Peran dan fungsi manajer

PEMBAHASAN

PERAN DAN FUNGSI MANAJER

Manajemen adalah suatu proses interaksi sosio-teknik yang terjadi dalam organisasi formal dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi yang ditentukan
melalui penggunaan sumber-sumber orang lain (Burgess, 1988).
Secara skematis proses manajemen dapat diilustrasikan sebagai berikut :
INPUT THROUGH-PUTS OUTPUT
Sumber-sumber Proses sosio-teknik Tujuan

Feed back
Input dalam manajemen terdiri dari :
Manusia (man-power)
Uang (money)
Materi (material)
Mesin (machinery)
Metode (methoda)
Through-put adalah proses manajemen yang meliputi :
Pengambilan keputusan
Perencanaan
Pengawasan
Pengorganisasian
Staffing dan directing

Output adalah tujuan dalam hal ini pelayanan keperawatan, misalnya :

Pelayanan kesehatan yang berkualitas tinggi
Efisiensi dalam pelayanan
Pegawai (staf) yang berkompeten dan adekuat

Berbagai pendapat dari beberapa ahli administrasi dikemukakan dalam mengidentifikasi fungsi-fungsi manajemen yang pada intinya adalah perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan.

Seorang manajer dalam mengerjakan kelima fungsinya tersebut sehari-hari akan bergerak dalam berbagai bidang seperti bidang penjualan/ pemasaran,
pembelian, produksi, keuangan, personalia dll.

Dibawah ini sedikit uraian tentang fungsi manajer dalam bidang-bidang manajemen, misalnya :
Dalam bidang pemasaran, seorang manajer harus mengusahakan agar hasil-hasil produksinya dapat disalurkan dengan saluran-saluran distribusi yang tepat
sehingga harga penjualan dapat dijangkau oleh konsumen.
Dalam bidang pembelian, manajer harus berusaha agar bahan-bahan yang dibeli pada tempat dan waktu yang tepat serta harga yang tepat pula sehingga tidak
mengganggu proses dalam bidang produksi.
Dalam bidang produksi, seorang manajer harus berusaha agar dapat memproduksikan suatu produk dengan kualitas yang baik dalam jumlah yang diinginkan
dan waktu yang tepat serta biaya yang seringan mungkin (efektif dan efisien) dan dengan teknik-teknik produksi yang memudahkan pekerjaan pegawai.
Dalam bidang keuangan, para manajer harus berusaha agar posisi keuangannya setiap saat dapat membiayai kegiatan-kegiatannya sehari-hari seperti
pembayaran gaji, pembelian bahan-bahan, pembayaran hutang-hutang dll.
Dalam bidang personalia, para manajer harus berusaha agar memperoleh tenaga yang kompeten sehingga dapat bekerja dengan kualitas yang diinginkan.

TINGKAT-TINGKAT DARI MANAJER

Suatu organisasi yang mempunyai berbagai anggota dengan kualifikasi membutuhkan tinggkat-tingkat tertentu dalam administrasi dan managerialnya seperti
yang dirumuskan oleh Burgess (1988) sebagai berikut :

Top manajer

Middle manager

First line/ supervisor manager

Non manager/ rank & file manager

Masing-masing tingkat manajer melakukan fungsi yang sama hanya corak kegiatannya yang berbeda, sesuai dengan tingkatan manajer itu dalam organisasi. First
line/ supervisor manajer adalah pemimpin langsung dan bertanggung jawab untuk kelancaran & keberhasilan pekerjaan karena mereka sangat dekat dan
langsung memimpin.

TANGGUNG JAWAB KEPALA RUANGAN

Tanggung jawab kepala ruangan yang dapat diidentifikasi sesuai dengan perannya meliputi hal-hal dibawah ini :
1. Manajemen personalia/ ketenagaan meliputi : penerimaan, seleksi, orientasi, pengembangan tenaga, penilaian penampilan kerja, promosi dan penyediaan
ketenagaan staf keperawatan.
2. Manajemen operasional, meliputi : perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan pelayanan keperawatan.
3. Manajemen kualitas pelayanan yang meliputi : pengembangan standar asuhan keperawatan, program kendali mutu, program evaluasi teman dan persiapan
untuk akreditasi pelayanan keperawatan.
4. Manajemen financial, meliputi : budget, cost control dalam pelayanan keperawatan.

