TUGAS PENGAUDITAN II

Ringkasan Bab 15 Audit Siklus Pengeluaran

(Modern Auditing 8th Edition, William C. Boynton & Raymond N. Johnson)

Disusun Oleh:

Muhammad Febryan M 041411331175

Apnia Yoskiana 041411331241

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Airlangga
2017
 BAB 15

AUDIT SIKLUS PENGELUARAN

A Sifat Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan
akuisis dan pembayaran barang serta jasa. Adapun aktivitas utama dari siklus pengeluaran adalah
: (1) membeli barang dan jasa-transaksi pembelian, dan (2) melakukan pembayaran-transaksi
pengeluaran kas. Pembelian dan pengeluaran kas mempunyai pengaruh pervasif terhadap
laporan keuangan seperti yang digambarkan dalam gambar dibawah ini.

Gambar1. Pembelian dan Pengeluaran Kas

A.1. Tujuan Audit

Manajemen akan menetapkan asersi implisit atau eksplisit tentang transaksi dan saldo siklus
pengeluaran dalam laporan keuangan perusahaan. Asersi-asersi ini mendefinisikan tujuan audit
spesifikasi dari program audit siklus seperti terlihat pada Gambar 2. Kebanyakan audit atas
siklus pengeluaran mencakup tujuan-tujuan utama tersebut, tetapi tidak dimaksudkan untuk
membahas semua situasi yang dihadapi klien. Untuk mencapai setiap tujuan audit spesifikasi
tersebut, auditor menggunakan bagian dari metode perencanaan dan pengujian.

A.2. Menggunakan Pemahaman tentang Bisnis dan Industri untuk Mengembangkan

Strategi Audit.

Pemahaman tentang Bisnis dan Industri Klien

Sebelum merancang program audit pengeluaran, seorang auditor harus mempertimbangkan

bisnis dari klien tersebut, kekuatan pasar eksternal yang menggerakan sektor bisnis, dan
bagaimana kekuatan tersebut mempengaruhi siklus pengeluaran perusahaan. Setiap perusahaan
menghadapi kekuatan pasar yang berbeda, sehingga membuat permintaan atas arus kas
perusahaan juga berbeda. Kita ketahui bahwa siklus operasi perusahaan mencerminkan waktu
mulai dari kas digunakan untuk membeli barang atau jasa hingga penagihannya. Bagi sebuah
perusahaan manufaktur, siklus operasi kotor diestimasi oleh jumlah hari rata-rata yang
dibutuhkan untuk memutar persedian dan menagih piutang.

Siklus operasi bersih adalah siklus operasi kotor dikurangi dengan hari perputaran hutang
usaha (account payable turn days), yaitu waktu yang diberikan pemasok untuk menggunakan
kredit dagang sebelum barang dan jasa harus dibayar. Pemahaman atas pemicu ekonomi dalam
siklus pengeluaran biasanya sangat penting untuk mengaudit perusahaan manufaktur, pedagang
besar, dan perusahaan eceran. Bagi beberapa perusahaan yang bergerak dalam industri jasa,
hutang usaha mungkin tidak memiliki peran yang signifikan dan risiko terjadinya salah saji yang
material tidaklah besar.
Gambar2. Tujuan Audit Spesifik untuk Siklus Pengeluaran
 Pemahaman mengenai bisnis dan industri akan membantu auditor dalam memahami risiko
bisnis klien. Selain itu, pemahaman ini juga akan membantu auditor dalam membuat
pertimbangan tentang :

1 Materialitas siklus pengeluatan bagi pemakai laporan keuangan.

2 Risiko inheren dalam siklus poengeluaran.

3 Pengendalian internal kunci dimana auditor berharap dapat menentukan risiko

pengendalian bisnis.

4 Pemberian jasa bernilai tambah.

Materialitas

Siklus pengeluaran merupakan proses inti bagi banyak industri dan mencerminkan jumlah
serta volume transaksi dalam siklus ini dimana risiko terjadinya salah saji yang material adalah
tinggi. Pada Gambar 1 mengilustrasikan fakta bahwa transaksi dalam siklus ini mempengaruhi
lebih banyak akun laporan keuangan dibandingkan dengan siklus lainnya. Beberapa dari akun
itu, seperti persediaan, properti, pabrik, dan peralatan, serta jenis beban utama yang secara
individual dapat bersifat material terhadap laporan keuangan. Dalam situasi ini, auditor berusaha
mencapai tingkat risiko yang rendah bahwa transaksi siklus pengeluaran merupakan sumber
terjadinya salah saji yang material dalam laporan keuangan.

