SOP Keuangan PDF
SOP Keuangan PDF
(SOP)
KEUANGAN PMI PUSAT
Kata Pengantar
Seraya memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
karunia dan petunjukNya telah tersusun Prosedur Standar Operasional (SOP) Keuangan
Markas Pusat PMI sebagai panduan dalam pengelolaan Keuangan di tingkat Markas
Pusat PMI sedangkan untuk PMI Daerah dan Cabang diharapkan dapat menggunakan
SOP ini sebagai referensi dalam menjalankan kegiatan operasional keuangan. SOP ini
dibuat sebagai langkah pembenahan Organisasi di bidang Pengelolaan Keuangan
seperti yang diamanatkan dalam Pokok-Pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI
tahun 2004-2009.
Pengelolaan Keuangan yang memadai diharapkan dapat meningkatkan transparansi
dan akuntabilitas Palang Merah Indonesia kepada mitra kerja dan Masyarakat. Namun
sampai dengan saat ini Markas Pusat PMI, PMI Daerah dan Cabang belum mempunyai
sistem pelaporan yang seragam sehingga mengalami berbagai permasalahan teknis.
Berdasarkan hal tersebut, maka Pengurus Pusat PMI menerbitkan SOP Keuangan
yang akan digunakan sebagai acuan bagi segenap jajaran PMI serta mitra kerja PMI
(para donor) dalam upaya pembenahan pengelolaan Keuangan.
Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam
penerbitan SOP Keuangan PMI.
Besar harapan kami agar SOP Keuangan PMI ini dapat diimplementasikan secara
konsisten,
walaupun
kami
menyadari
bahwa
manual
ini
masih
akan
terus
disempurnakan. Untuk itu kami sangat mengharapkan saran dan masukan demi
terwujudnya pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa yang akan datang.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan Karunia serta
petunjukNya kepada kita semua, amien.
Jakarta, 2009
Pengurus Pusat
PALANG MERAH INDONESIA
Bendahara
Sekretaris Jenderal
Iyang D. Sukandar
DAFTAR ISI
Kata Pengantar .....................................................................................
Daftar Isi ..........................................................................................
Bab I.
i
iii
Pendahuluan
1.
2.
3.
4.
5.
Bab V.
Daftar Akun
1.
2.
3.
4.
5.
iii
iii
Bab I
PENDAHULUAN
I.
2.
Konsep-konsep akuntansi:
Laporan keuangan merupakan ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan. Untuk
membukukan suatu transaksi dimulai dengan analisa transaksi, yaitu menentukan
entitas dana, perkiraan/akun mana yang terkait dan berapa nilainya. Konsep-konsep
berikut merupakan dasar bagaimana suatu transaksi dicatat dalam sistem pembukuan
PMI.
a. Konsep entitas
Akuntansi PMI disusun berdasarkan konsep dana (fund). Dana merupakan suatu
entitas akuntansi: memiliki aktiva, kewajiban, aktiva bersih, pendapatan dan
beban untuk masing-masing dana. Akuntansi dana dirancang untuk memisahkan
pendapatan dan beban masing-masing dana sehingga memudahkan untuk
menelusuri dan melaporkan suatu kegiatan.
PMI biasanya mengelola beberapa dana. Jumlah entitas dana yang banyak pada
organisasi nirlaba menimbulkan kompleksitas. Sistem akuntansi dirancang sehingga
dapat menyajikan dan mengungkapkan laporan keuangan, baik entitas dana
individual maupun organisasi, sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
b. Transaksi
Sistem akuntansi dirancang untuk mencatat dan melaporkan transaksi. Transaksi
adalah setiap kejadian yang mengakibatkan perubahan posisi aktiva, kewajiban
atau aktiva bersih dan perubahan tersebut dapat diukur dengan handal.
c. Dokumen sumber
Dokumen sumber merupakan catatan bisnis yang digunakan sebagai bukti bahwa
suatu transaksi telah terjadi, misal: cek/giro, bukti penerimaan sumbangan,
tagihan dari supplier, dan kontrak kerja.
d. Konsep unit moneter
Transaksi yang terjadi diukur dalam satuan unit moneter. Laporan keuangan PMI
harus dicatat dalam mata uang Rupiah.
e. Konsep harga historis
Dasar pengukuran yang lazim digunakan adalah biaya historis. Aktiva dicatat
sebesar pengeluaran kas (atau setara kas) yang dibayar atau sebesar nilai wajar
dari imbalan (consideration) yang diberikan untuk memperoleh aktiva tersebut.
Kewajiban dicatat sebesar jumlah yang diterima sebagai penukar kewajiban atau
sebesar jumlah kas yang diharapkan akan dibayarkan untuk menyelesaikan
kewajiban tersebut. Perkembangan akuntansi akhir-akhir ini mengarah kepada
penggunaan dasar pengukuran harga wajar, yaitu aktiva dicatat sebesar jumlah
kas yang dapat diperoleh sekarang dengan menjual aktiva tersebut dalam
pelepasan normal dan kewajiban dinyatakan sebesar nilai penyelesaian. Biasanya
konsep harga historis digabungkan dengan dasar pengukuran lain.
3.
Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi
kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar
untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, dan menyediakan disiplin
serta struktur.
Lingkungan pengendalian mencakup berikut ini:
1. Integritas dan nilai etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Partisipasi dewan pengurus
4. Filosofi dan gaya manajemen
5. Struktur organisasi
6. Pemberian wewenang dan tanggung jawab
7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Penaksiran risiko
Penaksiran risiko merupakan identifikasi, analisis, dan pengelolaan terhadap risiko
yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar
sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Risiko yang relevan dengan
pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang
dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan organisasi untuk
mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan yang konsisten
dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan.
Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan
bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan
bahwa terdapat tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam
pencapaian tujuan entitas.
Sistem informasi dan komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi
sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat,
mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara
akuntabilitas bagi aktiva, utang dan aktiva bersih yang bersangkutan.
Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung
jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan
keuangan.
Pemantauan
Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang
waktu yang mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan
tindakan perbaikan yang diperlukan.
Struktur pengendalian yang memadai dapat mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan, pemborosan, penyalahgunaan dan tindakan yang dapat merugikan
organisasi serta menghambat tercapainya tujuan organisasi. Unsur-unsur berikut,
bilamana tidak ada, akan menurunkan efektivitas suatu struktur pengendalian intern:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
5.
Pembatasan
Pedoman prosedur akuntansi ini, bersama dengan modul logistik serta peraturan
organisasi PMI lainnya, dibuat dengan tujuan menjadi pedoman bagi MP PMI, PMI
Daerah dan PMI Cabang dalam membukukan dan melaporkan transaksi keuangan.
Pedoman ini tidak berlaku untuk Unit Usaha PMI. Untuk Unit Usaha PMI laporan
keuangan harus dibuat sesuai dengan standar akuntansi komersial.
Buku manual ini disusun dan terus disempurnakan sesuai dengan perkembangan
kebutuhan, sehingga manual akuntansi ini dapat menghasilkan informasi keuangan
untuk memenuhi kebutuhan pihak eksternal maupun untuk keperluan pengendalian
pelaksanaan anggaran.
Sistem ini telah dirancang dengan mempertimbangkan pula kemungkinan
perkembangan organisasi di masa yang akan datang. Buku pedoman ini juga sangat
bermanfaat sebagai bahan pelatihan bagi pegawai baru di bidang keuangan dan
akuntansi.
Bab II
Jabatan
Lapor ke
1. Menyiapkan laporan keuangan PMI yang mencakup seluruh sumber dana yang
dikelola MP PMI. Laporan keuangan bulanan diterbitkan paling lambat tanggal
20 pada bulan berikutnya, dengan mendistribusikan kepada Sekjen, Bendahara
dan Ketua Umum (melalui Satuan Kerja Audit Internal /SKAI).
2. Menyiapkan Anggaran dan Rencana Kerja Divisi Keuangan tahun berikutnya
untuk diperiksa Sekretaris Jenderal/Kepala Markas. Di samping itu bersama
dengan divisi lain membuat rencana kerja Anggaran dan Rencana Kerja MP PMI.
3. Menyiapkan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana kepada
donor (misal: laporan pertanggungjawaban kepada Sekretariat Negara
disampaikan setiap tanggal 15 pada bulan berikutnya).
4. Menjalin hubungan baik dengan donor, mengkonfirmasi tentang tujuan dana
serta kondisi dan syarat-syarat penggunaanya, dan menjelaskan prosedur dan
bentuk laporan pertanggungjawaban.
5. Memberikan masukan kepada Sekretaris Jenderal/Pengurus tentang
penyempurnaan sistem akuntansi dan keuangan.
6. Bertanggung jawab atas tugas dan pekerjaan yang diberikan kepada Divisi
Keuangan termasuk mengkoordinasikan dan mengatur pembagian tugas setiap
staf di Divisi Keuangan.
7. Melakukan review atas kinerja staf yang berada dibawah tanggungjawabnya.
8. Memeriksa pengajuan permintaan uang persekot, permintaan uang pembayaran
langsung, dan pertanggungjawaban uang muka termasuk dokumen
pendukungnya.
Apabila setuju, menandatangani formulir yang berkaitan dan disampaikan ke
Sekretaris Jenderal/Kepala Markas, jika tidak setuju dikembalikan ke divisi
yang mengajukan untuk diperbaiki.
9. Memeriksa secara random transaksi harian yang dibuat oleh petugas akuntansi
yang telah diperiksa oleh kasubdiv akuntansi bila diperlukan.
10. Memeriksa hasil input jurnal ke komputer dengan melihat print out transaksi
jurnal (random) atau melihat langsung ke komputer.
11. Memeriksa laporan pemeriksaan kas dan bank yang dilakukan Kasubdiv
Keuangan.
