LAPORAN ON THE JOB TRAINING PADA BAGIAN TEAM

DOCUMENT DAN TEAM PACKER DI PT. BAYUS CARGO

KUTA BALI

LAPORAN ON THE JOB TRAINING

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh

Kelulusan pada Program 1 (satu) Tahun

Jurusan :
KOMPUTER APLIKASI BISNIS ADMINISRTRASI
PERKANTORAN DAN EKSPOR IMPOR

Disusun oleh :

Bella Valencia Augustine (2015110325)

Redi Erfandi (2015110342)

WEARNES EDUCATION CENTER MALANG

Komputer Aplikasi Bisnis Administrasi Perkantoran dan Ekspor Impor
2016

i
 HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN ON THE JOB TRAINING

Laporan On the Job Training dengan judul :

LAPORAN ON THE JOB TRAINING PADA BAGIAN TEAM

DOCUMENT DAN TEAM PACKER DI PT. BAYUS CARGO
KUTA - BALI

Telah disetujui pada tanggal ................ 2016 oleh :

Dosen Pembimbing

Kemal Savero

Malang, ............... 2016

WEARNES EDUCATION CENTER

Managing Director Manager of Academic

Yoyok Hari Subagiono Yunus Handoko

ii
 HALAMAN PERSETUJUAN PENGUJI ON THE JOB TRAINING

Laporan On the Job Training dengan judul :

LAPORAN ON THE JOB TRAINING PADA BAGIAN TEAM

DOCUMENT DAN TEAM PACKER DI PT. BAYUS CARGO
KUTA - BALI

Telah diuji dihadapan Dewan Penguji pada tanggal ................ 2016

Dewan Penguji :

1. Ariswan ........................

2. Wardatul Jannah ........................

3. Mudiono ........................

iii
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Bella Valencia Augustine

NIM : 2015110325

Tempat/Tgl.Lahir : Malang, 21 Agustus 1997

Agama : Islam

Kewarganrgaraan : Indonesia

Alamat : Jl. A.Yani no.159 Sukopuro RT.07 RW.24 Kel. Karang

Rejo Kec.Jabung Kab.Malang

Riwayat Pendidikan :

1. TK RA Muslimat Islamiyah (2003)

2. MI Islamiyah Sukopuro (2009)

3. MTS. Islamiyah Sukopuro (2012)

4. SMA Negeri 1 Tumpang (2015)

5. Wearnes Education Center Malang Jurusan Komputer Aplikasi Bisnis

Asministrasi Perkantoran dan Ekspor Impor (2016)

Keahlian :

1. Dapat mengoperasikan Microsoft Word 2007, 2010, dan 2013

2. Dapat mengoperasikan Microsoft Excel 2007, 2010, dan 2013

3. Dapat mengoperasikan Microsoft Access 2007, 2010, dan 2013

4. Dapat mengoperasikan Powerpoint 2007, 2010, dan 2013

5. Dapat mengoperasikan Photoshop CS 6

iv
6. Dapat mengoperasikan software akuntansi MYOB 8.0

7. Dapat menangani arsip sesuai dengan standar ilmu kearsipan

8. Dapat mengisi dokumen-dokumen di departemen pembelian, penjualan,

produksi, gudang dan keuangan

9. Dapat mengisi dokumen-dokumen ekspor-impor

10. Mampu berbahasa Inggris secara aktif

v
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Redi Erfandi

NIM : 2015110342

Tempat/Tgl.Lahir : Jember. 05 Oktober 1995

Agama : Islam

Kewarganrgaraan : Indonesia

Alamat : Dusun Krajan Kec. Ambulu Kab. Jember

RT.001 RW.004

Riwayat Pendidikan :

1. TK Aisyah Aba 1 (2002)

2. SDN Ambulu 6 (2008)

3. SMP Islam Ambulu (2011)

4. SMAN 1 Ambulu (2014)

5. Wearnes Education Center Malang Jurusan Komputer Aplikasi Bisnis

Asministrasi Perkantoran dan Ekspor Impor (2016)

Keahlian :

1. Dapat mengoperasikan Microsoft Word 2007

2. Dapat mengoperasikan Microsoft Excel 2007

3. Dapat mengoperasikan Microsoft Access 2007

4. Dapat mengoperasikan Powerpoint 2007

5. Dapat mengoperasikan software akuntansi MYOB 8.0

vi
6. Dapat menangani arsip sesuai dengan standar ilmu kearsipan

7. Dapat mengisi dokumen-dokumen di departemen pembelian, penjualan,

produksi, gudang dan keuangan

8. Dapat mengisi dokumen-dokumen ekspor-impor

vii
SURAT KETERANGAN

viii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahakan rahmat dan petunjuk-Nya dalam penyelesaian laporan On the Job

Training dengan judul Laporan on The Job Training Pada Bagian Team

Document dan Team Packer di PT. Bayus Cargo Kuta - Bali

Laporan On the Job Training ini merupakan pertanggung jawaban atas

pelaksanaan On the Job Training sebagai syarat kelulusan program Diploma I.

Terselesaikannya laporan ini adalah berkat bantuan dari berbagai pihak, oleh

karena itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :

1. Bapak Yoyok Hari Subagiono selaku Managing Director Wearnes Education

Center Malang.
2. Bapak Yunus Handoko selaku Manager of Academic Wearnes Education

Center Malang.
3. Bapak A.A. Bgs Bayu Joni Saputra selaku Direktur PT. Bayus Cargo yang

telah memberikan izin bagi penulis untuk melaksanakan On the Job Training.
4. Bapak Dedi Suroso selaku Manager HRD PT. Bayus Cargo atas bimbingan

dan arahannya dalam melaksanakan On the Job Training.