Pengalokasian materialitas ke akun-akun yang dipengaruhi oleh transaksi dalam siklus ini
akan bervariasi sesuai dengan pertimbangannya. Pentingnya siklus pengeluaran ini juga
bervariasi menurut dengan jenis usaha yang dijalankan. Pertimbangan lainnya tentang
materialitas awal atas hutang usaha dapat menjadi tolok okur pentingnya rasio ini secara
signifikan. Pertimbangan sekunder berhubungan dengan biaya untuk mendeteksi kesalahana.
Sistem akuntansi yang terkomputerisasi harus mampu memilah pengeluaran menurut kelompok
beban dan besarnya transaksi, serta memudahkan perhitungan observasi, jumlah total, dan rata-
ratanya. Karena pemasok ingin segera memperoleh pembayaran, maka biaya untuk mendeteksi
kesalahan hutang usaha tidaklah sebesar biaya untuk mendeteksi kesalahan piutang usaha atau
persediaan. Akibatnya jumlah materialitas yang lebih kecil mungkin dialokasikan ke siklus
pengeluaran dan hutang usaha.

Risiko Inheren

Dalam menilai risiko inheren, auditor harus mempertimbangkan faktor-faktor penting yang
bisa mempengaruhi asersi-asersi diseluruh laporan keuangan, serta faktor-faktor yang hanya
berkaitan dengan asersi spesifik dalam siklus pengeluaran. Faktor-faktor penting yang dapat
memotivasi manajemen untuk menyalahsajikan asersi-asersi pengeluaran meliputi :

1 Tekanan untuk menetapkan terlalu rendah beban agar dapat membuat laporan yang
memenuhi target profitabilitas atau norma industri yang telah ditetapkan, yang dalam
kenyataan tidak tercapai akibat faktor-faktor seperti kondisi ekonomi, global, nasional,
atau regional yang mempengaruhi biaya operasi, dampak perkembangan teknologi
terhadap produktivitas perusahaan, atau manajemen yang tidak baik.

2 Tekanan untuk menetapkan terlalu rendah hutang agar bisa membuat laporan yang
menunjukkan tingkat modal kerja yang lebih tinggi pada saat perusahaan sedang
menghadapi masalah likuidasi atau keraguan tentang kelangsungan usahanya.

Kedua faktor diatas cenderung menyebabkan tingginya risiko kurang saji daripada lebih saji
pengeluaran dan hutang.

Auditor juga harus mempertimbangkan faktor-faktor yang berkaitan dengan industri seperti
ketersediaaan dan volatilitas harga bahan baku serta produk yang dibutuhklan perusahaan untuk
menjalankan bisnis. Sebagai contoh, perusahaan grosir berhubungan dengan sejumlah besar
pemasok dan harga, sementara persaingan pasar yang ketat cenderung membuat harga menjadi
stabil. Kurangnya pasokan atau naiknya harga setiap jenis barang memiliki pengaruh yang kecil
terhadap operasi industri ini. Pelanggan akan dengan segera beralih dari apel hijau ke apel
merah.
 Siklus pengeluaran cenderung menanggung risiko kecurangan yang dilakukan karyawan
melalui pengeluaran kas yang tidak diotorisasi. Faktor-faktor lainnya yang dapat menimbulkan
salah saji dalam asersi siklus pengeluaran mencakup berikut ini :

1 Volume transaksi dalam siklus ini biasanya tinggi.

2 Pembelian dan pengeluaran klas bisa dilakukan tanpa otorisasi.

3 Pembelian aktiva dapat diselewengkan.

4 Pembayaran atas faktur penjual mungkin dilakukan dua kali.

5 Masalah akuntansi yang tidak tepat mungkin terjadi berkaitan dengan hal-hal seperti
apakah biaya harus dibebankan atau dikapitalisasi.

Auditor harus mempertimbangkan setiap faktor diatas ketika menilai risiko inheren untuk
siklus pengeluaran.

Risiko Prosedur Analitis

Pengujian analitis merupakan hal yang efektif dalam mengidentifikasi akun-akun siklus
pengeluaran yang mengandung salah saji. Risiko prosedur analitis merupakan unsur risiko
deteksi bahwa prosedur analitis tersebut akan gagal mendeteksi kekeliruan yang material. Seperti
telah disinggung sebelumnya, prosedur analitis adalah prosedur yang sangat murah. Beberapa
contoh prosedur analitis yang dapat diterapkan pada siklus pengeluaran disajikan dalam
gambar3.
Gambar3. Prosedur Analitis yang Umum Digunakan dalam Audit atas Siklus Pengeluaran

A.3. Mempertimbangakan Komponen Pengendalian Internal

Seperti dalam bagian audit lainnya, audit juga diwajibkan untuk memahami pengendalian
internal yang berlaku pada siklus pengeluaran yang mencakup lima komponen. Ingat kembali
bahwa auditor memperoleh pemahaman tentang komponen pengendalian internal melalui review
atas pengalaman sebelumnya dengan klien, jika berlaku, dan melalui tanya jawab dengan
manajemen serta menginspeksi dokumen, catatan, buku pedoman, dan sebagainya. Pemahaman
tersebut harus didokumentasikan dalam formulir kuesioner yang lengkap, bagan arus, atau
memorandum naratif.

a Lingkungan Pengendalian

Adanya sejumlah peluang bagi karyawan untuk melakukan kucurangan dalam pemrosesan
transaksi pengeluaran kas serta pembelian, dan penipuan pelaporan keuangan oleh manajemen
atas saldo akun siklus pengeluaran, dapat menyebabkan faktor lingkungan pengendalian seperti
integritas dan nilai etis menjadi sangat penting dalam siklus pengeluaran. Agen pembelian
mungkin mendapat tekanan dari penjual yang ingin, termasuk menawarkan pembayaran
kembali, melakukan transaksi bisnis yang lebih besar dengan pemasok tersebut.

