IMPLEMENTASI ERP ODOO

PERUSAHAAN PENTOL GILA

PSDP - A

Anggota Kelompok :
-

Nanda Restanena L.

5213100027

Risa Perdana S.

5213100067

Kevin Setiawan

5213100108

Robbigh F.

5213100164

19 OKTOBER 2015
KELOMPOK 7
Sistem Informasi ITS

PROYEK IMPLEMENTASI PERANGKAT LUNAK OpenERP

Terdiri dari 3 bagian:

1.

Pembuatan Rencana Proyek Implementasi OpenERP

2.

Manajemen Proyek Implementasi OpenERP

3.

Proyek Implementasi OpenERP

BAGIAN 1 : PEMBUATAN RENCANA PROYEK IMPLEMENTASI OpenERP

A. Ringkasan Eksekutif
Pentol Gila merupakan perusahaan pentol yang sedang berkembang di kawasan
Surabaya dengan keunikan produknya yang terkenal pedas dan memiliki rasa berbeda
dengan pentol lainnya. Tempat produksi Pentol Gila terdapat di Bumi Marina Emas IV
nomor 17, Keputih, Sukolilo, Surabaya. Pentol Gila memiliki 4 outlet di daerah sekitar
Surabaya antara lain Sakinah, Royal, Jojoran, dan Gubeng. Perusahaan ini memperoleh
laba bersih sekitar 8-10 juta per hari.
Perusahaan Pentol Gila dipimpin oleh seorang pemilik yaitu Kharis Akbar
merangkap sebagai top management. Untuk struktur organisasi dibawahnya terdapat
seorang admin sekaligus pihak yang mengawasi jalannya kegiatan operasional perusahaan.
Selama ini, perusahaan Pentol Gila masih melakukan pencatatan secara manual terutama
dalam hal pencatatan keuangan dalam jumlah yang besar dan rumit. Sehingga, dirasakan
sendiri oleh perusahaan terkait membutuhkan sistem ERP untu mengintegrasikan semua
data keuangan, bahan baku, penjualan, agat dapat mempermudah pencatatan serta
pelaporan.

B. Analisis Industri
Wirausaha Pentol Gila ini merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang
bergerak pada industri makanan. Perusahaan ini memiliki 4 outlet, namun produksinya
hanya di satu tempat.
Penggambarkan kondisi dari industri dimana perusahaan Pentol Gila berkecimlung
didalamnya, kami menggunakan metode Porter's Five Force Model dengan 5 aspek
didalamnya yaitu:

Supplier of key inputs

Perusahaan Pentol Gila, memiliki hubungan kerjasama dengan supplier
dalam penyuplaian bahan baku yang mendukung membuatan produk yang akan
diproduksi. Dalam proses bisnisnya Pentol Gila memiliki beberapa Supplier bahan
baku utama antara lain:

Supplier Adonan Pentol

Supplier bumbu

Supplier kemasan

Supplier bahan saus

Other Industries with Substitute Products

Produk

Pentol

Gila

yaitu

Pentol,

merupakan

jenis

makanan

ringan/pelengkap yang bukan merupakan makanan utama seperti nasi. Sehingga

dalam penjualannya terdapat produk lain yang dapat menggantikan produk pentol
gila, seperti:

Siomay

Bakso

Otak otak

Batagor

Tahu krispy

Telur gulung

dan lain lain.

Buyers
Pembeli dari produk pentol gila berasal dari berbagai macam kalangan baik
pelajar, hingga karyawan dan juga masyarakat luas. Dilihat dari kualitas produk
dan harga menunjukkan perusahaan Pentol Gila memilih taget pasar masyarakat
kalangan menengah keatas.

Potential New Entrants

Bisnis pentol merupakan bisnis yang sangat memungkinkan adanya pesaing baru
dimasa mendatang yang dikarenakan oleh berbagai faktor yaitu:

Mudahnya pembuatan produk

Tingginya tingkat konsumsi pembeli

Minimnya modal yang diperlukan

Tingginya keuntungan yang diperoleh

Rivalry Among Competing Seller

Perusahaan Pentol Gila mempunyai banyak kompetitor yang bersaing
dalam penjualan produk sejenis dengan perusahaan lain. Menimbulkan rivalitas
antara lain:

Bidang harga

Kualitas produk

Promosi penjualan

Kenyaman pelanggan melakukan pembelian.