5. Bapak Kemal Savero selaku Dosen Pembimbing I dari Wearnes Education

Center Malang dalam penyusunan laporan On the Job Training.

6. Bapak Eko selaku Dosen Pembimbing II dari Wearnes Education Center Bali

dalam penyusunan laporan On the Job Training.

7. Ibu Tri Rahayu Widyanigrum selaku Dosen Wali kelas KE-3.
8. Bapak Yoyok Priyo Tri Admoko selaku Dosen Wali kelas KE-4.
9. PT. Bayus Cargo yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk

melaksanakan On the Job Training.

10. Bapak / Ibu karyawan PT. Bayus Cargo yang telah memberikan bantuan dan

arahannya selama pelaksanaan On the Job Training.

ix
11. Teman-teman dan semua pihak yang turut serta membantu selama

penyusunan laporan On the Job Training.

Penulis menyadari kemungkinan adanya kekurangan ataupun kesalahan

dalam penyusunan laporan ini untuk itu penulis harapkan saran dan kritik dalam

rangka penyempurnaanya. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi semua

pihak. Sekian dan Terima kasih.

Malang, Juni 2016

Penulis

x
DAFTAR ISI

xi
DAFTAR GAMBAR

xii
DAFTAR TABEL

xiii
DAFTAR LAMPIRAN

xiv
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
On the Job Training adalah program praktek kerja yang merupakan

persyaratan penyelesaian studi sebagai mahasiswa Wearnes Education Center.

Bentuk kegiatan yang dilakukan adalah berpartisipasi langsung dengan

mengikuti semua aktifitas di lokasi On the Job Training. Kegiatan ini sesuai

dengan kurikulum program Profesi Satu Tahun yang tercantum dalam Buku

Pedoman Mahasiswa Wearnes Education Center bahwa pada semester dua

atau berdasarkan kalender akademik, setiap mahasiswa diwajibkan

melaksanakan kegiatan On the Job Training selama 2 bulan.

On the Job Training dilaksanakan di lembaga/instasi yang relevan

dengan program pendidikan yang diambil oleh mahasiswa dalam perkuliahan

dan diperuntukkan bagi mahasiswa guna mengetahui kondisi dunia kerja

sesungguhnya dan memperoleh pengalaman kerja yang merupakan wujud

implementasi dari materi perkuliahan.

Dengan On the Job Training (OJT) ini mahasiswa dapat

membandingkan teori yang didapat didunia perkuliahan dengan pelaksanaan

atau kenyataan langsung dilapangan (dunia kerja), serta bermanfaat untuk

menambah wawasan dan pengalaman kerja yang sesunguhnya. Pencapaian

On the Job Training ini pada akhirnya mengacu pada pembentukan

profesionalisme mahasiswa yang mempunyai pengetahuan dan keahlian

sehingga lulusan Program Profesi Satu Tahun D1 Wearnes Education Centre

1
diharapkan bisa menjadi sumber daya manusia yang siap pakai dimasa yang

akan datang.
Dalam proses pencarian dan pemilihan tempat untuk On the Job

Training, penulis mendapatarahan dari keluarga yang berdomisili di Bali.

Penulis memilih melakukan kegiatan On the Job Training di PT. Bayus Cargo

karena sebagai perusahaan yang bergerak di bidang kargo, maka penulis

berharap mendapatkan banyak pengetahuan tentang kegiatan yang

berhubungan dengan ekspor. Selain itu, kegiatan ekspor di Bali di dominasi

oleh tamu/klien dari warga negara asing. Oleh karena itu, penulis berani

mengambil resiko On the Job Training di beda provinsi karena bagi penulis

sangat efektif dapat belajar berkomunikasi dan meningkatkan pemahaman

yang linier dengan jurusan yang penulis pelajari di perkuliahan, yaitu

Komputer Aplikasi Bisnis Perkantoran dan Ekspor Impor.

Selama melaksanakan On the Job Training di PT. Bayus Cargo yang

merupakan suatu lembaga yang bergerak dibidang jasa kargo, penulis

melakukan kegiatan di beberapa departemen yaitu dikantor sebagai Team

Document dan di gudang sebagai Team Packer.

Di bagian Team Document, penulis diminta untuk membantu menangani

kegiatan pendataan yang menjadi bagian sangat penting bagi kelancaran

perusahaan. Sedangkan di bagian Team Packer, penulis diminta untuk

membantu menangani pengepakan pada setiap barang yang akan dikirim.

Untuk mengetahui gambaran dari tugas yang telah penulis kerjakan saat On

the Job Trainingdi PT. Bayus Cargo secara lebih terperinci akan dijelaskan

pada Bab 3.

2
 Dari latar belakang diatas penulis tertarik menyusun laporan On the Job

Training dengan mengambil judul : Laporan on The Job Training Pada

Bagian Team Document dan Team Packer di PT. Bayus Cargo Kuta Bali

B. Tujuan On the Job Training

1. Dapat memahami gambaran global perusahaan/instansi.
2. Mendapatkan data dan informasi publishable yang diperlukan.
3. Menghayati dan mengamalkan etos kerja perusahaan/instansi serta dapat

mengerjakan pekerjaan sejenis yang pernah dikerjakan selama praktek.

4. Mengetahui situasi kerja sesungguhnya.
5. Membentuk mental kerja dan menambah wawasan/pengetahuan langsung

tentang sistem operasi perusahaan dalam hubungannya dengan tenaga

kerja.
6. Penerapan disiplin ilmu yang dimiliki mahasiswa langsung pada

perusahaan-perusahaan.
7. Melakukan observasi berupa penggalian data dan sistem informasi untuk

bahan dalam pembuatan program/sofware.

8. Membangun relasi dan melihat peluang akan informasi kesempatan kerja

di tempat tersebut.

