TUGAS MAKALAH

MENGELOLA KOMUNIKASI

DIAJUKAN SEBAGAI TUGAS MATA KULIAH

PERILAKU ORGANISASI

DISUSUN OLEH : KELOMPOK 7

KETUA : ROHMALIA (3130032)
ANGGOTA : M MARDIAN (3130018)
YANCE JUNAIDI (3130126)
EKO KRISTIAWAN (3130076)
KANIA GISELA (3130070)
CAHYA GUMILAR (3130075)

FAKULTAS EKONOMI
INSTITUT BISNIS & MULTIMEDIA ASMI
JAKARTA
2016
 MENGELOLA KOMUNIKASI
(MANAGING COMMUNICATION)

PROSES KOMUNIKASI

Untuk memahami kompleksitas proses komunikasinsecara lebih baik, dua

unsur penting di setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima.
Pengirim adalah siapa pun yang ingin mengemukakan ide atau konsep kepada
orang lain, mencari informasi, maupun mengungkapkan pikiran atau emosi.
Penerima adalah orang yang menjadi tujusn informasi. Pengirim menyandingkan
(encodes) ide dengan memilih simbol-simbol yang menyusun pesan. Pesan
(message) adalah rumusan kasat mata dari ide yang dikirimkan kepada penerima.
Pesan dikirimkan melalui saluran (channel) atau pengangkut komunikasi.
Saluran dapat berupa laporan formal, panggilan telepon, pesan surat elektronis,
atau rapat tatap muka. Penerima menafsirkan (decodes) simbol-simbol untuk
menerjemahkan makna pesan. Terakhir, umpan balik (feedback) terjadi ketika
penerima merespons komunikasi dari pengirim dengan memberikan pesan
balasan. Tanpa umpan balik, komunikasi bersifat satu arah; dengan umpan balik,
komunikasi menjadi dua arah. Umpan balik merupakan sarana ampuh untuk
efektivitas komunikasi karena memungkinkan pengirim mengetahui apakah
penerima menafsirkan pesan dengan tepat.
BERKOMUNIKASI LINTAS BUDAYA
Ketika manajer dari dua budaya yang jauh berusaha untuk berkomunikasi,
kesalahpahaman dapat terjadi. Miskomunikasi lintas-budaya dapat terjadi karena
berbagai alasan (gambar 15.3). Antropolog budaya Edward T. dan Mildred R.
Aula berteori bahwa budaya adalah komunikasi dan komunikasi yang dapat dibagi
menjadi beberapa bagian budaya ditentukan: kata-kata, ruang, waktu, dan
perilaku.
Kata-kata
Budaya berbeda dalam jumlah informasi kontekstual yang diperlukan ketika
orang berinteraksi dengan satu sama lain. Individu dari budaya komunikasi
konteks tinggi tidak memerlukan pertukaran informasi rinci, melainkan
bergantung pada pengetahuan yang sudah mereka miliki tentang individu lain
sebelum interaksi.
Ruang
Kesalahpahaman dapat terjadi ketika seorang pengusaha dari budaya di
mana laki-laki menyentuh dan memeluk satu sama lain sebagai bagian dari
normal, kehidupan sehari-hari memulai kontak fisik dengan rekannya dari budaya
di mana menyentuh antara laki-laki jarang terjadi dan hanya terjadi dengan
anggota keluarga. Yang terakhir individu akan merasa tidak nyaman dan mungkin
salah menafsirkan maksud dari kontak fisik.
Waktu
Individu di Asia, Timur Tengah, dan Amerika Latin cenderung melihat
waktu berbeda daripada kebanyakan orang dari Amerika Serikat, Inggris, dan
Jerman. Manajer dari budaya waktu polychronic melakukan banyak hal sekaligus,
tunduk pada interupsi, berkomitmen untuk hubungan manusia, sering mengubah
rencana, dan basis ketepatan pada hubungan. Contoh yang paling umum dari
kesalahpahaman terjadi berkaitan dengan janji waktu.
Tingkah laku
Membaca bahasa tubuh seseorang bisa menjadi latihan yang menantang
karena melibatkan subyektif mengevaluasi komunikasi nonverbal.

BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Saluran Komunikasi Formal
Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah saluran
komunikasi yang berjalan pada rantai komando atau tanggung jawab tugas yang
diberikan organisasi. Keempat arah saluran komunikasi formal,yaitu :

1) Komunikasi ke bawah (downward communication), aliran komunikasi

formal yang paling akrab dan jelas, adalah sebutan untuk pesan dan informasi
yang dikirimkan dari manajemen puncak kepada bawahan ke arah bawah.
2) Komunikasi ke atas (upward communication) formal meliputi pesan-pesan
yang mengalir dari tingkat hierarki organisasi yang lebih bawah ke tingkat
yang lebih tinggi. Menyelaraskan aliran komunikasi ke atas dan ke bawah
yang sehat memastikan lengkapnya sirkuit komunikasi antara para pegawai
dan manajer.
3) Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah pertukaran pesan
secara lateral atau diagonal antar sesama pegawai.
4) Komunikasi diagonal, sementara mungkin saluran paling digunakan
komunikasi dalam organisasi, adalah penting dalam situasi di mana anggota
tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur lain. Sebagai contoh,
pengawas keuangan dari sebuah organisasi besar mungkin ingin melakukan
analisis biaya distribusi. Salah satu bagian dari tugas yang mungkin
melibatkan memiliki tenaga penjualan mengirimkan laporan khusus langsung
ke pengawas keuangan daripada pergi melalui saluran tradisional di
departemen pemasaran. Dengan demikian, arus komunikasi akan diagonal
sebagai lawan vertikal (ke atas) dan horizontal. Dalam hal ini, saluran
diagonal yang paling efisien dalam hal waktu dan usaha bagi organisasi.

