Laporan Kunjungan Perpustakaan

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
karunia-Nya kami dapat menyelesaikan Laporan Hasil Pengamatan Perpustakaan Daerah ini
dengan baik. Laporan ini kami susun berdasarkan mata kuliah Manajemen Kearsipan mengenai
suatu sistem pengelolaan kearsipan dan melaporkan hasil observasi/pengamatan yang telah
dilakukan. Dimana isi dari laporan ini ialah tentang Sistem Pengarsipan Buku di Perpustakaan
Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan.
Oleh karena itu, kami mengharapkan berbagai kritik dan saran dari para pembaca yang sifatnya
membangun agar laporan ini menjadi lebih baik.
Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Gelora Mulia Lubis,S.Pd.,M.Si selaku
dosen pengajar mata kuliah Manajemen Kearsipan yang telah memberikan tugas kepada kami
yaitu membuat laporan ini, orang tua yang juga memberikan semangat dan bantuan materiil serta
kepada teman-teman yang telah bersedia menjadi narasumber kami dalam melaksanakan
pengamatan ini.
Akhirnya, kami berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 26 April 2015

Penulis

DATAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................................i
DAFTAR ISI.......................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................1
A.

Latar Belakang.............................................................................................1

C.

Waktu dan Tempat ......................................................................................3

B.

Tujuan Manfaat Kegiatan...........................................................................3

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................4

A.

Pengamatan dan Wawancara......................................................................4

B.
C.
D.

Kesimpulan Dari Hasil Pengamatan dan Wawancara..............................6

Sistem Kearsipan Perpustakaan.................................................................8
Dokumentasi Kunjungan Perpustakaan....................................................10

BAB III PENUTUP .........................................................................................................13

A.
Kesimpulan...................................................................................................13
B.
Saran..............................................................................................................14

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Perpustakaan merupakan tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk salah satu pusat
informasi, sumber ilmu pengetahuan, tempat belajar, penelitian dan juga merupakan salah satu
tempat penerapan sistem kearsipan. Sebuah perpustakaan memiliki beberapa tugas pokok yaitu
mengumpulkan berbagai jenis informasi baik itu berupa buku ilmu pengetahuan, novel atau buku
hiburan, kumpulan berita, buku pedoman dan lain sebagaiyna untuk dapat digunakan oleh
banyak orang, dan juga untuk melestarikan, memelihara, dan merawat informasi yang ada.
Melalui perpustakaan seseorang dapat bertukar informasi dan saling memperoleh nilai tambah
untuk perkembangan pengetahuan, wawasan dan pengalaman.
Perpustakaan pada umumnya dibagi menjadi dua bagian berdasarkan bentuk gedung yaitu
ruangan dan gedung. Perpustakaan yang berbentuk ruangan biasanya ada di sekolah-sekolah, dan
tempatnya cenderung lebih sempit daripada perpustakaan yang berbentuk gedung. Perpustakaan
berbentuk gedung biasanya berada di daerah yaitu perpustakaan daerah, dan fasilitasnya biasanya
lebih lengkap dibandingkan dengan perpustakaan berbentuk ruangan.
Perpustakaan bentuk ruangan biasanya ada dua tempat yaitu tempat penataan buku-buku
dan tempat membaca. Tempat penataan buku atau biasa disebut dengan rak buku digunakan
untuk menyimpan dan menata buku-buku yang ada sesuia dengan sistem kearsipan yang
diterapkan di perpustakaan tersebut, dimana hal tersebut dilakukan agar pengunjung lebih mudah
untuk mencari buku yang diinginkan. Sistem kearsipan yag biasa diterapkan pada perpustakaan
salah

satunya

yaitu

Perpustakaan

Daerah

Provinsi

Sumatera

Utara

adalah

sistem

nomor/penomoran dimana hal tersebut dilakukan dengan alasan karena perpustakaan

menyediakan dan menyimpan banyak buku dengan berbagai jenis sehingga dengan
menggunakan sistem nomor maka akan mempermudah dalam pengkodean dan penempatan buku
pada rak-rak yang telah disediakan sebelumnya.
Tempat membaca khususnya di Perpustakaan Daerah Provinsi Sumatera Utara berupa
meja dan kursi dengan 6 orang/meja yang berbentuk petak dan lingkaran yang dapat digunakan
oleh pengunjung yang ingin meminjam buku, membaca buku, mengerjakan tugas, belajar, dan
lain sebgainya. Selain itu juga terdapat fasilitas internet berupa Wi-fi. Perpustakaan juga dibagi
atas beberapa fasilitas pada umumnya. Misalnya tempat peminjaman buku beserta yang
mengelola, internet, kamar mandi dan rak-rak tempat penyimpanan buku.