Buyer :
- Berbagai kalangan
- Menengah ke atas

Supplier :
- Adonan Pentol
- Bumbu

- Kemasan
- Bahan Saos

Competitive Rivalry :
- Bidang harga
- Kualitas produk
- Promosi penjualan
- Kenyamanan pelanggan
melakukan pembelian

Threat of New Entry :

- Mudahnya pembuatan produk
- Tingginya tingkat konsumsi pembeli
- Minimnya modal yang diperlukan
- Tingginya keuntungan yang diperoleh

Subtitution :
- Siomay
- Bakso
- Otak-otak
- Batagor
- Tahu Crispy
- Telur Gulung

C. Analisis Perusahaan
Perusahaan yang akan kami tangani yaitu jenis wirausaha Pentol Gila yang terkenal
di kawasan Surabaya. Lokasi dari Pentol Gila ini yaitu di daerah Perumahan Bumi Marina
Emas IV No. 17 Keputih, Sukolilo, Surabaya dan lokasi tersebut sebagai tempat distribusi.
Selain itu terdapat 4 lokasi outlet dari Pentol Gila antara lain Sakinah, Jojoran, Gubeng,
Royal. Jumlah anggota Pentol Gila sebanyak 25 orang (termasuk outlet). Dalam membuat
sistem ERP ini, kami masih membuat untuk pihak internal Pentol Gila. Sehingga yang
dapat melihat atau mengoperasikan hanyalah pekerja Pentol Gila. Berikut rincian analisis
perusahaan Pentol Gila :

Jumlah Tenaga Kerja (<10, 11 100, atau >100)

Jumlah tenaga kerja Pentol Gila sebanyak 25 karyawan dimana meliputi 3 orang
bagian produksi, 2 orang packing, serabutan 1 orang, administrasi 1 orang,
penunjang produksi 2 orang, distribusi 1 orang, outlet sakinah 3 orang, outlet
jojoran 2 orang, outlet gubeng 2 orang, dan outlet royal 8 orang.

Pendapatan
Pendapatan laba bersih yang diperoleh Pentol Gila sebesar 8-10 Juta per hari.

Produk yg diproduksi
Produk yang diproduksi adalah pentol.

Apa saja aktivitas (proses) bisnis yang dijalankan?

Proses bisnis yang terjadi pada Pentol Gila antara lain pertama-tama pemesanan
bahan pembuatan pentol kemudian penyimpanan bahan pembuatan. Setelah itu,
bahan dimasukkan ke proses pembuatan pentol. Setelah itu pendistribusian ke
outlet yang ada di Surabaya. Dan yang terakhir adalah pencatatan pemasukan,
pengeluaran, dan laba tiap harinya.

Bagaimana perusahaan menilai kinerjanya (apakah dari sisi finansial?)

Perusahaan menilai kinerjanya dari sisi finansial. Hal ini dibuktikan dari
penilaian terhadap pekerja outlet apabila menjual semakin banyak pentol gila, maka
semakin banyak pula gaji yang didapatkan.

Apakah perusahaan sudah menerapkan Teknologi Informasi untuk mendukung

proses bisnis?

 Perusahaan Pentol Gila telah menggunakan Teknologi Informasi yaitu Ms.Word

dan Ms.Excel yang berguna untuk membuat laporan keuangan.

