TUGAS KELOMPOK MANAJEMEN PROYEK

DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA

Tujuan :
1. Membuat sebuah rancangan manajemen proyek secara lengkap terintegrasi dan realistis
2. Memahami tahapan proses bisnis dan pola fikir manajemen proyek
3. Mengintegrasikan mata kuliah perancangan produk, perancangan pabrik dan manajemen
proyek

Ruang Lingkup :
1. Pemilihan Proyek, dapat berupa pembangunan pabrik
2. Work Breakdown Structure
3. Rencana Anggaran Biaya dan Sumber
4. Penjadwalan Proyek
5. Pengorganisasian dan PengiProyek

Hubungan dengan Mata Kuliah Lain :

1. Perancangan Produk
2. Perancangan Pabrik
3. Ekonomi Teknik (Analisisi

Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang mempunyai satu titik awal permulaan dan satu titik
akhir penyelesaian.

Ciri-ciri suatu proyek:

– Hanya berlangsung sekali saja
– Bentuknya unik
– Waktu yang terbatas

Manajemen Proyek adalah aktivitas merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan

sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, dengan
menggunakan pendekatan sistem dan hirarki secara vertikal dan horizontal.

Mengacu pada Project Management Book of Knowledge (PMBOK), tahapan proses Manajemen
Proyek ada 10 bagian :
1. Project Integration
a. Project Plan Development
b. Project Plan Execution
c. Overall Change Control
2. Project Scope
a. Initiation
b. Scope Planning
c. Scope Definition
d. Scope Verification
e. Scope Change Control
3. Project Time
a. Activity Definition
b. Activity Sequencing
c. Activity Duration Estimating
d. Schedule Development
e. Schedule Control
 4. Project Cost
a. Resource Planning
b. Cost Estimating
c. Cost Budgeting
d. Cost Control
5. Project Quality
a. Quality Planning
b. Quality Assurance
c. Quality Control
6. Project Human Resource
a. Organizational Planning
b. Staff Acquisition
c. Team Development
7. Project Communication
a. Communication Planning
b. Information Distribution
c. Performance Reporting
8. Project Risk
a. Risk Identification
b. Risk Quantification
c. Risk Response Development
d. Risk Resource Control
9. Project Procurement
a. Procurement Planning
b. Solicitation Planning
c. Solicitation
d. Source Selection
e. Contract Administration
f. Contract Close Out
Tugas kelompok adalah membuat tulisan yang berisi poin-poin di atas secara lengkap dalam sebuah
perencanaan Manajemen Proyek

PRESENTASI I
PROJECT SCOPE
Tugas ini adalah membuat perencanaan secara lengkap proyek yang akan dibuat.
Pada dasarnya perencanaan proyek dapat berupa proyek apa saja, seperti pembangunan gedung,
pabrik atau apapun kegiatan yang berupa proyek.
Namun, untuk mengintegrasikan dengan mata kuliah Perancangan Produk dan Perancangan Pabrik,
disepakati untuk membuat Manajemen Proyek Pembangunan Pabrik untuk Produk.

Presentasi Project Scope meliputi :

1. Tujuan Perencanaan Proyek

Tujuan Perencanaan Proyek adalah tujuan dilaksanakan proyek tersebut :

Contoh Kasus :
Pembangunan Pabrik Virgin Coconut Oil (VCO)
Jelaskan Beberapa Poin Penting antara lain :
a. Latar Belakang Pemilihan Produk VCO
b. Gambaran Singkat mengenai Kondisi Pasar Produk VCO dan Peluangnya
2. Process Planning
Dari beberapa metode pembuatan produk yang diinginkan, tidak perlu membahas semua
metode, hanya satu metode yang dipilih saja yang akan menjadi landasan pembangunan pabrik
produk yang terpilih.

Contoh Kasus :
Pada proses pembuatan VCO ada tiga proses seperti gambar berikut, yaitu Low Pressure Oil
Extraction Method, High Pressure Extraction Method dan Fresh Dry Centrifuge Method.

