PENGENDALIAN PENYELENGGARAAN RAPAT GENERAL

MANAGER DIVISI PERENCANAAN TEKNIS DI KANTOR

PUSAT PERUM PERUMNAS JAKARTA

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

RANI NURAINI
NIM : 21140118

Program Studi Sekretaris

Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika
Jakarta
2016

PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK

Kuliah Krja Praktik ini telah disetujui untuk dinilai pada Tahun Akademik
2016/2017 di Semester Lima.

DOSEN PENASIHAT AKADEMIK

Kelas 21.5A.11

(Nama Dosen Penasehat)

KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya
Laporan

Kuliah

Kerja

Praktik

(KKP)

dengan

judul

:Pengendalian

Penyelenggaraan Rapat General Manager Divisi Perencanaan Teknis Di

Kantor Pusat Perum Perumnas Jakarta . Yang merupakan salah satu syarat
kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Sekretaris Akademi
Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika.
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan laporan
ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran,
serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu
penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhomat:
1. Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika
2. Ketua Program Studi Sekretaris Akademi Sekretari dan Manajemen Bina
3.
4.
5.
6.
7.

Sarana Informatika
Nama dosen Penasehat
Ibu Annarita R. Sianturi Selaku General Manager Divisi Perencanaan Teknis
Ibu Yekti Nugraheni Selaku Manager Divisi Perencanaan Kelayakan
Ibu Maulina Wulansari Selaku Manager Divisi Perencanaan Proyek
Seluruh Para Staff Divisi Perencanaan Teknis

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang
membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh
karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.
Jakarta, 13 Agustus 2016
Penulis

Rani Nuraini

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL....................................................................................................i
PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK..................................ii
KATA PENGANTAR.............................................................................................iii
DAFTAR ISI...........................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
1.1 Latar Belakang...................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.............................................................................................2
1.3 Maksud dan Tujuan..........................................................................................2
1.4 Ruang Lingkup..................................................................................................3
1.5 Metode Pengumpulan Data..............................................................................3
1.6 Sistematika Penulisan......................................................................................4
BAB II LANDASAN TEORI..................................................................................6
2.1

Pengertian Rapat.............................................................................................6

2.2 Fungsi Rapat....................................................................................................7

2.3

Jenis-jenis Rapat.............................................................................................7

2.4

Syarat-syarat Rapat.........................................................................................8

2.5

Fasilitas Rapat...............................................................................................11

2.6 Layout Ruang Rapat.......................................................................................18

BAB III PEMBAHASAN......................................................................................23

3.1 Tinjauan Umum Organisasi............................................................................23
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Singkat Kantor Pusat Perum Perumnas............23
3.1.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja...............................................................26
3.1.3 Kegiatan Usaha.............................................................................................37
3.2 Pelaksanaan Kegiatan KKP...........................................................................38
3.2.1 Hasil Penelitian.............................................................................................38
3.2.2 Kendala yang Dihadapi Dalam Pekerjaan....................................................41
BAB IV PENUTUP...............................................................................................42
4.1

Kesimpulan...................................................................................................42

4.2

Saran..............................................................................................................42

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................43

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
Di era sekarang ini para pimpinan menjadi tergantung pada dukungan

staffnya, karena di dalam sebuah perusahaan terdapat begitu banyak aktivitas

kantor yang tidak dapat dilakukan oleh seseorang saja. Salah satu aktivitas kantor
adalah penyelenggaraan rapat. Rapat merupakan pertemuan atau kumpulan dalam
suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal
maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu
masalah berdasarkan hasil keputusan bersama dan sebagai alat atau media
langsung antara pimpinan dan staffnya, dapat juga antara pimpinan dengan
pimpinan lain baik internal maupun eksternal yang bersifat tatap muka dan sangat
penting.
Kegiatan rapat itu sendiri melibatkan peserta yang terlibat di dalam
permasalahan, baik itu mengundang peserta peserta rapat dari luar perusahaan
maupun peserta rapat yang merupakan anggota dari perusahan tersebut. Dalam
rapat pun, setiap peserta dipersilahkan memberikan sanggahan, masukan, atau ideide agar rapat berjalan secara efektif demi kemajuan perusahaan. Karena keaktifan
anggota rapat sangatlah penting untuk perkembangan perusahaan
Maka penyelenggaraan rapat ini sangat diperlukan persiapan rapat yang
baik, mulai dari mekanisme pegajuan penyelenggaraan rapat diantaranya
konfirmasi waktu rapat, ketersediaan ruang rapat, perlengkapan dan peserta rapat
sampai dengan terselenggarakannya rapat tersebut.

Di Divisi Perencanaan Teknis Kantor Pusat Perum Perumnas Jakarta mengadakan

rapat bertujuan untuk melakukan diskusi dan atau memutuskan suatu
permasalahan yang dilakukan dengan musyawarah untuk mencapai mufakat
dalam suatu forum
Maka penulis bermaksud untuk mengambil judul Penyelenggaraan
Rapat General Manager Divisi Perencanaan Teknis Di Kantor Pusat Perum
Perumnas Jakarta .

1.2

Rumusan Masalah
Berdasarkan pada uraian latar belakang di atas, maka perumusan masalah

yang penulis akan bahas antara lain :

1. Bagaimana prosedur pengendalian penyelenggaraan rapat pada Divisi
Perencanaan Teknis di Kantor Pusat Perum Perumnas Jakarta?
2. Apa kendala yang dihadapi pada saat proses pengendalian penyelenggaraan
rapat pada Divisi Perencanaan Teknis di Kantor Pusat Perum Perumnas
Jakarta?
3. Bagaimana cara mengatasi kendala pada saat proses pengendalian
penyelenggaraan rapat pada Divisi Perencanaan Teknis di Kantor Pusat
Perum Perumnas Jakarta?

1.3

Maksud dan Tujuan

Tujuan dari penulisan Laporan KKP bagi penulis adalah :

1. Untuk mengetahui prosedur pengendalian penyelenggaraan rapat pada
Divisi Perencanaan Teknis di Kantor Pusat Perum Perumnas Jakarta

2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi pada saat proses pengendalian

penyelenggaraan rapat pada Divisi Perencanaan Teknis di Kantor Pusat
Perum Perumnas Jakarta
3. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala pada saat proses pengendalian
penyelenggaraan rapat pada Divisi Perencanaan Teknis di Kantor Pusat
Perum Perumnas Jakarta
1.4 Ruang Lingkup
Ruang lingkup pembahasan laporan KKP ini tentang Pengajuan
Penyelenggaraan Rapat Pada Divisi Perencanaan Teknis Kantor Pusat Perum
Perumnas di mulai dari menghubungi sekretaris perusahaan, membuat surat
undangan, formulir daftar hadir, formulir R.1, formulir permohonan pemakaian
ruangan dan formulir peminjaman Inventaris Departemen IT. Sesuai periode data
1 Agustus sampai dengan 31 Agustus 2016.
1.5

