Pedoman Pelaksanaan Manajemen Puskesmas (Editan)

KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang,kami
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya,yang telah melimpahkan
rahmat,hidayah,dan inayah-Nya kepada kami,sehingga kami dapat menyelesaikan
pedoman pelaksanaan manajemen puskesmas pucang sewu.
Pedoman ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak dan referensi sehingga dapat memperlancar pembuatan pedoman-
pedoman ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak
yang telah berkontribusi dalam pembuatan pedoman-pedoman ini sebagai acuan
dalam penatalaksanaan manajemen puskesman pucang sewu.
Terlepas dari semua itu , kami menyadari sepenuhnya kalau masih ada kekurangan
baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya . oleh karena itu dengan tangan
terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca,agar kami dapat
memperbaiki baik penulisan dan penyusunan pedoman-pedoman ini untuk lebih mudah
dapat dibaca.
Akhir kata kami berharap semoga pedoman manajemen puskesmas pucang sewu ini
dapat memberikan manfaat maupun inspirasi terhadap pembaca .
Surabaya,Januari 2016
Penyusun
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Puskesmas adalah Unit Pelaksana teknis dinas kesehatan kota yang
bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya.
Puskesmas berperan menyelenggarakan upaya kesehatan untuk meningkatan
kesadaran,kemauan,dan kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk agar
memperoleh derajat kesehatan yang optimal.
Upaya kesehatan diselenggarakan dipuskesmas terdiri dari upaya kesehatan
wajib dan upaya kesehatan pengembangan . upaya kesehatan wajib meliputi
promosi kesehatan,kesehatan lingkungan, kesehatan ibu anak dan keluarga
berencana,perbaikan gizi masyarakat,pencegahan dan pemberantasan penyakit
menular serta pengobatan. Sedangkan upaya kesehatan pengembangan adalah
upaya kesehatan yang ditetapkan berdasarkan permasalahan kesehatan yang
ditemukan dimasyarakat setempat serta disesuaikan dengan kemampuan
puskesmas.
Upaya kesehatan pengembangan ditetapkan dinas kesehatan kota dengan
mempertimbangakan masukan dari masyarakat. Upaya kesehatan
pengembangan,antara lain : upaya kesehatan sekolah,upaya kesehatan
olahraga,upaya kesehatan kerja,upaya kesehatan gigi dan mulut,upaya kesehatan
jiwa,upaya kesehatan mata,upaya kesehatan usia lanjut,pembinaan pengobatan
tradisional,perawatan kesehatan masyarakat.
Agar upaya kesehatan terselenggara secara optimal maka puskesmas harus
melaksanakan manajemen dengan baik.manajemen puskesmas adalah
serangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara sistematik untuk menghasilkan
keluaran puskesmas secara efektif dan efisien.manajemen puskesmas terdiri dari
perencanaan,pelaksanaan ,dan pengendalian serta pengawasan dan pertanggung
jawaban .
Perencanaan tingkat puskesmas disusun untuk mengatasi masalah
kesehatan yang ada di wilayah kerjanya,baik upaya kesehatan wajib,upaya
kesehatan pengembangan dan upaya kesehatan penunjang. Perencanan ini
disusun untuk kebutuhan satu tahun.
Organisasi berkewajiban untuk mengidentifikasi dan mengendalikan seluruh
risiko strategis dan operasional yang penting. Hal ini mencakup seluruh area
organisasi, termasuk seluruh area pekerjaan, tempat kerja,juga area klinis.
Organisasi perlu memastikan adanya sistim yang kuat dan menjamin terdapatnya
sistim untuk mengendalikan dan mengurangi risiko.
Hal ini meliputi dua hal :
Identifikasi proaktif dan pengelolaan risiko-risiko utama yang dapat
mengancam pencapaian sasaran-sasaran organisasi.
Reaktif,atau respon terhadap kerugian akibat dari keluhan,klaim dan
insiden, serta respon terhadap laporan atau audit internal atau eksternal
Dokumen ini menjelaskan mekanisme dan tanggung jawab untuk :
Identifikasi risiko
Menilai dan mengevaluasi risiko, dengan cara yang
konsisten,menggunakan alat penilaian risiko organisasi
Mengendalikan risiko
2
Mencatat risiko di dalam daftar risiko korporat dan daftar risiko poli atau
unit anggotanya
1.2 TUJUAN PEDOMAN

Tersedianya pedoman sebagai acuan dalam penyelenggaran pelayanan
medik dasar yang profesional dan bermutu di sarana kesehatan serta
penyelenggaraan manajemen di puskesmas dalam menyusun perencanaan
kegiatan tahunan.
Tujuan khusus :
a. Tersusunnya RUK puskesmas untuk tahun berikutnya
b. Tersusunnya RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan
tahun berjalan dari berbagai sumber
c. Terlaksananya penilaian terhadap kinerja pelayanan medik dasar di
puskesmas
d. Terlaksananya perbaikan berkelanjutan program
e. Meningkatnya kepusan dan harapan pelanggan terhadap pelayanan
kesehatan di puskesmas
1.3 RUANG LINGKUP

a. Perencanaan dapat memberikan petunjuk untuk menyelenggarakan upaya
kesehatan secara efektif dan efisien demi mencapai tujuan yang ditetapkan
b. Perencanaan memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban
c. Perencanan dapat mempertimbangkan hambatan,dukungan dan potensi yang
ada
d. Pelaksanaan pelayanan kesehatan meliputi input,proses dan output
pelayanan kesehatan dasar, keselamatan kerja dan keselamatan pasien
1.4 BATASAN OPERASIONAL

a. Pusat kesehatan masyarakat yang selanjutnya disebut puskesmas adalah
fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan
masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama,dengan lebih
mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat
kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya
b. Upaya kesehatan perseorangan yang selanjutnya disingkat UKP adalah suatu
kegiatan dan atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang
ditunjukkan untuk peningkatan,pencegahan,penyembuhan
penyakit,pengurangan penderitaan akibat penyakit dan memulihkan
kesehatan perseorangan
c. Upaya kesehatan masyarakat yang selanjutnya disingkat UKM adalah setiap
kegitan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dengan serta
mencegah dan menanggulaingi timbulnya masalah kesehatan dengan
sasaran keluarga, kelompok dan masyarakat.
d. Tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang
kesehatan serta memiliki pengetahuan dan atau ketrampilan melalui
pendidikan di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan
kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan
e. Tindakan kedokteran atau kedokteran gigi yang selanjutnya disebut tindakan
kedokteran adalah suatu tindakan medis berupa preventif,diagnostic
,terapeutic rehabilitativ yang dilakukan oleh dokter atau dokter gigi terhadap
pasien
3
f. Dokter atau dokter gigi adalah lulusan dokter kedoteran atau kedokteran gigi
di dalam maupun di luar negeri yang diakui oleh pemerintah republik
indonesia sesuai dengan perundang-undangan
g. Mutu adalah kemampuan untuk memenuhi persyaratan berdasarkan
karakteristik yang dimiliki suatu produk
h. Mutu pelayanan kesehatan adalah derajat kesempurnaan yang memenuhi
kebutuhan masyarakat yang dilaksanakan sesuai dengan standart pelayanan
kesehatan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia,wajar,efisien
dan efektif serta memberikan keamanan dan memuaskan sesuai norma dan
etika,hukum dan sosial budaya dengan memperhatikan keterbatasan dan
kemampuan pemerintah dan masyarakat.
BAB II
PEDOMAN-PEDOMAN PELAKSANAAN MANAJEMEN PUSKESMAS
4
2.1 PEDOMAN MANAJEMEN PUSKESMAS
2.1.1 PEDOMAN PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS
2.1.1.1 DEFINISI
Prencanaan tingkat puskesmas adalah suatu proses penyusunan rencana
kegiatan puskesmas pada tahun yang akan datang yang urut hars dilakukan
secara sistematis untuk mengatasi permasalahan dalam kesehatan masyarakat di
wilayah kerjanya.
1.1.1.2 RUANG LINGKUP
Perencanan tingkat puskesmas mencakup semua kegiatan yang termasuk
dalam upaya kesehatan wajib,upaya kesehatan pengembangan ,dan upaya
kesehatn penunjang. Perencanaan ini di susun oleh puskesmas sebagai rencana
tahunan pusesmas yang dibiayai oleh pemerintah daerah,pemerintah pusat serta
sumber dana lainnya.
2.1.1.3 TATA LAKSANA

1) Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskemas, yaitu
1. Menyusun Rencana Usulan Kegiatan
2. Menyusun Usulan Kegiatan Pengembangan
2) Perencanaan Tingkat Puskesmas disusun menjadi 4 tahapan, yaitu
Tahap Persiapan
Kepala Puskesmas membentuk Tim Penyusun Perencanaan
Tingkat Puskesmas
Kepala Puskesmas menjelaskan tentang pedoman PTP kepada
tim
Puskesmas mempelajari kebijakan dan pengarahan yang telah
ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kota, Dinas Kesehatan
Propinsi, Departemen Kesehatan.
Tahap Analisa Situasi
A. Data Umum
1. Peta wilayah kerja serta fasilitas pelayanan. Data ini
diperoleh dari Kelurahan atau Kecamatan
2. Data Sumber Daya
Ketenagaan
Obat dan bahan habis pakai
Peralatan
Sumber pembiayaan dari pemerintah pusat dan
daerah, dan sumber dana lainnya.
Sarana dan prasarana
3. Data peran serta masyarakat : posyandu, kader, dukun
bayi, tokoh masyarakat
4. Data penduduk dan sarsaran program
5. Data Sekolah
6. Data kesehatan lingkungan wilayah kerja puskesmas
B. Data Khusus (hasil penilaian kinerja Puskesmas)
5
1. Status kesehatan : Data kematian. Data kesakitan. Pola
penyakit
2. Kejadian luar biasa
3. Cakupan program pelayanan kesehatan
4. Hasil Survey
Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan/RUK
a. Analisa masalah, kesepakatan kelompok tim penyusun
perencanaan tingkat puskesmas dan konsil kesehatan
kecamatan
b. Penyusun RUK, meliputi kegiatan tahun yang akan datang,
sumber daya, rekapitulasi RUK
Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan/RPK
a. Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah disetujui
b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui RUK yang
diusulkan dan situasi RPK
c. Menyusun rancangan awal, rincian dan volume kegiatan dan
lokasi pelaksanaan
d. Mengadakan Lokakarya Mini Tahunan untuk membahas RPK
e. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks
2.1.1.4 DOKUMENTASI PTP

Dokumentasi Perencanaan Tingkat Puskesmas, sebagai berikut :
a. Pencatatan hasil rapat-rapat, seperti mini lokakarya, komunikasi internal,
RTM, rapat lintas sektor
b. Pencatatan hasil survey
c. Format-format dan blangko-blangko data pendukung, seperti format data
wilyah dan fasilitas pelayanan, ketenagaan keadaan obat dan bahan habis
pakai, keadaaan peralatan kesehatan, pembiayaan kesehatan di
Puskesmas, keadaaan sarana dan prasarana kesehatan, sdb.
2.1.2 PEDOMAN LOKAKARYA MINI

2.1.2.1 DEFINISI
Lokakarya mini adalah forum pertemuan yang dilakukan oleh internal
Puskesmas maupun dengan lintas sektor di wilayah kerja dalam rangka
menindaklanjuti perencanaan dan evaluasi kegiatan pada tahun berjalan, yang
tersusum didalam RPK.

Lokakarya mini adalah keberhasilan pembangunan kesehatan memerlukan
keterpaduan baik lintas program maupun lintas sektor. Oleh karena itu, Puskesmas
harus melakukan kerjasama dengan lintas sektor terkait agar diperoleh dukungan
dalam pelaksanaan berbagai kegiatan. Data temuan yang terkumpul diolah dan
dianalisa untuk kemudian disajikan dalam lokakarya mini. Oleh karena itu lokakarya
mini dibagi menjadi dua jenis, yaitu Lokakarya Mini Bulanan lintas program
(puskesmas) dan Lokakarya Mini Tribulanan lintas sektor.

2.1.2.3.1 Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas
6
Tujuan
Umum : sebagai pemantauan hasil kerja petugas Puskesmas dengan
cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari setiap petugas
dengan hasil kegiatannya dan membandingkan cakupan kegiatan dari
daerah binaan dengan target sehingga tersusun rencana kerja bulan
berikutnya.
Khusus :
a. Diketahui hasil kegiatan bualan lalu
b. Disampaikannya hasil rapat dari Kab/Kota/Kec dan berbagai
kebijakan
c. Diketahuinya masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu
d. Dirumuskan cara pemecahan masalah
e. Disusun rencan kerja bulan depan
Tahapan Kegiatan :
1. Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama, merupakan lokakarya
penggalangan tim yang dilakukan untuk dapat terlaksananya RPK.
Pelaksanaan lokakarya mini bulanan yang pertama, sebagai berikut :
a. Masukan :
Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok
tentangperan, tanggung jawab staf dan kewenangan
Puskesmas
Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru
berkaitan dengan Puskesmas
Informasi tentang tatacara penyusunan POA
Puskesmas
b. Proses :
Inventasrisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatan
lapangan
Analisa beban kerja tiap petugas
Pembagian tugas baru
Penyusunan POA tahunan
c. Keluaran :
POA Puskesmas tahunan
Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan
sesuai POA
Matriks pembagian tugas dan daerah binaan
2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin, sebagai tindak lanjut dari Lokakarya

Mini Bulanan yang pertama. Lokakarya ini dilakukan untuk memantau
pelaksanaan POA Puskesmas yang dilakukan tiap bulan.
Penanggung jawab penyelenggara Lokakarya Mini Bulanan adalah
Kepala Puskesmas, yang dalam pelaksanaannya dibantu oleh staf
Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja.
Pelaksanaan lokakarya mini bulanan rutin, sebagai berikut :
a. Masukan :
Laporan hasil kegiatan bulan lalu
Informasi tentang hasil rapat di Kab/Kota
Informasi tentang hasil rapat di Kecamatan
7
b. Proses :
Analisa hambatan dan masalah
Analisa sebab masalah, khusu untuk standar mutu
pelayanan
Merumuskan alternative pemecahan masalah
c. Keluaran :
Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan
Rencana kerja bulan depan
Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan, sebagai berikut :

Pengarah : Kepala Puskesmas
Peserta : Seluruh petugas Puskesmas Induk, Puskesmas
Pembantu, Bidan Kelurahan
Waktu : disesuaikan dengan kondisi dan situasi Puskesmas
2.1.2.3.1 Lokakarya Mini Tribulanan Lintas Sektor

Tujuan
Umum : untuk mengkaji hasil kegiatan kerjasama dengan lintas
sektor dan tersusunnya rencana kerja tribulan berikutnya.
Khusus :
a. Dibahas dan dipecahkan secara bersama lintas sektor
masalah dan hambatan yang dihadapi.
b. Dirumuskan mekanisme/rencana kerja lintas sektor yang baru
untuk tribulan yang akan datang.
Tahapan Kegiatan :
1. Lokakarya Mini Tribulanan yang Pertama, merupakan lokakarya
penggalangan tim yang dilakukan untuk dapat terlaksananya rencana
kegiatan sektoral yang terkait dengan kesehatan.
Pelaksanaan lokakarya mini tribulanan yang pertama, sebagai berikut
:
a. Masukan :
Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok
Informasi tentang program lintas sektor
Informasi tentang program kesehatan
b. Proses :
Inventasrisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatan
lapangan
Inventasrisasi peran bantu masing-masing sektor
Analisa masalah peran bantu dari masing-masing sektor
Pembagian peran dan tugas masing-masing sektor
c. Keluaran :
Kesepakatan tertulis lintas sektor terkait dalam
mendukung program kesehatan
Rencana kegiatan masing-masing sektor
8
2. Lokakarya Mini Tribulanan Rutin, sebagai tindak lanjut dari
lokakarya penggalangan kerjasama lintas sektor yang telah dilakukan
dan selanjutnya dilakukan tiap tribulan secara tetap
Pelaksanaan lokakarya mini tribulanan rutin, sebagai berikut :
d. Masukan :
Laporan hasil kegiatan pelaksanaan program kesehatan
dan didukung sektor terkait
Inventarisasi masalah/hambatan dari masing-masing
sektor dalam pelaksanaan program kesehatan
Pemberian informasi baru
e. Proses :
Analisa hambatan dan masalah pelaksanaan program
kesehatan
Analisa hambatan dan masalah dukungan dari masing-
masing sektor
Merumuskan alternative pemecahan masalah
Menyusun rencana kerja dan menyepakati kegiatan
untuk tribulan baru
a. Keluaran :
Kesepakatan bersama
Rencana kerja tribulan depan
Penyelenggaraan Lokakarya Mini Tribulanan Lintas Sektor, sebagai

berikut :
Persiapan :
a. Pendekatan kepada Camat, mengenai pimpinan
lokakarya, koordinasi dengan sektor-sektor, tempat
pelaksanaan
b. Puskesmas membuat visualisasi hasil-hasil kegiatan,
mempersiapkan alat tulis kantor dan formulir kerja
tribulan lintas sektor, mempersiapkan catatan hasil
kesepakatan yang lalu, menugaskan salah satu staf
untuk jadi notulen rapat, mebuat undangan lokakarya
untuk ditandatangani Camat.
Peserta : Dinas Kesehatan Kota, Tim Penggerak PKK
Kecamatan, Puskesmas di wilayah Kecamatan, Staf
Kecamatan, Lintas sektor di Kecamatan, Lembaga/organisasi
kemasyarakatan
Waktu : disesuaikan dengan kondisi dan situasi setempat dan
diselenggarakan dalam waktu kurang lebih 4 jam
Tempat : di Kecamatan atau tempat lain yang dianggap sesuai
2.1.2.4 DOKUMENTASI
Dokumentasi Lokakasrya Mini, sebagai Berikut :
a. Pencatatan hasil rapat mini lokakarya bulanan
b. Pencatatan hasil rapat mini lokakarya tribulanan dengan lintas sektor
c. Absensi mini lokakarya
d. Foto pelaksanaan
9
2.1.3 PEDOMAN PENILAIAN KINERJA PUSKESMAS
2.1.3.1 DEFINISI
Penilaian kinerja Puskesmas adalah suatu upaya untuk melakukan penilaian
hasil kerja dan prestasi Puskesmas.

Ruang lingkup penilaian kenerja Puskesmas meliputi penilaian pencapaian
hasil pelaksanaan pelayanan kesehatan, manajemen Puskesmas dan mutu
pelayanan. Penilaian terhadap kegiatan upaya kesehatan wajib Puskesmas yang
telah ditetapkan di tingkat kabupaten/kota dan kegiatan upaya kesehatan
pengembangan dalam rangka penerapan ketiga fungsi Puskesmas yang
diselenggarakan melalui pendekatan kesehatan masyarakat, dengan tetap
mengacu pada kebijakan dan strategi untuk mewujudkan visi Indonesia Sehat
2010
Secara garis besar lingkup penilaian kinerja Puskesmas tersebut berdasakan
pada upaya-upaya Puskesmas dalam menyelenggarakan :
1. Pelayanan kesehatan yang meliputi : upaya kesehatan wajib sesuai dengan
kebijakan nasional, upaya kesehatan pengembanagan antara lain penambahan
upaya kesehatan atau penerapan pendekatan baru (inovasi) dalam pelaksanaan
pengembangan program kesehatan yang dilaksanakan di Puskesmas
2. Pelaksanaan manajemen Puskesmas dalam penyelenggaraan kegiatan, meliputi
: Proses penyusunan perencanaan, pelaksanaan lokakarya mini dan
pelaksanaan penilaian kinerja mutu pelayanan Puskesmas, meliputi : penilaian
input pelayanan, penilaian proses pelayanan, penilaian output pelayanan dan
penilaian outcome pelayanan.

Pelaksanaan penilaian kinerja Puskesmas meliputi serangkaian kegiatan
yang dimulai sejak awal tahun anggaran pada saat penyusunan rencana
pelaksanaan kegiatan Puskesmas, kemudian dilakukan pengumpulan data yang
dipantau dan dibahas dalam forum lokakarya mini baik bulanan dengan lintas
program di dalam Puskesmas maupun dengan lintas sektor di Kecamatan.
Penilaian kenierja Puskesmas meliputi :
1. Penetapan target Puskesmas :
a. Besarnya masalah yang dihadapi oleh masing-masing Puskesmas
b. Besarnya masalah yang dihadapi oleh Kab/Kota
c. Keberhasilan tahun lalu dalam menangani masalah
d. Kendala-kendala maupun masalah dalam penanganannya
e. Ketersediaan sumber daya manusia
f. Lingkungan fisik
g. Sasaran Puskesmas yang sebenarnya di wilayah kerjanya
2. Pengumpulan data hasil kegiatan Puskesmas dari SP2TP
3. Pengolahan data
a. Cakupan hasil dan hasil mutu dari kegiatan yang telah ditetapkan
b. Penilaian akhir tingkat kelompok Puskesmas
4. Analisa hasil dan langkah pengcegahan
10
a. Melakukan identifikasi masalah, kendala/hambatan dan penyebab
serta latar belakangnya
b. Mancari alternative dalam upaya penanggulanagan/pemecahan
masalahnya
c. Merumuskan langkah-langkah pemecahan masalah
d. Merumuskan bentuk rencana usulan kegiatan tahun depan
5. Pelaksanaan penilaian
Di Tingkat Puskesmas :
1. Dilaksanakan oleh Puskesmas dalam rangka mawas diri
mengukur keberhasilan kinerjasnya
2. Kepala Puskesmas membentuk tim guna untuk melakukan
kompilasi hasil pencapaian
3. Masing-masing penanggung jawab kegiatan melakukan
pengumpulan data pencapaian
4. Masing-masing penanggung jawab kegiatan melakukan
analisa masalah, identifikasi hambatan, mencari penyebab dan
latar belakangnya
5. Bersama tim menyusun rencana pemecahan dengan metode
analisi sederhana
6. Hasil perhitungan, analisa data dan usulan rencana
pemecahannya dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota
Di Tingkat Kab/Kota :
1. Menerima rujukan/konsultasi Puskesmas dalam melakukan
perhitungan hasil kegiatan, menganalisa data dan pemecahan
masalah
2. Membina dan memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas
3. Melakukan verifikasi hasil perhitungan akhir kegiatan
Puskesmas
4. Melakukan verifikasi analisa data dan pemecahan masalah
yang telah dibuat Puskesmas dan membuat rencana usulan
kegiatan
5. Mengirimkan umpan balik ke Puskesmas dalam bentuk
penetapan kelompok Puskesmas, evaluasi hasil kinerja
Puskesmas dan rencana usulan kegiatan Puskesmas
6. Penetapan target dan dukunagan sumberdaya masing-masing
Puskesmas berdasarkan evaluasi hasil kinerja Puskesmas dan
rencana usulan kegiatan tahun depan.
2.1 PEDOMAN KETATAUSAHAAN

2.1.1 PEDOMAN ADMINISTRASI
2.1.1.1 DEFINISI
Administrasi perkantoranadalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan
dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada
dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem
dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke
dalam dan ke luar organisasi. Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha
perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja
11
sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata Usaha perkantoran adalah suatu
kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di
setiap kegiatan yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-
usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya.
Namun keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu:
1) Pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas poko
organisasi pada umumnya dan pelayanan manajemen pada khususnya
2) Pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data
dan informasi) bagi manajemen guna mengambil keputusan
3) Membantu lekancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai
suatu keseluruhan
Administrasi perkantoran mempunyai hubungna erat dengan pelayanan
timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran
berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya
adalah kepuasan bagi penerima layanan. Fungsi perkantoran secara umum adalah
sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusatv data dan
informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam
membantu proses pencapaian tujuan organisasi. Untuk melaksanakan fungsi
perkantoran secara baik dan berdaya guna, ada empat macam kegiatan yang
dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan
pencatatan, kegiatan pengelompokkan, kegiatan komunikasi dan kegiatan
manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan pengelompokkan bersifat kegiatan
keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai
negeri sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat
manajerial yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun
demikian kegiatan-kegiatan tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke
dalam dan ke luar kepada orang/badan/instansi yang berkepentingan. Produk
perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan adalah
surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam
keperluan sebagai sarana kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan
berupa arsip. Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena
sifatnya yang senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya terhadap
manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip
sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam yaitu : tidak penting,
bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat efektifitas dan efisiensi yang
konsisten, perlu diadakan program penyusutan arsip secara terpadu.
2.1.1.2 RUANG LINGKUP DAN TATA LAKSANA

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan
sarana fasilitas kerja perkantoran.
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan di kantor di setiap kantor anatar satu dengan yang lainnya. Semakin
luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perkantoran, akan semakin besar
pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada
umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan
12
perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran
(office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan
pengawasan perkantoran (office controlling). Untuk lebih jelasnya simak
uraian berikut ini :
2. Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor,
dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya
tujuan kantor.
Perencanaan kantor meliputi :
a. Perencanaan gedung
b. Tata ruang kantor
c. Penerangan/cahaya
d. Ventilasi
e. Perlengkapan sarana prasarana
f. Anggaran (budgeting) perkantoran
g. Standar kualitas kerja
h. Sistem informasi kesehatan (SIK)
Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, sebagai berikut :
a. Unsur Pengorganisasian
Unsur pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan
untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi
wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerjasama
mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
b. Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para
karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan
kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar-benar tercapai.
c. Unsur Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang
berfungsi untuk menyampaikan informasi dari kedua pihak agar terjalinya
proses kerjasama.
d. Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerjasama/dalam sebuah kantor
e. Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi
pembelanjaan dalam usaha kerjasama
f. Unsur Pengelola Barang
Pengelola barang merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk
perencanaan, pengadaan dan pendistribusian barang di poli dan unit,
serta memelihara sampai dengan menyingkirkan/memuaskan seluruh
sarana prasarana yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.
g. Unsur Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
h. Unsur Koordinator
13
Unsur perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang
berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk
memperoleh banyak dukungan dari masyrakat.
Tujuan Administrasi Perkantoran, secara umum adalah sebagai berikut :
1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan
maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan
lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk
melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi
tanggungjawab.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola
surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung
tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga
diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi
keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan.
Fungsi Administrasi Perkantoran, Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi
pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi
analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak
uraian berikut.
1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti
memuat keputusan pembelian barang.
4. Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta
keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasi tim.
5. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.
Kegiatan Administrasi Perkantoran, adalah bagian dari manajemen yang
memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada
bidang lainnya. Kegiatan administrasi perkantoran antara lain :
1. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan kantor
14
2. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang
membutuhkan
3. Pengadministrasian seluruh kegiatan
4. Menginventarisasi peralatan kantor
Sasaran Administrasi Perkantoran, yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu
pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (office work). Walaupun
demikiam, sasaran administrasi perkantoran sebenarnya lebih luas lagi
cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang Perkantoran (office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan
peredaran udara, pendingin udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas
kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan kantor,
perubahan-perubahan, pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayananpesuruh, telepon,
susunan kabel, sistem telepon antar kantor, papan pengumuman,
pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personal)
Kepegawaian perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan,
pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan,
wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerjasama dan
disiplin.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang,
perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan
gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan
penempatan rak dan perabotan perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin meliputi mesin tik, mesin hitung, perlengkapan kirim
surat dan lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan
dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin baru
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis,
kertas surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan,
penilaian perbekalan baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan
perkantoran, pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir,
pelayanan surat-menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat
pengetikan, (typing rools), metode pelaporan, jadwal penyimpanan,
praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan
atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan
(forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan
analisis tugas pekerjaan.
15
2.2.2 PEDOMAN STANDAR KETENAGAAN
2.2.2.1 DEFINISI
Ketenagaan merupakan bagian penting yang perlu mendapat perhatian
khusus dalam meningkatkan pelayanan, khususnya pelayanan di Pusat Kesehatan
Masyarakat (Puskesmas).
Ketenagaan manajemen Puskesmas mengacuh kepada Standar Ketenagaan
di Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) kepada para Mitra Kesehatan
Masyarakat yang ingin mengetahui tentang standar tersebut demi meningkatkan
pelayana di Puskesmas. Standar Ketenagaan yang kami bagikan ini disadur dari
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat.
Table 2.1 Jenis Ketenagaan Minimal
No. Jenis Ketenagaan Jumlah Tenaga
1 Dokter / Dokter Layanan Primer 2 Orang
2 Dokter Gigi 1 Orang
3 Bidan 8 Orang
4 Perawat 7 Orang
5 Tenaga Kesehatan Masyarakat 2 Orang
6 Tenaga Kesehatan Lingkungan 1 Orang
7 Ahli Teknologi Laboratorium Medik 1 Orang
8 Tenaga Gizi 2 Orang
9 Tenaga Kefarmasian 2 Orang
10 Tenaga Administrasi 3 Orang
11 Pekarya 2 Orang
Jumlah 31 Orang
Standar ketenagaan sebagaimana tersebut diatas :

a. Merupakan kondisi minimal yang diharapkan agar Puskesmas dapat
terselenggara dengan baik.
b. Belum termasuk tenaga di Puskesmas Pembantu dan Bidan Desa
Table 2.2. Distribusi Tenaga Kesehatan Berdasarkan Profesi di UPTD Puskesmas

Pucang Sewu 2016
No. JENIS TENAGA KESEHATAN JUMLAH TOTAL
PNS NON PNS

16
L P L P
1 Magister Kesehatan 0 0 0 0 0
Dokter Spesialis (MOU dengan RSU

2 0 0 0 0 0
Dr. SOetomo)
3 Dokter Umum 0 3 1 1 5
4 Dokter Gigi 0 1 0 3 4
5 SKM 0 1 0 0 1
6 Apoteker 0 0 0 1 1
7 Perawat D3 2 1 1 1 5
8 Perawat Gigi D3 0 1 0 0 1
9 Bidan D3 0 2 0 4 6
10 Sanitarian 0 1 0 0 1
11 Pelaksana Gizi 0 0 0 1 1
12 Analis Kesehatan 0 1 0 1 2
13 Psikologi 0 0 0 1 1
14 Batra 0 0 0 1 1
15 Asisten Apoteker 0 0 0 1 1
16 Perawat Gigi SPRG 0 1 0 0 1
17 Rekam Medik 0 0 0 1 1
18 Bidan D1 0 1 0 0 1
19 TI 0 0 1 0 1
20 Admin 3 5 0 1 9
21 Linmas 0 0 1 1 2
22 Sopir 0 0 1 0 1
23 Petugas Kebersihan 0 0 2 0 2
JUMLAH : 2 13 2 16 48
Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Kesehatan

