ID Upaya Mencapai Akreditasi Good Pharmacy PDF
ID Upaya Mencapai Akreditasi Good Pharmacy PDF
Abstrak – Tulisan ini bertujuan untuk mengindentifikasi, mengukur serta menganalisa kesenjangan
yuang terjadi saat implementasi Good Pharmacy Practice (GPP) di PT. Kimia Farma Apotek, Unit
Bisnis Jaya 2 Business Unit. Selain itu, proses perencanaan aksi dalam rangka pencapaian nilai
tertinggi.Metode penelitian yang dilakukan adalah analisa deskripsi kualitatif, pencarian data melalui
audit, observasi dan interview. Teknik analisa yang digunakan adalah analisa tulang ikan untuk
mendapatkan akar penyebab dan sesi pencerahan dalam rangka perancangan peningkatan aksi
perencanaan. Hasil penelitian menunjukkan kesenjangan terjadi disebabkan oleh keterlambatan
aktifitas manajemen mutu, siklus PDSA, seperti perancangan tata letak dan infrastruktur farmasi,
sosialisasi tentang GPP, pembahasan deskripsi kerja, audit hasil evaluasi dan peningkatan kerja
secara komprehensif. Rekomendasi rencana aksi untuk sebagai sebuah upaya improvisasi juga
disampaikan pada bagian akhir dari tulisan ini.
Abstract -- This paper’s aim is to identify, to measure and to analyze the gap occur in implementation
of Good Pharmacy Practice at PT. Kimia Farma Apotek, Jaya 2 Business Unit, also to design some
improvement action plans in order to achieve the highest score. Research method that used is
qualitative descriptive analysis, data search through audit, observation and interview. Analysis
techniques used in this research are fishbone analysis for finding the root causes, and brainstorming
session for designing the improvement action plans. The result mentions that the gap occur rather
caused by the lack of quality management activity, PDSA cycle, such as the lack of plan to design the
pharmacy lay out and infrastructure, the lack of socialization about GPP itself, the lack of job
description, the lack of audit result evaluation, and the lack of comprehensive improvement effort. This
paper is also give the improvement action plans recommended.
sejak awal APP dibuat memang tidak dipasang pentingnya dan cara-cara melaksanakan skrining
exhaust fan. resep.
Faktor lain yang terjadi di banyak apotek Selain itu juga terdapat 10 apotek belum
adalah tidak adanya majalah dinding yang melaksanakan pelayanan residensial (home
merupakan nilai tambah dari fasilitas layanan care). Kebanyakan dari para apoteker belum
Apotek KF. Tidak adanya majalah dinding ini melakukannya karena keterbatasan waktu dan
utamanya adalah karena tidak adanya space juga karena belum ada permintaan dari pasien
yang cukup di ruang tunggu untuk membuat untuk dikunjungi ke rumahnya.
majalah dinding karena seluruh dinding sudah Untuk form pharmaceutical care masih
tertutup oleh rak obat dinding (wall gondola). banyak yang belum terisi. Pharmaceutical care
Dari temuan gap pada standar 2 mengenai kebanyakan dilakukan sebatas pemberian
Manajemen Mutu, terdapat beberapa temuan informasi obat saja. Sedangkan pentingnya
yang sama ditemukan di sejumlah banyak adanya pengisian form adalah untuk
apotek. Misalnya perencanaan pengadaan obat dokumentasi kegiatan pelayanan kefarmasian
berdasarkan pola penyakit belum dilakukan. bagi apoteker dan untuk pencatatan rekam medik
Perencanaan selama ini masih dilakukan pasien.
berdasarkan histori penjualan dan pareto saja. Pada hasil audit Standar 4 mengenai
Ketika wawancara dilakukan, terungkap bahwa Hukum, Regulasi dan Kode Etik, pada parameter
petugas apotek kesulitan untuk mengambil data perijinan, terdapat 4 apotek yang belum
penjualan obat per kategori penyakit karena memenuhi persyaratan. Temuan pada masalah
belum dapat tersaji oleh sistem. Sehingga data perijinan adalah masih terdapat nama Apoteker
harus dibuat secara manual. Inilah yang menjadi Penanggung Jawab (APA) yang bukan apoteker
hambatan sehingga tidak terlaksana. yang sehari-hari melaksanakan tugas
Pelatihan product knowledge telah kefarmasian di apotek tersebut. Hal ini terjadi
dilakukan secara rutin sebulan sekali, hanya saja karena pada saat terjadi pergantian APA, ijin
belum dibuat sertifikat dari Manager Unit Bisnis APA baru belum diurus, dan ijin APA lama belum
ataupun dari principal produk yang bersangkutan. dicabut.
Di masa yang akan dating, perlu selalu dibuat Selain Surat Ijin Apotek (SIA), temuan
sertifikat pelatihan sehingga pelatihan selalu yang lain adalah masih adanya apoteker yang
terdokumentasi di setiap petugas apotek. Hal ini belum memiliki Sertifikat Kompetensi Profesi
juga menjadi bekal bagi para frontliners yang Apoteker (SKPA). SKPA ini diperoleh melalui
mengikuti pelatihan product knowledge agar ujian dan berlaku untuk 5 tahun. Beberapa
selalu meng- update pengetahuannya untuk apoteker mempunyai SKPA yang sudah tidak
meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan. berlaku dan belum diperpanjang.
