KONSEP INFORMASI Sistem infonnasi manajemen berhubungan dengan Informasi, tetapi apakah informasi itu?

Berapa banyak inforrnasi yang diberikan oleh sebuah sistem infomiasi? Belum ada metode untuk mengukur informasi dalam sebuah sistem informasi. Dan kerumitan informasi tidak memungkinkan adanya suatu rumus atau algoritme untuk menghitung isinya. Tetapi, ada beberapa konsep dan analogi yang berguna untuk sedikit menjawab pertanyaan ini. Bab ini menguraikan beberapa konsep yang berhubungan dengan arti dan sifat informasi. DEFINISI INFORMASI "Informasi" adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan sebagainya. Tetapi ada beberapa gagasan yang mendasari pemakaian istilah "informasi" dalam sistem inforinasi: Informasi memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkap sesuatu yang penerimanya t idak tahu atau tidak tersangka. Dalam dunia yang tidak menentu, informasi mengurangi ketidakpastian. la mengubah kemungkinan-kernungkinan hasil yang di harapkan dalam sebuah situasi keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan. Definisi umum untuk "informasi" dalam pemakaian sistem informasi adalah sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dengan perkataan lain, sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi Atau lebih tepatnya, sistem pengolahan mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna atau inforanasi bagi penerimanya. Analogi bahan baku terhadap barang jadi memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin di pandang sebagai data mentah oleh orang lain, Sebagai mana barang jadi sebuah divisi manufaktur menjadi bahan baku bagi devisi lainnya. Sebagai contoh, perintah pengiriman adalah informasi bagi staf bagian pengiriman, Dengan adanya hubungan data dan informasi ini, maka kedua kata tersebut seharusnya tidak dapat saling ditukar pemakaiannya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan sangat berarti dalam konteks sebuah keputusan. Sebagai contoh, angka 3104,49 tidak dapat dianggap bemilai kecuali diketahui mengakibatkan suatu keputusan.

"Data", bahan baku infonnasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbolsimbol mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, yang dapat berupa alfabet, angka, maupum simbol khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah dalarn beittuk struktur data, struktur file, dan data base. Infonnasi. dalam lingkup sistern informasi, memiliki beberapa ciri 1.Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar. 2. Baru.Infonnasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya. 3.Tambahan. Infornasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada. 4.Korektif. Infornasi dapat menjadi suatu koreksi atas infornasi salah atau palsu sebelumnya. 5. Penegas. Infornasi dapat mempertegas infonnasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran infonnasi tersebut. Singkatnya, istilah "data" dan "infornasi" sering salah tukar pemakaiannya. Tetapi ada perbedaannya yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi. Informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif daripada data. INFORMASI DALAM TEORI MATEMATIS KOMUNIKASI Istilah "teori infonnasi" sering dipakai untuk maksud teori matematis komukasi. Teori maternatis mempunyai penerapan langsung dalam sistem komunikasi mekanis dan elektronik. la dipakai secara terbatas dalam praktek untuk sistern infonnasi manajemen. Tetapi teori ini dapat membantu pandangan pada sifat informasi. PERKEMBANGAN HISTORIS Teori informasi diajukan oleh Norbert Weiner, seorang matematikus kenamaan, sebagai hasil telaah mengenai sibemetika. Weiner beranggapan bahwa setiap organisme terkumpul berdasar adanya cara pemerolehan, pemakaian, penyimpanan, dan penyaluran informasi. Claude Shannon dari Bell Laboratories mengembangkan. dan menerapkan konsep untuk menjelaskan sistem komunikasi, seperti sistem telepon. Dalarn konteks karya Shannon dan telah terakhir, teori infornasi telah berkembang terutarna sebagai teori matematis komunikasi.. Masalah komunikasi infomlasi dalam sistern infornasi dapat dipandang dalam tiga tingkatan : 1.Tingkat teknis. Seberapa akurat informasi dapat di salur-salurkan ? 2.Tingkat semantik. Seberapa tepat simbol-simbol yang disalurkan dapat membawa arti yang diinginkan? 3. Tingkat efektivitas. Seberapa cocok pesan tersebut sebagai motovasi tindakan manusia?

