LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU

BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

(LSSMBTPH)
 DASAR HUKUM PEMBENTUKAN :

Surat Keputusan Menteri Pertanian No. 1100.1/Kpts/KP.150/ 10/1999

Tahun 1999 jo Nomor : 361/Kpts/ KP.150/5/2002 tentang
Pembentukan Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu
Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura

TUPOKSI ORGANISASI :

Tugas dan fungsi LSSMBTPH adalah melaksanakan

sertifikasi sistem mutu pada pelaku agribisnis perbenihan

PERNYATAAN KETIDAKBERPIHAKAN LSSMBTPH :

LSSMBTPH akan selalu bersikap objektif, mandiri, independen dan tidak

membeda-bedakan dalam melaksanakan sertifikasi, pengambilan keputusan
serta bebas dari tekanan pihak manapun, yang dapat diakses oleh publik
secara terbuka, melalui leaflet atau media elektronik.
 STRUKTUR ORGANISASI LSSMBTPH

Komite Ketua
Ketidakberpihakkan LSSMBTPH

Komite
Sertifikasi

Manajer
Manajer Teknis Serta Manajer
Mutu Pengembangan Administrasi
Jasa dan Skema
Sertifikasi
Deputy
Deputy
Manajer
Manajer
Deputy Deputy Administrasi
Mutu
Manajer Pengembangan
Teknis Jasa dan Skema
Sertifkasi

Auditor

= Garis Organisasi/Instruksi
= Garis Tanggungjawab/Pelaporan
KETERKAITAN LSSMBTPH dengan KEMENTERIAN PERTANIAN

Menteri
Pertanian

Direktur Jenderal Direktur Jenderal

Tanaman Pangan Hortikultura

Komite Ketua
Ketidakberpihakkan LSSMBTPH

Komite
Sertifikasi

Manajer
Manajer Teknis Serta Manajer
Mutu Pengembangan Administrasi
Jasa dan Skema
Sertifikasi
Deputy
Deputy
Manajer
Manajer Deputy Deputy Administrasi
Mutu Manajer Pengembangan
Teknis Jasa dan Skema
Sertifkasi

Auditor

= Garis Organisasi/Instruksi
= Garis Tanggungjawab/Pelaporan
Penjelasan :
1. LSSMBTPH dibentuk berdasarkan SK Menteri Pertanian Nomor
1000.1/Kpts/KP.150/10/1999 jo Nomor 361/Kpts/KP.150/5/2002.
2. LSSMBTPH dalam melaksanakan tugas bertanggungjawab kepada Menteri Pertanian
melalui Direktur Jenderal Tanaman Pangan dan Direktur Jenderal Hortikutura,
(keduanya tergantung bidang/komoditi).
3. Ketua LSSMBTPH dalam pelaksanaan operasionalnya dibantu oleh Manajer Mutu,
Manajer Administrasi, dan Manajer Teknis Serta Pengembangan Jasa dan Skema
Sertifikasi serta Auditor.
 PERSYARATAN UMUM SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

I PENDAHULUAN

Tantangan yang dihadapi Indonesia khususnya disektor pertanian adalah masih

rendahnya kesadaran masyarakat dan pelaku usaha terhadap standar dan mutu
produk, termasuk benih.
Memasuki era globalisasi yang menuntut persaingan yang sangat ketat, semakin
dirasakan perlunya memperkuat fondasi ekonomi melalui peningkatan efisiensi dan
produktivitas.
Dalam rangka mendukung perkembangan perbenihan di Indonesia sesuai dengan
kemitraan Pemerintah, secara berangsur-angsur masalah produksi benih akan
diserahkan ke pihak swasta. Dengan demikian pada akhirnya Pemerintah hanya
berperan dalam pengaturan/perumusan kebijakan, pembinaan, penelitian dan
pengawasan.
Salah satu langkah yang diambil adalah memberikan kewenangan kepada produsen
benih untuk dapat melakukan pengawasan sendiri terhadap proses produksi
benihnya, melalui pemberian sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu oleh
Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura
(LSSMBTPH). Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu merupakan salah satu sarana
untuk memberikan jaminan mutu bahwa produsen benih yang disertifikasi mampu
memasok produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