Metode Pengumpulan Data

1. Kuliah Kerja Praktik (KKP)
Metode KKP ini bertujuan untuk memberikan pengalaman bagi penulis

dalam rangka usaha menerapkan teori dan pengetahuan yang telah di terima di
dalam kelas serta memperluas wawasan pada kegiatan nyata di bidang studi
sekretaris
2. Dokumentasi (Documentation)
Metode dokumentasi ini bertujuan untuk mendapatkan informasi melalui
gambar mengenai ruang rapat yang berhubungan dengan pokok bahasan yang
dikemukakan

3. Studi Pustaka
Metode membaca buku ini bertujuan untuk mendapatkan informasi dan
memperoleh pemahaman yang dituangkan ke landasan teori.
1.6

Sistematika Penulisan
Didalam penulisan Laporan Kuliah Kera Praktik (KKP) ini penulis

menyusun sistematika penulisan secara menyeluruh yang diharapkan dapat

dimengerti tentang maksud dan tujuan dari isi masing-masing bab. Adapun
sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I

PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas pendahuluan yang menggambarkan tentang

Latar Belakang, Maksud dam Tujuan, Ruang Lingkup, Metode Pengumpulan

Data, Sistematika Penulisan yang di tulis secara singkat
BAB II

LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisikan teori yang penulis ambil dari beberapa kutipan

buku, yang berupa pengertian dan definisi. Bab ini juga menjelaskan tentang
pengertian rapat, fungsi rapat, jenis-jenis rapat, syarat-syarat rapat, fasilitas rapat,
dan layout ruang rapat
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini menguraikan tentang Tinjauan Umum Perusahaan atau
Organisasi, Sejarah dan Perkembangan Singkat Kantor Pusat Perum Perumnas
Jakarta, Struktur Organisasi Divisi Perencanaan Teknis Kantor Pusat Perum
Perumnas dan Tata Kerja, Kegiatan Usaha, dan Pelaksanaan Kegiatan KKP

berupa Bidang Pekerjaan yang Dilakukan, Kendala yang Dihadapi dalam

pekerjaan dan Cara Mengatasi Kendala
BAB IV PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari pelaksanaan Kegiatan
KKP sebagai jawaban dari hasil pelaksanaan Kegiatan KKP masalah utama yang
diangkat dan saran yang ditunjukan kepada peruahaan untuk perbaikan yang
diperlukan.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1

Pengertian Rapat
Menurut Sedarmayanti (2009a:231) Rapat merupakan suatu bentuk media

komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang diselenggarakan oleh

banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah
Menurut Sedarmayanti (2009b:231) Rapat merupakan alat untuk
mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok
Menurut Sedarmayanti (2009c:231) Rapat juga merupakan media
pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat
Menurut Sedarmayanti (2009d:231) Rapat adalah komunikasi kelompok
secara resmi
Menurut Sedarmayanti (2009e:231) Rapat adalah pertemuan antara para
anggota di lingkungan kantor atau organisasi sendiri untuk membicarakan,
merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
Menurut Sedarmayanti (2009f:231) Rapat adalah para anggota organisasi
atau para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan
kepentingan organisasi
Menurut Wursanto (2006a:150) Rapat merupakan suatu media komunikasi
yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi,
baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan

mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media

pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.

Menurut Suharti Citrobroto dalam Wursanto (2006:151) Komunikasi kelompok

secara resmi sering di sebut rapat
Jadi, menurut pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara
resmi, maka terjadilah apa yang disebut rapat
Menurut Dewi (2011:129) Rapat merupakan bentuk komunikasi yang
dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan
tertentu.

2.2 Fungsi Rapat

Menurut Ernawati (2004:169) ada beberapa kegunaan dari rapat:
1. Forum diskusi untuk memecahkan masalah
2. Forum silahturahmi
3. Sarana bernegoisasi
4. Ketentuan hukum
5. Forum demokrasi: dengar pendapat dan meneriam pertanggung jawaban
6. Brainstorming sumbang saran
7. Sarana berkonsultasi
2.3

Jenis-jenis Rapat
Menurut Ernawati (2004:170) jenis-jenis rapat antara lain:
1. Rapat Tidak Resmi (Infornal Meeting)
Adalah rapat kecil dan tidak memerlukan persiapan istimewa. Biasanya

diselenggarakan oleh pimpinan dengan staffnya di ruangan kantor pimpinan atau

ruang rapat.
2. Rapat Resmi (Formal Meeting)
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang
sangat penting dan berlaku peraturan protokol yang mengatur jalannya rapat

2.4

Syarat-syarat Rapat
Menurut Thoha dalam Wursanto (2004:154) ada beberapa pendapat

mengenai persyaratan agar suatu pertemuan, menyatakan bahwa unsur-unsur yang

dapat mengidentifikasi suatu rapat:
1. Adanya masalah yang harus dipecahkan bersama
a. Salah satu unsur agar suatu pertemuan dapat disebut sebagai rapat
adalah apabila ada permasalahan yang harus dipecahkan bersama.
Hanya saja tidak semua permasalahan harus dipecahkan bersama
melalui rapat
b. Suatu rapat yang tidak memiliki permasalahan bukanlah suatu rapat
dalam arti yang sebenarnya, tetapi hanya merupakan pergunjingan atau
obrolan
c. Permasalahan yang akan dipecahkan bersama-sama harus jelas dan
dapat dimengerti oleh semua peserta
d. Agar permasalahan tersebut dapat dimengerti oleh para peserta, maka
permasalahan itu harus dirumuskan dahulu secara jelas
e. Masalah yang dirumuskan dengan jelas akan memperlancarjalannya
rapar sehingga dpat mencapai hasil seperti yang diharapkan
2. Adanya pimpinan atau ketua rapat
a. Peserta rapat merupakan unsur yang sangat penting dan merupakan
unsur penentu adanya rapat. Tanpa adanya peserta rapat atau anggota,
rapat tidak mungkin akan berlangsung. Apabila pserta yang hadir tidak
memenuhi kuorum, rapat dapat dinyatakan batal atau ditunda
b. Peserta rapat merupakan pihak yang menerima dan mendiskusikan
permasalahan
c. Peserta rapat adalah pihak yang diajak bicara dan yang dimintai
sumbangan pemikiran atau pendapat