C. Manfaat On the Job Training

1. Bagi mahasiswa
a. Mahasiwa dapat mengetahui realita ilmu yang telah diterima di masa

perkuliahan dengan realita yang ada di lapangan.

b. Mahasiswa mendapat pelatihan kerja guna untuk mempersiapkan

langkah-langkah yang diperlukan untuk menyesuaikan diri dalam dunia

kerja di masa mendatang.

c. Mahasiswa mendapat tambahan wawasan, pengetahuan dan

pengalaman tentang dunia kerja sesungguhnya.

d. Mahasiswa dapat menjalin komunikasi dan membangun relasi dengan

orang-orang yang bekerja atau terkait dengan dunia bisnis.

2. Bagi lembaga (Wearnes Education Center)

3
 a. Terjalinnya kerjasama/hubungan baik antara lembaga/kampus dengan

perusahaan tempat mahasiswa melaksanakan On the Job Training.

b. Lembaga/kampus dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui

pengalaman kegiatan On the Job Training.

c. Lembaga/kampus akan lebih dikenal di dunia industri.
3. Bagi perusahaan (PT. Bayus Cargo)
a. Perusahaan akan mendapat bantuan tenaga dari mahasiswa- mahasiswa

yang melakukan praktek.

b. Adanya kerjasama/hubungan baik antara lembaga/kampus dengan

Perusahaan sehingga perusahaan tersebut dikenal oleh kalangan

akademis dan dunia pendidikan.

c. Perusahaan dapat bertukar ilmu dengan mahasiswa yang melakukan

On the Job Training.

D. Ruang Lingkup Pekerjaan saat On the Job Training

Agar penulisan laporan On the Job Training ini tidak terlalu luas, tidak

terjadi salah penafsiran dan agar dapat bersifat obyektif, maka penulis

membatasi penulisan laporan ini sesuai dengan kegiatan yang penulis lakukan

saat On the Job Training pada bagian Team Document dan Team Packer.
Saat melakukan kegiatan On the Job Training di bagian Team

Document, tugas pokok dari bagian ini adalah mengurus semua dokumen

yang berkaitan dengan semua kegiatan ekspor maupun impor melalui darat,

laut maupun udara. Secara terperinci berikut adalah gambaran tugas yang

penulis kerjakan di bagian Team Document tersebut yaitu :

1. Mengetik dengan teliti dan seksama packing list gudang dengan

menggunakan bahasa inggris yang benar serta mencocokan dengan

invoice dan berkoordinasi dengan team sales.

2. Input/copy :
a. Copy Original BL
b. Copy Invoice & Packing list
c. Copy Sertifikat Fumigasi

4
 d. Copy Certificate Of Origin
e. Copy dokumen pendukung lainnya,
3. Membuat laporan bulanan dokumen untuk keperluan eksportir.
4. Mengarsipkan semua dokumen perbulan untuk diikat dan diberi nama

selanjutnya disimpan per bulan dan per tahun.

Saat melakukan kegiatan On the Job Training di bagian Team Packer,

tugas pokok dari bagian ini adalah melakukan pengepakan barang yang akan

dikirim dengan cepat, aman, murah, dan berkualitas. Secara terperinci berikut

adalah gambaran tugas yang penulis kerjakan di bagian Team Packer tersebut

yaitu :
1. Menerima perintah dari Receiver yang mana barang prioritas dan yang

sudah bisa di-packing.

2. Mengepak barang sesuai dengan karakteristik dari barang yang

bersangkutan dengan menempelkan stiker atau memberi nomer box.

3. Mengepak barang yang akan stuffing terlebih dahulu, stuffing dengan

container.

5
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1999, A.A. Bgs Bayu Joni Saputra mulai melakukan

kegiatan packing and shipping dengan menjadi perantara (makelar). Bapak

Bayu yang saat itu baru tamat sekolah di Yogyakarta menjadi English

Speaking Driver mengantar tamu temannya yang membeli lukisan dan patung.

Patung dan lukisan itu dikirim ke salah seorang rekan bapaknya (I Gusti Putu

Karmadi) yang mempunyai kargo dengan mendapat imbalan. Belajar dari

pengalaman, muncul pemikiran dari Ayahnya dan Bapak Bayu, untuk

memulai bisnis kargo. Karena belum memiliki pengalaman, belum memiliki

tamu dan izin, Bapak Bayu mengawali usaha kargo dengan mengunjungi art

shop dari Nusa Dua sampai Kintamani dan Tabanan.

Pada tahun 2000 izin SIUP TJP terbit dari Dinas Perhubungan, barulah

PT. Bayus Cargo resmi beroperasi dengan jumlah karyawan 1 orang.

Pengambilan barang masih dengan mobil sewaan, dokumen diurus dengan

pihak lain, dan kalau ada stuffing dibantu dengan buruh harian serta proses

stuffing dilakukan di pinggir jalan. Kantor PT. Bayus Cargo pertama kali satu

ruko ukuran 4x8m masih bergabung dengan perusahaan money changer, rent

car, dan percetakan. Bayus Cargo hanya 1 meja, tanpa komputer, hanya mesin

ketik, tanpa adanya AC dan kipas angin, serta belum memiliki gudang.

Tempat penyimpanan barang di belakang gudang bekas kerajinan alang-alang.

Seiring dengan kerja keras, inovasi, dan semangat bangkit dari setiap

6
 kegagalan dan pantang menyerah, kini karyawan PT. Bayus Cargo sudah

berjumlah 30 orang, 3 armada angkut, 1 armada pengantar tamu, operasional

dan 1 unit sepeda motor. Menempati gedung kantor berlantai 2 dan memiliki

gudang berkonstruksi baja dengan luas 1.000 m2.

Selama 15 tahun perjalanan PT. Bayus Cargo sudah barang tentu banyak

sekali hambatan, rintangan tantangan, cobaan yang dilalui. Dengan

MottoYour Trusted Forwarder in Bali telah banyak kepercayaan yang

diberikan oleh customer untuk bermitra dengan perusahaan ini.

B. Profil dan Bidang Usaha PT. Bayus Cargo

Kegiatan usaha PT. Bayus Cargo adalah :
1. Menjalankan usaha dibidang kargo yaitu layanan jasa pengepakan dan

pengiriman barang melalui jalur udara dan laut.

2. Warehousing atau gudang penyimpanan barang sementara untuk barang-

barang rest.

C. Lokasi Perusahaan
PT. Bayus Cargo berlokasikan di pusat furniture, handicraft, dan toko

aksesoris. Merupakan lokasi yang strategis dikarenakan berdekatan dengan

art shop - art shop yang menjadi supplier untuk perusahaannya dan

mempermudah dalam pemasaran jasanya. PT. Bayus Cargo beralamatkan di

Jalan Raya Kerobokan Kelod, Br. Taman 55, Kuta Utara, Badung, Bali.
D. Visi dan Misi PT. Bayus Cargo
1. Visi
Menjadi local champion pada pengiriman barang di Bali yang sangat

menguntungkan untuk semua stake holder dengan pelayanan yang prima.

2. Misi
PT. Bayus Cargo adalah penyedia jasa pengiriman barang yang terdiri

dari orang yang berkomitmen tinggi, berpikiran positif, dan berjuang untuk

7
mencapai kesuksesan dengan kejujuran serta dedikasi yang sangat tinggi

dalam melayani customer.

PT. Bayus Cargo bekerja dalam 16 poin budaya untuk memastikan

semua yang menyentuh dan disentuh oleh pelayanan pingiriman mampu

bergerak menjadi kemajuan dalam impian atau tujuan yang ingin customer

capai.
PT. Bayus Cargo akan selalu bekerja dalam kompetensi dengan semua

yang percaya kalau mereka akan maju bersama dan berada dalam bisnis jasa

pengiriman barang dan turunannya.

PT. Bayus Cargoakan selalu belajar dan membuka diri untuk hal hal

baru, klien dan lingkungan perusahaan dengan cara yang menyenangkan.

Melayani customer dengan menanyakan apa yang menjadi kebutuhan,

keinginan, harapan, dan mengatasi permasalahan mereka dalam pengiriman

barang, dengan cara meeting service, teknik penjemputan barang, pengepakan,

pengurusan dokumen, pembayaran, quality control, pengiriman dokumen,

tracking, baik domestik, luar negeri, darat, laut, udara, ekspor maupun impor.
Produk dan pelayanan PT. Bayus Cargo akan memiliki pelayanan

tertinggi, dalam segala tahapan dengan sistem dan teknologi yang selalu

diperbaharui.
Klien PT. Bayus Cargo, baik kecil, sedang, besar, akan dibantu dalam

mengatasi permasalahan pengiriman barang mereka dengan kepercayaan yang

mereka berikan. Klien PT. Bayus Cargo akan dipilih berdasarkan sikap positif,

bukan ukurannya. Sistem harus menjalankan perusahaan dengan memberikan

pelayanan yang terbaik untuk memasukkan pengiriman klien serta tiba dengan

tepat, cepat, selamat tidak ada kendala produk serta dokumen.

8
 Keunikan yang akan membantu PT. Bayus Cargo dalam memposisikan

diri, pengembangan, dan bisnis paling praktis akan memberikan kehidupan

yang lebih baik.

E. Logo PT. Bayus Cargo

Dinamakan Bayus Cargo karena kata Bayus berasal dari nama

pemilik perusahaan itu sendiri yaitu A.A Bgs Bayu Joni Saputra. Kata bayu

diambil dari nama Bayu dan s diambil dari nama Sapurta. Maka selanjutnya

digabung menjadi Bayus. Sedangkan kata Cargo dimaksudkan sebagai

perusahaan yang bergerak dibidang kargo yaitu jasa pengepakan dan

pengiriman barang yang diangkut dengan menggunakan

pesawatudaraataukapallaut.
1. Bentuk Lambang
Lambang perusahaan berbentuk lingkaran yang melambangkan

sebuah bola dunia (globe). Merupakan arti dari usaha yang dijalankan PT.

Bayus Cargo adalah sebagai layanan penyedia jasa pengepakan dan

pengiriman barang yang diangkut melalui udara dan laut yang dikirim

keseluruh dunia yang telah melampaui batas Negara dengan tujuan barang

di salah satu Negara di luar negeri.

2. Arti Lambang

9
 Garis Merah Putih melambangkan bendera Kebangsaan Indonesia,

bahwa PT. Bayus Cargo berdiri di Tanah Air Indonesia dan pemilik

perusahaan tersebut adalah Warga Negara Indonesia.

Warna Kuning yang ceria dan penuh energi melambangkan

kejayaan, keemasan dan kesuksesan yang akan diraih oleh perusahaan

karena pengunaan warna kuning pada logo PT. Bayus Cargo ini dapat

menarik banyak perhatian.

Warna Biru yang menggambarkan lautan dan sebagai warna yang

melambangkan kepercayaan, ketenangan dan bersifat professional.

Gelombang Warna Putih yang menggambarkan ombak.

Dilambangkan sebagai suatu masalah yang naik turun seperti halnya

ombak yang menerjang kapal karena disetiap usaha yang dijalankan sudah

pasti terdapat masalah yang dialami dan yang harus siap dihadapi oleh

suatu perusahaan.
Burung melambangkan pengiriman barang melalui udara. Burung

juga dilambangkan sebagai pemimpin yang memiliki visi yang tajam.

Kapal melambangkan pengiriman barang melalui laut. Kapal juga

yang mengarungi lautan dan mampu bertahan menerjang guncangan

ombak serta badai untuk melindungi awak kapal didalamnya (crew).

F. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas di PT. Bayus Cargo

1. Struktur Organisasi PT. Bayus Cargo
PT. Bayus Cargo memiliki susunan personalia sebagai berikut :

a. COMMISSIONER

I Gusti Putu Karnadi, SE

A. A. Bgs. Bayu Joni Saputra, SE. MM

b. MANAGING DIRECTOR

A. Bgs. Bayu Joni Saputra, SE. MM

10
c. OPERATIONAL MANAGER

A. A. Bgs. Bayu Joni Saputra, SE. MM

d. HUMAN RESOURCES DEPARTMEN

Dedy Suroso

e. SALES

1) Senior Sales : Ida Bagus Kadek Ardana

2) Anggota : Henny Inge

I Made Siputra

I Luh Karmini

f. ACCOUNTING

1) Koordinator : Putu Juli Prastyawati

2) Anggota : I Luh Karmini

Dewi Ary

g. CASHIER

1) Koordinator : Dewi Ary

2) Anggota : I Luh Karmini

h. TEAM DOCUMENT

1) Koordinator : Dedy Suroso

2) Anggota : Dewi Ari (LCL, Domestik, Air Cargo)

Hana (FCL)

Wayan Wirata (FCL dan Air Cargo)

I Nengah Budi (LCL dan Domestik)

i. MESSENGER

11
 1) Koordinator : I Nyoman Sudira

2) Anggota : I Gede Sudwija Gangga

Gede Artawan

j. TRAFFIC COLLECTOR

1) Koordinator : Hana

2) Anggota : Dewi Ary

I Nyoman Sudira

k. COLLECTOR

Supir Truk : Ketut Kerta Kernet : Budi

Supir Engkel : Mulyawan Kernet : Dio

Supir Pick Up : Komang Budi Kernet : Andi

l. WAREHOUSE HEAD

I Made Dianta

1) Assisten Kepala Gudang bidang FCL dan udara :

Wirata

2) Assisten Kepada Gudang bidang LCL dan domistik :

I Nengah Budi

m. ADMINISTRASI GUDANG

A. A. Ketut Ambara Jaya

n. RECEIVER DAN SPACE MANAGEMENT

1) Koordinator FCL dan Air Cargo : I Gede Sudwija Gangga

2) Koordinator LCL dan Domestik : Eka

3) Anggota : David

12
o. TEAM PACKER

1) Koordinator FCL dan Air Cargo : David

Anwar

2) Koordinator LCL dan Domestik : Kapila

3) Anggota : Alan

I Gede Sudwija Gangga

Semua team gudang dan

tenaga out sourching.

p. LOADING/STUFFING

1) Koordinator : Sastrawan

2) Anggota : Budi

q. PACKING LIST DAN DOCUMENT

1) Koordinator FCL dan Air Cargo : Wirata

2) Koordinator LCL dan Domestik : I Nengah Budi

3) Anggota : Gung Tut

Ebik

Alan

r. PENGUKURAN

1) Koordinator : Gede Artawan

2) Anggota : Wirata

Nengah Budi

s. REST STUFF DAN SPACE MANAGEMENT

1) Koordinator : Sastrawan

13
2) Anggota : Wirata

David

Gung Tut

14
 Gambar 1
STRUKTUR ORGANISASI
PT. BAYUS CARGO

Commissioner

Managing Director

Operational Manager

HRD Sales Accounting Traffic Collector Team

Document

Messenger
Cashier

Collector

Warehouse Head

Receiver Team Team Packing List Administrasi

Loading
Packer Pengukuran dan Pergudangan
and
Dokumen
Stuffing
Space
Management
Rest Stuff
Space
Management

Sumber Data : PT. Bayus Cargo

15
2. Pembagian Tugas di PT. Bayus Cargo
Pembagian tugas antara managemen perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Commissioner bertugas untuk mengawasi kegiatan suatu perusahaan

atau organisasi.
b. Managing Director bertugas
c. Operational Manager bertugas mengelola dan meningkatkan

efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan.

d. HRD (Human Resource Development) bertugas untuk mengawasi

jalannya anggaran dasar, rumah tangga, aturan, serta tata tertib

perusahaan.
e. Team Sales yang termasuk didalamnya adalah Customer Service,

Marketing dan Sales adalah departemen yang menjalankan tugas

pokok fungsi marketing yaitu untuk menjual produk.

f. Accounting bertugas menangani hal-hal yang berkaitan dengan

pembukuan keuangan perusahaan.

g. Cashier bertugas untuk mengeluarkan uang kas kecil atau pembayaran

berdasarkan tagihan atau nota yang sah dan dapat dipertanggung

jawabkan dengan nilai nominal tertentu

h. Traffic Collector bertugas mengatur lalu lintas pengambilan barang.
i. Collector bertugas untuk mengambil barang-barang yang akan

diangkut atau dikirim.

j. Team Document bertugas untuk mengurus semua dokumen yang

berkaitan dengan semua kegiatan export maupun import.

k. Messenger bertugas untuk menjembatani segala urusan office terhadap

gudang, serta accounting dengan perbankan.

l. Warehousehead bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan atau

operasional pergudangan untuk memastikan semua berjalan lancar.

m. Administrasi Pergudangan bertugas untuk mengurusi segala kegiatan

yang terkait dengan administrasi, filing, komunikasi via email, telepon,

dan kas kecil antara gudang dengan kantor.

n. Receiver bertugas menerima barang di gudang atau dikantor.