Stoner (1985) menyampaikan bahwa sebaiknya seorang pengelola (manajer) keperawatan mendorong anggota organisasinya untuk melaksanakan melalui :
1. Membuat kebijakan yang jelas yang mendorong perilaku etikal
2. Tanggung jawab kedisiplinan
3. Menyebarluaskan kode etik melalui teknik belajar yang aktif
4. Mendorong staf untuk menambah pengetahuannya mengikuti kursus-kursus manajemen pada sekolah-sekolah atau yang mengadakan kursus tentang legal
dan etik profesi/ organisasi.

Jadi pada dasarnya seorang kepala ruangan harus memegang teguh nilai-nilai serta standar etika pada setiap perilakunya yang mana hal ini akan mempengaruhi
mutu pelayanan keperawatan yang menjadi tanggung jawabnya, oleh sebab itu sebaiknya selain kode etik keperawatan untuk perawat pada umumnya juga kode
etik bagi pengelola keperawatan (nurse administrators) perlu diadakan.

PERAN SEORANG MANAJER

Burgess (1988) menyimpulkan bahwa peran seorang manajer/ pimpinan ada 3 (tiga) kategori :

1. Peran interpersonal
sebagai symbol pimpinan organisasi dengan pekerjaan-pekerjaan rutin organisasi Peran seorang kepala
bertanggung jawab untuk memberi motivasi dan mengaktifkan anggotanya Peran seorang pemimpin
2. Peran informasional
mencari dan menerima berbagai informasi untuk mengembangkan organisasi, merupakan pusat syarat informasi internal dan eksternal Peran monitor
menginterpretasikan dan menstranformasikkan informasi-informasi yang diperoleh dari luar maupun dalam organisasi kepada anggota-anggotanya. Peran
desiminator
3. Peran pembicara
Meneruskan informasi kepada orang lain tentang rencana organisasi, policy, pekerjaan, hasil dll.
4. Peran decisional
Yaitu mengambil keputusan untuk mengatasi permasalahan.
Setelah melihat bagaimana pentingnya peran seorang manajer dalam suatu organisasi maka dalam keperawatan diperlukan kepemimpinan yang berkualitas
tinggi dalam keperawatan sehingga menghasilkan pelayanan keperawatan yang tinggi mutunya.
Pimpinan keperawatan merupakan posisi kunci yang langsung berhubungan dengan pelayanan keperawatan. Manajer keperawatan bertanggung jawab untuk
menghubungkan institusi dengan klien. Mereka harus mengerti bagaimana perawatan yang baik untuk klien sesuai dengan tujuan institusi. Kekomplekan dan
pentingnya fungsi dari seorang pimpinan keperawatan terlihat dari uraian dibawah ini.

Keperawatan adalah suatu departemen (bagian) yang terbesar dari setiap RS. Sebagai bagian yang paling besar dengan anggota yang banyak keperawatan
dipimpin oleh seorang pemimpin/ direktur keperawatan yang dibantu oleh beberapa keperawatan dibawahnya. Pimpinan keperawatan (nurse manager)
melakukan kontak dengan klien langsung dan tidak langsung, walaupun mereka jarang memberikan asuhan keperawatan yang langsung kepada klien, menerima
laporan tentang keadaan klien, menjawab pertanyaan dan permintaan dari staf keperawatan, klien dan keluarganya. Yang paling penting dia bertanggung jawab
terhadap pelayanan keperawatan yang diberikan oleh semua perawat dibawahnya. Berarti dia harus melakukan sesuatu untuk mendorong semua stafnya untuk
mempunyai kemampuan yang tinggi dengan menjaga keamanan dan kenyamanan klien.