Ketiga proses tersebut masing masing memiliki kelebihan dan kekurangan, baik dari sisi
tingkat kesulitan, biaya (investasi dan operasional), kualitas produk yang dihasilkan, dan
waktu produksi. Dalam tugas perancangan pabrik, hal ini perlu dibahas. Tetapi dalam Tugas
Manajemen Proyek, proses pemilihan metode produksi tidak perlu dibahas, karena
Manajemen Proyek hanya membahas Proses Produksi yang akan dibuat dan Proses Produksi
tersebut harus sudah dipastikan terlebih dahulu. Terlepas dari kelebihan dan kekurangan
masing-masing proses, proses yang dipilih sudah dipastikan memberikan VALUE yang lebih
baik, yaitu Quality, Cost, dan Time.

Dalam contoh pembahasan pembangunan Pabrik VCO ini, dipilih proses High Pressure
Extraction Method dengan proses wet milling route untuk produksi perhari adalah seperti
proses berikut :
Dari proses tersebut dapat digambarkan beberapa hal yang penting
a. Kapasitas Produksi : 5 Ton CPO per hari
b. Jumlah Hari Kerja Setahun : 20 hari x 12 bulan = 240 hari kerja /tahun
c. Jam Kerja : 8 jam kerja perhari
d. Untuk memudahkan, digunakan asumsi sederhana 1 liter VCO setara dengan 1 kg berat,
walaupun Berat Jenis VCO kurang dari Berat Jenis Air.
e. Kapasitas Produksi VCO / jam = 5.000 kg / 8 = 625 kg VCO / jam
f. Bahan Baku Kelapa Per Hari : 25 Ton, jika minimal stok bahan baku yang diperlukan
adalah untuk 5 hari kerja, maka diperlukan gudang penyimpanan bahan baku sebesar
250 ton kelapa.
g. Jumlah Air : 50 M3 / hari = 6,25 M3 /jam, jika penyimpanan air baku dan proses filtrasi
air baku yang layak untuk produksi untuk proses produksi selama 2 hari, maka
diperlukan Tangki Penyimpanan Air Baku sebesar 100 M3 . Buat sketsa untuk tangki air
ukuran tersebut dengan ukuran lahan yang dibutuhkan.
h. Kapasitas Mesin Ekstraksi Santan = 75 M3 / hari = 9,375 M3 /jam, dibulatkan menjadi 10
M3 /jam, jika siklus ekstraksi santan 10 menit, maka Kapaitas Mesin ekstraksi kelapa
adalah 1 M3 atau 1.000 liter sekali proses ekstraksi.
i. Proses Filtrasi diasumsikan mengalir sesuai dengan aliran dari mesin ekstraksi dan jika
membutuhkan fasilitas penampungan sementara, maka harus dibuat tangki
penampungan sementara dengan ukuran yang pasti yang dimasukkan dalam lay out
pabrik
j. Limbah yang dihasilkan adalah 35 Ton ampas kelapa, jika proses limbah tersebut
dilakukan harian, perlu dibuat penyimpanan dengan ukuran tersebut, dan dimasukkan
ke dalam lay out pabrik
 k. Hasil produksi adalah 40 Ton Santan per hari atau 5 Ton santan per jam. Proses
selanjutnya adalah Two Phase Centrifuge, bila siklus sentrifuge adalah 20 menit per
siklus, maka diperlukan Mesin Centrifuge dengan kapasitas = 5 Ton / 3 = 1,6 Ton,
dibulatkan menjadi 2 Ton per siklus. Perlu dilihat ukuran mesin tersebut dan dimasukkan
ke dalam lay out pabrik.
l. Hasil Produk per hari adalah 25 Ton Coconut Cream dan 15 Ton Coconut Skim. Coconut
Cream yang akan diproduksi menjadi produk akhir VCO dan Coconut Skim dapat di buat
produk lain atau di jual. Jika Coconut Skim di jual, perlu dibuat tempat penyimpanan
untuk penjualan produknya, bila produk tersebut dijual per minggu, tempat
penyimpanan dibuat untuk kapasitas 75 Ton. Ukuran tempat penyimpanan dibuat dan
dimasukkan ke dalam lay out pabrik.
m. Produk Coconut Cream diproses lanjutan untuk menjadi VCO. Jumlah Coconut Cream
sebanyak 25 T per hari atau 3,125 Ton/jam yang akan dipanaskan (proses
pemanasan/heating) selama 20 menit per siklus. Jadi dibutuhkan mesin pemanas
kapasitas 3,125 / 3 = 1,042 T atau dibulatkan ke atas 1,1 Ton per siklus. Ukuran mesin
pemanas dibuat dan dimasukkan ke dalam lay out pabrik.
n. Dari proses pemanasan dihasilkan 22 Ton Coco Cream Panas. Proses selanjutnya adalah
Pemisahan antara Air dan Minyak (separation of oil). Mesin yang digunakan adalah
mesin Decanter Sentrifugal yang akan menghasilkan 8 Ton VCO dan 15 Ton Air. Per
siklus Proses ini membutuhkan waktu 5 menit. Kapasitas Coconut Krim yang dipisahkan
adalah 22 Ton per hari atau 2,75 Ton per jam. Dibutuhkan Decanter dengan kapasitas
2,75 Ton : 12 = 229 kg, yang dibulatkan menjadi 300 kg per siklus. Ukuran mesin
Decanter Sentrifugal dibuat dan dimasukkan ke dalam lay out pabrik.
o. Air yang dihasilkan dari proses tersebut tergolong air limbah sebanyak 15 Ton per hari
atau 1,875 Ton atau setara degan 1.875 liter. Air limbah tersebut harus dimasukkan ke
dalam bak penampungan air limbah dan diolah untuk dapat dijadikan air baku kembali.
Ukuran bak penampung limbah cair ini perlu dimasukkan ke dalam lay out pabrik.
p. Proses selanjutnya adalah proses pengeringan minyak VCO (oil drying). Proses
pengeringan ini membutuhkan waktu 20 menit per siklus. VCO yang dihasilkan sebanyak
7 Ton per hari atau 0,875 Ton per jam. Dengan siklus tersebut diperlukan pemanas atau
pengering VCO sebesar 875 kg : 3 = 292 kg yang dibulatkan sebanyak 300 kg. Ukuran
drier ini perlu dimasukkan ke dalam lay out pabrik.
q. Gambarkan proses produksi tersebut dalam lay out pabrik dan tambahkan pula untuk
lay out ruang kantor yang diperlukan. Hasilnya adalah berapa kebutuhan luas pabrik dan
luas kantor untuk pembangunan pabrik tersebut.

