Organizing for Performance

Tujuan Struktur
Struktur
cara dimana bagian-bagian/elemen-elemen individual
diatur atau dijadikan satu membentuk kesatuan yang
menyeluruh
Tujuan
1. Memfasilitasi aliran pekerjaan
-> strukturisasi aktivitas
-> aliran fisik dari material dan informasi

2. Memusatkan perhatian
strukturisasi perhatian
-> memfokuskan waktu dan energi pada bagian/aktivitas tertentu
->

Desain unit kerja (The design of work units)

Rentang Kendali (Span of control)
Rentang pertanggungjawaban (Span of accountability)

Desain Unit Kerja

The basic building block of organizational design is the
clustering of related work activity in a work unit
Unit Kerja
sekelompok individu-individu yang menggunakan
berbagai sumberdaya perusahaan & bertanggungjawab
menghasilkan kinerja
Unit kerja memiliki akuntabilitas dalam hal
Output-output yg diharapkan dihasilkan oleh unit kerja
Standar kinerja yang diharapkan dicapai oleh manajer
maupun tenaga kerja dalam unit kerja

Organizational chart menggambarkan akuntabilitas berupa

Bagaimana orang dan sumberdaya dikelompokan
Siapa yang bertanggungjawab untuk mengarah aktivitas
Siapa yang menerima akuntabilitas informasi (informasi
untuk kepentingan pengukuran dan pengendalian

Pilihan Desain Dasar

Functional/Work Process

Division/Business Unit
Clustered by Product,
Customer or Geography

Pemahaman

Kelompok-kelompok orang & Kelompok-kelompok orang &

sumberdaya yang terlibat
sumberdaya yang fokus pada
dalam proses kerja yang
sebuah target pasar tertentu
sejenis

Penekanan

Ke dalam organisasi

Ke pasar

Manfaat

Spesialisasi
Perhatian yg terfokus

Divisi berdasar produk

Economies of scale
Economies of scope

Kelemahan

Kebutuhan integrasi
Inovasi sering terkorbankan
Kesulitan penetapan harga
jual akibat sulit penerjemahan
biaya seperti biaya R&D

Kebutuhan penyebaran
informasi pada berbagai unit
dalam perusahaan secara
vertikal maupun horisontal
Aliran produk antar unit dalam
perusahaan membutuhkan
administrasi transfer price.

Bagaimana memilih desain?

Trade off antara kebutuhan spesialisasi dan responsivitas
pasar (-> desain unit kerja)
Akuntabilitas dan Rentang Kendali (-> pertanggungjawaban dan rentang kendali)
Rentang Perhatian

Responsibility Center
an organization unit that is headed by a manager who is
responsible for its activities

Responsibility
center

Revenue Center

Engineered
Expense
Center
Administrative
& Support
Center

Expense Center

Profit Center

Investment center

Discretionary
Expense
Center

R&D

Marketing
Center

Responsibility Center

INPUTs

Resources used,
measured by COST

WORK

OUTPUTs
Goods or
Services

ukuran uang dr jumlah resources yg dipakai oleh sebuah Responsibility Center

efisiensi : - rasio output thd input (berapa output per unit input)
- doing things right
efektif : - hubungan antara output suatu RC dng tujuannya
- doing the right things

Tipe-Tipe Responsibility Center

Engineered Expense Centers
Contoh:

Optimal relationship
can be established

Inputs
($)

WORK

Outputs

Manufacturing
function

(physical)

Discretionary Expense Centers

Optimal relationship
cannot be established

Inputs

($)

WORK

Outputs

(physical)

Research &
Development
function

Revenue Centers

Contoh:

Inputs not related to

outputs

Inputs

WORK

($ only for costs

directly incurred)

Outputs
($ revenue)

Marketing
function

Profit Centers
Inputs are related to
outputs

Inputs
($ costs)

WORK

Outputs

Business Unit

($ profits)

Investment Centers
Profits are related to
capital employed

Inputs
($ costs)

Capital Employed

Outputs
($ profits)

Business Unit

Revenue Center
Revenue Center
-> output diukur dlm satuan uang tp tidak ada relasi yg
jelas antara input & output (->jika biaya dipertemukan
dng penerimaan maka akan menjadi profit center)
-> penjualan dibandingkan dng budget/kuota yg
dianggarkan
-> tdk dibebani biaya pemasaran

Expense Center
=> input2 diukur dlm satuan uang sementara output tidak
Bentuk umum,
- Engineered Expense Center
ciri,
* input dpt diukur dlm satuan uang
* output dpt diukur dlm satuan fisik
* jumlah input optimum (dlm satuan uang) untuk
menghasilkan 1 unit output dpt ditentukan
biaya (per unit) ditentukan sebelumnya -> digunakan
sbg indikator efisiensi
efisiensi diukur melalui perbandingan standard
cost/budget -> dpt berpengaruh thd,
* quality control
* production scheduling
* make or buy decision