II PENGERTIAN-PENGERTIAN YANG BERKAITAN DENGAN SERTIFIKASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU

2.1 Sertifikasi adalah suatu rangkaian kegiatan pemberian sertifikat terhadap

hasil produk, jasa, proses, sistem dan personil, yang bertujuan memberikan
jaminan tertulis dari lembaga sertifikasi, lembaga pelatihan, lembaga inspeksi
dan laboratorium untuk menyatakan bahwa produk, jasa, pasar, sistem dan
personil telah memenuhi standar yang dipersyaratkan.
2.2 Sertifikasi Sistem Mutu adalah sistem yang memiliki aturan prosedur dan
manajemen sendiri untuk melakukan asesmen yang bertujuan menerbitkan
dokumen sertifikasi sistem manajemen mutu dan pemeliharaan selanjutnya.
2.3 Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu adalah institusi pihak ketiga yang
mengases dan memverifikasi sistem mutu kepada produsen benih
dengan mengacu pada standar sistem manajemen mutu dan dokumentasi
pelengkap lain yang telah diterbitkan dan dipersyaratkan untuk sistem tersebut.
2.4 Manajemen Mutu adalah kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk
mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi dengan memperhatikan
mutu.
2.5 Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan
dan mengaudit suatu organisasi dengan memperhatikan mutu.
 2.6 Dokumen Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu adalah dokumen yang
menunjukan bahwa sIstem sistem manajemen mutu organisasi sesuai dengan
standar sistem manajemen mutu dan dokumen pelengkap lain yang telah
ditetapkan dan dipersyaratkan untuk sistem tertentu.

III SIAPA SAJA YANG DAPAT MEMPEROLEH SERTIFIKAT SERTIFIKASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU ?

Produsen benih yang telah diaudit dan dinyatakan lulus oleh Lembaga Sertifkasi
Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (LSSMBTPH) akan diberi
sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu.

LSSMBTPH akan melakukan audit kepada produsen benih yang mengajukan

permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu. Asesmen/audit dilakukan terhadap
dokumen mutu dan pelaksanaan di lapangan. Asesmen/audit dokumen pada
dasarnya melihat kesesuaian dengan SNI ISO 9001 : 2008. Sedangkan audit
lapangan melihat kesesuaian antara pelaksanaan di lapangan dengan dokumen mutu
yang dibuat dengan mengacu pada persyaratan teknis produksi benih untuk
memproduksi benih yang memenuhi standar mutu.

Obyek yang diaudit meliputi semua persyaratan yang ada dalam SNI ISO 9001 :
2008, yang terdiri atas 8 klausal dengan klausal utama mulai dari klausal nomor 4
s/d 8, yaitu :
Sistem Manajemen Mutu
Tanggung jawab Manajemen
Manajemen Sumber Daya
Realisasi Produk
Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

Sesuai dengan SNI ISO 9001:2008 maka produsen benih harus menetapkan,
mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan
terus menerus memperbaiki keefektifannya.

Dokumen mutu yang disusun mencakup :

Pedoman mutu/panduan mutu yang antara lain memuat kebijakan mutu, sasaran
mutu, perencanaan, operasi dan kendali untuk menjamin proses berjalan efektif
Dokumen prosedur
Dokumen formulir, dan
Dokumen pendukung lainnya

IV PERSYARATAN DAN PROSEDUR SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN

MUTU

4.1 Persyaratan
4.1.1 Mempunyai organisasi
4.1.2 Mempunyai Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten
4.1.3 Melakukan kegiatan penangkaran benih
4.1.4 Memiliki alat dan tempat prosesing serta gudang penyimpan benih
4.1.5 Menguasai laboratorium pengujian mutu benih
 4.2 Prosedur
Produsen benih meminta informasi secara tertulis kepada LSSMBTPH.
LSSMBTPH mengirimkan 1(satu) set dokumen yang terdiri dari :
4.2.1 Diagram alir proses sertifikasi sistem manajemen mutu
4.2.2 Formulir permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu
4.2.3 Isian data lengkap pemohon
4.2.4 Kualifikasi personalia
4.2.5 Syarat dan aturan
4.2.6 Biaya sertifikasi sistem manajemen mutu

4.3 Produsen benih (pemohon) mengajukan permohonan tertulis kepada

LSSMBTPH dengan mengisi formulir permohonan yang dilengkapi dengan :
4.3.1 Pernyataan ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang
dimohon
4.3.2 Persetujuan untuk memenuhi persyaratan sertifikasi sistem manajemen
mutu dan memberikan informasi yang diperlukan untuk evaluasi.