12. Memonitor seluruh piutang dropping ke PMI Daerah/Cabang dan persekot ke
divisi. Dalam rangka mempercepat proses pertanggungjawaban secara reguler
membuat memo peringatan ke PMI Daerah/Cabang atau divisi terkait (dengan
tembusan ke Sekretaris Jenderal/Kepala Markas) untuk segera memasukkan
laporan pertanggungjawaban beserta bukti-bukti yang sah dan lengkap.
13. Memonitor transaksi pinjam-meminjam antar sumber dana dan pelunasannya
(pemindahbukuan) segera setelah dana tersedia.
14. Melakukan rekonsiliasi hutang piutang antar dana dan menyelesaikan
perbedaan yang ada.
15. Menyiapkan dan membawa Cek dan BG untuk ditandatangani oleh Pengurus.
16. Membuat memo permintaan dana untuk pengeluaran dana mingguan kepada
Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara.
17. Menyiapkan permintaan pengeluaran kas yang bersifat emergency setelah
mendapat persetujuan Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara.
18. Mengajukan pembentukan petty cash baru bila ada bencana besar.
Jabatan : Kasubdiv Akuntansi
Lapor ke : Kepala Divisi Keuangan
1. Menyiapkan laporan keuangan bulanan yang mencakup seluruh sumber dana
yang dikelola MP PMI paling lambat pada tanggal 15 bulan berikutnya.
2. Menyiapkan laporan keuangan donor sesuai format yang telah disetujui MP PMI.
3. Menyiapkan laporan penerimaan dan pengeluaran (pertanggungjawaban) dana
untuk donor yang belum menempatkan staff di divisi keuangan.
4. Membuat atau menyiapkan data atas informasi keuangan lain yang diperlukan
MP PMI.
5. Membuat rekonsiliasi bank semua sumber dana yang ada pada minggu pertama
setiap bulan.
6. Membuat rekonsiliasi persekot bekerjasama dengan Kasubdiv Keuangan dan
Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran.
7. Membuat rekonsiliasi dropping bekerjasama dengan Kasubdiv Penyusunan dan
Pemantauan Anggaran.
8. Memonitor /kontrol atas kebenaran jurnal dan posting.
9. Membantu persiapan audit dan menyiapkan informasi yang dibutuhkan auditor
dengan persetujuan Kepala Divisi Keuangan.
10. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya.
11. Membuat Rencana Kerja Subdivisi Akuntansi.
12. Melaksanakan tugas lainnya dari Kepala Divisi Keuangan.
13. Melakukan rekonsiliasi laporan keuangan staf donor.
14. Membuat back up sistem komputer
a. Harian (dlm eksternal hardisk)
:
sistem akuntansi
b. Bulanan (dlm CD secara permanent) :
sistem akuntansi, laporan
keuangan, data sumbangan dan data keuangan lainnya .
Jabatan : Staf Akuntansi
Lapor ke : Kasubdiv Akuntansi
1. Menjurnal seluruh transaksi harian semua sumber dana.
(sebelum diinput ke sistem akuntansi, jurnal transaksi pada voucher harus di
verifikasi dahulu oleh Kasubdiv akuntansi)
2. Membuat rekonsiliasi kas per sumber dana antara catatan akuntansi dengan
catatan kasir minimal dua kali dalam satu minggu.
3. Membantu Kasubdiv Akuntansi untuk membuat laporan yang dibutuhkan.
4. Bertanggung jawab atas dokumen dan filling dokumen bagian akuntansi.
(subdivisi accounting tidak bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen asli
yang disimpan oleh donor)
5. Mencetak laporan keuangan secara bulanan dan untuk ledger dicetak sekurangkurangnya 1 kali dalam 6 bulan.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kasubdiv Akuntansi dan Kadiv
Keuangan.
: Staf Keuangan
: Kasubdiv Keuangan
: Kasir
: Kasubdiv Keuangan
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Bab III
LAPORAN KEUANGAN
10
Tidak
terikat
Terikat
KRC
HKRC
AKTIVA
Kas dan setara kas
Piutang
Persediaan
Beban dibayar di
muka
Persekot
Dropping
Aktiva tetap
JUMLAH AKTIVA
KEWAJIBAN
Hutang dari dana lain
JUMLAH
KEWAJIBAN
AKTIVA BERSIH
Tidak terikat
Terikat HKRC
Terikat KRC
JUMLAH AKTIVA
BERSIH
JUMLAH KEWAJIBAN
DAN
AKTIVA BERSIH
Eliminasi
Jumlah
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
-
xx
-
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
-
xx
-
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
2. Laporan Aktivitas
Laporan aktivitas menyediakan informasi mengenai bagaimana penggunaan sumber
daya dalam pelaksanaan berbagai program atau jasa dan pengaruh suatu transaksi
atau peristiwa yang mengubah jumlah dan sifat aktiva bersih. Laporan ini dan
informasi dalam laporan keuangan lainnya dapat digunakan untuk (a) mengevaluasi
kinerja dalam suatu periode, (b) menilai upaya, kemampuan, dan kesinambungan
PMI dalam memberikan jasa, dan (c) menilai pelaksanaan tanggung jawab dan
kerja manajer.
PMI harus menyusun laporan aktivitas yang mencakup keseluruhan dana yang
dikelola, di samping membuat laporan aktivitas untuk masing-masing dana.
Ilustrasi Laporan Aktivitas
11
Tidak
Terikat
Terikat
KRC
HKRC
PENDAPATAN
Pendapatan sumbangan
Pengumpulan dana internal
Sumbangan palang merah
luar negri
Pendapatan bunga
Pendapatan lain-lain
JUMLAH PENDAPATAN
Jumlah
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
JUMLAH BEBAN
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
BEBAN
Beban Program
Bantuan dan penyalurannya
Beban relawan dan staf
lapangan
Beban Dukungan Program
Pendidikan dan pelatihan
Pengembangan dan
komunikasi
Beban Umum dan
Administrasi
Pegawai
Perjalanan dinas
Jasa profesional
Kantor
AKTIVA BERSIH:
1 JANUARI 2006
31 DESEMBER 2006
12
Tidak
Terikat
Terikat
HKRC
Jumlah
KRC
xx
xx
xx
xx
-
xx
-
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
-
(xx)
-
xx
xx
xx
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
xx
xx
xx
xx
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
xx
(xx)
(xx)
(xx)
xx
(xx)
xx
(xx)
(xx)
xx
xx
xx
xx
xx
13
14
s.d.
bulan ini
xx
xx
xx
xx
xx
xx
Anggaran
% thd
Sisa
Anggaran Anggaran
xx
xx%
xx
xx
xx%
xx
xx
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx%
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx%
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx%
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx%
xx%
xx%
xx%
xx%
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
Pada dasarnya laporan ini adalah laporan aktivitas dengan tambahan kolom untuk
anggaran dan perbedaan keduanya. Manajemen dapat menggunakan laporan ini untuk:
a. Membandingkan realisasi pendapatan dan beban untuk periode year-to-date
dengan anggaran pendapatan dan beban dalam periode yang sama.
b. Identifikasi setiap perbedaan antara realisasi dengan anggaran.
c. Identifikasi apa penyebab perbedaan tersebut.
d. Membuat rencana untuk memperbaiki penyebab perbedaan tersebut, jika perlu.
6. Jadwal Penerbitan Laporan
a. Laporan Bulanan
Laporan keuangan yang terdiri atas: (1) laporan posisi keuangan (2) laporan
aktivitas (3) catatan atas laporan keuangan dan (4) laporan realisasi anggaran
harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 20 pada bulan berikutnya.
Pendistribusian laporan tersebut adalah sebagai berikut:
15
Pusat:
(1)
(2)
(3)
(4)
Daerah:
(1) Kepala Markas/ Ketua
(2) Bendahara
b. Laporan Semester
Laporan keuangan lengkap ditambah dengan laporan dan uraian tentang
pencapaian misi dan organisasi harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 30
pada bulan berikutnya. Laporan tersebut didistribusikan sama seperti di atas
ditambah dengan kewajiban bagi PMI Daerah untuk menyampaikan 1 kopi ke MP
PMI melakui Kepala SKAI.
c. Laporan Tahunan
Laporan keuangan lengkap harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 30 pada
bulan berikutnya. PMI Daerah juga wajib menyampaikan 1 kopi ke MP PMI melalui
Kepala SKAI.
Laporan tahunan wajib diaudit oleh auditor eksternal independen dan selesai
selambat-lambatnya 6 bulan setelah tahun buku berakhir.
16
Bab IV
17
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Kami juga memohon, sesuai dengan anggaran yang telah disetujui, agar dapat
diberikan dana bantuan biaya .................. untuk periode sebesar Rpxxx.
Bersama laporan ini kami lampirkan:
1. Buku kas
2. Bukti-bukti asli pengeluaran
Laporan pertanggungjawaban ini disampaikan untuk mendapatkan pemeriksaan lebih
lanjut dan atas bantuannya kami ucapkan terima kasih.
Pengurus Palang Merah Indonesia
Daerah XXX
Sekretaris
Bentuk laporan pertanggungjawaban dana di atas perlu dimodifikasi apabila donor
mempunyai format tersendiri.
18
2. Buku Kas
Bentuk Buku Kas sama dengan Jurnal Umum (Ledger). Apabila organisasi sudah
menggunakan komputer akuntansi, buku kas dapat diperoleh dengan memodifikasi
ledger kas dan/atau ledger bank.
Untuk standarisasi gunakan kode dan nama akun yang digunakan dalam sistem
akuntansi. Hal ini juga akan memudahkan dalam penyusunan laporan
pertanggungjawaban dana.
BUKU KAS
Halaman: xx
Tanggal
No.
Bukti
Kode
Akun
Keterangan
Terima
Keluar
Saldo
3. Bukti-bukti Pengeluaran
Jenis bukti-bukti pengeluaran yang disampaikan ke donor biasanya sama dengan
persyaratan yang berlaku di MP PMI (lihat Prosedur Pengeluaran Uang) ditambah
kopi rekening koran yang digunakan menyimpan dana donor.