Teori matematis komunikasi adalah mengenai tingkat teknis dan tidak

bersangkutpaut dengan arti (semantik) atau afektivitas. MODEL SISTEM KOMUNIKASI Sebuah model system informasi adalah sebagai berikut

SUMBER

SALURAN

TUJUAN

Ada sebuah pemancar yang memungkinkan simbol-simbol kode di kirim melalui sebuah saluran kepada sebuah penerima. Pesan yang keluar dari sebuah sumber ke pemancar secara umum disandi (enconded) sebelum dapat dikirim' melalui sebuah saluran komunikasi dan hares diuraikan (decoded) kembali oleh sebuah penerima agar pesan dapat dipahami si tujuan. Saluran tadi biasanya bukan penyalur pesan sandi yang sempuma karena bising (noise) dan distorsi. Ada perbedaan antara bising dengan distorsi. Distorsi disebabkan oleh suatu operasi yang diketahui dan dapat dikoreksi oleh operasi lain. Bising adalah gangguan tidak menentu dan tak terduga. Tujuan sebuah sistem komunikasi adalah membuat reproduksi pesan yang dipilih dari sumber ke tujuan. Ada berbagai pesan yang dapat dipancarkan. Sebagai contoh, tiap huruf dan angka dapat disampaikan sebagai pesan melalui sebuah Teletype. Setiap suara, nada, bunyi dan sebagainya dari manusia adalah pesan dalam sistem telepon. Andaikan sebuah pesan, "Kini saatnya kita berdoa", diucapkan melalui telepon dan juga dikirim melalui Teletype. Pesannya lama, tetapi kapasitas penyaluran informasi yang dibutuhkan jauh berbeda (mungkin dengan perbandingan di alas 500 : 1).nArti infonnasi dalam teori komunikasi akan membantu menjclaskan perbedaan ini. DEFINISI MATEMATIS INFORMASI Dalam teori matematis komunikasi, informasi memiliki arti yang sangat seksama. Jumlah rata-rata cacah biner (binary digits) yang hares dipancarkan dipakai identifikasi suatu pesan di antara sekian pesan yang mungkin. Dengan perkataan lain, teori tadi mengatakan bahwa ada batas banyaknya pesan yang perlu dipancarkan. Dengan demikian adalah mungkin untuk menciptakan kode berlainan untuk masing-masing pesan. Pesan yang akan dikirim disandi, kemudian sandi/kode dikirim melalui saluran dan alat pengurai sandi melakukan identifikasi atas pecan berdasarkan sandi tersebut. Pesan dapat didefinisikan dengan berbagai cara. Sebagai contoh, setiap karakter alfa-numerik (huruf dan angka) dan dapat menjadi sebuah pesan, atau kalimat lengkap dapat merupakan pesan-pesan, bila ada sejumlah kalimat tertentu dan terbatas yang akan dipancarkan, ENTROPI

