BUKU VOT

Penceramah :Prak Khin a/p Thip Pha Yak Unit Akaun Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Pulau Pinang

Agensi

- Kementerian / Jabatan Kerajaan

Debit

- Apa-apa amaun atau kenaan yang mengurangkan baki peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan
- Apa-apa amaun yang menambahkan baki peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan

Kredit

Maksud - Apa-apa kebenaran atau kuasa Perbelanjaan yang diberi oleh Parlimen yang menyatakan amaun dan maksudmaksud bagi mana perbelanjaan boleh dilakukan semasa tahun kewangan Objek - Suatu penjenisan perbelanjaan berbagai mengikut S.O.D.O.

Pegawai Pengawal

- Seseorang pegawai yang dilantik di bawah Akta Acara Kewangan 1957 untuk mengawal perbelanjaan di bawah sesuatu maksud perbelanjaan yang dipertanggungjawabkan kepadanya seperti yang dinyatakan dalam Anggaran dan menjadi pegawai pengakaun utama untuk semua wang awam yang dipungut, diterima atau dibayar dan semua barangawam yang diterima, dipegang atau dilupuskan

Pemegang Waran

- Sesiapa yang diberikuasa dan dinamakan di dalam sesuatu waran untuk mengawal peruntukan yang dinyatakan di dalam waran tersebut

Penyata - Satu senarai yang disediakan oleh Perbelanjaan pemegang waran peruntukan atau Bulanan pemegang waran peruntukan kecil yang menunjukkan perbelanjaan yang dibuat olehnya dalam sesuatu tempoh masa

Perbelanjaan

Apa-apa bayaran yang dibuat untuk bekalan barang-barang, perkhidmatan yang diberi atau kerja-kerja yang dijalankan. Amaun yang dibenarkan untuk dibelanja dalam tahun kewangan sehingga 31 Disember

Peruntukan

Waran

- Satu kebenaran bertulis untuk membelanjakan wang awam

S.O.D.O.

Singkatan untuk Objek Sebagai / Objek Lanjut (Standard Object/Detail Object) Pekeliling Perbendaharaan Bil.2/1983 ( berkuatkuasa sehingga 31/12/1987 ) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/ 1986 ( berkuatkuasa mulai 1.1.1988 ). Sesuatu amaun perbelanjaan yang dinyatakan di dalam Anggaran dan boleh dipertanggungkan walaupun undang-undang Perbekalan belum sempat diluluskan pada awal tahun kewangan

Vot-masuk- akaun

Tanggungan -

Apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undangundang oleh mana-mana Kementerian/Jabatan selepas sesuatu pesanan dibuat, kontrak ditandatangani dan urusniaga seumpamanya dilaksanakan dalam sesuatu tempoh masa, yang mengkehendaki bayarannya di dalam tahun kewangan yang sama atau pada suatu masa hadapan

BUKU VOT [ KEW. 88-PIN. 4/91 ] APAKAH BUKU VOT? Buku Vot adalah satu rekod kewangan yang perlu disimpan/selenggara oleh agensi mengikut kehendak A.P. 95 untuk mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan kepada peruntukan.

Garis Panduan untuk menyelenggara dan penyesuaian Buku Vot Pekeliling Perbendaharaan Bil 8/87 dan pindaan SPP 8/93.

 MENGAWAL DAN MEMASTIKAN BAHAWA PERBELANJAAN DAN TANGGUNGAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN YANG DILULUSKAN SEBAGAI SATU PUNCA MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKAN LAPORANLAPORAN BERKENAAN DENGAN PERBELANJAAN, TANGGUNGAN DAN BAKI PERUNTUKAN

PERATURAN MENGENAI KAWALAN BUKU VOT

Arahan Perbendaharaan 95 ( a )

TIAP-TIAP

PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYELENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA TIAPTIAP PROGRAM DAN AKTIVITI ATAU PROJEK DIBAWAH MANA-MANA MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG ATAU PERUNTUKAN DIBAWAH KAWALANNYA ;

sambungan

AMAUN YANG DIBENARKAN ; SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH; BAKI PERUNTUKAN PADA SETIAP MASA; DAN

TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN.