Untuk menghindari adanya pengeluaran yang tidak disetujui donor, organisasi harus
memperhatikan syarat-syarat pengeluaran yang dapat didanai seperti tercantum
dalam perjanjian. Divisi keuangan mempunyai hak untuk menolak bukti atas biaya
yang tidak memenuhi syarat dan yang tidak sesuai dengan budget, penolakan ini akan
disampaikan ke kepala divisi yang bersangkutan untuk diproses.
19
Bab V
DAFTAR AKUN
Jenis
Header
Header
Header
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Header
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Header
Header
Detail
Detail
Nama Akun
Aktiva
Kas dan setara kas
Kas
Kas Rupiah
Kas Dolar AS
Kas Yen Jepang
Bank Rupiah
Bank BCA Rek # 001
Bank BCA Rek # 002
Bank Mandiri Rek # 001
Bank Dolar AS
Bank Mandiri Rek # 003
Bank Mandiri Rek # 004
Deposito
Bank Mega
Bank Mandiri
Investasi jangka pendek lainnya
Piutang
Piutang kepada dana dan lembaga lain
Piutang dana tidak terikat
Piutang Dana Pendidikan X
Piutang Dana Y
Piutang bunga deposito
Piutang pegawai
Piutang pegawai A
Piutang pegawai B
Piutang lain-lain
Uang muka kepada PT ABC
Persediaan
Persediaan bantuan
Persediaan pangan
Persediaan sandang
Kode Akun
1-0000
1-1000
1-1100
1-1110
1-1120
1-1130
1-1200
1-1201
1-1202
1-1203
1-1300
1-1301
1-1302
1-1400
1-1401
1-1402
1-1500
1-2000
1-2100
1-2101
1-2102
1-2103
1-2200
1-2300
1-2301
1-2302
1-2400
1-2401
1-3000
1-3100
1-3101
1-3102
20
4
4
4
4
4
4
4
4
4
3
2
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
4
4
3
4
4
2
3
4
4
4
4
4
3
4
4
4
4
3
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Persediaan obat-obatan
Persediaan family & hygine kits
Persediaan kendaraan
Persediaan rumah sakit
Persediaan peralatan kesehatan
Persediaan lapangan dan penerangan
Persediaan gedung sekolah
Persediaan unit transfusi darah
Persediaan perumahan
Persediaan kantong darah
Beban dibayar di muka
Sewa dibayar di muka
Asuransi dibayar di muka
Gaji dibayar di muka
Persekot
Pers. Pusdiklat
Pers. Penanganan bencana
Pers. Pelayanan sosial dan kesehatan
Pers. Organisasi
Pers. Komunikasi
Pers. PMR dan relawan
Pers. Pengembangan sumber daya
Pers. Administrasi dan logistik
Pers. Keuangan
Pers. Sistem informasi manajemen
Pers. Satuan kerja audit internal
Per. - Pengurus
Dropping
Dropping PMI Daerah dan Cabang Aceh
Dropping PMI Daerah Aceh
Dropping PMI Cabang Aceh Utara
Dropping PMI Daerah dan Cabang Sumut
Dropping PMI Daerah Sumut
Dropping PMI Cabang Medan
Aktiva tetap
Nilai perolehan aktiva tetap
Tanah
Bangunan
Kendaraan
Peralatan kantor
Perabotan kantor
Akumulasi penyusutan aktiva tetap
Ak. penyusutan - Bangunan
Ak. penyusutan - Kendaraan
Ak. penyusutan Peralatan kantor
Ak. penyusutan Perabotan kantor
Investasi jangka panjang
1-3103
1-3104
1-3105
1-3106
1-3107
1-3108
1-3109
1-3110
1-3111
1-3200
1-4000
1-4001
1-4002
1-4003
1-5000
1-5001
1-5002
1-5003
1-5004
1-5005
1-5006
1-5007
1-5008
1-5009
1-5010
1-5011
1-5012
1-6000
1-6100
1-6101
1-6102
1-6200
1-6201
1-6202
1-7000
1-7100
1-7101
1-7102
1-7103
1-7104
1-7105
1-7200
1-7202
1-7203
1-7204
1-7205
1-8000
1
2
3
Header
Header
Detail
Kewajiban
Hutang kepada dana dan lembaga lain
Hutang kepada Dana Tidak Terikat
2-0000
2-1000
2-1001
21
3
2
3
2
2
3
3
2
3
3
2
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
2-1002
2-2000
2-2001
2-3000
2-4000
2-4001
2-4002
2-5000
2-5100
2-5200
2-6000
1
2
2
Header
Detail
Detail
Aktiva bersih
Saldo awal aktiva bersih
Perubahan aktiva bersih
3-0000
3-1000
3-2000
1
2
3
4
4
3
4
4
3
4
4
2
3
3
3
3
3
3
2
3
3
2
3
3
3
2
2
2
Header
Header
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Pendapatan
Pendapatan sumbangan
Sumbangan institusi
Sumbangan institusi luar negeri
Sumbangan institusi dalam negeri
Sumbangan perorangan
Sumbangan perorangan luar negeri
Sumbangan perorangan dalam negeri
Sumbangan pemerintah
Sumbangan pemerintah pusat
Sumbangan pemerintah daerah
Pengumpulan dana internal
Setoran bulan dana PMI
Sumbangan PMI pusat
Sumbangan PMI daerah
Sumbangan PMI cabang
Acara pengumpulan dana
Pengumpulan dana internal lainnya
Sumbangan palang merah luar negeri
Sumbangan Program
Sumbangan Overhead
Pendapatan bunga
Pendapatan jasa giro
Bunga deposito
Bunga obligasi
Pendapatan investasi lainnya
Pemindahan saldo antar dana
Pendapatan lainnya
4-0000
4-1000
4-1100
4-1101
4-1102
4-1200
4-1201
4-1202
4-1300
4-1301
4-1302
4-2000
4-2001
4-2002
4-2003
4-2004
4-2005
4-2006
4-3000
4-3001
4-3002
4-4000
4-4100
4-4200
4-4300
4-6000
4-8000
4-9000
1
2
3
3
3
3
Header
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Beban Program
Bantuan kemanusiaan
Bantuan pangan
Bantuan sandang
Bantuan obat-obatan
Bantuan family & hygine kits
5-0000
5-1000
5-1001
5-1002
5-1003
5-1004
22
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
3
3
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Bantuan kendaraan
Bantuan prasarana kesehatan
Bantuan peralatan kesehatan
Bantuan peralatan lapangan dan penerangan
Bantuan prasarana pendidikan
Bantuan pendidikan lainnya
Bantuan unit transfusi darah
Bantuan kantong darah
Bantuan perumahan
Beban penyaluran bantuan
Ongkos angkut dan pengiriman bantuan
Honor dan upah petugas bantuan
Akomodasi, konsumsi dan transportasi petugas
bantuan
Bongkar muat dan pengepakan
Sewa gudang dan kendaraan
Agen dan perijinan penyaluran bantuan
Beban penyaluran bantuan lainnya
Beban relawan dan petugas lapangan
Honorarium dan per diem relawan
Akomodasi dan konsumsi relawan
Transportasi internal relawan
Asuransi relawan
Seragam dan atribut relawan
Rekrutmen relawan
Beban relawan lainnya
5-1005
5-1006
5-1007
5-1008
5-1009
5-1010
5-1011
5-1012
5-1013
5-2000
5-2001
5-2002
5-2003
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
2
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
5-4000
5-4001
5-4002
5-4003
5-4004
5-4005
5-4006
5-4007
5-4099
5-5000
5-5001
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
3
3
3
3
3
3
3
3
3
1
2
3
Header
Header
Detail
6-0000
6-1000
6-1001
5-2004
5-2005
5-2006
5-2099
5-3000
5-3001
5-3002
5-3003
5-3004
5-3005
5-3006
5-3099
5-5002
5-5003
5-5004
5-5005
5-5006
5-5007
5-5008
5-5009
5-5010
23
3
3
2
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
6-1002
6-1099
6-2000
6-2001
6-2002
6-2003
6-2004
6-3000
6-3001
6-3002
6-3003
6-3004
6-3005
6-3006
6-3007
6-3008
6-3009
6-3010
6-3099
6-4000
6-4001
6-4002
6-4003
6-4004
6-4005
6-4006
6-4007
6-4008
6-4009
6-4010
6-4011
6-4012
6-4013
6-4099
6-5000
1
2
2
2
2
2
2
2
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Pendapatan/(Biaya) lain-lain
Beban bunga
Beban administrasi bank
Beban pajak
Laba/(rugi) selisih kurs
Laba/(rugi) penjualan aktiva tetap
Pendapatan lainnya
Beban lainnya
9-0000
9-0001
9-0002
9-0003
9-0004
9-0005
9-0098
9-0099
3. Kode Dana
Kode dana merupakan identifikasi entitas dana (sumber daya) yang dikelola PMI.
Kode Dana menggunakan tiga digit angka, dikelompokkan berdasarkan keterikatan
dalam penggunaannya.
24
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Pusdiklat
Penanganan Bencana
Pelayanan Sosial dan Kesehatan
Organisasi
Komunikasi
Palang Merah Remaja dan Relawan
Pengembangan Sumber Daya
Administrasi dan Logistik
Keuangan
25
10
11
12
Kode Organisasi untuk PMI Daerah disesuaikan dengan struktur organisasi di daerah
tersebut.
5. Penjelasan Akun
Komponen Utama Neraca
Aktiva
Aktiva adalah sumber daya yang dapat memberi manfaat ekonomis bagi organisasi
saat ini atau pada masa yang akan datang. Akun aktiva terdiri atas:
Aktiva
Kas dan setara kas
Kas
Bank Rupiah
Bank Dolar AS
Deposito
Investasi jangka pendek lainnya
Piutang
Piutang kepada dana dan lembaga lain
Piutang bunga deposito
Piutang pegawai
Piutang lain-lain
Persediaan
Persediaan bantuan
Persediaan kantong darah
Beban dibayar di muka
Persekot
Dropping
Aktiva tetap
Investasi jangka panjang
Kas dan setara kas
Kas dan setara kas mencakup kas, bank, deposito yang sewaktu-waktu bisa
dicairkan, dan investasi jangka pendek lainnya dengan jangka waktu jatuh tempo
tiga bulan atau kurang dari tanggal penempatannya.
