Penyusun:
RISKA NADYA PRATIWI
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami
dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud
memenuhi tugas Peserta Pelatihan Dosen Pembimbing, Guru Mitra dan Workshop
Penyusunan Perangkat Pembelajaran PPG, untuk Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran.
Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peerteaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan
PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif
Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa
keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari
perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan
kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor,
keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1:
Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4:
Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial,
Modul,
Malang,
April 2014
SILABUS
Nama Sekolah
Kompetensi Kejuruan
Kompetensi Keahlian
Materi
Pembelajara
n
Kls/ Semester
Alokasi Waktu
Standar kompetensi
: X / II
: 4 x 45 menit
: Mengelola sistem kearsipan
Penilaian
Kegiatan
pembelajaran
Indikator Pencapaian
Kompetensi
Tekni
k
Bentuk
Instrumen
Contoh
Instrumen
Alokasi
Waktu
Sumber
Belajar
Tes Tulis
LP-1:
Produk
4 x 45 1. LKS 1 :
Produk
Menentukan
1. Pemahaman
sistem
kearsipan
konsep sistem
1. Memahami sistem
Tes
kearsipan
a.
kriteria system
kearsipan yang
efektif
b.
Prosedur
penyimpanan arsip
c.
Metode
penyimpanan arsip
4.
Proses
Asesmen
Kinerja
Proses
Melaksanakan praktek
prosedur penyimpanan arsip
secara sistematis untuk
e. LKS 3 : Langkah-
Tes
kembali arsip..
langkah penyimpanan
Assesmen
Kinerja
Psikomoto LP-3:
r
Psikomotor
Psikomotor
f.
Kunci LKS 1, 2, 3
Mempraktekkan langkah-
g.
LP 1: Produk
h.
LP 2: Proses
i.
LP 3: Psikomotor
Penga
matan
Afektif:
Karakter
1. Teliti, tekun, cekatan
2. Jujur, loyal, kreatif
3. Disiplin
Penga
matan
Pengamat
an
perilaku
berkarakte
r
LP-4:
Pengamata
n perilaku
berkarakter
arsiparis
j.
LP 4: Pengamatan
Perilaku arsiparis
k.
LP 5: Pengamatan
Keterampilan Sosial
l.
m.
Silabus
Modul
4. Dapat dipercaya,
menyimpanan rahasia
Keterampilan Sosial
Kreatif, menyumbang ide
atau berpendapat, mampu
menjaga rahasia, melayani
permintaan informasi.
Pengamat
an
Keterampi
lan Sosial
LP-5:
Pengamata
n
Keterampil
an Sosial
Mata Pelajaran
Kelas/Semester
: Kelas X / Semester I
Materi Pembelajaran
Alokasi Waktu
: 4 x 45 menit
I. Standar Kompetensi
II. Kompetensi Dasar
III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk:
a. Memahami sistem kearsipan
b. Memahami kriteria sistem kearsipan yang efektif
2.
Proses:
2. Keterampilan sosial:
a. berkomunikasi
b. bekerjasama
c. melayani
IV. Tujuan Pembelajaran:
A. Kognitif
1. Produk:
a. Siswa dapat mendeskripsikan
sistem kearsipan
kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, tekun, cekatan, jujur, loyal,
kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan rahasia, kreatif-inovatif sesuai dengan
LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat
kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau
Pendahuluan
Kegiatan
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor,
keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian
system kearsipan, kreteria system kearsipan yang efektif, prosedur
penyimpanan arsip, dan metode-metode penyimpanan arsip .
Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa
ketika melihat atau menemukan warkat dalam sauatu instansi/organisasi yang
tidak tertata dengan baik. (Fase 1 MPK)
2. Guru memberi penjelasan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan sekedar
ditumpuk dengan rapi, melainkan harus dikelompokkan, disusun, dan
ditempatkan dengan menggunakan dengan suatu system tertentu. Sehingga
Penilaian
oleh
Pengamat
1 2 3 4
Penilaian
oleh
Pengamat
1 2 3 4
Kegiatan
bila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat. Layanilah
pihak-pihak yang berkepentingan dengan arsip secara cepat, akurat, dan
terpercaya. (Fase 1 MPK)
B. Inti
Penilaian
Pengamat
1
2
3
Kegiatan
Penggalan 1
a.
manfaat system kearsipan. Guru membagikan LKS satu LKS tiap Kelompok .