16
 o. Team Packer bertugas untuk melakukan pengepakan setiap barang

yang akan dikirim.

p. Team Pengukuran bertugas untuk melakukan kegiatan atau proses

pengukuran barang baik di gudang maupun diluar gudang.

q. Team Packing List dan Document bertugas untuk membuat sistem

pengepakan barang.
r. Loading dan Stuffing bertugas untuk melakukan kegiatan memasukkan

barang kedalam container.

s. Space Management bertugas mengatur kesediaan tempat digudang.
t. Rest Stuff Space Management bertugas mengecek dan menempatkan

sisa barang yang tidak terkirim di tempat yang telah ditentukan secara

berkelompok, membuat list rest stuff, dan papan nama.

u. Semua masalah perusahaan dimusyawarahkan dalam rapat bersama.

G. Produk Unggulan di PT. Bayus Cargo

Produk unggulan yang dimiliki oleh PT. Bayus Cargo terletak pada

layanan jasa (Services) yang mana memberikan layanan gudang penyimpanan

(Warehousing). Layanan Jasa yang diberikan oleh PT. Bayus Cargo ini jarang

dimiliki oleh perusahaan kargo lain. Karena tidak semua perusahaan kargo

menyediakan layanan Warehousing.

Warehousing berguna untuk menyimpan barang-barang yang tidak

menjadi prioritas untuk dikirim ke Negara tujuan, disebut sebagai barang rest

(barang yang disimpan sementara di gudang). Selain itu, Warehousing

digunakan untuk menempatkan barang-barang yang baru datang dari artshop,

barang-barang tersebut diletakkan sesuai dengan nama penerima barang.

Dengan memberi tanda papan nama dan memberikan pembatas tempat.

PT. Bayus Cargo memberikan layanan Warehousing gratis atau tidak

dikenakan biaya sewa kepada penerima barang (consignee) selama 3 bulan

17
pertama. Namun, setelah lewat masanya maka akan dikenakan biaya sewa

sesuai dengan tarif barang per satuan jumlah yang akan dikirim.
Selain itu keunggulan lain dari PT. Bayus Cargo adalah berani dalam

melakukan packaging, menjaga barang yang ter-packing sampai Negara

tujuan dan membuat dokumen packing list yang benar sesuai dengan :
- Nomor Box
- Jumlah pcs
- Jumlah set
- Jumlah pasang (pairs)
- Material
- Nama supplier

Marketing menirma
invoice pembelian
dari supliyer
Pemesanan barang Traffic colektor
oleh customer (menanyakan
kesiapan barang
Pengecekan dan dari supliyer)
pembuatan
dokumen packing
Pengeriman doc. list Pengambialn
Packing list ke barang dari
kantor artrshop

Menunggu
keputusan untuk
melakukan
Penerimaan & Stuffing dilakukan
stuffing
pengecekan
dokumen tsb

Loading container
ke pelabuhan

18
 Pemebritahuan
Pemebritahuan kepada
kepada custoeer
custoeer bahwa
bahwa barang
barang
sudah dikirim
sudah dikirim

Untuk mengetahui lebih rinci tentang proses dari pengambilan barang

sampai loading barang ke Negara tujuan, berikut alur prosesnya :

1. Costumer menelfon atau mengirim e-mail ke customer service atau datang

langsung ke kantor untuk memesan jasa PT.Bayus Cargo.

2. Sales marketing menerima invoice dari supplier sebagai tanda bukti

costumer membeli barang di artshop mereka.

3. Traffic Collector menelfon supplier untuk menanyakan barang-barang yang

dipesan sudah dapat diambil atau belum (ready).

4. Mengambil barang di artshop dan dibawa ke gudang.
5. Mengecek barang serta mem-packing barang dan membuat dokumen

packing list.
6. Dokumen packing list dari gudang dikirim ke kantor melalui Messenger

(kurir).
7. Dari kantor, team document menerima packing list kemudian mengurus

dokumen-dokumen yang diperlukan, salah satunya dokumen

invoice&packing list.
8. Menunggu pemberitahuan dari team document untuk melakukan stuffing.
9. Melakukan stuffing ke dalam container setelah mendapatkan izin dari team

document.
10. Loading container ke pelabuhan setelah mendapat izin pemberangkatan

dari team document.

11. Menelfon costumer untuk memberitahukan barang sudah dikirim.

BAB III

KEGIATAN ON THE JOB TRAINING

19
A. Tempat dan Waktu On the Job Training di PT.Bayus Cargo
Penulis melakukan kegiatan On the Job Training di PT. Bayus Cargo

selama dua bulan yang di mulai pada tanggal 1 April 2016 hingga 31 Mei

2016. On the Job Training dilakukan sesuai jam kerja yang sudah di tentukan

oleh perusahaan yaitu enam hari kerja dimulai pada hari senin sampai hari

sabtu pukul 09.00 WIB hingga 17.00 WIB. kecuali di hari sabtu, kegiatan

berakhir pada pukul 15.00 WIB.

B. Cara Menggali informasi pada Kegiatan On the Job training di PT. Bayus

Cargo :
1. Wawancara
Penulis melakukan wawancara yang terkait dengan pengiriman barang

yang bergerak di bidang ekspor pada PT. Bayus Cargo. Wawancara di lakukan

kepada Bapak A.A Bgs Bayu Joni Saputra selaku pemilik perusahaan tersebut

dan melakukan tanya jawab langsung dengan para staf dan karyawan.
2. Dokumentasi
Penulis mengambil dokumen-dokumen yang di perlukan terkait dengan

penulisan laporan On the Job Training. Dokumen yang diambil oleh penulis

diantaranya :
a. Invoice Packing List
b. Shipping Intruction
3. Studi pustaka
Penulis membaca, mengkaji, dan mempelajari literature-literatur yang

terkait dengan penulisan laporan On the Job Training. Daftar literatur yang

digunakan penulis dapat dilihat pada daftar pustaka.

C. Rencana Kegiatan On the Job Training di PT. Bayus Cargo

Rencana kegiatan ini merupakan pedoman bagi mahasiswa Wearnes

Education Center yang melaksanakan kegiatan On the Job Training.

20
 Meskipun pelaksanaanya di lapangan, sangat memungkinkan terjadinya

perubahan-perubahan dan penyesuaian, akan tetapi rencana kegiatan ini perlu

dibuat agar penulis mendapat gambaran tentang langkah-langkah apa saja

yang harus dilakukan nantinya saat melaksanakan kegiatan On the Job

Training.
1. Minggu ke I dan II
a. Mengenal skema induksi perusahaan.
b. Mengenal intrumen kerja.
c. Mengenal dasar-dasar dan alur kerja ditempat praktek kerja.
d. Membantu tugas sehari-hari untuk diselesaikan.
e. Menjelaskan etos kerja di Perusahaan/Instansi.
2. Minggu ke III dan IV
a. Membantu tugas sehari-hari untuk diselesaikan.
b. Meminta informasi data yang bersifat publishable yang diperlukan

oleh peserta On the Job Training untuk penyusunan laporan.

c. Mengenal perusahaan melalui bacaan-bacaan AnnualReport dan

Company Profile.
3. Minggu ke V dan VI
a. Membantu tugas sehari-hari untuk diselesaikan.
b. Membuat konsep laporan.
c. Melengkapi data/informasi yang diperlukan untuk melengkapi laporan.
4. Minggu ke VII dan VIII
a. Membantu tugas sehari-hari untuk diselesaikan.
b. Menyiapkan data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan laporan

kegiatan praktek kerja.

D. Jadwal Kegiatan On the Job Training di PT. Bayus Cargo

Tabel 1
Lembar Program Aktifitas Harian On the Job Training
Nama : Bella Valencia Augustine

No Tanggal Program Aktifitas Harian

1 01 April 2016 Perkenalan staf dan karyawan di kantor, mendata

invoice packing list dengan meggunakan Mr. Excel

2 02 April 2016 Menelfon supplier untuk menanyakan kapan barang

yang diorder dapat diambil.

21
3 03 April 2016 Minggu
4 04 April 2016 Meeting di kantor membahas tentang kesulitan bahan

baku, observasi ke gudang bekenalan dengan staf dan

karyawan gudang serta melihat proses stuffing.

5 05 April 2016 Menelfon supplier, memfotocopy dokumen-dokumen

yang terkait dengan kegiatan ekspor dan melayani

tamu dari korea.

6 06 April 2016 Mendata invoice packing list dengan menggunakan

Ms. Excel
7 07 April 2016 Membantu accounting untuk mengisi voucher

payment.
8 08 April 2016 Izin sakit
9 09 April 2016 Libur
10 10 April 2016 Minggu
11 11 April 2016 Menerima telefon dari konsumen dan memfotocopy

dokumen-dokumen.
12 12 April 2016 Menjadi operator pada meeting HIPMI (Himpunan

Pengusaha Muda Indonesia)

13 13 April 2016 Mendata laporan bulanan kegiatan operasional

perusahaan dan mendata invoice packing list dengan

menggunakan Ms. Excel, memfotocopy rincian data

barang artshop.
14 14 April 2016 Mendata invoice packing list dengan menggunakan

Mr. Exel, membantu accounting untuk mengisi

payment voucher, mengisi cek serta di stempel.

15 15 April 2016 Membantu accouning mengisi cek.
16 16 April 2016 Libur
17 17 April 2016 Minggu
18 18 April 2016 Menerima telefon dari konsumen, mendata invoice

packing list dengan menggunakan Ms. Excel

19 19 April 2016 Izin sakit

22
20 20 April 2016 Izin sakit

21 21 April 2016 Mendata invoice packing list dengan menggunakan

Ms. Exel.
22 22 April 2016 Mengisi laporan bulanan kegitan operasional

perusahaan, menelfon supplier.

23 23 April 2016 Libur
24 24 April 2016 Minggu
25 25 April 2016 Menerima telefon dari konsumen, mengisi voucher

payment dan cek.

26 26 April 2016 Mendata invoice packing list dengan menggunakan

Ms. Excel, menelfon supplier.

27 27 April 2016 Membantu acconting untuk mengisi cek dan memberi

stampel, memfotocopy dokumen-dokumen.

28 28 April 2016 Observasi ke gudang melihat proses packaging.
29 29 April 2016 Menelfon supplier, membantu accounting mengisi

voucher payment.
30 30 April 2016 Libur

Tabel 2
Lembar Program Aktifitas Harian On the Job Training

No Tanggal Program Aktifitas Harian

1 01 April 2016 Minggu
2 02 April 2016 Menelfon supplier dan memfotocopy dokumen-

dokumen.
3 03 April 2016 Mendata invoice packing list dan rekapitulasi data

laporan bulanan kegiatan operasional perusahaan.

4 04 April 2016 Memfotocopy data barang dari artshop.
5 05 April 2016 Libur Isa Almasih
6 06 April 2016 Libur Isa Almasih
7 07 April 2016 Libur
8 08 April 2016 Minggu
9 09 April 2016 Menerima telefon dari kosumen, membantu

accounting untuk mengisi voucher payment,

23
 menelfon supplier.
10 10 April 2016 Wawancara ke owner PT. Bayus Cargo, design

backdrop.
11 11 April 2016 Mendata invoice packing list, mengisi voucher

payment, membuat kop HIPMI.

