuhan sumberdaya
d. Konstruk/ analisis network proyek
e. Mempersiapkan proposal proyek
3. Melaksanakan rencana
a. Rekruitmen dan mengorganisasikan tim proyek
b. Menetapkan aturan tim operasional
c. Menetapkan sumberdaya proyek
d. Menjadwalkan paket pekerjaan
e. Mendokumentasikan paket pekerjaan

4. Monitor dan mengendalikan target proyek


a. Menetapkan sistem pelaporan target
b. Memasang perubahan kendali proses
c. Mendefinisikan masalah proses eskalasi
d. Memonitor target proyek versus rencana
e. Merevisi rencana proyek

5. Menutup proyek
a. Memasang proyek yang diserahkan
b. Melengkapi dokumentasi proyek
c. Melakukan audit akhir
d. Laporan akhir proyek

Manajemen Proyek Kelistrikan 8


Bab 1
Dasar Manajemen Proyek

1.8. Rangkuman

1. Definisi Projek adalah aktivitas yang unik dikerjakan secara berurutan, komplek
dan kegiatannya saling berkaitan mempunyai satu tujuan yang harus dikerjakan
dalam waktu tertentu dengan anggaran yang ditentukan dan memiliki spesifikasi
yang ditetapkan.
2. Ada lima keterbatasan dari setiap proyek yang dilaksanakan, yaitu: Lingkup
(scope), Kualitas (quality), Biaya (cost), Waktu (time), Sumberdaya (resources).
3. Dalam proyek ada dinamika yang harus dijaga equilibriumnya. dari segitiga
yang disebut sebagai lingkup kualitas memiliki tiga garis yaitu waktu, biaya dan
sumberdaya
4. Klasifikasi proyek didasarkan pada pertimbangan: Resiko, Nilai bisnis, Lama/
panjang proyek, Kompleksitas, Biaya
5. Manajemen proyek adalah metode dan memanfaatkan teknologi dengan
menerapkan prinsip-prinsip manajemen yang digunakan untuk melakukan
perencanaan, estimasi dan mengendalikan aktivitas pekerjaan sehingga tercapai
hasil akhir sesuai dengan waktu yang tersedia sesuai dengan anggaran dan
memenuhi spesifikasi

6. Dalam manajemen ada empat tahapan meliputi : perencanaan (planning),


pelaksanaan (executing), pengendalian (controlling) dan penutup (clossing).
7. Ada lima tahapan dalam manajemen proyek secara garis besarnya yaitu :
penetapan lingkup proyek, mengembangkan rencana proyek, melaksanakan
rencana, mengendalikan dan memonitor target proyek dan penutupan proyek

1.9 Latihan dan tugas


1. Jelaskan dengan bahasa anda definisi proyek.
2. Jelaskan empat istilah dalam proyek a. aktivitas berurutan b. aktiitas unik c.
aktivitas komplek dan aktivitas terhubung.
3. Jelaskan pengertian program dan proyek
4. Ada lima parameter dalam proyek, sebutkan dengan singkat
5. Jelaskan konsep segitiga waktu, biaya dan sumberdaya berhubunga dengan
kualitas, jelaskan pula yang dimaksud dengan equilibrium dari ketiga parameter
tersebut.
6. Jelaskan definisi manajemen proyek
7. Ada empat kegiatan manajemen proyek, jelaskan satu persatu secara singkat.

Manajemen Proyek Kelistrikan 9