Perpustakaan adalah salah satu sarana yang penting bagi semua orang dan terutama bagi
kalangan pelajar. Di Perpustakaan Daerah Pemrovsu, terdapat berbagai macam buku mulai dari
buku pelajaran, buku hiburan, buku panduan, buku bergambar hingga buku yang merupakan
rangkuman berita tiap tahunnya yang mengarah kepada hal-hal yang positif. Arti perpustakaan
memiliki peranan yang sangat penting bagi semua orang terutama kalangan pelajar.
Kondisi itulah yang membuat kami untuk melakukan pengamatan. Dalam pengamatan
yang kami lakukan hal yang paling ingin untuk kami ketahui ialah bagaimana keadaan/kondisi
sistem kearsipan dan penataan-penataan terhadap seluruh buku-buku yang ada di Perpustakaan
Daerah Pemrovsu tersebut. Dalam melakukan pengamatan tersebut, kami melakukan peninjauan
secara langsung ke perpustakaan tersebut dan melakukan pengamatan terhadap sistem penataan
buku-buku diperpustakaan tersebut.

B. Waktu dan Tempat

Waktu dan tempat pelaksanan kunjungan yang dilakukan dalam pengumpulan data dan
bahan laporan ialah :
Hari

: Senin

Tanggal

: 22 Mei 2013

Pukul

: 11.00 WIB s.d 12.25 WIB

Tempat

: Perpustakaan Daerah Provinsi Sumatera Utara

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Jl. Sultan Ma;mun Ar-Rasyid (Jl. Brigjend. Katamso) No. 45-K
Medan 20159

C. Tujuan dan Manfaat Kegiatan

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh Dosen
Pengajar Mata Kuliah Manajemen Kearsipan yaitu Bapak Gelora Mulia Lubis,S.Pd.,M.Si dan
1.

manfaat yang diperoleh dalam melakukan kunjungan perpustakaan ini ialah :

Lebih mengetahui secara langsung kondisi/keadaan sistem kearsipan dalam dunia kerja,

2.
3.
4.

Untuk dapat mengetahui sistem kearsipan dan pengkodean yang dilakukan di

perpustakaan,
Dapat mengetahui perkembangan Perpustakaan Daerah khususnya di Kota Medan,
Mampu menilai baik atau buruknya sistem kearsipan yang diterapkan di tempat kerja.

BAB II
DESKRIPSI HASIL PENGAMATAN

A. Pengamatan dan Wawancara

Setelah melakukan pengamatan/survei ke perpustakaan dan melihat berbagia
kondisi penataan dan penyimpanan buku-buku di perpustakaan, kami juga melakukan
wawancara kepada beberapa pengunjung perpustakaan untuk mendapatkan beberapa
informasi dan pendapat tentang kondisis kelayakan dan jerapian perpustakaan tersebut.
Selain itu kami juga bertanya kepada beberapa pengunjung apa sebenarnya alasan
mereka untuk datang keperpustakaan, jawaban yang diberikan diatnaranya ialah :
1.
2.
3.
4.

Meminjam buku pelajaran

Meminjam buku novel atau buku cerita
Ada yang sekedar ingin mengobrol di perpustakaan
Mengerjakan tugas
Berikut adalah wawancara yang kami lakukan kepada beberapa pengunjung :
Wawancara I
Narasumber
: Nurul Hafijuh
Kampus : UMIN (Universitas Muslim Nusantara)
Alamat : Jl. Suka Cerdas STM
Tim Kel.

: Selamat siang kak, maaf bisa mengganggu sebentar?

Bisa minta waktunya untuk minta informasi seputar perpustakaan disini?

Narasumber
Tim Kel.

Narasumber

: Selamat siang, oh ya tentu saja.