Proses bisnis tradisional dari perusahaan Pentol gila ialah:

Outlet
Memesan
Pentol

Memesan
Bahan

Menerima
Bahan dan
menyimpan

Distribusi ke
Outlet

Packing dan
Penghitungan

Pembuatan
Pentol dan
Saus

Penjualan
Pentol di
Outlet

Pelaporan
Penjualan

Pencatatan
Administrasi

Berikut analisis SWOT dari Perusahaan Pentol Gila :

STRENGTHS
Bahan mudah untuk didapat
Memiliki keunggulan yang khas yang
belum banyak dimiliki oleh produk
sejenisnya.
Harganya cukup terjangkau sehingga
dapat dinikmati oleh semua kalangan
OPPORTUNITIES
Sangat berpeluang dalam mendapatkan
keuntungan karena keunggulan nya ialah
rasa pedas yang sedang menjadi tren
pasar.
Outletnya strategis di keramaian
maasyarakat

Berikut analisis BOM perusahaan Pentol Gila :

WEAKNESS
Jika ada kesalahan dalam pengolahan
keripik tempe, maka akan membuat
produk gagal dan merubah rasa

THREAT
Banyaknya produk pentol yang beredar
dipasaran.
Faktor kenaikan harga bahan baku
dapat mempengaruhi kualitas produksi.

D. Proposal ERP

Analisis GAP
Analisis gap ialah perbandingan kesenjangan antara kondisi sekarang dan

kondisi dari sistem ERP yang akan digunakan. untuk kondisi perusahaan Pentol
Gila sekarang ialah dengan menggunakan segala bentuk pencatatan manual yang
hanya dikerjakan oleh satu admin. setiap hari catatan tersebut akan diperbarui agar
mengetahui laba, rugi, pemasukan, pengeluaran, dan biaya diluar operasional
seperti gaji dan bonus karyawan yang dihitung perhari. sedangkan pencatatan
masih menggunakan penulisan secara manual.

Persediaan gudang:
Untuk pencatatan barang dalam gudang hanya dilakukan secara
manual dengan pengecekan setiap hari untuk mengetahui posisi persedian
barang. Hal ini hanya dilakukan oleh admin yang setiap hari sampai bekerja
lembur hanya untuk melakukan pencatatan pencatatan diantara pencatatan
ini.

Pemesanan:
Dalam melakukan pemesanan bahan baku perusahaan perusahaan
Pentol Gila didasarkan pada banyaknya persediaan gudang. Dengan
membuat batas minimal stok yang harus ada pada gudang sehingga barang
tidak sampai kehabisan. Namun untuk bahan baku yang tidak bisa dibiarkan
lebih dari satu hari seperti misalnya cabai, perusahaan Pentol Gila memilih
untuk membelinya pada penjual yang tidak menentu untuk setiap harinya.
Untuk beberapa barang yang tidak bisa dibeli secara langsung, Perusahaan
Pentol Gila memesan beberapa bahan baku secara online misalnya saus
barbeque yang harus dipesan sebelumnya dan pengiriman beberapa hari
setelahnya. Serta bumbu yang memerlukan pengiriman sekitar satu hari.
Sehingga Pentol Gila harus memperkirakan kapan harus memesan bahan
baku tersebut secara manual.

Penjualan
Dalam melakukan penjualan di empat outlet yang terpisah. Pentol
Gila hanya berpaku pada grup applikasi chat Grup Whatsapp yang akan
melaporkan segala sesuatu via chat. dengan begini kadang grup sangat
ramai dan tidak kondusif karena dalam percakapan Grup chat pasti tidak
hanya membicarakan mengenai kegiatan bisnis. Padahal penjualan akan
menentukan bonus yang diperoleh penjual outlet setiap harinya yang akan
diakumulasikan untuk gaji tiap bulan. Sehingga dirasa perlu sistem
pencatatan penjualan baru yang terintegrasi.

Akuntansi dan finansial:

Segala aktivitas pencatatan dilakukan oleh admin pada catatan di
buku log yang berbeda beda, dibedakan berdasarkan outletnya dan juga
untuk beberapa kategori seperti pemasukan dan pengeluaran. sehingga ada
banyak selali buku pencatatan berbeda yang seharusnya saling terhubung
sehingga membutuhkan ketelitian dan kesabaran yang sangat kuat dari
admin.