Pos kas dan setara kas adalah:
Kas
Akun ini digunakan untuk menampung kas (uang tunai) yang dipakai oleh
organisasi.
Bank
Akun ini dipakai untuk mencatat rekening bank. Satu rekening bank dapat
digunakan untuk menampung penerimaan dan pengeluaran suatu dana dapat
juga digunakan bersamaan oleh beberapa dana.
26
Deposito
Akun ini digunakan untuk mencatat investasi dalam deposito yang jangka
waktunya tiga bulan atau kurang sejak tanggal penempatannya serta tidak
dijaminkan.
Investasi jangka pendek lainnya
Akun ini digunakan untuk mencatat investasi jangka pendek likuid lainnya
dengan jangka waktu tiga bulan atau kurang.
Piutang
Piutang merupakan tagihan organisasi kepada pihak ketiga dan karyawan. Piutang
disajikan sebesar jumlah yang dapat direalisasika, setelah memperhitungkan
penyisihan piutang yang diperkirakan tidak akan dapat ditagih.
Pos piutang adalah:
Piutang kepada dana lain
Akun ini hanya muncul pada penyajian laporan posisi keuangan suatu dana
tertentu. PMI biasanya mempunyai beberapa dana. Dana digunakan untuk
mengelola aktiva, kewajiban dan aktiva bersih untuk suatu program/kegiatan
yang spesifik. Di antara dana-dana tersebut juga biasa melakukan transaksi
pinjam-meminjam yang sifatnya sementara. Piutang kepada dana lain timbul
apabila suatu dana memiliki piutang, kepada dana lain dalam organisasi
tersebut. Sebaliknya apabila suatu dana mempunyai hutang kepada dana lain
dicatat dalam akun hutang kepada dana lain.
Pada saat penyusunan laporan keuangan saldo piutang dan hutang kepada
dana lain yang terjadi antar-dana harus dieliminasi. Saldo hutang atau
piutang kepada dana lain yang masih tersisa merupakan hutang atau piutang
kepada dana di luar organisasi/entitas yang dilaporkan.
Piutang kepada lembaga lain
Merupakan tagihan organisasi kepada lembaga lain yang muncul karena
pelaksanaan tugas PMI. Piutang ini berasal dari transaksi peminjaman atau
pembayaran pendahuluan atas suatu biaya yang menjadi beban lembaga lain
(reimbursement).
Piutang bunga
Akun ini muncul sebagai konsekuensi penggunaan basis akrual. Merupakan
saldo pendapatan bunga sejak tanggal pembayaran bunga terakhir sampai
tanggal neraca, yang akan diterima pada tanggal jatuh tempo pembayaran
bunga pada bulan berikutnya.
Piutang pegawai
Merupakan tagihan atas pinjaman pegawai kepada organisasi.
Piutang lain-lain
Merupakan tagihan organisasi pada pihak ketiga yang menurut sifat dan
jenisnya tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas.
27
Persediaan
Persediaan adalah aktiva dalam bentuk bahan, perlengkapan dan aktiva lain yang
digunakan dalam pemberian jasa atau pelaksanaan kegiatan utama PMI.
Persediaan disajikan sebesar biaya perolehan atau nilai realisasi bersih, mana yang
lebih rendah. Penyisihan dilakukan untuk aktiva yang telah mengalami penurunan daya
guna atau nilai keekonomisannya. Persediaan yang sudah tidak dapat digunakan lagi
karena memiliki masa kadaluarsa (misalnya obat dan makanan) harus dihapuskan dan
dinyatakan sebagai kerugian.
Barang bantuan, peralatan dan kendaraan untuk disumbangkan yang tidak langsung
diserahkan, dicatat sementara sebagai persediaan. Persediaan ini dibebankan pada
saat digunakan/didistribusikan.
Pos persediaan adalah:
Persediaan bantuan
Merupakan persediaan barang bantuan yang dikuasai PMI berupa: pangan,
sandang, obat-obatan, family & hygine kits, kendaraan, rumah sakit, peralatan
kesehatan, peralatan lapangan dan penerangan serta gedung sekolah. Barang
bantuan yang masih dalam proses pembangunan dicatat sebagai persediaan dan
dibebankan pada saat diserahterimakan kepada penerima.
Persediaan kantong darah
Merupakan persediaan kantong darah yang dikuasai PMI. Persediaan ini dicatat
sebagai beban pada saat didistribusikan ke Unit Transfusi Darah PMI atau pihak
lain yang membutuhkan.
Beban dibayar di muka
Pos ini merupakan biaya yang telah dibayar namun pembebanannya baru akan
dilakukan pada periode yang akan datang, pada saat manfaat diterima, seperti premi
asuransi dibayar di muka dan sewa dibayar di muka.
Persekot
Pos ini merupakan uang muka untuk membiayai suatu kegiatan/program yang
diberikan kepada staf internal PMI yang akan dipertanggungjawabkan. Persekot
dikelompokkan berdasarkan unit organisasi. Persekot dinilai sebesar jumlah yang
belum dipertanggungjawabkan.
Dropping
Pos ini merupakan uang muka untuk membiayai suatu kegiatan/program yang
diserahkan MP PMI ke PMI Daerah/Cabang atau dari PMI Daerah ke PMI Cabang.
Dropping dinilai sebesar jumlah yang belum dipertanggungjawabkan.
Aktiva tetap
Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai, baik
melalui pembelian maupun dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam kegiatan
operasional PMI serta tidak dimaksudkan untuk disumbangkan dan mempunyai masa
manfaat lebih dari setahun.
Aktiva tetap dapat berupa:
Pemilikan langsung
Pos ini merupakan aktiva tetap yang siap pakai, transaksinya telah selesai, dan
menjadi hak PMI secara hukum. Aktiva ini dicatat sebesar biaya perolehan.
28
29
seluruh pembayaran angsuran masa yang akan datang. Bunga yang telah jatuh tempo
disajikan sebagai hutang bunga.
Hutang lain-lain
Merupakan kewajiban organisasi pada pihak ketiga yang menurut sifat dan jenisnya
tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas.
Aktiva bersih
Aktiva bersih merupakan kekayaan yang dimiliki organisasi. Perubahan aktiva bersih
diperoleh dengan mengurangkan beban-beban terhadap pendapatan. Jumlah aktiva
bersih disajikan secara akumulatif sejak tahun pertama. Dalam organisasi komersial
perkiraan ini dinamakan Laba Ditahan. Akun aktiva bersih terdiri atas:
Aktiva bersih
Saldo awal aktiva bersih
Perubahan aktiva bersih
Komponen Utama Laporan Aktivitas
Pendapatan
Pendapatan adalah arus masuk bruto manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas
normal suatu organisasi yang mengakibatkan kenaikan aktiva bersih. Pendapatan
organisasi nirlaba sebagian besar berasal dari sumbangan. Sumbangan tersebut dapat
berbentuk kas, barang atau jasa.
Sumbangan kas
Sumbangan kas diakui sebesar nilai nominalnya.
Setiap penerimaan sumbangan harus dapat diidentifikasi dana (fund) atau kategorinya
menurut pembukuan organisasi. Apabila tidak dapat ditentukan dibukukan dalam dana
umum atau tidak terikat.
Penerimaan dalam mata uang asing dibukukan ke dalam mata uang Rupiah
berdasarkan kurs yang berlaku pada tanggal transaksi. Kurs yang digunakan adalah
kurs beli pada bank di mana organisasi mempunyai rekening atau kurs beli pada Bank
Indonesia.
Sumbangan barang
Sumbangan barang dinilai berdasarkan: (1) nilai wajar berdasarkan dokumen
perolehan yang diserahkan penyumbang, (2) nilai wajar/pasar, atau (3) taksiran
harga. Ketika tidak tersedia harga pasar, organisasi harus berupaya menetapkan nilai
taksiran barang tersebut dengan pendekatan selain harga perolehan (cost).
Sumbangan jasa
Organisasi juga biasanya menerima sumbangan jasa. Banyak relawan yang
menyumbangkan waktu dan tenaga mereka untuk menolong organisasi melaksanakan
fungsinya. Akan tetapi karena kesulitan dalam pengukuran nilai wajarnya, jasa yang
telah disumbangkan tersebut tidak diakui dalam laporan keuangan.
Pendapatan PMI terdiri atas:
Pendapatan sumbangan
Sumbangan institusi
30
Sumbangan perorangan
Sumbangan pemerintah
Pegumpulan dana internal
Sumbangan palang merah luar negeri
Pendapatan bunga
Pendapatan investasi lainnya
Pemindahan saldo antar dana
Pendapatan lainnya
Pendapatan sumbangan
Pendapatan yang diterima dari donor, diberikan secara sukarela dan tidak ada
kewajiban untuk memberikan suatu kontraprestasi kepada donor atas penerimaan
sumbangan tersebut.
Pengumpulan dana internal
Pos ini untuk mencatat pendapatan yang berasal dari usaha-usaha internal organisasi
seperti setoran bulan dana, sumbangan MP PMI (bagi PMI daerah/cabang), sumbangan
PMI daerah (bagi MP PMI dan PMI cabang), sumbangan PMI cabang (bagi MP PMI dan
PMI daerah), acara pengumpulan dana, dan usaha-usaha internal lainnya.
Sumbangan palang merah luar negeri
Pos ini mencatat pendapatan yang diterima dari organisasi palang merah luar negeri
(partnership), IFRC dan ICRC.
Pendapatan bunga
Pendapatan bunga terdiri dari pendapatan jasa giro, bunga deposito dan bunga
obligasi. Pendapatan bunga diakui dalam periode di mana pendapatan tersebut
diperoleh.