Peruntukan diberi mengikut Maksud Perbelanjaan yang berlainan jenis seperti: Perbelanjaan Mengurus dilambangkan oleh Vot B dan Vot T di dalam Anggaran; dan

Perbelanjaan Pembangunan dilambangkan Oleh Vot P di dalam anggaran.

CATATAN UTAMA DI DALAM BUKU VOT

Waran Peruntukan Asal/Tambahan/ Kurangan/Viremen/Kecil/Tarik Balik/Batal Pengeluaran/Pembatalan Nota Minta Pengeluaran/Pembatalan Pesanan Tempatan Pengeluaran/Pembatalan Waran Perjalanan Udara

Daftar/Pembatalan Daftar Bayaran

.2/-

Baucer/Pembatalan Baucer Bayaran Penyata Pemungut Jernal Pelarasan

Pembayaran Gaji
Pembayaran Pukal Pembatalan Cek Penyelarasan Rekod Penutupan Akhir Tahun

Secara ringkas catatan-catatan di dalam Buku Vot dibahagikan kepada:

(a) yang melibatkan ruangan debit atau kredit iaitu: 1) Penerimaan Peruntukan 2) Pengurangan peruntukan 3) Peruntukan Kecil keluar

4) Peruntukan Kecil Masuk

.2/-

5) Vireman Keluar 6) Vireman Masuk

7) Baucer Bayaran
8) Penyata Pemungut 9) Penyelarasan Rekod

(b) Yang tidak melibatkan ruangan debit atau kredit iaitu: 1)Pengeluaran/Pembatalan Nota Minta 2)Pengeluaran/Pembatalan Pesanan Tempatan 3)Pengeluaran/Pembatalan WPU

4)Daftar/Pembatalan Daftar Bayaran

5)Penutupan Akhir Tahun

BAHAGIAN-BAHAGIAN DI DALAM BUKU VOT

Bahagian I di muka surat atas bertujuan untuk merekod maklumat berkenaan dengan Vot/Program Aktiviti/SODO/Projek dan peruntukan seperti di dalam Anggaran serta bahagian peruntukan yang diluluskan untuk dibelanjakan;

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

MEMBAYAR
Pej. Perakaunan: 104 KEM KESIHATAN JAB: 251 KEM KESIHATAN PT/PK : 010305 IPKBK BAHAGIAN AKAUN

VOT JAB PTJ/ PROG/ AMANAH PROJEK SETIA CP OBJ PK AKT

B42

251 010300 010300

15000

Seperti Di Dalam Anggaran Tahun 2007

Tambahan (RM)

Pindahan (RM)

DiTarik (RM)

Peruntukan Kecil (RM)

DiBatal (RM)

Dipinda (RM)

Di Rizab (RM)

Dipinda (Bayang) (RM) 1,000.00

5,000.00

(4,000.00)

1,000.00

Bahagian II yang merentasi muka surat dengan duabelas ruangan bertujuan untuk mencatat maklumat terperinci berkenaan dengan setiap urusniaga yang telah diluluskan (Perakuan II).

Tarikh

Jenis Urusniaga

Perihal

Tangg b/h

PTJ/PK Prog/ Akt/ Projek

Objek

No. Br/ Ruj

Debit

Kredit

Rizab/

Rizab Selesai

Tangg. Kena/

Tangg. Belum

Liabiliti Liabiliti Belum Selesai

Perbelj Bersih

Baki Ada

Baki

(Dijelas) Belum

Masih Bayang

(Dijelas) Selesai

RUANG-RUANG DALAM FORMAT BUKU VOT

Tarikh
Jenis

Urusniaga Perihal Tanggungan b/h PTJ/PK Prog/Akt/Proj/Setia/CP/Amanah Objek No. Baucer/Rujukan

SAMBUNGAN

Debit Kredit Rizab/(Dijelas) Rizab Belum Selesai Tangg. Kena/(Dijelas) Liabiliti Liabiliti Belum Selesai Perbelanjaan Bersih Baki Masih Ada Baki Bayang

 TARIKH
TARIKH URUSNIAGA DILULUSKAN OLEH PEGAWAI PERAKUAN II. CONTOH : TARIKH DAFTAR BAYARAN, BAUCER BAYARAN, NOTA MINTA, PESANAN TEMPATAN, PENYATA PEMUNGUT, WARAN PERUNTUKAN, BAUCER JURNAL, WPU.