Istilah "entropi" dipinjam dari termodinamika. Yaitu ketidakteraturan relatif (relative disorder) atau keteracakan (randomness) dalam sebuah sistem. Infonnasi adalah sebuah ukuran keteraturan dalam sebuah sistem dan merupakan lawan dari entropi. Tetapi, rumusan infonnasi kerap disebut sebagai "fungsi entropi". Alasannya adalah karena informasi diperlukan untuk mengurangi keraguan' atau ketidakteraturan atau entropi yang harus dikurangi. Entropi adalah konsep acak, dimana terdapat keadaan yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika prediktabilitas/kemungkinannya rendah (low predictable) dan informasi yang ada tinggi (high information). Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai sarana untuk memperbaikai komunikasi, entropi dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi. Biasanya dikaitkan dengan khalayak yg mempunyai tingkat homogenitas tinggi/spesifik. Semakin banyak gangguan, semakin besar kebutuhan akan redundansi yang mengurangi entropi relatif pesan. Keseimbangan redundansi dan entropi dapat menghasilkan komunikasi yang efisien dan pada saat yang sama mengatasi gangguan dalam saluran. REDUDANSI Sebuah komunikasi jarang terdiri dari informasi yang lengkap komposisinya. Selalu ada saja elemen yang redundan (kelebihan). Redundansi nampaknya secara sekilas buruk karena menunjukkan adanya elemen yang tidak diperlukan. Tetapi sedikit rendudansi dapat dipakai untuk pengendalian kesalahan. Dalam sebuah model sistem komunikasi, ada bising di dalam saluran. Ini berarti pesan yang diterima tidak persis serupa dengan yang dikirim. Pemancaran data rendundan memungkinkan penerima memeriksa apakah pesan yang diterima sudah benar dan memungkinkan dia mengadakan rekonstruksi pesan yang benar. Sebagai contoh, andaikan sebuah pesan mengenai sejarah Amerika sebagian tercampur bising sehingga yang keluar dari alat penerima adalah sebagai berikut (* berarti sebuah karakter tak jelas): PR***DE*P*RT*MA AM***K* *E*** * **SH*NG*** Kenyataan bahwa penerima segera menangkap kalimat tersebut sebagai "Presiden pertama Amerika George Washington" menunjukkan pesan semula sangat redundan. Bahkan pesan kacau tersebut pun masih redundan. Redundasi tersebut menunjukkan bahwa penerima tidak perlu mendengar dan mengurai setiap bunyi untuk memahami pesan tersebut.

REDUKSI DATA Kendala (constraints) pada sistem inforniasi dan manusia sebagai pengolah data menyebabkan perlunya dipakai beberapa cara untuk mengurangi banyaknya data yang

PENJUALAN

KODE PENJUALAN 003

PENJUALAN

Sejumlah strategi dapat diterapkan untuk mendapatkan representasi data yang telah direduksi sehingga volumenya jauh lebih kecil, tetapi integritas data originalnya masih tetap terjaga. Klasifikasi dan Kompresi Di samping kemungkinan memancarkan semua butiran (item) data individu, sistem dapat menggolongkan butir *untuk mengurangi volume data. Keseluruhan penggolongan (klasifikasi) yang berbeda-beda menyatakan pemampatan/kompresi data. Hal ini tampak dalam klasifikasi perakunan. Direktur sebuah organisasi biasanya tidak dapat meninjau penjualan satu persatu untuk memperoleh infornasi bagi keputusan. Maka sistem perakunan meringkas semua penjualan dalam sebuah total "penjualan dalani periode tertentu". Mungkin ini terlalu umum dan mengaburkan informasi untuk tujuan keputusan sehingga sistem mungkin memberikan penjualan berdasarkan kelompok produk, daerah geografis, atau pengolongan lain. Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambil keputusan. Sebagai contoh, direktur tadi mungkin hanya memerlukan total penjualan per daerah tetapi manajer penjualan daerah tersebut mungkin memerlukan penjualan berdasarkan masing-masing wiraniaga dan berdasarkan produk.