4.4 Kedua pihak akan membuat dan menandatangani dokumen kontrak dengan
pemohon sebagai PIHAK PERTAMA dan LSSMBTPH sebagai PIHAK KEDUA
untuk pelaksanaan sertifikasi sistem manajemen mutu.
4.5 LSSMBTPH mengevaluasi kelengkapan dokumen, apabila belum lengkap
dokumen akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi
4.6 LSSMBTPH menginformasikan susunan tim audit dan rencana waktu
pelaksanaan audit, untuk dimintakan persetujuan dari pemohon secara
tertulis. Apabila pemohon keberatan dengan tim audit dan/atau rencana
waktu audit, maka LSSMBTPH akan menyusun dan mengirimkan kembali
nama-nama tim audit dan/atau waktu audit yang baru.
4.7 Setelah mendapat kesepakatan dan pemohon menyerahkan biaya sertifikasi
sistem manajemen mutu, maka tim audit akan melakukan audit ke lapangan
4.8 Berdasarkan laporan hasil audit dan kajian oleh Komite Sertifikasi, maka
LSSMBTPH akan mengambil keputusan sertifikasi sistem manajemen mutu
dengan ketentuan sebagai berikut :
4.8.1 Apabila memenuhi kriteria persyaratan sertifikasi sistem manajemen
mutu, maka pemohon akan diberi sertifikat sertifikasi sistem mutu
4.8.2 Apabila belum memenuhi kriteria, maka LSSMBTPH akan menunda
pemberian sertifikat sampai pemohon melaksanakan tindakan
perbaikan
4.8.3 Apabila tidak memenuhi kriteria sertifikasi sistem manajemen mutu,
maka LSSMBTPH tidak dapat memberikan sertifikat sertifikasi sIstem
manajemen mutu kepada pemohon.

4.9 Dalam dokumen sertifikasi sistem manajemen mutu tersebut dicantumkan

4.9.1 Nama dan alamat produsen
4.9.2 Ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang diberikan
4.9.3 Tanggal efektif dan masa berlakunya sertifikat sertifikasi sistem
manajemen mutu.

4.10 Sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu yang dikeluarkan oleh

LSSMBTPH berlaku selama 3 (tiga) tahun.
 4.11 Apabila terdapat perubahan ruang lingkup kegiatan, baik yang berupa
perluasan maupun pengurangan, perusahaan yang bersangkutan harus
mengajukan revisi sertifikat.

4.12 Produsen benih yang menyalahgunakan kewenangan yang diberikan

LSSMBTPH akan dicabut sertifikatnya.

V HAK DAN KEWAJIBAN PRODUSEN BENIH YANG DIBERI SERTIFIKAT

SERTIFIKASI SISTEM MUTU

5.1 HAK
5.1.1 Nama produsen benih dicantumkan dalam direktori dan akan
didistribusikan kepada masyarakat perbenihan
5.1.2 Produsen benih diijinkan menggunakan lambang atau logo
LSSMBTPH, akan tetapi lambang atau logo tersebut tidak bisa
digunakan untuk produk, atau disalah gunakan sehingga dapat
ditafsirkan sebagai penunjukan kesesuaian produk
5.1.3 Dapat melaksanakan proses sertifikasi benih terhadap produksi
benihnya.
5.1.4 Menerima semua informasi yang berkaitan dengan sertifikasi sistem
manajemen, termasuk pertanggungjawaban LSSMBTPH terhadap
kerugian yang ditimbulkan akibat kegiatan audit.

