Tugas & Fungsi Agent:

Tugas Pokok Cabang:

a. Mewakili dan melindungi perusahaan dalam daerah masing-masing.
b. Bertindak sebagai agen dalam melayani kapal-kapal keagenan.
c. Mewakili dan membantu kantor pusat dalam melayani kapal.
Bidang Pemasaran (Marketing)
a. Melakukan fungsi pemasaran.
b. Melakukan cargo canvassing dalam daerah lingkungannya dengan
memperhatikan garis-garis petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat.
c. Melaksanakan pengisian dan penjualan ruang kapal, baik kapal armada
maupun kapal keagenan sesuai dengan space allotment yang
diberikan oleh kantor pusat untuk kapal armada dan oleh principal
dalam hal FAD (Foreign Agency Department) untuk kapal keagenan.
Bidang Muatan (Traffic):
a. Menerima muatan untuk dikapalkan atas nama principal atau kantor
pusat.
b. Mempersiapkan loading list dan menyampaikannya kepada kapal dan
usaha bongkar muat muat.
c. Melaksanakan
booking
muatan
dan
menyampaikan
laporan
pembukuan muatan ke kantor pusat.
d. Mempersiapkan dokumen muatan seperti B/L dan manifest.
e. Ikut mengatur penyerahan barang kepada consignee melalui
penukaran B/L dengan D/O (biaya) OPP/OPT, sewa gudang dan lain-lain
ditarik oleh perusahaan bongkat muat.
f. Menandatangani B/L atas nama Principal.
g. Memonitor, mengawasi dan jika perlu memberi petunjuk atau teguran
atas pelaksanaan bongkar atau muat supaya dapat dicapai quick
dispatch dan proper cargo handling.

Pengambilan Petikemas Import

Agen memberitahu pihak penerima barang (consignee) jika kapal akan datang
dengan memberi informasi letak kapal akan bersandar dan letak petikemas yang
akan diterima. Pemberitahuan kepada consignee disebut dengan Notice of Arrival
(NOA). NOA tersebut berisi tentang:

1.
2.
3.
4.
5.

Nama consignee
Alamat consignee
Nama kapal dan voyage
Estimasi kedatangan (ETA)
Tempat sandar

6. Lampiran manifest
Setelah mendapatkan NOA selanjutnya pihak consignee harus segera menggurus
seluruh dokumen yang diperlukan beserta administrasinya, mulai dari penunjukan
Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) dan pemberitahuan impor barang
(PIB). Dalam pengurusan PIB juga dilampirkan Invoice dari nilai/harga barang yang
diimpor, bill of lading (B/L) , packing list, asuransi, dan surat kuasa dari consignee
kepada PPJK.
Selanjutnya PPJK yang telah ditunjuk oleh consignee akan mengambil petikemas di
container yard (CY), namun sebelumnya harus mengambil delivery order (D/O) di
agen. Pengambilan D/O di agen harus dengan menunjukan B/L yang menunjukkan
bahwa biaya pengiriman barang telah diselesaikan. Dengan D/O tersebut maka PPJK
dapat mengambil petikemas di container yard. Jika segel yang dipasang pada
petikemas masih utuh pada saat diambil oleh PPJK, maka selanjutnya yang
bertanggung jawab muatan adalah pihak PPJK dan agen tidak bertanggungjawab
lagi terhadap isi dari petikemas.

Prosedur Eksport
Booking dilakukan dengan cara membuat shipping instruction (SI) yang akan
diberikan kepada agen. Shipping instruction dibuat oleh pengirim barang yang
berisi perintah pengapalan barang dan ditunjukan kepada agen yang mengangkut
barang tersebut. Isi dari shipping instruction meliputi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Nama Shipper, consignee dan notify address

Jenis muatan
Jumlah muatan
Pelabuhan muat dan bongkar
Nama kapal pengangkut
Jumlah original bill of lading yang diinginkan

Selanjutnya shipper akan membuat kesepakatan dengan agen, dan setelah terjadi
kesepakatan antara shipper dan agen maka agen akan menerbitkan Delivery Order
(D/O). D/O digunakan oleh shipper atau perusahaan pengurusan jasa kepabeanan
yang ditunjuk untuk menggambil petikemas kosong (MT container) di depo
petikemas. Pihak depo akan memberikan petikemas kosong berdasarkan data-data
yang ada di delivery order. Namun sebelum mengeluarkan petikemas, terlebih
dahulu akan dilakukan pemeriksaan terhadap kondisi petikemas yang kemudian
dicatat dalam equipment interchange receipt (EIR).
Shipper yang telah mendapatkan MT container dapat melakukan proses pemuatan
barang (stuffing). Proses stuffing biasanya dilakukan oleh pengusaha peengurusan
jasa kebaweanan (PPJK) (freight forwarding atau ekspedisi muatan kapal laut ).