Peringkasan dan Penyaringan keorganisasian Sistem perakunan mengelompokkan dan memampatkan data transaksi yang di butuhkan untuk tujuan-tujuan perakunan. Tetapi banyak transaksi dan peristiwa lain mempunyai hubungan (merupakan informasi) untuk pengambilan keputusan. Beberapa contoh adalah sikap pelanggan yang diterima wiraniaga, perubahan kebijakan agenagen pemerintah, dan kondisi keuangan para pensuplai utama. "pesan-pesan ini diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode keorganisasian untuk mendapatkan data dan saluran komunikasi yang disedikan bagi mereka. Bila tidak ada prosedur resmi untuk menggolongkan, meringkas, dan menyampaikan pada para pengambil keputusan, maka isyaratisyarat dapat tersaing oleh elemen-elemen keorganisasian. Sebagai contoh, keluhan pelanggan alas taktik wiraniaga dalai i sebuah distrik penjualan dapat dihambat oleh manajer penjualan distrik yang tidak ingin kritik tersebut menyerangnya dan mungkin menganggap dapat mengatasi sendiri situasi tersebut. MUTU INFORMASI Dalam sebuah telah yang dibuat oleh Adam mengenai sikap manajemen terhadap sistim infomlasi, 75 persen manajer menilai peningkatan kuantitas dan mutu hamper tidak identik dampaknya prestasi kerja. Tetapi bila diminta memilih, maka 90 persen lebih menyukai peningkatan dalarn mutu infomiasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena bias atau kesalahan. Bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman tidak realistis. Bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, maka is akan dapat mengadakan penyesuaian. Persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit. Kesalahannya adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana. kesalahan dapat di sebabkan oleh: 1. Metode pengukuran dan pengumpulan data yang salah. 2. Tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar. Datang hilang atau tidak terolah. 3. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data. 4. File historis/induk yang calah (atau keliru memilih file historis). 5. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal kesalahan program 6. komputer). 7. Kesalahan yang disengaja.

Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima infomlasi tidak memiliki pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu imformasi tersebut. Proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data didalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget. Tetapi angka ini mungkin berdasarkan sebuah buku sediaan barang (inventaris) yang malar (perpetual). Kernungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalhan kecil, dan kadang- kadang, kesalahan besar. Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara priodik untuk memperbaiki buku persediaan barang. Kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam pengolahan infomlasi melalui prosedur-prosedur untuk mencari dan mengukur bias dan kemudian menyesuaikannya. Kesulitan nienghadapi kesalahn dapat diatasi dengan : 1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan. 2. Audit intern atau ekstem. 3. Menambahkan "batas-batas kcpcrcayaan" pada data. 4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi. Adanya perbedaan antara dua Cara pertania dalam mengatasi kesalahan dengan kedua cara terakhir. Kedua cara terakhir berusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan karena itu menigkatkan kandungan imformasi. Pengendali intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat diangap menambahkan nilai imformasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi bias maupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran dan pengumpulan data. Cara penyajian data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer portefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 persen, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda-berbeda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias-bias yang mungkin untuk mengambil keputusan. Inferensi: Proses yang digunakan dalam Sistem Pakar untuk menghasilkan informasi baru dari informasi yang telah diketahui. Dalam sistem pakar proses inferensi dilakukan dalam suatu modul yang disebut Inference Engine (Mesin inferensi). Ketika representasi pengetahuan (RP) pada bagian knowledge base telah lengkap, atau paling tidak telah berada pada level yang cukup akurat, maka RP tersebut telah siap digunakan.Inference engine merupakan modul yang berisi program tentang bagaimana mengendalikan proses reasoning. Bagian ini meneliti sifat usia infornmasi sehubungan dengan infommasi yang terkandung dalam laporan priodik, seperti laporan operasi hulanan dan laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode. Dibedakan dua jenis data : 1. Data kondisi yang berhubungan dengan sebuah titik waktu 31 Desember. Sebagai contoh adalah sediaan barang pada 31-12-1982 seperti dilaporkan dalam neraca. 2. Data operasi yang mencerminkan perubahan selama satu periode waktu. Sebagai contoh adalah sediaan barang yang dipakai selama atau penjualan selama seminggu.