A. Kepala Puskesmas
1. Mempunyai tugas pokok dan fungsi memimpin, mengawasi dan
mengkoordinir kegiatan Puskesmas.
2. Kegiatan Puskesmas yang dapat dilakukan dalam jabatan struktural dan
jabatan fungsional.
3. Mengkoordinir penyusunan perencanaan tingkat Puskesmas berdasarkan
data program DInas Kesehatan.
17
4. Merumuskan kebijakan operasional dalam bidang pelayanan kesehatan
masyarakat.
5. Memberikan tugas kepada staf dan unit-unit, Puskesmas pembantu,
Poskeskel.
6. Menilai prestasi kerja staf sebagai bahan pertimbangan dalam
peningkatan karir.
7. Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan Puskesmas, berdasarkan
realisasi program kerja dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku
sebagai bahan dalam menyusun program kerja berikutnya.
8. Melaksanakan pengawasan, pengendalian dan evaluasi program
Puskesmas.
9. Memimpin pelaksanaan kegiatan di Puskesmas penyelenggaraan
pertemuan berkala (mini lokakarya bulanan dan tribulanan).
10. Memberikan umpan balik hasil kegiatan kepada semua staf Puskesmas.
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Dinas Kesehatan
Kota Surabaya.
B. Ka SUb Bag TU
1. Menyusun rencana kegiatan urusan Tata Usaha berdasarkan data
program Puskesmas
2. Membagi tugas kepada staf agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan.
3. Mengkoordinasikan para staf dalam menyusun program kerja Puskesmas
agar terjalin kerjasama yang baik.
4. Memberi petunjuk kepada staf dengan petunjuk kerja yang diberikan agar
tercapai keserasian dan kebenaran kerja.
5. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan administrasi dan manajemen di
Puskesmas. Untuk mendukung Kepala Puskesmas menjalankan tugas
dan fungsinya mengelola Puskesmas.
6. Megarsipkan surat masuk dan surat keluar
7. Bertanggung jawab atas keberadaan sarana prasarana yang ada di
Puskesmas Klampis Ngasem
8. Menyiapkan SP bendahara barang, SP penanggung jawab pengelola
barang, SP penanggung jawab kendaraan.
9. Membuat perencanaan kebutuhan dan pemeliharaan barang unit.
10. Membuat data stok barang.
11. Menjaga kelengkapan alat-alat yang diperlukan.
12. Membuat data asset di masing-masing ruangan.
13. Melaksanakan up diting daftar inventaris sebagai bahan laporan.
14. Melaksanakan evaluasi perawatn alat kesehatan.
15. Melaporkan fungsi dan kondisi alat kesehatan.
16. Melaporkan seluruh inventaris alat kesehatan.
17. Melakukan evaluasi hasil kegiatan urusan Tata Usaha secara
keseluruhan.
18. Menyediakan dan menyimpan data umum Puskesmas serta data
kesehatan yang diperlukan untuk kepentingan semua pihak yang
membutuhkan :
Data pencapaian cakupan kegiatan pokok tahun lalu dan visualisasi
datanya.
Data 10 penyakit terbanyak.
Data RKBU (Rencana Kebutuhan Barang Unit)
Data lain.
18
19. Membuat laporan kegiatan dibidang tugasnya sebagai bahan informasi
dan pertanggung jawaban kepada Kepala Puskesmas.
20. Melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan,
perlengkapan, surat menyurat hubungan masyarakat dan urusan umum,
perencanaan serta pencatatan dan pelaporan.
21. Mempunyai tugas pokok dibidang kepegawaian.
22. Membuat struktur organisasi UPTD.
23. Membuat daftar/catatan kepegawaian petugas.
24. Membuat uraian tugas dan tanggung jawab setiap petugas.
25. Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap petugas sesuai dengan tugas
wewenang dan tanggung jawab.
26. Membuat penilaian DP3 tepat waktu berdasarkan konsultasi dengan
Kepala Puskesmas.
27. Melakukan file kepegawaian.
28. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Puskesmas.
C. Dokter Umum
1. Melakukan pelayanan umum pasien rawat jalan umum (konsul pertama)
2. Melakukan tindakan medis dasar.
3. Melakukan pemulihan kesehatan akibat penyakit.
4. Membuat catatn medis pasien rawat jalan.
5. Melayani konsultasi antar poli.
6. Menguji kesehatan individu.
7. Memasukkan data simpus & pcare.
8. Melakukan pemeliharaan kesehatan bayi & balita.
9. Melakukan pemeliharaan kesehatan anak
10. Melakukan pemeliharaan kesehatan ibu
11. Melaksanakan pemeriksaaan kesehatan calon jemaah haji
12. Melaksanakan pemeriksaan kesehatan calon PNS.
13. Melakukan pelayanan sore
14. Melakukan penyuluhan medik
15. Mengikuti kegiatan peningkatan pengetahuan & keterampilan
seminar/workshop.
16. Melakukan baksos.
17. Melakukan Posbindu PTM (20-30 pasien)
18. Melakukan Pusling/Posyandu lansia
19. Melakukan PHN
20. Melakukan Prolanis (40 pasien)
21. Melakukan P3K
22. Melaksanakan TGC
23. Melakukan pemeriksaan kematian
24. Membantu Surveilance Epidemiolgis bila ada kasus
25. Melaksanakan BIAS
26. Melaksanakan pembinaan UKS
27. Melaksanakan Screening
28. Melakukan Bindu Jemaah haji
29. Melakukan bimbingan kepada siswa kerja praktek
30. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Puskesmas.
D. Dokter Gigi
1. Melakukan pemeriksaan gigi dan mulut.
2. Melakukan tindakan medis.
3. Melakukan pemeriksaaan gigi pada ibu hamil (k1, perorangan, PNS)
4. Mengentri SIMPUS dan PCare Poli Gigi
19
5. Menerima dan melakukan rujukan
6. Melaksanakan penyuluhan kesehatan gigi dan mulut kepada masyarakat
dan anak sekolah
7. Melakukan kegiatan screening
8. Melakukan tindak lanjut UKGS
9. Melakukan kegiatan demo sikat gigi massal
10. Pencatatan rekam medis pasien
11. Menulis resep
12. Melakukan pembinaan UKGM di Posyandu Balita dan Posyandu Lansia
13. Melaksanakan kegiatan inovasi poli gigi
14. Membantu bendahara PUMK
15. Melakukan PSN
16. Melakukan pelayanan jaga sore di Unit Obat
17. Menghadiri Minlok dan Komin Puskesmas
18. Menghadiri rapat dinas
19. Mengikuti pelatihan/symposium/seminar
20. Tim Manajemen Komplain Akreditasi
21. Mencatat dan membuat notulensi kegiatan rapat dan komin didalam dan
di luar gedung
22. Mengikuti apel pagi setiap senin minggu pertama tiap bulan
23. Melaksanakan pemeriksaan posbindu prolanis dan lansia sehat
24. Mengikuti senam lansia setiap 3 minggu sekali
25. Melakukan Audit Internal
26. Membuat dokumen Akreditasi
27. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Puskesmas
E. Bidan
1. Menyusun rencana kerja tahunan
2. Melaksanakan pelayanan kesehatan promotif, preventif, tanpa
mengabaikan upaya kuratif dan rehabilitative seperti : KIA, KB, imunisasi
dan penanggulangan diare, perbaikan gizi, kesehatan lingkungan.
3. Memberikan pelayanan asuhan kebidanan ibu hamil (ANC)
4. Melakukan pelayanan kepada ibu post partum (pemeriksaan ibu nifas)
5. Memberikan pelayanan KB
6. Memberikan pelayanan konsultasi kesehatan ibu dan anak
7. Memberikan pelayanan imunisasi TT
8. Memberikan pelayanan imunisasi kepada Balita
9. Melakukan pembinaan posyandu
10.Melakukan pemeriksaan pada bayi usia 0-7 hari (KN1) dan (KN2)
11. Melakukan pemantauan bumil resiko tinggi dan neonatal risti di wilayah
kerja
12.Melakukan mapping bumil risti dan neonatal risti di wilayah kerja
13.Memberikan edukasi melalui penyuluhan kesehatan reproduksi dan
kebidanan di masyarakat
14.Melaksanakan pengelolaan inventaris/peralatan medis, non medis dan
mengajukan kebutuhan obat
15.Melakukan pendataan dan rekap data bumil, bulin, bufas, bayi, imunisasi.
PUS dan WUS di wilayah kerja
16.Melakukan kegiatan penyuluhan kesehatan di dalam gedung dan di luar
gedung
17.Melakukan kegiatan kelas hamil, balita, bayi dan kelas ibu pintar balita
sehat
18.Melakukan pemberian vitamin A dan obat cacing
19.Melakukan screening DDTK di dalam gedung dan PG/TK
20
20.Melakukan kegiatan imunisasi BIAS dan PIN
21.Melakukan evaluasi hasil kerja
22.Memasukkan data ke kohort (kohort ibu, bayi, anak, apras, buteki dan KB)
23.Melakukan kegiatan refreshing kader posyandu
24.Mengikuti rapat atau pertemuan internal dan atau koordinasi lintas sektor
25.Melakukan kegiatan superfisi fasilitatif ke BPM
26.Memberikan pembinaan kepada mahasiswa praktek
27.Melakukan kegiatan PSJN
28.Melakukan kegiatan pembinaan posbindu
F. Perawat
1. Melakukan anamneses, pemeriksaan fisik, TTV+Askep
2. Membuat catatan medic pasien rawat jalan
3. Melakukan perawatan dan tindakan medic ringan (sedang dan berat
sesuai dengan advis dokter)
4. Melakukan tindakan kegawat daruratan medic (emergensi)
5. Melakukan penjaringan kasus tuberculosis
6. Melakukan rujukan pasien rawat jalan ke RS berjenjang
7. Pemberian obat OAT (TBC)
8. Melayani KIR kesehatan
9. Pemeriksaan kesehatan calon jamaah haji (CJH)
10. Melakukan sterilisasi alkes
11. Melakukan tes kebugaran calon jamaah haji
12. Melakukan CHN (home care) pasien paliatif, TB, Geriatric, Jiwa dan
pasien dengan penyakit kronik lainnya
13. Tugas P3K + TGC
14. Memberikan pembinaan, pelatihan dan penyuluhan kesehatan
15. Melakukan screening dan pemeriksaan berkala, ABAT SD, SMP, SMA di
wilayah kerja dan pemeberian obat cacing di SD wilayah kerja
16. Melakukan pembagian obat cacing
17. Melakukan posbindu PTM + haji
18. Melakukan kegiatan prolanis
19. Memasukkan data catatan medic pasien rawat jalan dan rujukan ke Pcare
& SIMPUS online
20. Injeksi pasien TB kategori 2
21. Membuat rujukan BPJS, SKM dan JKD
22. Pengabsahan SKM dan JKD
23. Tugas jaga poli sore
24. Melakukan pemeriksaan kematian di rumah
25. Melakukan pelacakan dan pemberian obat-obatan profilaksis bila ada KLB
26. Mengikuti rapat dinas
27. Melakukan tugas delegasi untuk memberikan terapi medis
28. Melakukan pertemuan pemegang program di DKK
29. Mengikuti seminar atau pelatihan
30. Melakukan imunisasi campak, DT, TD
31. Melakukan imunisasi dasar di Puskesmas dan Posyandu balita
32. Melakukan kegiatan pusling
33. Melakukan baksos kesehatan PEMKOT Surabaya
G. Perawat Gigi
1. Menyiapkan alat kesehatan gigi
2. Mencuci alat kesehatan gigi
21
3. Sterilisasi alat kesehatan gigi
4. Pencatatan register harian poli gigi
5. Membuat tampon, cotton roll, dan cotton pellet
6. Pelaksana pengisian cek list pra dan pasca pelayanan
7. Melakukan pencatatan dan pelaporan kepesertaaan pasien JKN
8. Melaksanakan tugas sebagai asisten pelayanan gilut
9. Pembinaan posyandu
10.Melaksanakan UKGM
11. Melaksanakan UKGS SD
12.Melaksanakan screening SD, SMP, SMA/SMK
13.Melakukan penyuluhan luar gedung
14.Mengikuti minilokakarya bulanan
15.Mengikuti rapat rutin Puskesmas
16.Mengikuti apel pagi senin minggu pertama tiap bulan
17.Mengikuti senam pagi 3 minggu sekali
18.Melaksanakan PSN di wilayah kerja PKM 1 bulan 1 kali
19.Melakukan kegiatan inovasi poli gigi
20.Melakukan demo sikat gigi massal
H. Tenaga Kesehatan Masyarakat / Penyuluh
1. Menyusun rencana kegiatan promosi kesehatan berdasarkan data
program Puskesmas
2. Melakukan penyuluhan kesehatan
3. Melakukan pengembangan UKBM (Posyandu balita, Posyandu lansia,
Posbindu, PPT)
4. Mengembangkan kelurahan siaga aktif
5. Pemberdayaan masyarakat dalam PHBS
6. Melakukan evaluasi data promosi kesehatan
7. Sebagai coordinator UKM
8. Sebagai Koordinator Tim TPP
I. Tenaga Kesehatan Lingkungan
1. Menyusun rencana kegiatan kesehatan lingkungan berdasarkan data
program Puskesmas
2. Melakukan kegiatan pembinaan kesehatan lingkungan yang meliputi
pengawasan dan pembinaan SAB, pengawasan dan pembinaan JAGA,
pengawasan dan pembinaan TTU (tempat-tempat umum), TPM 9Tempat
Pengolahan Makanan), TP Pestisida, pelayanan klinik sanitasi,
penyuluhan kesehatan lingkungan dan koordinasi lintas program dan
lintas sektor terkait sesuai dengan prosedur/SOP
3. Membuat pencatatan dan pelaporan serta visualisasi data kegiatan
kesehatan lingkungan sebagai bahan informasi dan penanggung jawab
kepada kepala Puskesmas
4. Melakukan evaluasi hasil kegiatan kesehatan lingkungan secara
keseluruhan
J. Tenaga Gizi
1. Meyusun rencana kegiatan peningkatan gizi masyarakat berdasarkan
data program Puskesmas
22
2. Melaksanakan pembinaan posyandu
3. Melaksanakan operasi timbang
4. Melaksanakan monitoring garam beryodium
5. Melakukan survey ASI eksklusif
6. Melaksanakan kelas ibu pintar balita sehat
7. Melaksanakan pos gizi
8. Melakukan survey kadarzi
9. Melakukan pelacakan gizi buruk
10.Melakukan pemeberian vitamin A
11. Melakukan pemberian TTD pada remaja putrid
12.Melakukan pengukuran anak PG/TK
13.Melakukan penyuluhan gizi
14.Membuat pencatatan dan pelaporan dan visualisasi data gizi
15.Melakukan evaluasi hasil kerja
16.Melakukan konseling gizi di dalam dan di luar gedung
17.Melakukan pengukuran antropometri
18.Melakukan pemberian PMT ibu hamil dan menyusui KEK
19.Melakukan pemberian PMT pemulihan
20.Melakukan pemberian MP ASI Gakin
K. Tenaga Kefarmasian
1. Melakukan pelayanan pharmaceutical care yang berbasis patient oriented
di pelayanan pagi dan sore
2. Melakukan pelayanan profesi pemeberian informasi obat (PIO)
3. Melakukan promosi kesehatan berbasis pharmaceutical care
4. Membuat laporan (SPJ) obat JKN
5. Membuat laporan obat pasien paliatif
6. Membuat laporan keluhan pelanggan (jamkesmas)
7. Membuat laporan obat narkotika dan psikotropika
8. Menyusun perencanaan sediaan farmasi dari dana DAK, APBD, dan JKN
tahunan
9. Melakukan pengecekan stock sediaan fasrmasi yang datang dari apotek
Kris (obat rujuk balik) baik fisik dan tertulis setiap kali datang
10. Melakukan pengecekan stock baik fisik dan tertulis obat rujuk balik setiap
akhir bulan (stok opname) dengan petugas Apotek Kris
11. Memberikan konsultasi obat kepada pasien mengenai kegunaan, efek
samping tentang obat yang diterima
12. Mengecek laporan LPLPO sebelum dikirim
13. Melakukan monitoring resep
14. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pendistribusian obat
15. Bertanggung jawab atas seluruh aspek kefarmasian di Puskesmas
16. Menerima resep obat umum atau obat rujuk balik
17. Mengecek kelengkapan resep
18. Melayani pengambilan obat sesuai resep
19. Melakukan pengisian etiket obat
20. Meracik dan membuat obat resep puyer
21. Mengikuti seminar apoteker
22. Mengikuti rapat rutin apoteker
23. Mengikuti pelatihan apoteker
24. Research dan Development jika ada mahasiswa praktek kerja profesi
apoteker
25. Research dan Development jika ada siswa praktek kerja lapangan SMK
farmasi
26. Melakukan penyuluhan di luar dan di dalam gedung
23
27. Membuat laporan Penyuluhan
28. Anggota tim PPHP
29. Anggota tim survey
30. Melakukan dan membuat laporan survey mingguan
31. Melakukan dan membuat laporan survey semesteran
32. Melakukan dan membuat laporan survey tahunan
33. Melaksanakan pelayanan sore hari
L. Tenaga Laboratorium
1. Memberikan pelayanan laboratorium sesuai SOP dan bertanggung jawab
atas perintah yang diberikan
2. Mengerjakan PMI (Pemantapan Mutu Internal)
3. Mengerjakan PME (Pemantapan Mutu Eksternal)
4. Mengusulkan sarana dan prasarana serta bahan habis pakai
5. Membuat laporan bulanan laboratorium
6. Membuat laporan cross check TB ke Labkesda
7. Melaksanakan pelayanan laboratorium mobile klinik
8. Mengerjakan kiriman sampel TB dari 4 Puskesmas satelit (Jemursari,
Menur, Ngagel, Klampis)
9. Melakukan inventaris obat laborat
10. Memantau ketersediaan dari barang habis pakai di laboratorium
11. Membuat laporan LPLR Non dan JKN
12. Membuat laporan rujukan lab
M. Tenaga Batra / Kesehatan Tradisional
1. Melakukan pelayanan akupuntur
2. Melakukan pelayanan acupressure wajah
3. Melakukan pelayanan pijat bayi
4. Melakukan demo toga
5. Melakukan Binwasdal Kesehatan Tradisional swasta di wilayah kerja
Puskesmas
6. Menulis buku register harian pasien
7. Melakukan perawatan tanaman TOGA
8. Bekerjasama dengan kader untuk wilayah binaan TOGA
9. Mengerjakan SPJ bulanan demo TOGA
10. Mendampingi mahasiswa PKL kesehatan tradisional
11. Melakukan penyuluhan kesehatan
12. Melakukan sosialisasi poli kesehatan tradisional
13. Membuat surat pengantar puskesmas utuk kesehatan tradisional swasta
14. Pertemuan kader TOGA
15. Mempersiapkan kegiatan lomba TOGA rutin tingkat kota Surabaya
16. Melakukan pemeriksaan jentik (PSN)
17. Melaksanakan lain yang diberikan oleh kepala Puskesmas
N. Psikologi
1. Memberikan pelayanan laboratorium sesuai SOP dan bertanggung jawab
atas perintah yang diberikan
2. Menerima dan menyerahkan sampel TB dari PS
3. Membuat sediaan TB
4. Melakukan pengecatan sampel TB
5. Melakukan stojk reagen
24
6. Membuat laporan tribulan TB
7. Melakukan pencatatan dibuku register harian
8. Membuat laporan pemakaian reagen setiap hari
9. Melakukan cek list pra dan pasca pelayanan
10. Melaksanakan pelayanan laboratorium mobile klinik
11. Mengerjakan kiriaman sampel TB dari 4 Puskesmasn Satelit (Jemursari,
Menur, Ngagel, Klampis)
O. Tenaga Administrasi
1. Menyusun RPK tahunan dan bulanan kegiatan BOK
2. Menyusun kegiatan BOK tahunan dan membreakdown dalam
penjadwalan kegiatan bulanan
3. Membuat, merekap dan pelaporan SPJ BOK
4. Mencatat dan melaporkan pencapaian kegiatan BOK dalam bentuk
laporan MGDs, laporan pemanfaatan kegiatan dan laporan pemanfaatan
dana
5. Mencatat dan melaporkan kas dana BOK sebagai bahan informasi dan
pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas
6. Membuat catatan bulanan uang masuk dan uang keluar dalam buku
bantu kas Bank, Buku kas umum, dan buku bantu pajak dana BOK
7. Melakukan evaluasi hasil kegiatan keuangan BOK
8. Mempunyai arsip daftar inventaris sarana dan peralatan puskesmas yang
digunakan untuk pelayanan maupun untuk penyelenggaraan program
9. Menerima, menyimpan dan memelihara barang/asset Puskesmas
10. Membuat data asset di masing-masing ruangan
11. Melaksanakan up dating daftar inventaris sebagai bahan laporan
12. Membuat perencanaan penyimpan barang baru dan lama
13. Perencanaan kebutuhan dan pemeliharaan barang unit
14. Melakukan pemeriksaan standar jumlah, jenis dan kondisi alat
15. Pencatatan dan merekap SPJ PMT lansia
16. Melaporkan penerima PMT lansia kedalam alporan Siprolamas
17. Merekap, mengentry dan melaporkan pajak, dari SPJ PMT lansia dan
SPJ BOK
18. Pendamping penyuluhan
19. Pembuatan, pelaporan dan pengarispan SPJ PMT balita/penyuluhan
20. Pembuatan, pelaporan dan pengarispan SPJ transport kader posyandu
balita
21. Pembuatan, pelaporan dan pengarispan SPJ Jamkesda
22. Pembuatan, pelaporan dan pengarispan SPJ SKM
23. Pembuatan, pelaporan dan pengarispan SPJ Klaim non Kapitasi
24. Pembuatan, pelaporan dan pengarispan SPJ Jaspel umum
25. Pembuatan, Pendistribusian dan pengarsipan surat masuk
26. Koordinator kartu BPJS penerima bantuan iuran
27. Pembina posyandu
28. Melaksanakan kegiatan pelayanan di loket sore
29. Setor uang karcis pengobatan
30. Mengantarkan surat-surat dinas
31. Mengantarkan SPJ
32. Mengantarkan laporan bulanan
33. Mengambil surat dinas dari Dinas Kesehatan Kota
34. Mengambil surat dinas
35. Menyetorkan uang parkir ke DKK
36. Mengerjakan/pembenahan sarana prasarana yang rusak di Puskesmas
25
37. Menjaga kebersihan gedung dan lingkungan Puskesmas
38. Ikut menjaga keamanan dan ketertiban di lingkungan Puskesmas
39. Membantu mengambil kartu rekam medis
40. Mendistribusikan kartu rekam medis
41. Melakukan kegiatan yang bersifat umum
42. Pemeliharaan semua computer dan printer yang ada di Puskesmas
Klampis Ngasem
43. Menjaga atau memaintenance aplikasi Pcare dan Simpus
44. Mengupdate semua software yang terinstall disetiap computer yang ada
di Puskesmas Klampis Ngasem
45. Membuat laporan absen mingguan
46. Membuat laporan absen bulanan
47. Mengerjakan SPJ SIHA
48. Pemeliharaan jaringan dan koneksi internet yang ada di Puskesmas
49. Pembuatan laporan klaim KB
50. Pengelola email yang masuk
51. Membuat laporan data karyawan Puskesmas
52. Membuat laporan PITC dan IMS
53. Pelaporan laporan bulan setiap pemegang program DKK (Koordinator
SP2TP)
54. Pelaporan laporan SIHA bulanan
55. Pelaporan laporan bulanan data karyawan Puskesmas
56. Sebagai operator jkomputer pada slide presentasi rapat
57. Sebagai pengumpul foto laporan posyandu lansia
58. Sebagai pengumpul foto laporan posyandu balita
59. Membantu pembuatan SPJ lansia
60. Membantu administrasi TU
61. Pendampingan penyuluhan
62. Melakukan kegiatan PSN/pemeriksaan jentik
63. Menyiapkan ruangan pertemuan apabila ada pertemuan
64. Petugas dokumentasi bila ada kegiatan diruang pertemuan
P. Tenaga Rekam Medis dan Pendaftaran
1. Melakukan penyambutan diruang tunggu pasien
2. Melakukan pemanggilan pasien sesuai nomor antrian
3. Entri data pasien yang mendaftar pada simpus
4. Menulis pada form data pasien yang beridentitas Surabaya serta tanda
tangan pasien
5. Menulis pada form data pasien yang mempunyai kartu Jamkesda serta
tanda tangan pasien
6. Menulis pada form data pasien yang mempunyai SKM serta tanda tangan
pasien
7. Retrieval berkas rekam medis
8. Filling berkas rekam medis
9. Mendistribusikan berkas rekam medis ke poli yang dituju
10. Mengisi berkas rekam medis secara lengkap dan cepat
11. Retensi berkas rekam medis yang aktif dan non aktif
12. Pemusnahan berkas rekam medis
13. Mengembalikan berkas rekam medis pada rak
14. Membuat vislualisasi data kunjungan pasien
15. Melakukan penyuluhan kesehatan di luar gedung
16. Membuat laporan penyuluhan
17. Menjadi pembimbing lapangan bagi mahasiswa
18. Membuat laporan jaga sore bulanan
26
19. Melakukan pelayanan sore
20. Entry data pasien di Simpus
21. Entry data pasien di Pcare
22. Meminta tanda tangan pasien KTP Surabaya, SKM dan Jamkesda
23. Referensi berkas rekam medis
24. Menjaga kerahasiaan rekam medis
25. Pencatatan dan pelaporan kepesertaan bulanan
26. Membantu pendokumentasian dan administrasi Nakes dalam penyuluhan
27. Entry data pasien sore di Simpus
28. Pencatatan dan pelaporan kunjungan sore
29. Membantu kasir pembayaran dan memberikan stampel bagi pasien BPJS,
SKM dan Jamkesda
30. Membuat laporan retribusi harian
31. Melayani semua pembayaran pasien di kasir
32. Membantu pendaftaran pasien
33. Pencatatan pasien KTP
34. Merekap kunjungan loket sore
35. Membuat laporan setoran harian
36. Membuat laporan setoran bulanan
37. Membuat permintaan retribusi
38. Pelaporan tahunan retribusi
39. Merekap laporan harian di computer
40. Entry data pasien induk di Smpus
Q. Tenaga Keamanan / Linmas
1. Menjaga keamanan dan ketertiban di lingkungan Puskesmas
2. Melaksanakan control dilingkungan Puskesmas setiap 2 jam sekali
3. Menyampaikan laporan situasi keamanan melalui radio panggil/HT
4. Membantu membuka dan mengunci pagar malam dan pagi hari
5. Membuat laporan keamanan dan ketertiban Puskesmas
6. Memberikan arahan kepada tamu puskesmas dan dicatat dibuku tamu
7. Memberi informasi kepada pengunjung puskesmas tentang pelayanan
yang ada di puskesmas
8. Membantu menjaga kebersihan halaman puskesmas
9. Menjaga dan mengatur parker di halaman puskesmas
10. Menyetorkan uang parker
R. Tenaga Sopir
1. Melaksanakan Pengecekan kendaraan pusling rutin
2. Mempersiapkan mobil pusling dalam keadaan siap pakai
3. Melaksanakan service berkala
4. Melaksanakan antar jemput petugas yang akan melaksanakan kegiatan
diluar gedung
5. Mengikuti kegiatan P3K
6. Mengantarkan pasien yang dirujuk ke RS
7. Membantu pengambilan nomor antrian pasien yang akan berobat
8. Membantu mengambil kartu rekam medis
9. Mendistribusikan kartu di poli/unit
S. Tenaga Kebersihan
27
1. Membersihkan seluruh halaman
2. Membersihkan gedung atas dan bawah puskesmas
3. Membuang sampah non medis
4. Membuang sampah medis
5. Membersihkan saluran-saluran air
6. Membersihkan ruangan TB
7. Membersihkan semua kaca ruangan
8. Membersihkan kamar mandi atas dan bawah
9. Membersihkan semua wastafel
10.Membantu petugas untuk fotocopy
11. Membersihkan seluruh lingkungan puskesmas pembantu
12.Memastikan penerangan secukupnya pada waktu malam di puskesmas
13.Mengantar surat dinas dan membayar pajak
14.Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Puskesmas
Adapun Peraturan Internal Ketenagaan dalam cakupan Kedinasan adalah sebagai

berikut :
Table 2.3. Jam kerja Pegawai Negeri Sipil dan Kontrak pada UPTD
JAM KERJA
a. Jam Kerja Pada Pelayanan Pagi
Senin Kamis : Pkl 07.15 WIB Pkl 14.30 WIB
Jumat : Pkl 07.15 WIB Pkl 11.30 WIB
Sabtu : Pkl 07.15 WIB Pkl 13.00 WIB
b. Jam Kerja Pada Pelayanan Sore
: Pkl 14.30 WIB Pkl 17.30 WIB
Setiap pegawai wajib mematuhi jam kerja sebagai mana tersebut diatas
dengan melakukan finger print pada saat masuk dan pulang
Pegawai yang akan meninggalkan kantor pada jam kerja wajib member tahu
dan mendapatkan izin dari atasan langsung
Daftar hadir adalah daftar finger print pegawai/karyawan UPTD Puskesmas
Pada setiap akhir bulan daftar hadir direkap setiap mingguan, bulanan dan
tahunan disertai data dukungannya, dan direkap untuk kemudian
disampaikan ke Dinas Kesehatan Kota Surabaya, selambat-lambatnya
tanggal 1 pada setiap awal bulan dengan dilampiri dengan data dukung yang
sakit, izin, cuti dan dinas luar (pelatihan)
SANKSI
Apabila berdasarkan rekapan hadir, ternyata PNS dan tenaga kontrak yang
sering terlambat masuk kerja dengan kumulatif 3 kali tanpa alasan yang jelas,
meninggalkan tugas pada jam kerja tanpa izin atasan, maka ia diberi tindakan
atau dijatuhi hukuman disiplin sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 53
Tahun 2010 sebagai berikut :
1) Teguran lisan I, II dan III
28
2) Teguran tertulis I, II dan III
Bukti teguran diserahkan ke Dinas Kesehatan sebagai upaya tindak lanjut
semua berkas daftar hadir dan teguran diarsipkan.
SANKSI (POTONG JASPEL 25%)
1. Sanksi keterlambatan petugas (dari jam 07.15)
Terlambat 15 menit = 1%
Terlambat 30 menit = 2%
Terlambat 1 jam = 3%
2. Sanski pulang cepat
Pulang cepat 30 menit lebih awal = %
Pulang cepat 1 jam lebih awal = 1%
Pulang cepat 2 jam lebih awal = 1,5%
Pulang cepat >2 jam lebih awal = 2%
3. Jika petugas tidak masuk karena izin/cuti, tetapi tidak membuat surat
izin/cuti sampai batas waktu pengumpulan absen ke DKK maka dihitung
tidak masuk kerja tanpa keterangan.
4. Jika petugas keluar gedung baik untuk dinas/pribadi selama jam
kerja/dinas, wajib diketahui oleh koordinasi poli/unit dan teman-teman
kerja dan melaporkan kepada ka TU dan Kepala puskesmas
A. Penghargaan Bagi Pegawai di Lingkungan Puskesmas

