A.

Tahap 1 (Perencanaan)

Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang dilakukan pada fase inisiasi

perencanaan, yaitu:

1. Pendefinisian ruang lingkup dan sasaran pengerjaan EAP

Fakultas Psikologi UIN Suska Riau merupakan salah satu wujud nyata dalam
merealisasikan cita-cita peningkatan IAIN menjadi Universitas Islam Negeri (UIN). Selain
itu, gagasan mendirikan Fakultas Psikologi adalah untuk merespon berbagai problematika
yang dihadapi baik oleh individu maupun kelompok sosial, sebagai dampak perubahan
yang terjadi pada era globalisasi. Upaya mendirikan Fakultas Psikologi sudah dimulai sejak
tahun 1998, yaitu ketika IAIN Susqa melakukan kerjasama dengan Fakultas Psikologi
Universitas Indonesia untuk membuka Jurusan Psikologi pada Fakultas Tarbiyah. Jurusan
Psikologi Fakultas Tarbiyah inilah sebagai embrio berdirinya Fakultas Psikologi pada IAIN
Susqa, semenjak tahun 2002 menjadi Fakultas Psikologi UIN Suska Riau.

Fakultas Psikologi UIN Suska Riau, sebagai salah satu fakultas penyelenggara
pendidikan memiliki bisnis utamanya adalah menyelenggarakan layanan jasa pendidikan,
dimana dalam pelaksanaannya kegiatan tersebut berkaitan dengan kebutuhan terhadap
layanan data atau informasi, yang akan digunakan untuk menjalankan kegiatannya dengan
lebih baik dan terencana serta terkendali. Dengan demikian maka sasaran sistem informasi
dan teknologi informasi dari EAP yang dibuat adalah sistem informasi yang berkaitan dan
dibutuhkan untuk mendukung penyelenggaraan aktivitas utama dalam proses pendidikan.
Ruang lingkup dan sasaran pada tahap ini adalah informasi yang berhubungan dengan
aktivitas utama akademik yaitu :
a. Penerimaan mahasiswa baru
b. Penyelenggaraan kegiatan akademik
c. Kemahasiswaan dan soft skill
d. Dukungan manajemen
e. Sistem informasi dan pengembangan teknologi
f. Satuan penjaminan mutu
g. Pelepasan mahasiswa

1|Page
2. Pendefinisian Visi dan Misi

a. Visi
Menjadi Fakultas Psikologi yang unggul dalam bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang mengintegrasikan ilmu
dengan Islam di Indonesia tahun 2018.
b. Misi
Menyelenggarakan pendidikan tinggi yang unggul dalam mengintegrasikan Ilmu
Psikologi dengan Islam;
Melaksanakan penelitian unggulan dalam mengintegrasikan Ilmu Psikologi dengan
Islam;
Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat dengan mengimplementasikan Ilmu
Psikologi dengan nilai-nilai keislaman.
Menerapkan tata kelola fakultas yang baik.
c. Tujuan
Tujuan Pendidikan: menghasilkan lulusan Sarjana Psikologi yang berkualitas dan
kompetitif: beriman dan bertakwa, memiliki etos yang kuat, pengetahuan yang
luas, dan keterampilan yang tinggi;
Tujuan Penelitian: menghasilkan penelitian yang mengintegrasi Psikologi dengan
nilai-nilai keislaman, melalui penelitian indigenous psychology, peningkatan
publikasi ilmiah dan peningkatan alokasi dana, sarana, dan prasarana penelitian;
Tujuan Pengabdian kepada Masyarakat: memberikan kontribusi bagi
pembentukan civil society, melalui pelayanan psikologis dan program pengabdian
pada masyarakat yang berbasis penelitian;
Tujuan Tata Kelola: mewujudkan Fakultas Psikologi sebagai lembaga yang
mampu menampilkan kemandirian, akuntabilitas, efisiensi dan efektifitas, dengan
menerapkan prinsip-prinsip keadilan dan kesetaraan

d. Sasaran
Meningkatnya daya saing lulusan di tingkat nasional
Meningkatnya kuantitas dan kualitas penelitian dan publikasi penelitian yang
mengintegrasikan ilmu dengan Islam
Meningkatnya kontribusi dalam pemberdayaan masyarakat dan pembangunan
masyarakat berkeadaban.
Terselenggaranya tata kelola fakultas yang baik
2|Page
3. Strategi Pencapaian
a. Bidang Pendidikan
Meningkatkan kualitas dan kompetensi tenaga pendidik dan kependidikan
Menyelenggarakan sistem pembelajaran yang efektif
Mengaplikasikan kurikulum yang terstandar
Menyelenggarakan sistem evaluasi pembelajaran secara objektif dan transparan
b. Bidang Penelitian
Meningkatkan persentase dana penelitian per tahun
Meningkatkan persentase dana penelitian integrasi keislaman
Meningkatkan jumlah publikasi penelitian dalam jurnal ilmiah nasional
terakreditasi dan internasional
Meningkatkan jumlah publikasi penelitian integrasi keislaman dalam jurnal ilmiah
nasional terakreditasi
c. Bidang Pengabdian Masyarakat