5.2 KEWAJIBAN
5.2.1 Melakukan kegiatan penangkaran/produksi benih sesuai peraturan
perundangan yang berlaku
5.2.2 Mentaati peraturan yang dikeluarkan oleh LSSMBTPH
5.2.3 Selalu memenuhi ketentuan yang relevan dalam program sertifikasi
sistem mutu
5.2.4 Menyiapkan pengaturan yang diperlukan untuk pelaksanaan audit
5.2.5 Menerbitkan publikasi untuk media komunikasi dalam bentuk
dokumen, brosur atau iklan
5.2.6 Menyediakan rekaman semua pengaduan dan tindakan koreksi yang
telah dilaksanakan sesuai persyaratan standar sistem mutu.
5.2.7 Bersedia sewaktu-waktu menerima penyaksian oleh LSSMBTPH
maupun Komite Akreditasi Nasional (KAN) pada saat pelaksanaan
audit.

VI KEUNTUNGAN YANG DIPEROLEH DAN PENERAPAN SISTEM

MANAJEMEN MUTU

6.1 Efektivitas bisnis, bahwa organisasi yang dikelola dikendalikan dan

dipelihara dengan sistem manajemen mutu yang baik akan menghasilkan
operasi bisnis yang efektif, kegiatan yang konsisten dan pengukuran yang
terencana dalam sistem menghasilkan kebutuhan untuk perbaikan berlanjut
dengan memperhatikan kepuasan pelanggan

6.2 Image yang lebih baik, bagi pelanggan dan calon pelanggan, penanam
modal masyarakat, tetangga, pembuat kebijakan dan karyawan. Hal ini akan
memberikan peluang pasar, menarik penanam modal dan efisiensi tenaga
kerja
6.3 Penghematan biaya, karena proses lebih efisien, mengurangi jumlah
produk yang tidak memenuhi standar mutu, mengurangi kerja yang tidak
perlu, mengurangi keluhan, biaya asuransi dan lain-lain

6.4 Tenaga kerja yang lebih trampil dan tersedia, bahwa memungkinkan
staf untuk berperan dan lebih terjun di dalam proses yang menjadi
tanggungjawab mereka. Mereka akan mempunyai pemahaman yang lebih
baik dalam proses dan dapat berpartisipasi dalam pengendalian dan
perbaikannya

6.5 Sertifikasi sistem mutu, bahwa produk dan/atau jasa memiliki daya saing
yang tinggi sehingga mudah diterima oleh pelanggan. Disamping itu juga
merupakan promosi bagi organisasi bahwa produsen benih tersebut
mempunyai manajemen yang baik dan memberi keyakinan kepada pelanggan
dan penanam modal yang bermitra.
 PERMOHONAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
NOMOR :

Kepada Yth : Ketua LSSMBTPH di Jakarta

Nama Produsen :
Alamat Kantor :
Telp/Fax/Email :
Alamat unit pengolahan benih :
Penghubung (contact person) :
Nama :
Alamat :
Jabatan :
No. HP/Email :

Bersama ini kami mengajukan permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu

untuk jenis tanaman (sebutkan jenis tanaman dan kelas benih, seperti isian data lengkap
terlampir).
Sebagai kelengkapan permohonan, kami lampirkan panduan mutu, dokumen prosedur
dan dokumen formulir masing-masing satu copy.
Kami menyatakan kesanggupan melakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Mengikuti ketentuan sertifikasi sistem manajemen mutu yang berlaku.
2. Membayar semua biaya operasional yang berkaitan dengan sertifikasi sistem
manajemen mutu.
3. Mentaati peraturan perundangan perbenihan yang berlaku.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami sangat mengharapkan agar permohonan

Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu tersebut dapat segera diproses lebih lanjut.

.., .....................