Pimpinan keperawatan mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap klien meskipun mereka kelihatan jauh dari klien.
Pengorganisasian dalam keperawatan dapat dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi. Pimpinan keperawatan berinteraksi dengan staf keperawatan dan
klien untuk mengatur unit keperawatan dan bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan keperawatan yang bermutu serta menerima konsekuensi-
konsekuensi cacian atau pujian.
Secara singkat disebutkan bahwa nilai-nilai kepala ruangan mempengaruhi perilaku kepala ruangan sebagai berikut :
1. Karu adalah seseorang yang mau bekerja keras ambitions
2. Seorang terbuka
3. Seorang yang mampu dalam bidangnya
4. Seorang yang rileks dan gembira
5. Seorang yang bersih dan rapi
6. seorang yang tegas
7. Seorang yang mau memberi maaf pada orang lain
8. Suka membantu dan memperjuangkan kesejahteraan orang lain
9. Ramah tamah
10. Kreatif
11. Independen
12. Intelektual
13. Berpikiran logis dan rasional
14. Penuh kasih saying
15. Respek dan penuh perhatian
16. Sopan santun
17. Bertanggung jawab
18. Disiplin dan kontrol diri yang baik
Untuk itu sebagai seorang pimpinan keperawatan diharapkan mempunyai kemampuan :
1. Dapat mawas diri
2. Mampu mengatur antara pekerjaan, tugas-tugasnya dan kehidupan keluarga
3. Mempunyai pengalaman yang luas dan banyak
4. Mempunyai sensitifitas interpersonal
5. Berani mengambil resiko
6. Mampu membimbing
7. Mempunyai metode untuk mengkritik diri dan mendisiplinkan diri
8. Selalu ingin tahu
9. Mempunyai tingkah laku selalu ingin mencoba
10. Toleransi tinggi
11. Bersedia dipanggil setiap saat

Adapun hal-hal yang harus dilakukan untuk menjadi seorang pimpinan keperawatan yang sukses adalah :
1. Meluaskan pandangan, pandangan hari ini kemasa depan
2. Melihat gambaran yang besar dengan membaca mass media, menghadiri seminar-seminar dan meningkatkan pengetahuannya
3. Mengetahui posisi diri
4. Sensitif melihat masalah dan melihat pengaruhnya dimasa depan
5. Mengikuti kecenderungan atau perubahan-perubahan
6. Mempelajari alat/ hal-hal apa yang kita kuasai
7. Berfikir terus menerus
8. Pendengaran yang baik
9. Melihat/ memperhitungkan waktu
10. Mempelajari peraturan
11. Mengembangkan keadaan yang tidak menentang dan emosional
12. Mencegah merendahkan orang lain
13. Menggunakan kontak mata
14. Struktur profesional
15. Belajar hidup dari ketidaknyamanan
16. Antusias dan hangat
17. Belajar mempercayai
18. Melihat pekerjaan sebagai karir
19. Jangan menolak kekuasaan diri
20. Mengembangkan support group
21. Empati
22. Meningkatkan harga diri
23. Gembira
24. Berusaha maju
25. Menjadi seorang pemimpin
KOMPETENSI YANG HARUS DIMILIKI OLEH MANAJER DALAM MANAJEMEN KEPERAWATAN
1. Ketrampilan komunikasi
Salah satu kemampuan yang terpenting dari seorang pemimpin keperawatan adalah melakukan komunikasi yang efektif baik secara tertulis maupun lisan
Berrbagai teknik dapat digunakan dimana pimpinan keperawatan dapat berkomunikasi dengan staf, misalnya : bimbingan, konseling, mengatasi masalah-masalah
kepegawaian.
Seorang pimpinan keperawatan harus selalu melakukan komunikasi dengan berbagai individu, misalnya : klien dan keluarganya, pagawai-pegawainya, kelompok
stafnya, personil administrasi, staf medis dan petugas kesehatan lainnya.
Pimpinan keperawatan harus mampu mengemukakan ide-idenya dan rencana-rencana baik secara lisan maupun tertulis dan mampu mendengar dengan baik
dan penuh perhatian. Hal ini bukan tugas kecil, kesuksesan dari tugas-tugas manajemen sangat tergantung pada kemampuan melakukan komunikasi ini.