Penghargaan yang diberikan kepada karyawan tidak hanya dalam bentuk
imbalan jasa, tetapi juga dalam bentuk pengakuan kompetensi dan pemberian
kewenangan untuk diajukan sebagai berikut :
1. Mengaharumkan nama baik puskesmas mendapat penghargaan sertifikat
dari Kepala puskesmas dan pengakuan yang disaksikan oleh seluruh
karyawan
2. Berprestasi dibidangnya/sesuai kompetensi berturut-turut selama 1 tahun,
akan diusulkan sebagai karyawan teladan fi Tk II, Tk I, Tingkat Pusat
(sesuai tingkat prestasi)
3. Mengusulkan kenaikan pangkat dan gaji berkala apabila karyawan
tersebut tidak pernah melanggar peraturan disiplin pegawai
4. Bekerja terus menerus selama 10 tahun, 20 tahun dst, akan diusulkan
untuk mendapatkan Satya Lencana yang dikeluarkan Kepresidenan
B. Aturan Pakaian Dinas
a. PNS
1) Senin dan Selasa
PDH Pria :
i. Kemeja lengan pendek, berlidah bahu bahu warna
putih-putih untuk medis dan paramedis (fungsional)
ii. Kemeja lengan pendek, berlidah bahu warna khaki
(struktural)
iii. Ikat pinggang bilon/kulit, kaos kaki dan sepatu warna
hitam
iv. Atribut lengkap (papan nama, Korpri dan keplek)
PDH Wanita :
29
i. Baju lengan pendek (sebatas siku) dan warna khaki
(untuk ka. Puskesmas dan fungsional umum) dan
putih-putih (medis dan paramedis)
ii. Rok paling sedikit 10cm dibawah lutut
iii. Sepatu warna hitam
iv. Atribut lengkap (papan nama, korpri dan keplek)
2) Rabu
Pakaian cak dan ning
Atribut lengkap (papan nama, korpri dan keplek)
3) Kamis
Batik yang sudah disepakati bersama (pakaian batik adalah
berupa kemeja lengan panjang/pendek/sesiku bermotif batik
dengan bawahan celana panjang bagi pria dan bahan lutut
bagi wanita dengan warna yang disesuaikan, tidak
berbentuk jeans/semi jeans).
Atribut lengkap (papan nama, Korpri dan keplek)
4) Jumat
dengan bawahan celana panjang bagi pria dan bahan lutut
berbentuk jeans/semi jeans) pakaian olah raga situasional
5) Sabtu
Batik bebas tapi sopan (pakaian batik adalah berupa kemeja
lengan panjang/pendek/sesiku bermotif batik dengan
bawahan celana panjang bagi pria dan bawahan selutut
berbentuk jeans/semi jeans)
b. Tenaga Kontrak
1) Senin dan Selasa
Pakaian atasan putih bawahan hitam (tidak boleh jeans)
Atribut lengkap (papan nama)
2) Rabu
Pakaian cak dan ning
3) Kamis
dengan bawahan celana panjang bagi pria dan bawahan
selutut bagi wanita dengan warna yang disesuaikan, tidak
berbentuk jeans/semi jeans).
4) Jumat
dengan bawahan celana panjang bagi pria dan bawahan
selutut bagi wanita dengan warna yang disesuaikan, tidak
berbentuk jeans/semi jeans)/ olahraga
30
5) Sabtu
Batik bebas tapi sopan (pakaian batik adalah berupa kemeja
lengan panjang/pendek/sesiku bermotif batik dengan
bawahan celana panjang bagi pria dan bawahan selutut
berbentuk jeans/semi jeans)
SANKSI :
1. Teguran lisan 1,2 dan 3 untuk karyawan yang tidak disiplin dalam
berpakaian
2. Temuan di share di grup WA puskesmas
3. Jika masih sampai 3x teguran tetap masih melanggar maka petugas
tersebut wajib :
Melakukan penyuluhan tentan alur pelayanan dan hak kewajiban
pasien diruang pendaftaran selama 3 hari berturut-turut
Menajadi notulen rapat bulanan dan membacakan kesimpulan
dikahir rapat
C. Apel Pagi :
1. Apel pagi diikuti oleh seluruh karyawan-karyawati Puskesmas
2. Jam apel : 07.15-selesai
3. Susunan acara apel:
Menyanyikan lagu Indonesia Raya
Menyanyikan lagu mars Puskesmas
Membaca visi dan misi
Arahan Kepala Puskesmas
Penutup
4. Sanksi yang terlambat apel :
Petugas tidak masuk dalam barisan tetapi berdiri didepan
Dipotong jaspel 25%
D. Aturan Pengambilan Hak Cuti

Karyawan-karyawati UPTD Puskesmas mempunyai hak untuk cuti sebagai
berikut :
A. PNS
1. Cuti Tahunan
Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya
1(satu) tahun secara terus menerus berhak atas cuti, lamanya cuti
tahunan 12 hari kerja dan tidak dapat dipecah-pecah hingga jangka
waktu yang kurang dari 3 (tiga) hari dan apabila cuti tahunan tidak
diambil dalamtahun tersebut, maka cuti tahunan hangus.
2. Cuti Besar
Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya 6
(enam) tahun secara terus menerus berhak cuti besar, lamanya 3
(tiga) bulan, pegawai negeri yang menjalani cuti besar tidak berhak
lagi atas cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan.
31
3. Cuti Sakit
Pegawai Negeri Sipil yang sakit selama 1 (satu) 2 (dua) hari
berhak atas cuti sakit dengan ketentuan harus memberitahukan
kepada atasannya. Pegawai Negeri Sipil yang sakit lebih dari 2
(dua) hari sampai 14 (empat belas) hari berhak atas cuti sakit
dengan ketentuan bahwa PNS yang bersangkutan harus
mengajukan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang atas
cuti dengan melampirkan surat keterangan dokter selama-lamanya
1 (satu setengah) bulan.
4. Internal
a. Jika ijin tidak masuk karena sakit tanpa surat keterangan
dari dokter, maka dianggap sama dengan ijin tidak masuk
karena alasan
b. Surat keterangan sakit dari dokter di puskesmas tidak
berlaku jika karyawan tersebut sudah tidak masuk karena
sakit
5. Cuti Bersalin
Untuk persalinan anak pertama, kedua dan ketiga pegawai wanita
berhak atas cuti bersalin, untuk persalinan yang ke empat dan
seterusnya kepada PNS diluar tanggungan negara, lamanya cuti 3
(tiga) bulan.
6. Cuti Karyawan
Alasan penting yang dimaksud dengan cuti karena alasan penting
adalah karena :
a. Ibu, bapak, istri/suami, anak, kakak, mertua sedang sakit
atau meninggal dunia
b. Melangsungkan perkawinan yang pertama. Lamanya cuti
karena alasan penting ditentukan oleh pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk paling lama 2 (dua)
bulan.
7. Cuti diluar
Tanggungan negara kepada PNS yang telah bekerja sekurang-
kurangnya 5 (lima) tahun secara terus menerus karena alasan-
alasan penting dan mendesak dapat diberikan cuti diluar
tanggungan negara, PNS yang bersangkutan tidak berhak
mendapat penghasilan dari negara, selama menjalankan cuti diluar
tanggungan negara tidak diperhitungkan masa kerja PNS
B. Tenaga Kontrak
1. Cuti melahirkan
Untuk tenaga kontrak tidak berhak mendapatkan cuti melahirkan
selama 3 bulan, diijinkan resign selama 2 s/d 3 bulan dan tidak
berhak mendapatkan gaji dan tunjangan lain (sesuai kesepakatan
MOU)
32
2. Dispensasi
Tenaga kontrak berhak untuk mendapatkan dispensasi selama 12
hari kerja dalam 1 tahun
3. Menikah
Mendapat hak diberi ijin selama 3 hari kerja diluar dispensasi
4. Ijin karena alasan penting
Istri melahirkan/mengalami keguguran : 2 hari
Kerabat meninggal (ayah, ibu, kakak, adik,mertua) : 2 hari
2.2.3 PEDOMAN MANAJEMEN KEUANGAN

2.2.3.1 DEFINISI
Manajemen keuangan adalah ilmu dan seni mengelola uang, tepatnya
bagaimana mendaptkan uang dan bagaimana mengalokasikan uang dengan
tepat. Sedangkan puskesmas, menurut keputusan Menteri Kesehatan no 128
tahun 2004, definisi dari puskesmas adalah unit penyelenggara teknis dinas
kesehatan kabupaten/kota yang bertanggungjawab menyelenggarakan
pembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja.
Lanjut bahwa Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah kesatuan
organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat perkembangan
kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat disamping
memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di
wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. Upaya kesehatan yang
diselenggarakan di puskesmas yang diselenggarakan di puskesmas terdiri dari
upaya kesehatan wajib dan upaya kesehatan pengembangan.
Terkait melancarkan pelayanan kesehatan, sebelumnya eksitensi
puskesmas adalah memainkan fungsi sebagai tempat bagi masyarakat untuk
menjaga dan meningkatkan kesehatan. Oleh karena itu, agar mampu
memainkan fungsinya memerlukan pengelolahan keuangan yang tepat, karena
bagaimanapun untuk melaksanakan berbagai aktivitas memerlukan uang
sebagai media pembiayaan. Tidak hanya itu saja, seni mengelolah uang yang
tepat di puskesman akan mengarahkan pada tata tertib dan keteraturan dalam
memberikan pelayanan kesehatan.
Terkait tujuan kedua yaitu kehadiran manajemen keuangan dipuskesmas
yang tepat sasaran akan memudahkan dalam melaksanakan pelayanan, karena
sudah tersedianya uang sebagai sarana. Dan hal ini akan semakin memperkuat
upaya petugas kesehatan di puskesmas dalam mengeksekusi kegiatan-kegiatan
pokok pelayanan kesehatan di puskesmas.
Logika sederhananya seperti apabila sudah ada media/alat yang dapat
digunakan maka petugas kesehatan di puskesmas tidak perlu pusing lagi karena
harus memikirkan keuangan, yah seperti itulah kira-kira tujuan manajemen
keuangan sebagai faktor motivasi untuk bekerja dengan tulus ikhlas.
1. Sumber Pendanaan Oprasional Puskesmas :
a. Dana BOK
33
Pemanfaatkan dana BOK di puskesmas adalah untuk oprasional upaya
pelayanan kesehatan dan manajemen puskesmas yang meliputi:
a . Transport lokal :
a. Membiayai perjalanan petugas kesehatan melakukan kegiatan upaya
pelayanan kesehatan promotif dan preventif ke luar gedung
b. Membiayai perjalanan kader kesehatan termasuk dukun bersalin membantu
petugas kesehatan dalam kegiatan upaya pelayanan kesehatan promotif dan
preventif ke luar gedung.
c. Membiayai perjalanan peserta rapat lokakarya mini, Survei Mawas Diri
(SMD), Musyawarah Masyarakat Desa (MMD).
d. Membiayai perjalanan petugas kesehatan untuk menghadiri rapat-rapat
konsultasi/koordinasi dan kegiatan lain yang terkait dengan BOK ke
kabupaten/kota.
e. Membiayai perjalan kader kesehatan termasuk dukun bersalin untuk

menghadiri kegiatan refreshing/penyegaran kader kesehatan yang
diselenggarakan oleh Puskesmas dan jaringannya beserta
Poskesdes/Polindes, Posyandu dan UKBM lainnya. Besaran biaya transport
lokal yang dibiayai adalah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
dikabupaten/kota tersebut. Pada kondisi tertentu, daerah dapat membayar
biaya transport lokal berdasarkan at cost, sesuai dengan besaran biaya
transport lokal yang dikeluarkan termasuk sewa sarana transport bila
diperlukan, karena tidak ada sarana transport regular dengan bukti
pengeluaran yang dikeluarkan oleh pemilik/penyedia jasa transportasi.
b. Pembelian/Belanja Barang :
Membiayai pembelian/belanja barang untuk mendukung pelaksanaan
kegiatan upaya kesehatan promotif ke luar gedung, yang meliputi :
a. Pembelian bahan PMT penyuluhan/pemulihan.
b. Pembelian konsumsi rapat, penyuluhan, refreshing.
c. Pencetakan/penggandaan/penyediaan bahan untuk penyuluhan.
c. Membiayai pembelian/belanja barang :
Untuk mendukung pelaksanaan manajemen Puskesmas, manajemen
pengelolahan keuangan BOK, SMD, MMD, yang meliputi:
a. Pembelian alat tulis kantor untuk kegiatan pendukung BOK.
b. Biaya administrasi perbankan apabila sesuai ketentuan bank setempat,
memerlukan biaya administrasi dalam rangka membuka dan menutup
rekening bank puskesmas, maka dapat menggunakan dana BOK dari
kegiatan belanja barang penunjang.
c. Pembelian materai
d. Penggandaan/fotocopy laporan
e. Pengiriman surat/laporan
f. Pembelian konsumsi rapat
34
2. Penggunaan Dana Kapitasi JKN
Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 19 tahun 2014, tentang
Penggunaan Data Kapitasi Jaminan Kesehatan Nasional untuk jasa pelayanan
dan Dukungan Biaya Oprasional Pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
Milik Pemerintah Daerah. Fasilitas Kesehatan Tingkat pertama (FKTP) adalah
fasilitas kesehatan yang melakukan pelayanan kesehatan perorangan yang
bersifat non spesialistik untuk keperluan observasi, diagnosis, perawatan,
pengobatan, dan pelayanan kesehatan lainnya. Menurut peraturan BPJS
Kesehatan Nomor 1 tahun 2014 tentang penyelenggaraan Jaminan Kesehatan,
FKTP terdiri dari puskesmas atau yang setara, praktik dokter, praktik dokter gigi,
klinik Pratama atau yang setara termasuk FKTP milik TNI/POLRI, dan rumah
sakit Kelas D Pratama atau yang setara.
Fasilitas kesehatan tingkat pertama milik pemerintah daerah pad umumnya
berbentuk Pusat Kesehatan Masyarakat (PUSKESMAS). Kedudukan
puskesmas berada di bawah koordinasi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan berstatus sebagai Unit Pelaksana Tugas
(UPT).
Dana kapitasi JKN adalah dana yang dibayarkan oleh BPJS Kesehatan
kepada puskesmas sebagai penyelengara pelayanan kesehatan bagi peserta
JKN. Sumber dana kapitasi berasal dari hasil pengelolahan dan pengembangan
dana iuran peserta JKN oleh BPJS Kesehatan. Tarif kapitasi JKN untuk setiap
puskesmas ditentukan oleh BPJS Kesehatan dan Dinas Kesehatan melalui
mekanisme seleksi dan kredensial dengan mengacu pada peraturan BPJS
Kesehatan Nomor 2 tahun 2015 tentang norma Penetapan Besaran Kapitasi dan
Pembayaran Kapitasi Berbasis Pemenuhan Komitmen Pelayananan pada
Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Dana kapitasi JKN dibayarkan dimuka
setiap bulan tanpa memperhitungkan banyaknya pasien peserta JKN yang
berobat dan jenis pelayanan kesehatan yang diberikan oleh puskesmas. Dari
dana kapitasi inilah pemerintah daerah, melalui puskesmas, memperoleh dana
untuk pelayanan kesehatan kepada pasien peserta program JKN.
2.2.3.3 Tata Laksana
Mekanisme manajemen keuangan puskesmas, adalah sebagai berikut:
1. Mekanisme Penganggaran.
Sebagai UPT Dinas Kesehatan, rencana pendapatan dan belanja
puskesmas yang bersumber dari dana kapitasi JKN harus dianggarkan
dalam dianggarkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Dinas
Kesehatan. Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pendapatan dan
belanja dan kapitasi JKN (RPBDK) tahun berjalan kepada Kepala Dinas
Kesehatan. RPBDK tersebut mengacu pada jumlah peserta yang terdaftar di
puskesmas dan besaran kapitasi JKN, sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. RPBDK dianggarkan dalam RKASKPD Dinas
Kesehatan. Tata cara dan format penyusunan RKA-SKPD Dinas Kesehatan
dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di
bidang pengolahan keuangan daerah.
2. Mekanisme Pelaksanaan dan Pentatausahaan.
Mekanisme pelaksanaan dan pentatausahaan dana kapitasi JKN pada
Puskesmas dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut :
35
Kepala Dinas Kesehatan menyusun Dokumen Pelaksanaan Anggaran
(DPA) berdasarkan peraturan daerah tentang APBD tahun anggaran
berkenaan dan peraturan kepala daerah tentang penjabaran APBD
tahun anggaran berkenaan;
Kepala daerah menetapkan Bendahara Dana Kapitasi JKN pada

puskesmas atas usul Kepala Dinas Kesehatan melalui PPKD;
Bendahara Dana Kapitasi JKN pada puskesmas membuka rekening

Dana Kapitasi JKN, yang ditetapkan oleh Kepala Daerah dan
merupakan bagian dari rekening BUD;
Kepala Puskesmas menyampaikan Rekening Dana Kapitasi JKN

kepada BPJS Kesehatan;
BPJS Kesehatan membayar dana kapitasi JKN melalui Rekening

Dana Kapitasi JKN pada puskesmas yang diakui sebagai pendapatan
puskesmas dan dapat dipergunakan langsung untuk pelayanan
peserta JKN pada puskesmas;
Bendahara Dana Kapitasi JKN pada puskesmas mencatat dan

menyampaikan realisasi pendapatan dan belanja setiap bulan kepada
Kepala Puskesmas;
Kepala Puskesmas menyampaikan laporan realisasi pendapatan dan

belanja tersebut kepada Kepala Dinas Kesehatan dengan
melampirkan surat pernyataan tanggung jawab. Dalam hal
pendapatan dana kapitasi tidak digunakan seluruhnya pada tahun
anggaran, dana kapitasi tersebut digunkana untuk tahun anggaran
berikutnya;
Berdasarkan laporana realisasi pendapatan dan belanja yang

disampaikan oleh Kepala Puskesmas, Kepala Dinas Kesehatan
menyampaikan Surat Permintaan Pengesahan Pendapatan dan
Belanaj (SP3B) Puskesmas kepada PPKD. SP3B FKTP tersebut
termasuk sisa dana kapitasi yang belum digunakan pada tahun
anggaran berkenaan;
Berdasarkan SP3B Puskesmas, PPKD selaku BUD menerbitkan Surat