: Kalau boleh tau, kakak berkunjung kesini mengerjakan tugas
atau membaca-baca buku?
: Saya berkunjung kesini untuk mengerjakan bahan penelitian saya dek.
: Oh begitu, jadi apakah kakak sudah jadi anggota di Pusda ini.
: Ya benar sekali, saya telah menjadi anggota di Pusda ini.
: Berapa kali kakak berkunjung ke Pusda ini dalam seminggu?
: Sebenarnya ini untuk pertama kalinya saya berkunjung ke Pusda ini dek.
: Jadi ini masih yang pertama ya ka, jadi menurut pengamatan kakak,
bagaimanakah penataan buku-buku yang ada di perpus ini
dan hal apa saja yang perlu untuk dibenahi?
: Menurut saya, dari segi penataan buku buku di perpus ini belum rapi
dan tentu saja perlu dilakukan penataan ulang agar terlihat lebih rapi
dan memudahkan untuk mencari buku-buku yang kita perlukan.
: Jadi, di kampus kakak sistem kearsipan apa yang digunakan
dalam penempatan/penataan buku-buku yang ada diperpustakaan?
: Ya kalau di perpustakaan di kampus kakak sistem yang digunakan
dalam penyimpanan bukunya pakai sistem abjad.
: Ok kak, terima kasih ya atas kesediaan kakak untuk memberikan
informasi dan pendapat tentang perpustakaan ini..
: Ya dek ngak apa-apa kok.

Wawancara II
Narasumber
Ka,pus
Alamat

: Irvan
: ALWASLIYAH
: Jl. Sukur Barat STM

Narasumber
Tim Kel.
Narasumber
Tim Kel.
Narasumber
Tim Kel.
Narasumber
Tim Kel.
Narasumber
Tim Kel.

Tim Kel.
Narasumber
Tim Kel.
Narasumber
Tim Kel.
Narasumber
Tim Kel.
Narasumber

Tim Kel.

: Selamat siang bang, bisa minta waktunya sebentar?

: Ya selamat siang, tentu saja boleh. Ada yang bisa saya bantu?
: Apakah abang sering berkunjung ke perpus ini?
: Ya, sebenarnya dulu saya sering berkunjung kesini, tapi karena
akhir akhir ini saya sibuk jadi saya jadi jarang berkunjung sekarang.
: Begitu ya bang, jadi sekarang abang lagi mengerjakan apa ya bang?
: Sekarang ini saya lagi menyusun skripsi dan untuk itulah saya
datang kesini untuk mencari bahan referensi dalam penyusunan skripsi
saya dek.
: Oh begitu. Ngomong-ngomong bagaimana menurut abang
sistem penyimpanan buku-buku di perpustakaan ini?
: Menurut saya sistem penympanan sudah meningkat dari waktu ke waktu.
Jika dibandingkan dengan tahun-tahun yang lalu ketika perpustakaan ini
berada di lantai 2 perpustakaan ini masih biasa saja dan jauh dari
keparian dan waktu masih berada di lantai 2 buku-bukunya masih sangat
berantakan, tetapi sekarang sudah di lantai 3 dan penyimpanannya sudah
lumayan rapi dibandingkan waktu masih dilantai 2.
: Menurut abang, apa saran yang harus dilakukan untuk meningkatkan
proses penyimpanan di perpustakaan ini?

Narasumber

Tim Kel.
Narasumber

: Menurut saya, hal yang harus dilakukan yaitu melakukan pembenahan

terhadap buku yang berantakan, menambahi fasilitas seperti AC supaya
lebih nyaman ketika membaca, mengatur tata letak rak/penyimpanan
buku sehingga luas dan tidak menghalangi jalan.
: Ok bang, terima kasih banyak atas ksediaan abang untuk memberikan
informasi dan pendapat tentang perpustakaan ini.
: Yah, sama sama dek.

B. Kesimpulan Dari Hasil Pengamatan dan Wawancara

Jadi, setelah kami melakukan pengamatan dan wawancara tersebut kepada
beberapa pengunjung, maka kesimpulan yang dapat kami ambil atas kondisi dan keadaan
sistem penataan dan penyimpaan buku-buku di Perpustakaan Daerah Pemrovsu tersebut
1.

ialah :
Kondisi dan keadaan dalam penerapan sistem kearsipan dan penataan buku-buku di
perpustakaan tersebut masih kurang baikn dan kurang rapi/kurang tepat dalam
penempatan dan penataan buku-bukunya. Hal tersebut dapat kita lihat melalui ganbar
berikut yang menunjukkan buku-buku yang berantakan dan tidak susuai pada tempatnya.

