30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

MATERI KEORGANISASIAN KONSEP DASAR PERILAKU KEORGANISASIAN

Oleh :

M. Zainul Arifin MPWP.X.03.FSP.074 A. KEORGANISASIAN 1. Pengertian. Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama dan merealisasikan tujuanya. Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masayarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. (James L. Gibson, 1986). Manajemen organisasi adalah strategi pengelolaan lembaga untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efesien. Perilaku berorganisasi meliputi 3 ranah utama komponen yaitu : Kognitif ( proses berpikir ) Afektif ( Watak prilaku ) Psikomotor ( keterampilan/skill)

2. Komponen Organisasi Komponen penting organisasi meliputi : A. Tujuan Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara lain : 1. Tujuan Jangka panjang 2. Tujuan Jangka menengah dan 3.Tujuan Jangka pendek

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

B. Struktur Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien. C. Sistem Terbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan yaitu : a). Input b). Proses c). Output d). Feedback 3. Organisasi Profesi Asosiasi profesi, mengingat kembali kalimat William Smith, sebenarnya tak lain dari bentuk formal pertemanan antara orang-orang seprofesi. Karena bentuknya yang formal, maka asosiasi profesi biasanya mempunyai aturan-aturan, kode etik, syarat keanggotaan, bahkan yang lebih serius lagi mempunyai dewan kehormatan atau dewan pertimbangan yang bertugas untuk menegakkan disiplin organisasi. Apa keuntungan kita untuk bergabung dalam satu asosiasi profesi? Jelas bahwa keuntungannya besar, terutama kalau anda adalah seorang pemula. Manfaat yang paling minimal adalah bahwa anda secara formal diakui sebagai salah satu professional pada bidang tertentu. Walaupun baru masuk kuliah, tetapi anda telah bergabung dalam satu asosiasi profesi atau apapun yang lain, minimal secara formal anda akan diakui sebagai seorang jurnalis, seorang karateka, seorang pecinta alam, seorang pemain basket dll. Apalagi kalau untuk menjadi anggota asosiasi itu anda harus memenuhi sekian syarat, termasuk di antaranya ujian kecakapan profesi. Dengan demikian baik di antara teman-teman seprofesi maupun di hadapan masyarakat luas, anda akan diakui sebagai professional bidang tersebut. Tetapi yang tak kalah penting sebenarnya justru di luar sisi formal keanggotaan itu sendiri. Yang lebih penting adalah bahwa anda masuk dalam kelompok professional bidang tertentu, yang mempunyai kebiasaan-kebiasaannya sendiri, cara berpikirnya sendiri, cara berpakaiannya sendiri, cara hidupnya sendiri dan lain-lain. Dengan bergaul intens dengan mereka, akan sangat mudah bagi anda untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan tuntutan profesi anda. Ingat, profesi adalah hidup anda sendiri, dengan seluruh seginya, baik menyangkut syarat-syarat keahlian maupun syarat-syarat non keahlian yang oleh masyarakat (pasar) dianggap penting. Dengan segala maaf, profesi juga menyangkut bagaimana anda berbicara, bagaimana anda berjalan, bagaimana anda berpakaian, bagaimana anda berdandan, bahkan juga aroma parfum anda.

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

B. KONSEP DASAR MANAJEMEN 1. Fungsi-fungsi manajemen Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik diantara para praktisi maupun para teoritisi mengenai apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen. Untuk pembahasan kita, baiklah kita ambil konsep paling sederhana yang diajukan oleh George R. Terry yang meliputi 4 buah fungsi manajemen, yaitu: 1. Perencanaan (Planning) 2. Pengorganisasian (Organizing) 3. Penggerakkan (Actuating) 4. Pengawasan (Controlling) Ad.1. Perencanaan (Planning) Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai. Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W + 1 H, yaitu: a. Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)

b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY) c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan d. Bilamana tindakan itu dikerjakan/kapan (WHERE) (WHEN)

e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO) f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)

Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah What yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan How yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain. a. Pedoman Perencanaan Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

1. Kemampuan 2. Kondisi dan situasi 3. Tanggung jawab 4. Kerjasama b. Kemampuan Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah jalan. c. Kondisi dan Situasi Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi pertimbangan. Termasuk dalam hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. d. Tanggung Jawab Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan. e. Kerjasama Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan. 1.2. Sifat Perencanaan Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat: 1. Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada. 2. Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi. Di samping itu rencana harus dibuat secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

1.3. Macam-macam Perencanaan Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu: 1. Tingkatan manajemen 2. Jangka waktu 3. Daerah berlakunya 4. Materi perencanaan 1. Tingkatan Manajemen Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal: a). Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atauAdministrative Planning), adalah perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen puncak. b). Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah. c). Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di lapangan. 2. Jangka waktu Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal: a). Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima tahun. b). Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih. c). Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek. 3. Daerah berlakunya Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya. 4. Materi Perencanaan