(Fase 3 MPK)
c.
Siswa
efektif
Penggalan 2
a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap
kelompok terdiri dari 2 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang
prosedur penyimpanan arsip yang meliputi kegiatan mengindeks, memberi
kode,
oleh
4
Penilaian
Pengamat
1
2
3
Kegiatan
oleh
4
Penggalan 3
a.
kelompok terdiri dari 2 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang
metode-metode penyimpanan arsip.
b. Guru memberikan informasi tentang metode-metode sistem penyimpanan
arsip, yakni metode: abjad (alphabetical system), nomor (numerical system),
wilayah (geographical system), masalah (subject matter system), tanggal
(chronological system), dan kombinasi (combination system). (Fase 5 MPK)
Penggalan 4
a.
C. Penutup
Penilaian
Pengamat
1
2
3
Kegiatan
Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman
memberi Pekerjaan Rumah
X. Sumber Pembelajaran
1. LKS 1 : Pengetian, tujuan dan manfaat, elemen sistem kearsipan
2. LKS 2 : Kriteria system kearsipan yang efektif
3. Kunci LKS 1, 2
4. LP 1: Produk
dan
oleh
4
5. LP 2: Proses
6. LP 3: Psikomotor
7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
9. Tabel Spesifikasi Penilaian
10. Silabus
11. Modul
Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifly.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Basuki, Sulistyo. 2009. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Canisius
Soedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Mandar Maju
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: DIOMA
Rumusan Masalah :
Langkah langkah :
1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna konsep sistem dan
aplikasinya dalam konteks sistem kearsipan.
2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh penerapan
konsep sistem dalam kehidupan sehari-hari.
3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis dampak apabila sub sistem atau
elemen kearsipan dalam instansi tidak lengkap.
Analisis :
1.
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......
2.
...................................................................................................................................
......................................................................................................................................
3.
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
agarkemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan (Amsyah,
2003: 71).
Kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Soedarmayanti, 2003:
68)
3. Sebut dan jelaskan elemen/unsur/sub sistem dari sistem kearsipan?
1. Input; meliputi: data, informasi, arsiparis, fasilitas, uang
2. Proses kearsipan; meliputi: penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan,
penyimpanan, dan penyusutan
3. Output; berupa arsip dan penyimpanan dan pencatatan arsip secara teratur, sistematis,
dan logis
Lembar Kerja 2
Kriteria Sistem Kearsipan yang efektif
Tujuan
1. Memahami persyaratan atau kriteria dalam merencanakan sistem kearsipan dalam
organisasi yang efektif;
Rumusan Masalah :
Hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam merencanakan dan menetukan sistem
kearsipan yang efektif dalam organisasi?
Langkah Kerja
1. Mengidentifikasi kembali tujuan sistem pengelolaan arsip dalam organisasi.
2. Mengidentifikasi kembali elemen atau subsistem sistem kearsipan.
3. Mendiskusikan kriteria atau persyaratan dalam menentukan sistem kearsipan yang
efektif dalam organisasi.
4. Mendiskusikan apa dampak apabila organisasi mengabaikan kriteria tersebut dalam
menentukan sistem kearsipan yang akan diterapkan.
Pengamatan :
Pengamatan difokuskan pada partisipasi siswa dalam mengikuti diskusi kelompok yang
meliputi: keaktifan dalam mengemukakan pendapat, partisipasi, kualitas partisipan,
kerjasama, dan tanggung jawab tim.
Analisis
1.
Dengan tetap berpegang pada konsep sistem dan sistem kearsipan, uraikan dan
jelaskan persyaratan atau kriteria apa saja yang harus diperhatikan dalam menentukan sistem
kearsipan yang efektif dalam organisasi?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......
Nama :
NIS :
Tanggal :
2.
3.
4.
Kunci LP 1 : Produk 1a
1.