Dari kondisi tersebut, ERP dapat mengatasinya dengan beberapa cara yaitu:

Modul Inventory Management

ERP dapat membantu dengan modul inventory management sehingga
memudahkan dalam pengecekan inventory, sehingga tidak perlu melakukan
mengecek persediaan setiap saat. Karena dengan sistem yang terintegrasi
perusahaan dapat mengetahui keadaan persediaan terkini yang diperoleh
dari sinkronisasi pekerja produksi yang menggunakan modul MRP ataupun
dari hasil pelaporan kepada admin terkait barang baru datang, yang nantinya
diinputkan kedalam modul ini. Sehingga jumlah persediaan yang terpakai
baik untuk produksi maupun hal yang lain menjadi lebih akurat.

Modul MRP
Perusahaan dapat menggunakan fitur untuk melakukan forecasting
ditunjang dari data modul-modul yang diperlukan. Salah satu contohnya

yaitu diperlukannya data modul inventory, modul sales, dan modul MRP
untuk melakukan forecasting tradisional. Sehingga dalam peramalan tidak
hanya bergantung pada stok gudang karena suatu waktu dapat terjadi hal
yang diluar kondisi normal misalnya seperti keterlambatan pengiriman
barang dapat teratasi dengan tidak sampai kehabisan stok barang di gudang.

Modul Purchase
Dalam melakukan pembelian bahan baku produk ataupun bahan penunjang
produk perlu adanya pencatatan biaya yang dikeluarkan. Proses ini telah
dilakukan, namun belum menggunakan cara yang formal yaitu dilaporkan
dengan chat Whatsapp. Sehingga memungkinkan adanya biaya pembelian
yang tidak diketahui oleh pengelola keuangan. Masalah ini dapat teratasi
dengan pengimplementasian modul purchase, karena akan menjadi lebih
terotomasi biaya yang dikeluarkan makan berapa biaya yang harus
dibayarkan oleh perusahaan.

Modul Sales
Masalah penjualan dapat diatasi oleh ERP modul sales berisikan data-data
penjualan pentol kepada customer disetiap outletnya, dengan memberi
solusi yaitu pada penjualan yang telah dilakukan dapat menentukan berapa
besar bonus yang diterima oleh penjual outlet karena sistem penjualan bisa
diintegrasikan dengan akuntasi dan finansial sehingga admin tidak perlu
melakukan penghitungan manual setiap hari hingga melakukan lembur
untuk menghitung bonus dari penjualan tiap outlet. Selain itu pembukuan
dari hasil penjualan juga dapat dilaporkan dengan lebih baik.

Akuntansi dan Finansial adalah fitur yang sangat penting dalam

perusahaan karena dengan kesalahan sedikit saja dari pencatatan dan
perhitungan dapat berakibar fatal dan bahkan mungkin merugikan. untuk
itu ERP sangat disarankan untuk mengatasi masalah seperti ini dikarenakan
ERP dapat mengintegrasikan data kedalam satu database yang mencegah
terjadi adanya redundancy data dan apaibla terjadi update data akan
diperbarui seperti semula. Admin yang mencatat hasil analisis berikut ini
merangkap sebagai pengawas pekerja lainnya sehingga waktu dan biaya

lembur yang biasa dilakukan dalam sebulan akan berkurang karena sudah
ada perencanaan dan pencatatan yang paling efisien untuk Akuntansi dan
Finansial.

Setelah memdapatkan beberapa informasi dari interview dengan admin

perusahaan Pentol Gila. pihak dari Pentol Gila setuju dengan implementasi yang
kami rencanakan sehingga setelah ini akan ada agenda follow up dari pihak
perusahaan Pentol Gila. karena ERP dapat mendukung kegiatan yang berlangsung
pada Pentol Gila. Dan berikut ini rencana peran ERP yang mendukung proses
bisnis:

Outlet memesan
dengan Input pada
ERP

Penerimaan Bahan
pembuatan pentol
diInput pada ERP

Pengeluaran untuk
Operasional
diInput pada ERP

Pelaporan data
Administrasi

Pelapoan
Penjualan diInput
pada ERP

Perhitungan
pentol dengan ERP

Untuk implementasi ERP sendiri modul yang akan diterapkan dapat dilihat dari sub bab
cakupan Implementasi yang akan dijelaskan di subbab bawah ini.