Pengesahan Pendapatan dan Belanja (SP2B) Puskemas, PPK-SKPD
dan PPKD melakukan pembukuan atas pendapatan dan belanja
Puskesmas berdasarkan SP2B.
3. Mekanisme Pertanggungjawaban
Kepala Puskesmas bertanggung jawab secara formal dan material atas
pendapatan dan belanja dana kapitasi JKN. Pendapatan dan Belanja dana
kapitasi disajikan dalam Laporan Keuangan Dinas Kesehatan dan Laporan
Keuangan Pemerintah Daerah. Tata cara dan format penyusunan laporan
keuangan dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan dibidang pengelolaan keuangan daerah.
4. Mekanisme Pengawasan
36
Penerimaan dan pemanfaatan dana kapitasi oleh bendahara dana kapitasi
JKN pada puskesmas diawasi secara berjenjang oleh Kepala Dinas
Kesehatan dan Kepala Puskesmas. Selain itu, dilakukan juga pengawasan
fungsional oleh Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) sesuai
ketentuan yang berlaku.
5. Pemanfaatan Dana Kapitasi Jaminan Kesehatan Nasional pada Fasilitas
Kesehatan Tingkat Pertama milik Pemerintah Daerah.
Besaran alokasi pemanfaatan dana kapitasi JKN yang diterima oleh
puskesmas dari BPJS ditetapkan setiap tahun dengan Keputusan Kepala
Daerah atas usulan Kepala Dinas Keehatan dengan mempertimbangkan
kebutuhan obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai; kegiatan
operasional pelayanan kesehatan dalam rangka mencapai target kinerja
dibidang upaya kesehatan perorangan; dan besar tunjangan yang telah
diterima dari pemerintah daerah.
1. Jasa Pelayanan Kesehatan
Alokasi dana kapitasi untuk pembayaran jasa pelayanan kesehatan
dimanfaatkan untuk pembayaran jasa pelayanan kesehatan bagi tenaga
kesehatan dan tenaga non kesehatan yang melakukan pelayanan pada
puskesmas.
Pembagian jasa pelayanan kesehatan tersebut ditetapkan dengan
mempertimbangkan variabel :
1. Jenis ketenagaan dan/atau jabatan;
2. Kehardiran
Variabel jenis ketenagaan dan/atau jabatan dinilai sebagai berikut :
1. Tenaga medis, diberi nilai 150;
2. Tenaga Apoteker atau tenaga profesi keperawatan (Ners), diberi
nilai 100;
3. Tenaga kesehatan setara S1/D4, diberi nilai 60;
4. Tenaga non kesehatan minimal setara D3, tenaga kesehatan
setara D3 atau tenaga kesehatan dibawah D3 dengan masa kerja
lebh dari 10 tahun, diberi nilai 40;
5. Tenaga kesehatan dibawah D3, diberi nilai 25;
6. Tenaga non kesehatan dibawah D3, diberi nilai 15.
Tenaga yang nerangkap tugas administratif sebagai kepala FKTP, Kepala
Tata Usaha atau bendahara Dana Kapitasi JKN diberi tambahan nilai 30.
Variabel kehadiran dinilai sebagai berikut :
1. Hadir setiap hari kerja, diberi nilai 1 poin per hari;
2. Terlambat hadir atau pulang sebelum walktunya yang diakumulasi
sampai dengan 7 (tujuh) jam, dikurangai 1 poin.
Ketidak hadiran akibat sakit dan/atau penugasan ke luar kota oleh Kepala
FKTP dikecualikan dalam penilaian kehadiran.
37
Jumlah jasa pelayanan yang diterima oleh masing-masing tenaga
kesehatan dan tenaga non kesehatan dihitung dengan menggunakan
formula sebagai berikut :
jumlah nilai yang diperoleh oleh seseorang
jumlah dana jasa pelayana
x
jumlah nilai seluruh tenaga
Keterangan : jumlah nilai diperoleh dari nilai variabel jenis keterangan
dan/atau jabatan ditambah nilai variabel kehadiran.
2. Biaya Operasional Pelayanan Kesehatan
Alokasi dana kapitasi untuk dukungan biaya operasional pelayanan
kesehatan dimanfaatkan untuk :
1. Obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang
pengadaannya dapat dilakukan melalui SKPD Dinas Kesehatan,
dengan memeprtimbangkan ketersediaan obat, alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai yang dialokasikan oleh peemrintah dan
pemerintah daerah;
2. Kegiatan operasional pelayanan kesehatan lainnya, yang meliputi :
a. Upaya kesehatan perorangan berupa kegiatan promotif,
preventif, kuratif dan rehabilitatif lainnya;
b. Kunjungan rumah dalam rangka upaya kesehatan
perorangan;
c. Operasional untuk puskesmas keliling;
d. Bahan cetak atau alat tulis kantor;
e. Administasi keuangan dan sistem informasi.
Pembinaan dan pengawasan pelaksanaan peraturan menteri ini
dilakukan oleh Kepala SKPD Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan
Kepala FKTP secara berjenjang dan secara fungsional oleh Aparatur
Pengawas Instansi Pemerintah Kabupaten/Kota sesuai dengan ketentuan
paeraturan perundang-undangan.
Dalam hal ini dan kapitasi JKN tidak digunakan seluruhnya pada tahun
anggaran berkenaan, dana kapitasi JKN tersebut digunakan untuk tahun
anggaran berikutnya.
2.3 PEDOMAN PENGELOLAAN ANGGARAN
2.3.1 PEDOMAN PEMBUKUAN ANGGARAN
2.3.1.1 DEFINISI
Pembukaan anggaran di UPTD puskesmas puncang sewu adalah suatu tat
kelola keuangan untuk memantau akuntabilitas dan efisien penggunaan anggaran
di UPTD puskesmas puncang sewu. Di UPTD puskesmas puncang sewu terdapat
3 sumber dana yaitu dana bantuan operasional kesehatan,pengusulan dananya
melalui pengajuan RUK puskesmas tahun sebelumnya dan pengajuan RPK pada
awal berjalan. Penggunaan dana BOK berpedoman pada permenkes No.82 Tahun
2015.
38
BOK merupakan bantuan pemerintah pusat kepada pemerintah daerah
untuk mendukung operasional puskesmas dalam rangka pencapaian program
kesehatan prioritas nasional,khususnya kegiatan promotif preventif sebagai bagian
dari upaya kesehatan masyarakat. Tujuan umum dari BOK adalah untuk
meningkatkan akses dan pemerataan pelayanan kesehatan masyarakat melalui
kegiatan promotif dan preventif untuk mewujudkan pencapaian SPM bidang
kesehatan dan MGDS.
Dana yang bersumber dari APBM kota surabaya untuk kebutuhan rutin
puskesmas seperti pembayaran rekening listrik,air,telepon,dan dana BBM
kendaraan dinas.
Dana lainnya adalah dana jaminan kesehatan nasional yang berasal dari
kapitasi yang ditransfer oleh badan penyelenggarajaminan sosial kesehatan ke
rekening puskesmas yang pengelolaannya mengikuti ketentuan dari dinas
kesehatan kota surabaya. Berdasarkan surat keputusan kepala dinas
kesehatankota surabaya No.440/33388/436.6.3/2014 dalam pedoman pengelolaan
dana kapitasi JKN dipuskesmas pucang sewu menjelaskan pengertian sebagai
berikut :
1. Dana kapitasi JKN adalah besaran pembayaran per bulan yang dibayar dimuka
kepada puskesmas yang berdasarkan jumlah peserta yang terdaftar tanpa
memperhitungkan jenis dan jumlah pelayanan kesehatan yang diberikan.
2. Rencana kerja dan anggaran puskesmas adalah dokumen rencana/jadwal
pelaksanaan kegiatan dan kebutuhan anggaran tahunan puskesmas yang salah
satu sumber dananya berasal dari dana kapitasi JKN yang merupakan bagian
dari POA puskesmas .
3. Anggaran kas pendapatan/pengeluaran (AKP) adalah dokumen perkiraan arus
kas masuk yang bersumber dari penerimaan dan perkiraan arus kas keluar
untuk mengatur ketersedian dana yang cukup guna mendanai pelaksanaan
kegiatan dalam tipe periode.
4. Nota permintaan dana puskesmas (NPD puskesmas) adalah surat permohonan
persetujuan pencairan dana untuk pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh
bendahara melalui kepala puskesmas untuk disampaikan kepada PPTK setiap
bulan yang dalam penyusunannya mengacu pada AKP puskesmas.
5. Nota pertanggung jawaban (NPJ) adalah surat untuk mempertanggung
jawabkan realisasi belanja pada kegiatan yang dilaksankan.
6. Penjabat pelaksana teknis kegiatan (PPTK) adalah penjabat yang ditunjuk oleh
pengguna anggaran dengan surat perintah,yang melaksanakan satu atau
bebrapa kegiatan dari suatu program sesuai bidang tugasnya.
7. Kepala fasilitas kesehatan tingkat pertama (kepala FKTP) adalah penanggung
jawab fasilitas kesehatan yang melakukan pelayanan kesehatan perorangan
yang bersifat nonspesialistik untuk keperluan obsevasi, diagnosis, perawatan,
pengobatan,atau pelayanan kesehatan lainnya.
8. Bendahara dana kapitasi JKN dan puskesmas adalah PNS yang ditunjuk
melaksanakan fungsi menerima,menyimpan,membayarkan,mentata usahakan,
dan mempertanggung jawabkan dana kapitasi.
39
9. Tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang
kesehatan serta memiliki pengetahuan atau ketrampialn melalui pendidikan
dibidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk
melakukan upaya kesehatan. Tenaga kesehatan dapat terdiri dari Dokter
spesialis, Dokter gigi spesialis, Dokter, Dokter gigi, Apoteker, Ners, perawat,
perawat gigi, bidan, analis, sanitarian, asisten apoteker, Sarjana Kesehatan
Masyarakat, Pekarya Kesehatan, Pembantu Apotek, Pembantu Bidan,
Pembantu Perawat, Pembantu laborat, Tenaga Battra, Nutrisionis, Fisioterapis,
dan Rekam medis
10. Tenaga non kesehatan adalah seseorang yang bekerja secara aktif di bidang
kesehatan baik yang memiliki pendidikan formal kesehatan maupun tidak yang
untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya
kesehatan. Tenaga non medis dapat terdiri dari petugas tata usaha,IT, Linmas,
Psikologi, Kebersihan, Sopir, Loket, dan Jaga Malam.
Kebijakan Operasional Dana BOK
a. BOK merupakan dana bantuan untuk pelksanaan program kesehatan nasional
daerah dan bukan merupakan dana utama untuk pelaksanaan program
kesehtan di daerah
b. Dana BOK di daerah untuk meningkatkan kinerja puskesmas mellui upaya
kesehatan promotif dan preventif dalam mendukung pelayanan kesehatan di
luar gedung dengan di dukung manajemen puskesmas yang baik
c. Pemanfaatan dana BOK utamany untuk mendukung biaya operasional bagi
petugas kesehatan dan kader dalam menjangkau masyarakat di wilayah kerja
puskesmas, sehingga terbentuk masyarakat berprilaku hidup bersih dan sehat
agar terwujudnya keluarga dan masyarakat yang sehat
d. Pemanfaatan dana BOK bersinerg dalam sumber dana lain meliputi APBD,
kapitasi JKN, dana desa, dan lainnya,dengan menghindari duplikasi dan tetap
mengedepankan akuntanbilitas dan transparansi
2.3.1.2.1 Dana JKN
A. Tugas dan tanggung jawab kepala FKTP terhadap dana JKN :
1. Kepala FKTP bertanggung jawab secara formal dan material atas
pendapatan dan belanja dana kapitasi JKN yang disajikan dalam laporan
realisasi pendapatan dan belanja
2. Kepala FKTP menyampaikan laporan realisasi pendapatan dan belanja
3. Kepala FKTP melakukan pengawasan secara berjenjang terhadap
penerimaan dan pemanfaatan dana kapitasi oleh Bendahara dana kapitasi
JKN pada FKTP
B. Persyaratan, Tugas ,dan Tanggung jawab Bendahara dana Kapitasi JKN
1. Bendahara kapitasi dana JKN melaksanakan tugas kebendaharaan dalam
rangka pelaksaaan anggaran pendapatan dan belanja pada FKTP
2. Bendahara dana Kapitasi JKN mengajukan NPD atas persetujuan kepala
FKTP untuk memperoleh persetujuan PPTK dan diketahui oleh Kuasa
pengguna anggaran melalui PPK-SKPD sebagai dasar pencairan dana
untuk pelaksanaan kegiatan
40
3. Bendahara kapitasi JKN melakukan penatausahaan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan
4. Bendahara Kapitasi JKN melakukan verifikasi,evaluasi,analisis atas
laporan penanggung jawaban pendapatan dan belanja
5. Bendahara dana kapitasi JKN mempertanggung jawabkan secara
fungsional dan administratif atas dana yang diterima dan dibelanjakan
kepada kepala FKTP dan pengguna anggaran secara berjenjang melalui
PPK-SKPD dengan menyampaikan laporan pertanggung jawaban paling
lambat tanggal 5 bulan berikutnya
6. Untuk tertib laporan pertanggung jawaban pada akhir tahun anggaran,
pertanggung jawaban pendapatan dan belanja dana kapitasi JKN bulan
Desember disampaikan paling lambat tanggal 31 Desember
7. Setiap akhir bulan,bendahara wajib menutup buku ks umum dan membuat
register penutupan kas
8. Bendahara JKN baik secara lagsung maupun tidak langsung dilarang
melakukan kegiatan perdagangan,pekerjaan pemborongan,dan penjualan
jasa atau bertindak sebagai penjamin atas kegiatan /pekerjaan/penjualan,
sera mebuka rekening/biro pos atau menyimpan uang pada suatu bank
atau lembaga keuangan lain atas nama pribadi.
Pada dana bantuan Operasional Kesehatan berdasarkan rencana
usulan Kegiatan Puskesmas yang dibuat tahun sebelumnya, kemudian
dilakukan pengajuan berupa Rencana pelaksanaan kegiatan dan
diusulkan di awal tahun berjalan. Pengajuan RPK berdasarkan petunjuk
teknis bantan Operasional kesehatan yang sudah ditetapkan dinas
kesehatan Provinsi Jawa Timur. Dana yang diusulkan selama 1 tahun dan
diterima setiap bulan oelh Puskesmas.
Dana jaminan Kesehatan nasional sudah diatur pengelolaan dan
pemanfaatan dananya dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia No.
32 Tahun 2014. Dana kapitasinya dibayar dimuka perbulan kepada FKTP
berdasarkan jumlah peserta yang terdaftar tanpa memperhitungkan jenis
dan jumlah pelayanan kesehatan yang diberikan. Pembayaran dana
kapitasi dari BPJS kesehatan dilakukan melalui rekening dana kapitasi JKN
pada UPTD Puskesmas Pucang Sewu dan diakui sebagai pendapatan
yang dapat digunakan langsung untuk pelayanan kesehatan peserta JKN
di UPTD Puskesmas Pucang Sewu. Pedoman pengelolaan keuangan
Dana Kapitasi JKN di puskemas pada tahun pada Dinas Kesehatan Kota
Surabaya yang diatur dalam keputusan kepala Dinas Kesehatan Kota
Surabaya meliputi Ketentuan umum,Penganggaran, Pemanfaatan ,
Penatausahaan keuangan,pertanggung jawaban,dan pengawasan.
C. PENGANGGARAN PENDAPATAN DAN KAPITASI JKN
1. Besaran pendapatan dana kapitasi JKN berdasarakan pada jumlah peserta
yang terdafatar dipuskesmas sesuai data dari BPJS kesehatan.
2. Penganggaran pendapatan dana kapitasi JKN puskesmas berdasarkan
pendapatan pada bulan januari 2014.
3. Pendapatan dana kapitasi JKN dicantum dalam RKA pendapatn
puskesmas.
D. Penganggaran Belanja (pengajuan RKA belanja puskesmas)
41
1. Berdasarkan perkiraan dana kapitasi JKN dalam satu tahun
berkenaan,puskesmas menyusun RKA belanja puskesmas.
2. RKA belanja psukesmas dikirim pada dinas melalui penyelia masing-
masing puskesmas.
3. Penyelia mentribusikan RKA belanja puskesmas berdasarkan peruntukan
pemanfaatan kepada bidang-bidang sesuai tugas dan kewenangan teknis.
4. Bidang melaksanakan pemeriksaan terhadap RKA belanja puskesmas
dengan ketentuan pemeriksaan meliputi sinkronisasi dengan perencanaan
program yang dibiayai sumber dana lainnya,kesesuaian peruntukan
pemanfaatan dana,dan ketepatan pemanfaatan sesuai tujuan dan sasaran
kegiatan.
5. Pemeriksaan bidang terhadap RKA belanja puskesmas dilaksanakan
dengan mekanisme desk.
6. RKA belanja puskesmas yang telah diperiksa bidang,dihimpunoleh
penyelia dan dikirimkan kembali kepada puskesmas untuk dilakukan revisi
bila tidak sesuai ketentuan pemeriksaan.
7. RKA belanja puskesmas yang telah direvisi dilakukan validasi oleh penyelia
untuk diajukan pada KPA terkait agar disetujui.
E. Laporan pertanggung jawaban
Pada penggunaan dana BOK,sudah diatur dalam peraturan menteri
kesehatan Republik Indonesia No.82 Tahun 2015 tentang petunjuk teknsi
penggunaan dana alokasi khusus bidang kesehatan,serta sarana dan
prasarana penunjang sub bidang sarpras kesehatan tahun anggaran
2016,bendahara pengelola BOK.
Pembuatan surat pertanggungjawaban pada dana kapitasi JKN meliputi :
1. Bendahara dana kapitasi JKN secaraadministratif wajib
mempertanggung jawabkan penggunaan dana kapitasi kepada kepala
puskesmas.
2. Bendahara dana kapitasi JKN mengentry-kan realisasi belanja kepada
aplikasi e-delivery internal dan dicetak sebagai surat pertanggung
jawaban dan selanjutnya ditanda tangani oleh kepala puskesmas dan
PPK,dilampiri kelengkapan surat pertanggung jawaban sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Surat pertanggung jawab dibuat rangkap 2,terdiri dari asli dan tindasan.
4. Surat pertanggung jawaban yang telah ditanda tangani kepal
puskesmas dikirim kan kepada bidang terkait paling lambat tanggal 25
setiap bulannya.
5. Apabila ada koreksi,surat pertanggung jawaban akan dikembaliakan
kepada puskesmas untuk perbaikan sampai dengan akhir bulan
berkenaan.
6. Surat pertanggung jawaban asli diarsipkan oleh puskesmas,sedangkan
tindasannya diarsipkan oleh bidang-bidang sesuai kewenangan teknis
masing-masing.
Pencatatan dan pelaporan pertanggung jawaban meliputi :
1. Dalam mempertanggung jawabkan pengelolahan dana
kapitasi,bendahara JKN membuat dokumen laporan pertanggung
jwaban meliputi :
42
a. Buku kas umum pendapatan dan belanja
b. Bukti realisai pendapatan dan belanja
c. Bukti atas penyetoran PPN / PPH ke kas negara
d. Buku register penutup kas
2. Bendahara dana kapitasi JKN mencatat pendapatan dan belanja pada
buku kas dan menyampaikannya setiap bulan kepada kepala
puskesmas dengan melampirkan bukti-bukti pendapatan dan belanja
yang sah paling lambat tanggal 5 pada bulan berikutnya untuk
pengesahan oleh kepala puskesmas.
3. Berdasarkan buku kas tersebut,bendahara dana kapitasi JKN
menyusun laporan realisai pendapatan dan belanja puskesmas.
4. Kepala puskesmas menyampaikan laporan realisasi pendapatan dan
belanja puskesmas dengan meampirkan :
a. Surat pernyataan pertanggung jawaban kepala puskesmas
paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya dan untuk bulan
Desember disampaikan paling lambat bulan Desember.
b. Fotocopy rekening koran dana kapitasi JKN puskesmas bulan
berkenaan.
Mengenai laporan keuangan dan pengawasan dana kapitasi JKN
meliputi :
1. Kepala puskesmas bertanggung jawab secara formal dan
material atas pendapatan dan belanja dana kapitasi JKN.
2. Pendapatan dan belanja disajikan dalam laporan Keuangan
Dinas Kesehatan yang akan di konsodlidasikan menjadi
laporan keuangan pemerintah Daerah
3. Tata cara dan format penyusunan laporan keuangan dilakukan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan di
bidang di bidang pengelolaan keuangan daerah
4. Kepala dinas kesehatan dan kepala puskesmas melakukan
pengawasan secara berjenjang terhadap penerimaan dan
pemanfaatan dana kapitasi oleh Bendahara dana lapitasi JKN
pada puskesmas
5. Aparat pengawasan Intern Pemerintahan Kota Surabaya
melaksanakan pengawasan fungsional terhadap pengelolaan
dan pemanfaatan dana kapitasi sesuai ketentuan yang berlaku
6. Pengawasan secara berjenjang dilaksanakan untuk
meyakinkan efektifitas,efisiensi,dan akuntabilitas pengelolaan
serta pemanfaatan dana kapitasi
2.3.1.2.2 Dana BOK (Bantuan Operasional Kesehatan)
Sasaran
a. UPTD puskesmas Pucang Sewu dan jaringannya
b. Dinas Kesehatan Kota Surabaya
Ruang Lingkup kegiatan BOK,meliputi:
a. Upaya Kesehatan Promotif dan preventif
b. Dukungan manajemen di UPTD puskesmas pucang sewu
c. Dukungan manajemen SKPD Kesehatan kabupaten/Kota
Mekanisme Pengelolaan Anggara,Meliputi:
A. Pemanfaatan Dana Kapitasi JKN
43
Dana Kapitasi JKN di Puskesmas dimanfaatkan seluruhnya untuk
1. Pembayaran jasa Pelayanan Kesehatan
2. Dukungan biaya operasional pelayanan kesehatan yang terdiri dari:
a. Biaya obat,alat kesehatan,dan bahan medis habis pakai
b. Biaya operasional kesehatan
c. Biaya promosi kesehatan
3. Jasa Pelayanan kesehatan yang di tetapkan sebesar 60% dari total
dana kapitasi yang dimanfaatkan untuk
a. Biaya jasa pelayanan Kuratif-Rehabilitatif sebesar 75% dari alokasi
dana jasa Pelayanan kesehatan
b. Biaya jasa Pelayanan promotif Preventif sebesar 25% dari alokasi
dana jasa pelayanan kesehatan
4. Alokasi dana kapitasi untuk dukungan biaya operasional pelayanan
kesehatan ditetapkan sebesar 40% dari total dana kapitasi,yang
dimanfaatkan untuk:
a. Biaya obat, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sebesar
30% dari total dana kapitasi JKN. Jenis obat ,alat kesehatan,dan
bahan medis habis pakai yang dibiayai dana kapitasi JKN mengacu
pada Formularium Nasional dan Standar Pengobatan (Permenkes
RI No.5 Tahun 2014)
b. Biaya operasional kesehatan dan biaya promosi kesehatan
ditetapkan sebesar 10% dari total dana kapitasi JKN
5. Pelaksanaan dan Penatausahaan Keuangan Dana Kapitasi
a. Dana Kapitasi dibayarkan langsung oleh BPJS Kesehatan kepada
Bendahara Dana Kapitasi JKN Puskesmas
b. BPJS memberi laporan kepada Dinas Kesehatan mengenai besaran
dana kapitasi yang diterima masing-masing Puskesmas paling
lambat tanggal 15 setiap bulannya
c. Kepala Dinas Kesehatan melalui bidang Jaminan dan Sarana
kesehatan memberikan salinan laporan kepada seluruh kepala
puskesmas
d. Bunga atau Saldo Rekening dana Kapitasi JKN disetorkan ke
Rekening Kas Daerah setiap bulannya dengan mekanisme
mengikuti ketentuan peraturan perundangan-undangan yang berlaku
6. Pengelolaan Kas:
a. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dilaksanakan melalui
rekening dana kapitasi JKN
b. Dalam pengelolaan kas,Puskesmas menyelenggarakan:
(1) Perencanaan penerimaan dan pengeluaran kas
(2) Penerimaan pendapatan
(3) Penyimpanan kas dan pengelolaan rekening dana kapitasi JKN
(4) Pembayaran
7. Penatausahaan Pengeluaran
a. Pengajuan Nota Permintaan Dana (NPD)
44
(1) Bendahara Dana kapitasi JKN melalui Kepala Puskesmas
mengajukan usulan NPD masing-masing belanja kepada PPTK
berdasarkan rencana Penyerapan belanja puskesmas
(2) NPD jasa pelayanan kesehatan,belanja operasional pelayanan
kesehatan,dan belanja obat,alat kesehatan,dan bahan medis
habis pakai diajukan paling lambat akhir bulan sebelumnya
(3) PPTK mengajukan NPD kepada PPK-SKPD,mengetahui PPK
dan atau KPA
(4) Setelah diverifikasikan PPK-SKPD,NPD dikembalikan kepada
bendahara JKN untuk pencairan dana kapitasi JKN
b. Jasa Pelayanan Kesehatan
(1) Kepala Puskesmas menentukan besaran pembagian jasa
pelayanan kesehatan dengan ketentuan sebagai berikut:
A) Jasa Pelayanan merupakan penjumlahan dari jasa pelayanan
kuratif-rehabilitatif dan jasa pelayanan promotif-preventif
B) Jasa pelayanan Kuratif-Rehabilitatif diberikan kepada tenaga
non kesehatan dengan mempertimbangkan variabel:
i. Jenis ketenagaan dan atau jabatan
ii. Kehadiran
C) Variabel Jenis ketenagaan dan atau jabatan sebagaimana
dimaksud dalam huruf B) dinilai sebagai berikut:
i. Tenaga medis diberi nilai 150
ii. Tenaga apoteker atau tenaga profesi keperawatan (ners)
diberi nilai 100
iii. Tenaga kesehatan setara S1/D4 diberi nilai 60
iv. Tenaga non kesehatan minimal setara D3,tenaga
kesehatan setara D3,atau tenaga kesehatan dibawah D3
dengan masa kerja lebih dari 10 tahun diberi nilai 40
v. Tenaga kerja dibawah D3,diberi nilai 15
vi. Tenaga non kesehatan dibawah D3,diberi nilai 15
D) Tenaga sebagaimana dimaksud pada (C) yang merangkap
tugas administratif sebagai kepala FKTP ,kepala tata
usaha,atau Bendahara dana Kapitasi JKN diberi tambahan
nilai 30
E) Vaiabel kehadiran dinilai sebagai berikut
i. Hadir setiap hari kerja ,diberi nilai 1 poin per hari
ii. Terlambat hadir atau pulang sebelum waktunya yang
diakumulasi sampai dengan 7 jam dalam 1 bulan
dikurangi 1 poin
iii. Ketidakhadiran akibat sakit,cuti(maksimal 12 hari kerja
dalam setahun),dan atau penugasan ke luar oleh kepala
puskesmas tetap diberi nilai 1 poin per hari
iv. Cuti besar,cuti melahirkan,dan atau di luar tanggungan
negara,dikurangi 1 poin per hari
45
F) Jumlah jasa pelayanan kuratif-rehabilitatif yang diterima oleh
masing-masing tenaga kesehatan dan tenaga non kesehatan
dihitung sebagai berikut :
Jumlah nilai seseorang X Jumlah dana jaspel kuratif-
rehabilitatif
Jumlah nilai seluruh tenaga
Keterangan : Jumlah nilai diperoleh dari nilai variabeljenis
ketenangan jenis dan atau jabatan ditambah nilai variabel
kehadiran
G) Jasa pelayanan promotif-preventif diberikan kepada tenaga
kesehatan dan tenaga non kesehatan yang dilakukan upaya
promotif preventif perorangan dengan pertanggung jawaban
dilampiri surat tugas dari kepala puskesmas.
H) Jasa pelayanan kesehatan yang diterima oleh seorang tenaga
dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut :
Jumlah jasa pelayanan kuratif rehabilitatif + jumlah
pelayanan promotif prementif
(2) Kepala bidang jaminan dan sarana kesehatan melakukan
verifikasi pembagian jasa pelayanan kesehatan puskesmas
(3) Kepala bidang jaminan dan sarana kesehatan menyampaikan
hasil verifiaksi kepada kepala bidang pelayanan kesehatan
selaku KPA untuk melakukan persetujuan pembayaran.
(4) Bendahara dana kapitasi JKN melakukan pembayaran jasa
pelayanan melalui mekanisme transfer pada rekening tabungan
masing-masing tenaga dipuskesmas berdasarkan salinan hasil
verifikasi yang telah disetujui ole KPA.
c. Belanja obat,alat kesehatan,dan bahan medis habis pakai
(1) Kepala puskesmas menentukan kebutuhan obat, alat kesehatan,
dan bahan medis habis pakai sesuai AKP
(2) Puskesmas melakukan pembayaran kepada penyedia setelah
menerima obat,alat kesehatan,dan bahan medis habis pakai
d. Belanja Operasional Pelayanan kesehatan
(1) Puskesmas melaksanakan pengadaan sesuai AKP dengan
ketentuan:
a. Belanja s.d Rp. 50.000.000,- menggunakan mekanisme
pembelian langsung
b. Belanja di atas Rp. 50.000.000,- s.d Rp. 200.000.000
menggunakan mekanisme pengadaan langsung
8. Pengadaan barang/jasa dilaksanakan berdasarkan ketentuan yng
berlaku bagi pengadaan barang/jasa pemerintah. Berdasarkan prinsip
efisien, efektik, transparan, bersaing, adil atau tidak diskriminatif,
46
akuntabel, dan praktek bisnis yang sehat. Dilakukan oleh pejabat
penpengadaan atau pelaksana pengadaan.
Pelaksana pengadaan dapat berbentuk tim,panitia,atau unit yang
dibentuk kepla dinas kesehatan kota surabaya (tim PPHP) yang ditujuk
khusus untuk melaksanakan pengandaan barang dan atau jasa untuk
keperluan puskesmas.
Terdiri dari personil yang memahami tata cara pengadaan,substansi
pekerjaan atau kegiatan yang bersangkutan dan bidang lain yang
diperlukan.
9. Pengalokasian BOK
a. BOK yang diterima kabupaten atau kota di distribusikan kepada
setiap puskesmas yang ada diwilayah kabupaten atau kota tersebut.
Dasar perhitungan alokasi per puskesams memperhatikan
beberapa hal yang terkait dengan beban kerja,antara lain:luas
wilayah kerja puskesmas, jumlah produk yang menjadi tanggung
jawab puskesmas,jumlah UKBM,jumlah sekola
b. Bagi kabupaten atau kota dan atau puskesmas yang secara khusus
mendapatkan alokasi lokus prioritas BOK (formulir terlampir) diberi
tambahan dana sebesar Rp.40.000.000,- sampai dengan
Rp.50.000.000,- per tahun untuk kegiatan khusus berupa:
1) Penggandaan instrumen pendataan keluarga sehat.
2) Kunjungan rumah untuk pendapatan suluruh keluarga wilayah
kerja puskesmas
3) Analisis data untuk intervensi kegiatan.
10. Penggunaan BOK
a. Penggunaan BOK untuk upaya kesehatan masyarakat esensial dan
pengembangan minimal 60% dari alokasi BOK yang diterima
puskesmas. Pemanfaatan BOK selanjutnya untuk dukungan
manajemen,termasuk penyediaan barang habis pakai,reagen,tes
cepat,honor pengelola kuangan dan tim teknis. BOK dapat
dimanfaatkan untuk dukungan manajemen dikabupaten atau kota
atau satker BLUD pengelola BOK dengan besaran maksimal 6%
dari alokasi BOK yang diterima.
b. Penggunaan BOK untuk operasional upaya kesehatan dan
manajemen meliputi:
1) Biaya perjalanan dinas bagi kader atau lintasan sektoral atau
tenagan penugasan kesehatan,baik dalam maupun luar
wilayah . tata cara penyelenggaraannya mengacu pada
ketentuan perjalanan dinas yang ditetapkan dengan peraturan
kementrian dalam negeri.
2) Penyelenggaraan rapat-rapat,pertemuan konsinyasi.
c. Dalam rangka meningkatkan upaya promosi kesehatan,dana BOK
dapat digunakan untuk membayar 1(satu) orang per puskesmas
tenaga kontrak promosi kesehatan yang kontraknya ditetapkan
melalui SK kepala dinas kesehatan kota surabaya yang mengacu
pada peraturan yang berlaku.
47
Ketentuan khusus terkait dengan tenaga kontrak promoter
kesehatan adalah :
1) Berpendidikan minimal D3 kesehatan jurusan atau peminatan
kesehatan masyarakat diutamakan jurusan atau peminatan
promosi kesehatan atau ilmu perilaku,dengan pengalaman
kerja minimal 1 tahun dibidangnya.
2) Diberikan honor minimal sesuai upah minimum di kabupaten
atau kota yang berlaku dengan target kinerja bulanan yang
ditetapkan secara tertulis oleh kepala puskesmas (output
based performance).
3) Diberikan hak atau fasilitas yang setara dengan staf
puskesmas lainnya termasuk jaminan kesehatan Nasional
(JKN).
4) Lama kontak maksimal 1(satu) dapat diperpanjang sesuai
ketersediaan anggaran dan capaian target kinerjanya.
Table 2.4 Rincian Kegiatan Pemanfaatn BOK
No. Upaya Kesehatan Jenis Pelayanan Jenis Kegiatan
1 Upaya Kesehatan 1. Pelayanan Pendataan sasaran (TERPADU)

Ibu
Pelayanan Antenatal / pemeriksaan

kehamilan
Pemberian PMT Bumil KEK
Pelaksanaan Program
Perencanaan Pencegahan
Persalinan dan Komplikasi (P4K)
Pemantauan bumil resiko tinggi
Pelaksanaan kelas ibu
Kunjungan rumah PUS yang tidak

ber-KB atau drop out
Pelacakan kasus kematian ibu
Pembinaan pelayanan kesehatan

ibu
48
2. Pelayanan Ibu Pelayanan nifas termasuk KB
Nifas
Pemantauan kesehatan ibu nifas
2 Upaya Kesehatan 1. Pelayanan Pemeriksaan neonatus

Neonatus dan Bayi Kesehatan
Neonatus
Pemantauan kesehatan neonatus
termasuk neonatus resiko tinggi
Pelacakan kematian neontal
2. Pelayanan Pemantauan kesehatan bayi

Kesehatan Bayi (pengukuran pertumbuhan,
pemantauan perkembangan,
pemberian vitamin A, imunisasi
dasar lengkap)
Kunjungan rumah/pendampingan
Pemantauan bayi resiko tinggi
Pemeriksaan neonatus
3 Upaya Kesehatan Pelayanan Pemantauan kesehtan neonatus

Anak Balita dan Kesehatan Anak termasuk neonatus risiko tinggi
Pra Sekolah Balita dan Pra
Sekolah
Pelacakan kematian neonatal
Pemantauan kesehatan bayi

(pengukuran pertumbuhan,
pemantauan perkembangan,
pemberian vitamin A, imunisasi
dasar lengkap)
Surveilance dan pelacakan Gizi

buruk
Pemberian PMT Penyuluhan/ PMT
49
pemulihan
4 Upaya Kesehatan Pelayanan Pembinaan usia sekolah, UKS/

Anak Usia Sekolah kesehatan anak dokter kecil
dan Remaja usia sekolah
institusi/tempat
terdapat sasaran Penjaringan peserta didik (kelas I,
yang memiliki 7, 10)
risiko tinggi
terhadap
kesehatan seperti Pemeriksaan berkala peserta didik
: sasaran pada
kelompok pekerja
Pemberian TTD untuk remaja putri
rentan (nelayan,
TKI, Pekerja
Perempuan)
Bulan Imunisasi anak sekolah
Pembinaan kesehatan Karang

Taruna/remaja
5 Imunisasi 1. Imunisasi Pendataan Sasaran

Dasar; imunisasi a. Validasi data hasil cakupan
dasar lengkap imunisasi
termasuk
introduksi vaksin b. Surveilans KIPI (Kejadian
baru, penggantian Ikutan Pasca Imunisasi)
vaksin tOPV
menjadi bOPV
Peningkatan kapasita SDM
(kesehatan dan non kesehatan)
Peningkatan kapasitas petugas

pemberi pelayanan imunisasi;
introduksi vaksin baru,
Surveilans/investigasi KIPI, teknis
pelayanan imunisasi, dan lain-lain
sesuai kebutuhan di lapangan
Peningkatan kapasitas kader

imunisasi; Peningkatan kapasitas
kader dalam berkomunikasi dengan
kelompo sasaran, pelaksanaan
imunisasi, sistem pencatatan dan
pelaporan dan lain-lain sesuai
kebutuhan di lapangan
50
Advokasi, Sosialisasi dan
Koordinasi
a. Advokasi/Sosialisasi/lokakar
ya dengan lintas program
dan lintas sektor terkait
program imunisasi dasar
b. Rapat koordinasi (internal
program dengan lintas
program maupun lintas
sektor)
Pemberdayaan masyarakat, Forum

komunikasi imunisasi dan
masyarakat peduli imunisasi
Pelayanan Imunisasi
2. Imunisasi Pendataan sasaran

lanjutan : DPT- a. Surveilans KIPI (Kejadian
HB-Hib, campak, Ikutan Pasca Imunisasi)
BIAS (campak,
DT, Td) dan TT b. Validasi data hasil cakupan
imunisasi
Peningkatan kapasitas SDM

(kesehatan dan non kesehatan)
a. Peningkatan kapasitas
petugas pemberi layanan
imunisasi untuk mendukung
kegiatan imunisasi lanjutan
pada balita, anak usia
sekolah dan wanita usia
subur meliputi:
surveilans/investigasi KIPI,
teknis dan pelayanan
imunisasi dan strategi
komunikasi
b. Peningkatan kapasitas kader

imunisasi dalam
berkomunikasi dengan
kelompok sasaran,
pelaksanaan imunisasi,
sistem pencatatan dan
51
pelaporan, dan lain-lain
sesuai kebutuhan di
lapangan untuk mendukung
kegiatan imunisasi lanjutan
pada balita, anak usia
sekolah dan wanita usia
subur (sesuai kebutuhan di
lapangan)

Koordinasi
program imunisasi lanjutan
sektor)
Pelaksanaan Pendataan Sasaran

Pekan Imunisasi a. Surveilans KIPI (Kejadian
Nasional (PIN), Ikutan Paska Imunisasi)
crash program,
backlog fighting, b. Validasi Data Hasil Cakupan
dan imunisasi Imunisasi
dalam rangka Peningkatan kapasitas SDM
penanganan KLB (kesehatan dan non kesehatan)
(outbreak respon
a. Peningkatan kapasitas
imunization/ORI)
petugas pemberi layanan
imunisasi dalam rangka
mendukung kegiatan
imunisasi tambahan, dalam
hal ini PIN Polio, crash
program, campak, backlog
fighting dan penanganan
KLB (ORI)
b. Peningkatan kapasitas kader
imunisasi: dalam rangka
mendukung kegiatan
imunisasi tambahan, dalam
hal ini PIN Polio, crash
program, campak, backlog
fighting dan penanganan
KLB (ORI)
52
Koordinasi
program imunisasi lanjutan
sektor)
Pelayanan Imunisasi di Pos

pelayanan imunisasi (Posyandu,
Puskesmas, Poskesdes, Polindes,
sekolah, Pos pelayanan lainnya
yang ditentukan dan kunjungan
rumah jika diperlukan
Ditribusi sarana dan prasarana

pelayanan imunisasi (vaksin, ADS
dan safety box, tinta)
6 Pelayanan Penyuluhan, orientasi sosialisasi,

Upaya Kesehatan kesehatan usia kesehatan reproduksi termasuk
Usia Reproduksi reproduksi keluarga berencana
Pembinaan
7 Upaya Kesehatan Pelayanan Pendataan Pra Lansia dan Lansia

Lanjut Usia kesehatan lanjut
Pelayanan lanjut usia di Posbindu,
usia
Posyandu Lansia
8 Upaya Kesehatan Pelayanan Inspeksi kesehatan lingkungan

Lingkungan kesehatan untuk tempat-tempat umum,
lingkungan tempaty pengolahan makanan,
sarana air minum
Pemeriksaan kualitas air minum,

makanan, udara, bangunan,
pemeriksaan terdiri dari pengambil
sampel
Orientasi natural leader STBM,

penjamah makanan, kader kesling
lainnya
Pemberdayaan masyarakat melalui

53
pemicuan STBM, Implementasi
HSP di rumah tangga dan sekolah,
rencana pengamanan air minum di
komunal, MPAPHAST di komunitas
pasar rakyat, sekolah dan hotel
serta bentuk pemberdayaan
masyarakat lainnya
Pembinaan paska pemberdayaan

termasuk verifikasi desa yang
melaksanakan STBM, desa SBS
dan TTU, TPM yang memenuhi
syarat
9 Upaya Promosi Pelayanan Penyegaran/refreshing, orientasi

Kesehatan Promosi kader kesehatan dalam upaya
Kesehatan kesehatan secara terpadu
Survei mawas diri, musyawarah

masyarakat desa
Advokasi tingkat desa, kecamatan

bidang kesehatan
Penggerakan keluarga/masyarakat
untuk mendukung program
kesehatan
Pembinaan/pendampingan
masyarakat, kelompok masyarakat
Penggalangan dukungan
masyarakat, lintas sektor, dunia
usaha
10 Upaya 1. Sosialisasi dan Sosialisasi dan penyuluan kepada

Pencegahan dan Penyuluhan masyarakat dan pemangku
Pengendalian kepentingan lainnya
Penyakit Menular
Langsung (antara
lain : TB, Orientasi kepada sektor kesehatan
HIV/AIDS, IMS,
54
2. Penemuan dan Penemuan kasus secara dini
Pencagahan Dini
Secara Aktif
Pelacakan kasus kontak
Pemberian obat pencegahan

(individu atau massal)
Kunungan rumah untuk follwo up

tatalaksana kasus
Pengambilan dan pengiriman

Hepatitis, Diare,
spesimen
Tiphoid, ISPA/
Pneumonia, Kusta,
Frambusia, dll) Pendampingan
Deteksi dini HIV/AIDS, TB,

Hepatitis pada ibu hamil dan
populasi berisiko
Pendataan sasaran
11 Upaya Sosialisasi dan Penguatan forum komunikasi

Pencegahan dan penyuluhan masyarakat desa/kelurahan
Pengendalian
Penyakit Tidak
Menular Deteksi diri dan Pengukuran dan pemeriksaan
tindak lanjut dini faktor risiko penyakit tidak menular
di Posbindu PTM
12 Upaya Pencegahan Sosialisasi dan penyuluhan KIE,

Pencegahan dan Masalah Keswa Keswa dan Napza pada
Pengendalian dan Napza masyarakat dan pemangku
Masalah Keswa kepentingan tentang antara lain :
dan Napza Ggn Depresi dan Cemas, Ggn
Psikotik, Penyalahgunaan Napza
(Alkohol dan Zat Psikoaktif
lainnya), pencegahan
pemasungan, pencegahan bunuh
diri
13 Upaya Kesehatan Pelayanan Pembinaan dan pemantauan

55
Masyarakat Kesehatan kesehatan tradisional
Pengembangan Tradisional
lainnya
Sosialisai, orientasi kesehatan
tradisional alternatif dan
komplementer
Table 2.5 Rincian Kegiatan Pemanfaatn BOK Untuk Dukungan Manajeman di

UPTD Puskesmas Klampis Ngasem
NO. KEGIATAN JENIS KEGIATAN
1 Manajemen Puskesmas Penyusunan perencanaan Puskesmas/

penyusunan POA
Lokakarya Mini Puskesmas bulanan/

tribulanan
Evaluasi/ penilaian Kinerja
Rapat-rapat lintas program dan lintas sektoral
2.4 PEDOMAN PEMBUATAN DOKUMEN