10

d. Peserta rapat adalah pihak yang ikut secara aktif dalam pemecahan
masalah
e. Peserta rapat memiliki peran yang sangat penting dan menentukan
jalannya suatu rapat
3. Adanya partisipasi secara aktif dari para peserta rapat
a. Pimpinan atau ketua rapat merupakan porce gerak suatu rapat
b. Pimpinan rapat harus menjamin ketertiban pelaksanaan rapat
c. Pimpinan rapat berperan sebagai pengendali jalannya diskusi dalam
rapat
d. Pimpinan rapat berperan sebagai pengendali apabila pembicara mulai
menyimpang dari permasalahan utama
e. Pimpinan rapat berperan sebagai monitor dan pendispilinan jalannya
rapat
f. Pimpinan rapat bertanggung jawab atas jalannya rapat agar dapat
menghasilkan keputusan dalam batas waktu yang telah ditentukan
g. Pimpinan rapat harus mampu membangkitkan keberanian untuk
berbicara kepada semua anggota, terutama mereka yang mengalami
kesulitan dan tidak memiliki keberanian untuk mengemukakan
pendapat.mereka yang diam belum tentu karena tidak tahu, tetapi
mungkin mereka malu atau takut salah
4. Adanya notulis
Notulis adalah orang yang bertugas mencatat hasil-hasil keputusan
rapat.hal-hal yang ditulis oleh notulis berkenaan dengan hasil-hasil keputusan
rapat disebut notulen. Notulen ini antara lain berisi:
a. Tanggal dan tempat rapat dilaksanakan
b. Nama-nama peserta yang hadir dalam rapat
c. Nama pejabat yang memimpin rapat
d. Waktu dimulai dan akhirnya suatu rapat
5. Tidak adanya pidato-pidato
Tentang ada atau tidaknya pidato dalam suatu rapat sangat ditentukan
oleh jenis rapat yang diadakan, untukrapat kerja nasional atau rapat kerja daerah,
sebelum dilakukan pembahasan materi melalui diskusi kelompok, biasanya

11

didahului dengan berbagai sambutan pengarahan dari pejabat yang terkait,

waktunya dibatasi antara 5 (lima) sampai 10 (sepuluh) menit
Namun, untuk rapat biasa yang berlangsung di suatu kanor atau
perusahaan,

tidak

perlu ada

pidato

sambutan.

Pimpinan

rapat

cukup

menyampaikan maksud da tujuan rapat serta materi yang akan dibahas dalam
rapat tersebut.
2.5

Fasilitas Rapat
Menurut Wursanto (2004:158) hasil suatu rapat selain ditentukan oleh

pimpinan rapat jugaditentukan oleh fasilitas rapat yang disediakan. Fasilitas rapat
yang harus disediakan meliputi:
1. Tempat rapat
Tempat rapat, khususnya untuk rapat-rapat ekstern, harus dijelaskan:
a. Nama jalan dan namanya
b. Nama gedung (tempat rapat)
c. Nama kota (apabila dipandang perlu)
2. Tata ruang rapat
Mengenai tata ruang rapat, khususnya rapat-rapat ekstern, hal-hal yang perlu
diperhatikan adalah:
a. Cahaya penerangan
Perlu dipelihatkan apakah ruangan rapat menggunakan penerangan buatan
(lampu) atau menggantungkan penggunan cahaya matahari pada ruangan yang
penerangannya tergantung hanya pada sinar matahari, pengaturan tempat duduk
harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar
b. Ventilasi udara
Harus diusahakan agar ruangan rapat tidak terlalu panas sehingga
bisamembuat para peserta rapat menjadi cepat lelah. Usahakan agar ada banyak
udara yang masuk lewat lubang angin atau jendela, kecuali bila ruangan
menggunakan AC

12

3. Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk pada prinsipnya ditentukan oleh:
a. Jumlah peserta rapat
b. Luas ruangan rapat
4. Perlengkapan rapat
a. Soundsystem, berikut perlengkapannya
b. Wireless microphone (pengeras suara tanpa kabel)
c. Papan tulis (blackboard) berikut perlengkapannya seperti kapur putih,
kapur berwarna, penghapus, dan tongkat penunjuk
d. White board dan perlengkapannya
e. Overhead projector
f. Mesin kantor, seperti mesin ketik, mesin hitung, mesin pengganda
(mesin stensil, mesin foto copy) dan komputer
g. Peralatan komunitas, misalnya telepon, faksmili, internet, dan
sebagainya)
h. Meja dan kursi
i. Alat tulis kantor, seperti pensil,pulpe,kertas map, snelhecter, ordner,
penggaris, blocknote
5. Undangan rapat
Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan tidak terlalu jauh dari
waktu rapat akan berlangsung. Undangan yang datang terlalu awal mungkin akan
terlupakan, sedangkan bila disampingkan terlalu dekat dengan waktu pelaksanaan
bisa menyebabkan peserta tidak dapat mempersiapkan diri.
Undangan rapat yang lengkap berisi:
a.
b.
c.
d.

Hari
Tanggal
Tempat rapat
Acara rapat (bila perlu daftar acara ikut dilampirkan)
Ada 2 (dua) bentuk undangan rapat, mana yang dipilih tergantung pada

bentuk atau sifat rapat yang akan diadakan:

13

a. Untuk rapat intern yang hanya dihadiri oleh para pejabat dari organisasi
itu sendiri. Undangan cukup dengan bentuk edara. Nama-nama para
peserta sudah dicantumkan dalam edaran tersebut, dan yang
bersangkutan tinggal membubuhkan paraf atau tanda tangan pada
kolom yang telah disediakan.

14

PT. MANUNGGAL JAYA GROUP

JL. A.M SANGAJI 12 A YOGYAKARTA
EDARAN UNDANGAN
Diharapkan kehadiran para pejabat yang namanya tersebut di
bawah ini dalam rapat yang diadakan pada:
Hari
: Rabu
Tanggal
: 6 Agustus 2003
Tempat
: Ruang Rapat Direksi
Acara
: Pembentukan Panitia Hari Ulang Tahun
Perusahaan
No Urut

Nama

Jabatan

1
2
3
Dst

Tanda
Tangan
1...............
2...............
3...............

Yogyakarta, 4 Agustus 2003

Sekretaris Direksi
Anton Wibowo
Undangan rapat dapat juga dibuat untuk perorangan sehingga
setiap peserta mendapat undangan sendiri-sendiri

Sumber : Wursanto (2006:164)

Gambar II.1 Contoh Edaran Undangan

15
DEPARTEMENT PENDIDIKAN NASIONAL
Nomor Surat

Lampiran

Hal

(Tanggal Surat)

Yth....................................................
.....................................................................................................
.
.....................................................................................................
.
Hari

:............................................................................

.
Tanggal

:.............................................................................

Pukul

:............................................................................

Tempat

:............................................................................

Acara

:............................................................................

.....................................................................................................
..
.....................................................................................................
..