Pendapatan investasi lainnya
Pos ini mencatat pendapatan dari investasi lainnya, misalnya setoran bagian laba unit
usaha dan investasi saham.
Pemindahan saldo antar dana
Pos ini mencatat pemindahan/pemberian saldo suatu dana ke dana lainnya.
Pemindahan tersebut sebelumnya harus disetujui pihak-pihak yang berkaitan.
Pendapatan lainnya
Pendapatan organisasi yang menurut sifat dan jenisnya tidak dapat dikelompokkan
dalam pos-pos di atas.
Beban
Beban adalah arus keluar bruto manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal
suatu organisasi yang mengakibatkan penurunan aktiva bersih.
Beban disajikan berdasarkan klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional bermanfaat
untuk membantu penyumbang dan pihak lain dalam menilai aktivitas pemberian jasa,
biaya yang digunakan untuk melaksanakan jasa tersebut dan bagaimana penggunaan
sumber daya. Klasifikasi fungsional dibagi menjadi dua yaitu program pemberian jasa
dan aktivitas pendukung. Program pemberian jasa merupakan aktivitas untuk
menyediakan jasa kepada para penerima manfaat dalam rangka mencapai tujuan
organisasi. Aktivitas pendukung meliputi semua aktivitas selain program pemberian
jasa, yaitu beban manajemen dan umum serta pencarian dana.
31
xxx
xxx
32
PMI Daerah/Cabang
Biaya Program
Kas/Bank
xxx
xxx
xxx
xxx
33
Bab 6
1.
2.
Kebijakan:
1. Setiap jurnal yang dibuat harus diperiksa dan disetujui terlebih dahulu oleh
pejabat yang berwenang sebelum dibukukan ke dalam buku besar dan buku
pendukung.
2. Penerimaan uang dicatat/dibukukan berdasarkan jumlah kas yang diterima
oleh organisasi.
3. Sumbangan kas dalam bentuk mata uang asing diupayakan untuk dikonversi
langsung ke mata uang Rupiah pada hari yang sama, cara ini dimaksudkan
untuk menghindari selisih kurs.
4. Tidak semua penerimaan sumbangan dapat dibuatkan tanda terima uang,
namun atas sumbangan yang nilainya di atas Rp1 juta yang diketahui
identitasnya atau yang jumlahnya lebih kecil namun pendonor
menginginkan maka harus dibuat surat ucapan terima kasih dan tanda
terima uang.
5. Komitmen/MoU/Project Agreement tidak diakui sebagai pendapatan tetapi
pada saat kas atau barang diterima.
33
3.
Donor
1) Menyerahkan bantuan dalam bentuk kas atau bank. Jika sumbangan melalui
bank harus dilengkapi bukti transfer, sumbangan bisa juga melalui cek, giro,
travel cek, payment order atau bentuk lain yang bisa diuangkan.
Petugas penerima
2) Membuat bukti Tanda Terima Uang (Kwitansi) (lihat Lampiran 5) sebanyak 2
rangkap dengan rincian :
lembar pertama diberikan pada pendonor
lembar kedua diberikan pada kasir penerima kas
5)
6)
7)
8)
Untuk penerimaan melalui bank atau jumlah tertentu yang signifikan (sesuai
kebijakan
Pengurus)
Kwitansi
ditandatangani
oleh
Sekretaris
Jenderal/Bendahara.
Membuat Daftar Penerimaan Sumbangan Harian (DPSH).
Menyerahkan kas dan Kwitansi dan DPSH kepada kasir, dan menyimpan satu
kopi DPSH sebagai arsip.
Pada setiap akhir bulan membuat Daftar Penerimaan Sumbangan Bulanan
(DPSB) baik yang diterima secara tunai maupun melalui rekening bank PMI.
DPSB harus mencantumkan jumlah yang telah dicatat dalam DPSH dan mana
yang pertama kali diakui dalam DPSB.
Menyerahkan DPSB ke bagian akuntansi.
34
Kasir
4) Menyetorkan kas ke bank paling lambat keesokan harinya.
5) Menyimpan dan merekatkan Bukti Setoran Bank (BSB) pada bukti penerimaan
kas yang disetor.
6) Mencatat penerimaan dan pengeluaran sumbangan dalam buku kas kasir.
7) Menyerahkan Kwitansi, DPSH dan BSB kepada bagian akuntansi.
Bagian Akuntansi
8) Membuat Voucher Journal Memorial (VJM) (lihat Lampiran 4) berdasarkan DPSH
atau DPSB sebagai media pembukuan transaksi penerimaan sumbangan harian
atau bulanan.
9) Memfiling bukti penerimaan kas yang berasal dari kasir.
10) Melakukan rekonsiliasi pembukuan dengan rekening koran setiap akhir bulan.
11) Melaporkan hasil rekonsiliasi pada Kepala Divisi Keuangan.
4. Penerimaan Sumbangan Barang
PMI mendapatkan dana/pendapatannya dari sumbangan kas ataupun sumbangan
dalam bentuk barang. Sumbangan dalam bentuk barang langsung ditangani oleh
divisi logistik. Prosedur pengelolaan sumbangan barang (penerimaan dan
pengeluarannya) dapat dilihat pada manual logistik. Dokumen yang
diserahkan bagian logistik sebagai dasar pembukuan adalah:
a. Surat Tanda Terima Sumbangan Barang
b. Dokumen Perolehan Barang yang Diserahkan Penyumbang
c. Memo penetapan harga taksiran apabila tidak diperoleh dokumen pada poin b
d. Surat Pengiriman Barang
e. Laporan Persediaan Bulanan
Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut diterima bagian akuntansi, dibuat VJM
untuk dibukukan dan di filing.
5. Penerimaan Non Sumbangan
a. Pinjaman dari dana lain
Kebijakan:
Pinjaman dari dana lain harus dibayar/dikembalikan, setelah dana pengganti
diterima dari donor (reimbursement) maksimal 10 hari setelah diterimanya
dana tersebut atau ditentukan lain oleh pengurus.
Kepala Divisi Keuangan
1) Mengajukan Memo Permohonan Pinjaman (MPP) dari dana lain pada
Sekretaris Jenderal (Otorisator). Setelah MPP disetujui membuat formulir
Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dan menyiapkan cek/giro agar dapat
disetujui oleh Sekretaris Jenderal dan Bendahara.
Sekretaris Jenderal
2) Memeriksa MPP dan OPU apakah sesuai dengan peraturan organisasi dan
kebutuhan pada saat itu. Jika tidak menyetujui mengembalikan dokumen
tersebut ke Kepala Divisi Keuangan untuk dikoreksi, jika setuju
menandatangani OPU dan cek/giro.
Kasir
3) Menerima formulir MPP, OPU dan cek/giro yang telah disetujui dari Kepala
Keuangan.
4) Melanjutkan ke Prosedur Pengeluaran Uang.
35
36
akan membuat suatu Project Agreement, yang merupakan rencana lebih rinci
akan tindakan/proyek yang akan dikerjakan oleh kedua belah pihak. Seperti juga
MoU, PMI tidak boleh menganggap bahwa Project Agreement ini sebagai sesuatu
yang mengikat. Bila institusi yang berniat untuk menyumbang tersebut kemudian
membatalkan niatnya, PMI tidak dapat menuntut pihak tersebut untuk memenuhi
kewajibannya sebagaimana tertulis di Project Agreement. Dengan dasar tersebut
suatu komitmen ataupun janji dari para penyumbang tidak dapat dijadikan dasar
untuk mengakui pendapatan. Kecuali dapat dibuktikan lain, PMI harus mengakui
pendapatan sumbangan pada saat kas atau barang diterima.
37
Bab VII
PENGELUARAN KAS
38
persekot
dicatat
pada
voucher
OPU
dengan
menambahkan
Laporan
Pertanggungungjawaban Uang Muka (LPU).
Transaksi penerimaan uang, transaksi nonkas dan jurnal penyesuaian menggunakan
Voucher Jurnal Memorial (VJM).
3.
Pengeluaran Uang
Prosedur Umum
Secara garis besar prosedur pengeluaran uang dibagi menjadi tiga, yaitu:
1.
Prosedur permintaan otorisasi;
2.
Prosedur pembayaran; dan
3.
Prosedur pertanggungjawaban.
Prosedur permintaan otorisasi adalah prosedur yang dilakukan oleh pihak yang
membutuhkan dana atau yang bertanggungjawab atas pengeluaran tersebut untuk
mendapatkan otorisasi atas permintaan uang muka dan pembayaran langsung.
Prosedur pembayaran merupakan prosedur pengeluaran uang sehubungan dengan :
- Pengisian kas kecil
- Permintaan uang muka
- Pembayaran gaji dan upah
- Pengadaan barang/jasa dan pembelian perlengkapan
- Pembayaran lainnya :
- kontraktor/subkontraktor
- jasa profesional
- dan lain-lain
Prosedur pertanggungjawaban berkaitan dengan prosedur yang dilakukan oleh
pihak/divisi yang menerima uang muka dalam mempertanggungjawabkan pengeluaran
tersebut.
Pengeluaran bank dilakukan satu kali seminggu. Dalam keadaan darurat, dengan
persetujuan Sekretaris Jenderal, kasir dapat mengajukan permintaan pengeluaran
bank di luar hari yang telah ditentukan. Kasir buka dari jam 8.00 WIB sampai dengan
jam 15.00 WIB untuk melayani pengeluaran bank.
Laporan Posisi Kas
Untuk mengetahui jumlah dan waktu pembayaran Pengurus harus mengetahui posisi
kas yang up to date. Untuk itu kasir harus membuat Laporan Posisi Kas Mingguan yang
akan disampaikan kepada Bendahara pada saat mengajukan permintaan pembayaran.
Laporan Posisi Kas Mingguan mencakup informasi tentang: (1) saldo dan transaksi
kas/bank minggu lalu; dan (2) rencana penerimaan dan pengeluaran kas/bank minggu
ini. Laporan Posisi Kas Mingguan disiapkan untuk setiap rekening dan untuk rekening
bank bersama dirinci menurut masing-masing dana. Tabel di bawah ini adalah ilustrasi
laporan posisi kas mingguan.