Rumusan untuk informasi kondisi menyatakan bahwa usia minimum adalah waktu penundaan pengolahan. Bila penundaan ini adalah lima hari, maka angka sediaan untuk 15 September setidaknya telah berusia lima hari sebelum laporan diterima pada 20 September. Usia maksimum informasi kondisi adalah penundaan ditambah interval. Bila laporan sediaan diterbitkan secara mingguan (interval informasi adalah tujuh hari) dan penundaan pengolahan adalah lima hari, maka usia informasi yang dipegang sesaat sebelum menerima laporan bare adalah 7 + 5. Jadi angka sediaan 15 September harus dipakai sampai laporan baru dikeluarkan tanggal 22 (yang baru akan tanggal 29). Usia rata-rata informasi kondisi adalah penundaan pengolahan ditambah setengah interval informasi. Karena laporan sediaan dalam contoh dipakai antara tanggal 20 sampai 29 dan berusia lima hari ketika diterima, usia rata-rata selama dipakai adalah 5 + (7/2) = 8,5. Informasi operasi berakumulasi selama suatu periode.Sebagai contoh, penjualan untuk suatu periode terdiri dari penjualan yang terjadi pada hari pertama periode, hari kedua, dan seterusnya. Usia rata-rata informasi akumulasi selama satu interval informasi menjadi setengah interval. Informasi interval untuk sebuah periode 10 hari akan mempunyai ratarata lima hari (0,5i) pada penutupan interval. Karena masih ada d hari (penundaan pengolahan) sampai tersedianya informasi, maka usia minimum adalah d + 0,5i. Dengan anggapan ini usia data operasi besamya selalu separuh interval lebih besar daripada usia infonnasi kondisi. Keterbatasan pengolahan praktis dalam sistem pengolahan data secara manual dan elektromagnetis menyebabkan perlu ada interval informasi tertentu. Misalnya satu bulan untuk laporan keuangan pokok dan periode lebih singkat, misalnya satu minggu untuk keterbatasan pengolahan, interval maupun penundaan. Perlu diingat bahwa usia informasi bagi manajemen dapat diubah dengan mengganti i, d, atau keduanya. Penundaan pada pengolahan komputer tergantung pada metode yang dipakai. Pada pengolahan secara batch (tumpak), batch atau tumpak tersebut dapat dikumpulkan selama sehari, seminggu, atau periode lain sebelum diolah. Adalah mungkin untuk mencapai data kondisi seperti sisa sediaan dengan penundaan sangat singkat, tetapi sudah tidak sesuai, karena telah berusia sejak saat berakhir disesuaikan. Pukul rata, hal ini akan sebesar setengah interval pengolahan batch. Karena itu, jawaban data kondisi pada pengolahan batch mempunyai usia rata-rata setengah interval batch ditambah penundaan datam mengolah permintaan infonnasi. Berdasarkan analisis ini, maka sebuah sistem pencapaian langsung (immediate access) pada sebuah data base yang disesuaikan secara mingguan tidaklah banyak artinya. Usia data kondisi pada laporan periodik yang tetap akan serupa dengan cara sebelumnya di atas.

Pada pengolahan secara online, tidak ada penundaan dari batch. Data diolah pada saat diterima, yang biasanya pada saat terjadi transaksi. Akibatnya penundaan batch adalah nol. Permintaan informasi data atas kondisi biasanya diolah dengan penundaan minim sehingga d sangat kecil. Secara teknis, sistem komputer memungkinkan i disesuaikan dengan data operasi. Juga dapat menyediakan data kondisi untuk setiap posisi dengan waktu pengolahan sangat kecil. Kenyataan bahwa laporan rutin diterbitkan pada interval meski ada kemampuan di atas, mungkin disebabkan alasan berikut ini : 1. singkat. 2. 3 Keputusan-keputusan manajemen tidak peka terhadap interval yang Kemampuan untuk interval tak tetap belum dibiasakan. Pihak manalemen menganggap laporan periodik lebih bemianfaat.

Konsep terpenting bagi perancangan sistem inforniasi sehubungan dengan usia inforniasi disebabkan oleh interval inforniasi dan penundaan pengolahan. Banyak upaya telah dipusatkan pada usia minimum infornlasi. Tetapi usia ratarata mungkin lebih menyolok. Pengolahan data komputer telah banyak berusaha untuk mengurangi penundaan pengolahan melalui pengolahan "realtime". Tetapi tidak banyak perhatian yang dicurahkan atas akibat interval infornlasi. PENERAPAN KONSEP INFORMASI PADA RANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini telah memberikan garis besar konsep informasi dalam teori informasi, reduksi data, mutu infornlasi, dan usia informasi. Bagian ini meringkaskan penerapan semua konsep ini ke dalam perancangan sistem informasi. Maternatika teori informasi telah diterapkan dalam perancangan sistem komunikasi. Matematika tidak dipakai dalam lingkungan sistem inforniasi manajemen yang lebih rumit, tetapi ada beberapa pandangan diberikan teori tersebut: 1. 2. 3. 4. 5. Informasi mempunyai nilai kejutan. Informasi mengurangi keraguan. Adanya infonnasi karena pilihan. Tidak semua data yang dikomunikasikan mempunyai nilai infornlasi. Sifat redundan bennanfaat untuk mengendalikan kesalahan komunikasi.