 JENIS

URUSNIAGA

CONTOH : 110-01 WARAN PERUNTUKAN ASAL 110-02 WARAN PERUNTUKAN TAMBAHAN 110-03 PINDAHAN/VIREMEN 120-20 NOTA MINTA LULUS 120-60 DB BIL/INVOIS TANPA PT DLL 120-70 BB DGN PT/WPU/KONTRAK

 PERIHAL

DI RUANG PERIHAL MODUL YANG DIGUNAKAN DAN NAMA PENERIMA BAYARAN YANG AKAN TERCATIT DI RUANG INI.

 TANGGUNGAN

DI B/H

BUTIR-BUTIR URUSNIAGA DI RUANG TANGGUNGAN YANG BELUM SELESAI, DI BAWA KE TAHUN HADAPAN KE TAHUN KEWANGAN BARU SELEPAS PENUTUPAN AKHIR TAHUN

 PTJ/PK

DAN PROG/AKT/PROJEK

URUSNIAGA YANG DIMASUKKIRA SEPERTI DI CAJ LINE DOKUMEN BERKENAAN. (PTJ/PK rujuk Buku Kod Kementerian) (Prog/Akt/Projek rujuk Buku Belanjawan & Buku Kod Kementerian utk Sub Aktiviti)

OBJEK
RUANG

INI MENCATAT KOD PENJENISAN MENGIKUT OBJEK LANJUT (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2004)

RUJUKAN
NO.

BAUCER, NO. PESANAN TEMPATAN, NO. WARAN, NO. NOTA MINTA. NO RUJUKAN WARAN PERJALANAN UDARA, NO RUJUKAN DAFTAR BAYARAN

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

MEMBAYAR Pej. Perakaunan: 104 KEM KESIHATAN JAB: 251 KEM KESIHATAN PT/PK : 010305 IPKBK BAHAGIAN AKAUN

VOT JAB PTJ/ PROG/ AMANAH PROJEK SETIA CP OBJ PK AKT B42 251 010300 010300 15000

Tarikh

Jenis Urusniaga

Perihal

03/07/07

120-60

Daftar Bayaran Bil/Invois Tanpa PT dll ROSNANI BT MEH

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

VOT

JAB

PTJ/ PK 010300

PROG/ AKT 010300

AMANAH

PROJEK

SETIA

CP

OBJ

B42

251

21000

Tanggungan b/h

PTJ/PK

Prog/Akt/ Proj/Setia/CP/ Amanah 010399

Objek

No. Baucar/ Rujukan

300.00

010305

21106

U10004

DEBIT
Baucer

Bayaran Rekupmen PWR Pengurangan Peruntukan Viremen Keluar Peruntukan Kecil Keluar Jurnal Urusniaga Debit Penyelarasan Rekod Urusniaga Debit

KREDIT
Waran

Peruntukan Asal Peruntukan Tambahan Viremen Masuk Peruntukan Kecil Masuk Penyata Pemungut Kredit Perbelanjaan Jurnal Urusniaga Kredit Penyelarasan Rekod Urusniaga Kredit

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

Tarikh

Jenis Urusniaga

Perihal

PTJ/PK

Prog/ AKT

SODO

No. Ruj Baki Masih Ada Baki Bayang

Debit 07/07/07 110-01 0.00 07/07/07 110-03 1,000.00

Kredit Waran Asal 2,000.00 Viremen 0.00 010600 Waran Peruntukan Kecil 0.00 010400 27000 010600 010400 010600 010400 27000

