Planning Tools and Techniques
Planning Tools and Techniques
Beberapa alat dan teknik dasar perencanaan yang dapat digunakan oleh manajer terbagi dalam 3 bagian. Teknik Untuk Menilai Lingkungan Terdapat 3 teknik yang digunakan dalam menilai lingkungan 1. Pengamatan Lingkungan Para manajer dalam organisasi besar maupun kecil menggunakan pengamatan lingkungan, yang menyaring banyak informasi untuk mengantisipasi dan menafsirkan berbagai perubahan dalam lingkungan mereka. Pengamatan lingkungan yang luas cenderung mengungkap permasalahan dan perhatian yang dapat mempengaruhi kegiatan organisasi yang sekarang atau yang direncanakan. Salah satu bidang pengamatan lingkungan yang cepat berkembang adalah intelijen pesaing. Intelijen pesaing adalah proses yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan informasi tentang pesaing dan mendapatkan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan seperti: Siapa mereka? Apa yang mereka kerjakan? Bagaimana mereka mempengaruhi kita? 2. Peramalan Peramalan merupakan bagian penting dari perencanaan organisasi untuk memperkirakan kejadian di masa depan secara efektif dan tepat waktu. 3. Penilaian diri berdasar standar pihak lain Adalah pencarian praktek-praktek terbaik sejumlah pesaing atau bukan pesaing yang menghasilkan keunggulan kinerja mereka. Teknik Pengalokasian Sumber Daya Pengalokasian sumber daya dapat dilakukan dengan 4 teknik. 1. Penganggaran Anggaran adalah rencana numerik untuk mengalokasikan sumber daya ke kegiatan-kegiatan tertentu. Biasanya para manajer mempersiapkan anggaran pendapatan,pengeluaran,dan pengeluaran modal yang besar seperti mesin dan peralatan Anggaran keuangan menjadi alat yang bermanfaat untuk mengalokasikan sumber daya dan mengarahkan kegiatan-kegiatan dalam berbagai departemen yang berbeda. 2. Penjadwalan Penjadwalan mengalokasikan sumber daya dengan merinci kegiatan yang dilaksanakan,urutan penyelesaian,siapa yang mengerjakanndan kapan kegiatan itu dilakukan. Alat yang biasa digunakan dalam penjadwalan ini adalah grafik Gannt, grafik beban dan analisis jaringan PERT. 3. Analisis Titik Impas Analisis titik impas merupakan teknik yang dipergunakan secara luas untuk membantu manajer menentukna titik impas. Organisasi mencapai titik impas saat pendapatan totalnya sama dengan biaya total. 4. Pemrograman linier Pemrograman linier tidak dapat diterapkan pada semua masallah alokasi sumber daya karena pemrograman tersebut mensyaratkan bahwa sumber daya nya terbatas,sasarannya adalah optimalisasi hasil,dan harus ada hubungan linier antara variabelnya.
Teknik Perencanaan Kontemporer Untuk lingkungan yang dinamis dan rumit terdapat dua teknik perencanaan yang bisa dilakukan 1. Manajemen Proyek Proyek dilakukan oleh tim proyek yang terdiri dari anggota yang ditugaskan dari masing masing bidang kerja. Manajer proyek mengkoordinasi kegiatan proyek bersama departemen departemen lain. 2. Perencanaan skenario Skenario adalah pandangan yang konsisten tentang akan seperti apa masa depan organisasi. Membuat scenario dapat juga digambarkan sebagai perencanaan kontingensi, yaitu jika ini terjadi maka hal ini yang akan diambil.
Desain Organisasi Kontemporer Dalam menghadapi lingkungan yang semakin dinamis, hirarki desain tradisional tidak lagi dapat digunakan untuk menjawab perubahan yang terjadi. Untuk itu dapat digunakan beberapa desain yang lebih kontemporer, 1. Struktur berbasis tim Keseluruhan organisasi tersusun oleh sejumlah kelompok kerja yang menjalankan pekerjaan organisasi tersebut. 2. Struktur Matriks dan Struktur Proyek Struktur matriks menugaskan para spesialis dari departemen fungsional yang berbeda beda untuk nekerja pada satu atau lebih proyek. Struktur proyek adalah struktur organisasi dimana para karyawan selalu bekerja disejumlah proyek. 3. Unit internal mandiri Yaitu unit bisnis terdesentralisasi masing masing dengan produk, klien, pesaing dan sasaran laba sendiri sendiri. 4. Organisasi tanpa batas Struktur organisasi yang tidak terbatas oleh batas bats horizontal dan vertical. 5. Organisasi pembelajar Organisasi yang telah mengembangkan kemampuan untuk beradaptasi dan berubah karena peran aktif anggota dalam identifikasi masalah dan pemecahan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan.