1

TIM PENYUSUN

1. Adrian Fathurohman DRI 16. Irmayanti Syam CAY

2. Andyani Chris Thalia Udiono ACT 17. Islamia Annida Sulistyo ANN
3. Angela Malau AGL 18. Khaerul Umam KHU
4. Anita Eka Wardani NIT 19. Moh. Nanditya Iman R NDO
5. Bregas Aria Wicaksana BRE 20. Muhammad Faris Syafiq SYQ
6. Budiwari Rizki Fadhilah BRF 21. Muhammad Naufal C B. HYO
7. Dicky Yudha Handika HDK 22. Pranda Dwimas F NDA
8. Dimas Dwi Cahya DCE 23. Rahmadina Arifazhari RFZ
9. Dini Indra Cahyani DNI 24. Riza Setyawan Amadhy CEO
10. Ernadila Sukmadinata DNT 25. Rizky Mahesa Wardana RMW
11. Faiz Arsyad Harridhi FIZ 26. Teguh Piganta Putra EGU
12. Firdaus Adi Nugroho IDO 27. Vivi Maudiwati MDW
13. Hans Gracia Anderson ACE 28. Wildan Faudzan M H. BCG
14. I Gusti Putu Bayu S P. BAY 29. Wisnu Adi Pratama WAP
15. Imam Fahrurrozi MAM

2
 PERATURAN PRAKTIKUM

1. Diharapkan untuk selalu bertutur kata sopan, menjaga perilaku, serta menjaga
kebersihan praktikum.
a. Jika ada yang bertutur kata tidak sopan dan tidak menjaga perilaku maka nilai akhir
modul tersebut akan dipotong sebesar 10%.
b. Jika selesai praktikum ditemukan sampah ataupun coretan pada perangkat praktikum
yang ada di CLASS LAB, maka praktikan yang melakukan pada jam tersebut akan
dikenakan denda sebesar Rp.50.000 / sampah dan/atau coretan.
c. Jika ada praktikan pada jam praktikum tersebut yang tidak mengaku, maka seluruh
praktikan yang ada di kelas akan dikenakan sanksi berupa pemotongan nilai
10%.
2. Aturan keterlambatan sebagai berikut :
a. Jika keterlambatan lebih dari 15 menit, praktikan tidak mendapatkan bimbingan
dari asisten.
b. Jika keterlambatan lebih dari 30 menit, maka akan ada pengurangan nilai pada
modul tersebut sebesar 20%.
NB: praktikan tetap diperbolehkan masuk dengan catatan waktu praktikum tetap
berjalan dan tidak ada penambahan waktu.
3. Tidak diperkenankan menggunakan celana berbahan jeans/chino saat praktikum. Jika
ditemukan praktikan menggunakan hal-hal terkait, maka diperkenankan untuk mengganti
dengan dresscode yang sesuai dengan peraturan Universitas Telkom dan tidak ada
penambahan waktu.
NB : untuk dresscode hari Kamis-Sabtu praktikan tetap diwajibkan menggunakan
kemeja (bukan kerah sanghai dan bukan polo) dan celana bahan berwarna
hitam/biru gelap.
4. Tidak diperkenankan menyontek, jika ditemukan maka nilai = 0.
5. Jika kartu praktikum hilang, maka praktikan harus mencetak ulang kartu praktikum
dan meminta tanda tangan asisten yang telah mengasisteni di modul sebelumnya.
6. Praktikan harus sudah mempelajari modul sebelum praktikum dilaksanakan.
7. Praktikan tidak diperbolehkan memakai jaket/sweater.

3
8. Kartu praktikum diprint langsung beserta identitas diri (Nama, Nim Kelas, dan Foto).
Foto yang digunakan adalah foto formal. Kartu praktikum diprint dengan kertas buffalo
ukuran A4.
9. Bila kelengkapan praktikum tidak lengkap wajib melengkapinya terlebih dahulu. Untuk
pemotongan waktu praktikum sama seperti pada PRAKTIKUM point 2.
10. Pada saat praktikum berlangsung, alat komunikasi praktikan harap dikondisikan.
11. Praktikan tidak diperbolehkan browsing tanpa perizinan dari asisten laboratorium.
12. Praktikan tidak diperbolehkan melakukan hal yang tidak berkaitan dengan aktivitas
praktikum.
13. Untuk form susulan akan diverifikasi oleh pihak Laboratorium dan akan diumumkan
kembali siapa yang berhak mengikuti susulan praktikum.
14. Praktikan dapat melakukan komplain nilai maksimal 3 hari setelah nilai dikeluarkan (per
modul).
15. Segala pengumuman akan diumumkan ke media sosial/mading laboratorium, bila salah
satu praktikan tidak mengetahui pengumuman maka nilai akhir satu kelas akan dikurangi
sebesar 5 poin.
16. Dilarang untuk membawa makanan dan minuman ke dalam CLASS LAB selama
praktikum berlangsung.
17. Pengisian feedback wajib dilakukan untuk dapat melihat nilai praktikum.
18. Tidak mengikuti praktikum tanpa memberikan perizinan, maka nilai modul diminggu
tersebut dan selanjutnya = 0.
19. Praktikum bersifat wajib sebagai syarat untuk melakukan FGD.
20. Nilai tes awal wajib ≥ 50, jika tidak maka nilai praktikum modul tersebut = 0.