3. Work Breakdown Structure (WBS)

Untuk dapat membuat rencana proyek dengan baik, mutlak diperlukan pemahaman terhadap
lingkup pekerjaan (scope of work). Oleh karena itu sebelum mulai membuat rencana kita harus
membuat lingkup pekerjaan secara jelas.

Dalam manajemen proyek, kita mengenal istilah Work Breakdown Structure (WBS). WBS adalah
diagram pohon yang dipakai sebagai alat bantu untuk memecah pekerjaan besar menjadi sub-
sub pekerjaan yang lebih kecil. Dalam Work Breakdown Structure dikenal istilah WBS level 1,
level 2, level 3, dst. Semakin dalam level WBS, semakin detail rincian pekerjaannya.
WBS system diciptakan untuk mempermudah proses penyusunan rencana proyek. Setiap detail
pekerjaan dibuatkan rencana (planning) nya masing-masing, kemudian detail rencana tersebut
dikonsolidasi menjadi rencana untuk keseluruhan proyek. Jadi penyusunan rencana proyek pada
umumnya dilakukan secara bottom up, dimulai dari yang detail (bottom) kemudian digabungkan
menjadi overall project planing.

Pedoman dalam menyusun WBS :

Susunan WBS dibuat bertingkat (level) menurut ketelitian spesifikasi pekerjaan.
Susunan WBS dibuat atas dasar penguraian yang diskrit dan logis.
Jumlah level dan elemen pekerjaan tiap level WBS sesuai dengan kebutuhan tingkat
pengelolaan.
Tiap elemen WBS diberi nomor sesuai dengan tingkat hirarki.
Elemen pekerjaan dalam WBS merupakan pekerjaan yang terukur
Semakin lengkap level WBS yang dibuat, semakin baik untuk penyusunan Rencana Anggaran
Biaya dan Pengendalian proyek

Berikut adalah contoh Work Breakdown Structure untuk Project Pembangunan Pabrik Virgin
Coconut Oil (VCO) yang telah diuraikan di atas :

Contoh WBS Level-4 masih perlu dilengkapi kembali untuk masing-masing kegiatan di level 3
bilamana diperlukan. WBS tersebut kemudian perlu dibuat dalam bentuk tabel untuk
memudahkan membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Pembuatan Jadwal