Proses stuffing dapat dilakukan di gudang shipper atau di container freight station
(CFS). Petikemas yang telah penuh dapat dipindahkan ke container yard.

Operasional
Kegiatan operasional perusahaan pelayaran meliputi pelayanan kedatangan kapal
(seperti layanan pandu, labuh, dan sandar), pelayanan kapal selama berada di
pelabuhan (seperti layanan bongkar/muat, bunkering, dan pengisian fresh water),
pelayanan keberangkatan kapal, perencanaan stowage plan, dan perencanaan
actual stowage plan.
Pengurusan dokumen mulai dilakukan seminggu sebelum kapal tiba (ETA =
Estimation Time Arrival). Dokumen dokumen yang diperlukan antara lain seperti
Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing (PPKA), Copy International Tonnage
Certificate, Ship Particular, Copy ISSC, Copy Throught Manifest dan Copy Bill of
Lading, Copy Transit Cargo Manifest dan Copy Bill of Lading, New Crew List, Voyage
Memo / Port of Call, Draft Fore / After, dan Stowage Plan.
Port Charge
Adalah tagihan-tagihan kapal selama kapal melaksanakan kegiatan di pelabuhan
diantaranya :

Pilotage (uang pandu)

Tug hire (uang tunda)
Quay dues (uang tambat)
Mooring / unmooring (penambatan dan pelepasan tali kapal)
Light dues / navigation expense (uang rambu)
Dangerous cargo (biaya untuk pengawasan barang berbahaya)

Sundry Expenses
Adalah biaya biaya yang dikeluarkan untuk kepengurusan clearance dan
administrasi kapal di darat contohnya :

Extra pilot
Karantina
Imigrasi
Bea cukai
Syahbandar
Transportasi agent
Mail document expanses
Telephone, fax expenses, and photo copy

Tahap Pelayanan Kapal

1.

Membuat PKK (Pemberitahuan Kedatangan Kapal) dengan melampirkan:

2.
3.
4.
5.
6.

Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing (PPKA) untuk kapal bendera asing/Rencana

Pola Trayek (RPT) untuk kapal bendera Indonesia.
- Copy International Tonnage Certificate.
- Ship Particular.
- Copy ISSC (International Ship Security Sertificate) dan Sipnosis Continues
Certificate.
- Copy Throught Manifest dan Copy Bill of Lading.
- Copy Transit Cargo Manifest dan Copy Bill of Lading.
- New Crew List.
- Voyage Memo / Port of Call.
- Draft Fore/After.
- Stowage Plan.
Menunjuk PBM
Membuat PPKB dengan melampirkan:
Master cable
Manifest/delivery order
Surat Pernyataan Kerja Bongkar Muat (SPKBM)
Warkat dana barang dan kapal
Penunjukan PBM
Daftar rencana muat (loading list)
Pemberitahuan kedatangan kapal
Operation planning
Pemberitahuan Kerja Bongkar dan Muat (PKBM)
Meminta jasa pandu
Setelah kapal sandar, agen melapor ke imigrasi dan membawa passport crew, crew list.
Sebelum kapal berlayar lagi

Pemberitahuan PKK:

1. Administrator Pelabuhan (ADPEL) harus dilampiri

Surat Penunjukan Keagenan (Agency Appoinment).
ISPS Code seperti ISSC dan Sinopsis Continues Sertificate
Ship Particular.
Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing (PPKA) untuk kapal bendera
asing/Rencana Pola Trayek (RPT) untuk kapal bendera Indonesia.
Cargo Manifest / Bill of Lading
Crew List terbaru
2. Bea Cukai
3. Immigrasi
Blanko PKK oleh perusahaan pelayaran
Crew List (jika diperlukan)
4. Kesehatan Pelabuhan (Karantina) blanko PKK oleh perusahaan
pelayaran
5. Pemilik Barang / Consignee dan PBM (Perusahaan Bongkar
Muat)
Stowage Plan

Cargo Manifest / Bill of Lading

Ship Particular

Penyandaran Kapal

Sertifikat-sertifikat asli kapal

Passport crew
Daftar berkas kapal
Buku kesehatan(Healthy Book)
Vaccination List
Declaration Maritime of Health
Check List (Ship Certificate) 2 copy
Sailing Declaration
Statement Master yang berisi bahwa crew telah Profesional
Harbour Report (Warta Kapal) warna hijau untuk kapal asing
Passenger Nill 2 copy
NOR (Notice of Readiness)
Report of Ship Arrival/Departure
Last Port Clearance