Cakupan Sumber Daya

Untuk melakukan implementasi ERP pada perusahaan Pentol Gila

memerlukan waktu sampai dengan tanggal 14 Novembet 2015. Dalam pengerjaan

implementasi ini tidak memerlukan biaya, karena aplikasi ERP yang digunakan
yaitu Odoo yang merupakan aplikasi opensource / tidak berbayar. Namun

memungkinkan adanya penambahan biaya yaitu jika hardware yang ada pada
perusahaan Pentol Gila tidak mendukung untuk melakukan penerapan ERP.

Cakupan Implement
Untuk kondisi perusahaan Pentol Gila sekarang ialah dengan menggunakan

segala bentuk pencatatan manual yang hanya dikerjakan oleh satu admin. Setiap
hari catatan tersebut akan diperbarui agar mengetahui laba, rugi, pemasukan,
pengeluaran, dan biaya diluar operasional seperti gaji dan bonus karyawan yang
dihitung perhari. Sedangkan pencatatan masih menggunakan penulisan secara
manual. Dalam penerapan proses bisnisnya, perusahaan Pentol Gila dapat
mengimplementasikan beberapa modul, namun diperlukan penyesuaian antara
sistem yang sedang diterapkan dengan sistem yang akan digunakan kedepannya.
Berikut modul implementasi yang digunakan pada perusahaan Pentol Gila :

A. Modul Accounting & Finance

Modul akuntansi dan finansial dapat diimplementasikan
kedalam sistem perusahaan pentol gila pada pembukuan keuangan
perusahaan,

yang

semula

melakukan

pencatatan

dengan

menggunakan software microsoft word dan microsoft excel. Untuk

menghubungkan modul yang ingin diterapkan dengan sistem yang
telah ada memerlukan sinkronisasi data keuangan beberapa bulan
sebelum penerapan yang sebelumnya dituliskan pada file word/excel
sehingga data yang diinputkan akurat adanya.

B. Modul MRP
Modul

ini

dapat

diimplementasikan

kedalam

sistem

perusahaan pentol gila yaitu pada perencanaan material pembuatan

produk. Perusahaan melakukan perencanaan material produk tidak
menentu dengan berdasarkan pada intuisi dari penentu material.
Untuk menghubungkan antara modul MRP yang ingin diterapkan
dengan sistem terkini yang dijalankan oleh perusahaan perusahan

perlu menentukan bagaimana perusahaan ingin melakukan rencana

MRP. Sehingga dengan penerapan dari modul ERP ini dapat lebih
memaksimalkan MRP yang akan menunjang pembuatan produk
perusahaan.

C. Modul Inventory Management

Modul

ini

dapat

diimplementasikan

kedalam

sistem

perusahaan pentol gila yaitu pada bagian warehouse, dengan

pengecekan inventory secara manual apakah jumlah bahan sudah
mencapai batas minimal yang harus ada. Untuk menghubungkan
modul inventory yang ingin diterapkan dengan sistem yang telah ada
memerlukan input data inventory terkini dan untuk memastikan
jumlah inventory agar akurat dapat dilakukan penghitungan ulang
inventory.

Berikut timeline pembuatan proyek sistem ERP pada perusahaan Pentol Gila :

BAGIAN 2 : MANAJEMEN PROYEK PERENCANAAN IMPLEMENTASI OpenERP

A. Project Charter
Project Title

: Perencanaan ERP pada Pentol Gila

Project Start Date:

16 Oktober 2015

Projected Finish Date: 14 November 2015

Budget Information: Dalam pengerjaannya proyek tidak mengeluarkan biaya.

Project Manager: Kevin Setiawan, kevin.setiwn@gmail.com

Project Objectives: Perencanaan sitem ERP dalam perusahaan dengan menggunakan open
ERP Odoo sesuai dengan batas waktu, ruang lingkup, dan biaya.

Success Criteria: Prototype ERP dapat diterapkan dalam seluruh kegiatan oprasional
perusahaan

Approach:

Observasi sistem lama, menetapkan perencanaan sistem yang baru dan melakukan
dokumentasi.
Diskusi dengan pihak perusahaan mengenai perencanaan ERP.
Mengembangkan rencana ERP pada perusahaan Pentol Gila.
Membuat Prototype ERP untuk perusahaan Pentol Gila sampai waktu proyek selesai.