Pengertian Sistem, Pengertian Sistem secara ilmiah, yaitu seperangkat/ sekumpulan sub
Pengertian Sistem Kearsipan, Keseluruhan kegiatan tata kerja/ tata laksana, personil,
peralatan dan perlengkapan dasar didalam menyelenggarakan kearsipan atau Totalitas
kebijakan, prosedur & tindakan serta perangkat teknis sbg satu kesatuan untuk pengelolaan
arsip secara efisien & efektif , Atau sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang
digunakan untuk menyimpan, mengatur, dan menata arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis dengan tujuan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah
dan cepat ditemukan
3.
b.
Mudah. Sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai sehingga
Murah. Untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya
yang serendah-rendahnya
d. Tepat. Disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan
e.
Kunci LP 1: Produk 1b
1. Karakteristik/kreteria sistem kearsipan yang efektif:
a. Keandalan / Reliabilitas
b. Keutuhan
c. Keselarasan
d. Kelengkapan
e. Sistematika
2. Deskripsi masing-masing unsure karakteristik system kearsipan yang efektif:
a. Keandalan / Reliabilitas
Setiap sistem yang dipakai untuk mengelola arsip harus mampu bekerja secara terus
menerus dan teratur sejalan dengan prosedur yang dapat dipertanggung jawabkan. Sistem
kearsipan harus
1)
secara rutin menyimpan semua arsip dalam lingkup kegiatan kerja yang dicakup,
2)
3)
melindungi arsip dari perubahan atau penghapusan oleh pihak yang tidak berhak,
4)
secara rutin berfungsi sebagai sumber utama informasi tentang tindakan yang
menyediakan akses kepada arsip lain yang relevan dan pada metadata terkait.
b.
Keutuhan
Keselarasan
Sistem kearsipan harus dikelola selaras dengan semua persyaratan yang muncul dari
kegiatan kerja saat kini, peraturan perundang-undangan terkait dan harapan masyarakat
di mana organisasi melaksanakan kegiatannya. Petugas pencipta arsip harus memahami
bagaimana persyaratan tersebut berpengaruh pada setiap tindakan yang mereka lakukan.
Keselarasan sistem kearsipan terhadap persyaratannya harus dikaji secara teratur dan
arsip pengkajian ini harus disimpan untuk tujuan pembuktian.
d.
Kelengkapan
Sistem kearsipan harus mengelola arsip yang berasal dari semua tingkatan kerja
e.
Sistematika
Arsip harus diciptakan, dipelihara dan dikelola secara sistematis. Praktik penciptaan dan
pemeliharaan arsip harus disistematisasi melalui rancangan dan cara kerja baik sistem
arsip maupun sistem kerja. Suatu sistem kearsipan harus mendokumentasikan kebijakan
secara akurat, penunjukan penanggung jawab dan metodologi formal manajemennya.
mengindeks,
b.
memberi kode,
c.
menyortir,
d.
mengurutkan dan
e.
menyimpan.
Prosedur :
1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.
2. Tugasi siswa untuk
Skor
Skor Asesmen
Maksimum Oleh
sendiri
1.
3.
Persiapan:
- Kemampuan melakukan klasifikasi
- Kemampuan mengurutkan proses
10
10
Prosedur pengindekan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
5
5
5
5
5
5
5.
Kebenaran
Kecepatan
Prosedur mengurutkan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
5
5
5
5
5
5
Prosedur menyimpan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
5
5
5
5
Jumlah
100
Malang,
2010
Siswa
Guru
(........................................)
(...............................................)
Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima kelompok
2.
3.
Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4.
5.
siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Skor
Skor Asesmen
Maksimum Oleh
sendiri
1
2.
3
Menyiapkan rangkaian
prosedur
penataan arsip
Mengidentifikasikan
kemampuan
kerjasama dalam kelompok
Mengidentifikasi
hal-hal
yang
penting untuk diperhatikan dan
dilaksanakan
dalam
prosedur
penyimpanan arisip
Mengidentifikasikan
ketrampilan
yang ada dalam prosedur penyusunan
arsip.
Mengindentifikasikan kerapian dalam
mengindek sampai menyimpan
20
20
20
20
20
100
Jumlah
Malang,
Siswa
(........................................)
2014
Guru
(....................................)
Kelas:
Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan
C = Menunjukkan
B = Memuaskan
A = Sangat
perbaikan
kemajuan
baik
1
2
\3
4
5
6
7
Malang,
Pengamat
(...............)