W001 2,000.00 2,000.00

27000

W002
1,000.00 W003 1,000.00

08/07/07 110-05
100.00

900.00

900.00

RIZAB/(DIJELAS)
Merekodkan

urusniaga Nota Minta yang telah diluluskan oleh Pegawai Perakuan II Apabila Pesanan Tempatan diluluskan Rizab dikeluarkan dengan mencatitkan amaun di dalam kurungan ( ) Membatalkan Nota Minta

RIZAB BELUM SELESAI

Ruang ini merekodkan jumlah Rizab Belum Selesai. (Nota Minta belum dijana kepada Pesanan Tempatan) Jika Nota Minta bertambah ruang ini dicampur (Kumulatif) Jika Pesanan Tempatan diluluskan oleh Pegawai Perakuan II jumlah dikurangkan ditolak

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

Tarikh

Jenis Urusniaga Debit

Perihal Rizab Belum Selesai

Kredit

Rizab/ (Dijelas)

Baki Masih Ada 900.00

Baki Bayang 900.00

03/07/07 120-01 Nota Minta Allmax Vision 0.00 0.00 500.00 500.00

900.00

400.00

04/07/07 120-01 Nota Minta Townpacks 0.00 0.00 300.00 800.00 900.00 100.00

Tangg. Kena/(Dijelas)
Merekodkan urusniaga Pesanan Tempatan yang telah diluluskan oleh Pegawai Perakuan II Apabila Daftar Bayaran Dgn PT diluluskan Tanggungan dikeluarkan dengan mencatitkan amaun di dalam kurungan ( ) Membatalkan tanggungan

Tanggungan Belum Selesai

Ruang ini merekodkan Jumlah Tanggungan yang Belum Selesai. (Pesanan Tempatan belum dijana kepada Daftar Bayaran) Jika Pesanan Tempatan bertambah ruang ini dicampur (kumulatif) Jika Daftar Bayaran dgn PT diluluskan oleh Pegawai Perakuan II jumlah dikurangkan - ditolak

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

Tarikh

Jenis Perihal Urusniaga Debit Kredit Rizab/ Rizab Tangg/ Tangg (Dijelas) Belum (Dijelas) Belum Selesai Selesai Baki Baki Masih Bayang Ada

04/07/07 120-01 Nota Minta Allmax Vision 0.00 0.00 300.00 800.00 900.00 100.00

04/07/07 120-20 PT NM Lulus Allmax Vision 0.00 0.00 (500.00) 300.00 500.00 500.00 400.00 100.00

05/07/07 120-20 PT NM Lulus Townpack

0.00 0.00 (300.00) 300.00 800.00 100.00 100.00

LIABILITI
Merekodkan urusniaga Daftar Bayaran yang telah diluluskan oleh Pegawai Perakuan II Contoh: Tuntutan Perjalanan, Invois/Bil, Pesanan Tempatan, Gaji DLL Apabila Daftar Bayaran Dgn PT/Tanpa PT diluluskan Liabiliti dikeluarkan dengan mencatitkan amaun di dalam kurungan ( ) Membatalkan Daftar Bayaran

Liabiliti Belum Selesai

Ruang ini merekodkan Jumlah Liabiliti yang Belum Selesai. (Daftar Bayaran belum dijana kepada Baucar Bayaran) Jika Bil/Invois/Tuntutan Perjalanan/Gaji bertambah ruang ini dicampur (kumulatif) Jika Baucar Bayaran dgn PT/tanpa PT diluluskan oleh Pegawai Perakuan II jumlah dikurangkan - ditolak

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

Tarikh

Jenis Urusniaga Debit

Perihal Tangg Liabiliti Tangg/ Liabiliti Belum Belum Dijelas Selesai Selesai Baki Baki Masih Bayang Ada

Kredit

05/07/07

120-20
0.00

PT-NM Lulus Townpack

0.00 300.00 800.00 100.00 100.00

06/07/07

120-50 DB dgn PT Allmax Vision 0.00 0.00 DB dgn PT Townpack 0.00 (300.00) 300.00 800.00 100.00 100.00 (500.00) 300.00 500.00 500.00 100.00 100.00