Roles and Responsibilities

Name and Signature

Role

Position

Contact Information

Kharis Akbar

Sponsor

CEO

08108273681

Kevin Setiawan

Project Manager

Project Manager

08989773628

Nanda Restanena L

Implementator

Project Team

08123456282

Risa Perdana Sujanawati

Business Analyst

Project Team

08999282736

Robbigh Faubendri

Implementator

Project Team

08999282736

Comments: (Handwritten or typed comments from above stakeholders, if applicable)

B. WBS (Work Breakdown Structure)

Work Breakdown Structure (WBS)

16 Oktober 2015

Project Name : Pengadaan ERP Pentol Gila

1.0 Inisiasi Proyek
1.1 Penentuan struktur organisasi
1.2 Penentuan tugas setiap struktur organisasi
2.0 Konsep
2.1 Evaluasi sistem yang sudah ada
2.2 Pendefinisian kebutuhan
2.2.1 Pendefinisian kebutuhan pengguna
2.2.2 Pendefinisian kebutuhan sistem
2.3 Pendefinisian spesifikasi fungsional
2.4 Pendefinisian risiko dan pendekatan dalam manajemen resiko
2.5 Pengembangan rencana proyek
2.6 Perencanaan pengarahan penggunaan ERP
3.0 Perancangan Infrastruktur
3.1 Prencanaan Kesiapan Perangkat Hardware (Komputer/Laptop)
3.2 Instalasi ERP
4.0 Pembuatan Prototype
5.0 Penutupan Proyek

WBS Dictionary Entry

16 Oktober 2015

Project Name : Pengadaan ERP Pentol Gila

WBS Item Number : 1.0

WBS Item Name

: Inisiasi Proyek

Description

Dalam tahap inisiasi proyek yang bertanggungjawab

adalah Kevin Setiawan selaku Project Manager pada tanggal

16 Oktober sampai 19 Oktober 2015. Merencanakan awalan
proyek bertujuan agar berjalan dengan terstruktur dan jelas
dengan menentukan struktur organisasi dan tugas masingmasing penanggung jawab.

WBS Item Number : 1.1

WBS Item Name

: Penentuan struktur organisasi

Description

: Melakukan penentuan struktur organisasi dari proyek itu

sendiri. Pada proyek ini membutuhkan bagian bagian organisasi seperti, Sponsor,
Proyek Manager, dan beberapa Tim Proyek. Untuk bagian sponsor, merupakan
pihak dari perusahaan Pentol Gila sendiri. Untuk bagian proyek maneger adalah
saudara Kevin Setiawan. Dan untuk Tim Proyek, terdiri dari Robbigh Faubendri,
Risa Perdana, dan Nanda Restanena. Penentuan struktur organisasi dilakukan pada
tanggal 16 Oktober sampai dengan 19 Oktober.

WBS Item Number : 1.2

WBS Item Name

: Penentuan tugas setiap struktur organisasi

Description

: Untuk setiap penanggung jawab pada struktur organisasi

harus jelas jobdesk nya. Oleh karena itu menentukan apa saja tugas yang harus
dilakukan oleh setiap bagian pada struktur organisasi Pentol Gila. Hal ini dilakukan
dengan wawancara langsung pada pihak Pentol Gila dengan penanggung jawab
Risa Perdana sebagai analis bisnis. kegiatan ini berlangsung pada tanggal 16
Oktober sampai dengan 19 Oktober.

WBS Item Number : 2.0

WBS Item Name

: Konsep

Description

: Sebelum membuat sistem ERP, kami mengumpulkan data-

data terlebih dahulu seperti mengevaluasi sistem yang sudah ada untuk
memperbaiki sistem yang baru dan mendefinisikan kebutuhan sistem dan
pengguna. Setelah itu mendefinisikan spesifikasi fungsional, risiko-risiko yang
muncul, serta memberikan pengarahan terhadap tenaga kerja mengenai sistem ERP
agar mereka dapat mengoperasikan dengan baik dan benar. kegiatan penentuan
konsep dipimpin oleh Manajer Proyek yaitu Kevin setiawan yang dilakukan pada
tanggal 20 Oktober sampai dengan 3 November.