Pemohon,

( )
 Lampiran Permohonan Sertifikasi

1. Nama Pelanggan :

2. Alamat :
- Kota /Kabupaten :
- Provinsi :
- Kode Pos :
- Nomor Telepon :
- Nomor faximile :
- E-mail :

3. Permohonan Ruang Lingkup :

Bukan Kelas Keterangan

No. Jenis Varietas Hibrida
Hibrida Benih A B
1.
2.
3.
Dst

Keterangan:
A = Telah disertifikasi
B = Permohonan Baru

4. Informasi lain
4.1. Perusahaan berdiri tahun :
4.2. Konsultan yang digunakan (nama, alamat) :
4.3. Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dari Lembaga Sertifikasi (LS) lain
a. Nama LS :
b. Alamat LS :
c. Ruang Lingkup :
d. Tahun perolehan sertifikasi I :
e. Masa berlaku sertifikat yang terakhir :
4.4. Sumber Daya Manusia
a. Nama
b. Pimpinan perusahaan :
c. Manajer produksi :
d. Manajer HRD :
e. Quality Control :
f. Jumlah Personil :
g. Total : ............... orang
h. Level Managemen : ............... orang
i. Bagian Produksi : ............... orang
j. Bagian Processing : ............... orang
 k. Bagian Gudang : ............... orang
l. Bagian Laboratorium/QC : ............... orang
m. Bagian R & D : ............... orang
n. Bagian Administrasi : ............... orang
o. Bagian Pemasaran : ............... orang
p. Tetap : ............... orang
q. Tidak Tetap : ............... orang
4.5. Lokasi produksi : (sebutkan kabupaten dan provinsi)
4.6. Sistem Produksi :
4.7. Rata-rata luas panen/tahun :
4.8. Rata-rata produksi/tahun :
4.9. Pemasaran:
1. Dalam Negeri : (sebutkan provinsinya)
2. Luar Negeri : (sebutkan negaranya)

5. Dokumentasi mutu sudah secara efektif diterapkan sejak : ..................................

6. Audit internal dan kaji ulang manajemen sudah dilaksanakan sejak : ......................

Diisi Tanggal :
Nama : .........
Jabatan : ...
Tanda tangan : ...

Dibukukan :
Tanggal/bulan/tahun :
Nomor Induk :
Status : Memenuhi / tidak memenuhi persyaratan
sertifikasi *)
Tindak Lanjut :
Manajer/Deputi Manajer Administrasi :
Tanda Tangan :
 DIAGRAM ALIR PROSES SERTIFIKASI
SISTEM MANAJEMEN MUTU

Penanggung Jawab Alur Kerja

Hubungan awal
Ketua LSSMBTPH

Produsen benih Mengajukan permohonan

Tolak
Sertifikasi Sistem Mutu
Manajer Administrasi Kajian Permohonan
persypperpersyaradokumen
Ya
Membuat Kontrak

Manajer Teknis Membentuk Tim Asesmen

Tolak
Produsen benih Persetujuan Tim dan Pelaksanaan
asesmen

Penyerahan
Dokumen

Tim Auditor Penunjukkan Ketua Tim Auditor Permintaan Perbaikan

Tim Asesmen Melaksanakan Asesmen dan Penyaksian

Asesmen Hasil
Perbaikan
Tim Asesmen Melaporkan Hasil Asesmen Kepada Manajer Teknis

Komite Sertifikasi Mengkaji Hasil Asesmen dan Memberi Keputusan Sertifikasi

Tolak Ya

Ketua LSSMBTPH Pengesahan Keputusan Sertifikasi/Penerbitan Sertifikat

Selesai
PENJELASAN DIAGRAM ALIR :

1. Pelaku usaha/produsen benih mengajukan permohonan tertulis untuk

asesmen kepada ketua LSSMBTPH.
2. LSSMBTPH melakukan pengkajian permohonan.
3. Apabila permohonan disetujui, maka :
a. Ketua LSSMBTPH membuat draft Kontrak Kerja
b. Ketua LSSMBTPH membuat Surat Pemberitahuan Tim Audit dan
Jadwal Asesmen.
2. Pelaku usaha/produsen benih membuat surat persetujuan dilengkapi
dengan dokume, yang berisi :
a. Panduan Mutu
b. Dokumen Pendukung Lain.
c. Persetujuan struktur biaya sertifikasi sistem mutu
d. Membayar biaya permohonan
3. Manajer Administrasi mengevaluasi kelengkapan, apabila dokumen
belum lengkap, maka pelaku usaha/produsen benih supaya melengkapi.
4. Pelaksanaan Asesmen
5. Jika diperlukan dapat dilakukan penyaksian asesmen (Witness) oleh
KAN
6. Laporan hasil asesmen dibuat oleh tim asesmen
7. Manajer Teknis menyerahkan laporan asesmen kepada ke Komite
Sertifikasi untuk dilakukan pengkajian
8. Komite Sertifikasi mengkaji laporan hasil asesmen dan membuat
keputusan sertifikasi.
9. Berdasarkan keputusan sertifikasi dari Komite Sertifikasi, maka Ketua
LSSMBTPH akan mengesahkan sertifikat sistem manajemen mutu.
10. Apabila Komite Sertifikasi menolak berdasarkan kajian laporan tim
asesmen, maka Ketua LSSMBTPH tidak mengesahkan atau menolak
memberikan sertifikat sertifikasi sistem mutu.
 PEMELIHARAAN AUDIT