2.4.1 DEFINISI
Pembuatan dokumen adalah mengatur sistem perdokumentasian dokumen.
Pengaturan sistem dokumentasi dalam satu preoses implementasi akreditasi
UPTD Puskesmas Pucang Sewu dianggap penting karena dokumen merupakn
acuan kerja, bukti pelaksanaan penerapan kebijakan, program dan kegiatan, serta
bagian dari salah satu persyaratan Akreditasi Pucang Sewu. Dengan adanya
sistem dokumentasi yang baik dalam satu institusi/ organisasi diharapkan fungsi-
fungsi setiap personil maupun bagian-bagian dari organisasai dapat berjalan sesuai
dengan perencanaan bersama dalam upaya mewujudkan kinerja yang optimal.
2.4.2 RUANG LINGKUP
Ruang Lingkup pembuatan dokumen yang dimaksud dalam Akreditasi
Pucang Sewu secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal
dan eksternal.Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan
sistem menejemen mutu dan sisitem menejemen pelayanan. Regulasi internal
tersebut berupa kebijakan, pedoman, standar oprasional prosedur (SOP)dan
dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-
pedoman (regulasi) eksternal yang berlaku. Agar UPTD Puskesmas Pucang Sewu
memiliki acuan dan memudahkan dalam melakukan dokumentasi perlu disusun
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi UPTD Puskesmas Pucang Sewu.
Dokumntasi Akreditasi UPTD Puskesmas Pucang Sewu
A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber
1. Dokumen Internal
56
Sistem menejemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya
kesehatan perorangan (UKP), dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan
masyarakat (UKM) perlu dibekukan berdasarkan regulasi internal yang
ditetepakan oleh kepala UPTD Puskesmas Pucang Sewu. Regulasi internal
tersebut disusun dan ditetepkan dalam bentuk dokumen yang harus
disediakan oleh UPTD Puskesmas Pucang Sewu untuk memenuhi standar
akreditasi.
2. Dokumen Eksternal
Regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-
pedoman yang diberlakukan oleh Kementrian Kesehatan , Dinas Kesehatan
Provinsi/ Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan
bagi UPTD Puskesmas Pucang Sewu dalam menyelenggarakan administrasi
menejemen dan upaya kesehatan perorangan serta kusus bagi Puskesmas
untuk menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat. Dokumen-dokumen
eksternal sebaiknya ada di UPTD Puskesmas Pucang Sewu tersebut,
sebagai dokumen yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut
tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.
B. Jenis Dokumen Akreditasi UPTD Puskesmas Pucang Sewu
1. Dokumen Induk
Dokumen asli yang diberi stempel ASLI di sebelah kanan atas adana telah
disah kan oleh kepala UPTD Pusekmas Pucang Sewu.
2. Dokumen Terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/ tiap unit/ pelaksana,
terdaftar dalam dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan mejadi
acuan dalam melaksanaka pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan
(revisi). Dokumen ini harus ada tanda/ stempel TERKENDALI di sebelah kiri
atas.
3. Dokumen Tidak Terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas
permintaan pihak di luar UPTD Puskesmas Pucang Sewu digunakan untuk
keperluan insidensil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda / stempel TIDAK
TERKENDALI. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung
Jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak
Terkendali.
4. Dokumen Kedaluarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/ revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/ stempel
KADALUARSA. Dokumen induk didefinisikan dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
C. Jenis Dokumen yang Perlu disediakan
57
Dokumen-dokumen yang disediakan di UPTD Puskesmas Pucang Sewu adalah
sebagai berikut :
1. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas :
a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas,
c. Pedoman/ manual mutu,
d. Pedoman panduan teknis yang terkait dengan manajemen,
e. Standar Operasional Prosedur (SOP),
f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP),
1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK),
2) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK),
g. Kerangka Acuan Kegiatan.
2. Penyelenggaraan Upaya Keselamatan Masyarakat (UKM):
a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Pedoman untuk masing-masing UMK (esensisal maupun
pengembangan)
c. Standart Operasional Prosedur (SOP),
d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM,
e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.
3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)
a. Kebijakan Tentang Pelayanan Klinis,
b. Pedoman Pelayanan Klinis,
c. Standar Operasioanal Prosedur (SOP) klinis ,
d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/ Kegiatan Pelayanan Klinis
dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
Sebagai bukti pelaksanaan kegitan dan pelayanan, UPTD Puskesmas
Pucang Sewu perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan
yang dilaksanakan ) dan dokumen-dokumen pendukung lain. Seperti foto
copy ijazah, sertifikasi pelatihan , sertifikasi kalibrasi, dan sebagainya.
2.4.3 TATA LAKSANA
Mekaniikat Penyusunan Pembuatan Dokumen Akreditasi, meliputi:
Kebijakan adalah peraturan/ Surat Penetapan yang ditetapkan oleh Kepala
UPTD Puskesmas Puncang Sewu yang merupakan garis besar yang bersifat
mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penaggung jawab maupun pelaksana.
Berdasarkan pelaksana tersebut, disusun pedoman/ panduan dan standar
operasional prosedur ( SOP)yang memberikan kejelasan langkah-lagkah dalam
pelaksanaan kegiatan di Puskesmas.
Penyusun Peraturan / Surat Penetapan tersebut harus didasarkan pada
peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah , Peraturan
Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Mentri dan
pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementrian
Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kabupaten/ Kota.
Peraturan/ Surat Penetapan Kepada UPTD Puskesmas Puncang Sewu
dapat dalam pasal-pasal dalam penetapan tersebut, atau merupakan lampiran
dari peraturan / penetapan.
Format Peraturan/ Surat Penetapan disesuaikan dengan peraturan
Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut:
1. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital:
58
a. Kebijakan : Peraturan/ Penetapan Kepala UPTD Puskesmas
Pucang Sewu
b. Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran dalam tata naskah Dinas
Kesehatan Kota untu UPTD Puskesmas Pucang Sewu
c. Judul: ditulis judul peraturan/ Penetapan tentang
2. Konsideran,meliputi
a. Menimbang:
1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikira yang
menjadi latar belakang dan alasa pembuatan keputusan,
2) Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital
diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dan diletakkan dibagian
kiri,
3) Konsideran menimbnag diawali dengan penomoran
menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata
bahwadengan b huruf kecil,dan diakhiri dengan tanda
baca(;).
b. Mengingat:
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuatan peraturan/ Surat Penetapan
tersebut,
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatnya sederajat / lebih tinggi,
3) Kata mengingat diletakkan dibagian kiri sejajar kata
menimbang,
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan
sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang
lebih awal disebut lebih dulu,diawali dengan nomor 1,2, dst,
dan diakhiri dengan tanda baca (;).
3. Diktum:
a. Diktum Menetapkan dicantumkan sejajar dengan kata
menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik
dua (:);
b. Nama penetapan sesuai dengan judul penetapan (kepala),
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik (.).
4. Batang Tubuh:
a. Batang tubuh memuat semua substansi peraturan/ Surat
Penetapan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:
Kesatu:
Kedua:
Dst
b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/ Surat Penetapan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, peraturan
lainnya,
59
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/
Surat Penetapan, dan pada halaman terakhir ditandatangani
oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/ Surat Penetapan.
5. Kaki:
Kaki Peraturan/ Surat Penetapan merupakan bagian akhir substansi
yang memuat penanda tangan penarapan Peraturan/ Surat
Penetapan, Pengundangan peraturan/ penetapan yang terdiri dari:
a. Tempat dan tanggal penatapan,
b. Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,) dan diberi paraf
oleh Kapala Tata Usaha
c. Tanda tangan pejabat,dan
d. Nama lengkap pejabat yang menandatangani
6. Penandatanganan:
Peraturan/ Surat Penetapan Kepala UPTD Puskesmas Pucang Sewu,
ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskesmas Pucang Sewu.
7. Lampiran Peraturan/Surat Penetapan:
a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul
Peraturan/ Surat Penetapan,
b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala UPTD
Puskesmas Pucang Sewu.
8. Tiap halaman pada bagian bawah kanan diberi paraf oleh pembuat
surat penetapan dipaling kanan, kemudian paraf koordinator pojok
sebelah kirinya.
9. Seluruh dokumen Surat Penetapan ditulis menggunakan huruf format
arial dengan ukuran font 11 menggunakan spasi 1.15
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/ Surat
Penetapan yaitu:
1. Kebijakan yang telah ditetepkan Kepala UPTD Puskesmas Pucang
Sewu tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala UPTD
Puskesmas Pucang Sewu hingga adanya kebutuhan revisi atau
pembatalan.
2. Untuk kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis
sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.
60
2.5 PEDOMAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN
2.5.2 DEFINISI
Pedoman mutu dan keselamatan pasien meliputi Pedoman mutu dan
Keselamatan Pasien merupakan pedoman bagi Puskesmas Pucang Sewu
Surabaya berupa dokumen sistem manajemen yang menggambarkaan proses
pelayanan dan konsep Sistem Manajemen umenjalankan Sistem Manajemen
Mutu Puskesmas.
Akreditasi Puskesmas adalah proses penilaian eksternal oleh komisi
Akreditasi dan/ atau perwakilan di Provinsi terhadap Puskesmas untuk menilai
apakah sistam manajemen mutu dan sistem penyelenggaraan dan upaya pokok
sesuai dan standar yang ditetapkan.
sebagai berikut:
1. Kesehatan masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah
fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggaran upaya perseorangan
tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif,
untuk mencapai derajat masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah
kerjanya.
2. Upaya Kesehatan Perseorangan yang Selanjutnya disingkat UKP adalah
kegiatan dan/ atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang
ditunjukan untuk peningkatan, pencegahan, penyembuhan penyakit,
pengurangan penderita akibat penderita akibat penyakit dan memulihkan
kesehatan perseorangan
3. Upaya Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disingkat UKM setiap
kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dengan serta
mencegah dan menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan
sasaran keluarga, kelompok, dan masyarakat
4. Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam
bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan atau ketrampilan melalui
61
pendidikan di bidang kesehatan untuk jenis tertentu memerlukan
kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan
5. Tindakan Kedokteran Atau kedokteran Gigi Yang Selanjutnya disebut
tindakan kedokteran adalah suatu tindakan medis berupa preventif,
diagnostic, terapeutik dan rehabilitatif yang dilakukan oleh dokter atau dokter
gigi terhadap pasien
6. Mutu adalah kemampuan untuk memenuhi persyaratan berdasarkan
karakteristik yang dimiliki suatu produk
7. Mutu Pelayanan Kesehatan adalah derajat kesempurnaan yang memenuhi
kebutuhan masyarakat yang dilaksanakan sesuai dengan standard
pelayanan kesehatan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia,
wajar, efisien dan efektif serta memberikan kenyamanan dan memuaskan
sesuai norma dan etika, hukum sosial budaya dengan memperhatikan
keterbatasan dan kemampuan pemerintah dan masyarakat
8. Pelanggan : adalah seluruh masyarakat pengguna layanan di Puskesmas
Pucang Sewu
9. Kepuasan Pelanggan : perasaan senang dan nyaman yang diperoleh akibat
dari pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas Pucang Sewu, diukur melalui
metode kuisioner, kotak saran ataupun wawancara langsung
10. Pasien : seorang pelanggan yang menderita sakit dan memberikan
pelayanan klinis dari Puskesmas Puncang Sewu
11. Koreksi : tindakan memperindakan perbaikan yang dilakukan apabila ada
kesalahan
12. Tindakan Korektif : tindakan untuk memperbaiki tindakan yang tidak tepat
13. Tindakan Preventif : tindakan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak
diinginkan
14. Pedoman Mutu : panduan yang digunakan oleh Puskesmas panekan dan
menjamin kualitas pelayanan
15. Dokumen : rekaman segala kegiatan yang dilakukan di Puskesmas
16. Rekaman : semua rekaman tertulis yang ada di Puskesmas yang merupakan
hasil dari kegiatan yang dilakukan
17. Efektivitas : suatu pekerjaan yang dilakukan secara tepat waktu
18. Efisiensi : suatu kegiatan yang tepat sasaran yang dilakukan tanpa prosedur
yang berbelit
19. Proses : suatu perjalanan kegiatan yang dilakukan di Puskesmas
20. Indikator Mutu : yang menjadi target hasil kegiatan
21. Perencanaan Mutu : suatu proses perencanaan dalam hal menjaga kualitas
22. Kebijakan Mutu : hal-hal yang dilakukan untuk melegalkan suatu kegiatan
yang berkaitan dengan mutu
23. Sarana : fasilitas yang ada untuk menunjang kegiatan
62
24. Prasarana :peralatan yang ada untuk menunjang kegiatan
25. Kebijakan : peratukan/ surat keputusan yang ditetapkan oleh Puskesmas

yang merupakan garis besar yang brsifat mengikat dan wajib dilaksanakan
oleh penanggunng jawab maupun pelaksana.
26. Rencana Lima Tahunan Puskesmas : rencana yang disusun oleh kepala
Puskesmas bersama seluluh jajaran karyawan didasarkan pada analisis
kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal.
27. Perencanaan Tingkat Puskesmas : suatu proses kegiatan secara urut yang
harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumber daya yang
tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.
28. Pedoman : kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-lahkah
yang harus dilakukan merupakan dasar untuk menentukan dan
melaksanakan kegiatan .
29. Kerangka Acuan : dokumen yang dibuat sebagai acuan pelaksanaan
kegiatan yang menjelaskan cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai
dengan perjadwalan yang jelas dan evaluasi serta pelaporan.
30. Standar Operasional Prosedur : serangkaian intruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggara aktivitas organisasi
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
31. Referensi : Berisi dokumen eksternal sebagai penyusunan dokumen
akreditasi, bisa berbentuk baku, peraturan perundang-undangan atau bentuk
lain sebagai bahan pustaka.
2.5.3 RUANG LINGKUP
Ruang Lingkup Pedoman Mutu dan Keselamatan pasien merupakan
pedoman bagi Puskesmas Pucang Sewu Surabaya berupa dokumen sistem
manajemen yang menggambar proses pelayanan dan konsep Sistem
Manajemen Mutu, Struktur Organisasi Puskesmas, serta memuat berbagai
kebijakan operasional dalam rangka menjalankan sistem manajemen Mutu
Puskesmas.
Pedoman Mutu dan Keselamatan pasien ini digunakan pada proses
pelayanan dalam gedung Puskesmas Puncang Sewu yaitu pada Unit
Pendaftaran dan Kasir, Poli Umum, Poli Gigi, Poli KIA / KB & IMS, poli TB dan
KTH, Poli Battra, Unit Laboratorium, Unit Obat, Pojok Gizi, Pojok Sanitasi, Unit
Promkes dan Poli TB dan KTH . Dan juga digunakan pada proses pelayanan
dan kegiatan diluar gedung Puskesmas Pucang Sewu.
Ruang Lingkup penerapan Sistim Manajemen Mutu di Puskesmas
mencangkup :
1. Jenis Layanan UKP Puskesmas Puncang Sewu meliputi:
Pelayanaan Poli Umum,
Pelayanan Poli Gigi,
Pelayanan Poli KIA/KB
Pelayanan Poli Battra
63
Pelayanan Poli TB dan KTH
Pelayanan DDTK
Pelayanan Poli Psikoligi
Pelayanan Poli IMS
Pelayanan Pojok Laktasi,
Pelayanaan Upaya kegawatdaruratan
Pelayanan Konseling terpadu Gizi, Sanitasi, dan Promkes
Pelayanan Santun Lansia
Pelayanan Unit Pendaftaran
Pelayanan Unit Obat
Pelayanan Unit Laboratorium
2. Jenis layanan UKM Puskesmas Pucang Sewu meliputi:

Kesehatan ibu dan anak dan Keluarga Berencana
Promosi Kesehatan,
Kesehatan Lingkungan
Gizi
P2 (Pencegahan dan Pengendalian Penyakit)
Battra
Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi puskesmas yang memuat

komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan dan secara
berkelanjutan meningkatkan kesejahteraan Sistim Manajemen Mutu.
Kebijakan mutu ditetepkan oleh Kepala Puskesmas. Isi kebijakan mutu
sejalan dengan visi-misi atau tujuan puskesmas. Kebijakan mutu menjadi acuan
untuk menetapkan indikator mutu, mengevaluasi pencapaian indikator mutu
serta acuan perbaikan. Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami
oleh seluruh karyawan puskesmas. Kebijakan mutu ditinjau da dievaluasi secara
berkala setiap 3 tahun untuk menjamin kesesuaiannya.
KEBIJAKAN MUTU PUSKESMAS PUCANG SEWU

Meningkatkan Mutu Pelayanan secara berkelanjutan untuk
Kepuasan Masyarakat
2.5.4 KEBIJAKAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN UPTD PUSKESMAS

PUCANG SEWU
1. Kepala Puskesmas dan seluruh penanggung jawab UKP dan penanggung
jawab UKM wajib berpartisipasi dalam program mutu dan keselamatan pasien
mulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi.
2. Para pimpinan wajib melakukan kolaborasi dalam pelaksanaan Program mutu
dan keselamatan pasien yang diselenggarakan di seluruh jajaran puskesmas.
3. Perencanaan mutu disusun oleh seluruh jajaran Puskesmas Pucang Sewu
dengan pendekatan multidisiplin, dan dikoordinasikan oleh Wakil Manajemen
Mutu.
4. Perencanaan mutu berisi:
a. Area prioritas berdasarkan data dan informasi, baik dari hasil
monitoring dan evaluasi indikator, maupun keluhan
pasien/keluarga/staf dengan mempertimbangkan kekritisan, risiko
tinggi dan kecenderungan terjadinya masalah.
64
b. Salah satu area prioritas adalah sasaran keselamatan pasien.
c. Kegiatan-kegiatan pengukuran dan pengendalian mutu dan
keselamatan pasien yang terkoordinasi dari semua unit pelayanan.
d. Pengukuranmutu dan keselamatan pasien dilakukan dengan pemilihan
indikator, pengumpulan data, untuk kemudian dianalisis dan ditindak
lanjuti dalam upaya peningkatan mutu dan keselamatan pasien.
e. Indikator meliputi manajerial, indikator kinerja UKM, dan indikator klinis,
yang meliuputi indikator struktur, proses, dan outcome.
f. Upaya-upaya perbaikan mutu dan keselamatan psien melalui
standarisasi, perancangan sisitem, rancang ulang sistem untuk
peningkatan mutu dan keselamatan pasien.
g. Penerapan manajemen risiko pada semua lini pelayanan baik
pelayanan klinis maupun penyelenggaraan UKM.
h. Manajemen risiko klinis untuk mencegah terjadinya kejadian sentinel,
kejadian tidak diharapkan, kejadian nyaris cedera, dan keadaan
potensial cedera.
i. Program dan kegiatan-kegiatan peningkatan mutu pelayanan klinis dan
keselamatan pasien, termasuk di dalamnya program peningkatan mutu
laboratorium dan program peningkatan mutu pelayanan obat.
j. Program pelatihan yang terkait dengan peningkatan mutu dan
keselamatan pasien.
k. Rencana pertemuan sosialisasi dan koordinasi untuk menyampaikan
permasalahan, tindak lanjut, dan kemajuan tindak lanjut yang
dilakukan.
l. Rencana monitoring dan evaluasi program mutu dan keselamatan
pasien.
5. Perancangan sistem/proses pelayanan memperhatikan butir-butir dibawah ini:
a. Konsisten dengan visi, misi, tujuan dan tata nilai Puskesmas, dan
perencanaa Puskesmas.
b. Memenuhi kebutuhan pasien, keluarga, dan staf
c. Menggunakan pedoman penyelenggaraan UKM, pedoman praktik
klinis, standar pelayanan klinis, kepustakaan ilmiah dan berbagain
panduan dari berbagai profesi maupun panduan dari Kementrian
Kesehatan.
d. Sesuai dengan praktik bisnis yang sehat.
e. Mempertimbangkan informasi dari manajemen risiko
f. Dibangun sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan yang ada di
Puskesmas
g. Dibangun berbasis praktis klinis yang baik.
h. Menggunakan informasi dari kegiatan peningkatan yang terkait sistim
pelayanan.
6. Seluruh kegiatan mutu dan keselamatan pasien harus di dokumentasikan.
7. Wakil manajemen mutu wajib melaporkan kegiatan peningkatan mutu dan
keselamatan pasien kepada Kepala Puskesmas tiap tribulan.
8. Berdasarkan pertimbangan hasil keluhan pasien/keluarga dan staf, serta
mempertimbangkan kekritisan , risiko tinggi, dan potensial bermasalah, maka
area prioritas yang perlu mendapat perhatian dalam peningkatan mutu dan
keselamatan pasien adalah:
a. Pencapaian 6 sasaran keselamatan pasien
65
1. Puskesmas mengembangkan pendekatan untuk
memperbaiki/meningkatkan ketelitian identifikasi pasien.
2. Puskesmas mengembangkan pendekatan untuk meningkatkan
efektifitas komunikasi antar para pemberi layanan.
3. Puskesmas mengembangkan pendekatan untuk memperbaiki
keamanan obat-obat yang perlu diwaspadai (high alert)
4. Puskesmas mengembangkan pendekatan untuk memastikan tepat
lokasi, tepat prosedur, tepat pasien.
5. Puskesmas mengembangkan pendekatan untuk mengurangi resiko
infeksi yang terkait pelayanan kesehatan.
6. Puskesmas mengembangkan pendekatan untuk mengurangi resiko
pasien dari cedera karena jatuh.
b. Pelayanan rawat jalan
c. Pelayanan Farmasi
d. Pelayanan Gawat Darurat
2.5.5 PENGORGANISASIAN
Setiap karyawan mempunyai uraian tugas, tanggung jawab wewenang
secara jelas, tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang
ditetapkan (kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan
pengalaman)
Untuk melancarkan pelaksanaan tugas tersebut, Puskesmas harus:
1. Dapat menentukan kebutuhan personil sesuai dengan standart kopetensi
yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, ketrampilan,
pengalaman guna meningkatkan pelayanan kesehatan
2. Meningkatkan kesadaran karyawan terhadap aktifitas kegiatan pelayanan
yang memberi peran penting (berkonteri bisi) dalam pencapai an tujuan
indikator mutu dan kepuasan pelanggan
3. Mendukung adanya pelatihan, / seminar / pendidikan formal, non formal
(Continuing Professional Development / CPD)
4. Melaksanakan tranferinformasi kepada seluruh karyawan mengenai hasil-
hasil pelatihan, seminar-seminar
5. Menampung ide-ide inovasi karyawan
6. Merancanakan kebutuhan pelatihan dan menunjukkan pelatihan dan
mengajukan usulan kebutuhan pelatihan
7. Monitoring dan evaluasi hasil pelatihan yang telah dilaksanakan
8. Sertifikasi pelatihan disimpan dan terdokumentasi sebagai aset sumber
Daya Manusia Puskesmas
Puskesmas Pucang Sewu menjamin karyawan yang bekerja dipelayanan
rawat jalan memiliki kopetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan
pengalaman yang sesuai.
Kopetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agardapat
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat benar sesuai dengan
sasaran dan persaratan yang telah direncanakan harus dipastikan dipenuhi.
2.5.5 PENINGKATAN PEMAHAMAN DAN KOMITMEN TENTANG MUTU DAN
KESELAMATAN PASIEN
66
Kepada Puskesmas, penangung jawab manajemen mutu, penanggung
jawab upaya kesehatan baik perorangan maupun masyarakat, dan seluruh
karyawan Puskemas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh
persyaratan yang ada pada Pedoman mutu dan keselamatan pasien ini
Komitmen Manajemen Puskesmas Puncang Sewu :
1. Melaksanakan Tugas dengan iklhas, jujur dan bertanggung jawab
2. Menunjang Tinggi Sportifitas dan Kebersamaan antar karyawan
3. Memberikan Penyelengaraan Kesehatan secara adil, professional dan
bermutu
Manajemen bertekat untuk menjalankan sistem manajemen mutu secara
konsisten dan konsekuen untuk mendukun pencapaian sasaran-sasaran yang
diinginkan. Kepada Puskesmas mewajibkan semua koordinator unit untuk:
Memahami sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara
konsisten.
Mengkomunikasikan kepada karyawan (pelaksana) tentang pentingnya
mutu dan kepuasan pasien.
Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran-sasaran yang ingin
dicapai.
Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas sistem manajemen mutu.
Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan
sistem.
Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek
kegiatan.
2.5.6 KETERLIBATAN MASYARAKAT DAN PENGGUNA PELAYANAN
PUSKESMAS, SERTA LINTAS SEKTOR TERKAIT
Dalam Kegiatan penyelengaraan program dan pelayanan, Puskesmas
Pucang Sewu melibatkan masyarakat, pengguna layanan dan lintas sektor
terkait. Puskesmas Pucang Sewu juga melibatkan masyarakat dalam
perencanaan dan pelaksanaan program dan pelayanan puskesmas. Hal ini
sebagai upaya fasilitasi yang bersifat persuasif dan tidak memerintah yang
bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, sikap, perilaku, dan kemampuan
masyarakat dalam menemukan, merencanakan, . termasuk partisipasi dan
dukungan tokoh-tokoh masyarakat serta LSM yang ada dan hidup dalam
masyarakat dan wilayah kerja UPTD Puskesmas Pucang Sewu. Dalam upaya
melibatkan masyarakat dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan
pelayanan puskesmas, UPTD Puskesmas Pucang Sewu melakukan pertemuan
tingkat kelurahan, melakukan survay Mawas Diri (SMD) dan melakukan
Musyawarah Masyarakat Kelurahan (MMD.
2.5.7 PROGRAM PENINGKATAN MUTU DAN KINERJA MANAJERIAL
1) Penilaian mutu dan kinerja manajerial
1. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Setiap koordinator Poli / unit pelayanan berkewajiban membuat
perencanaan kerja untuk Poli / unit untuk pelayanan masing-masing
termasuk:
1. Merencanakan sistem manajemen mutu untuk unit kerjanya
67
2. Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan
secara efektif
3. Memastikan semua indikator dan persyaratan yang telah ditetepkan
dicapai
4. Memelihara / mempertahankan sistem manajemen mutu pada unitnya
5. Melakukan perbaikan / penyempurnaan dan peningkatan secara terus
menerus dari Sistem Manajemen Mutu
2. Pencapaian indikator mutu
1. Koordinator Poli / unit pelayanan menetapkan indikator mutu poli / unit
pelayanan. SMART, Spesific ( Spesifik), Measurable (terukur),
Achlevable (dapat tercapai), Rellable (realistis/wajar) dan Time
Frame (berjangka waktu)
2. Koordinator Poli / unit pelayanan bertanggung jawab untuk
memastikan Poli / unit pelayanan
3. Indikator mutu setiap Poli / unit pelayanan dipastikan terdokumentasi
4. Indikator mutu harus sesuai dengan kebijakan mutu
5. Perbaikan / perubahan indikator mutu setiap 6 bulan (periode Januari-
Juni dan Juli-Desember)
Indikator mutu ditetapkan berdasrkan standar kinerja/standar
pelayanan yang meliputi indikator-indikator pelayanan klinis/upaya
kesehatan perorangan dan indikator penyelenggaraan upaya kesehatan
masyarakat yang disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan
harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk
mencapai sasaran kinerja yangditetapkan.
2) Audit Internal
a. Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem mutu dalam
pelaksanaan program diimplementasikan secara efektif dan hasilnya
sesuai dengan yang direncanakan.
b. Tim audit dibentuk oleh kepala puskesmas dan dibekali pemahaman
yang cukup sebelum melaksanakan audit.
c. Rencana audit direncanakan oleh tim audit dengan
mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan bagian yang
akan diaudit.
d. instrumen audit internal setiap 6 bulan sekali.
e. Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan
terdokumentasi
f. Dalam setiap pelaksanaan audit, auditor harus memperhatikan hasil
audit yang ter dahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya.
g. Penanggung jawab program/poli/ unit diperiksa bertanggung jawab
untuk menindakindak-lanjuti temuan audit pada bagiannya.
h. Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan-
tindakan yang telah diambil.
i. Tim audit bertanggung jawab terhadap hasil audit dan melapor
kepada Ketua Tim manajemen Mutu dengan tembusan kepada
Kepala Puskesmas.
3) Pemantauan dan pengukuran proses
Pemantauan dan pengukuran proses layanan program UKM diketahui
Melalui umpan balik sasaran.
68
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
Pemantauan dan pengukuran hasil layanan UKM dilakukan dengan
membandingkan hasil layanan dengan target indikator Standar pelayanan
Minima (SPM),Penilaian Kinerja Puskesmas (PKP), dan Indikator Kinerja
Utama (IKU).
a. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
Hasil pencapaian program UKM yang tidak sesuai dengan
pencapaian akan dibahas dan diselesaikan melalui komunikasi
internal antara pemegang program dan tim manajemen mutu dan
melalui minilokakarya bulanan untuk mencari penyebab masalahnya
dan menemukan solusinya.
b. Analisis Data
Penanggungjawab UKM dan penanggungjawab program melakukan
analisis data, setelah ditemukan permasalahan/ kendala/ hambatan
yang ada di program UKM kemudian didiskusikan secara berkala
bagaimana pemecahannya.
Kegiatan ini dilaksanakan setiap bulan melalui minilokakarya bulanan,
setiap tiga bulan melalui minilokakarya lintas sektor dan setiap ahir
tahun melalui minilokakarya tahunan.
c. Peningkatan berkelanjutan
Penanggungjawab UKM dan penanggungjawab program akan
melakukan peningkatan secara berkala setelah diperoleh bagaimana
cara memesahkan masalah sesuai dengan matrik rencana tindak
lanjut.
Penanggungjawab UKM akan melakukan monitoring dan evaluasi
secara berkelanjutan mengenai perkembangan dari pelaksanaan
rencana tindak lanjut tersebut. Apabila pelaksanaan belum maksimal
maka dilakukan analisis bersama dengan penanggungjawab dan
pelaksana program untuk menemukan kendala dan hambatan secara
disusun rencana tindak lanjut kembali.
d. Tindakan Korektif
Tindakan korektif adalah rangkaian kegiatan untuk menindak lanjuti
hasil pelayanan -pelayanan mutu dan kinerja yang tidak sesuai
dengan standar/ indikator yang telah ditetepkan. Tujuan dari tindakan
korektif adalah memperbaiki pelayanan mutu dan kinerja tidak sesuai
dengan standar/ indikator yang telah ditetepkan.
e. Tindakan preventif
Tindakan preventif adalah suatu cara untuk mencegah hasil yang
sesuai dengan targetsasaran dan indikator. Tujuan tindakan preventif
mengantisipasi terhadap hasil kegiatan yang tidak sesuai dengan
target sasaran dan indikator. Yang telah ditetapkan.
3) Pertemuan Tinjauan Manajemen
Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting
dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi
dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu. Kepada Puskesmas harus
melakukan tinjauan terhadap Sistem Manajemen Mutu pada interna waktu
yang ditentukan, guna memastikan kesesuaian, kecukupan dan
efektifitasnya.
69
Tinjauan Manajemen adalah Rapat untuk membalas hasil analisis
kebutuhan, harapan dan kepuasan, hasil audit internal, hasil pertemuan
tinjauan manajemen yang lalu dan rekomendasi, serta tindak lanjut
pertemuan. Tujuan diadakanya Rapat Tinjauan manajemen adalah untuk
pengendalian proses dan perbaikan dalam upaya menjamin mencapai
sasaran serta persyaratan-persyaratan umum yang dilaksanakan dengan
cara mengolah data hasil pemantauan dan pengukuran.
A. Masukan Tinjauan Manajemen
1. Penanggung jawab manajemen mutu melaksanakan rapat Tinjauan
Manajemen pada hari rabu minggu kedua setiap 3 bulan sekali (hari
bisa dirubah sesuai kesepakatan)
2. Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi/ dinotulenkan
3. Agenda Tinjauan Manajemen ditentukan jauh hari sebelum evaluasi
dilaksanakan
4. Agenda Tinjauan Manajemen mencangkup antara lain hal-hal sbb:
a. Pembukaan
b. Sambutan Kepada Puskesmas Pucang Sewu
c. Pemaparan hasil audit internal
d. Umpan balik/ keluhan pelanggan (survay kepuasan pelanggan
atau keluhan yang sifatnya langsung)
e. Pencapaian Kinerja proses/ hasil pelayanan
f. Evaluasi kegiatan manajemen resiko
g. Hasil tindakan koreksi/ pencegahan
h. Rencana tindak lajut dari hasil Tinjauan Manajemen
sebelumnya
i. Perubahan-perubahan yang dapat Mutu
j. Rekomendasi untuk peningkatan
k. Informasi pencapaian indikator mutu
l. Rencana perbaikan Manajemen Mutu
m. Penutup
Masukkan tinjauan Manajemen didapatkan dari hasil temuan
manajemen resiko, capaian kinerja priodik beberapa data kinerja, data
hasil survay, data temuan manajemen resiko, temuan masalah, tindakan
preventif, kuretif, waktu pelaksanaan dan monitoring evaluasi tindakan
tersebut.
B. Luaran Tinjauan
Luaran tinjauan atau hasil dari tinjauan Manajemen adalah
rencana tindak lanjut untuk tindakan perbaikan mutu dan tindakan
preventif untuk mencegah terjadinya ketidak sesuaian terhadap
indikator mutu yang sudah disepakati bersama.
1. Hasil Tinjauan atau hasil dari Tinjauan Manajemen adalah rencana
tindak lanjut untuk tindakan perbaikan mutu dan tindakan preventif
untuk mencegah terjadinya ketidak sesuaian terhadap indikator mutu
dan kinerja di Puskesmanas Puncang Sewu.
2. Hasil Tinjauan Manajemen memuat keputusan-keputusan/ kesimpulan
mengenai tindakan yang perlu diambil
3. Tatacara melaksanakan Tinjauan Manajemen diuraikan dalam SOP
Tinjauan Manajemen
70
4) Evaluasi kinerja pihak ketidak
Puskesmas Puncang Sewu memestikan standarkinerja yang akan
digunakan dalam kegiatan yang melibatkan pihak ketiga yaitu kepastian
jatwal, sasaran, dan produk sesuai perjanjian, serta pemastian adanya
kontribusi dari pihak ketiga
Puskesmas Pucang Sewu melakukan monitoringterkait pemulihan
standar kinerja oleh pihak ketiga melalui evaliasi dan melakukan
pencatatan dan peraporan kepada kepala puskesmas dan tim manajemen
mutu.
2.5.8 PROGRAM PENINGKATAN MUTU DAN KINERJA UKM
Program peningkatan mutu Upaya Kesehatan Masyarakat UPTD Puskesmas
Pucang Sewu:
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja
a. Kegiatan diawali dengan pembuatan POA (plan Of Action) dari tiap
program UKM
b. POA disusun sesuai dengan harapan dan kebutuhan masyarakat
serta sesuai dengan target kegiatan puskesmas yang belum tercapai.
c. Harapan dan kebutuhan masyarakat diperoleh melalui survey
masyarakat, Survey dengan masyarakat, dan Survey kebutuhan yang
dilakukan.
d. Akses pelayanan langsung berhubungan dengan masyarakat.
e. Hasil kegiatan dianalisi secara langsung setelah kegiatan berjalan dan
ditentukan rencana tindak lanjut yang akan dilakukan.
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran
a. Penetapan persyaratan sasaran
1) Penanggung jawab program memahami secarajelas semua
persyaratan yang diminta oleh sasaran
2) Penanggung jawab program melakukan koordinasi dengan
lintas program dan lintas sektor terkait untuk pembahasan
semua persyaratan sasaran
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
Puskesmas melakukan peninjauan terlebih dahulu untuk
memastikn kemampuannya dalam memenuhi persyaratan
pelanggan.
c. Komunikasi dengan sasaran
Komunikasi dengan sasaran dilakukan melalui Musyawarah
Masyarakat Desa (MMD), pertemuan kader,pertemuan lintas
sektor dan penyuluhan masyarakat.
3. Anggaran Kegiatan UKM
Pembelian yang dilakukan dalam kegiatan program-program didanai dari
kegiatan APBD, APBN, BOK dan JKN
4. Penyelenggaraan UKM:
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
71
1) Pengendalian proses penyelenggaraan upaya kesehatan
masyarakat dilaksanakan sesuai perencanaan (POA) masing-
masing program.
2) Tiap penanggung jawab program membuat SOP untuk setiap
tindakan yang dikerjakan .
3) OSP dibuat untuk membimbing petugas pelaksana agar dapat
melaksanakan kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.
4) Peralatan yang diperlukan untuk proses penyelenggaraan upaya
kesehatan masyarakat dipastikan tersedia dan memenuhi
persyaratan.
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
Vlidasi diarahkan untuk mengkonfirmasi dan membuktikan bahwa
proses yang akan dijalankan memiliki kemampuan untuk mencapai
hasil yang diisyaratkan. Validasi dilakukan oleh masing-masing
pemegang program.
c. Identifikasi dan mampu telusur
Identifikasi penyelenggaraan upaya dilakukan melalui survey
kebutuhan, survey mawas diri, musyawarah desa dan asupan dari
masyarakat melalui rapat lintas sektor.
d. Hak dan Kewajiban sasaran
1) Hak Sasaran:
i. Memperoleh kejelasan informasi tentang kegiatan atau program
yang akan dilaksanakan UPTD Puskesmas Pucang Sewu di
wilayah kerjanya;
ii. Memperoleh informasi mengenai aturan, tata cara, dan peraturan
yang berlaku tentang kegiatan atau program;
iii. Memperoleh penyuluhan, pembinaan dan sosialisasi terkait dengan
kegoatan atau program UKM;
iv. Mengajukan usul, saran perbaikan atas program UKM;
2) Kewajiban Sasaran:
i. Berkonstribusi dalam menyelesaikan masalah kesehatan di wilayah
kerja UPTD Puskesmas Pucang Sewu;
ii. Memberikan atau membantu menyampaikan informasi terkait
dengan masyarakat sekitar;
iii. Mendukung program kegiatan UKM di wilayah UPTD Puskesmas
Pucang Sewu;
iv. Mematuhi segala aturan dan kesepakatan yanag telah disepakati
bersama.
e. Manajemen resiko dan keselamatan
1) Identifikasi Resiko
a. Identifikasi resiko dilakukan untuk melihat kejadian yang
mungkin terjadi dan dapat menimbulkan kerugian dimasa yang
akan datang.
b. Hal yang perlu diperhatikan untuk melakukan identifikasi resiko
adalah ketersediaan data yang akurat, keterbukaan, kejujuran,
dan proporsional.
72
c. Teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan identifikasi
resiko antara lain melalui brainstroming, survey, wawancara,
informasi, histori ataupun kelompok kerja.
2) Risk Asses atau analisa
a. Risk asses atau analisa dilakukan berdasarkan hasil identifikasi
Resiko
b. Menggunakan Matriks Grading Resiko:
Menyusun kriteria frekuensi, severty dan dampak
Menganalisa frekuensi dan severity terhadap dampak resiko
dalam sebuah matrik
Menyusun matriks grading risiko berdasarkan analisa
frekuensimdan severity
3) Rencana Pelaksanaan (Plan Action)
Rencana tindak lanjut bertujuan untuk meminimlisirkan risiko dan
keselamatan bagi petugas, masyarakat dan lingkungan.
4) Implementasi
Implementasi dilakukan sesuai dengan rencana tindak lanjut dan
dilaksanakan oleh seluruh karyawan yang dikoordinasi oleh tim
manajemen risiko Puskesmas Pucang Sewu.
5) Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi dilakukan secara rutin sebagai tolak ukur
keberhasilan kegiatan manajemen resiko.
Tabel 2.6 Contoh manajemen resiko Upaya Kesehatan Masyarakat di UPTD
Puskesmas Pucang Sewu
Kegiatan Resiko Analisa Rencana Pencegahan
1.Penyuluhan
Keracunan,
Fogging Asap tebal 2.Pemberitahuan sebelum
sesak napas
pelaksanaan
Imunisasi
Panas, kulit Pemberitahuan ke sekolah dan ke
anak KIPI
merah, bengkak wali murid
sekolah
Ditolak
Petugas datang 1.Membawa surat tugas
Rumah pemilik
tanpa membawa 2.Membuat pemberitahuan kepada
makan rumah
surat tugas RT, RW dan pemilik rumah makan
makan
Pembuanga Limbah dibuang 1.Pembinaan dan penyuluhan