2014
Kelas:
Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan
C = Menunjukkan
B = Memuaskan
A = Sangat
perbaikan
kemajuan
baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
No
2
3
Bekerjasama
Melayani
Malang,
Pengamat
(................)
2014
MODUL
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
2.
3.
4.
MATERI:
A. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem kearsipan (filing sytem) adalah suatu sistem, yang di dalamnya ada prosedur, metoda,
cara, dan teknik yang digunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan pokok
kearsiapan adalah efisiensi. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya baik yang diterima
maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor terselesaikan maksud atau tujuannya,
maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada
penyimpanan benda-benda tersebut.
Amsyah (2003:71) menyatakan sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan.
Soedarmayanti (2003:68) menyatakan sistem penyimpanan arsip adalah kegiatan mengatur
dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta merawat arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis. Selain itu tujuan penataan arsip (berkas) adalah:
1.
Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat
2.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna
Jadi pengertian sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang digunakan untuk
menyimpan, mengatur, dan menata arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis
dengan tujuan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan adalah:
a. Fleksibel/ luwes
Sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap unit organisasi dan dapat
mengikuti perkembangan organisasi
b. Mudah
Sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai sehingga mudah
diterapkan disetiap unit organisasi
c. Murah
Untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya yang
serendah-rendahnya
d. Tepat
Disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan
e. Cepat
Dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengambilnya kembali
karena prosedur yang tidak berbelit-belit
B. Prosedur Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan dalam pelaksanaan kegiatan
menyimpan arsip disebut prosedur penyimpanan arsip. Langkah-langkah atau prosedur
penyimpanan arsip tersebut meliputi lima kegiatan utama yaitu : (1) Mengindeks, (2)
Memberi kode, (3) Menyortir, (4) Mengurutkan arsip dan (5) Menyimpan arsip (Suraja,
2006:155-156).
Berikut penjelasan untuk masing-masing langkah penyimpanan arsip.
1. Mengindeks
Mengindeks berarti menentukan kata tangkap nama orang, organisasi, barang, wilayah, atau
pokok masalah yang akan dijadikan sebagai dasar mengklasifikasikan daan mengurutkan
warkat-warkat di tempat penyimpanan. Warkat atau arsip dapat disimpan berdasarkan urutan
abjad dari nama orang, organisasi asal surat/naskah, barang, wilayah atau pokok masalah
(subyek).
2. Memberi Kode
Kode yang simaksudkan di sini adalah kode klasifikasi masalah, kode organisasi, kode
wilayah yang disusun ketika membuatpola klasifikasi arsip dan pengkodeannya sebagai suatu
bentuk fungsi perencanaan kearsipan.
Contoh Kode dan Klasifikasi Masalah Utama/Sub Masalah/Sub-sub Masalah:
1.
ORGANISASI
11 Simbul Organisasi
111 Logo/lambang Organisasi
112 Bendera
113 Mars
114 Hymne
12 Hari Libur
121 Hari Libur Nasional
122 Dies Natalis
123 Hari Buruh
13 Struktur Organisasi
131 Bagan Struktur Organisasi
132 Restrukturisasi/reorganisasi
133 Perekrutan Pimpinan
134 Pengangkatan Pimpinan
135 Pembagian Fungsi dan Tugas
136 Deskripsi Fungsi dan Tugas
14 Pengembangan dan Perubahan Organisasi
Jika dalam msurat atau nakah telah tertulis secara jelas perihal surat atau naskah, maka
pemberian kode dapat diberikan dengan memberikan fgaris bawah pada nama perihal
tersebut dengan ballpoint warna agar jelas.
Sedangkan kode masalah atau perihal surat/naskah masuk harus ditulis sesuai dengan daftar
kode klasifikasi arsip.
3. Menyortir
Menyortir adalah kegiatan memilah-milahkan arsip sesuai
ORGANISASI, di belakang guide yang ditulis kode 13 atau Struktur Organisasi, persisnya
pada folder (map) yang papan namanya ditulis kode 132 atau Reorganisasi atau
Restrukturisasi.
C. Metode Penyimpanan Arsip
Soedarmayanti (2003:70) mengemukakan lima macam sistem penyimpanan arsip sebagai
berikut:
f.