4
 DAFTAR ISI

TIM PENYUSUN ......................................................................................................................................... 2

PERATURAN PRAKTIKUM .................................................................... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI................................................................................................................................................. 5
TUJUAN PRAKTIKUM .............................................................................................................................. 6
SYARAT KELENGKAPAN PRAKTIKUM ............................................................................................... 6
ALAT PENUNJANG PRAKTIKUM ........................................................................................................... 6
MATERI YANG HARUS DIPAHAMI SEBELUM PRAKTIKUM ........................................................... 6
KETERKAITAN DENGAN MATERI DI KELAS ..................................................................................... 6
LANDASAN TEORI .................................................................................................................................... 7
1. Business Process Improvement (BPI) ............................................................................................... 7
2. Cycle Time ........................................................................................................................................ 9
3. Streamlining .................................................................................................................................... 10
4. Business Process Redesign ............................................................................................................. 11
PRAKTIKUM ............................................................................................................................................. 14
1. Analisis Proses Bisnis Eksisting ..................................................................................................... 16
2. Analisis Aktivitas Menurut Kategori Cycle Time .......................................................................... 17
3. Analisis Redesign ............................................................................................................................ 18

5
TUJUAN PRAKTIKUM
 Praktikan mampu memahami rancangan konsep perbaikan proses bisnis menggunakan
metode Business Process Improvement.
 Praktikan mampu melakukan analisis redesign dengan perbedaan pada tiap levelnya.
 Praktikan mampu membedakan antara RVA, NVA, dan BVA pada Value Added
Assesment.

SYARAT KELENGKAPAN PRAKTIKUM

 Kartu Praktikum sesuai ketentuan institusi (A4 print)
 Seragam sesuai ketentuan institusi (tanpa celana jeans)

ALAT PENUNJANG PRAKTIKUM

 Modul praktikum
 Perangkat lunak praktikum
 Alat tulis

MATERI YANG HARUS DIPAHAMI SEBELUM PRAKTIKUM

 Pengertian Business Process Improvement
 Karakteristik Business Process Improvement
 Manfaat Business Process Improvement
 Langkah-langkah melakukan Business Process Improvement
 Pengertian Business Process Redesign
 Susunan Tingkatan Analisis Redesign
 Kategori Cycle Time dan Metode Streamlining pada Business Process Improvement

KETERKAITAN DENGAN MATERI DI KELAS

 Mampu mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan dalam suatu proses untuk selanjutnya
dijadikan sebagai input tahap redesign proses.
 Mampu memahami prinsip dan teknik dalam menganalisis proses bisnis secara kualitatif.
 Mampu menganalisis proses bisnis dari segi kuantitatif yang meliputi cycle time, waiting
time dan biaya yang diperlukan.
 Mampu memahami dan membuat desain proses.
 Mampu memahami dan membuat analisis redesign dari suatu proses bisnis.
6
 LANDASAN TEORI

1. Business Process Improvement (BPI)

Business Process Improvement merupakan sebuah metode, cara ataupun pendekatan

yang sistematis dan dapat digunakan oleh sebuah organisasi atau perusahaan dalam
membuat sebuah kemajuan yang signifikan pada proses bisnisnya sehingga menjadi lebih
efektif dan efisien. BPI akan membantu perusahaan atau organisasi dalam proses
penyederhanaan (sreamlining), dengan jaminan setiap stakeholder dari perusahaan
tersebut mendapatkan output yang lebih baik.

Terdapat lima langkah untuk memulai Business Process Improvement,

diantaranya:

Mengor- Pemaha- Penye- Penguku- Perbaikan

ganisir man derhanaan ran dan Berke-
Perbaikan Proses Proses Kontrol lanjutan

a. Mengorganisir Perbaikan
Langkah ini bertujuan untuk mengelola proses bisnis internal
maupun eskternal untuk menjadi lebih baik dalam suatu organisasi.
Terdapat beberapa tahap dalam organisir perbaikan yang perlu diketahui,
yaitu:
1) Pemilihan process owner
2) Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan
3) Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses
4) Mengembangkan model perbaikan
5) Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan

7
 b. Pemahaman Proses
Pemahaman proses dilakukan untuk mencapai pemahaman seluruh
dimensi yang ada di dalam proses bisnis yang berlangsung dalam organisasi
sehingga proses yang berjalan menjadi jelas dan dapat dimengerti oleh
masing-masing stakeholder dari masing-masing proses.

c. Penyederhanaan Proses
Penyederhanaan proses dimaksudkan untuk menyederhanakan
proses dengan mengurangi waktu proses, menstandarisasi maupun
memperbaharui proses yang semuanya bertujuan untuk memperbaiki
efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis yang ada.

d. Pengukuran dan Kontrol

Pengukuran dan pengontrolan proses bisnis dilakukan untuk
mengontrol jalannya proses bisnis dengan melakukan pemeriksaaan dan
pengukuran terhadap prediksi target yang ingin dicapai oleh organisasi.

e. Perbaikan Berkelanjutan
Perbaikan berkelanjutan dilakukan dengan tujuan untuk membuat
proses bisnis tetap relevan dengan tujuan perusahaan. Perbaikan
berkelanjutan dapat ditempuh dengan berbagai cara seperti perubahan,
menghapus, menambahkan proses, dan sebagainya.

Business Process Improvement sendiri memiliki tujuh karakteristik, yaitu:

1) Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu
proses.
2) Adanya batasan yang jelas (process scope).
3) Adanya hubungan internal dan pertanggung jawaban yang jelas.
4) Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang
terdokumentasi.
8
 5) Memiliki ukuran-ukuran dan sistem feedback pada setiap aktivitas.
6) Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan.
7) Adanya waktu siklus yang diketahui.

Sedangkan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari Business Process

Improvement menurut (Harrington,1991) adalah:

1) Eliminasi kesalahan-kesalahan.
2) Optimasi penggunaan asset.
3) Minimalisasi waktu tunggu (delay).
4) Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan.
5) Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal.
6) Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan.
7) Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif.
8) Menghilangkan pengeluaran berlebih.

2. Cycle Time

Cycle Time (waktu siklus) merupakan waktu yang dibutuhkan suatu task dalam
proses bisnis dari mulai hingga selesai. Terdapat tiga kategori cycle time yang dibedakan
berdasarkan pengaruh suatu aktivitas terhadap stakeholder suatu perusahaan, diantranya:
a. Real Value Added (RVA): Aktivitas yang menghasilkan nilai atau berdampak
terhadap kepuasan pelanggan. Untuk membantu mengklasifikasikannya dapat
digunakan pertanyaan “apakah pelanggan mau membayar untuk aktivitas ini?”
Contoh aktivitas yang termasuk RVA diantaranya pemesanan, pengiriman,
packaging.
b. Business Value Added (BVA): Aktivitas yang diperlukan agar bisnis berjalan
lancar, atau yang memberikan nilai tambah terhadap perusahaan. Contoh
aktivitas yang termasuk BVA diantaranya auditing, marketing, recruiting.
c. Non Value Added (NVA): Aktivitas yang tidak berdampak pada pelanggan
maupun perusahaan. Contoh aktivitas yang termasuk NVA diantaranya rework,
waiting, excessive transit.
9
3. Streamlining
Streamlining adalah perubahan proses kerja untuk membuat proses baru yang lebih
sederhana agar mencapai tujuan yang sama dan tetap. Terdapat tools yang digunakan untuk
melakukan streamlining terhadap proses bisnis yang telah ada diperusahaan, diantaranya:

a. Bureaucracy Elimination merupakan penghapusan birokrasi (tugas

administrasi dan penggunaan kertas kerja) yang tidak diperlukan.
b. Duplication Elimination merupakan penghapusan aktivitas yang terjadi
serupa pada suatu bagian proses yang berbeda.
c. Value – Added Assessment merupakan pengevaluasian aktivitas dalam
proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan.
d. Simplification merupakan upaya penyederhanaan suatu proses.
e. Process Cycle Time Reduction merupakan langkah pengurangan waktu
siklus dan meminimalisir biaya penyimpanan.
f. Error Proofing merupakan upaya untuk meminimalisir kesalahan.
g. Upgrading merupakan peningkatan efektifitas dalam performansi pada
proses bisnis.
h. Simple Language merupakan upaya untuk membuat dokumen lebih mudah
dipahami oleh penggunanya.
i. Standardization merupakan salah satu cara pembakuan untuk melakukan
kegiatan.
j. Supplier Partnership merupakan upaya meningkatkan kualitas input,
dimana output memiliki ketergantungan tinggi pada kualitas input.
k. Big Picture Improvement merupakan teknik penyederhanaan yang
digunakan apabila sepuluh tools diatas tidak memberikan hasil yang
diinginkan. Hal ini diperlukan untuk membantu pihak manajemen
mendapatkan cara kreatif untuk mengubah proses secara signifikan.
l. Pengubahan Urutan Operasi merupakan penyesuaian urutan operasi dengan
sumberdaya waktu dan biaya yang ada agar kinerjanya optimal.