2. Kemampuan memberi motivasi kepada staf

Seorang pimpinan bertanggung jawab agar pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif oleh orang lain, untuk itu sangat perlu dimengerti oleh kedua belah pihak
apa tujuannya/ keinginannya sehingga dia turut berusaha mencapai tujuan organisasi. Pimpinan harus memiliki kemampuan untuk menjalankan kerjasama dan
menyesuaikan antara kebutuhan pegawainya dan tugas organisasi.
3. Ketrampilan kepemimpinan
Kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat manusia dan alat-alat lainnya dalam suatu organisasi (Siagian, 1983).
Dikatakan bahwa kesuksesan seorang pemimpin dalam melaksanakan kepemimpinannya terutama ditentukan oleh keahliannya menggerakkan orang lain untuk
bekerja dengan baik (managerial skills). Untuk itu pimpinan tidak melaksanakan tindakan-tindakan yang bersifat operasional, tetapi mengambil keputusan,
menentukan kebijaksanaan dan menggerakkan orang lain untuk melaksanakan keputusan yang telah diambil sesua dengan kebijaksanaan yang telah digariskan.
Kepemimpinan seseorang harus diakui dan diterima oleh para bawahannya sehingga wewenangnya untuk memimpin, keinginan-keinginannya yang hendak
direalisasikan, dimanifestasikan oleh kerelaan dan kemampuan bawahan untuk melaksanakannya sesuai dengan keinginan pimpinan tersebut.
Menurut Siagian (1983) beberapa sifat kepemimpinan yang baik antara lain:
Memiliki kondisi fisik yang sehat sesuai dengan tugasnya
Berpengetahuan luas
Mempunyai keyakinan bahwa organisasi akan berhasil mencapai tujuan yang telah ditentukan melalui dan berkat kepemimpinannya.
Mengetahui dengan jelas sifat hakiki dan komplesitas daripada tujuan yang hendak dicapai.
Memiliki stamina (daya kerja) dan antusias yang besar.
Cepat dan gemar mengambil keputusan yang tepat.
Obyektif dalam menguasai emosi dan rasional
Adil dalam memperlakukan bawahan
Menguasai prinsip-prinsip human relation
Menguasai teknik-teknik berkomunikasi
Dapat dan mampu bertindak sebagai penasehat, guru dan kepala terhadap bawahannya tergantung atas situasi dan masalah yang dihadapi.
Mempunyai gambaran yang menyeluruh tentang semua aspek kegiatan organisasi.
4. Ketrampilan mengatur waktu
Waktu merupakan sumber yang tidak dapat ditawar oleh pimpinan keperawatan. Waktu tidak dapat ditumpuk seperti uang atau material. Kita harus
menggunakannya dengan masa yang tepat yaitu 60 detik permenit. Jika satu jam atau satu menit terbuang maka akan hutang seterusnya, oleh sebab itu seorang
pimpinan keperawatan diharapkan dapat mengatur waktu sehingga tidak banyak waktu yang terbuang dengan tanpa menghasilkan sesuatu.
Salah satu cara adalah dengan membuat prioritas, tergantung dari penting/ segera tidaknya masalah yang harus ditangani tersebut. Dengan membuat prioritas,
seorang pimpinan diharapkan dapat mengatur waktu dengan baik.
Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Seorang pimpinan keperawatan harus berfikir dan bertindak untuk mengatasi masalah. Mereka membuat keputusan berdasarkan tujuan untuk mengurangi
kegagalan. Pada hakikatnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistimatis terhadap sesuatu masalah yang dihadapi (Siagian, 1983).

PERAN DAN FUNGSI KEPALA RUANGAN

Kepala ruangan adalah seorang tenaga perawatan professional yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam mengelola kegiatan pelayanan keperawatan
disatu ruang rawat atau klinik
a. Persyaratan Kepala Ruangan
Merujuk dari pedoman uraian tugas tenaga perawatan di RS (depkes, 1994) persyaratan kepala ruangan adalah :
Pendidikan minimal sarjana muda atau lulusan DIII Keperawatan
Memiliki pengalaman sebagai pelaksana perawatan 2-3 tahun
Memiliki sertifikat kursus manajemen keperawatan
Memiliki kemampuan kepemimpinan
Berwibawa
Sehat

b. Tanggung jawab Kepala Ruang

Secara administrasi dan fungsional bertanggung jawab kepada kepala bidang perawatan melalui kepala seksi perawatan
Secara teknis medis operasional, bertanggung jawab kepada dokter penanggung jawab/ dokter yang berwenang/ kepala UPF

c. Tugas pokok Kepala Ruangan

Mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan keperawatan diruang rawat/ klinik yang berada di wilayah tanggung jawabnya.