Expense Center
Discretionary Expense Centers
mencakup akunting, hukum, hubungan industri, PR, HR, R&D,
sebagian aktivitas marketing
output tdk dpt diukur dlm satuan uang
selisih biaya yg aktual dng budget tdk menunjukkan efisiensi
Karakteristik Management Control system yg umum digunakan,
Budget Preparation
budget ditentukan bukan sbg ukuran efisiensi tp sbg penentu
tugas penting mana yg perlu dilakukan
teknik : Management By Objective
Incremental Budgeting
anggaran yg ada dijadikan dasar kemudian disesuaikan dng
inflasi atau beban kerja yg baru
asumsi:
anggaran yg ada sdh benar & tdk perlu dikaji ulang
manajer cenderung ingin meningkatkan pelayanan yg sudah
ada

Expense Center
Zero-Base Review
mengkaji ulang semua anggaran yg telah ada (setidaknya tiap 5
thn sekali) & menyusun anggaran baru berdasar hasil analisa
anggaran yg lama
downsizing, rightsizing/restructuring, process reengineering
Variabilitas Biaya
Tipe Kontrol Financial
Pengukuran Performansi

Expense Center
-

Administrative & Support Centers

Control Problem,
pengukuran output (efisien ??)
keselarasan tujuan departemen dng tujuan perusahaan scr utuh

Research & Development Centers

Control Problem,
kesulitan mengkaitkan output dng input (efisien ???)
keselarasan tujuan R&D dng bisnis/perusahaan

- Marketing Centers
mencakup 2 aktivitas utama
1. Marketing Activities -> order-getting activities
2. 2.Logistic Activities -> order filling

Profit Centers
Kondisi u/ mendelegasi Profit Responsibility
manajer hrs memiliki akses thd informasi yg relevan yg
perlu dlm pengambilan keputusan
ada beberapa cara mengukur efektivitas trade-off yg
dilakukan manajer
Keunggulan Profit Center,
- kualitas keputusan lebih baik krn dibuat oleh manajer yg
lebih dekat dng titik keputusan/masalah
- kecepatan keputusan operasional meningkat
- manajer pusat lebih fokus pd hal yg lebih luas
- manajer lebih berinisiatif & berimajinasi
- tempat berlatih bagi general manajer
- kesadaran akan laba lebih baik
- menyediakan informasi bagi manajer puncak ttg
profitablitas masing2 bagian perusahaan
- sadar untuk meningkatkan performansi bersaing

Profit Centers
Kesulitan Profit Centers
- agak lepas kendali
- kualitas keputusan menurun jika manajer pusat lebih
tahu/mampu
- friksi (-> transfer price)
- additional cost -> penambahan personel
- bentuk organisasi fungsional kurang diminati krn tdk
mampu memunculkan general manager yg kompeten
- laba jangka pendek lebih ditekankan drpd laba jangka
panjang
- laba optimal untuk masing2 profit center == laba optimal
scr keseluruhan

Business Unit as Profit Center

Kendala thd Business Unit Authority
- autonomy vs size advantage & synergy
- trade off antara business unit autonomy dng corporate
constraints
Kendala dari Business Unit Lain (jika hrs berhub dng BU
lainnya),
(1) Product decision (what to make & to sell)
(2) Market decision (how, where, how much)
(3) Procurement or sourcing decision

Kendala dari Corporate Management

(1) adanya strategic consideration dari pusat
(2) adanya persyaratan untuk seragam
(3) the economies of centralization

Business Unit as Profit Center

Bentuk lain dari Profit Center,
- Marketing Unit
-> dng dibebani harga pokok penjualan
- Manufacturing Unit
-> bandingkan dng harga jual-harga pokok penjualan
- Service & Support Unit (pemberian jasa dikenakan
retribusi)
- Other Organization (branch)

Mengukur Profitablitas sebuah Profit Center

1. Management Performance
2. Economic Performance
Jenis Ukuran laba
1. Contribution Margin
= P AVC
2. Direct Profit
-> mengukur kontribusi profit center thd biaya umum pusat & laba
dari korporasi
-> masalah : tidak mengerti mengapa mendapat beban dari pusat ?
3. Controllable Profit
-> membebankan biaya yg Controllable dari pusat
-> masalah tidak umum/sama untuk tiap perusahaan dlm industri shg
sulit dibandingkan dng perusahaan lain
4. Income Before Taxes
-> dibebani dng proporsi tertentu biaya pusat
5. Net Income

Mengukur Profitablitas sebuah Profit Center

Hal lain yg perlu diperhatikan,
- Revenue recognizing method
- Managers should be measured against those items they
can influence, even if they do not have total control over
those items.