10
4. Business Process Redesign
a. Business Process Redesign bertujuan untuk mengidentifikasi kemungkinan-
kemungkinan untuk memperbaiki desain dari sebuah proses bisnis. Kemungkinan-
kemungkinan yang digunakan dikenal dalam PICK Chart. Pick Chart digunakan
pada saat membuat analisis redisgn untuk menentukan possibility. Contoh aktvitas
Menghentikan Operasional aktivitas ini sulit dilakukan karena belum tentu ada
Back-Up kereta yang tersedia dan apabila tidak jadi diberangkatkan maka akan
sangat mempengarui bisnis perusahaan. Maka berdasarkan PICK Chart aktifitas itu
memiliki possibility challenge.

Terdapat tiga susunan tingkatan dari business process redesign yang

dibedakan berdasarkan orientasi scope yang perlu di redesign, diantaranya yaitu:
1. Task-Level: Tingkatan redesign yang berfokus pada masing-masing
kegiatan/task dalam suatu proses bisnis. Contoh dari task level:

 Task elimination: menghapus task yang dianggap NVA.

 Task composition: menggabungkan dua task menjadi satu task

11
 Triage:

a. Specialize task: membagi general task kedalam dua atau

lebih alternative task

b. Generalize task: mengintegrasikan dua atau lebih

alternative task menjadi satu general task

12
2. Flow-Level: Tingkatan redesign yang berfokus pada flow pada suatu
aktivitas dalam suatu proses bisnis. Flow-level biasa ditandai dengan
adanya perpindahan urutan dari satu aktivitas menjadi sub aktivitas dengan
kontrol tertentu seperti gateway and atau or.
 Re-sequencing: mengulangi task yang sama beberapa kali

 Parallelism enhancement: memecah dua task menjadi satu task yang

paralel antara task yang skatu dengan task yang lain

3. Process-level: Tingkatan redesign yang berfokus pada keseluruhan proses

bisnis, seperti penambahan aplikasi atau otomasi terhadap suatu proses.
 Specialization & Standardization
 Resource optimization
 Communication optimization
 Otomasi
13
 PRAKTIKUM

1. Studi Kasus
PT BPAD Train merupakan perusahaan yang menyediakan jasa transportasi
dibidang perkeretaapian. Perusahaan ini memiliki cabang-cabang yang tersebar di
seluruh Indonesia. Adapun sumber pendapatan utama dari perusahaan ini didapatkan
dari penjualan jasa angkutan penumpang dan jasa angkutan barang. Hingga saat ini
sektor utama dari pendapatan diperoleh didaerah Jawa. Akan tetapi, PT BPAD Train
memastikan akan terus-menerus memberikan pelayanan yang terbaik hingga ke setiap
pelosok didaerah Indonesia. Semua itu sesuai dengan visi perusahaan sendiri yaitu
menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada pelayanan pelanggan
dan memenuhi harapan Stakeholders.