(Nama Jabatan)
(Tanda Tangan)
(Nama Pejabat)
NIP:.....................
Tembusan

Sumber: Wursanto (2006:166)

Gambar II.2

16

Contoh Surat Undangan (Contoh Format)

b. Untuk rapat ekstern yang terdiri oleh para pejabat dari luar instansi,
undangan harus menggunakan bentuksurat undangan pada umumnya,
dengan kartu undangan atau menggunakan bentuk panggilan melalui surat
kabar.
PANGGILAN
RAPAT DEWAN KOMISARIS
PT. DAGANG MURNI
Hari
: Kamis
Tanggal
: 28 Agustus 2003
Waktu
: Pukul 11.00
Tempat
: Restoran Istana Naga
Jalan Gatot Subroto Kav. 12 Jakarta
Acara
: 1. Pembukaan
2.Progress Report 2002
3. Pembahasan Rugi/Laba 2003
4. Lain-lain
DIREKSI

Sumber: Wursanto (2006:167)

Gambar: II.3 Contoh Surat Panggilan
6. Akomodasi
Akomodasi meliputi 2 (dua) hal, yaitu tempat menginap dan konsumsi
peserta rapat.tempat menginap peserta rapat tergantung pada tempat dimana rapat
diadakan dapat dilaksanakan di asrama atau hotel. Apabila diadakan di asrama
berati idak ada perbedaan fasilitas bagi para peserta. Semua peserta menepati
kamar dengan fasilitas yang sama, akan tetapi bila rapat diadakan siduatu hotel,
biasanya ada perbedaan fasilitas di antara para peserta tergantung kedudukan atau
jabatan dalam instansi atau perusahaan.

17

Di instansi-instansi pemerintah, pada umunya pemberian fasilitas

berdasarkan Eselon, misalnya:
a. Eselon I berhak memperoleh fasilitas kamar Executive Suite, sedangkan
kamar President Suite dialokasikan untuk Menteri atau Ketua Lembaga
b. Eselon II memperoleh fasilitas kamar Junior Suite
c. Eselon III memperoleh fasilitas kamar Honey moon Suite
d. Eselon IV memperoleh fasilitas kamar Executive Floor atau Deluxe
Room
Demikian pula untuk perusahaan-perusahaan swasta. Pemberian fasilitas
penginapan diatur berdasarkan kedudukan atau jabatan, misalnya:
a. Dewan Komisaris dan Dewan Direksi memperoleh kamar Junior Suite,
dan sebagainya
b. Branch Manager, memperoleh fasilitas Executive Suite
c. Para Manajer lainnya memperoleh fasilitas kamar Junior Suite, dan
sebagainya
Pemberian fasilitas kepada para pejabat (fasilitas apa pun, termasuk
pemberian fasilitas tempat penginapan jika menjalankan tugas kedinasan) pada
umumnya sudah dituangkan dalam suatu peraturan tersendiri oleh pimpinan
organisasi yang bersangkutan. Pada umumnya konsumsi peserta rapat sudah
disediakan oleh hotel tempat rapat tersebut diselenggarakan.
7. Kesehatan
Sehat dapat berarti segenap badan serta bagian-bagiannya dalam
keadaan baik, namun juga dapat berati yang mendatangkan kebaikan pada badan,
misalnya makanan bagi peserta yang walaupun sederhana tetapi sehat Kesehatan
berarti keadaan atau hal sehat, atau keadaa (badan) yang sehat. Jadi, yang
dimaksud kesehatan sebagai salah satu fasilitas rapat tidak hanya berkaitan
dengan masalah obat-obatan yang tersedia serta tenaga medis yang siap selama

18

rapat berlangsung tetapi, juga termasuk makanan yang disediakan selama rapat
ang juga memenuhi persyaratan kesehatan.
2.6 Layout Ruang Rapat
1. Model Teater
Tempat duduk dibuat berbaris menghadap ke meja pemimpin atau
pemincar (tanpa meja konferensi) modelini digunakan apabila peserta hanya
berperan sebagai pendengar. Model ini tidak drekomendasikan apabila peserta
harus mencatat atau rapat sambil makan atau minum pengaturan dengan model
sangat fleksibel. Baris kursi bisa diatur setengah melingkar atau lurus menghadap
ketempat pembicara. Yang perlu diperhatikan adalah sela yang cukup antara baris
kursi untuk memungkinkan peserta rapat keluar dan ,asuk dari tempat duduknya.
Kelebihan dari pengaturan ini adalah sangat efien untuk peserta rapat
dalam jumlah besar dalam ruangan. Kelemahannya adalah tidak ada tempat
menulis bagi peserta, interaksi antarpeserta minimal.

Gambar II.4 Letak Ruang Kanor Model Teater

2. Model BentukU
Kursi dan meja disusun dalam bentuk U, gaya tata letak ini sering
digunakan untuk pertemuan dewan direksi, pertemuan kepanitian, atau kelompok
diskusi dimana pembicara, prensenter menjadi pusat perhatian.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun gaya ini adalah jarak
antar tempat duduk (kursi) harus tidak terlalu rapat sehingga peserta tidak
kesulitan dalam bergerak. Apabila pesertanya diatas 25, hindari menggunakan

19

model bentuk U. Kelebihan dari model ini adalah peserta dapat berinteraksi satu
sama lain lebih mudah dibanding dalam ruangan yang pengaturannya
menggunakan model teater. Selain itu, karena disediakan meja, maka peserta
dapat menulis atau minum dan makan selama berlangsung rapat.

Gambar II.5 Tata Letak Kantor Model U

3. Model Kelas
Model kelas, hampir sama dengan model teater. Bedanya adalah dalam
model kelas ini disediakan meja yang memungkinkan peserta untuk menulis atau
meletakkan alat selama pelaksanaan rapat
Model ini digunakan apabila selama rapat peserta perlu menggunakan
banyak bahan bacaan (laporan) dan banyak menulis baik menggunakan kerta atau
notebook. Model ini juga cocok untuk rapat yang berlangsung lama sehingga
peserta dapat menikmati makan dan minum selama berlangsungnya rapat
Hal yang diperlu diperhatikan pada saat mengatur ruangan
menggunakan model ini adalah sebaiknya dalam satu meja cukup dua tempat
duduk agar tidak terlalu berdesakan. Memang bisa saja tempat duduknya lebih
banyak asalkan mejany cukup panjang. Pentingnya juga diatur jarak antara tempat
duduk bagian depan dan tempat duduk bagian belakang.

20

Gambar II. 6
Tata Letak Ruang Kantor Model Kelas
4. Model Konferensi
Dalam bentuk ini, diletakkan meja konferensi ditengah yang dikelilingi
dengan tempat duduk. Model ini sama dengan model U, hanya saja posisi antar
peserta bisa berhadapan secara dekat diskusi yang intensif
Hal yang perlu diperhatikan disini, mengenai kerapatan antar tempat
duduk (kursi) adalah posisi yang dududk di ujung meja. Tempat duduk di ujung
meja diperuntuhkan bagi pimpinan rapat. Ujung lawan dan pimpinan rapat adalah
notulis
Kelebihan dari penataan ini adalah memungkinkan peserta diskusi
secara intensif, menulis, tetapi tanpa ada yang melakukan presentasi
menggunakan audiovisual

Gambar II.7
Tata Letak Kantor Model Koferensi
5. Banquet Round

21

Disini terdapat beberapa meja bundar dengan masing-masing meja

disediakan tempat duduk. Model ini cocok untuk rapat di mana peserta perlu
melakukan diskusi dalam kelompok-kelompok kecil
Dalam mengatur model ini yang perlu diperhatikan jarak antar tempat
duduk kelompok. Atur jarak mereka tidak terlalu dekat, sehingga diskusi dalam
satu kelompok tidak menggangu kelompok lain, tetapi juga atur agar tidak terlalu
jauh sehingga antar kelompok bisa berdiskusi dengan mudah