UKK
n limbah kesungai 2.Pembuatan IPAL
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM
73
a. Umum
Semua poli/Unit pelayanan melakukan pengukuran dan
pemantauan terhadap kegiatannya yang dilakukan secara terencana.
Hasil pengukuran dianalisis untuk dilakukan perbaikan dalam
peningkatan mutu dan kinerja.
b. Pemantauan dan Pengukuran
1) Kepuasan pelanggan
Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan diukur
melalui survey kepuasan pelanggan yang dilakukan oleh masing-
masing pemegang program.
Survey kepuasan pelanggan program UKM di lakukan oleh
petugas Puskesmas Pucang Sewu dengan cara membagikan
kuesioner kepada pengguna layanan program yang akan ada di
wilayah Puskesmas Pucang Sewu.
Waktu pelaksanaan survey kepuasan pelanggan UKM
dilaksanakan padabulan Januari 2016.
Sasaran survey kepuasan pelanggan UKM Puskesmas Pucang
Sewu adalah pengguna layanan Upaya kesehatan masyarakat
Puskesmas Pucang Sewu meliputi
2.5.9 PROGRAM PENINGKATAN MUTU DAN KINERJA UKP

1. Perencanaan pelayanan klinis
Perencanaan pelayanan klinis puskesmas mengacu pada standar
pelayanan publik, apabila dalam pelaksanaannya tidak dapat ditangani oleh
puskesmas akan dilakukan proses rujukan.
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
a. Puskesmas melakukan komunikasi dengan pelanggan dalam bentuk
pemberian informasi dan umpan balik dari keluhan
b. Komunikasi dengan pelanggan diarahkan untuk memahami
kebutuhan pelanggan antara lain untuk :
Mendapatkan informasi/persyaratan pelayanan rawat jalan yang
diinginkan pelanggan
Menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan
Mengklarifikasi ketidak jelasan mengenai persyaratan pelanggan
Membahas masukan/uslu/saran/keluhan pelanggan
3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis:

a. Proses Pembelian
Pembelian barang untuk pelayanan klinis dilakukan dengan anggaran
dari JKN yang berupa pembelian obat, bahan medis habis pakai dan
reagen laboratorium. Sebelum dilakukan pembelian, Puskesmas
Klampis Ngasem mengajukan Nota Pencarian Dana ke Dinas
Kesehatan Kota Surabaya. Setelah mendapat persetujuan dari pejabat
74
yang berwenang di Dinas Kesehatan Kota Surabaya baru Puskesmas
melakukan pembelian sesuai dengan rekanan yang ditunjuk oleh bagian
farmasi.
b. Verifikasi barang yang dibeli
Verifikasi barang yang dibeli dilakukan oleh tim PPHP (Pejabat
Pemeriksa Hasil Pekerjaan) yang terdiri dari dr. Ani Rahmawati, Nila
Wulandari, Apt dan P. Subagjo, SE. Tim ini bertugas dan bertanggung
jawab memverifikasi semua barang yang dibeli puskesmas, melakukan
pemeriksaan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan
ketentuan, menerima hasil pengadaan barang/jasa setelah melalui
pemeriksaan, membuat dan menandatangi berkas verifikasi barang/jasa
yang dibeli.
4. Penyelenggaraan pelayanan klinis
a. Pengendalian proses pelayanan klinis.
Pengendalian proses pelayanan klinis dilakukan dengan membuat
Standar Operasional Prosedur (SOP) dari tiap tindakan, indikator mutu
tiap unit pelayanan dan dibahas dalam mini lokakarya.
b. Validasi proses pelayanan.
Di setiap unit dalam pelayanan klinis terdapat daftar tilik untuk
mengevaluasi kesesuaian layanan klinis dengan rencana terapi, untuk
melakukan proses validasi dilakukan dengan proses audit internal
dengan menggunakan daftar tilik kepatuhan petugas terhadap SOP.
c. Identifikasi proses pelayanan.
Identifikasi dan ketelusuran dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Hasil audit internal dengan menggunakan daftar tilik diidentifikasi
oleh auditor untuk diberikan dan ditanyakan kepada auditee
tentang permasalahan dan kendala terjadi ketidaksesuaian.
2. Auditor memberikan rekomendasi untuk perbaikan
3. Auditee berjanji untuk melaksanakan rekomendasi
4. Auditor melakukan audit lagi secara berkala untuk mengecek
apakah sudah dilaksanakan perbaikan.
d. Hak dan kewajiaban pasien.
1) HAK PASIEN
A. Memperoleh informasi mengenai tata tertib dan pengaturan
pelayanan yang berlaku di Puskesmas
B. Mendapatkan informasi atas:
1. Penyakit yang diderita
2. Tindakan medis yang akan dilakukan dan
kemungkinan penyuliy sebagai akibat tindakan
tersebut, cara mengatasinya dan alternatif lainnya.
3. Upaya pencegahan agar penyakit tidak kambuh lagi
atau pencegahan agar anggota keluarga/orang lain
tidak menderita penyakit yang sama
C. Meminta konsultasi medis
D. Menyampaikan pengaduan, saran kritik dan keluhan berkaitan
dengan pelayanan
75
E. Memperoleh layanan bermutu, aman, adil dan jujur dan
manusiawi
F. Hasil pemeriksaan yang meliputi diagnosis dan tata cara
tindakan, tujuan tindakan, alternatif tindakan, resiko, biaya
dan komplikasi yang mungkin terjadi dan prognosis terhadap
tindakan yang dilakukan
G. Memberikan persetujuan atau menolak atas tindakan yang
akan dilakukan oleh tenaga keshatan terhadap penyakit yang
dideritanya kecuali untuk kasus KLB dan kasus yang dapat
membahayakan masyarakat.
2) KEWAJIBAN PASIEN
A. Membawa kartu identitas (KTP/SIM) atau mengetahui alamat
dengan jelas untuk kunjungan pertama kali.
B. Membawa kartu berobat :
1. Pengguna layanan BPJS membawa kartu BPJS (JKN,
ASKES, JAMKESMAS, JAMSOSTEK, TNI/POLRI)
2. Pengguna layanan umum yang sudah pernah
berkunjung membawa kartu kunjungan/berobat
C. Mengikuti alur pelayanan puskesmas
D. Mentaati aturan pelayanan dan memenuhi nasehat serta
petunjuk pengobatan
E. Memberikan informasi yang benar dan lengkap tentang
masalah kesehatannya kepada petugas kesehatan di
Puskesmas
e. Hak dan kewajiban penyedia layanan/petugas
1) Hak Penyedia layanan/petugas
A. Memperoleh perlindungan hukum dalam melaksanakan tugas
sesuai dengan standar profesi
B. Menolak permintaan pasien dan atau keluarganya untuk
melakukan tindakan yang bertentangan dengan standar
profesi maupun hukum dan perundang-undangan yang berlaku
2) Kewajiban Penyedia layanan/petugas
A. Melakukan pelayanan sesuai dengan standar profesi dan
prosedur tetap/SOP pelayanan
B. Memberikan informasi pelayanan kepada pengguna layanan,
baik itu waktu, persyaratan, hasil dan biaya serta kompensasi
pelayanan
C. Memberikan teguran bagi pengunjung yang tidak mentaati
ketentuan pelayanan dan memberikan saran agar tidak
terulang lagi
D. Berusaha untuk memenuhi kebutuhan pengguna layanan
semaksimal mungkin, sehingga tercapai kepuasan pengguna
layanan
E. Melakukan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat
terhadap pelayanan.
76
2.6 PEDOMAN MANAJEMEN RESIKO
2.6.1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Puskesmas yang menerapkan prinsip keselamatan pasien/sasaran program
berkewajiban untuk mengidentifikasi dan mengendalikan seluruh risiko strategis
dan operasional yang penting. Hal ini mencakup seluruh area baik manajerial
maupun fungsional. Dalam perkembangannya penerapan manajemen risiko
bukan hanya di area pelayanan klinis (UKP) tetapi juga dalam pelaksanaan
program (UKM), dan dalam pengelolaan lingkungan Puskesmas.
Puskesmas perlu menjamin berjalanya sistem untuk mengendalikan dan
mengurangi risiko. Manajemen risiko berhubungan erat dengan pelaksanaan
pelayanan dan program Puskesmas dan berdampak kepada pencapaian
sasaran mutu Puskesmas. Ketiganya berkaitan erat dalam suatu rangkaian yang
tidak dapat dipisahkan.
Manajemen risiko meliputi dua hal:
Identifikasi proaktif dan pengelolaan potensi risiko utama yang dapat

mengancam pencapaian sasaran mutu pelayanan/program Puskesmas.
Reaktif atau responsif terhadap kerugian akibat dari keluhan, klaim dan
insiden, serta respon terhadap laporan atau audit internal dan eksternal.
Pedoman ini akan menjelaskan mekanisme dan tanggung jawab untuk:
Identifikasi risiko
Analisa risiko
Evaluasi risiko
Pengendalian risiko
Pencatatan risiko
B. Tujuan Pedoman
1. Memberikan panduan sistem manajemen risiko yang baku dan berlaku di
Puskesmas Klampis Ngasem
2. Memastikan sistem manajemen risiko berjalan dengan baik agar proses
identifikasi, analisa dan pengelolaan risiko ini dapat memberikan manfaat
bagi keselamatan pasien dan peningkatan mutu Puskesmas Klampis
Ngasem secara keseluruhan
3. Membangun sistem monitoring dan komunikasi serta konsultasi yang efektif

demi tercapainya tujuan diatas dan penerapannya yang berkesinambungan
C. Batasan Operasional
1. Risiko: peluang/ probabilitas timbulnya suatu insiden (menurut WHO), yang
akan berdampak merugikan bagi pencapaian sasaran-sasaran keselamatan
pasien dan menurunkan mutu pelayanan.
77
2. Manajemen Risiko Puskesmas: merupakan upaya mengidentifikasi dan
mengelompokkan risiko (grading) dan mengendalikan/mengelola risiko
tersebut baik secara proaktif risiko yang mungkin terjadi maupun reaktif
terhadap insiden yang sudah terjadi agar memberikan dampak negatif
seminimal mungkin bagi keselamatan pasien dan mutu Puskesmas.
3. Insiden keselamatan Pasien (IKP): setiap kejadian yang tidak disengaja
dan kondisi yang mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cidera pada
pasien. Ikp terdiri dari Kejadian Tidak Diharapkan (KTD), Kejadian Nyaris
Cedera (KNC), Kejadian Tidak Cidera (KTC) dan Kejadian Potensial Cedera
(KPC).
4. Kejadian Tidak Diharapkan (KTD): adalah insiden yang mengakibatkan
cidera pada pasien.
5. Kejadian Nyaris Cedera (KNC): adalah insiden yang berpotensi
menimbulkan cidera pada pasien tapi yang belum sampai terpapar ke pasien
sehingga tidak ada cidera pada pasien.
6. Kejadian Tidak Cidera (KTC): adalah insiden yang berpotensi
mengakibatkan cidera pada pasien dan sudah terpapar ke pasien, tetapi
ternyata tidak menimbulkan cidera pada pasien.
7. Kondisi Potensial Cedera (KPC): adalah kondisi yang sangat berpotensi
untuk menimbulkan cidera, tetapi belum terjadi.
8. Kejadian Sentinel: adalah suatu kejadian yang tidak diharapkan dan telah
mengakibatkan kematian atau cidera fisik/psikologis serius, atau kecacatan
pada pasien.
Termasuk di dalam kejadian sentinel antara lain: kematian yang tidak dapat
diantisipasi dan tidak berhubungan dengan penyebab alami dari penyakit
pasien atau kondisi medis dasar pasien; bunuh diri; kehilangan permanen
dari sebagian besar fungsi tubuh yang tidak berhubungan dengan penyakit
dasar pasien; salah lokasi tindakan / salah prosedur / salah pasien;
penculikan bayi atau bayi yang dibawa pulang oleh orang tua yang salah.
9. Pelaporan Insiden Keleamatan Pasien: adalah suatu sistem untuk
mendokumentasikan laporan insiden keselamatan pasien, menganlisa dan
mengantisipasi/mengelola/mengendalikan insiden secara berkesinam-
bungan.
10. Risiko Sisa: adalah sisa risiko tingkat terendah yang dapat dicapai setelah
upaya pengendalian/ tindakan dilakukan.
11. Penilaian Risiko: adalah upaya identifikasi dari risiko yang terjadi atau
berpotensi terjadi dalam pelayanan di Puskesmas dengan
mempertimbangkan klasifikasi dan derajat (grading) kerugian yang mungkin
terjadi sebagai akibat dari terpapar risiko tersebut.
12. Penilai Risiko: adalah anggota dari staf (manajemen atau staf lainnya) yang
telah menghadiri pelatihan penilaian risiko. Hal ini adalah tanggung jawab
manajemen Puskesmas untuk memastikan bahwa tiap unit kerja memiliki
paling sedikit satu penilai risiko yang terlatih.
13. Internal: merujuk kepada aktivitas atau dokumen di dalam Puskesmas.
78
14. Eksternal: merujuk kepada aktivitas atau dokumen yang bukan berasal dari
Puskesmas.
Tahap persiapan mencakup: ruang lingkup kegiatan manajemen risiko,

personil yang terlibat, standar dalam penentuan kriteria risiko,
prosedur/mekanisme pelaporan, pemantauan serta review, dokumentasi yang
terkait.
Identifikasi bahaya merupakan tahapan yang penting. Beberapa tehnik
identifikasi bahaya seperti observasi/survey, inspeksi, pemantauan, audit,
kuesioner, data statistik, konsultasi dengan pekerja/pelaksana.
Penilaian risiko merupakan acuan agar penilaian yang dilakukan seobjektif
mungkin berdasarkan data yang ada. Penilaian ini mencakup: informasi tentang
suatu aktifitas, tindakan pengendalian risiko yang ada, peralatan/mesin yang
digunakan untuk melakukan aktifitas. Data statistik kecelakaan/penyakit akibat
kerja, hasil studi atau survey, studi banding pada industri/kegiatan sejenis,
penilaian dari tenaga ahli.
Analisa risiko adalah kegiatan analisa suatu risiko dengan cara menentukan
besarnya kemungkinan dan tingkat keparahan dari akibat atau konsekuensi
suatu risiko. Analisa ini dilakukan untuk membuat prioritas pengendalian risiko.
Kegiatan yang dilakukan berupa:
Mengidentifikasi besarnya risiko

Penentuan besarnya risiko : berapa besar bahaya dan kemungkinan
terjadinya risiko
2.6.2 RUANG LINGKUP

A. Ruang Lingkup Manajemen Risiko
Pedoman ini mencakup seluruh manjemen risiko di area pelayanan Puskesmas
Klampis Ngasem, termasuk seluruh area pekerjaan, pelaksanaan program, unit
kerja dan area klinis. Penerapan manajemen risiko terhadap semua kegiatan
baik yang di dalam gedung maupun yang diluar gedung dan pengelolaan
lingkungan Puskesmas.
B. Tanggung Jawab Manajemen Risiko
Manajemen risiko merupakan tanggung jawab semua komponen Puskesmas
Klampis Ngasem. Tujuan manajemen risiko tidak akan tercapai apabila semua
perangkat yang ada di Puskesmas tidak bekerja sama dan berpartisipasi pada
pelaksanaannya. Dalam rangka mencapai tujuan untuk mengidentifikasi dan
mengendalikan risiko, Puskesmas Klampis Ngasem mengatur kewenangan dan
tanggung jawab manajemen risiko Puskesmas :
a. Level Puskesmas oleh Tim Manajemen Risiko Puskesmas.
b. Level unit kerja/program dalam Puskesmas oleh kepala/penanggung jawab
dari masing-masing unit kerja/program.
79
Uraian tanggung jawab :
1. Tanggung Jawab Kepala Puskesmas
a. Menetapkan kebijakan mengenai manajemen risiko Puskesmas
b. Menetapkan dan membina tim manajemen risiko Puskesmas
c. Mengawasi dan memastikan sistem manajemen risiko berjalan dengan
baik dan berkesinambungan
d. Menerima laporan dan rekomendasi pengelolaan/pengendalian risiko
serta menindaklanjuti sesuai arah kebijakan Puskesmas termasuk
pendanaannya
e. Mengambil alih tanggung jawab pengelolaan dan pengendalian insiden
keselamatan pasien/sasaran program Puskesmas.
2. Tim Manajemen Risiko
a. Membuat dan meninjau strategi dan kebijakan manajemen risiko
b. Memantau daftar risiko per unit kerja/program untuk setiap perubahan,
bagian yang tidak lengkap, dengan perhatian pada tingkat risiko dan
jadwal waktu
c. Memberi saran kepada penilai risiko, kepala/penanggung jawab unit
kerja/program terkait dan pihak manajemen Puskesmas perihal
manajemen risiko
d. Menanggapi permintaan audit internal dan eksternal berkaitan dengan
manajemen risiko
e. Menanggapi permintaan pihak eksternal untuk informasi berkaitan proses
risiko
3. Tanggung Jawab kepala/penanggung jawab Unit Kerja/Program
a. Mengelola seluruh risiko di tempat kerja mereka.
b. Kepala/penanggung jawab unit kerja/program bertanggung jawab untuk:
1) Pelaksanaan strategi dan kebijakan manajemen risiko di area tanggung
jawab mereka.
2) Mengelola daftar risiko unit kerja/program masing-masing. Hal ini
termasuk mengumpulkan, meninjau dan memutakhirkan data.
3) Melakukan validasi seluruh penilaian risiko yang dilakukan dan
melakukan tindakan untuk mengurangi risiko yang teridentifikasi.
4) Memelihara catatan penilaian risiko yang dilaksanakan dan untuk
mencatat perkembangan dan kinerja dibandingkan tindakan perbaikan
yang direncanakan.
5) Berkoordinasi dengan unit kerja/program lain di dalam Puskesmas.
6) Memastikan bahwa penilai risiko divalidasi ulang pada jangka waktu
yang sesuai atau mengikuti perubahan keadaan. Frekuensi peninjauan
akan bervariasi mengikuti tingkat sisa risiko.
Berikut adalah yang disarankan:
Pelaksanaan
Tingkat Kategori Frekuensi
Warna Risiko Tinjauan Penilaian
Sisa Risiko Tinjauan
Risiko
Ekstrim (15-
Ekstrim Merah Kepala Puskesmas Bulanan
25)
80
Tinggi Tinggi (8-12) Jingga Kepala Unit Kerja Tiap 2 bln
Sedang Sedang (4-6) kuning Koordinator Ruang Tiap 3 bln
Rendah Rendah (1-3) Hijau Koordinator Ruang Tiap 6 bln
4. Tanggung Jawab Karyawan

a. Seluruh staf mempunyai tanggung jawab untuk memberi informasi kepada
atasan mereka setiap bahaya yang bermakna di tempat kerja. Merupakan
suatu hal yang mendasar bahwa jika seorang staf mengganggap ada hal
yang serius yang telah mereka laporkan kepada atasan langsung mereka,
tetapi belum ditindaklanjuti, mereka harus melaporkan ini kepda tingkat
yang lebih tinggi.
b. Dalam rangka untuk memastikan kebijakan ini dilaksanakan dengan efektif,
setiap karyawan harus :
1) Dapat bekerja secara penuh dalam menerapkan pedoman, protokol
dan kebijakan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan dan
manajemen risiko.
2) Melaporkan setiap insiden, kecacatan atau setiap perubahan yang
dapat mempengaruhi kondisi kerja langsung kepada atasan/ penilai
risiko lokal dan melengkapi form insiden report dengan tepat.
3) Berpartisipasi aktif dalam proses penilaian risiko.
4) Memenuhi dan melaksanakan langkah pengendalian/tindakan setelah
penilaian dilakukan.
2.6.3 TATA LAKSANA

A. Proses Manajemen Risiko
1. Menetapkan Lingkup Manajemen Risiko
81
Menetapkan ruang lingkup manajemen risiko yang akan dilakukan. Dalam
pelaksanan UKM terutama meliputi upaya kesehatan masyarakat esensial.
Dalam pelaksanaan UKP ditentukan berdasar urutan area prioritas.
Proble
Area/unit High High High Urutan
m Total
kerja risk cost volume Prioritas
Prone
Gawat darurat 10 7 4 4 25 III
Rawat jalan 5 5 8 4 22 VI
Farmasi 9 8 8 5 30 I
Laboratorium 9 8 8 4 29 II
Rawat inap 6 7 5 6 24 IV
Pendaftaran 6 4 8 5 23 V
2. Melakukan Kajian Risiko

a. Identifikasi Risiko
Identifikasi risiko adalah usaha mengidentifikasi situasi yang dapat
menyebabkan cedera, tuntutan atau kerugian secara finansial. Identifikasi
akan membantu langkah-langkah yang akan diambil manajemen
terhadap risiko tersebut.
Adapun Instrument identifikasi resiko :
1. Laporan KejadianKejadian(KTD+KNC+Kejadian Sentinel+dan lain-
lain)
2. Review Rekam Medik (Penyaringan Kejadian untuk memeriksa dan
mencari penyimpangan-penyimpangan pada praktik dan prosedur)
3. Pengaduan (Complaint) pelanggan
4. Survey/Self Assesment, dan lain-lain
Risiko yang mungkin terjadi pada sarana pelayanan kesehatan
(McCaffrey & Hagg-Rickert)
1) Risiko yang terkait dengan pelayanan pasien
2) Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga klinis
3) Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga kesehatan yang lain
4) Risiko yang terkait dengan sarana dan prasarana
5) Risiko financial
6) Risiko lain (yang lain, misalnya yang terkait dengan penggunaan
kendaraan/alat transportasi, misalnya ambulans, vans, sepeda motor
dsb)
b. Analisis Risiko
Analisa resiko adalah kegiatan analisa suatu resiko dengan cara
menentukan besarnya kemungkinan / probability dan tingkat keparahan
82
dari akibat / consequences suatu resiko. Alat/metode yang digunakan
untuk analisa resiko menggunakan:
1. Risk Matrix Grading (Frekuensi dan Severity)
2. Root Cause Analysis
3. Failure Mode and Effect Analysis
RISK MATRIX GRADING
Frekuensi/ Probabilitas/ Likelihood
Level Frekuensi Kejadian Aktual
1 Sangat Jarang Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun
2 Jarang Dapat terjadi dalam 2-5 tahun
3 Mungkin Dapat terjadi tiap 1-2 tahun
4 Sering Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun
5 Sangat Sering Terjadi dalam tiap minggu/bulan
Severity/Consequences
TINGKAT
DESKRIPSI DAMPAK
RISIKO
TIDAK
1 Tidak ada cedera
SIGNIKAN
2 MINOR Cedera ringan, misal luka lecet

Dapat diatasi dengan P3K
3 MODERAT Cedera sedang, misal luka robek

Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/ psikologis
atau intelektual (reversibel).
Tidak berhubungan dengan penyakit yang diderita.
Setiap kasus yang memperpanjang perawatan
4 MAYOR Cedera luas/berat (misal : cacat, lumpuh)

Kehilangan fungsi motorik/sensorik/psikologis atau
intelektual (irreversibel). Tidak berhubungan
dengan penyakit yang diderita.
5 KATASTROPIK Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan

penyakit yang mendasarinya
83
Risk Grading Matrix
Potencial Concequences
Frekuensi/
Likelihood Insignificant Minor Moderate Major Katastropik
1 2 3 4 5
Sangat Sering
Terjadi (Tiap
mgg/bln) Moderate Moderate High Extreme Extreme
5
Sering terjadi
(Bebrp x /thn) Moderate Moderate High Extreme Extreme
4
Mungkin
terjadi (1-2
thn/x) Low Moderate High Extreme Extreme
3
Jarang terjadi
(2-5 thn/x) Low Low Moderate High Extreme
2
Sangat jarang
sekali (>5
thn/x) Low Low Moderate High Extreme
1
Hal ini akan menentukan evaluasi dan tata laksana selanjutnya. Untuk
risiko/insiden dengan kategori biru dan hijau maka evaluasi cukup dengan
investigasi sederhana sedangkan untuk kategori kuning dan merah perlu dilakukan
evaluasi lebih mendalam dengan metode RCA (root cause analysis - reaktif /
responsive). Semua risiko/insiden yang terjadi dilakukan analisa FMEA (failure
mode effect analysis) untuk meminimalisir risiko.
3. Kelola (Tindakan/treatment) Risiko
Setelah analisis dan evaluasi selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya
adalah pengelolaan risiko atau insiden dan meminimalisir dampak atau kerugian
yang timbul dari insiden yang sudah terjadi.
LEVEL / BANDS TINDAKAN
EKSTRIM Risiko ekstrim dilakukan RCA paling lama 45 hari,

membutuhkan tindakan segera, perhatian sampai ke
(SANGAT TINGGI) Kepala Puskesmas.
HIGH Risiko Tinggi, dilakukan RCA paling lama 45 hari, kaji

84
dengan detail & perlu tindakan segera, serta
(TINGGI)
membutuhkan tindakan top manajemen.
MODERATE Risiko sedang dilakukan investigasi sederhana paling

lama 2 minggu. Kepala Unit kerja sebaiknya menilai
(SEDANG) dampak terhadap bahaya dan kelola risiko.
LOW Risiko rendah dilakukan investigasi sederhana paling lama

(RENDAH) 1 minggu diselesaikan dengan prosedur rutin.
a. Investigasi Sederhana
Dalam pengelolaan risiko/ Insiden Keselamatan Pasien (IKP), maka tindak
lanjut evaluasi dan penyelesaiannya dilakukan dengan investigasi
sderhana, melalui tahapan :
1) Identifikasi insiden
2) Mengumpulkan data dan informasi :
- observasi
- telaah dokumen
- wawancara
3) Kronologi kejadian
4) Analisa dan evaluasi sederhana :
a) Penyebab langsung :
- individu
- peralatan
- lingkungan tempat kerja
- prosedur kerja
b) penyebab tidak langsung :
- individu
- tempat kerja
5) Rekomendasi : jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang
b. Root Cause analysis (RCA)

1) Langkah-langkah RCA
Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian

Pelajari kejadian
analisis sebab,
menyusun rencana tindakan, dan
melaporkan proses analisis dan temuan.
2) Mempelajari kejadian
menentukan masalah,
mengumpulkan bukti-bukti yang nyata,
melakukan wawancara,
meneliti lingkungan kejadian,
menggambarkan rantai terjadinya kejadian
mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya
kejadian,
mengenali kejadian-kejadian yang mengawali (trigger)
85
melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah/diagram
tulang ikan untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang
menyebabkan timbul kejadian,
lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang melatar belakangi
timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk
melanjutkan
mengidentifikasi akar-akar penyebab:
Faktor manusia: kelalaian, incompetence, sistem pengelolaan

sumber daya manusia termasuk reward system
Sistem breakdown, system failure, system incapability
Sistem pengendalian
Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen
sumber daya
rumuskan pernyataan akar masalah
3) Menyusun rencana tindakan
menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang

diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan
kejadian.
Rencana tindakan disusun untuk tiap akar penyebab kejadian dan
pengukuran untuk menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab
Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi
4) Mencatat dan melaporkan
Proses dan alat yang digunakan