Model dasar sistem kornunikasi dalarn teori infonnasi lebih rumit bila manusia diikutsertakan. Manusia adalah sistem yang dapat menyesuaikan diri dalam menuju sasaran. Karena itu lehih sulit diterangkan daripada sebuah sistem komunikasi perangkat keras.

pengirim

saluran

penerima

Bising Infomiasi dihubungkan dengan keraguan karena adanya pilihan yarig hares diambil dan pilihan mana yang tepat tidak dapat dipastikan. Alasan untuk mendapat informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian agar pilihan setepatnya dapat diambil. Bila tidak ada keraguan, tidak perlu adanya informasi untuk mempengaruhi pilihan. Dasar pilihan adalah efisiensi relatif dari arah-arah tindakan alternatif. Informasi yang diterima akan mempengaruhi pilihan dengan mengubah taksiran subjektif atas kemungkinan keberhasilan. Bila seorang penerima mempunyai wewenang mengambil keputusan, mudah dipaharni mengapa infomiasi didefinisikan sebagai pesan yang bisa mengubah kemungkinan (probabilitas) pengambil keputusan sehubungan dengan keberhasilan tindakan yang mungkin. Tetapi banyak data diterima dan disimpan tanpa arah padakeputusan yang akan diambil. Teori matematis informasi tidak dapat menjelaskan data yang tidak ada hubungannya dengan sesuatu pilihan. Ada dua pandangan yang mungkin: (1) Tidak adanya informasi sampai adanya pilihan, atau (2) adanya informasi hanya bila adanya manfaat yang diharapkan untuk pilihan yang berpotensi. Pandangan kedua lebih erat dengan pandangan sistem informasi bahwa informasi adalah data yang mengandung arti bagi penerimanya, dan mempunyai nilai nyata atau dapat ditangkap untuk keputusan saat ini atau mendatang. Adanya bising secara jelas telah disebutkan dalarn teori komunikasi. Redundansi dipakai untuk menjamin penerimaan yang tepat dari pesan yang dipancarkan. Dalam sistem informasi manajemen, ada cukup banyak bising akibat berbedanya latar belakang masing-masing manusia. Juga perbedaan dalam kerangka acuan, prasangka, tingkat perhatian, perbedaan fisik dalarn kemampuan mendengar, melihat, dan sebab-sebab lain. Redundansi dapat dipakai secara efektif guna mengatasi bising dan meningkatkan kemungkinan diterima dan ditafsirkannya pesan secara tepat.

Kebutuhan akan reduksi data telah menimbulkan berbagai mekanisme, yang semuanya relevan terhadap rancangan sistem pengolahan. Klasifikasi dan pemampatan, peringkasan dan penyaringan keorganisasian, dan inferensi. Metode-metode ini mengurangi volume penyimpanan data khususnya mengurangi banyaknya data yang dipancarkan kepada manusia penerimanya. Konsep mengenai usia infomiasi memperkenalkan gagasan data kondisi yang diukur pada sebuah.titik waktu dan data operasi yang meliputi sebuah periode waktu. Konsep sebuah interval informasi dan penundaan pengolahan data adalah penting bagi perancangan sistern informasi. Hal ini karena usia informasi dihubungkan dengan kedua faktor tersebut, bukan hanya pada penundaan pengolahan data saja. Konsep interval informasi juga berguna"dalam mempertimbangkan sistem berdasarkan komputer yang lebih luwes (fleksibel).