Komitmen terhadap kompetensi. Manajemen harus dicerminkan dalam proses perekrutan

pegawai, penugasan, dan pelatihan atas personil yang telibat dalam pemrosesan transaksi
pembelian serta pengeluaran kas, penyimpanan aktiva yang dibeli perusahaan, dan pelaporan
aktivitas siklus pengeluaran. Manajemen juga dpat mengharuskan para pegawai yang terlibat
dalam pemrosesan pengeluaran kas atau penyimpanan aktiva yang dibeli untuk mengikat kontrak
kerja.

Struktur organisasi klien dan manajemen penetapan kewenangan serta tanggung jawab atas
aktivitas siklus pengeluaran harus dikomunikasikan secara jelas dan memberikan garis yang jelas
tentang hubungan otoritas, tanggung jawab, serta pelaporan. Sebagai contoh, hal yang sangat
mendasar dalam mempelajari lingkungan pengendalian adalah memahami bagaimana
manajemen bertanggung jawab atas penggunaan sumber daya perusahaan. Jika manajemen
terlalu kaku dalam menetapkan target laba, maka hal itu dapat mendorong untuk
menyalahsajikan laporan keuangan. Di pihak lain, jika manajemen tidak bertanggung jawab atas
penggunaan sumber daya perusahaan, maka pegawai perusahaan tidak mungkin akan
melaksanakan pengendalian internal dengan serius. Pemahaman tentang bagaimana manajemen
bertanggungjawab atas penggunaan sumber daya perusahaan merupakan hal yang berguna untuk
menentukan:

1 Laporan yang digunakan manajemen untuk mengevaluasi review kinerja perusahaan.

 2 Seberapa sering dan seberapa cepat laporan manajemen direview.

3 Keputusan yang didasarkan atas laporan itu.

4 Kebijakan perusahaan untuk menindaklanjuti masalah yang berasal dari laporan utama.

b Penilaian Risiko Manajemen

Penilaian risiko manajemen yang berkaitan dengan aktivitas siklus pengeluaran meliputi
pertimbangan atas hal-hal berikut :

1 Kemampuan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan arus kas untuk transaksi

pembelian.

2 Kontijensi kerugian yang berkaitan dengan komitmen pembelian.

3 Terus tersedianya perlengkapan yang penting dan stabilitas pemasok yang penting.

4 Pengaruh kenaikan biaya terhadap perusahaan.

5 Atensi perusahaan terhadap risiko terjadinya pembayaran berganda.

6 Atensi perusahaan terhadap risiko kecurangan yang dilakukan oleh pegawai.

Jika manajemen menunjukkan pertimbangan yang tepat atas risiko-risoko di atas bersama
dengan komitmen untuk menjalankan aktivitas pengendalian untuk menghadapi risiko tersebut,
maka kemungkinan salah saji yang berkaitan dengan situasi ini akan berkurang.

Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi)

Pemahaman atas sistem akuntansi memerlukan pengetahuan tentang metode pemrosesan

data dan dokumen serta catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan transaksi siklus
pengeluaran. Merupakan hal yang penting untuk memahami aliran transaksi melalui sistem
akuntansi mulai dari pemrakarsaan transaksi hingga pencatatannya dalam buku besar dan
pengikhtisarannya dalam laporan keuangan. Informasi penting yang harus dipahami auditor
meliputi :

1 Bagaimana pembelian, pembayaran, dan retur diawali.

 2 Bagaimana transaksi pembelian diperhitungkan ketika barang dan jasa diterima atau
dikembalikan.

3 Catatan akuntansi, dukomen, akun, dan file komputer apa yang digunakan dalam
akuntansi untuk berbagai tahapan dari setiap transaksi siklus pembelian?

4 Proses yang mengawali terjadinya pembayaran atas barang dan jasa.

Gambar dibawah ini adalah bagan arus peninjauan yang menunjukkan karakteristik dasar
dari sistem yang terkomputerisasi untuk melakukan pemorosesan transaksi pembelian dan
pengeluaran kas. Perhatikan bahwa bagan tersebut menyajikan penerimaan dan pemasukan
dokumen pihak ketiga. Dengan langsung mentransfer informasi melalui pertukaran data
elektronik, dokumen-dokumen ini mungkin tidak tersedia. Bagan arus ini tidak dimaksudkan
untuk menunjukkan semua dokumen, catatan, proses, atau akun yang terkait.