Proses penghantaran penumpang dimulai ketika kereta api memasuki stasiun yang
disinggahi. Pihak Stasiun akan memberikan informasi kereta yang baru saja memasuki
stasiun kepada Kepala Divisi Operasional. Lalu Kepala Divisi Operasional akan
meminta pengecekan keamanan kereta kepada Staf Divisi Keselamatan. Kemudian Staf
Divisi Keselamatan dan Keamanan akan melakukan pengecekan keamanan kereta. Jika
kereta tidak aman (No), maka Kepala Divisi Keselamatan dan Keamanan akan
menginformasikan ketidakaman kereta dan memberikan Data Hasil Cek kepada Kepala
Divisi Operasional yang nantinya harus menghentikan operasional dari kereta tersebut
sampai ada tindakan lanjut terhadap kereta tersebut. Jika kereta aman (Yes), maka
Kepala Divisi Keselamatan dan Keamanan akan menginformasikan keamanan kereta
beserta Data Hasil Cek kepada Kepala Divisi Operasional. Kepala Divisi Operasional
selanjutnya meminta pembersihan kereta kepada Staf Divisi Pengelolaan Sarana dan
Prasarana. Permintaan pembersihan kereta tersebut akan ditanggapi oleh Staf Divisi
Pengelolaan Sarana dan Prasana dengan melakukan pembersihan kereta. Setelah dirasa
kereta sudah cukup bersih, maka Staf Divisi Pengelolaan Sarana dan Prasarana akan
melakukan konfirmasi pelaksanaan pembersihan kereta kepada Kepala Divisi
Pengelolaan Sarana dan Prasana. Kemudian Kepala Divisi Pengelolaan Sarana dan
Prasarana akan menginformasikan kebersihan kereta kepada Divisi Operasional.
Kepala Divisi Operasional lalu memberikan informasi kesiapan kereta kepada Pihak
14
Stasiun agar Pihak Stasiun mengumumkan keberangkatan kepada Penumpang yang
terdapat di stasiun. Penumpang akan mulai memasuki kereta yang telah tersedia
tersebut. Sebelum Penumpang menduduki kursi yang telah disediakan, akan ada
pengecekan tiket dari Penumpang tersebut oleh Staf Divisi Operasional. Jika ternyata
Penumpang tersebut ditemukan tidak mempunyai tiket (No), maka Penumpang tersebut
akan diturunkan dengan terhormat. Akan tetapi jika Penumpang bersikeras untuk tetap
dikereta, maka Staf Divisi Operasional akan meminta bantuan Pihak Keamanan yang
nantinya akan menurunkan paksa Penumpang tersebut. Jika ternyata Penumpang
memiliki tiket (Yes), maka Penumpang dipersilahkan duduk di kursi yang telah
tersedia. Ketika sudah saatnya jadwal keberangkatan, maka Staf Divisi Operasional
akan menutup pintu kereta dan menginformasikan kereta siap jalan kepada Masinis.
Terakhir Masinis kereta akan mengoperasikan kereta ke tujuan yang telah
diberitahukan sebelumnya.

15
2. Analisis Proses Bisnis Eksisting

16
3. Analisis Aktivitas Menurut Kategori Cycle Time

No Aktivitas Klasifikasi Alasan

1 Memberikan Informasi BVA Proses ini dapat

Kereta mempengaruhi berjalannya
operasional perusahaan
kedepannya

2 Meminta Pengecekan NVA Tanpa diminta seharusnya

Keamanan Kereta proses ini sudah dilakukan
sesuai dengan SOP

3 Melakukan Pengecekan BVA Proses ini dapat

Keamanan Kereta mempengaruhi berjalannya
operasional perusahaan
kedepannya, apabila
terdapat kekurangan akan
mempengaruhi kepuasan
dari pelanggan

4
Lanjutkan
Sesuai
Analisis!
5

17
 4. Analisis Redesign

No Level Aktivitas Alasan Redesign Possibility

Redesign

1 Task 1. Meminta Pengecekan Aktivitas ini dihapuskan karena Kill

Level Keamanan Kereta seharusnya aktivitas ini
(dihilangkan) dilakukan sesuai dengan SOP
perusahaan dan tanpa harus
diminta oleh divisi terkait
2. Menginformasikan Aktivitas ini dihapuskan karena Kill
Ketidakamanan seharusnya aktivitas ini
Kereta (dihilangkan) dilakukan sesuai dengan SOP
perusahaan, tanpa harus diminta
oleh divisi terkait

Lanjutkan
Sesuai
Analisis!

2 Process 5. Memberikan Untuk mencegah terjadinya Implement

Level Informasi Kereta kesalahan pada prses berikutnya
(Error Proofing) yang mampu mempengaruhi
performa perusahaan
6. Melakukan Aktivitas ini merupakan bentuk Implement
Pengecekan standar dari proses
penghantaran penumpang
18
 Keamanan Kereta dimana setiap proses
(Standardization) penghantaran penumpang wajib
melakukan aktivitas ini sebagai
bentuk pembakuan
7. Menghentikan Untuk mencegah terjadinya Challange
Operasional kesalahan pada prses berikutnya
(Error Proofing) yang mampu mempengaruhi
performa perusahaan

Lanjutkan
Sesuai
Analisis!

19
 DAFTAR PUSTAKA

HOPEX, M. (2015, January 1). MEGA BPMN Business Process. Retrieved from MEGA
HOPEX: http://doc.mega.com/hopex-v2-en
Laboratorium BPAD. (2016). Modul Praktikum Rekayasa Proses Bisnis. Bandung: Laboratorium
BPAD.
Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling, Hajo A. Reijers. (2013). Fundamentals of
Business Process Management. Berlin: Berlin Heidelberg Springer.

20