39
Kas
Rp
2,500,000
Bank ABC
Rp
Bank DEF
Rp
Bank
GHI
AS$
30,000,000 120,000,000
4,500
10,000,000
25,000,000
25,000,000
35,000,000
25,000,000
65,000,000 145,000,000
10,000
Deposito
Rp
500,000,000
5,000,000
5,000,000
7,500,000
(4,500,000) (30,000,000)
10,000
14,500
500,000,000
14,500
(25,000,000)
(25,000,000)
475,000,000
(5,000,000)
(1,000,000)
40
41
42
Lelang adalah pengadaan barang secara terbuka dengan membuat pengumuman secara
luas melalui media massa atau media lainnya sehingga masyarakat luas dan dunia
usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Pemilihan langsung adalah pengadaan barang dan jasa tanpa melalui pelelangan umum
yang dilakukan dengan membandingkan sekurang-kurangnya tiga penawar dan
melakukan negosiasi baik teknis maupun harga.
Penunjukkaan langsung adalah pengadaan barang dan jasa yang dilakukan tanpa
melalui pelelangan umum atau pemilihan langsung. Dalam rangka efisiensi nilai
pengadaan yang kecil dilakukan melalui penunjukkan langsung.
Kebijakan tentang batasan dan kriteria pengadaan barang/jasa akan diatur dalam
suatu keputusan tersendiri.
Dalam rangka kelancaran pelaksanaan dapat dibentuk Panitia Pengadaan yang diketuai
Sekretaris Jenderal. Pantia Pengadaan dapat membentuk Tim Teknis yang dapat terdiri
dari karyawan PMI dan pihak ketiga yang profesional baik perorangan atau badan.
Dalam hal pengadaan barang/jasa dilakukan melalui pelelangan umum Panitia
Pengadaan harus menyiapkan dokumen lelang yang memuat syarat-syarat umum
pelelangan, syarat-syarat administrasi, syarat-syarat teknis, dan syarat-syarat peserta
lelang. Tahapan pelaksanaan pelelangan umum yang menjadi tugas Panitia Pengadaan
yaitu:
a. pengumuman dan pemberian penjelasan;
b. pengajuan syarat dan dokumen penawaran;
c. pembukaan dokumen penawaran;
d. penetapan calon pemenang;
e. penetapan pemenang;
f. pengumuman pemenang; dan
g. penunjukan pemenang.
Permintaan pembayaran atas pengadaan barang/jasa harus dilengkapi dokumendokumen yang membuktikan bahwa transaksi tersebut telah dilaksanakan dengan baik.
Secara garis besar bukti-bukti tersebut dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Kontrak atau surat pesanan pembelian;
b.Tanda terima barang atau jasa; dan
c. Tagihan dari supplier.
Ketiga jenis dokumen tersebut harus sesuai satu dengan lainnya. Pencocokan tersebut
dinamakan three ways matching.
Untuk pengadaan barang dan jasa dalam jumlah besar dimungkinkan adanya pemberian
uang muka kepada supplier yang selanjutnya diperhitungkan ketika melakukan
pembayaran atas prestasi (kemajuan pekerjaan) yang telah dilaksanakan.
A.3. Pengeluaran Kas Kecil (Tunai)
Kas adalah uang tunai yang dipegang kasir yang digunakan untuk membayar transaksi
yang harus menggunakan uang tunai seperti pembayaran biaya operasional kantor dan
pengiriman surat, yang tidak praktis dibayarkan dengan cek/giro.
Kas PMI disimpan oleh kasir kantor pusat dan kasir proyek/kegiatan. Besarnya jumlah
kas yang disimpan kasir kantor pusat atau kasir proyek/kegiatan ditetapkan dalam
keputusan tersendiri oleh Pengurus PMI.
43
Kas (kasir) buka pukul 08.00 WIB sampai dengan 15.00 WIB untuk melayani pengeluaran
tunai. Semua pembayaran tunai harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi
yang bersangkutan. Contoh pembayaran tunai (kas kecil) adalah:
Pembayaran-pembayaran intern termasuk kas bon.
Pembayaran-pembayaran kepada pihak ketiga yang jumlahnya kurang dari
Rp2.000.000.
Reimbursement (penggantian) atas pengeluaran kas yang jumlahnya kurang dari
Rp500.000.
Pengendalian atas pengelolaan kas tunai biasanya dilakukan dengan cara:
a. Kas disimpan di laci terkunci atau safe deposit box dan dipisahkan dari dana kas
tunai yang lain.
b. Hanya satu orang, pemegang kas (kasir) yang bertanggung jawab atas pengelolaan
dana tersebut.
c. Pemegang kas harus membuat buku kas yang mencatat semua penerimaan dan
pengeluaran uang dan membuat kuitansi pengeluaran uang atau voucher kas untuk
setiap pengeluaran.
d. Menetapkan pihak-pihak yang diberi otorisasi untuk menyetujui pengeluaran
tersebut.
Prosedur permintaan otorisasi atas pembayaran uang muka, pembayaran gaji,
pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang/jasa dan pembayaran dengan kas
kecil sebagai berikut:
44
Pemohon:
1) Pemohon menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut:
a. Permintaan uang muka:
- Memo Permintaan Uang Muka (MPUM). Apabila rencana pengeluaran tersebut
belum terdapat dalam Anggaran maka MPUM sebelumnya harus disampaikan
kepada Sekretaris Jenderal untuk mendapat persetujuan atas program yang
akan dilaksanakan.
- Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya
berasal dari Donor.
- Voucher Permintaan Uang Muka (PUM).
b. Pembayaran gaji dan tunjangan lainnya
- Surat Permohonan Persetujuan Pembayaran Gaji.
- Daftar gaji dan tunjangan lainnya.
- Daftar hadir.
- Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya
berasal dari Donor.
- Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU)
c. Pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang/jasa
- Kontrak, berita acara penerimaan baran/jasa dan tagihan vendor (rincian
dokumen tersebut dapat dilihat pada bagia terakhir bab ini).
- Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya
berasal dari Donor.
- Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU).
d. Pembayaran kas kecil
- Bukti Pengeluaran Kas kecil (BPK) (Lihat Lampiran 9), atau
- Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU)
2) Pemohon menyampaikan dokumen-dokumen tersebut ke Bagian Verifikasi.
Bagian Verifikasi
1) Melakukan verifikasi terhadap MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya
apakah telah sesuai dengan kebijakan PMI (anggaran, tarif dan kewajarannya),
kelengkapan dan kelayakannya.
2) Apabila tidak setuju maka MPUM/PUM/OPU/BPK dikembalikan kepada divisi yang
mengajukan
untuk
diperbaiki,
jika
setuju,
bubuhkan
paraf
pada
MPUM/PUM/OPU/BPK kemudian diteruskan ke Kepala Divisi Keuangan.
Kepala Divisi Keuangan
1) Meneliti kebenaran dan keabsahan MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen
pendukungnya.
2) Jika setuju, membubuhkan tanda tangan pada MPUM/PUM/OPU/BPK, dan jika tidak
setuju mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada divisi yang mengajukan
untuk diperbaiki.
3) Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pejabat yang ditunjuk (misal:
Sekretaris Jenderal) untuk mendapatkan persetujuan bayar.
Sekretaris Jenderal
1) Memeriksa MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya. Jika tidak setuju
dikembalikan ke divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju
membubuhkan tanda tangan pada MPUM/PUM/OPU/BPK.
2) Menyerahkan MPUM/PUM/OPU/BPK yang telah disetujui kepada Kasir untuk
dibayar.
45
Kasir
1) Melakukan pembayaran MPUM/PUM/OPU/BPK sesuai dengan Prosedur Pengeluaran.
2) Menyimpan sementara MPUM/PUM/OPU/BPK yang belum dibayar menurut tanggal
transaksi.
3) Semua formulir PUM harus dicatat oleh Kasir dalam Buku Pembantu Uang Muka
(BPUM) untuk dapat diawasi/dikontrol.
B. Prosedur Pembayaran
B.1. Pembayaran Bank
Pembayaran dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
Kasir
1) Menerima bukti-bukti pendukung pengeluaran uang/pembayaran dari berbagai divisi atau
supplier yang sebelumnya telah diverifikasi oleh verifikator dan disetujui Sekretaris
Jenderal.
2) Memberi nomor pada formulir PUM/OPU.
3) Mengajukan Daftar Pengeluaran Bank Mingguan (DPBM) dengan melampirkan Laporan
Posisi Kas (LPK) kepada Kepala Divisi Keuangan untuk disetujui pembayarannya.
4) Menyiapkan cek/giro/bukti transfer.
5) Melakukan pembayaran tagihan supplier pada saat jatuh tempo atau pembayaran uang
muka kepada staf/divisi yang mengajukan.
6) Meminta penerima cek/giro untuk menandatangani PUM atau OPU jika pembayaran
dilakukan dengan cek/giro yang diambil langsung.
7) Memberi tanda LUNAS dan TANGGAL pada PUM dan OPU dan bukti pendukungnya
yang telah dibayar.
8) Menyerahkan PUM atau OPU yang asli, kopi cek/giro/bukti transfer beserta bukti
pendukungnya ke Bagian Akuntansi.
46
9) Mencatat setiap pengeluaran dalam Buku Kasir, membuat LPK mingguan dan melakukan
rekonsiliasi mingguan antara Buku Kasir dengan rekening koran mingguan.
Kepala Divisi Keuangan
1) Memeriksa DPBM, LPK, bukti pendukung dan memberikan persetujuan untuk
pembayaran.
2) Apabila setuju dengan bukti-bukti tersebut memerintahkan Kasir menyiapkan
cek/giro/bukti transfer untuk diserahkan ke Bendahara dan Sekretaris Jenderal untuk
dimintai persetujuannya.