Gambar II.8
Tata Letak Kantor Model Banquet Round

23

BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Singkat Kantor Pusat Perum Perumnas
Perumnas adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) berbentuk Perum
(Perusahaan Umum) yang modalnya 100 persen adalah milik Pemerintah
Republik Indonesia dan mengemban misi khusus. Didirikan berdasarkn Peraturan
Pemerintah (PP) Nomor 29 Tahun 1974 guna menjawab dinamika perubahan yang
terjadi di luar maupun di dalam perusahaan maka keberadaan Perumnas, diatur
kembali melalui PP Nomor 12 tahun 1988.
16 (enam belas) tahun kemudian seiring dengan lahirnya Undang-undang
No 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara (BUMN), maka PP
pendirian Perumnas disempurnakan melalui PP No. 15 tahun 2004 tanggal 10 Mei
2004. Perubahanmendasar yang diatur dalam PP tersebut tercermin pada pasal 2
sampai dengan pasal 12 yang antara lain mengatur tentang sifat, maksud dan
tujuan didirikannya perusahaan, kegiatan dan pengembangan usaha, modal,
pembentukan anak perusahaan, pengerahan dana masyarakat dan lain-lain. Pada
saat ini Perumnas sedang melakukan revisi Peraturan Pemerintah No.15 Tahun
2004 tentang Perumnas yang akan menjadikan Perumnas sebagai National Husing
& Urban Development Corporation (NHUDC)
Dengan perubahan tersebut, diharapkan Perumnas dapat bergerak lebih
dinamis, responsif dan mampu meningkatkan perannya sebagai pengemban misi

24

sekaligus menumbuh kembangkan usahanya sehingga kinerja perusahaan dapat

dicapai secara optimal. Sesuai dengan tujuan didirikannya Perumnas, manajemen
tetap berkomitmen terhadap misi yang diemban Perumnas yaitu melayani
penyediaan rumah murah yang layak dan terjangkau bagi masyarakat
berpenghasilan menengah ke bawah
Jejak langkah perusahaan perumnas pada tahun 1974 sampai dengan 1982
Perumnas memulai misinya dalam membangun perumahan rakyat menengah
kebawah beserta sarana dan prasarananya, riuan rumah dibangun di daerah
Depok, Jakarta, Bekasi dan meluas hingga Cirebon, Semarang, Surabaya, Medan,
Padang dan Makassar.
Pada tahun 1981 sampai dengan 1983 Perumnas selain membangun rumah
sederhana juga mulai merintis pembangunan rumah susun sederhana dengan
tujuan mendukung program peremajaan perkotaan.
Pada

tahun

1992

sampai

dengan

1998

pada

periode

ini,

Perumnasmembangun hampir 50% dari total pembangunan perumahan Nasional,

melonjak produksi perumahan ini didorong oleh program Pemerintah untuk
membangun 500.000 rumah sederhana (RS) dan rumah sangat sederhana (RSS).
Pada tahun 1999 sampai dengan 2007 periode krisis di mana Perumnas
mengalami restrukturisasi pinjaman perusahaan dan penurunan dalam capacity
building akibat lemahnya daya beli masyarakat khususnya masyarakat menengah
kebawah.

25

Pada tahun 2007 sampai dengan 2009 kinerja perumnas naik hingga
mencapai target RKAP 300% lebih tinggi daripada tahun sebelumnya, Perumnas
menjadi pelopor dan pemimpin dalam pembangunan rusuna 1000 Tower
Dan pada tahun 2010 sampai dengan sekarang Perumnas menuju National
Housing and Urban Development dengan menjadi pelaku utama, penyedia
perumahan dan pemukiman di Indonesia merencanakan target pembangunan
100.000 unit rumah.
1. Visi dan Misi Perumnas
Visi dan Misi Perumnas telah ditetapkan dalam Rencana Jangka Panjang
Perusahaan (RUPP) Tahun 2014 sampai dengan 2018 dan ditetapkan oleh Dewan
Pengawas dan Direksi
a. Visi
Menjadi pengembang permukiman dan perumahan terpercaya di Indonesia
b. Misi
1) Mengembangkan perumahan dan permukiman yang bernilai
tambah untuk kepuasan pelanggan
2) Meningkatkan profesionalitas, pemberdayaan dan kesejahteraan
karyawan
3) Memaksimalkan bilai bagi pemegang saham dan pemangku
kepentingan lain
4) Mengoptimalkan sinergi dengan mitra kerja, Pemerintah, BUMN
dan Instansi lain
5) Meningkatkan kontribusi
lingkungan

positif

kepada

masyarakat

dan

26

3.1.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja

1. Stuktur Organisasi

MANAGER
DEPARTEMEN

GENERAL
MANAGER DIVISI
PERENCANAAN
TEKNIS

PERENCANAAN

MANAGER
DEPARTEMEN
PERENCANAAN

Sumber: Kantor Pusat Perum Perumnas

Gambar III.1 : Struktur Organisasi Divisi Perencanaan Teknis

2. Tata Kerja
a. General Manager Divisi Perencanaan Teknis

27

1) Memimpin evaluasi atas lokasi pengembangan rencana penggunaan

lahan dan rencana kelayakan bisnis (RKB) bekerjasama dengan divisi
terkait
2) Melaksanakan konsolidasi dan verifikasi rencana kerja Divisi
Perencanaan Teknis dengan Divisi terkait
3) Memimpin, membuat dan memonitor perencanaan induk atas lokasi
pengembangan rencana penggunaan dan rencanan kelayakan bisnis
4) Membuat Perencanaan Kelayakan Bisnis secara menyeluruh dengan
berintegrasi pada program perusahaan
5) Mengembangkan strategis rencana kelayakan bisnis perusahaan dengan
aplikasinya kepada setiap Regional dan bersifat berkelanjutan di masa
yang akan datang
6) Memimpin penyelenggaraan penyusunan rencana kerja dan anggaran
Divisi Perencanaan Teknis yang merupakan bagian dari RKAP
7) Melakukan
penandatanganan
surat
ijin
prinsip
pekerjaan
AMDAL/UPL/UKL yang diajukan Regional sesuaidengan ketentuan
dan peraturan yang berlaku di lingkungan Perum Perumnas
8) Memeriksa dan mengevaluasi rencana kerja Dvisi Perencanaan Teknis
dengan Divisi terkait
9) Membuat dan mengevaluasi BRKB
10) Membuat usulan parameter yang terkait dalam perhitungan BRKB
dalam rangka peningkatan laba dan efiensi biaya untuk mengantisipasi
kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang
11) Memimpin pelaksanaan cut off BRKB dan penyusunan BRB (Buku
Realisasi Bisnis)
12) Membuat dan mengusulkan RKA Divisi Perencanaan Teknis ke
Direktur Produksi
13) Merencanakan strategis implementasi atas kebijakan kelayakan proyek
14) Memimpin evaluasi pe laksanaan kerja kantor regional dan
mengusulkan tindakan pengendalian di bidang Perencanaan Teknis