2. Konndisi ruangan yang kurang bersih dan pemanfaatan ruangan juga masih kurang efektif
dimana hal tersebut ditunjukkan dengan masih banyaknya bagian dalam ruangan yang
tidak digunakan/kosong sementara bagian yang lain terlihat padat dan berntakan. Hal
tersebut dapat kita lihat melalui gambar berikut :

Ruang Kosong
Ester

C. Sistem Kearsipan Perpustakaan

Ayu dan Pretty

Cahaya

Buku-buku perpustakaan juga dibagi menjadi dua, yitu buku pustaka yang ada secara
umum dan pustaka non buku. Pustaka umum yaitu berupa buku-buku pelajaran, buku panduan,
dll sedangkan pustaka non buku yang umum adalah globe, peta, kaset video, VCD dan DVD.
Sistem penataan (sistem kearsipan) buku-buku tersebut ialah sebagai berikut :
Klasifikasi Dewey Desimal (DDC)
Nomor Klasifikasi

Golongan

Contoh Buku

000 099

Karya Umum

Ensiklopedi. Kamus, buku pintar

100 199

Filsafat

Filsafat cinta, psikologi olahraga

200 299

Agama

Pendidikan agama, Matematika Islam

300 399

Ilmu Sosial

Sosiologi, ekonomi, PKN, Pancasila

400 499

Bahasa

Intisari bahasa, Bahasa Asing

500 599

Ilmu Murni

Buku Ilmu Pasti, Kimia, Fisika

600 699

Ilmu Terapan

Bisnis, akutansi, TIK, psikotes, gizi

700 799

Kesenian dan Olahraga

Cara

menggambar,

Pendidikan

Olahraga
800 899

Kesustraan

Pantun, Puisi, Peribahasa, Pidato

900 999

Sejarah dan Geografi

Ilmu Geografi, Biografi

Di perpustakaan juga mempunyai beberapa syarat-syarat peminjaman buku yaitu :

1. Memiliki kartu perpustakaan.
2. Lama peminjaman dua minggu (14 hari) dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu 1
minggu (7 hari).
3. Buku yang dapat dipinjam maksimal 2 buku dalam sekali pinjam.
4. Buku yang telah dipinjam apabila rusak atau hilang harus diganti.
5. Bagi setiap anggota yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjam akan dikenakan
sanksi berupa :
a) Peringatan I
b) Peringatan II
c) Peringatan III

:
:
:

Adapun tata tertib perpustakaan yaitu :

1.
2.
3.
4.

Dilarang membawa makanan atau minuman keperpustakaan.

Dilarang membuang sampah sembarangan.
Kartu anggota tidak boleh digunakan oleh orang lain.
Dilarang berbicara terlalu keras saat berada di perpustakaan agar tidak mengganggu
pengunjung perpustakaan yang lain.

D. Dokumentasi Kunjungan Perpustakaan

1. Pengelola dan Pengesahan Gedung

2. Sistem Penataan/Kearsipan Perpustakaan

3. Keadaan Perpustakaan

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil pengamatan yang dilakukan dengan mengunjungi secara langsung

Perpustakaan Daerah Privinsi Sumatera Utara maka dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
tersebut menggunakan sistem kearsipan dan pengkodean dengan sistem nomor. Namun, dalam
penerapannya untuk penempatan buku-buku masih kurang baik dan kurang tepat, hal tersebut
dapat dilihat dengan adanya buku-buku yang berantakan dan ditemukannya buku yang tidak
tepat pada rak yang semestinya sesuia dengan pengkodean sistem pengarsipan/penataan yang
ditrmpelkan di depan rak-rak buku yang ada di perpustakaan tersebut.
Ruangan perpustakaan juga tidak dimanfaatkan secara maksimal yaitu dengan terdaptnya
ruangan yang kosong dan tidak terawat, serta ruangan yang telah digunakan juga kurang rapi dan
kurang bersih.

B. SARAN
Agar para pengunjung/pelajar tertarik dan lebih betah berkunjung dan membaca di
perpustakaan maka hendaknya pengelolahan perpustakaan harus bisa menata buku dan ruangan,
tempat buku-buku, tempat membaca, ruangan perpustakaan yang bersih, menarik dan nyaman
sehingga membuat pengunjung merasa aman, nyaman serta tertarik untuk terus berkunjung
keperpustakaan tersebut.
Tanggung jawab dan kesadaran para pengunjung juga sangat diperlukan dalam
memelihara kebersihan, kerapian dan keamanan lingkungan perpustakaan, seperti setelah
membaca buku/mengerjakan tugas di perpustakaan hendajnya buku dikembalikan ketempat
semula dan tempat duduk harus di rapikan kembali. Dengan seperti itu akan tercipta suasana
yang nyaman di pepustakaan serta tidak memberatkan tugas penjaga pepustakaan. Serta dengan
adanya peraturan yang tegas akan menciptakaan suasana perpustakaan menjadi lebih tertib.