Gambar4. Sistem yang Terkomputerisasi untuk Transaksi Pembelian dan Pengeluaran

Pemantauan

Beberapa jenis aktivitas pemantauan secara terus menerus atau periodik dalam komponen ini
dapat memberikan manajemen informasi tentang kefektifan komponen pengendalian internal
lainnya dalam mengurangi salah saji yang berkaitan dengan transaksi dan saldo siklus
pengeluaran. Aktivitas pemantauan yang mengharuskan auditor mendapatkan pengetahuan,
apabila berlaku, mencakup (1) umpan balik yang terus menerus dari pemasok perusahaan
menyangkut setiap masalah pembayaran atau masalah pengiriman di masa depan. (2) komunikasi
dari auditor eksternal tentang kondisi yang dapat dilaporkan atau kelemahan yang material atas
pengendalian internal yang relevan yang ditemukan selama audit sebelumnya (3) penilaian
periodik oleh auditor internal tentang kebijakan serta prosedur pengendalian yang berhubungan
dengan siklus pengeluaran

Penilaian Awal atas Risiko Pengendalian

Telah dijelaskan bahwa prosedur yang digunakan auditor untuk memperoleh pemahaman
mengenai pengendalian internal, meliputi perancangan kebijakan dan prosedur serta apakah hal
tersebut telah dilaksanakan, tetapi bukan untuk menentukan keefektifan pengendalian semacam
itu. Jadi, berdasarkan informasi dari pemahaman semata, penilaian awal auditor atas risiko
pengendalian haruslah maksimum.

Auditor dapat melaksanakan beberapa pengujian pengendalian secara berbarengan dengan

prosedur untuk mendapatkan pemahaman yang diperlukan. Dalam kasus ini auditor dapat
memperoleh kepastian yang terbatas mengenai keefektifan pengendalian bersangkutan. Bukti
yang diperoleh dari pengujian pengendalian secara berbarengan tersebut dapat mendukung
penurunan penilaian awal atas risiko pengendalian untuk asersi-asersi terkait tertentu sedikit
dibawah maksimum atau tinggi. Dalam kasus lainnya, untuk asersi siklus pengeluaran di mana
auditor tidak merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat yang rendah, auditor
harus mempunyai pengetahuan yang dibutuhkan guna mengidentifikasi jenis-jenis salah saji
potensial yang dapat terjadi dan melangkah ke tahap perancangan pengujian substantif.

B Aktivitas Pengendalian-Transaksi Pembelian

 Sebenarnya hampir semua perusahaan yang memerlukan audit memiliki sistem akuntansi
yang terkomputerisasi. Oleh karena itu, pada bagian ini akan memfokuskan pada bagaimana
manajemen akan mengimplementasikan aktivitas pengedalian dengan menggunakan prosedur
pengendalian yang terprogram. Ada dua jenis pengendalian komputer :

1 Pengendalian umum. Yang berkaitan dengan lingkungan komputer dan yang mempunyai
pengaruh pervasif terhadap aplikasi komputer

2 Pengendalian aplikasi, yang berkaitan dengan setiap aplikasi akuntansi yang

terkomputerisasi, seperti siklus pengeluaran.

Jika pengendalian umum tidak efektif, maka pengendalian aplikasi jarang dapat diandalkan.
Akhirnya, pertimbangan akan diberikan pada prosedur yang digunakan auditor untuk (1)
memperoleh dan mendokumentasikan pemahaman atas pengendalian internal, serta (2)
melakukan pengujian pengendalian yang digunakan dalam membuat penilaian akhir atas risiko
pengendalian untuk transaksi pembelian.

B.1. Dokumen dan Catatan yang Umum

Bagi perusahaan yang menggunakan sistem database, catatan transaksi akan disimpan dalam
suatu database dan auditor perlu memahami tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke
informasi dalam sistem ini, serta bagaimana tabel-tabel tersebut berkaitan satu sama lain.
Meskipun demikian, dokumen dan catatan berikut akan sering ditemukan dalam sebagian besar
sistem akuntansi:

1 Permintaan pembelian. Permintaan tertulis akan barang dan jasa yang diajukan oleh
orang atau departemen yang berwenang kepada departemen pembelian

2 Pesanan pembelian. Penawaran tertulis dari departemen pembelian kepada penjual atau
pemasok untuk membeli barang atau jasa sebagaimana tertulis dalam pesanan tersebut.

3 Laporan penerimaan. Laporan yang dibuat atas penerimaan barang yang menunjukkan
jenis dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok.
4 Faktur penjual. Tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang yang dikirim atau
jasa yang diberikan, jumlah yang harus dibayar, termin pembayaran, serta tanggal
tagihan tersebut.

5 Voucher. Suatu formulir internal yang manyebutkan nama pemasok, jumlah yang harus
dibayar, dan tanggal pembayaran untuk pembelian yang telah diterima. Formulir ini
digunakan untuk mengotorisasi pencatatan dan pembayaran kewajiban.

6 Laporan pengecualian. Laporan yang berisi informasi tentang transaksi-transasksi yang

diidentifikasi untuk diinvestigasi lebih lanjut dengan pengendalian aplikasi komputer.

7 Ikhtisar voucher. Laporan yang berisi seluruh voucher yang diproses dalam suatu batch
atau selama hari itu.

8 Register voucher. Catatan akuntansi formal yang mencatat kewajiban yang telah
mendapat persetujuan untuk dibayar.

9 File induk pemasok yang telah disetujui. File komputer yang berisi informasi tentang
penjual dan pemasok yang telah disetujui untuk membeli jasa dari serta melakukan
pembayaran kepadanya.