28

15) Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh

masukan strategis agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan
untuk kebijakan tahun berikutnya
16) Menganalisa hasil implementasi strategi kelayakan proyek serta
mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul
17) Memimpin penyiapan usulan kebijakan-kebijakan teknik khususnya
yang menyangkut aspek perencanaan untuk diajukan Direktur Produksi
18) Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi
Divisi Perencanaan Teknis
19) Mereview dan menyempurnakan usulan kebijakan Divisi untuk
diajukan kepada Direktur Produksi
20) Memimpin penyusunan dan evaluasi standar-standar peraturan teknik
khususnya yang menyangkut aspek perencanaan
21) Melaksanakan perencanaan dasar standar-standar peraturan Divisi
Perencanaan Teknis
22) Mereview dan mengkaji secara keseluruhan standar-standar peraturan
Divisi Perencanaan Teknis
23) Memimpin penyelenggaraan sosialisasi dan pelatihan standar-standar
peraturan kepada seluruh pihak Divisi Perencanaan Teknis
24) Melakukan penugasan kepada manager terkait proses pelaksanaan di
Divisi Perencanaan Teknis
25) Memonitor manager terkait pelaksanaan dalam kegiatan di Divisi
Perencanaan Teknis memberikan feedback atas hasil monitoring
tersebut
26) Melakukan pembinaan manager departemen di Divisi Perencanaan
Teknis dan Manager bagian produksi di regional dalam pelaksanaan
kegiatan di Divisi Perencanaan Teknis

29

27) Memberikan

penilaian

kinerja

kepada

manager

terkait

dalam

pelaksanaan kegiatan di Divisi Perencanaan Teknissesuai kinerja yang

bersangkutan
28) Memimpin kegiatan pengelolaan sumber daya dan anggaran di
lingkungan Divisi Perencanaan Teknis
29) Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan tindak lanjut tata temuan
pemeriksa baik internal (SPI) maupun eksternal di Divisi Perencanaan
Teknis
30) Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan tindakan perbaikan atau
tindak lanjut tata temuan
31) Memimpin penyelenggaraan kegiatan pengelolaan (penertiban atau
pelapor dan perentesian) data informasi dalam lingkup Divisi
Perencanaan Teknis
32) Mereview dan mengkaji informasi dalam lingkup Divisi Perencanaan
Teknis
33) Membuat keputusan terkait hasil review dan kajian informasi dalam
lingkup Divisi Perencanaan Teknis
34) Memimpin pemberian pekerjaan kepada pihak ketiga di lingkungan
Divisi Perencanaan Teknis
35) Membina kerja sama dengan lembaga atau badan usaha dalan
perencanaan, pelaksanaan, dan atau memperoleh hasil riset
36) Bersama General Manager Divisi Pembangunan dan Pengelolaan
Prasarana Lingkungan (P2L) membantu pelaksanaan tugas Direktur
Produksi
b. Manager Departemen Perencanaan Kelayakan
1) Mereview dan mengevaluasi perencanaan kelayakan bisnis yang
diajukan kantor regional
2) Merencanakan usulan alternatif berdasarkan informasi mengenai
perencanaan kelayakan dengan tujuan dan optimalisasi kelayakan bisnis

30

3) Melaksanakan proses sidang/revisi/ijin operasional BRKB sampai

dengan pengesahan
4) Mendistribusikan monitoring BRKB yang diterbitkan setiap bulan pada
tahun berjalan
5) Melaksanakan Cut Off BRKB dan menyusun BRB (buku realisasi
bisnis)
6) Melaksanakan konsolidasi rencana kerja kantor regional dan penugasan
rencana aksi (acion plan) Divisi Perencanaan Teknis
7) Menyusun usulan sasaran, rencana kerja, dana anggaran Departemen
Perencanaan Kelayakan yang merupakan bagian dari usulan rencana
kerja dan anggaran Divisi Perencanan Teknis serta pengendalian
pelaksanaan kerja
8) Mengusulkan RKA

perencanaan

dari

regional

kepada

GMD

Perencanaan Teknis
9) Membahas Perencanaan,persiapan, dan pelaksanaan kelayakan
10) Memonito pelaksanaan perencanaan kelayakab dan memberikan
feedback terhadap hasil monitoring tersebut
11) Memonitor pelaksanaan perencanaan kelayakan dan memberikan
feedback terhadap hasil monitoring tersebut
12) Mereview dan mengkaji standar-standar parameter yang diperlukan
dalam pelaksanaan departemen Perencanaan Kelayakan
13) Melaksanakan sosialisasi dan pelatihan standar-standar peraturan serta
pengendalian pelaksanaannya di Departemen Perencanaan Kelayakan
14) Melakukan pengasan kepada staf terkait suatu prosespelaksanaan
kegiatan di lingkungan departemen perencanaan kelayakan
15) Memonitor staff terkait dalam pelakssaan di departemen perencanaan
kelayakan serta memberikan feedback atas hasil monitor tersebut
16) Melakukan pembinaan staf dalam pelaksanaan kegiatan di departemen
perencanaan kelayakan

31

17) Memberikan penilaian kinerja kepada staf terkait dalam pelaksanaan

kegiata di departemen perencanaan kelayakan sesuai kinerja yang
bersangkutan
18) Memimpin penyelenggaraan kegiatan pengelolaan (penerbitan atau
pelaporan dan perenresian) data dan informasi dalam lingkungan
departemen perencanaan kelayakan
19) Mereview dan mengkaji informasi dalam lingkup Departemen
Perencanaan kelayakan
20) Membuat keputusan terkait hasil review dan kajian informasi dalam
lingkup departemen perencanaan kelayakan
21) Menindaklanjuti atas temuan pemeriksa baik internal (SPI) maupun
ekrternal di departemen perencanaan kelayakan
22) Melaksanakan pemberian pekerjaan kepada pihak ketiga dilingkungan
departemen perencanaan kelayakan
23) Bersama manager depertemen perencanaan proyek dan manager
departemen penelitian dan pengembangan membantu pelaksanaan tugas
General Manager Divisi Perencanaan Teknis
c. Manager Departemen Perencanaan Proyek
1) Mereview, mengevaluasi, perencanaan dan kajian teknis yang diajukan
kantor regional
2) Menyusun draft perencanaan teknis dan kajian teknis
3) Melaksanakan Cut Off BRKB dan menyusun BRB (Buku Realisasi
Bisnis)
4) Merencanakan usulan alternatif berdasarkan informasi mengenai
perencanaan teknis dengan tujuan efiensoptimalisasi kelayakan bisnis
5) Menyusun usulan sasaran, rencana kerja dan anggaran Departemen
Perencanaan Proyek yang merupakan bagian dari usulan rencana kerja
dan anggran Divisi Perencanaan Teknis serta pengendalian pelaksanaan
kerja