WBS Item Number : 2.1

WBS Item Name

: Evaluasi sistem yang sudah ada

Description

: Mengevaluasi sistem yang sudah berjalan sebelumnya

dengan melakukan observasi dan interview kepada admin yang mengawasi sistem
operasional. Evaluasi dimaksudkan untuk mencari solusi yang tepat dan sesuai
dengan keadaan perusahaan Pentol Gila. Evaluasi dilakukan selama pembuatan
konsep pada tanggal 20 Oktober sampai 23 Oktober dengan penanggung jawab
Risa Perdana Sujanawati sebagai analis bisnis.

WBS Item Number : 2.2

WBS Item Name

: Pendefinisian kebutuhan

Description

: Setelah mengevaluasi sistem dan menganalisisnya,

dilanjutkan dengan kegiatan mendefinisikan kebutuhan yang sesuai untuk

perusahaan Pentol Gila agar proyek yang dilakukan nanti akan tepat sasaran dan
memberikan solusi yang mendukung perkembangan perusahaan Pentol Gila.
Mendefinisikan kebutuhan dilakukan dengan cara bermusyawarah seluruh anggota
yang terlibat dalam proyek. Dengan ketua pelaksana Nanda Restanena Listyawati
yang dilaksanakan pada tanggal 24 Oktober sampai 30 Oktober.

WBS Item Number : 2.2.1

WBS Item Name

: Pendefinisian kebutuhan pengguna

Description

: Mendefinisikan kebutuhan pengguna dari hasil evaluasi,

permasalahan apa saja yang ingin diselesaikan. kegiatan ini akan menghasilkan
daftar kebutuhan pengguna yang akan diselesaikan oleh sistem ERP Oodo.
Kegiatan ini masih dalam lingkup kegiatan Mendefinisikan kebutuhan sehingga
penanggung jawabnya ialah ketua pelaksana yaitu Nanda Restanena Listyawati
yang dilaksanakan pada tanggal 24 Oktober sampai dengan 28 Oktober.

WBS Item Number : 2.2.2

WBS Item Name

: Pendefinisian kebutuhan sistem

Description

: Mendefinisikan kebutuhan sistem ini yang bertanggung

jawab adalah salah satu tim proyek yaitu Robbigh Faubendri yang dilaksanakan
pada tanggal 25 Oktober sampai 30 Oktober. Ada beberapa kebutuhan yang akan
medukung sistem yang akan dibuat nantinya. Sistem membutuhkan PC untuk
mejalankan sistem itu sendiri. Dibutuhkan PC dengan spesifikasi Processor intel i5,
RAM 2GB, dan sistem operasi minimal windows 7. Dan kebutuhan yang lain
adalah jaringan internet, dengan spesifikasi kecepatan minimal 128kbps.

WBS Item Number : 2.3

WBS Item Name

: Pendefinisian spesifikasi fungsional

Description

Mendefinisikan spesifikasi fungsional

ini

yang

bertanggung jawab adalah salah satu project team sebagai analis yaitu Risa Perdana
yang diawasi oleh project manager yaitu Kevin Setiawan. Dalam tahap ini sistem
analis mencatat fungsional apa saja yang ada dalam sistem sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Hal ini meliputi tombol menu, tombol info, tombol home, dan lain-lain.
Kegiatan ini dilakukan pada tanggal 31 Oktober sampai 2 November.

WBS Item Number : 2.4

WBS Item Name

: Pendefinisian risiko dan pendekatan dalam manajemen

resiko
Description

: Kegiatan mendefinisikan risiko yang mungkin terjadi

selama kegiatan proyek dan bagaimana cara menanganinya sampai menentukan

prioritas penanganannya. kegiatan ini berlangsung selama tahap pembutan konsep.
namun risiko yang terjadi dapat diluar perencanaan sehingga data untuk risiko yang
ada dapat diupdate selama berjalannya implementasi proyek. kegiatan pendefinisan
risiko dan pendekatan dalam manajemen risikonya dilakukan secara brainstorming
antara tim proyek dengan penanggung jawab Kevin Setiawan sebagai Manajer
Proyek. Kegiatan ini dilakukan pada tanggal 24 Oktober samapi dengan 27
Oktober.