10 File pesanan pembelian terbuka. File komputer tentang pesanan pembelian yang telah
dikirim ke para pemasok tetapi barang atau jasa belum diterima.

11 File penerimaan. File komputer yang berisi informasi tentang kuantitas persediaan yang
diterima dari pemasok

12 File transaksi pembelian. File komputer yang berisi data mengenai voucher yang telah
disetujui atas pembelian yang telah diterima. File ini digunakan untuk mencetak register
voucher dan memutakhirkan file hutang usaha, persediaan, serta buku besar.

13 File induk hutang usaha. File komputer yang berisi data mengenai voucher yang belum
dibayar yang telah disetujui. File ini dapat disusun oleh pemasok. File ini harus
ditambahkan ke saldo dalam akun pengendalian hutang usaha.
 14 File suspensi atau penolakan. File komputer yang menahan transaksi-transaksi yang
belum diproses karena ditolak oleh program aplikasi komputer.

B.2. Fungsi-Fungsi

Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut:

1 Pengajuan pembelian. Permintaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan

transaksi dengan perusahaan lain, yang meliputi:

a Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui.

b Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa.

c Pembuatan pesanan pembelian.

2 Penerimaan barang dan jasa. Penerimaan atau pengiriman fisik barang dan jasa, yang
mencakup:

a Penerimaan barang.

b Penyimpanan barang yang diterima untuk oersediaan.

c Pengembalian barang ke pemasok.

3 Pencatatan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum, yang
meliputi:

a Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban

b Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat.

Setiap fungsi-fungsi penting ini harus diberikan kepada orang atau departemen yang
berbeda. Hal ini merupakan pemisahan tugas yang klasik dengan memisahkan otorisasi atas
transaksi, penyimpanan akitiva, dan pencatatan transaksi. Dengan struktur semacam ini
pekerjaan seorang pegawai atau departemen dapat menyediakan pengecekan yang independen
atas ketepatan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain atau departemen lainnya. Fungsi-fungsi,
aktivitas pengendalian yang berlaku, dan asersi-asersi yang relevan serta tujuan audit spesifik
terkait akan dijelaskan dibawah ini.

Pengajuan Pembelian

Pada dasarnya, suatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi
yang akan dilakukan dengan pihak ketiga yang independen. Banyak perusahaan memisahkan
subfungsi-subfungsi berikut untuk transaksi dalam jumlah dollar tertentu. Untuk transaksi yang
bernilai lebih kecil, suatu departemen biasanya memiliki ruang gerak yang bebas dalam
mengajukan permintaan dan memesan barang. Apabila perusahaan memberikan kebebasan yang
lebih besar pada suatu departemen dalam mengawali transaksi, maka biasanya perusahaan itu
berupaya menetapkan anggaran dan tanggung jawab pengendalian yang ketat atas pengeluaran.

a Mencantumkan Nama Pemasok pada Daftar Pemasok yang telah Disetujui.

Proses menyetujui pemasok yang akan mengirimkan barang dan jasa yang dibutuhkan
perusahaan merupakan pengendalian yang penting, terutama dalam sistem akuntansi yang
mengandalkan pada pengendalian komputer. Jika manajemen, biasanya departemen pembelian,
menetapkan pengendalian yang ketat atas penentuan pemasok yang diotorisasi dalam daftar
pemasok yang telah disetujui, maka karyawan akan sulit melakukan pengajuan pembelian
dengan pemasok fiktif.

b Permintaan Barang dan Jasa.

Permintaan pembelian merupakan awal dari jejak transaksi yang mendokumentasikan bukti
dalam mendukung asersi manajemen seperti eksistensi atau kejadian transaksi pembelian.
Permintaan pembelian biasanya diajukan oleh bagian penyimpanan (gudang) untuk item-item
persediaan atau setiap departemen untuk item-item yang bukan ditujukan sebagai persediaan.
Pengendalian penting yang harus dipertimbangkan adalah bahwa seluruh permintaan memenuhi
kebijakan otorisasi yang ditetapkan oleh perusahaan. Sebagian besar perusahaan mengijinkan
otorisasi umum untuk keperluan operasi rutin, seperti pembelian persediaan dan bahan baku,
apabila titik pemesanan kembali (reorder point) telah tercapai atau untuk item-item lainnya yang
tercantum dalam anggaran operasi departemen bersangkutan. Jumlah dollar yang diijinkan
seringkali dikaitkan dengan tingkat atau posisi pegawai dalam perusahaan. Sebaliknya, kebijakan
perusahaan seringkali mensyaratkan otorisasi khusus untuk pengeluaran modal dan kontrak
lease. Pembelian yang bersifat tidak rutin dan lebih tinggi dari segi jumlah dollar biasanya
memerlukan otorisasi dari pejabat yang lebih tinggi dibandingkan dengan pembelian rutin dan
kurang signifikan.