Biaya yang dibutuhkan
Ringkasan kejadian
Proses investigasi dan analisis
Temuan
5) Memahami penyebab kejadian
Kegagalan aktif: pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh

seseorang
Kondisi laten: breakdown dari proses atau sistem:
Kurangnya pendidikan
Gagal mengikuti prosedur
Alat yang rusak
Disain yang tidak tepat, dsb
Jika tidak ada kejadian, tetapi kita akan memperbaiki suatu sistem agar
minimal risiko, maka lakukan FMEA
c. Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Di dalam upaya mengurangi kemungkinan terjadinya suatu insiden,

metode FMEA digunakan untuk mengidentifikasi modus kegagalan
(kegagalan proses) yang berpotensi terjadi kemudian mengidentifikasi
86
dampak yang mungkin timbul diikuti analisis akar masalah, sebelum
melakukan redesain proses untuk meminimalisir risiko modus kegagalan /
dampaknya kepada pasien.
FMEA merupakan proses proaktif untuk memperbaiki kinerja dengan
mencegah potensi kegagalan sebelum terjadi sehingga ahirnya
meningkatkan keselamatan pasien ( F = failure, yaitu saat sistem tidak
bekerja sesuai yang diharapkan, M = Mode, yaitu cara / perilaku yang dapat
menimbulkan kegagalan tersebut, E = effect, yaitu dampak / konsekuensi
dari modus kegagalan tadi, A = analysis, yaitu upaya investigasi terhadap
proses secara detail).
FMEA adalah Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara
rinci, dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu
prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/ kegagalan,
dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari
kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan
disain/prosedur
Langkah-langkah
1) Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:
Sering tidaknya terjadi (occurrence): (O)
0 : tidak pernah, 10 sangat sering
Kegawatannya (severity): (S)
0 : tidak gawat, 10 sangat gawat
Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (D)
0 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
2) Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan:
OxSxD
3) Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas dengan
metode pareto
4) Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
5) Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
6) Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
7) Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan
Menetapkan kemungkinan penyebab dan tingkat keparahan dari efek
kegagalan dengan menghitung Risk Priority Number (RPN)
Severity Rating Scale (S)
Nilai Penjelasan Pengertian
Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian

Amat sangat
10 pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tanda-
berbahaya
tanda yang mendahului
Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera

9 berat/permanen pada pelanggan atau
Sangat berbahaya gangguan serius pada sistem yang dapat
8 menghentikan pelayanan dengan adanya
tanda yang mendahului
87
Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera
ringan sampai sedang dengan tingkat ketidak
puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau
7 Berbahaya
menyebabkan ganggung sistem yang
membutuhkan perbaikan berat atau kerja
ulang yang signifikan
Kesalahan berakibat pada cedera ringan

6 dengan sedikit ketidak puasan pelanggan
Berbahaya sedang
5 dan/atau menimbulkan masalah besar pada
sistem
Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan

4 atau tidak cedera tetapi dirasakan
Berbahaya ringan
mengganggu oleh pelanggan dan/atau
3 sampai sedang
menyebabkan masalah ringan pada sistem
yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan
Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan

pelanggan tidak menyadari adanya masalah
2 Berbahaya ringan
tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan
atau tidak berakibat pada sistem
Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan

1 Tidak berbahaya
tidak berdampak pada sistem
Occurance Rating Scale (O)
Kemungkinan Kesalahan terjadai paling tidak sekali sehari

10 terjadinya dapat atau hampir setiap saat
dipastikan
Hampir tidak dapat Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi

9
dihindarkan setiap 3 sampai 4 hari
Kemungkinan Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling

8
terjadai sangat tidak seminggu sekali
7
tingggi
Kemungkinan Kesalahan terjadi sekali sebulan

6
terjadi tinggi
5
sedang
4 Kemungkinan Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap

3 terjadi sedang tiga bulan
88
Kemungkinan Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar
2
terjadi rendah sekali setahun
Kemungkinan Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau

1 terjadi amat sangat tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi
rendah
Detectable Rating Scale (D)
Tidak ada peluang Tidak ada mekanisme untuk mengetahui

10
untuk diketahui adanya kesalahan
Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi

9 Sangat sulit
yang menyeluruh, tidak feasible dan tidak
8 diketahui
segera dapat dilakukan
Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi

7 manual atau tidak ada proses yang baku
Sulit diketahui
6 untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena
kebetulan
Ada proses untuk double checks atau

Berpeluang sedang
5 inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan
untuk diketahui
secara sampling
4 Berpeluang tinggi Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin

3 untuk diketahui tetapi tidak otomatis
Berpeluang sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang

2 tinggi untuk otomatis
diketahui
Hampir dipastikan Ada proses otomatis yang akan menhentikan

1
untuk diketahui proses untuk mencegah kesalahan
Proses Kemungkinan Penyebab Efek S O D RPN

kegagalan kegagalan kegagalan
89
4. Pengawasan, Audit dan Peninjauan
1. Kebijakan ini akan diawasi melalui audit tahunan melihat kepada
sampel Form Penilaian Risiko, daftar risiko unit kerja dan daftar risiko
korporat.
2. Audit
3. Tinjauan notulen dari tim unit kerja, tim mutu dan keselamatan pasien
serta manajemen Puskesmas untuk mengkonfirmasi diskusi seputar
manajemen risiko.
5. Komunikasi dan Konsultasi

Di dalam melaksanakan tugasnya tim manajemen risiko harus terus
menerus menjalin komunikasi dengan bebagai pihak baik yang terkait
langsung dengan risiko / insiden maupun yang tidak terkait namun memiliki
pengetahuan mengenai risiko / insiden yang sdang dievaluasi.
Di dalam melaksanakan fungsinya, tim dapat pula berkonsultasi baik secara
internal maupun eksternal sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan dari
masalah yang sedang dievaluasi.
Di dalam melakukan evaluasi, tim diharapkan dapat bekerja independen
sehingga mampu menghasilkan evaluasi yang objektif dan akhirnya
membuat rekomendasi (ACTION PLAN) yang benar-benar sesuai dengan
kebutuhan untuk meningkatkan mutu dan keselamatan pasien.
2.6.4 PELAPORAN
A. Mekanisme Pelaporan
90
ALUR PELAPORAN INSIDEN
Insiden
Buat Laporan Insiden

Isi formulir KP Puskesmas
Waktu pelaporan paling lambat 2 X 24 jam
Penemu
Insiden Lapor atasan langsung
Melakukan grading risiko

Atasan
yang
Investigasi sederhana dilaporka
n
Melapor Tim Manajemen resiko
Ketua Tim Manajemen resiko
Kepala Puskesmas
PEMERINTAH KOTA SURABAYA

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS KLAMPIS NGASEM
Jl. Arief Rahman Hakim No. 99B, Telp (031) 5992389
91
LAPORAN INSIDEN
( INTERNAL )
I. DATA PASIEN
Nama
: ..........................................................................................................
No MR : .....................................
Ruangan :....................................................
Umur* : 0 1 bulan
> 1 bulan 1 tahun
> 1 tahun 5 tahun
> 5 tahun 15 tahun
> 15 tahun 30 tahun
> 30 tahun 65 tahun
> 65 tahun
Jenis Kelamin :
Laki Laki Perempuan
Penanggung biaya pasien :
Pribadi Asuransi Swasta

ASKES Pemerintah Perusahaan*
JAMKESMAS Jaminan Kesehatan Daerah
Tanggal Masuk Puskesmas :.............................................Jam.....................................
II. RINCIAN KEJADIAN

1. Tanggal dan Waktu Insiden
Tanggal :
.....................................................................Jam.....................................................
..................................
2. Insiden :
................................................................................................................................
................................................................................................................................
.........................
3. Kronologis Insiden
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
..............................................................................
4. Jenis Insiden* :
Kejadian Tidak Cedera/KTC (No Harm)
Kejadian Nyaris Cedera / KNC (Near Miss)
Kejadian Tidak Diharapkan / KTD (Adverse Event)
Kejadian Sentinel / (Sentinel Event)
5. Orang Pertama Yang Melaporkan Insiden*

Karyawan : Dokter / Perawat / Bidan / Petugas lainnya
Pasien
92
Keluarga / Pendamping pasien
Pengunjung
Lain-lain..................................................................(sebutkan)
6. Insiden terjadi pada* :

Pasien
Lain-lain
...........................................................................(sebutkan)
Mis : Karyawan / Pengunjung / Pendamping / Keluarga Pasien
7. Insiden menyangkut pasien :

Pasien rawat inap
Pasien rawat jalan
Pasien UGD
Lain-lain
.................................................................................(sebutkan)
8. Tempat Insiden
Lokasi kejadian...................................................................(sebutkan)
(Tempat pasien berada)
9. Insiden terjadi pada pasien : (sesuai kasus penyakit)

Penyakit Dalam
Anak
Obstetri Gynekologi
THT
Mata
Saraf
Jantung
Paru
Jiwa
Lain-lain..........................................................(sebutkan)
10. Unit terkait yang menyebabkan insiden

Unit kerja penyebab........................................(sebutkan)
11. Akibat Insiden terhadap Pasien* :

Kematian
Cedera Irreversibel / Cedera Berat
Cedera Reversibel / Cedera Sedang
Cedera Ringan
Tidak ada cedera
12. Tindakan yang dilakukan segera setelah kejadian dan hasilnya :

............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................
13. Tindakan dilakukan oleh* :

Tim : terdiri dari..............................................
Dokter
Perawat
Petugas lainnya
.............................................................................................
93
14. Apakah kejadian yang sama pernah terjadi di Unit Kerja lain?*
Ya Tidak
Apabila ya, isi bagian dibawah ini.
Kapan? Dan Langkah / tindakan apa yang telah diambil pada Unit Kerja
tersebut untuk mencegah terulangnya kejadian yang sama?
............................................................................................................................
............................................................................................................................
........................................
Pembuat Laporan : .................................. Penerima Laporan :...................................
Paraf : .................................. Paraf : ...................................
Tgl. Lapor : .................................. Tgl.Terima : ...................................
Grading Risiko Kejadian* (Diisi oleh atasan pelapor) :

BIRU HIJAU KUNING MERAH
NB. * = pilih salah satu jawaban
Pembuat Laporan :............................ Penerima Laporan :............................

Paraf :............................ Paraf :............................
Tgl Terima :............................ Tgl Lapor :............................
94
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS KLAMPIS NGASEM
Jl. Arief Rahman Hakim No. 99B, Telp (031) 5992389
FORM PENILAIAN RISIKO
No : .................................................
Bagian
: .................................................................................................................
..
Unit
: .................................................................................................................
..
Deskripsi risiko / insiden / complain / temuan audit :
Risiko Teidentifikasi :
Siapa (atau apa) yang terkena risiko dan bagaimana ? (misal : dokter, perawat, staf, pasien,
pengunjung, gedung, reputasi Puskesmas) :
Akar Masalah (root cause) :
Tindakan pengendalian risiko yang ada (jika ada) (misal : peralatan, kesiapan staff, lingkungan,
kebijakan / prosedur, pelatihan, dokumentasi) :
1. ............................................................................................................................................
........................
2. ............................................................................................................................................
........................
3. ............................................................................................................................................
........................
1 2 3 4 5
Dampak Tidak Kecil Sedang Besar Malapetaka
bermakna
Peluang 5 10 th 2 5 th Setahun Triwulan Sebulan
95
Peringkat risiko saat ini (Dampak X Peluang) ...................... X ....................
= .............................
Ekstrim (15 25) Tinggi (8 12) Sedang ( 4 6) Rendah (1 3)
Rencana tindakan untuk mencegah / mengurangi risiko (misal : perubahan dalam pelaksanaan,
peralatan, kesiapan staff, lingkungan, kebijakan / prosedur, pelatihan,
dokumentasi ) : ..............................................................................................................................
........................................................................................................................................................
............................................................................
NO
TIN PENANGGUNG BATAS WAKTU

DAK PENYELESAIAN
JAWAB
AN
Penilai Risiko Diperiksa Oleh Menyetujui Catatan :
( ) ( ) ( )
Nama & TT Manager Risiko Kepala Unit Kerja
2.6.5 PENUTUP
Dengan semakin meningkatnya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan di
Puskesmas maka pelaksanaan kegiatan Manajemen Risiko Puskesmas sangatlah
penting. Melalui panduan ini diharapkan terjadi penekanan / penurunan insiden
sehingga dapat lebih meningkatkan kepercayaan masyarakat pengguna layanan
UPTD Puskesmas Klampis Ngasem. Diharapkan juga seluruh petugas UPTD
Puskesmas Klampis Ngasem senantiasa belajar dan berperan aktif dalam kegiatan
manajemen risiko sehingga seluruh jajaran UPTD Puskesmas Klampis Ngassem
menjadi lebih aware terhadap kegiatan pelayanan yang diberikan untuk
meminimalkan risiko yang mungkin berpengaruh terhadap keberlangsungan dan citra
UPTD Puskesmas Klampis Ngasem. Kegiatan manajemen risko di sarana kesehatan
merupakan never ending proses, karena itu diperlukan budaya termasuk motivasi
yang tinggi untuk bersedia melaksanakan secara berkesinambungan dan kelanjutan.
2.7 PEDOMAN MANAJEMEN KOMPLAIN
96
2.7.1 DEFINISI
A complaint is an expression of dissatisfaction, about the standart of
service, actions or lack of action affecting an individual customer or group of
customers ( Keluhan / komplain pelayanan adalah ekspresi perasaan
ketidakpuasan atas standar pelayanan, palanggan ). Ada beberapa penyebab
yang menyebabkan munculnya complain, yaiutu : Adanya ketidakpuasan
pelanggan atas produk barang dan jasa, kegagalan organisasi pelayanan
memenuhi harapan pelanggan, rendahnya respon aparat pelayanan atas keluhan
pelanggan. Oleh karena itu, bagaimanakah organisasi pelayanan memanajemeni
complain akan memberikan dampak yang signifikan terhadap efektifivitas
pelayanan dan persepsi pelanggap terhadapnya.
Terdapat beberapa penyebab yang menyebabkan munculnya complain,
yaitu : Organisasi pelayanan gagal mewujudkan kinerja yang dijanjikan,
pelayanan yang tidak efisien pelayanan yang diberikan secara kasar, atau tidak
membantu, gagal menyampaikan info perubahan kepada pelanggan, banyaknya
pelayanan yang tertunda, ketidak-sopanan / ketidak- ramahan aparat pelayanan,
pelayanan yang tidak layak / tidak wajar, aparat pelayanan yang tidak kompeten,
aparat pelayanan yang apatis / tidak adanya etensi, dan organisasi pelayanan
tidak responsive terhadap kebutuhan dan keinginan serta harapan pelanggan.
2.7.2 RUANG LINGKUP
Aspek Pemerintahan
Penyelenggaraan pelayanan public oleh lembaga pemerintah kepada

masyarakat warga Negara dapat kita kaji dengan mengikuti alur
perkembangannya. Alur perkembangan penyelenggaraan pelayanan publik dapat
dilacak secara lebih seksama dalam perkembangan paradigm administrasi public.
Pada tahun 1983 G.D. Garson dan E.S. Ocerman merevisi dan menyampaikan
adanya paradigm baru yang dikenal PAFHRJER (Policy Analysis, Financial, Human
Resources, Information dan External Relation). Kajian tentang administrasi Negara
berkembang terus, seiring perubahan dan perkembangan masyarakat. Paradigm
administrasi Negara juga terus bergeser seiring perubahan dan perkembangan
masyarakat. Tahun 1992 Barzelay dan Armajani, sebagaimana dikutip poleh
Yeremias T Keban, menyampaikan adanya pergeseran dari paradikma birokratik,
menuju ke paradigma post bureaucratic paradigm. David Osbonme dan Peter
Plastrik, menyampaikan pemikirannya tentang perkembangan paradigma
administrasi Negara, yang sangat reformatif yaitu Reinventing Govement. Di
dalam paradigma ini pemerintah pada saat sekarang harus lebih bersifat : 1)
Catalytic; 2) Comunnity owned; 3) Competitive; 4) Mission driven; 5) Result
oriented; 6) Customer driven; 7) Enterprising; 8) Anticipatory; 9) Decentralized;
10) Market oriented. (Osborne, dkk. 2000)
Pemerintah sebagai penyelenggaraan pelayanan public diharuskan memiliki
fungsi katalitis, mampu untuk memberdayakan masyarakat, melakukan upaya-
upaya untuk mendorong semangat kompetisi, selalu berorientasi kepada misi lebih
mengutamakan dan mengutamakan hasil daripada cara atau proses, kepentingan
masyarakat sebagai acuan utama, berjiwa wirausaha, dan selalu bersikap
antisipatif atau berupaya mencegah timbulnya masalah, bersifat desentralistis dan
berorientasi pada pasar. (Osborne dalam Keban 2004 : 34). Oleh karena itu
97
misalkan terjadi suatu perselisihan, sengketa dan atau pengaduan, maka proses
pengelolaan nya diselaraskan dengan asas- asas tersebut.
Paradigma Reinventing Government ini juga dikenal dengan nama New
Public Management (NPM), yang kemudian dilanjutkan dengan diterapkannya
prinsip good governance. Pemerintah yang baik (good governance)merupakan
issue yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi public dewasa ini.
Tuntuan gencar yang dilakukan masyarakat kepada pemerintah untuk
melaksanakan penyelenggaraan pemerintah yang baik sejalan dengan
meningkatnya peradaban masyarakat dan globalisasi.
Hood sebagaimana dikutip oleh Yeremias T Keban, mengungkapkan bahwa
ada tujuh komponen doktrin dalam New Public Management (NPM) yaitu:
1. Pemanfaatan manajemen professional dalam sector public;
2. Penggunaan indikator kinerja;
3. Penekanan yang lebih besar pada control output
4. Pergeseran pergantisn ke unit-unit yang lebih kecil
5. Pergeseran ke kompetisi yang lebih tinggi
6. Penekanan gaya sector swasta pada praktek manajemen
7. Penekanan pada disiplin dan penghematan yang lebih tinggi dalam
penggunaan sumberdaya. (Osborne, et al dalam Keban, 2004 : 34)
Berkait dengan proses perkembangan tersebut diatas Warsito Utomo
menjelaskan bahwa saat ini telah gerjadi perubahan paradigma administrasi
Negara, dari Traditional public administration (TPA) menuju New public
administration (NPA), Pada Traditional Public Administration orientasi administrasi
Negara, lebih ditekankan kepada Control, to be given and following the instruction.
Pada New Public Management, administrasi Negara diarahkan kepada alignment
creativity and empowering (ACE) (Utomo, 2006 : 4). Pendapat diatas, menegaskan
adanya fenomena perubahan besar, dari peran tunggal Negara sebagai
penyelenggara pemerintah , bergeser menjadi fasilitator saja. Pergeseran
paradigma administrasi Negara tersebut, menyebabkan pula pergeseran makna
dari kata ke public. Kata public yang selama ini dipersepsikan sebagai Negara atau
pemerintah, bergeser kepada makna yang lebih luas yaitu masyarakat. Masyarakat
bukan lagi sebagai obyek sasaran dari administrasi begara, tetapi bahkan juga
sebagai pelaku kegiatan administrasi Negara. Pendekatan administrasi Negara
tidak lagi kepada Negara, tetapi lebih kepada masyarakat atau Customers
Oriented atau Customers Approach. Dalam paradigma baru administrasi Negara,
selanjutnya dijelaskan lebih lanjut oleh Warsito Utomo bahwa segala proses,
system, prosedur, hierarchi atau lawfull state tidak lagi merupakan acuan yang
utama meskipun tetap perlu diketahui merupakan skill. Tetapi results, teamwork,
fleksibilitas haruslah lebih dikedepankan disebabkan oleh tekanan, pengaruh,
adanya differentiated public demand. (Utomo, 2006 : 4).
Di dalam menangani keluhan, pengaduan dan perselisihan dalam
penyelenggaran pelayanan public diharapkan mengacu pada unsur-unsur New
Publik Services tersebut diatas. Paradigma baru administrasi Negara,
menyebabkan pola hubungan antara Negara dengan masyarkat, yang lebih
menekankan kepada kepentingan masyarkat dengan lebih baik dan lebih
demokratis. Pengelolaan keluhan pengaduan dan perselisihan dalam
penyelenggaraan pelayanan publik yang mungkin terjadi, diselenggarakan dalam
koridor nilai-nilai demokrasi yang memandang masyarakat penggunaan pelayanan
98
publik adalah warga Negara yang mempunyai hak-hak dasar untuk dilayani (Hak
EKOSOB) seperti yang tertuang dalam Undang Undang Dasar Negara Republik
Indonesia tahun 1945.
Perjalanan demokratisasi yang berlangsung di Indonesia memberikan
pelajaran yang berharga bagi pemerintah (birokrasi) dan warga Negara (citizen).
Wajah dan sosok birokrasi kini mengalami perubahan dari birpkrasi yang kaku
beorientasi ke atas menuju kea rah birokrasi yang lebih demokratis, responsif,
transparan, non partisan. Birokrasi tidak dapat lagi menempatkan diri sebagai
sosok institusi yang angkuh dan tak tersentuh oleh kritik dari pihak luar birokrasi.
Gelombang reformasi politik yang terjadi tahun 1997 telah mampu meruntuhkan
tembok keangkuhan birokrasi dan melahirkan masyarakat sipil (civil society) yang
kuat. Tuntutan masyarakat akan perbaikan kinerja birokrasi telah menjadi wacana
public di era reformasi sekarang ini. Di samping itu, semakin maraknya isu
demokratisasi telah memperkuat posisi masyarakat sipil untuk menuntut hak-hak
mereka ketika berhubungan dengan birokrasi.
Dalam konteks demikian, birokrasi perlu merevitalisasi diri untuk dapat
menghasilkan pelayanan public yang demokratis, efisien, responsif, dan
transparan. Dalam model new public service, pelayanan publik berlandaskan pada
teori demokrasi yang mengajarkan adanya egaliter dan persamaan hak diantara
warga Negara, karena pada dasarnya rakyat (demos) itulah yang merupakan
pemegang kekuasaan tertinggi (kratein). Berkonsekuensi logis pada konsep bahwa
sejak dalam statusnya yang dialam kodrati, sampaipun ke status nya sebagai
warga Negara, manusia-manusia itu memiliki hak-hak yang karena sifatnya yang
asasi tidak akan mungkin diambil, dilingkari dan/atau dilanggar (inalienable,
inderogable, inviolable) oleh siapapun yang tengah berkuas. Bahkan, para
penguasa itulah yang harus dipandang sebagai pejabat-pejabat yang memperoleh
kekuasaanya yang sah karena mandat para warga Negara melalui suatu kontak
publik, suatu perjanjian luhur bangsa yang seluruh substansi kontraktualnya akan
diwujudkan dalam bentuk konstitusi. (Wignyosoebroto, 2005). Dalam model ini
kepentingan public dirumuskan sebagai hasil dialog dari berbagai nilai yang ada di
dalam masyarakat.
Kualitas pelayanan publik yang diberikan oleh lembaga birokrasi
penyelenggara pelayanan publik akan dipengaruhi oleh berbagai factor, seperti
tingkat kompetensi aparat, kualitas peralatan yang digunakan untuk memproses
jenis pelayanan, budaya birokrasi, dan sebagainya. Kompetensi aparat birokrasi
merupakan akumulasi dari sejumlah sub variable ssperti tingkat pendidikan, jumlah
tahun pengalaman kerja, variasi pelatihan yang diterima. Sedangkan kualitas dan
kuantitas peralatan yang digunakan akan mempengaruhi prosedur dan kecepatan
output yang akan dihasilkan. Apabila organisasi menggunakan teknologi modern,
seperti computer, maka metode dan prosedur kerja akan berbeda dengan ketika
organisasi menggunakan cara kerja manual. Dengan mengadopsi teknologi
modern, maka akan menghasilkan output yang lebih banyak dan berkualitas dalam
waktu yang relatif lebih cepat.
Budaya birokrasi yang bersifat paternalisme yang masih mendominasi
birokrasi di Indonesia telah melahirkan hubungan atasan dengan bawahan seperti
patron-clients. Sifat hubungan tersebut mengandung makna bahwa patron atau
bapak memiliki kewajiban melindungi dan memenuhi kebutuhan clients atau anak.
Sementara itu, clients atau anak berkewajiban loyal dan menjaga nama baik
99
patron/bapak. Hubungan patron-clients tersebut membawa konsekuensi apabila
ada kesalahan, maka mereka saling menutupi kesalahan tersebut.
Gambar 2.1. Model mekanisme komplain pada kebijakan pelayanan.
2.7.3 TATA LAKSANA

2.7.3.1 Alur Penanganan Keluhan
Alur atau sering disebut sebagai bagan alur adalah suatu bagan yang
menggambarkan proses yang sedang berlangsung serta tahap-tahap yang
terdapat dalam proses tersebut.
Gambar 2.2. Alur Penanganan Keluhan Pelanggan (Puskesmas Pucang Sewu)

Bila keluhan dapat ditangani secara internal, maka pelanggan akan
langsung mendapatkan jawaban atau tanggapan dari nomor layanan keluhan.
Keluhan berupa pesan singkat beserta jawaban atau tanggapanya direkapitulasi,
diumpan balikan ke puskesmas setiap bulan. Keluhan juga diinformasikan lintas
program di Dinas Kesehatan sebagai bahan pengambil keputusan. Dari sisi
pelanggan penyampaian keluhan melalui pesan singkat ke nomor layanan
keluhan, sangat diminati pelanggan dengan berbagai alas an. Keluhan dengan
SMS atau pesan singkat lebih praktis, murah dan cepat ditanggapi (kurang dari 24
jam), pelanggan merasa puas karena keluhannya langsung dijawab, ada upaya
100
tindaklanjut yang dijanjikan yang membuat pelanggan tenang. Pelanggan percaya
bahwa kepala puskesmas akan cepat memperhatikan keluhan yang disampaikan
melalui dinas kesehatan, karena ada undur pengawasan langsung oleh dinas
kesehatan terhadap adanya masalah pelayanan di puskesmas, yang kadang belum
tentu disampaikan oleh Kepala puskesmas.
Beberapa petugas puskesmas cenderung menolak keberadaan nomor
layanan ini, karena merasa kinerjanya selalu diawasi dan dicari kesalahanya.
Puskesmas juga berpendapat bahwa pelanggan akan manja, bila harapannya tidak
dipenuhi oleh puskesmas. Pelanggan akan selalu mengeluh melalui nomor layanan
keluhan tersebut. Dengan adanya nomor layanan keluhan di dinas kesehatan, tidak
ada kesempatan bagi petugas puskesmas untuk menyembunyikan masalah atau
keluhan yang disampaikan oleh pelanggan.
METODE KOMPLAIN
Gambar 2.3. Metode Komplain

Mekanisme keluhan melalui Koran
Keluhan pelanggan puskesmas melalui Koran mendapat perhatian langsung

dari kepala dinas kesehatan. Tim investigasi dibentuk secara insidentil untuk
menelusuri dan mengidentifikasi permasalahan yang ada di puskesmas terkait
keluhan. Keluhan dibahas dengan lintas program, dikonsultasikan dan dilaporkan
kepada kepala dinas kesehatan. Setelah dirumuskan akar masalah dan solusi
pemecah masalah, pihak dinas kesehatan akan membuat tanggapan, baik secara
internal maupun eksternal. Secara internal dengan melakukan perubahan-
perubahan baik di puskesmas maupun di dinas kesehatan. Tanggapan eksternal
dengan membuat klarifikasi yang ditayangkan di media tersebut, atau klarifikasi
langsung ke nomor ponsel pelanggan yang membuat keluhan.
Puskesmas terkait keluhan, akan mendapat pembinaan oleh tim Pembina
yang secara insidentil ditunjuk kepala dinas kesehatan melalui surat tugas, dengan
jadwal pembinaan dalam kurun waktu tertentu. Dinas kesehatan menanggapi
keluhan di Koran melalui proses koordinasi dan konsultasi, baik secara horizontal
(lintas program) maupun secara vertikal (ke pemerintah daerah dan lintas sektor) .
Mekanisme tertulis
Beberapa puskesmas yang telah aktif mengelola keluhan, melengkapi kotak