WBS Item Number : 2.5

WBS Item Name

: Pengembangan rencana proyek

Description

: Kegiatan mengembangan rencana proyek ialah kegiatan

perencanaan untuk rencana proyek yang lebih lanjut. Seperti rencana maintenance
dan pembaruan sistem yang akan dilakukan. Sehingga hasil yang didapatkan ialah
dokumen rencana keberlanjutan proyek. Kegiatan ini dilakukan dengan rapat tim

proyek yang berlangsung pada tanggal 30 Oktober sampai 3 November dan

penanggung jawab kegiatan ialah Manajer Proyek Kevin Setiawan.

WBS Item Number : 2.6

WBS Item Name

: Pengarahan penggunaan ERP

Description

: Memberikan pengarahan penggunaan ERP ini yang

bertanggungjawab yaitu Kevin Setiawan selaku project manager. Pengarahan ERP

ini bukan kepada praktik penggunaan, namun penjelasan mengenai konsep yang
akan dibuat oleh sistem ERP untuk Pentol Gila. Kegiatan ini dilaksanakan pada
tanggal 3 November.

WBS Item Number : 3.0

WBS Item Name

: Perancangan Infrastruktur

Description

: Kegiatan perencanaan mulai dari pengadaan infrasutruktur

sampai dengan penggunaan infrastruktur yang dibutuhkan dari hasil definisi

kebutuhan system yang terkait dengan infrastruktur. Kegiatan ini berjalan pada
tanggal 4 sampai 8 November. dengan penanggung jawab Manajer Proyek Kevin
setiawan.

WBS Item Number : 3.1

WBS Item Name

: Pembelian Perangkat Hardware (Komputer/Laptop)

Description

: Untuk pembelian hardware yang dibutuhkan untuk proyek

ERP kali ini yang bertanggung jawab yaitu Robbigh Faubendri. Untuk PC bisa
menggunakan PC yang sudah ada pada kantor perusahaan Pentol Gila. Dan
pembelian Hardware tersebut dapat di beli pada Toko Komputer atau Hi-Tech Mall.
Untuk jaringan internet, bisa menggunakan provider Telkom dengan penggunaan
internet Fiber Optik. kegiatan ini berlangsung pada tanggal 4 November sampai 6
November.

WBS Item Number : 3.2

WBS Item Name

: Instalasi ERP

Description

: Pada instalasi ERP yang bertanggung jawab yaitu Nanda

Restanena yang dilaksanakan pada tanggal 7 sampai 8 November. Pada proyek

ERP kali ini menggunakan software ERP Odoo. Software Odoo bisa di download
dengan gratis di website resmi Odoo. Dan setelah selesai mendownload, software
tersebut dapat di install pada PC yang sudah di pasang pada perusahaan Pentol Gila.

WBS Item Number : 4.0

WBS Item Name

: Pembuatan Prototype

Description

: Pembuatan Prototype untuk perencanaan implementasi

ERP perusahaan Pentol Gila yang dilakukan pada tanggal 9 sampai 12 November
dilakukan oleh tim proyek dengan menggunakan open ERP yaitu Odoo. Kegiatan
ini dibawah tanggung jawab Nanda Restanena Listyawati sebagai ketua
implementasi.

WBS Item Number : 5.0

WBS Item Name

: Penutupan Proyek

Description

: Penutupan Proyek ini dilaksanakan pada tanggal 13

November sampai 14 November yang bertanggung jawab yaitu project manager

yang bernama Kevin Setiawan. Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek.
Pada tahap ini, hasil dari proyek (deliverable project) yaitu Prototype ERP, tim
proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang
menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang
perlu dilakukan pada tahap ini yaitu Evaluasi untuk mengetahui tingkat
keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan
proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan
datang.