Formulir permintaan pembelian dapat dibuat secara manual atau elektronis. Supervisor yang
bertanggung jawab atas anggaran pembelian harus menyetujui setiap formulir permintaan.
Dalam sistem komputerisasi yang unik, harus digunakan sistem nomor urut dalam menetapkan
nomor dokumen tanpa memperhatikan depertamen yang mengajukan. Pesanan permintaan yang
dibuat dengan komputer akan mensyaratkan pemasukan nomor pegawai yang sah, yang akan
digunakan komputer untuk mengecek apakah permintaan itu berada dalam batas otorisasi dari
pegawai bersangkutan. Selain itu juga komputer akan meyaring bahan masukan (input) dari
kemungkinan adanya kesalahan seperti bilangan negatif, karakter yang masuk ke field numerik,
dan sebagainya. Data yang ditolak dalam sistem on-line akan menghasilkan laporan yang salah
yang perlu segera ditindaklanjuti, atau harus diperbaiki oleh departemen pemakai dan diajukan
kembali jika permintaan itu sudah sah. Laporan kesalahan atau permintaan yang tidak urut harus
dibuat secara rutin, dan setiap pengecualian harus segera diinvestigasi.

c Pembuatan Pesanan Pembelian

Departemen pembelian mempunyai kewenangan utnuk menerbitkan pesanan pembelian

hanya setelah menerima permintaan pembelian yang disetujui dengan benar. Pembuatan pesanan
pembelian merupakan kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi. Peran pembelian adalah
memastikan sumber pasokan terbaik, dan untuk barang-barang yang penting, mendapatkan harga
penawaran yang paling kompetitif. Sistem yang terkomputerisasi akan mempunyai daftar induk
pemasok yang telah disetujui dan daftar harga terbaru dari semua barang yang umumnya dibeli
perusahaan. Pesanan pembelian akan dilengkapi dengan informasi dari daftar tersebut.

Pesanan pembelian harus berisi uraian yang jelas mengenai barang dan jasa yang diinginkan,
kuantitas, harga, dan nama serta alamat pemasok. Pesanan pembelian juga harus diberi nomor
dan ditandatangani oleh agen pembelian yang berwenang (atau oleh orang yang berwenang
apabila pesanan pembelian dibuat oleh suatu departemen). Lembar yang asli dikirim kepada
pemasok dan salinannya didistribusikan secara internal ke departemen penerimaan (biasanya
tanpa informasi mengenai kuantitas), departemen hutang usaha dan departemen yang
mengajukan permintaan itu. Kuantitas yang dipesan biasanya dihilangkan pada salinan yang
dikirimkan ke departemen penerimaan, sehingga klerk penerimaan dapat melakukan perhitungan
yang hati-hati ketika barang diterima. Tergantung pada luas sistem yang terkomputerisasi, hanya
dokumen hard copy yang akan menghasilkan pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok.
Beberapa perusahaan juga mengeliminasi hall ini dengan menggunakan jaringan komputer on-
line dengan pemasoknya.

Penerimaan Barang dan Jasa

Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk
menerima barang yang dikirmkan oleh pemasok. Penerimaan barang atau jasa ini biasanya
membuktikan bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen
penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum pada
pesanan pembelian. Menghitung barang, dan memeriksa kemungkinan adanya barang yang
rusak.

a Pembuatan Laporan Penerimaan

Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap pesanan yang diterima, untuk
mendokumentasikan bahwa barang telah diterima, dan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Dalam
sistem yang terkomputerisasi, laporan penerimaan dapat dibuat dengan menggunakan informasi
yang telah tersedia dalam komputer dan menambahkan data penerimaan yang sesuai seperti
kuantitas yang diterima. Sistem komputer akan membandingkan kuantitas yang dipesan dengan
yang diterima dan membuat laporan pengecualian agar dapat ditindak lanjuti sebagaimana
mestinya.

Laporan penerimaan merupakan dokumen yang penting dalam mendukung asersi eksistensi
atau kejadian untuk transaksi pembelian. Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan
diteruskan ke bagian hutang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis.
Laporan penerimaan jarang dibuat utnuk penerimaan jasa. Dalam kasus ini, manajemen biasanya
mendokumentasikan penerimaan jasa dengan menyetujui salinan faktur pemasok atau penjual
untuk segera dibayar.
b Penyimpanan Barang yang Diterima sebagai Persediaan

Setelah menyerahkan barang ke gudang atau departemen yang mengajukan permintaan

lainnya, klerk permintaan harus meminta tanda terima. Pencantuman tanda tangan pada salinan
laporan penerimaan memenuhi tujuan ini dan memberikan bukti lebih lanjut mengenai asersi
eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian. Tanda tangan pada salinan penerimaan ini
juga menetapkan tanggung jawab selanjutnya atas barang yang dibeli. Pemisahan fungsi
penyimpanan barang yang diterima sebagai persediaan dari fungsi lainnya yang terlibat dalam
pembelian dapat mengurangi risiko terjadinya pembelian yang tidak diotorisasi atau
penyalahgunaan barang.
Gambar5. Pertimbangan Risiko Pengendalian-Transaksi Pembelian
Pencatatan Kewajiban

Penerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi perusahaan untuk
menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual mensyaratkan pencatatan kewajiban. Banyak
perusahaan membuat voucher, yaitu suatu dokumen internal, untuk mengakui kewajiban dan
mencatatnya dalam jurnal pembelian atau register voucher. Pengendalian atas pencatatan
kewajiban dan asersi/ tujuan audit spesifik yang berkaitan meliputi hal-hal berikut:

1 Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan faktur penjual serta
laporan penerimaan dan pesanan pembelian yang bersangkutan.