1. LSSMBTPH memelihara sertifikasi berdasarkan atas peragaan bahwa

klien tetap konsisten terhadap persyaratan standar sistem manajemen.
Pemeliharaan sertifikasi klien dapat didasarkan pada kesimpulan positif
oleh ketua tim audit tanpa dilakukan kajian independen lebih lanjut
dengan ketentuan:

a. Apabila ditemukan ketidaksesuaian atau situasi lain yang dapat

menyebabkan pembekuan atau pencabutan sertifikasi, ketua tim audit
melaporkan kepada LSSMBTPH untuk menunjuk personil guna
melakukan tinjauan untuk menentukan apakah sertifikasi dapat
dipelihara. Personil yang bersangkutan tidak bisa personil yang
melakukan audit.

b. Personil sebagaimana tersebut pada poin 4, juga memantau kegiatan

survailen termasuk laporan yang disusun tim audit, guna
mengkonfirmasi bahwa kegiatan sertifikasi dioperasikan secara efektif.
 PERLUASAN RUANG LINGKUP

LSSMBPTH akan merespon dan mengkaji permohonan klien untuk perluasan

ruang lingkup sertifikasi yang telah diberikan. Apabila perluasan ruang
lingkup merupakan penambahan jenis komoditas dan lokasi prosesing benih,
akan dilakukan audit yang pelaksanaannya dapat dilakukan bersamaan
dengan audit survailen untuk memutuskan perluasan diberikan atau tidak.
 PEMBEKUAN, PENCABUTAN, ATAU PENGURANGAN RUANG
LINGKUP SERTIFIKASI

1. LSSMBTPH memiliki kebijakan dan prosedur tentang pembekuan,

pencabutan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi sebagaimana pada
DP-1.
2. Pembekuan sertifikasi terhadap klien dilakukan apabila :
a. Sistem manajemen yang disertifikasi gagal secara total dan serius
untuk tidak memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan
untuk efektivitas system manajemen.
b. Klien tidak menerima pelaksanaan survailen dan asesmen ulang pada
periode yang telah ditentukan LSSMBTPH.
c. Klien mengajukan pembekuan sertifikasi.
3. Pembekuan sertifikasi yang diterapkan oleh LSSMBTPH bersifat
sementara. Klien yang sertifikasinya dibekukan tidak diperkenankan
menggunakan sertifikasinya untuk keperluan promosi. Status pembekuan
terhadap klien dapat diakses oleh publik.
4. Apabila permasalahan pokok yang terjadi pada klien yang sertifikatnya
dibekukan tidak terselesaikan pada waktu yang telah ditentukan
(maksimal 6 bulan), LSSMBTPH akan mencabut atau mengurangi ruang
lingkup sertifikasi.
5. Apabila klien gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi untuk
bagian-bagian dari ruang lingkup sertifikasi, LSSMBTPH akan
mengurangi ruang lingkup sertifikasi untuk bagian-bagian yang tidak
memenuhi persyaratan.
 TATACARA PENANGANAN KONFLIK

Tatacara penanganan konflik yang terjadi ditetapkan sebagai berikut :