Menyediakan berbagai modul intervensi sosial dan pemecahan masalah yang dapat
diterapkan langsung dalam masyarakat

Menyediakan berbagai usulan kebijakan yang dapat diterapkan oleh institusi

pemerintah dan dunia usaha.

d. Bidang Tata Keloka

Meningkatkan grade akreditasi

Meningkatkan kepuasan dosen dan tenaga kependidikan

Menciptakan budaya mutu fakultas

No. Nama Jabatan Nama Pejabat

1. Dekan Dr. H. Zuriatul Khairi, M.Ag., M.Si.
Wakil Dekan
Bidang Akademik dan Pengembangan
2. Dr. Mirra Noor Milla, M. Si
Lembaga

Wakil Dekan
Bidang Administrasi Umum, Perencanaandan
3. Dr. H. Helmi Basri, Lc, MA
Keuangan

4. Wakil Dekan Dr. Nurfaizal, M. Ag

3|Page
 Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama

Kepala Bagian
5. Tata Usaha Drs. H. A. Munir, MA

Kepala Subbagian
6. Administrasi Umum dan Keuangan Muhammad Nasir, S. Ag

Kepala Subbagian
7. Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni Drs. A. Khairani Nur

B. Tahap 2 (Pemodelan Bisnis)

1. Identifikasi Area Bisnis

Berdasarkan hasil observasi , ada enam fungsi utama yang terjadi di Fakultas
Psikologi, yaitu :

a. Penerimaan mahasiswa baru

b. Penyelenggaraan kegiatan akademik
c. Kemahasiswaan dan soft skill
d. Dukungan manajemen
e. Sistem informasi dan pengembangan teknologi
f. Satuan penjaminan mutu
g. Pelepasan mahasiswa

Konsep porters value-added chain membagi fungsi-fungsi utama di organisasi ke

dalam dua kelompok besar, yaitu aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas
pendukug (support activities).

4|Page
2. Bagan Hierarki Fakultas Psikologi
Bagan hirarki fungsi bisnis utama Fakultas Psikologi dapat didefinisikan sebagai
berikut:
a. Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
Aktivitas ini berfokus pada pengelolaan penerimaan mahasiswa baru dan
rencana pembentukan tim PPMB (Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru) sampai
calon mahasiswa melakukan daftar ulang (registrasi).
1) Rencana PMB
Penetapan Tim PMB
Penyusunan Anggaran PMB
Time Schedule PMB
2) Promosi PMB
Riset Pasar
Strategi Promosi
Pengawasan dan Evaluasi Strategi Promosi
Laporan Promosi
3) Seleksi Masuk
Penetapan Sistem Seleksi Masuk

5|Page
 Penetapan Materi Seleksi Masuk
Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
Seleksi Masuk
Pengelolaan Hasil Seleksi
Registrasi Mahasiswa Baru
b. Proses Kegiatan Belajar Mengajar
Pada tahapan ini difokuskan pada pengelolaan operasional proses belajar
mengajar yang merupakan aktivitas pokok dari pendidikan.
1) Perencanaan Pengembangan Kurikulum
Evaluasi Kurikulum
Pengembangan Kurikulum
Penetapan Kurikulum
2) Kebijakan Akademik
Penyusunan Kalender Akademik
Penyusunan Jadual Kuliah
Perwalian Akademik
Pengelolaan Rencana Studi
Perubahan Rencana Studi
Pencetakan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)
Laporan Cuti Akademik
3) Pelaksanaan KBM (Kegiatan Belajar Mengajar)
Pelaksanaan, Pengawasan dan Evaluasi KBM
Pelaksanaan Ujian
Pelaksanaan Sidang
Pelaporan Akademik
c. Pelepasan Mahasiswa
1) Penetapan Mahasiswa Drop Out
2) Penetapan Pengunduran Diri Mahasiswa
3) Pembuatan Transkrip Nilai
4) Pembuatan Ijazah
5) Wisuda

6|Page
C. Tahap 3
1. Arsitektur Data
Arsitektur data terdiri dari entitas data, Diana setiap data memiliki atribut dan relasi
terhadap data yang lain. Pada bagian identifikasi entitas-entitas yang yang dibutuhkan oleh
sistem. Dalam arsitektur data, bertujuan untuk menentukan data utama yang dibutuhkan oleh
sistem data yang mendukung sistem tersebut. Adapun kandidat entitas data untuk sistem
akademi adalah sebagai berikut:
1. Mahasiswa 2. Kurikulum 3. Daftar Tarif Pembayaran
4. Calon Mahasiswa 5. Kelas 6. Kuliah
7. Calon Dosen dan 8. Kartu Studi
9. Pembayaran Mahasiswa
Pegawai Mahasiswa
12. Jabatan Fungsional
10. Dosen 11. Jadwal Kuliah
Akademik
13. Pegawai 14. Ruangan 15. Jabatan Struktural
16. Jurusan 17. Nilai 18. Pengumuman
19. Program Studi 20. Absensi Kuliah 21. Kartu Tanda Mahasiswa
22. Kalender Akademik 23. Status Mahasiswa 24. Alumni
25. Perusahaan 26. Kerja Sama 27. Gaji
29. Target Kerja
28. Honor 30. Aset dan Inventaris
Individu dan Unit
33. Keuangan Lembaga 34. Unit 35. Soal Ujian
36. Proyek Akhir 37. Perpustakaan