2 Membandingkan tanggal laporan penerimaan dengan tanggal pencatatan voucher.

Kedua tanggal itu harus berada pada periode akuntansi yang sama.

3 Melaksanakan pengecekan yang independen atas keakuratan matematis dari setiap

voucher dan faktur pemasok pendukungnya.

4 Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan diikhtisarkan secara tepat
dalam catatan akuntansi.

5 Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban perusahaan dengan cara

menunjuk seseorang untuk memberi persetujuan atas pembayaran voucher.
 6 Memberikan kode atas distribusi akun, dengan menunjukkan akun aktiva atau beban
yang harus didebet, ke voucher tersebut.

7 Dokumen pendukung harus segera distempel, dilubangi, atau dibubuhi tanda lainnya
agar dokumen tersebut tidak digunakan lagi untuk mengajukan permintaan pembayaran.

Sebaian besar pengendalian itu akan membandingkan keakuratan pencatatan dengan data
yang dimasukkan ketika transaksi dimulai atau barang dan jasa diterima.

a Pembuatan Voucher dan Pencatatan Kewajiban

Voucher merupakan dokumen bernomor urut yang berhubungan dengan pencatatan

kewajiban dalam jurnal atau register voucher. Biasanya departemen hutang usaha bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa pembelian telah dicatat secara akurat. Banyak pengendalian
yang penting, seperti terlihat pada Gambar 5, terjadi waktu mencatat pembelian.

Setelah menerima faktur dari penjual, biasanya personil departemen hutang usaha akan
memasukkan data transaksi melalui terminal. Program edit akan mengecek hal-hal seperti
validitas nomor pemasok, kecocokan antara kuantitas yang tercantum dalam voucher dengan
kuantitas yang diterima, menguji keakuratan matematis pada faktur penjual dan voucher,
membandingkan periode akuntansi pencatatan dengan periode akuntansi penerimaan barang atau
jasa, atau membandingkan klasifikasi akun pada voucher dengan klasifikasi akun pada pesanan
pembelian. Setiap perbedaan harus diteruskan melalui pesan kesalahan yang ada pada terminal
atau melalui laporan pengecualian. Seorang Supervisor akuntansi harus melakukan pengecekan
independen atas kesesuaian total voucher yang dicatat dengan ikhtisar voucher harian, serta
membandingkan saldo awal hutang usaha, ditambah transaksi harian, sehingga dapat diperoleh
saldo akhir transaksi. Informasi mengenai voucher yang belum dibayar biasanya
diselenggarakan dalam file voucher yang belum dibayar, atau file buku pembantu hutang usaha,
menunggu pembayaran berikutnya. Komputer secara teratur akan membandingkan saldo akun
pengendalian buku besar dengan jumlah buku pembantu hutang usaha. Di samping itu, laporan
bulanan yang diterima dari pemasok juga dapat direkonsiliasi dengan saldo pemasok yang
dicatat. Seorang Supervisor akuntansi harus memantau (1) ketepatan klasifikasi akun yang
diperlihatkan dalam register voucher, dan (2) ketepatan waktu pencatatan dengan
membandingkan secara periodik tanggal ayat jurnal register voucher dengan tanggal pada salinan
voucher.

Manajemen harus menetapkan sistem pertanggungjawaban atas penggunaan sumber daya

perusahaan. Manajer departemen harus diminta untuk mereview secara teratur transaksi-transaksi
yang dibebankan ke akunnya. Manajer tersebut harus memahami alasan bisnis yang mendasari
transaksi adalah sah, merupakan kewajiban perusahaan, telah dinilai dengan tepat, dan harus
dibebankan ke akunnya. Jika manjemen tidak menetapkan pengendalian atas
pertanggungjawaban terhadap penggunaan sumber daya, maka hal itu merupakan bukti
lemahnya pengendalian internal perusahaan.

B.3. Sistem Ilustratif untuk Transaksi Pembelian

Bagan arus dari sistem ilustratif untuk memroses transaksi pembelian dapat dilihat pada
Gambar 6. Gambar tersebut mengikhtisarkan informasi yang penting untuk mendokumentasikan
pemahaman auditor tentang pengendalian internal: (1) fungsi-fungsi kunci, (2) dokumentasi jejak
audit, (3) laporan penting yang dihasilkan oleh sistem, dan (4) program serta file komputer yang
terdapat dalam sistem akuntansi.

Tidak semua salinan dokumen ini didokumentasikan dalam bagan arus itu, karena auditor
hanya memerlukan pemahaman yang mencukupi untuk merencakan audit. Bagan arus tersebut
juga menunjukkan tahapan yang dilalui transaksi mulai dari pemrakarsaan transaksi pada buku
besar, yang mendukung laporan keuangan.