32

6) Mengusulan RKA perencanaan dari regional kepada GMD Perencanaan

Teknis
7) Membahas perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan proyek
8) Memonitor pelaksanaan perencanaan proyek dan memberikan fedback
terhadap hasil monitoring tersebut
9) Mereview dan mengkaji standar parameter yang diperlukan dalam
pelaksanaan kegiatan perencanaan proyek
10) Melaksanakan sosialisasi dan pelatihan standar-standar peratura serta
pengendali pelaksana di Departemen Perencanaan Proyek
11) Melakukan penugasan kepada staf terkait akan suatu proses
pelaksanaan kegiatan dilingkungan departemen perencanaan proyek
12) Memonitor staf terkait dalam pelaksanaan kegiatan di departemen
perencanaan proyek serta memebrikan feedback atas hasil monitoring
tersebut
13) Melakukan pembinaan staf dalam pelaksanaan kegiatan di departemen
perencanaan proyek
14) Memberikan penilaian kinerja kepaa staf terkait dalam pelaksanaan
kegiatan di departemen perencanaan proyek sesuai kinerja yang
bersangkutan
15) Memimpin penyelenggaraan kegiatan pengelolaan (penertiban atau
pelapor dan perentensian) daata dan informasi dalam lingkungan
departemen perencanaan proyek
16) Mereview dan mengkaji informasi dalam lingkup departemen
peencanaan proyek
17) Membuat keputusan terkait hasil review dan kajian informasi dalam
lingkup departemen perencanaan proyek
18) Menindaklanjuti atas temuan pemeriksa baik internal (SPI) maupun
ekstrenal di departemen perencanaan proyek

33

19) Bersama manager departemen perencanaan kelayakan dan manager

departemen penelitian pengembangan membantu pelaksanaan tugas
General Manager Divisi Perencanaan Teknis
d. Staff Perencanaan Kelayakan
1) Mereview dan mengevaluasi perencanaan kelayakan bisnis yang
diajukan kantor regional
2) Merencanakan usulan alternatif berdasarkan informasi mengenai
perencanaan kelayakan dengan tujuan efiensi dan optimalisasi
kelayakan bisnis
3) Melaksanakan proses sidang/revisi/ijin operasional kelayakan bisnis
4) Mendistribusikan BRKB hasil sidang / revisi/ ijin operasional kepada
regional dan divisi terkait
5) Melaksanakan monitoring BRKB yang terbitkan
6) Melaksanakan cutt off BRKB
7) Melaksanakan konsolidasi rencana kerja Kantor Regional dan RKO
Divisi Perencanaan Teknis
8) Menyusun usulan sasaran rencana kerja dan anggran departemen
perencanaan kelayakan yang merupakan bagian dari usulan rencana
kerja dan anggaran Divisi Perencanaan Teknis serta pengendalian
pelaksanaan kerja
9) Membahas perencanaan persiapan dan pelaksanaan perencanaan
kelayakan
10) Memonitor pelaksanaan perencanaan kelayakan dan memberikan
feedback terhadap hasil monitoring tersebut
11) Mereview dan mengkaji standar-standar parameter yang diperlukan
dalam pelaksanaan kegiatan di departemen perencanaan kelayakan
12) Mereview dan mengkai informasi dan peraturan dalam lingkup
departemen perencanaan kelayakan
13) Menindaklanjuti atas temuan pemeriksa baik internal (SPI) maupun
elsternal di departemen perencanaan kelayakan

34

14) Melaksanakan pemberian pekerjaan kepada pihak ketiga di lingkungan

depertemen perencanaan kelayakan
15) Mereview dan mengevaluasi perencanaan kelayakan bisnis yang
diajukan kantor regional

e. Staff Perencanaan Proyek

1) Mereview, mengevaluasi, perencanaan dan kajian teknis yang diajukan
kantor regional
2) Menyusun draft perencanaan teknis dan kajian teknis
3) Melaksakan Cut Off BRKB
4) Merencakan usulan alternatif berdasarkan informasi

mengenai

perencanaan teknis dengan tujuan efisiensi dan optimalisasi kelayakan

bisnis
5) Menyusun usulan sasaran rencana kerja dan anggaran Departemen
Perencanaan Proyek yang merupakan bagian dari usulan rencana dan
anggran Divisi Perencanaan Teknis, serta pengendalian pelaksanaan
kerja
6) Membahas perencanaan, persiapa, dan pelaksanan perencanaan proyek
7) Memonitoring pelaksanaan perencanaan proyek dan memberikan
feedback terhadap hasil monitoring tersebut
8) Mereview dn mengkaji informasi dan peraturan dalam lingkup
departemen perencanaan proyek
9) Mereview dan mengkaji informasi dan peraturan dalam lingkup
departemen perencanaan proyek
10) Menindaklajuti atas temuan pemeriksa internal (SPI) maupun eksternal
di deparetemen perencanaan proyek
11) Melaksanakan proses pemberian pekerjaan kepada pihak ketiga di
lingkungan departemen perencanaan proyek

35

3.1.3 Kegiatan Usaha

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2004 tentang
Perusahaan Umum Pembangunan Perumahan Nasional yang merupakan
penyempurnaan dari Peraturan Pemerintah Nomor 12 tahun 1988 serta Peraturan
Pemerintah Nomor 1974 yang menjadi Anggaran Dasar Perumnas, bidang usaha
Perumnas adalah sebagai berikut:
1. Penataan perumahan dan pemukiman
2. Penyelenggaraan pembangunan perumahan dalam rangka pemenuhan
kebutuhan perumahan bagi masyarakat berpenghasilan menengah ke bawah
3. Pelayanan jasa konsultasi dan advokasi di bidang perumahan dan
pemukiman
4. Pengelolaan tanah yang dikuasai dengan kewenangan perencanaan
peruntukkan dan penggunaan tanah yang bersangkutan, penggunaan tanah
tersebut untuk keperluan usahanya, penyerahan bagian-bagian tanah tersebut
berikut rumah/bangunan dan atau pemindahan tangan (menjual) tanah yang
sudah dimatangkan berikut prasarana yang diperlukan untuk menjual
bangunan
5. Kegiatan usaha lain yang menunjang tercapainya maksud dan tujuan
perusahaan
Kegiatan usaha berupa produk yang dijalankan Tailored Business I (TBS I) :
Affordable Housing TBS I adalah produk dengan harga jerjangkau yang
merupakan produk misi dan atau memanfaatkan subsidi pemerintah, antara lain
a. Rumah Sederhana Tapak (RST)
b. Rumah Sederhana (RS)
c. Rumah Susun Sederhana Milik (Rusunami)
d. Rumah Susun Sederhana Sewa (Rusunawa)

36

Tailored Business Stream II (TBS II) : Non Affordable Housing TBS II

adalah produk non-misi/komersial dan produk yang menghasilkan recurrent
income (selain Rusunawa) antaran lain:
a. Rumah Menengah Kantor
b. Apartemen Lisiba/ KTM
c. Hotel & Retail Estate Management