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja. Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan peraturanperaturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan. Ad.2. Pengorganisasian (Organizing) 1. Arti Organisasi Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau dalam bahasa Latin organum yang artinya alat, bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam batasan organisasi dapat disarikan adanya dua pengertian, yaitu pertama rumusan J.D. Mooney yang menyatakan organisasi sebagai perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan organisasi sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dengan demikian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau organisasi sebagai manajemen. Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya organisasi dapat dibedakan antara organisasi statis dan organisasi dinamis. Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan. Sedangkan organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis adalah kegiatankegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha. 2. Hubungan antara orang-orang di dalam suatu organisasi Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan kumpulan hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam organisasi, yaitu: 1.adanya sekelompok orang

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

2.adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut 3.adanya tujuan bersama yang ingin dicapai 3. Dasar-dasar Organisasi Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun organisasi sedemikian rupa sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan efektif dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu seringkali kita dengar ungkapan bahwa seorang manager atau pemimpin yang baik adalah seorang organisator yang baik pula. Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar organisasi tersebut adalah: 1. Tujuan yang jelas 2. Kesatuan komando 3. Pembagian kerja 4. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab

4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe Organisasi Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi yang sering kita temui di dalam praktik: 1. Organisasi Lini (Garis) Organisasi Lini adalah bentuk organisasi di mana pimpinan dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Garis komandonya kuat dan hanya satu, yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian segala keputusan kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk ini biasanya dipakai untuk organisasi yang orangorangnya sedikit sehingga tugas-tugas pekerjaan yang ada di dalamnya juga tidak terlampau kompleks. (contoh: Struktur Organisasi Lini) 2. Organisasi Lini dan Staf Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi di mana pimpinan dibantu oleh sekelompok staf, yang mempunyai wewenang fungsional memberikan bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang komando tetap berada di tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan tugas-tugas pokok dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan terakhir. Bentuk ini lebih sesuai untuk organisasi yang besar dengan kegiatan yang banyak dan kompleks dan melibatkan banyak orang. (contoh: Struktur Organisasi Lini dan Staf). 3. Organisasi Fungsional Organisasi Fungsional adalah organisasi di mana orang-orang digolongkan menurut fungsi atau pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam bentuk organisasi

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

fungsional bawahan mendapat perintah dari beberapa kepala bagian yang masingmasing ahli dalam bidangnya. (contoh: Struktur Organisasi Fungsional) 4. Organisasi Panitia Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi yang pimpinannya bersifatkolegial atau dewan, artinya terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan diambil dan dipertanggung jawabkan secara bersama-sama. (contoh: Struktur Organisasi Panitia). Teknik Penguasaan Lapangan Dalam Organisasi Dalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara optimal. Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan, mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya. Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada : Kegiatan pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu singkat) Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur alam, rihlah, tabligh akbar, dll) Kegiatan kaderisasi Persiapan fisik Persiapan fisik yang kiranya perlu dipersiapkan : Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama Dekorasi seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat bantu penyampaian informasi Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll. Alat komunikasi yang memadai (megaphone, sound system, dll) Pengumpulan Massa dan Teknik Pengkondisian Awal Tugas pertama orang-orang lapangan adalah : 1. Mengumpulkan massa

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

Massa tentu belum ada di tempat yang kita inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah menyatukan mereka dengan kita. Teknik yang dapat kita gunakan adalah ajakan, perintah ataupun paksaan. Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh : a). Korlap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak massa secara ammahuntuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya menggunakan alat komunikasi yang paling baik. b). Wakil-wakil Korlap : Mereka bergerak mendukung tujuan Korlap. Mereka dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi yang tidak mendengar seruan Korlap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan secara ammah c). Tim Lapangan : Biasanya jumlahnya banyak, dan merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan ajakan langsung, menyebarkan Pamlet, mengibarkan spanduk, dll. Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi. a). Mengkondisikan massa Massa perlu dikondisikan agar : 1. Massa panas atau bergairah 2. Massa siap menerima informasi 3. Massa (lingkungan) mendukung proses penyampaian informasi Cara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, Dll. b). Kepanitiaan dalam Organisasi Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan. Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah : 1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program 2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut 3. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan 4. Persiapan kegiatan 5. Pelaksanaan kegiatan 6. Evaluasi.

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa : Karena tugas (Peringatan hari-hari lingkungan hidup) Karena adanya moment/kesempatan. Karena adanya tujuan yang ingin dicapai Karena program kerja, Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya : Bervariasi dan menarik frekuensinya relatif sering secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka perlu memiliki Seketariat/kantor. Seketariat/kantor harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari Bagi setiap individu yang ada di dalam organisasi. Hal ini karena: 1. Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll) Proses pelahiran ide, dari Seketariat ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.

2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL : a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup : penentuan waktu dan tempat rapat. mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat. b. Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah: Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk,waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi) Cara yang dapat digunakan : Dengan diskusi (usul-usul)

30, Januari 2012

MATERI KEORGANISASIAN MAHAPALA GREEN STAR UNISDA

Dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS) Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.