Bendahara dan Sekretaris Jenderal
1) Memeriksa DPBM, LPK dan bukti pendukung, jika setuju menandatangani cek/giro/bukti
transfer. Apabila tidak setuju mengembalikan kepada Kepala Divisi Keuangan untuk
diperbaiki atau ditunda dulu pembayarannya.
2) Menyerahkan cek/giro/bukti transfer yang telah ditandatangani dan bukti-bukti
pendukungnya ke Kasir.
Bagian Akuntansi
1) Memeriksa kelengkapan PUM atau OPU dan bukti-bukti pendukungnya yang diterima dari
Kasir.
2) Menyiapkan ayat jurnal pada PUM atau OPU dan memberi paraf.
3) Kepala Divisi Keuangan memeriksa ayat jurnal pada PUM dan OPU dan menyetujui untuk
dibukukan.
4) Operator menginput PUM atau OPU pada program komputer akuntansi.
5) Mengarsip PUM atau OPU yang dilampiri dengan bukti pendukungnya berdasarkan nomor
urut.
6) Secara mingguan melakukan pemeriksaan atas pemasukan data ke komputer dengan cara
membandingkan hasil pemasukan data ke komputer dalam bentuk daftar input jurnal
dengan sumber dokumennya.
7) Menyerahkan hasil cetak buku besar harian yang berhubungan dengan pengeluaran bank
ke Kasir.
B.2. Pengeluaran Kas Tunai
Kasir
1) Setelah mendapat Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPK) yang disetujui, segera
melakukan pembayaran kepada pemohon pengeluaran kas kecil.
2) Memberi nomor pada BPK dan dilampirkan dengan dokumen pendukung.
3) Meminta pemohon pengeluaran kas kecil untuk menandatangani BPK.
4) Memberi tanda LUNAS dan TANGGAL pada BPK dan bukti pendukungnya (kuitansi
dan faktur) pada saat dibayar.
5) Mencatat jumlah yang dibayar dalam Laporan Kas Kecil (LKK) (lihat Lampiran 10).
6) Menyimpan BPK yang telah dibayar untuk mendukung LKK pada saat meminta
pengisian kembali kas kecil.
7) Pada saat saldo kas kecil mencapai batas jumlah tertentu dana kas kecil tersebut
diisi kembali. Untuk pengisian kas kecil, kasir menyiapkan formulir Otorisasi
Pengeluaran Uang (OPU) yang dilampiri dengan LKK, BPK dan bukti pendukung.
C. Pertanggungjawaban Uang Muka
Untuk penyelesaian persekot kerja divisi yang meminta uang muka harus mengisi
Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM). LPUM dilampirkan dengan semua
47
kuitansi asli pengeluaran seperti: pembayaran per diem, transportasi, hotel, dan lainlain. Daftar bukti-bukti yang harus dilampirkan dapat dilihat pada bagian akhir bab ini.
Penyelenggara kegiatan/proyek juga harus melampirkan laporan kegiatan.
Prosedur untuk pertanggungjawaban uang muka sebagai berikut:
48
Bagian Verifikasi
1) Melakukan verifikasi terhadap LPUM, OPU dan bukti-bukti pendukungnya.
2) Apabila tidak setuju maka LPUM dan bukti-bukti pendukungnya dikembalikan kepada
divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju, bubuhkan paraf pada LPUM dan
OPU, kemudian diteruskan ke Kepala Divisi Keuangan.
Kepala Divisi Keuangan
1) Meneliti kebenaran dan keabsahan LPUM, OPU dan dokumen pendukungnya.
2) Jika setuju, membubuhkan tanda tangan pada LPUM dan OPU, dan jika tidak setuju
mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada divisi yang mengajukan untuk
diperbaiki.
3) Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pejabat yang ditunjuk (misal:
Sekretaris Jenderal) untuk mendapatkan otorisasi.
Sekretaris Jenderal
1) Memeriksa LPUM dan OPU serta dokumen pendukung. Jika tidak setuju dikembalikan ke
divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju membubuhkan tanda tangan pada
LPUM dan OPU.
2) Menyerahkan LPUM dan OPU serta dokumen pendukung yang telah disetujui kepada
Kasir.
Kasir
1) Membandingkan LPUM dan bukti pendukungnya dengan formulir Memo Permintaan Uang
Muka (MPUM) yang disimpan sementara pada waktu pemohon meminta uang muka atau
bon sementara.
2) Jika terdapat kelebihan kas, menerima uang kelebihan kas tersebut dan menyetorkannya
ke rekening PMI.
3) Jika terjadi kekurangan pembayaran, melakukan prosedur pembayaran. Untuk jumlah
kekurangan lebih besar dari Rp2 juta sesuai prosedur pengeluaran bank dan untuk
jumlah sama atau lebih kecil dari Rp2 juta sesuai prosedur pengeluaran kas tunai.
4) Mencatat penerimaan uang kelebihan kas atau kekurangan pembayaran dalam buku kas
kasir.
5) Mencatat pertanggungjawaban uang muka dalam buku pembantu uang muka.
6) Menyerahkan LPUM dan bukti-bukti pertanggungjawaban kepada Petugas Akuntansi.
7) Secara mingguan memberikan laporan mengenai uang muka yang belum
dipertanggungjawabkan kepada Kepala Divisi Keuangan.
Petugas Akuntansi
1) Membuat jurnal untuk uang muka yang sudah dipertanggungjawabkan (OPU berfungsi
sebagai voucher journal).
2) Mengarsip OPU, LPUM, beserta bukti-bukti pendukungnya berdasarkan nomor urut.
4. Bukti-bukti Pendukung Pertanggungjawaban Dana
PMI hanya menerima dokumen dan nota-nota asli/resmi dari toko/vendor. Nota tersebut
harus mencantumkan nama, alamat, telepon. Faktur pajak juga harus dilampirkan untuk
pembayaran barang jasa dari toko/vendor besar yang telah menjadi pengusaha kena pajak.
Pemalsuan kuitansi, seperti membuat cap bisnis palsu, mengganti tarif harga, mencontoh
atau mengkopi kuitansi dari bisnis yang legal, dan membujuk pemilik bisnis untuk berbuat
curang adalah perlakuan tidak legal dan korupsi. PMI akan bertindak keras atas
penyalahgunaan dana PMI.
49
PMI juga tidak menerima pertanggungjawaban berupa kuitansi yang mempunyai tanggal
lebih dari 2 bulan lalu. Tujuannya untuk memastikan pertanggungjawaban tidak dilaporkan
terlambat.
Nota asli dan dokumen lainnya yang perlu dilampirkan dalam pertanggungjawaban keuangan
adalah:
Pembayaran gaji/honor/insentif/uang makan/transport:
1. Daftar pembayaran gaji/ honor/insentif/uang makan/transport
2. Daftar hadir
Pembayaran BBM, tol, parkir:
1. Daftar pembelian BBM sesuai dengan nomor kendaraan
2. Bon/Nota asli dari SPBU (nota ditanda tangani petugas SPBU dan pengemudi, serta
mencantumkan nomor polisi kendaraan), tiket tol dan tiket parkir.
3. Surat permohonan kendaraan.
Pembelian bensin harus dicatat dalam Log Book kendaraan.
Pembayaran biaya perjalanan dinas dalam negeri :
1. Surat tugas yang ditanda tangani pejabat yang berwenang, diketahui instansi yang
di kunjungi (tanggal, tanda tangan & cap) dan diketahui kepala bagian sekretariat
kantor PMI untuk dicatat tanggal kedatangan kembali ditempat kedudukan semula.
2. Daftar perincian pembayaran biaya perjalanan dinas (perdiem, transport,
akomodasi dan lain-lain)
3. Nota pengeluaran asli (kuitansi pembelian tiket dari agen perjalanan, airport tax,
boarding pass, dan kuitansi hotel).
4. Laporan kegiatan ditempat tujuan perjalanan sesuai maksud penugasan.
Akomodasi hotel berupa minibar tidak akan dibayar. Binatu untuk pelaksaan kegiatan
lebih dari 3 hari dapat dibayar dan dimasukkan menjadi satu dengan kuitansi hotel.
Pengeluaran biaya perjalan dinas luar negeri :
1. Daftar pembayaran biaya perjalanan dinas
2. SK dinas ke luar negeri.
3. Nota pengeluaran asli (kuitansi pembelian tiket dari agen perjalanan, airport tax,
boarding pass, dan kuitansi hotel).
4. Laporan kegiatan di tempat tujuan perjalanan sesuai maksud penugasan.
Bantuan biaya pengobatan di luar RS PMI :
1. Surat keterangan dari dokter poliklinik/Puskesmas/resep.
2. Kwitansi pemeriksaan/pengobatan dan surat surat keterangan lainnya.
Bantuan biaya pengobatan ke RS PMI :
1. Surat keterangan rujukan dokter yang menangani di tempat rujukan.
2. Surat pengantar dari PD/PC/kepegawaian.
3. Nota atau kwitansi pengobatan
Pengeluaran biaya lokakarya, pelatihan, seminar, rapat :
1. Surat persetujuan asli Pengurus atas dana yang dianggarkan
2. Daftar realisasi anggaran pelaksanaan pelatihan didukung dengan bukti bukti
pengeluaran asli seperti : akomodasi,transportasi, daftar honor, konsumsi
3. Daftar hadir asli peserta, panitia, moderator dan fasilitator.
50
4.
5.
6.
7.
Pengeluaran pengadaan barang dan jasa nominal Rp. 2.500.000,-- sampai Rp.10.000.000,-- :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pengeluaran pengadaan barang & jasa nominal Rp. 10.000.000,-- sampai dengan Rp.
50.000.000,-- :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Pengeluaran pengadaan barang , pekerjaan & jasa nominal Rp. 50.000.000,-- ke atas :
1. Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia.
2. Surat keputusan panitia pengadaan/pemerikasaan barang, pekerjaan & jasa.
51
3. Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok bila pengadaan melalui
pemilihan langsung.