3.2 Pelaksanaan Kegiatan KKP

3.2.1 Hasil Penelitian
Berdasarkan metodologi penelitian melalui observasi dan dokumentasi
maka peneliti dapat menjelaskan Pengendalian Penyelenggaraan Rapat General
Manager Divisi Perencanaan Teknis di Kantor Pusat Perum Perumnas Jakarta
Berikut ini adalah proses pengendalian penyelenggaraan rapat:

Surat Masuk
dari Regional 1
atau 7

GMD
Perencanaan
Teknis (Pertek)
mementukan
tanggal/waktu

Menyiapkan
bahan untuk
rapat

37

Memb uat Form

R1

Staf/PIC masing
regional terkait
membuat
undangan

Menghubungi
Sekretaris
Perusahaan

Membuat Form
permohonan
pemakaian
ruangan

Membuat Form
Inventaris
Departemen IT

Membuat Daftar
Hadir

Membagikan
surat undangan ke
regional terkait
dan divisi kantor
pusatterkait

Sumber: Kantor Pusat Perum Perumnas Jakarta

Gambar III.2 Pengendalian Penyelenggaraan Rapat
Keterangan :
1. Rapat akan diadakan jika sudah menerima surat masuk dari lokasi regional
terkait
2. Lalu jika surat masuk tersebut sudah diketahui oleh General Manager Divisi
Perencanaan Teknis (GMD PERTEK), GMD PERTEK akan menghubungi
General Manager Regional terkait untuk mengatur tanggal atau waktu agar
tidak terbentrok, kemudian GMD akan menulis di disposisi pada surat

38

tersebut tanggal atau waktu setelah itu untuk diketahui oleh Person In
Charge (PIC)/ Staf regional terkait,
3. PIC/staff regional terkait menyiapkan bahan-bahan atau dokumen untuk
menunjang rapat tersebut
4. PIC/staff regional terkait menghubungi Sekretaris Perusahaan (SEKPER) 3
hari sebelum tanggal pelaksanaan rapat untuk konfirmasi waktu rapat,
peserta rapat, dan pemesanan ruangan rapat
5. Setelah berkoordinasi dengan SEKPER, PIC/staf regional terkait membuat
surat

undangan

rapat

yang

berisikan

informasi

mengenai

waktu

(hari,tanggal, dan jam) tempat, agenda rapat dan peserta rapat. Yang
kemudian undangan rapat wajib diinformasikan dn ditembuskan ke
SEKPER atau dikirim melalui email sekper@perumnas.co.id , undangan
rapat diinformasikan maksimal 2 hari sebelum tanggal pelaksanaan rapat,
apabila terjadi perubahan atau pembatalan penyelenggaraan rapat maka
harus segera diinformasikan ke SEKPER. Setelah itu surat undangan
diberikan pula ke bagian Manager Departemen Administrasi dan GCG yang
bertugas mengagendakan rapat dan menginput ke Digital Signage serta
menginformasikan agenda rapat kepada resepsionis untk diumumkan di
lingkungan Kantor Pusat
6. PIC/staf regional terkait membuat formulir R1. Form R1 adalah form isian
untuk pengadaan barang (konsumsi) yang nilai rupiahnya relatif kecil
sehingga dapat dilakukan secara langsung
7. PIC/Staf regional terkait membuat formulir permohonan pemakaian
ruangan adalah form isian untuk pemakaian ruangan rapat
8. PIC/Staf
regional terkait membuat formulir peminjaman Inventaris
Departemen IT adalah form isian untuk peminjaman peralatan / inventaris

39

departemen IT untuk meminjam peralatan kantor seperti Projector,

Notebook, dll)
9. Setelah itu PIC/staf regional terkait membuat daftar hadir, yaitu catatan yang
menyatakan kehadiran seseorang pada setiap kegiatan yang dilakukan. Form
daftar hadir ini diisi oleh peserta rapat, ketika rapat sudah selesai,
10. Setelah semuanya selesai, PIC/staff regional terkait membagikan surat
undangan ke General Manager terkait dan ke divisi di Kantor Pusat terkait.

3.2.2 Kendala yang Dihadapi Dalam Pekerjaan

Untuk kendala, secara teknis tidak ada, tetapi untuk kendala non teknis ada,
yaitu tentang penyediaan makan/siang atau snack, terkadang antar General
Manger atau peserta rapat berbeda keinginannya. Selain perbedaan keinginan
makan siang atau snack, kendala lainnya yaitu, PIC/staf regional terkait suka lupa
membawa daftar hadir atau kelengkapan lainnya ketika di hari H, rapat\ tersebut
diselenggarakan

42

BAB IV
PENUTUP

4.1

Kesimpulan
PIC/Staf dari masing-masing regional bertanggung jawab atas Pengendalian

penyelenggaraan rapat di Divisi Perencanaan Teknis. Langkah-langkah dalam

mempersiapkan rapat dimulai dari surat dari regional terkait masuk, membuat
undangan, menginformasikan ke SEKPER

bertujuan untuk mengkonfirmasi

waktu dan tempat ruang rapat dan MD administrasi GCG untuk mengagendakan
rapat serta menginformasikan ke resepsionis untuk memberitahu undangan rapat
tersebut dikantor pusat, kemudian PIC/staf regional terkait membuat form RI,
form permohonan pemakaian ruangan, dan formulir peminjaman Inventaris
Departemen IT setelah itu membagikan surat undangan ke manager regional
terkait dan divisi kantor pusat terkait.
Waktu yang diperlukan dalam mempersiapkan rapat, 1 (satu) minggu
dimulai dari surat regional terkait masuk ke Divisi Perencanaan Teknis, Untuk
kendala, hanya ada kendala non teknis.

4.2

Saran

1.

Sebaiknya PIC/Staf Regional terkait harus mempersiapkan bahan-bahan

atau dokumen rapat sebelum rapat dimuali sehingga tidak memperlambat

waktunya jalan rapat

43

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Irra Chrisyanti, 2011, Manajemen Kesekretarisan. Jakarta, PT.

Prestasi Pustka Raya
Dewi, Sutrisna, 2007 komunikasi bisnis Yogyakarta andi Ofset
Ernawati, ursula. 2004 pedoman lengkap kesekretarisan Yogyakarta,
Graha Ilmu.
Hendarto, Hartiti, dan Tulusharyono 2006 Menjadi sekretaris
profesional, Jakarta PPm.
Honiatri, Euis, 2009 Mengelola rapat Bandung Armico.
Sedarmayanti 2005. Tugas dan pengembangan sekretaris, bandung,
Bandar Maju.
Sedianingsih. Mustikawati, dan soetanto 2010 Teori dan praktik
administrasi kesekretarisan Jakarta Kencana.
Wursanto, Ignatius 2006, Kompetesi sekretaris profesional Yogyakarta
Andi.