d. Fungsi Kepala Ruangan

Menentukan standart pelaksanaan kerja
Memberi pengarahan ketua tim
Supervisi dan evaluasi tugas staf

e. Uraian Tugas :
1. Perencanaan :
Menunjuk ketua tim yang bertugas diruangan masing-masing
Mengikuti serah terima klien dari shift sebelumnya
Mengidentifikasi tingkat ketergantungan klien : gawat, transisi dan persiapan pulang bersama ketua tim
Mengidentifikasi jumlah perawat yang dibutuhkan berdasarkan aktifitas dan kebutuhan klien bersama ketua tim, mengatur penugasan dan penjadualan
Merencanakan jumlah dan jenis peralatan keperawatan yang diperlukan sesuai kebutuhan
Merencanakan strategi pelaksanaan keperawatan
Mengikuti visite dokter untuk mengetahui kondisi, patofisiologi, tindakan medis yang dilakukan, program pengobatan dan mendiskusikan dengan dokter tentang
tindakan yang akan dilakukan terhadap klien
Mengatur dan mengendalikan Asuhan keperawatan :
Membantu pengembangan staf : pendidikan dan latihan dll
Merencanakan bimbingan terhadap peserta didik keperawatan

2. Pengorganisasian :
Merumuskan metode/ sistim penugasan yang digunakan
Merumuskan tujuan sistim/ metoda
Membuat rincian tugas ketua tim dan anggota tim secara jelas
Membuat rentang kendali : kepala ruangan membawahi 2 ketua tim dan ketua tim membawahi 2-3 perawat
Mengatur dan mengendalikan tenaga keperawatan : membuat roster dinas, mengatur tenaga yang ada setiap hari dll
Mengaturr dan mengendalikan situasi lahan praktik
Mendelegasikan tugas saat kepala ruang tidak berada ditempat kepada ketua tim
Memberi wewenang kepada tata usaha untuk mengurus administrasi klien
Mengatur penugasan, jadwal pos dan pekarya
Mengidentifikasi masalah dan cara penanganan
3. Pengarahan :
Memberi pengarahan tentang penugasan kepada ketua tim
Memberi pujian kepada anggota tim yang melaksanakan tugas dengan baik
Memberi motivasi dalam meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap
Menginformasikan hal-hal yang dianggap penting dan berhubungan dengan asuhan keperawatan klien
Melibatkan bawahan sejak awal hingga akhir kegiatan
Membimbing bawahan yang mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugasnya
Meningkatkan kolaborasi dengan anggota tim lain

4. Pengawasan :
Melalui komunikasi : mengawasi dan berkomunikasi langsung dengan ketua tim maupun pelaksana mengenai asuhan keperawatan yang diberikan kepada klien
Melalui supervisi :
Mengawasi peserta didik dari institusi pendidikan untuk memperoleh pengalaman belajar sesuai tujuan program pendidikan yang telah ditentukan oleh institusi
pendidikan
Evaluasi : mengevaluasi upaya/ kerja pelaksana dan membandingkan dengan rencana keperawatan yang telah disusun bersama ketua tim
Melaksanakan penilaian terhadap upaya peningkatan pengetahuan dan ketrampilan dibidang perawatan
Melaksanakan penilaian dan mencantumkannya kedalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai (DP3), bagi pelaksana perawatan dan tenaga lain
diruang rawat/ klinik yang berada dibawah tanggung jawabnya, untuk berbagai kepentingan (kenaikan pangkat/ golongan dan melanjutkan pendidikan)
Mengawasi dan mengendalikan pendayagunaan peralatan perawatan serta obat-obatan secara efektif dan efisien

Mengawasi pelaksanaan sistim pencatatan dan pelaporan kegiatan asuhan keperawatan serta mencatat kegiatan lain diruang rawat/ klinik.

Created by Dwi Herawan