2. Arsitektur Aplikasi

Arsitektur aplikasi merupakan proses pendefinisian aplikasi apa saja yang akan
mengelolah data dan menyediakan informasi untuk pihak manajemen terhadap fungsi
bisnisnya. Arsitektur aplikasi merupakan langkah yang dilakukan setelah pembuatan
arsitektur data langkah-langkah dalam mendefinisikan aplikasi adalah menentukan daftar
kandidat aplikasi, menentukan relasi aplikasi terhadap fungsi, seleksi aplikasi dan proyeksi
aplikasi.

7|Page
Berikut ini modul aplikasi utama :

No. Nama Keterangan Modul Aplikasi

1 Modul-modul aplikasi yang ada pada Penerimaan Mahasiswa
SI PSIKOLOGI untuk mengelola data baru
penerimaan mahasiswa baru. Tidak

SI termasuk aplikasi untuk ujian dan

PSIKOLOGI proses seleksi ujian masuk karena

proses tersebut dilakukan secara
terpusat di UIN SUSKA
PEKANBARU.

2 Modul-modul aplikasi yang ada pada Penyelenggaraan Kegiatan

SI PSIKOLOGI untuk mendukung Akademik
SI
kegiatan penyelenggaraan akademik
PSIKOLOGI &
mulai dari persiapan sampai dengan
Student's Portal
evaluasi kegiatan belajar mengajar.

3 Modul aplikasi untuk mengelola data- Kemahasiswaan dan soft

data yang berkaitan dengan kegiatan skill
organisasi kemahasiswan dan
SI
kegiatan-kegiatan lain di luar aktifitas
PSIKOLOGI
akademik. Termasuk di dalamnya
modul pengelolaan data TAK
(Transkrip Aktifitas Kemahasiswaan)
4 Modul aplikasi yang berhubungan Dukungan Manajemen
dengan pengelolaan keuangan, billing
SI system, dan manajemen aset. SI
PSIKOLOGI, PSIKOLOGI dan SIMKUG
SIMKUG merupakan dua sistem yang berbeda
sehingga harus terdapat proses
integrasi kedua sistem tersebut.
5 SI Modul aplikasi untuk proses Sistem Informasi dan
PSIKOLOGI manajemen proyek dan pencatatan Pengembangan Teknologi

8|Page
 permintaan dan pelaporan gangguan
layanan.
6 Modul aplikasi untuk penentuan Satuan Penjaminan Mutu
SI sasaran kerja unit dan individu,
PSIKOLOGI dashboard management, dan
monitoring program kerja lembaga.
7 Modul aplikasi untuk mengelola data Pelepasan Mahasiswa
SI
yudisium, data alumni, dan
PSIKOLOGI
penyaluran kerja

3. Arsitektur Teknologi

Untuk mendukung sistem informasi yang telah didefinisikan dalam aritektur aplikasi,
infrastruktur di Fakultas PSIKOLOGI di UIN SUSKA RIAU masih memadai, hanya saja
butuh di-upgrade agar daya dukung infrastruktur ini dapat lebih baik lagi. Beberapa yang
harus dikembangkan dalam infrastruktur ini adalah:
a. Sebaiknya memiliki back up server karena sebelumnya belum ada.
b. Jumlah PC harus memadai sehingga seluruh kebutuhan pengguna aplikasi dapat
terpenuhi.

9|Page
D. Tahap 4

Rencana Implementasi/Migrasi. Tahapan ini mendefinisikan urutan untuk implementasi

aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya/manfaat, dan mengusulkan jalur untuk
migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang akan datang untuk melengkapi proses fungsi
bisnis, dapat digunakan kerangka kerja portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward sebagai
berikut

Strategis Potensial
1. Aplikasi Penerimaan Mahasiswa baru 1. Aplikasi Kehadiran
2. Aplikasi Akademik 2. Aplikasi Kegiatan
3. Aplikasi Keuangan 3. Aplikasi Perencanaan Kerja
4. Aplikasi Penunjang untuk Eksternal 4. Aplikasi Pengajuan Kuliah Praktek
(EMIS&Forlap) (Magang, KKN)
5. Aplikasi Pengajuan Sidang
6. Aplikasi Pengajuan Wisuda
7. Aplikasi TracerStudi
Operasioanal Kunci Pendukung
1. Aplikasi Kepegawaian 1. Aplikasi Aktifitas Mahasiswa
2. Aplikasi Penilaian Kinerja 2. Aplikasi Bimbingan
3. Aplikasi Penunjang Keputusan 3. Aplikasi Hasil Penelitian
4. Aplikasi Penilaian Kinerja Lembaga 4. Aplikasi Sertifikasi
5. Aplikasi Administrasi Persuratan

10 | P a g e