12 12 April 2016 Design undangan untuk acara pelantikan HIPMI.
13 13 April 2016 Membuat data list undangan.
14 14 April 2016 Libur
15 15 April 2016 Minggu
16 16 April 2016 Izin sakit
17 17 April 2016 Design photo slide dan spanduk, revisi design

backdrop.
18 18 April 2016 Design logo HIPMI badung bali, memfotocopy

dokumen dokumen.
19 19 April 2016 Menelfon supllier, membantu accounting untuk

mengarsipkan surat-surat dari bank, memfotocopy

invoice.
20 20 April 2016 Rekapitulasi data (rest) artshop bali 46 dibulan

agustus, mencocokkan dengan data packing list baru.

21 21 April 2016 Libur
22 22 April 2016 Minggu
23 23 April 2016 Memfotocopy dokumen-dokumen dan mendata

invoice packing list.

24 24 April 2016 Design foto pengurus HIPMI yang baru untuk

dibuatkan slide dengan menggunakan photoshop dan

power point.
25 25 April 2016 Membuat video maker kegiatan HIPMI dengan

aplikasi flimora video maker dan meeting bersama

beberapa anggota HIPMI perihal susunan acara.

26 26 April 2016 Gladi bersih acara pelantikan ketua HIPMI badung

bali di Pusat Pemerintah Badung.

27 27 April 2016 Menjadi operator pada acara pelantikan ketua HIPMI

24
 BPC Badung Bali.
28 28 April 2016 Libur
29 29 April 2016 Minggu
30 30 April 2016 Wawancara kepada owner PT. Bayus Cargo dan

mendata invoice packing list dengan menggunakan

Ms. Excel.
31 31 April 2016 Perpisahan dengan para staf dan karyawan PT. Bayus

Cargo.

Tabel 3
Lembar Program Aktifitas Harian On the Job Training
Nama : Redy Erfandi

No Tanggal Program Aktifitas Harian

1 01 April 2016
2 02 April 2016
3 03 April 2016
4 04 April 2016
5 05 April 2016
6 06 April 2016
7 07 April 2016
8 08 April 2016
9 09 April 2016
10 10 April 2016
11 11 April 2016
12 12 April 2016
13 13 April 2016
14 14 April 2016
15 15 April 2016
16 16 April 2016
17 17 April 2016
18 18 April 2016
19 19 April 2016
20 20 April 2016
21 21 April 2016
22 22 April 2016
23 23 April 2016
24 24 April 2016
25 25 April 2016
26 26 April 2016
27 27 April 2016
28 28 April 2016

25
 29 29 April 2016
30 30 April 2016

Tabel 4
Lembar Program Aktifitas Harian On the Job Training

No Tanggal Program Aktifitas Harian

1 01 April 2016
2 02 April 2016
3 03 April 2016
4 04 April 2016
5 05 April 2016
6 06 April 2016
7 07 April 2016
8 08 April 2016
9 09 April 2016
10 10 April 2016
11 11 April 2016
12 12 April 2016
13 13 April 2016
14 14 April 2016
15 15 April 2016
16 16 April 2016
17 17 April 2016
18 18 April 2016
19 19 April 2016
20 20 April 2016
21 21 April 2016
22 22 April 2016
23 23 April 2016
24 24 April 2016
25 25 April 2016
26 26 April 2016
27 27 April 2016
28 28 April 2016
29 29 April 2016
30 30 April 2016
31 31 April 2016

E. Bentuk-bentuk Dukungan
Selama melakukan kegiatan On the Job Training di PT. Bayus Cargo

penulis mendapatkan beberapa dukungan dari para pegawai disana, dukungan

yang diberikan adalah sebagaiberikut :

26
 1. Penulis mendapat arahan pengenalan terhadap tugas dan fungsi di bagian

lapangan dimana penulis di tempatkan.

2. Fasilitas yang diberikankepada peserta magang antara lain: ruang kerja dan

jaringan WIFI.
3. Selama magang, penulis tetap diizinkan untuk mengikuti perkuliahan

susulan di hari sabtu.

4. Dalam menyusun laporan On the Job Training, penulis diberi aksesuntuk

meminta beberapa data yang sekiranya dibutuhkan untuk pembuatan

laporan.
F. Hambatan-Hambatan
Selama penulis melakukan On the Job training di PT. Bayus Cargo

penulis mengalami hambatan yaitu :

1. Penulis mendata packing list dari gudang yang terkadang informasinya

kurang jelas seperti penulisan datanya, jumlah dan harga yang terlewatkan

(tidak ditulis) maka penulis harus mengkonfirmasikan kepada team

document lain yang akan menelepon dan menanyakan kepihak bagian

gudang.
2. Penyelesaian packaging sering kali terlambat karena benda yang di

packing itu cukup mahal harganya dan penulis harus berhati-hati

mengepaknya, jadi memerlukan waktu cukup lama.

3. Pada saat menempelkan nomer box, team packer harus mencari dulu box

mana yang mau di tempel sedangkan box yang mau di tempel tidak teratur

sehingga membuang-buang waktu.

27
 BAB IV

PENUTUP

A. Simpulan
Berdasarkan identifikasi masalah dan upaya pembahasannya pada PT. Bayus

Cargo maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa :

B. Saran

28
DAFTAR PUSTAKA

29
A. Pembuatan aplikasi pada Microsoft Office Access 2007

Proses pembuatan aplikasi Invoice & Packing List pada Microsoft

Office Access 2007 dengan bantuan ini dimulai dengan pembuatan tabel,

form, dan report. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Membuka dan membuat database Microsoft Office Access 2007
a. Langkah-langkah untuk membuka Microsoft Office Access 2007

adalah sebagai berikut

klik menu Start ( ), All Program ( ), Microsoft Office ( ) dan pilih

Microsoft Office Access 2007 seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 2. Cara membuka Microsoft Office Access 2007

30