Manajemen Logistik Keperawatan
Manajemen Logistik Keperawatan
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factorfaktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima factor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas secara khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan. Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum. Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit. Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik. B. TUJUAN 1 Tujuan Umum Mengetahui manajemen logistik keperawatan dan mampu mengidentifikasi keadaan manajemen logistik dalam satu pelayanan kesehatan hingga memberikan usulan perbaikan yang diperlukan.
2 Tujuan khusus
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. PENGERTIAN Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya menyatakan sebagai berikut:
Fungsi logistic: Fungsi perencanaan Fungsi penganggaran Fungsi Pengadaan Fungsi penyimpanan Fungsi penyaluran Fungsi penghapusan Fungsi Pengendalian
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik. B. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut (Mustiksari: 2007):
Pengendalian (control)
Pendistribusian
Pengadaan
Penyimpanan
Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut. 1 Fungsi Perencanaan Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi. Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan
5
bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas (Subagya: 1994).
Sasaran
Pengawas
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi. Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut: a. Rencana jangka panjang (Long range) b. Rencana jangka menengah (Mid range) c. Rencana jangka pendek (Short range) Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi c. Rencana Dislokasi d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
6
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut: a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah
yang tepat c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk
menentukan orang atau unit yang tepat
7
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari). Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obatobatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang. 3 Fungsi Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Caracara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah: a. Pembelian b. Penyewaan c. Peminjaman d. Pemberian ( hibah ) e. Penukaran f. Pembuatan g. Perbaikan Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan b. Penyususnan dokumen tender c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
8
e. Evaluasi penawaran f. Pengusulan dan penentuan pemenang g. Masa sanggah h. Penunjukan pemenang i. Pengaturan kontrak j. Pelaksanaan kontrak Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003. Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
unsur: Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.
kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.
Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah
4 Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri. Faktor faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah: a. Pemilihan lokasi Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik. b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan) Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
10
c. Proses pengeluaran fisik barang d. Proses angkutan e. Proses pembongkaran dan pemuatan f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan. 6 Fungsi Penghapusan Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antaralain: a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.
Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi. c. Surplus dan ekses
Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponenkomponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
12
DAFTAR PUSTAKA Aljian George W ( 1958 )Purchasing Hanbook 2 nd Edition, New York, Mc Mc Graw Hill Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Menusia, Tidak di Publikasikan Subagya M S, ( 1994 ) Manajemen Logistik cetakan keempat Jakarta : PT Gunung Agung