Saluran Komunikasi Pribadi

Saluran komunikasi pribadi (personal communication channels) berada di

luar saluran kewenangan formal. Komunikasi informal ini berdampingan dengan
saluran-saluran formal, tetapi dapat melewatkan tingkatan hierarkis dan
memotong rantai komando vertikal guna menghubungkan hampir semua orang di
organisasi. Tiga jenis saluran komunikasi pribadi :
1) Jaringan pribadi (personal networking) berarti diperoleh dan dipupuknya
hubungan pribadi yang menembus batas-batas departemen, hierarkis, dan
bahkan organisasi.
2) Selentingan (grapevine), yaitu jaringan komunikasi informal dari orang ke
orang yang tidak dikenai sanksi oleh organisasi. Selentingan menautkan para
pegawai ke semua arah, mulai dari CEO hingga manajemen madya, staf
pembantu, dan pegawai lini. Selentingan selalu ada di organisasi, namun dapat
menjadi kekuatan dominan bila saluran-saluran formal ditutup.
3) Komunikasi tertulis. Keahlian komunikasi tertulis menjadi makin penting di
tempat kerja kolaboratif dewasa ini. Para manajer dapat meningkatkan keahlian
menulis mereka dengan mengikuti saran-saran berikut:
Hormati pembaca..
Ketahui poin Anda dan langsung membahasnya.
Menulislah dengan jelas, bukan mengesankan.
Miliki opini kedua.

HAMBATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Hambatan Dibuat oleh Pengirim. Ada lima hambatan spesifik yang diciptakan
oleh pengirim komunikasi:
1. Masalah semantik. Komunikasi telah didefinisikan sebagai transmisi
informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol umum .
Sebenarnya , kita tidak dapat mengirimkan pemahaman
2. Penyaringan. Filtering, umum terjadi dalam komunikasi ke atas dalam
organisasi, mengacu pada manipulasi informasi sehingga penerima
merasakan itu sebagai positif. Misalnya, bawahan "Menutupi" informasi
yang tidak menguntungkan dalam pesan kepada atasan mereka. Alasannya
untuk penyaringan ini adalah arah (ke atas) yang membawa informasi
kontrol kepada manajemen.
3. In-Group Language. Penggunaan bahasa dalam kelompok dapat
mengakibatkan kemacetan komunikasi ketika orang luar atau kelompok
lain yang terlibat.
4. Status Perbedaan. Organisasi sering mengungkapkan peringkat hirarkis
melalui berbagai simbol. Perbedaan status tersebut dapat dianggap sebagai
ancaman oleh orang-orang yang lebih rendah dalam hirarki, dan ini dapat
mencegah atau mendistorsi komunikasi.
 5. Tekanan Waktu . Tekanan waktu merupakan penghalang penting untuk
komunikasi. Manajer tidak punya waktu untuk sering berkomunikasi
dengan setiap bawahan. Namun, tekanan waktu sering dapat menyebabkan
masalah yang jauh lebih serius dari ini
Hambatan Dibuat oleh Penerima. Dalam beberapa situasi hambatan yang dibuat
oleh penerima:
1. Selektif mendengarkan. Dalam hal ini, individu cenderung untuk
menutup informasi baru, terutama jika hal itu bertentangan dengan
keyakinan yang ada . Dengan demikian, dalam arahan dari manajemen ,
penerima pemberitahuan yang menegaskan kembali keyakinannya . Hal-
hal yang bertentangan dengan praduga diabaikan atau terdistorsi untuk
mengkonfirmasi prasangka mereka.
2. Putusan Nilai. Dalam setiap situasi komunikasi, penerima membuat
penilaian. Ini pada dasarnya menetapkan suatu nilai keseluruhan untuk
pesan sebelum menerima seluruh komunikasi.
3. Sumber Kredibilitas. Sumber kredibilitas adalah kepercayaan, keyakinan,
dan keyakinan bahwa penerima memiliki perkataan dan tindakan
komunikator.
Hambatan Dibuat oleh pengirim, Penerima, atau Keduanya. Pengirim atau
penerima juga menciptakan hambatan dalam komunikasi organisasi. Sebagai
contoh, ada tiga tipe tertentu dari hambatan.
1. Kerangka Acuan. Individu yang berbeda dapat menafsirkan
komunikasi yang sama secara berbeda , tergantung pada pengalaman
sebelumnya yang menghasilkan variasi dalam proses encoding dan
decoding .
2. Perilaku Proxemic. proxemics , didefinisikan sebagai penggunaan
individu dari ruang ketika interpersonal berkomunikasi dengan orang
lain.
3. Overload komunikasi. Salah satu tugas penting yang dilakukan oleh
manajer adalah pengambilan keputusan . Salah satu faktor yang
diperlukan dalam pengambilan keputusan yang efektif adalah
informasi. Karena kemajuan , kesulitan tidak terletak dalam
menghasilkan informasi . Sebaliknya , manajer sering merasa terkubur
oleh banjir informasi dan data. Akibatnya , orang tidak bisa menyerap
atau cukup merespon semua pesan yang ditujukan kepada mereka.