B.4. Perolehan Pemahaman dan Penialain Risiko Pengendalian

Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian yang mencukupi untuk
merencanakan audit. Yaitu, auditor perlu memiliki pemahaman yang cukup agar mampu
mengidentifikasi jenis-jenis salah saji yang potensial, mempertimbangkan faktor-faktor yang
mempengaruhi risiko salah saji yang material, dan merancang pengujian substantif. Jika auditor
merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat yang rendah utnuk suatu asersi,
maka penting bagi dia untuk memperoleh pemahaman mengenai prosedur pengendalian atas
asersi tersebut.
 Pengujian pengendalian adalah cara untuk menentukan keefektifan dari pengendalian
semacam itu. Luas pertimbangan auditor tentang faktor-faktor yang berkaitan dengan penilaian
risiko pengedalian untuk setiap asersi tergantung pada strategi audit. Risiko inheren untuk
transaksi pembelian sering ditetapkan pada tingkat maksimum atau tinggi, karena (1) siklus
pembelian mempunyai pengaruh pervasif terhadap laporan keuangan, dan (2) kerentanan aktiva
terhadap penyalahgunaan. Auditor juga harus mempertimbangkan hasil prosedur analitis untuk
menentukan penilaian tingkat risiko pengendalian yang direncanakan dan risiko pengujian
rincian.

Gambar 6. Pemrosesan Transaksi Pembelian

Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat sedang aatu
tinggi, maka ia dapat menggunakan pengetahuan tentang keefektifan pengendalian yang
diperolehnya ketika memahami pengendalian internal. Auditor juga dapat mengambil
kesimpulan mengenai keefektifan operasi pengendalian umum komputer, dan mengajukan
pertanyaan serta menginspeksi dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang digunakan untuk
menindaklanjuti laporan pengecualian yang dihasilkan oleh pengendalian terprogram. Pada
waktu menguji pengendalian umum komputer, auditor juga bisa mempelajari keefektifan
prosedur untuk mengotoriasi dan menguji perubahan program. Auditor juga dapat mempelajari
apakah orang yang menindaklanjuti laporan pengecualian mempunyai pemahaman yang cukup
tentang siklus operasi untuk mengantisipasi pengecualian yang dapat terjadi dalam laporan
tersebut, dan apakah tindakan yang diambil untuk memperbaiki kesalahan dilakukan atas dasar
tepat waktu.

Auditor juga dapat menguji keefektifan pengendalian manajemen seperti pengendalian

anggaran dan mereview manajemen atas transaksi yang menjadi tanggung jawabnya. Dalam
sistem pengendalian internal yang baik, manejemen bertanggungjawab atas penggunaan sumber
daya perusahaan dan akun sering melakukan berbagai langkah untuk menunjukkan bukti tentang
review manajemen dan tindaklanjut manejemen atas berbagai masalah yang ditunjukkan oleh
laporan.

Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat rendah, maka ia
biasanya harus: (1) menguji keefektifan pengendalian umum, (2) menggunakan teknik audit
berbantuan komputer untuk mengevaluasi keefektifan pengendalian terprogram, dan (3) menguji
keefektifan prosedur untuk menindaklanjuti pengecualian yang diidentifikasi oleh pengendalian
terprogram. Sebagai contoh, auditor dapat menggunakan data pengujian untuk menentukan
apakah hasil yang diharapkan akan muncul dalam laporan pengecualian jika ia memasukkan:

1 Kode otorisasi karyawan yang tidak sah.

2 Pesanan pembelian yang melebihi batas yang telah terprogram.

3 Nomor pemasok hilang atau keliru.

4 Informasi penerimaan tidak sesuai dengan pesanan pembelian.

5 Informasi dalam faktur penjual tidak sesuai dengan informasi penerimaan.

 6 Faktur penjualan yang mengandung kesalahak aritmatik.

7 Jumlah dollar dalam faktur penjual hilang atau tidak wajar.

8 Faktur penjual yang tidak memuat tanggal jatuh tempo atau termin pembayaran.

9 Faktur penjual yang tidak memuat nomor kode klasifikasi akun atau salah kodenya.

10 Periode akuntansi penerimaan barang berbeda dengan periode pencatatan transaksi.

11 Faktur penjual yang sama diajukan lebih dari satu kali.

Beberapa pengujian pengendalian dapat dilakukan secara bebarengan dengan perolehan

pemahaman pada tahap perencanaan audit. Sementara hal-hal lainnya dapat dilakukan selama
pekerjaan lapangan interim. Sifat dan luas pengujian pengendalian akan bervariasi secara terbalik
dengan tingkat risiko pengendalian yang direncanakan auditor. Penilaian risiko pengendalian
yang rendah akan membutuhkan bukti yang lebih kompeten daripada penilaian risiko
pengendalian yang lebih tinggi. Sebagaimana dicantumkan diatas, penilaain risiko pengendalian
yang rendah berdasarkan prosedur pengendalian terprogram biasanya akan melibatkan CAATs.