Sistem Abjad
Soedarmayanti ( 2003:71) menyatakan filling sistem abjad adalah suatu sistem penataan
berkas yang umumnya untuk menata berkas berurutan dari A-Z yang berpedoman pada
peraturan mengindeks.
Amsyah (2003:20) menyatakanmengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagianbagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama
orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek atau angka tergantung pada sistem
penyimpanan yang digunakan.
Menurut Soedarmayanti (2003:28) peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang
dijadikan sebagai dasar atau sumber untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip
berdasarkan abjad.
Peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:
Indeks nama orang
1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta
2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya
3. Indeks nama tempat atau wilayah
4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
Nama biasa
1. Nama yang memakai nama keluarga
2. Nama yang memakai nama marga
3. Nama yang memakai nama baptis
(Soedarmayanti, 2003:28)
g.
Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. (Soedarmayanti,
2003:73)
Menurut Suputra (2001:41) sistem nomor dibagi menjadi tiga jenis yaitu:
1.
Sistem nomor yang berdasarkan nomor urut merupakan pengklasifikasian arsip suatu
organisasi yang akan disimpan di dalam file berdasarkan nomor seri yang berurutan.
Nomornya bisa dimulai dari satu dan seterusnya, atau dimulai dari seratus, seribu, atau nomor
lain dan seterusnya, nomor tersebut tidak mempunyai arti apa-apa hanya sekedar hubungan
berurutan.
2.
b.
c.
3.
a.
file. Sehingga sebagian besar pekerjaan pada file tersebut biasanya dilakukan diakhir file dan
mengakibatkan kemacetan.
b.
Metode suara atau ejaan adalah suatu kombinasi suara atau ejaan dalam sebuah kode nomor.
dengan
masalah-masalah
yang
berhubungan
dengan
perusahaan
yang
4.
Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau
wilayah tertentu. (Soedarmayanti, 2003:75)
Filling sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat. Dalam merancang klasifikasi wilayah, perincian
wilayah harus sesuai dengan ketatanegaraan pemerintahan suatu Negara. Dalam
pelaksanaanya (main subject). Wilayah diperinci atas sub wilayah, sub wilayah diperinci lagi
atas sub-sub wilayah dan seterusnya.
5.
Sistem Tanggal
Sistem tanggal atau kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada
urutan waktu surat diterima atau dikirim keluar. (Amsyah, 2003:76). Filing sistem tanggal
adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan,
atau tahun pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri dengan
penataan arsip yang diterima terakhir.
Dalam sistem tanggal, pengelompokan tetap dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub
subyek. Subyek adalah tahun, sub subyek adalah bulan, sub-sub subyek adalah tanggal.
Dengan demikian tahun sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, tanggal sebagai judul
folder.
Gambar/bagan berikut ini (gambar 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5) akan memberikan
gambaran lebih jelas tentang cara penyusunan dan penyimpanan arsip pada filling
cabinet/tempat penyimpanan arsip yang digunakan dalam organisasi.
Banten
DIY
DKI
Jabar
DIY
Bantul
Jogja
Gunung
Kidul
2005
2006
Sleman
2007
2008
2008
Januari
Februari
..
A-F
G-L
Desember
M-R
S-Z
A-F
Kepegawaian
Keuangan
Perbekalan
Purel
Perbekalan
Inventarisasi
Pengadaan
..
1-2
3-5
Pemeliharaan
6-7
8-9
1-2
11
12
13
21
22
23
11
12
13
14
21
22
23
24
25
26
27
28
Simbul Organisasi
12
Hari Libur
13
Struktur Organisasi
14
21
22
23
Perencanaan
24
Kepemimpinan
25
Akreditasi
26
Surat Keputusan
27
Kerjasama
28
Pengawasan
61
62
63
64
65
66
67
68
2006
2006
2006
2006
2006
2006
2006
2006
61
62
63
64
65
66
67
68
2007
2007
2007
2007
2007
2007
2007
2007
61
62
63
64
65
66
67
68
2008
2008
2008
2008
2008
2008
2008
2008
Keterangan:
Kode Klasifikasi Arsip:
61
62
Bantuan Dana
63
64
65
66
Neraca
67
Pajak
68
Hutang