keluhan dengan kertas dan alat tulis. Kotak keluhan sebaiknya ditempatkan pada
tempat yang strategis seperti diluar pintu masuk, dipasang kunci, jauh dari
pengamatan petugas. Pembahasan keluhan dilakukan oleh tim mutu puskesmas,
kemudian dilaporkan atau dikonsultasikan kepada kepala puskesmas. Solusi
101
pemecah masalah serta analisa kebutuhan pelanggan, diterjemahkan dalam bentuk
tanggapan keluhan yang diinformasikan kepada pelanggan. Rekapitulasi keluhan
dan tanggapanya dipasang didekat kotak keluhan.
Ada upaya puskesmas untuk tidak menanggapi keluhan yang berhubungan
dengan sikap petugas. Jika kepala puskesmas mempunyai komitmen untuk tidak
melindungi stafnya yang bersikap kurang baik kepada pelanggan, keluhan terhadap
sikap petugas dapat diminimalkan.
Strategi Puskesmas Pucang Sewu dalam Meningkatkan Kegiatan Pelayanan
Tiga komponen yang mempengaruhi strategi puskesmas dalam meningkatkan
pelayanan berorientasi kepada pelanggan. Komponen tersebut adalah :
1. Kebijakan pemerintah daerah untuk mendukung pelayanan berorientasi
kepada pelanggan, pengetahuan petugas tentang komitmen, serta sikap dan
tindakan petugas dalam mendukung komitmen.
2. Kebijakan pemerintah daerah diamati dengan observasi dan telaah dokumen,
pengetahuan dan sikap tindakan petugas diukur dengan kuensioner.
3. Pengetahuan petugas terhadap komitmen pelayanan berorientasi kepada
pelanggan, diukur melalui kuesioner yang diisi oleh petugas puskesmas.
Kuesioner berisi pernyataan yang berhubungan dengan materi makna
pelayanan, pengelolaan terhadap diri sendiri, pengelolaan terhadap pelanggan,
serta melakukan komunikasi efektif dengan pelanggan.
Penanganan Keluhan di Sarana Pelayanan Publik Puskesmas merupakan
salah satu sarana pelayanan publik, yang memberikan pelayanan kesehatan
kepada masyarakat atau public. Dalam menyelenggarakan pelayanan public,
puskesmas wajib mengikuti tata cara penyelenggaraan pelayanan public yang
diatur dalam keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor :
63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan
Publik. Standar pelayanan harus dipenuhi oleh suatu sarana pelayanan public,
antara lain; penetapan prosedur pelayanan yang dibakukan, juga waktu
penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan sampai penyelesaian
pelayanan termasuk pengaduan /keluhan.
2.7.3.2 Membangun Mekanisme Penyampaian Masukan (Feedback) masyarakat
penggunaan layanan publik.
Untuk dapat mengidentifikasi berbagai kebutuhan masyarakat penggunaan
layanan publik dan berbagai bentuk pelayanan yang mereka anggap penting, perlu
dilakukan sebuah penelitian khusus, misalnya dalam bentuk survey penggunaan
pelayanan. Data yang dihasilkan dari penelitian ini dapat memberikan informasi
penting tentang penggunaan layanan publik yang dapat dianalisa dan digunakan
sebagai sebuah instrumen manajemen strategik. Masukan pengguna layanan
publik yang didapat akan membantu instansi penyedia pelayanan untuk
memastikan bahwa : 1) Tingkat dan kualitas pelayanan yang diberikan saat ini
mampu memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna layanan; 2) Standart kinerja
instansi penyedia pelayanan telah sesuai dan mampu memenuhi kebutuhan dan
harapan pengguna layanan; 3) Metode penelitian yang digunakan untuk
mengetahui kebutuhan dan harapan pengguna layanan sesuai dan dapat
diandalkan; 4) Prosedur penanganan masukan dan keluhan pengguna layanan
tersedia; dan 5) Syarat-syarat pelaporan kinerja pelayanan telah terpenuhi.
102
Manfaat komplain yang lain adalah :
1. Organisasi semakin tahu akan kelemahan atau kekurangan dalam
memberikan pelayanan kepada pelanggan.
2. Sebagai alat intropeksi diri organisasi untuk senantiasa responsif dan
memperhatikan suaradan pilihan pelanggan
3. Mempermudah organisasi mencari jalan keluar untuk meningkatkan mutu
pelayanan.
4. Dapat mempertebal rasa percaya diri dan kesetiaan pelanggan kepada
organisasipelayanan.
5. Penanganan komplain yang benar dan berhasil bisa meningkatkan kepuasan
kepada pelanggan.
2.7.3.3 Mengembangkan Cara penanganan Pengaduan Pengguna layanan publik.
Dalam suatu mekanisme penanganan keluhan, prioritas keluhan, adalah hal
utama yang harus diperhatikan para penyusun Regulasi Pelayanan. NSW
Ombudsmans Effective Complaint Handling Guidelines (2000), menyebutkan
penanganan keluhan merupakan salah satu komponen penting dalam formula
peningkatan kepuasan dan dukungan pengguna layanan publik. Secara garis
besar, penyedia pelayanan perlu memperhatikan hal berikut dalam menyusun
mekanisme penanganan keluhanyang akan tercantum dalam Regulasi Pelayanan,
yaitu: Bagaimana pengguna layanan menggunakan mekanisme keluhan;
Bagaimana penyedia layanan akan menangani keluhan; Berapa lama mekanisme
penanganan keluhan; apa tindakan yang akan penyedia layanan ambildalam
menangani keluahan; Apakah terdapat lembaga mediasi bila pengguna layanan
belum puas dengan jawaban penyedia layanan; Siapa yang duduk dewan
pengevaluasi kenerja; dan Badan macam apa yang memonitor kerja penyedia
pelayanan dalam menangani keluhan.
2.7.3.4 Penentuan Prioritas Keluhan
Pada awalnya, keluhan-keluhan pengguna layanan dapat diklasifikasikan
dalam jenis-jenis keluhan tertentu, misalnya keluhan mengenai keterlambatan
proses pelayanan, petugas yang kurang ramah, informasi yang tidak jelas atau
bahkan juga keluhan berkaitan dengan berbagai penyimpangan yang terjadi dalam
penerapan standart-standart pelayanan, Sebagian keluhan dapat langsung ditindak
lanjuti pada saat keluhan diterima, tetapi sebagian lainnya memerlukan waktu
tertentu untuk menyelesaikannya. Untuk Keluhan-keluhan yang tidak dapat
diselesaikan pada saat disampaikan, perlu disaring terlebih dahulu sebelum diolah
lebih lanjut, Setelah melalui proses penyaringan ini, selanjutnya dilakukan
penentuan prioritas keluhan.
Prioritas keluhan dapat dilakukan dengan kriteria antara lain: sejauhmana
dampak keluhan terhadap kemungkinan menurunnya kepercayaan pengguna
layanan terhadap pelayanan yang dilakukan oleh unit penyedia pelayanan;
sejauhmana keluhan yang disampaikan disertai dengan data-data yang akurat;
sejauhmana keluhan memberikan dampak terhadap proses manajement
pelayanan, dan lainnya. Skala prioritas dalam hal penanganan keluhan menjadi
faktor penting dalam Regulasi Pelayanan, karena kepuasan pengguna layanan
merupakan indikator kesuksesan pelayanan masyarakat. Masalah dalam keluhan
dapat digolongkan kedalam 3 tingkatan:
a. Penting, misalnya mengenai isu-isu keselamatan atau berkaitan dengan
nyawa manusia
103
b. Sederhana, misalnya mengenai permintaan formulir, jawaban aplikasi,
permintaan maaf, pengembalian uang, membalas telefon, merespon surat,
dan lainnya.
c. Kompleks, misalnya mengenai masalah- masalah serius terkait dengan
korupsi, maladministrasi, diskriminasi ketidaknetralan, dan sebagainya.
Demi penanganan keluhan secara cepat dan tepat, sebaiknya pengguna
layanan perlu diberitahu tentang bagaimana cara melayangkan keluhan yang
efektif. Pemberitahuan tersebut penting karena dari keluhan yang baik sebuah
instansi penyedia layanan mampu menganalisi dan merespon keluhan dengan
cepat.contoh cara-cara bagaimana penggunaan layanan menyampaikan keluhan
yang efektif, adalah sebagai berikut:
Mencantumkan identitas pribadi, pengguna layanan, sehingga instanti
penyediaan pelayanan dapat mencari pengguna layanan berkaitan dengan
keluhan; a.) mencantumkan nomer kontak pengguna layanan, agar penerima
keluhan dapat langsung menjawab melalui nomer terssebut; b.) memberikan
sebanyak mungkin latar belakang keluhan dan menyatakan dokumen apapun yang
mendukung keluhan; dan c.) apabila pengguna layanan membutuhkan seseorang
untuk membantu, atau hanya mendiskusikan masalah secara informal, berikan
pernyataan bersedia membantu, lengkap dengan nomer kontak penghubung.
2.7.3.5 Pengembangan Prosedur Penerimaan Keluhan untuk Kasus-Kasus
Khusus.
Untuk kasus-kasus khusus yang memiliki sifat penyimpangan-
penyimpangan berat seperti korupsi, kolusi, dan nepotisme, maka organisasi
pelayanan dapat memberikan pelayanan khusus secara konfidensial. Pemisahan
antara kasus keluhan yang berbau tindak pidana dan keluhan yang bersifat
menagerial proses pelayanan sangat membantu pihak unit menyediakan
pelayanan untuk memfokuskan diri pada upaya- upaya memperbaiki kualitas
pelayanan atas dasar masukan- masukan dari pengguna layanan. Namun
demikian sebelum menentukan perkara keluhan mengenai korupsi, kolusi, dan
nepotisme, suatu instansi penyedia layanan perlu mendefinisikan terlebih dahulu
akan makna kata-kata tersebut, agar pengguna layanan maupun staf instansi
penyediaan layanan dapat bertindak cepat dan tanggap. Apabila pengguna layanan
bermaksud untuk melayangkan keluhan perihal subtansial seperti korupsi, kolusi,
dan nepotisme makakeluhan tersebut harus menghubungi: a.) pejabat tertinggi
instansi penyedia layanan (misalnya: kepala dinas); b.0 dewan pengawas kinerja
instansi penyedia layanan, atau c.) komisi ombudsman, sedangkan keluhan terkait
dengan kegiatan berindikasi kriminal, maka pengguna layanan dapat
melaporkannya kepada polisi bersama laporan langsung ditunjukkan kepada
pejabat tertinggi instansi penyedia layanan. Sedangkan, apabila keluhan
mengalami korupsi, dan masalah yang sangat rahasia diterima oleh seorang staf
maka ia harus segera melaporkan kepada pimpinan tertinggi instansinya.
Keluhan penguna layanan dapat diterima intansi pengguna layanan melalui
bermacam bentuk, seperti berikut ini:a) Melalui telepon (saat jam kerja); b) Melalui
mesin faksimil dengan mencantumkan pad siapa keluhan ditunjukka; c) Melalui e-
mail; d) Melalui korespondensi atau surat menyurat; e) Melalui tatap muka
langsung dengan sebelumnya yaitu membuat janji untuk bertemu pejabat atau staf
penerima keluhan,menunjungi kantor penyedia pelayanan atau keluhan dapat di
proses.
2.7.3.6 Pengelola Pengaduan Berdasarkan RUU Pelayanan Publik
104
Pasal 35 RUU Pelayana Publik Republik indonesia menyebutkan
bahwapelyanan kepada masyarakat dan penegakan hukum merupakan upaya
untuk menciptakan pemerintah yang baik, bersih dan efisien guna meningkatkan
kesejah teraan serta menciptakan keadilan dan kepastian hukum bagi seluruh
waraga negara.Demi terjadinya penyelenggaraan pelayanan publik dan untuk
memberi perlindungan hak kepada setiap warga negara dari kemungkinan
peningkatan atau
Penyalah gunaan didalam penyelengaraan pelayanan publik diperlukan
pengaturan pengelolahan paduan, perselisihan dan sengketa yang mungkin timbul
antara masyarakat penggunapelayanan dan penyelanggaraan pelayanan publik.
a. masyarakat dapat menyampaikan keluhan atau pengaduan mengenai
penyelenggaraan pelayanan publik kepada penyelenggara dan atau
Ombudsman. Hal ini dilakukan untuk menjamin terciptanya pelayanan publik
yang berkeadilan, sehingga akan diperoleh pemberian jasa kepada layanan
kepada masyarakat yang proporsional, berkeseimbangan, non diskriminatif,
dan bersesuai dengan kebutuhan dan perkembangan masyarakat yang kian
demokratis.
b. Penyelenggara wajib menyampaikan sarana dan prasarana yang layak dalam
pelaksanaan pengelolaan keluhan dan pengaduan. Sarana dan prasarana
yang layak yang harus disediakan oleh penyelenggara publik, akan sangat
menetukan tingkat kualitas layanan yang diberikan oleh lembaga
penyelenggaraan publik. Sarana dan prasarana yang harus disediakan
tentunya bersesuai dengan kemampuanlembaga penyelenggaraan layanan,
yang seiring dengan tingkat perkembangan teknologi informasi yang ada dan
bersesuai dengan budaya masyarakat. Sarana dan prasarana meliputi media,
kotak saran, bagian/instansi pengelolaan pengaduan, dan mekanisme
penyampaian keluhan dan pengaduan.
c. Berdasarkan keluhan atau pengaduan sebagaimana yang dimaksud dalam
ayat (1) Ombudsman menyusun rekomendasi tindak lanjut. Ombudsman
berkewajiban merespon keluhan dan pengaduan masyarakat dengan
melakukan investigasi atau pemeriksaan dan penelitian kasus yang ada,
melakukan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga negara serta lembaga
pemerintahan lainnya serta lebaga kemasyarakatan dan perorangan, untuk
kemudian membangun jaringan kerja dan melakukan upaya melakukan upaya
pencegahan dan memberikan simpulan dan rekomendasi tindak lanjut kepada
pemerintah penanggungjawab penyelenggaraan pelayanan publik dan
tembusan kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
d. Penyelenggaraan pelayanan publik wajib mengelola setiap keluhan dan
pengaduan baik yang berasal dari penerima layanan maupun rekomendasi
dari Ombudsman. Dalam suatu mekanisme penanganan keluhan, prioritas
keluhan, adalah hal utama yang harus diperhatikanpara penyusun regulasi
pelayanan. NSW Ombudmans Effective Complaint Handling Guildenes
(2000),menyebutkan penanganan keluhan merupakan salah satu komponen
penting dalam formula peningkatan kepuasandan dukungan pengguna
layanan publik. Secara garis besar, penyedia pelayanan perlu memperhatikan
hal berikut dalam menyusun mekanisme penanganan keluhan yang akan
tercantum dalam regulasi pelayanan, yaitu Bagaimana pengguna layanan
menggunakan mekanisme keluhan; Bagaimana penyedia layanan akan
105
menangani keluhan; Berapa lama mekanisme penanganan keluhan; Apa
tindakan yang akan penyedia layanan ambil dalam menangani keluhan;
Apakah terdapat lembaga mediasi bila pengguna layananbelum puas dengan
jawaban penyedia pelayanan; siapa yang duduk dalam dewan pengevaluasi
kinerja; dan badan macam apa yang memonitor kerja penyedia pelayanan
dalam menangani keluhan.
e. Pengaduan yang disampaikan baik oleh masyarakat maupun Ombudsman
wajib di tindak lanjuti oleh penyelenggara pelayanan publik. Apabila
pengaduan tidak ditindak lanjuti maka masyarakat bisa mengadukan kepada
pemerintah dan Ombudsman dan Ombudsman akan melakukan pemantauan
dan evaluasi pengelolaan pengaduan lebih lanjut untuk kemudian
memberikan rekomendasi kepada pemerintah dan Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah, Selanjutnya dalam pasal 36 disebutkan :
1. Penyelenggara wajib menyusun tata cara pengelolaan keluhan dan
pengaduan dari penerima pelayanan dengan mengedepankan prinsip
penyelesaian yang cepat dan tuntas.
2. Tata cara pengelolaan pengaduan dari penerima pelayanan sekurang-
kurangnya meliputi:
a. Prosedur pengelolaan pengaduan,
b. Penentaun pejabat yang mengelola pengaduan
c. Prioritas penyelesaian pengaduan,
d. Pelaporan proses dan hasil pengelolaan pengaduan kepad aatasan
aparat
e. Rekomendasi pengelolaan pengaduan
f. Penyampaian hasil pengelolaan pengaduan kepada fihak- pihak
terkait
g. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan pengaduan
h. Dokumentasi dan statistik pengelolaan pengaduan
6. Prinsip pelayanan publik yang berkualitas (kontrak pelayanan yang harus
dipatuhi aparat) :
1. Standarts: menetapkan, memonitor, dan mempublikasikan standart kinerja
pelayanan sesuai dengan harapan pengguna pelayanan.
2. Information And Openess : Tersedianya informasi yang lengkap, akurat
dan mudah difahami tentang bagaimanakah proses pelayanan akan
dijalankan, beberapa biayanya, sejauhmana mutu kinerjanya dan siapa
yang bertugas dan bertanggung jawab.
3. Choice and Consultation : harus tersedia pilihan pelayanan yang cukup
bagi pelanggan, peluang konsultasi reguler dan sistematis dengan
pelanggan, persepsi mereka tentang pelayanan yang ada, upaya
peningkatan mutu pelayanan dari ukuran keberhasilan (standart)
pelayanan.
4. Courtesy And Standars : pemberian pelayanan yang penuh dengan
kesopanan dari para petugas, diberikan secara adil dan merata bagi siapa
saja yang membutuhkan pelayanan dan sesuai dengan keinginan
mereka.
5. Putting things Right : bila terjadi kesalahan dalam pelayanan, aparat tidak
segan- segan meminta maaf, memberikan penjelasan yang memuaskan ,
dan mencari jalan keluar yang memuaskan, dan mempublikasikan
prosedur komplain yang mudah diikuti oleh pelanggan.
106
6. Value for Money : pemberian pelayanan yang efesien dan ekonomis
sesuai dengan sumber- sumber yang tersedia, dan peluang untuk
melakukan validasi kinerja sesuai dengan standar kinerja.
2.7.3.7 Manajemen Mutu terpadu / Total Quality Management (TQM)
Total Quality Management adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk
menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi.
Elemen pendukung dalam TQM
Elemen- elemen pendukung yang dimaksud adalah:
1. Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan supaya pencapaian tujuan dengan
memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan
data dan menggali siapa- siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen
mutu terpadu. Ketika memutuskna untuk menggukan MMT/TQM sebagai kunci
proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan
pimpinan tidak bisa diremehkan.
Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati
implikasi manajemen didalam suatu ekonomi internasional dimana manajer yang
paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya didunia, harus
diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataannya hidup yang berat ini
akan menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus
menembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses
manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya.
Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa MMT adalah suatu proses yang
terdiri dari tiga prinsip dan elemen- elemen pendukung yang mereka kelola agar
mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan
bersaing.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada keterampilan setiap karyawan yang pengertiannya
tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan
melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan
untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini
memastikan bahwa suatu set alat yang sama akan diperbaiki diseluruh
perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik dan teknik
lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang
paripurna.
3. Struktur Pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan
perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu.
Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dariluar melalui konsultan akan tetapi
lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf
pendukung yang kecil yang dapat membantu film manaajemen senior untuk
mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui network dengan
manajer mutu dibagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai
narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim
manajer senior .
4. Komunikasi
107
Kominikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan
cara berbeda-beda agar dapat berkomunikasi kepada seluruh karyawan
mengenai suatu komitmen yang sungguh untuk melakukan perubahan dalam
usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan
para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan dan
menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.
5. Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan
mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi
akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenai seseorang mencapai
sukses dengan menggunakan proses manajemen mutu terpadu akan
memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan
memungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada
dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan
diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karywan lainnya
6. Pengukuran
Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting didalam
manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap
orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi
diketahuinya berdasarkan data. Didalam menentukan penggunaan data,
kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh
pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi.
Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian
kinerja yang realistis serta sangat berguna didalam memotivasi setiap
orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.
Disamping keenam elemen pendukung diatas, maka ada unsur yang tidak
bisa diabaikan yaitu gaya kepemimpinan dalam organisasi/perusahaan
bersangkutan. Suatu cara/gaya bagaimana seorang manajer sebagai seorang
pemimpin melakukan suatu sangat berpengaruh pada pelaksanan tugas yang
dilakukan oleh bawahan/karyawan. Terdapat 13 hal yang perlu dimiliki oleh
seorang pemipin dalam manajemen mutu terpadu yaitu:
Pimpinan mendasarkan keputusan pada data, bukan hanya pendapat saja
Pimpinan merupakan pelatih, dan fasilitator bagi setiap individu/bawahan
Pimpinan harus secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah yang
dihadapi oleh bawahan
Pimpinan harus bisa membangun komitmen, yang menjalani bahwa setiap
orang memahami misi, visi dan target perusahaan yang jeals
Pimpinan dapat membangun dan memelihara kepercayaan
Pimpinan harus paham betul untuk mengucapkan terima kasih kepada
bawahan yang berhasil/berjasa
Aktif mengadakan kaderisasi melalui pendidikan dari pealtihan yang
terprogram
Berorientasi selalu pada pelanggan internal/eksternal
Pandai menilai situasi dan kemampuan orang lain secara tepat
Dapat menciptakan suasana kerja yang sangat menyenangkan
Mau mendengar dan menyadari kesalahan
Selalu berusaha memperbaiki system dan banyak berimprovisasi
Bersedia belajar kapan saja dan dimana saja
108
Berdasarkan data yang ada tealah dibuktikan penerapan manajemen
mutu terpadu telah berhasil dengan baik di Jepang kalau dilaksanakan secara
konsekuen, sehingga membuktikan produk jepang telah membanjiri pasar,
terutama di Amerika Serikat untuk produk mobil dan elektronik, walaupun cikal
bakal manajemen mutu berasal dari negara Paman Sam tersebut. Sukses
ekonomi luar biasa ini merupakan menyadarkan Amerika Serikat untuk
menerapkan manajemen mutu terpadu. Hal ini kemudian diikuti oleh negara-
negara di Eropa dan Timur Tengah dalam tingkat perintisan.
Mungkinkah TQM dapat diterapkan di Indonesia ? jawabannya mungkin
saja kalau dipenuhi syarat- syarat berikut :
Setiap perusahaan/oraganisasi harus secara terus menerus melakuakn
perbaikan mutu produk dan pelayanan, sehingga dapat memuaskan para
pelanggan.
Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan dan para
pemegang saham.
Memiliki wawasan jauh kedepan dalam mencari laba dan memberikan
kepuasan.
Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil.
Menciptakan kondisi dimana para karyawan aktif berpartisipasi dalam
menciptakan keunggulan mutu.
Ciptakan kepimpinan yang berorientasi pada bawahan dan aktif
memotivasi karyawan bukan dengan cara otoriter, sehingga diperoleh
suasana kondusif bagi lahirnya ide-ide baru.
Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah
memberikan manfaat bagi yang sukses dan mudah memberikan maaf bagi
yang belum berhasil/berbuat salah.
Setiap keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan
pengalaman/ pendapat.
Setiap langkah kegiatan harus selalu terukur jelas, sehingga pengawasan
lebih mudah.
Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan utama dalam
upaya peningkatan mutu
6 Prinsip Pelayanan Publik Yang Berkualitas (Kontrak Pelayanan Yang
Harus Dipenuhi aparat) :
1. Standarts: menetapkan, memonitor dan mempublikasikan standart kinerja
pelayanan sesuai dengan harapan pengguna pelayanan ;
2. Information and Openess: tersedianya informasi yang lengkap, akurat dan
mudah difahami tentang bagaimanakah proses pelayanan akan dijalankan,
berapa biayanya, sejauhmana mutu kinerjanya dan siapa yang bertugas
dan bertanggung-jawab ;
3. Choice and Consultation: harus tersedia pilihan pelayanan yang cukup bagi
pelanggan, persepsi mereka tentang pelayanan yang ada, uapaya
peningkatan mutu pelayanan dan ukuran keberhasilan (standart)
pelayanan ;
4. Courtesy and Standarts: pemberian pelayanan yang penuh dengan
kesopanan dari para petugas, diberikan secara adil dan merata bagi siapa
saja yang membutuhkan pelayanan dan sesuai dengan keinginan mereka ;
5. Putting Things Right : bila terjadi kesalahan dalam pelayanan, aparat tidak
segan-segan meminta maaf, memberikan penjelasan yang memuaskan
109
dan meencari jalan keluar yang memuaskan ; mempublikasikan prosedur
komplain yang mudah diikuti oleh pelanggan ; dan
6. Value for Money : pemberian pelayanan yang efisien dan ekonomis sesuai
dengan sumber yang tersedia, dan peluang untuk melakukan validiasi
kinerja sesuai dengan standart kinerja.
KEBERHASILAN MANAJEMEN KOMPLAIN DI PENGARUHI OLEH:
1. Personal Factors: yaitu faktor keahlian, rasa percaya diri, memotivasi dan
komitmen masing-masing aparat pelayanan
2. Leadership Factors: yaitu faktor kualitas dorongan, bimbingan dan
dukungan yang diberikan oleh atasan dari pimpinan tim
3. Team Factors : yaitu faktor kualitas dukungan dari seluruh anggota tim
pealyanan
4. System Factors : yaitu faktor sistem kerja yang handal dan fasilitas yang
memadai yang disediakan oleh organisasi pelayanan
5. Contextual (Sutuasional) Factors : yaitu situasi dan kondisi lingkungan baik
internal maupun eksternal.
Syarat-syarat bagi sistem & Prosedur Komplain yang baik:
1. Adanya keterlibatan & komitmen yang kuat dari pimpinan pelayanan
dengan menetapkan sumber dan pelatihan staf pelayanan yang tepat;
2. Mengakui dan melindungi hak-hak pelanggan dan staf;
3. Tersedianya sistem & prosedur komplain yang terbuka, efektif dan mudah
untuk diikuti bagi pelanggan;
4. Memanfaatkan umpan-balik dari luar seperti lembaga Ombudsman,
lembaga konsumen dsb ;
5. Terus-menerus memonitor keluhan pelanggan agar organisasi senantiasa
meningkatkan mutu pealyanan, dan
6. Mengaudit efektivitas pelaksanaan sistem & prosedur komplain yang telah
ada.
2.8 EDOMAN AUDIT INTERNAL

2.8.1 DEFINISI
Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi factual dan signifikan
melalui interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang
berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi
pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar
yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan dilapangan.
Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejaumana
criteria audit telah dipenuhi. Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk
melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit.
Audit internal adalah suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu
organisasi oleh auditor internal yang juga adalah karyawan yang bekerja pada
organisasi tersebut, untuk kepentingan internal UPTD Puskesmas Pucang Sewu.
110
2.8.2 RUANG LINGKUP DAN TATA LAKSANA
Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit perlu
dilaksanakan dengan pendekatan dengan pendekatan sebagai berikut :
Proses interaktif
Kegiatan sistimatis : direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisiensi
Dilkukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan keadilan
Melibatkan proses analisa/evaluasi/penilaian/pengujian
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasarkan standar akreditasi
Merupakan kegiatan berualang
Menghasilkan laporan
Proses pelaksanakan audit terdiri dari kegiatan untuk : memastikan (konvirmasi, dan
verifikasi); Menilai (mengevaluasi dan mengukur); dan merekomendasikan
(memberikan saran/masukan). Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor
dengan cara :
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisa data
2.8.2.1 MERENCANAKAN DAN MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL

A. TAHAP AUDIT INTERNAL
Audit internal dilaksanakan mengikuti empat tahap sebagai berikut :
Tahap I : Penyusunan rencana audit : menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit,jadwal audit, dan menyiapkan instrument audit.
Tahap II : Tahap pengumpulan data dengan menggunakan instrumenaudit yang
disusun berdasarkan standar tertentu (misalnya standar akreditasi,
standar/pedoman program, standar pelayanan minimal, standar/indicator kinerja)
untuk mengukur tingkat kesesuaian terhadap standar tersebut.
Tahap III : Tahap analisa data audit, perumusan masalah, prioritas masalah, dan
rencana tindakan lanjut audit.
Tahap IV : Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.
B. PENYUSUNAN RENCANA AUDIT
Dalam merencanakan audit harus ditetapkan
111
1. Tujuan audit : untuk melakukan penilaian kinerja dibandingkan dengan
standar tertentu.
2. Lingkup audit : menjelaskan unit kerja yang akan diaudit.
3. Objek audit : menjelaskan apa saja yang akan diaudit.
4. Alokasi waktu : menjelaskan berapa lama audit akan dilakukan dan
penjadualannya.
5. Metode audit : metode yang akan digunakan pada saat melakukan audit.
6. Persiapan audit : persiapan auditor, penetapan criteria audit, dan penyusunan
instrument audit.
C. PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metode,
antara lain adalah:
1. Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
2. Meminta penjelasan kepada auditee
3. Meminta peragaan oleh auditee
4. Memeriksa dan menelaah dokumen
5. Memeriksa dengan menggunakan instrument daftar tilik
6. Mencari bukti bukti
7. Melakukan pemeriksaan silang
8. Mewawancarai auditee
9. Mencari informasi dari sumber luar
10. Menganalisis data dan informasi
D. ANALISA DATA
Analisa data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh
pada waktu proses pengumpulan data dengan criteria audit yang telah ditetapkan.
Bila ditemukan kesenjangan antara fakta dengan kriteria audit, maka auditor
bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab
timbulnya kesenjangan.
E. PELAPORAN DAN DISEMINASI
Hasil audit internal harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/Klinik dan
kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat, tinjauan
manajemen untuk melaporkan hasil audit, tindak lanju yang telah dilakukan, kendali
dalam perbaikan sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya
perbaikan kinerja maupun perbaikan sistim manajemen/pelayanan.
2.8.2.2 PELAPORAN HASIL AUDIT
Hasil audit perlu dilaporkan kepada pucuk pimpinan dan kepada unit yang
diaudit. Dalam laporan audit harus memuat :
1. Latar belakang dilakukan audit : menjelaskan mengapa perlu dilakukan audit
2. Tujuan audit : menjelaskan tujuan dilakukan audit
3. Lingkup audit : menjelaskan unit yang diaudit
4. Objek audit : menjelaskan apa saja yang diaudit
5. Standar/kriteria yang digunakan untuk melakukan audit
6. Auditor : menjelaskan siapa yang melaksanakan kegiatan audit
7. Proses audit : menjelaskan metode, proses pelaksanaan audit dan jaduwal
pelaksanaan audit
8. Hasil dan analisi audit : menjelaskan temuan audit dan analisis mengapa terjadi
kesenjangan terhadap standar / criteria yang ditetapkan
112
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesain yang disepakati oleh auditee :
berdasarkan hasil audit, auditor diwajibkan untuk memberikan rekomendasi
perbaikan dengan adanya kesepakatan dari pihak auditee untuk
menyelesaikannya
2.9 PEDOMAN UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT

PEDOMAN PENGELOLAAN PROGRAM UKM
I. Pendahuluan
Untuk meningkatkan layanan kepada masyarakat oleh Puskesmas, atau fasilitas
pelayanan kesehatan tingkat pertama telah dilakukan berbagai upaya peningkatan
mutu dan kinerja antara lain dengan pembakuan dan pengembangan sistem
manajemen mutu dan upaya perbaikan kinerja yang berkesinambungan baik dalam
pelayanan klinis, manajemen, dan penyelanggaran upaya upaya kesehatan.
Program dalam menyelanggarakan kegiatan membutuhkan pedoman dalam
melaksanakan kegiatannya. Pedoman digunakan petugas untuk menentukan suatu
ukuran agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standart yang ada. Pedoman
diharapkan semua petugas mempunyai tindakan yang sama, penetuan ukuran yang
sama sehingga tidak terjadi bias saat menentukan hasil suatu kegiataan.
II. Tujuan :
Tujuan umum :
Sebagai bahan yang digunakan program untuk melaksanakan keggiatan.
Tujuan Khusus :
1. Sebagai sarana program untuk meningkatkan capaian program.
2. Sebagai sarana Dinas Kesehatan Kota untuk memonitoring kegiatan yang
dilaksanakan oleh puskesmas.
113
III.Sasaran
Sasaran pedoman akan diberlakukan pada seluruh poli dan unit yang
melaksanakan program kegiatan.
IV.Pedoman UKM terdiri dari :
1. Pedoman Program Promkes
2. Pedoman Program Kesehatan Lingkungan
3. Pedoman Program Gizi
4. Pedoman Program KIA dan KB
5. Pedoman Program Pencegahan Penyakit
6. Pedoman Program Deteksi Dini Tumbuh Kembang (DDTK)
7. Kesehatan Tradisional
114

Pedoman Pelaksanaan Manajemen Puskesmas (Editan)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Pelaksanaan Manajemen Puskesmas (Editan)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KATA PENGANTAR

1.2 TUJUAN PEDOMAN

1.3 RUANG LINGKUP

1.4 BATASAN OPERASIONAL

2.1.1.3 TATA LAKSANA

2.1.1.4 DOKUMENTASI PTP

2.1.2 PEDOMAN LOKAKARYA MINI

2.1.2.2 RUANG LINGKUP

2.1.2.3 TATA LAKSANA

2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin, sebagai tindak lanjut dari Lokakarya

Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan, sebagai berikut :

2.1.2.3.1 Lokakarya Mini Tribulanan Lintas Sektor

Penyelenggaraan Lokakarya Mini Tribulanan Lintas Sektor, sebagai

2.1.3.2 RUANG LINGKUP

2.1.3.2 TATA LAKSANA

2.1 PEDOMAN KETATAUSAHAAN

2.1.1.2 RUANG LINGKUP DAN TATA LAKSANA

No. Jenis Ketenagaan Jumlah Tenaga

1 Dokter / Dokter Layanan Primer 2 Orang

2 Dokter Gigi 1 Orang

5 Tenaga Kesehatan Masyarakat 2 Orang

6 Tenaga Kesehatan Lingkungan 1 Orang

7 Ahli Teknologi Laboratorium Medik 1 Orang

8 Tenaga Gizi 2 Orang

9 Tenaga Kefarmasian 2 Orang

10 Tenaga Administrasi 3 Orang

Standar ketenagaan sebagaimana tersebut diatas :

Table 2.2. Distribusi Tenaga Kesehatan Berdasarkan Profesi di UPTD Puskesmas

No. JENIS TENAGA KESEHATAN JUMLAH TOTAL

PNS NON PNS

Dokter Spesialis (MOU dengan RSU

16 Perawat Gigi SPRG 0 1 0 0 1

Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Kesehatan

Adapun Peraturan Internal Ketenagaan dalam cakupan Kedinasan adalah sebagai

a. Jam Kerja Pada Pelayanan Pagi

Senin Kamis : Pkl 07.15 WIB Pkl 14.30 WIB

Jumat : Pkl 07.15 WIB Pkl 11.30 WIB

Sabtu : Pkl 07.15 WIB Pkl 13.00 WIB

b. Jam Kerja Pada Pelayanan Sore

: Pkl 14.30 WIB Pkl 17.30 WIB

A. Penghargaan Bagi Pegawai di Lingkungan Puskesmas

Atribut lengkap (papan nama)

Dipotong jaspel 25%

D. Aturan Pengambilan Hak Cuti

2.2.3 PEDOMAN MANAJEMEN KEUANGAN

e. Membiayai perjalan kader kesehatan termasuk dukun bersalin untuk

f. Pembelian konsumsi rapat

Kepala daerah menetapkan Bendahara Dana Kapitasi JKN pada

Bendahara Dana Kapitasi JKN pada puskesmas membuka rekening

Kepala Puskesmas menyampaikan Rekening Dana Kapitasi JKN

BPJS Kesehatan membayar dana kapitasi JKN melalui Rekening

Bendahara Dana Kapitasi JKN pada puskesmas mencatat dan

Kepala Puskesmas menyampaikan laporan realisasi pendapatan dan

Berdasarkan laporana realisasi pendapatan dan belanja yang

Berdasarkan SP3B Puskesmas, PPKD selaku BUD menerbitkan Surat

A. Pemanfaatan Dana Kapitasi JKN

Table 2.4 Rincian Kegiatan Pemanfaatn BOK

No. Upaya Kesehatan Jenis Pelayanan Jenis Kegiatan

1 Upaya Kesehatan 1. Pelayanan Pendataan sasaran (TERPADU)

Pelayanan Antenatal / pemeriksaan

Pemberian PMT Bumil KEK

Pemantauan bumil resiko tinggi

Pelaksanaan kelas ibu