1. LSSMBTPH menerima laporan konflik yang terjadi antara sesama
klien/pelaku usaha, klien/pelaku usaha dengan konsumen, klien/pelaku
usaha dengan personil LSSMBTPH, atau LSSMBTPH dengan institusi
terkait lainnya seperti instansi penyelenggara Sertifikasi dan Pengawasan
Mutu Benih di Daerah.
2. Ketua LSSMBTPH selanjutnya meneruskan laporan perselisihan
(konflik) kepada Manajer Teknis.
3. Manajer Teknis akan mengkaji lebih lanjut dari permasalahan yang
menjadi tumbulnya konflik tersebut dengan mengumpulkan informasi
dari sumber-sumber terkait
4. Manajer Teknis menganalisis semua informasi dan menyimpulkan
tindakan yang sebaiknya diambil oleh Ketua LSSMBTPH.
5. Hasil analisa dan informasi disampaikan kepada Ketua LSSMBTPH
sebagai bahan pertimbangan untuk penyelesaian konflik yang timbul
tesebut kepada klien/pelaku usaha/personil LSSMBTPH/institusi terkait
yang melaporkan.
 TATACARA PENANGANAN BANDING

Untuk menyelesaikan permasalahan yang muncul sebagai akibat

ketidakpuasan klien/pelaku usaha/masyarakat/personil LSSMBTPH, maka
ditetapkan tatacara penanganan banding :

1. Pelanggan/pelaku usaha yang tidak puas atas keputusan sertifikasi dapat

mengajukan permohonan banding kepada LSSMBTPH.
2. Berdasarkan permohonan banding tersebut, ketua LSSMBTPH akan
menugaskan Manajer Mutu untuk mengkoordinasikan penyelesaiannya.
3. Manajer Mutu membentuk tim penyelesaian banding, dimana personil
dari tim tersebut adalah personil yang tidak terlibat dalam proses audit
maupun pembuat keputusan sertifikasi terhadap pelaku usaha yang
mengajukan banding.
4. Tim banding melakukan validasi dan investigasi terhadap substansi
banding dan menetapkan langkah-langkah atau tindakan apa yang harus
diambil oleh lembaga. Apabila diperlukan dalam melakukan investigasi
dan menetapkan langkah yang akan diambil dapat melakukan tinjauan
lapangan.
5. Hasil investigasi dan langkah-langkah yang ditetapkan dan dilaporkan
kepada Ketua LSSMBTPH melalui Manajer Mutu.
6. Hasil keputusan banding disampaikan kepada yang meminta banding.

TATACARA PENANGANAN KELUHAN

Untuk menyelesaikan permasalahan yang muncul sebagai akibat
ketidakpuasan klien/pelaku usaha/masyarakat/personil LSSMBTPH, maka
ditetapkan tatacara penanganan keluhan :

1. Berdasarkan keluhan yang ditujukan kepada LSSMBTPH, Ketua

LSSMBTPH akan menugaskan Manajer Mutu untuk mengkoordinasikan
penyelesaian keluhan tersebut.
2. Manajer Mutu akan membentuk tim/menunjuk personil untuk
mengevaluasi dan membuat keputusan terhadap keluhan dimana
personil tersebut adalah individu yang tidak terlibat dengan keluhan
sebelumnya.
3. Tim/personil yang ditunjuk akan melakukan konfirmasi apakah keluhan
tersebut terkait dengan kegiatan sertifikasi atau sistem manajemen.
Apabila berkaitan dengan kegiatan sertifikasi maka penyelesaian keluhan
harus sesuai dengan hal tersebut. Sedangkan apabila berkaitan dengan
sistem manajemen pelaku usaha, maka dalam penyelesaian harus
mempertimbangkan sistem manajemennya.
4. Semua langkah yang telah dilaksanakan dalam rangka penyelesaian
keluhan harus didokumentasikan dan semua personil yang terlibat harus
merahasiakannya.
5. Hasil evaluasi dan keputusan yang disusun disampaikan kepada Ketua
LSSMBTPH melalui Manajer Mutu.
6. Hasil keputusan harus segera disampaikan kepada pihak yang
mengajukan keluhan. Apabila hasil kesepakatan antara LSSMBTPH dan
yang mengajukan keluhan menghendaki agar hasil cakupan
permasalahan keluhan dan penyelesaiannya dipublikasikan, maka pihak
LSSMBTPH akan mempublikasikan.