4. Surat Penawaran dari Pemasok (minimal 3 penawaran) bila pengadaan melalui
pemilihan langsung.
5. Penunjukkan pemenang tender bila pengadaan melalui tender.
6. Surat kontrak perjanjian jual beli barang atau jasa.
7. Surat berita acara pemeriksaan/penerimaan barang/pekerjaan/jasa
8. Kwitansi bermeterai cukup
9. Faktur penjualan
10. Faktur pajak standard (bagi PKP)
52
53
Aktiva tetap disusutkan dengan metode garis lurus berdasarkan masa manfaat
sebagai berikut:
Tanah
Gedung
Kendaraan
Peralatan kantor dan lapangan
:
:
:
:
tidak disusutkan
30 tahun
8 tahun
4 tahun.
Aktiva tetap yang dapat disusutkan adalah aktiva tetap yang tercantum dalam Daftar
Aktiva Tetap Organisasi. Jika organisasi belum mempunyai daftar, maka daftar
tersebut harus disusun terlebih dahulu. Penetapan nilai aktiva tetap pertama kali
menggunakan nilai taksiran (sebaiknya oleh penilai independent) yang selanjutnya
menjadi dasar dalam penghitungan penyusutan aktiva tetap.
Penghitungan penyusutan aktiva tetap serta laba/rugi dari transaksi kehilangan,
penjualan dan penghapusan aktiva tetap dibuat oleh Divisi Keuangan berdasarkan
daftar aktiva tetap yang dibuat divisi tersebut (lihat Lampiran 11: Ilustrasi Daftar
Aktiva Tetap).
3. Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap
Transaksi yang terkait dengan aktiva tetap adalah:
a. Perolehan (pembelian dan sumbangan)
b. Kehilangan aktiva
c. Penjualan
d. Penghapusan
e. Pemindahan aktiva tetap
f. Perawatan
g. Inventarisasi fisik
Prosedur atas transaksi di atas menggunakan Manual Logistik.
54
Bab IX
1.
2.
55
: sistem akuntansi
: sistem akuntansi, laporan keuangan, data sumbangan dan
data keuangan lainnya.
Back up harian disimpan di eksternal disket dan disimpan untuk periode 5 hari
sedangkan back up bulanan disimpan di CD/USB secara permanent.
Data backup juga harus diuji, sekurangnya-kurangnya sekali dalam tiga bulan,
untuk menjamin bahwa data backup dapat dipulihkan sesuai fungsinya. Data
backup disimpan di suatu lokasi terpisah yang aman.
56
Lampiran: SOP
No
1
KETERANGAN
Lampiran 1
PENJELASAN
Penjelasan tentang struktur organisasi
PMI pusat dan hierarki jabatan
Voucher Permintaan Uang Muka (PUM)
Lampiran 2
Lampiran 3
Lampiran 4
Lampiran 5
Kwitansi
Lampiran 6
Lampiran 7
Lampiran 8
Lampiran 9
10
Lampiran 10
11
Lampiran 11
Lam piran 2
No.:
Tgl :
(1)
(2)
Kode
Dana
Divisi
(3)
(4)
(5)
(6)
Rp
No:
Nilai
(7)
(8)
(9)
Terbilang :
Penerima
Menyetujui
Sekretaris Jenderal
Yang Mengajukan
Ka. Divisi
(10)
Tgl. Terima :
Kode Akun
Main Sub Ext
(14)
PETUNJUK PENGISIAN
(1) Nomor voucher (diisi Bagian Akuntansi)
(2) Tanggal voucher (diisi Bagian Akuntansi)
(3) Kode dana yang menjadi sumber pembiayaan
(4) Kode divisi yang mengajukan permintaan dana
(5) Nama atau divisi penerima dana
(6) Keterangan tujuan pembayaran
(7) Jumlah dana
(8) Instrumen pembayaran
(9) Nomor instrumen pembayaran
(11)
(12)
(13)
Debit
Nama Akun
(15)
Kredit
(16)
(17)
Lam piran 3
No.:
(1)
(2)
Tgl :
Kode
Dana
Divisi
(3)
(4)
(5)
Keterangan
(6)
Rp
Nilai
(7)
No.:
(8)
(9)
Terbilang :
Penerima
Menyetujui
Yang Mengajukan
Sekretaris Jenderal
Ka. Divisi
(10)
Tgl. Terima :
Kode Akun
Main
Sub
Ext
(11)
(12)
Debit
Nama Akun
(14)
(13)
(15)
Kredit
(16)
PETUNJUK PENGISIAN
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(17)
No.:
Tgl :
(1)
(2)
Kode
Dana
Divisi
(3)
(4)
(6)
Terbilang :
Menyetujui:
(7)
Kode Akun
Main Sub Ext
(8)
(9)
Debit
Nama Akun
(10)
Yang Membuat:
(11)
Kredit
(12)
PETUNJUK PENGISIAN
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(13)
Lampiran 5: Kwitansi
xxx (tercetak)
KWITANSI
Terima dari
(1)
Uang sejumlah
(2)
Keperluan
:
(3)
Jakarta,
Rp
(4)
(5)
Markas Pusat Palang Merah Indonesia : Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12970
Telp +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188
Email: pmi@palangmerah.org website: www.palang merah.org
PETUNJUK PENGISIAN
(1) Nama pemberi uang
(2) Nilai tertulis uang
(3) Tujuan pemberian uang
(4) Tanggal, nama dan tanda tangan si penerima uang
(5) Nilai angka uang
Keterangan
Keterangan
Unit
Jumlah
Tanggal:
Tanggal:
Petunjuk Pengisian:
(1) Nama orang yang meminta uang muka
(2) Jabatan yang meminta uang muka
(3) Divisi penanggung jawab kegiatan/proyek tersebut
(4) Tujuan kegiatan/proyek tersebut
(5) Nama dan kode kegiatan/proyek
(6) Jadwal kegiatan/proyek
(7) Pos biaya/anggaran yang diusulkan
(8) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta uang muka
(9) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal (kepala markas)
Jumlah
Tanggal
Jumlah
Jumlah A:
B. Pertanggungjawaban Uang Muka Sebelumnya (6)
No. Urut
No. LPUM
Tanggal
Jumlah
Jumlah B:
C. Pertanggungjawaban Sekarang (7)
No. Urut
Keterangan
Kode Akun
Jumlah
Jumlah C:
Kekurangan/ Kelebihan Uang (A-B-C)
Tanggal:
Tanggal:
Tanggal:
Petunjuk Pengisian:
(1) Nama orang yang meminta uang muka
(2) Jabatan yang meminta uang muka
(3) Divisi penanggung jawab kegiatan/proyek tersebut
(4) Nama dan kode kegiatan/proyek
(5) Nomor, tanggal dan jumlah masing MPUM
(6) Nomor, tanggal dan jumlah LPUM sebelumnya
(7) Kode akun dan keterangan pertanggungjawaban dana
(8) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang menyampaikan pertanggungjawaban uang muka
(9) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf)
(10) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal (kepala markas)
Jabatan
Divisi
Proyek/kegiatan
No.
Tanggal
No. Bukti
Disiapkan Oleh:
Keterangan
Penerimaan
Pengeluaran
Disetujui Oleh:
Saldo
Dana
Divisi
Kode
:
:
Nama: (1)
Jabatan: (2)
Divisi: (3)
Tujuan: (4)
Nama Dana/Proyek: (5)
Disiapkan oleh
Diperiksa oleh
Disetujui oleh
Diterima oleh
(6)
(7)
(8)
(9)
Petunjuk Pengisian:
(1) Nama yang meminta uang muka
(2) Jabatan yang meminta uang muka
(3) Divisi penanggung jawab kegiatan/proyek tersebut
(4) Tujuan kegiatan/proyek tersebut
(5) Nama dan kode proyek/program
(6) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta kas kecil
(7) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf)
(8) Nama dan tanda tangan pejabat yang memberi persetujuan (mis.: Sekretaris Jenderal)
(9) Nama dan tanda tangan penerima kas kecil
Tanggal
No. Bukti
Disiapkan Oleh:
Keterangan
Penerimaan
Pengeluaran
Disetujui Oleh:
Saldo
-1
-2
No
Tgl
Terima
Kode Rekening
Kategori
Spesifikasi
-3
-4
-5
-6
-7
Aktiva Tetap
Lokasi
Harga
Perolehan
-8
KETERANGAN
(1) Diisi dengan nama divisi/pusat biaya
(2) Diisi dengan nama penanggung jawab
(3) Menigisi nomor urut aktiva tetap
(4) Diisi dengan tanggal penerimaan aktiva tetap
(5) Diisi dengan kode rekening aktiva tetap (tanah, bangunan, kendaraan, peralatan kantor, atau perabotan kantor)
(6) Diisi dengan kategori aktiva tetap
(7) Diisi dengan spesifikasi aktiva tetap
(8) Diisi dengan Lokasi dimana aktiva tetap dipakai
(9) Diisi dengan harga perolehan aktiva tetap
(10) Diisi dengan estimasi masa manfaat ekonomis aktiva tetap
(11) Diisi dengan tanggal dimulainya penyusutan akiva tetap
(12) Diisi dengan kode transaksi atas aktiva tetap (penambahan, pemindahan, penjualan, atau penghapusan)
(13) Diisi dengan catatan/keterangan khusus, jika ada
-9
Est Masa
Manfaat
Tgl
Penyusutan
Kode
Transaksi
Catatan
-10
-11
-12
-13
Kata Penutup
Dengan disusunnya Buku Pedoman Prosedur Standar Operasi Keuangan Markas Pusat
Palang Merah Indonesia, seluruh jajaran organisasi PMI harus melaksanakan sesuai
dengan pedoman ini guna mewujudkan pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa
yang akan datang.
Dengan terwujudnya pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa yang akan datang,
maka diharapkan dapat selalu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas Palang
Merah Indonesia kepada mitra kerja dan Masyarakat.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan Karunia serta
petunjukNya kepada kita semua, amien.