06/07/07

120-50

0.00

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

Tarikh

Jenis Urusniaga Debit

Perihal Tangg Liabiliti Tangg/ Liabiliti Belum Belum Dijelas Selesai Selesai Baki Baki Masih Bayang Ada

Kredit

06/07/07

120-50 DB dgn PT Townpack

0.00 0.00 (300.00) 300.00 800.00 100.00 100.00

06/07/07

120-60 0.00

DB Tanpa PT
KSU 0.00 50.00 850.00 50.00 50.00

Perbelanjaan Bersih
Ruang ini mencatitkan jumlah Perbelanjaan Bersih (Perbelanjaan Kumulatif) di buat hingga tarikh Setiap Baucer Bayaran yang telah diluluskan oleh Pegawai Perakuan II, jumlah di ruang Debit dicampur dengan jumlah perbelanjaan bersih di ruang ini Bagi Kredit Perbelanjaan yang direkod diruang kredit ditolak dengan jumlah perbelanjaan bersih di ruang ini

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

Tarikh

Jenis Perihal Urusniaga Liabiliti Belum Selesai Baki Perbelanjaan Masih Baki Sebenar Bayang Ada

Debit 06/07/07 120-60 0.00 06/07/07

Kredit DB Tanpa PT KSU 0.00

Liabiliti

50.00

850.00

50.00

50.00

120-70 BB dgn PT Allmax Vision 500.00 0.00 BB dgn PT Townpack 0.00 (300.00) 50.00 800.00 50.00 50.00 (500.00) 350.00 500.00 50.00 50.00

06/07/07

120-70 300.00

BAKI MASIH ADA

Ruang ini merekodkan peruntukan yang diterima pada kali pertama. Baki Masih Ada bertambah : Penerimaan Peruntukan, Batal PT/WPU, Batal Daftar Bayaran Inovis Tanpa PT, Kredit Perbelanjaan & Catitan Pelarasan. Baki Masih Ada Kurang :- Pengurangan Peruntukan, Debit Baucer, Tanggungan dikenakan PT/WPU, Tanggungan B/H & Catitan Pelarasan.

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

Tarikh

Jenis Urusniaga

Perihal Liabiliti Belum Selesai Baki Perbelanjaan Masih Baki Sebenar Bayang Ada

Debit

Kredit

Liabiliti

06/07/07 120-70
300.00 07/07/07 110-03 0.00

BB dgn PT Townpack
0.00 Viremen 450.00 0.00 50.00 800.00 500.00 500.00 (300.00) 50.00 800.00 50.00 50.00

08/07/07 120-80
50.00

BB Tanpa PT
KSU 0.00 (50.00) 850.00 500.00 500.00

BAKI BAYANG
Ruang ini merekodkan peruntukan yang diterima pada kali pertama. Baki Bayang bertambah : Penerimaan Peruntukan, Batal Nota Minta/WPU, Batal Daftar Bayaran Inovis Tanpa PT, Kredit Perbelanjaan & Catitan Pelarasan. Baki Bayang Kurang :- Pengurangan Peruntukan, Debit Baucer, Tanggungan dikenakan WPU, Nota Minta, Tanggungan B/H & Catitan Pelarasan.

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN

Tarikh: 09/07/2007

Masa : 08:30:15

Muka Surat 23/77

BHG AKAUN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

Tarikh

Jenis Urusniaga

Perihal Rizab Perbelanjaan Rizab Belum Sebenar Selesai Baki Masih Ada Baki Bayang

Debit 08/07/07 120-80 300.00

Kredit

BB Tanpa PT KSU 0.00 Warisan 850.00 500.00 500.00

09/07/07

120-01 Nota Minta

0.00

0.00

200.00

200.00

850.00

500.00

300.00

09/07/07

110-01
0.00

Waran Asal
300.00 0.00 200.00 850.00 800.00 600.00

PERKARA YANG PERLU DI BERI PERHATIAN OLEH PTJ

Memastikan Memastikan

vot tidak dilampaui

Rizab, Tanggungan dan Liabiliti diselesaikan dari masa ke semasa