Monitoring Efek Samping Obat (MESO) Dari temuan audit pada Standar 5
juga belum dilakukan di banyak apotek karena mengenai Partisipasi dalam Kegiatan Sosial dan
belum adanya laporan terjadinya efek samping Kesehatan Masyarakat, di 5 apotek, apotekernya
obat. Setelah hasil wawancara diusulkan bahwa belum berperan aktif dalam memberikan
MESO bisa saja dilakukan tanpa harus informasi tentang penggunaan obat yang rasional
menunggu laporan dari pelanggan. Misalnya pada masyarakat. Apoteker juga belum berperan
dengan fasilitas telefarma. pada sosialisasi cara penggunaan obat yang
Dari temuan gap pada Standar 3 rasional, ataupun kegiatan sosial lainnya.
mengenai Mutu Pelayanan Farmasi, ditemukan Hasil wawancara menyimpulkan bahwa
bahwa masih ada 6 apotek yang belum rutin kebanyakan dari apoteker-apoteker ini
melakukan skrining resep. Skrining resep memperhitungkan beban biaya untuk
merupakan tahap awal yang harus dilakukan menyelenggarakan kegiatan yang bersifat sosial
oleh apoteker pada saat menerima resep, untuk tersebut. Namun beberapa apoteker yang sudah
memastikan keabsahan resep, terutama apabila menjalankannya, melakukan koordinasi dengan
resep mengandung obat keras, psikotropika dan beberapa apotek lain dalam Unit Bisnis Jaya 2
narkotika. Ketika wawancara dilakukan, untuk menyelenggarakan bersama-sama, dan
beberapa penyebab tidak dilakukannya skrining meminta dukungan dana dari Divisi Marketing
terungkap, antara lain form skrining habis dan Produk KF.
apoteker di tempat tidak membuatnya lagi. Selain Dari adanya temuan gap yang diuraikan di
itu, pengetahuan tentang skrining resep juga atas, telah dilakukan wawancara terhadap
belum merata di semua Apoteker dan AA. Selain Pharmacy Manager (PhM) dari setiap apotek
apoteker, yang dapat menerima resep di apotek pelayanan untuk mencari tahu penyebab gap
adalah AA, namun belum semua AA memahami tersebut terjadi. Hasil wawancara telah
dikelompokkan menurut 5 faktor penyebab utama
(major causes), yaitu man, material, machine, Berikut ini adalah lima buah diagram
method dan mother nature (environment), lalu tulang ikan. Gambar 1 merupakan diagram
dibuatlah analisis menggunakan diagram tulang tulang ikan untuk mencari akar penyebab
ikan (fishbone analysis). Penyebab dari major masalah yang berkaitan dengan Standar 1.
causes itu dituliskan dengan tinta hitam pada duri Fasilitas peralatan dan layanan penunjang.
pertama. Setelah itu masih dilakukan pertanyaan Gambar 3 untuk Standar 2. Manajemen mutu,
why? untuk mencari akar penyebab mengapa gambar 4 untuk Standar 3. Mutu pelayanan
penyebab pertama tersebut dapat terjadi, yang farmasi, gambar 5 untuk Standar 4. Hukum,
dituliskan dengan tinta merah pada duri kedua. regulasi dan kode etik, dan gambar 6 untuk
Kemudian dilakukan lagi pertanyaan why? Standar 5. Partisipasi dalam kegiatan sosial dan
kepada penyebab kedua, yang apabila masih kesehatan masyarakat.
dapat dijawab, jawabannya ada pada duri ketiga
yang dituliskan dengan tinta ungu.
Biaya belum
dianggarkan Material Man
Belum merencanakan Minuman dan snack dekat
pengecatan dinding tempat bekerja
Kehabisan sticker atau form
Alat penghitung tablet belum Tidak ada petugas yang bisa
dipisahkan AB dan non AB Petugas belum disiplin untuk merapikan kabel
Tim di Unit Bisnis
Hanya ada 1 tidak siap stock tidak meletakkan makanan/ Khawatir merusak sistem
Buku referensi terbaru belum semua ada minuman dalam kulkas
FI ed.V tidak ada Belum ada petugas khusus kebersihan sehingga
Belum ada brosur dan leaflet kesehatan
Sejak awal APP dibuat banyak APP belum terjaga kebersihannya
belum ada exhaust fan Belum semua petugas
menjaga kebersihan Pertimbangan efisiensi
Belum ada majalah dinding Belum ada yang
biaya pegawai
Lahan kurang membuat materi
Belum ada materi Tempat sampah belum
Belum ada foto dan dipisahkan basah dan kering Banyak merangkap Petugas kebersihan masih dirangkap oleh
identitas Apoteker tugas Juru Resep sekaligus Pengantar Barang
Belum membuat
Standar 1: Fasilitas peralatan
Alat racik belum dipisahkan dan layanan penunjang
antara antibiotika dan non
Pemasangan kabel sejak antibiotika, obat dalam dan
awal tidak ditutup obat luar
Tidak ada SOP pemasangan kabel
Jumlah wadah pada powder
machine maupun jumlah mortir Beberapa APP
Pengukuran suhu kulkas tidak
stamfer kurang bising
rutin dilakukan
AC rusak di
banyak APP Lokasi APP di seberang terminal bis
Penyimpanan form pencatatan suhu
dan Angkot, atau banyak dilalui
tidak ditempel di dinding kulkas
Service AC tidak Angkot
bagian luar
terjadwal
Method Machine Mother Nature
Gambar 1. Diagram Tulang Ikan Untuk Standar 1: Fasilitas Peralatan dan Layanan Penunjang
Dari Gambar 1 didapat bahwa pada petugas apotek yang bisa menata rapi
persyaratan Standar 1 telah dilakukan analisis pemasangan instalasi kabel. Alasan utama
terhadap 5 major causes, didapat 18 penyebab petugas apotek karena mereka tidak kompeten
masalah. Dari 18 penyebab masalah tersebut, dalam pekerjaan tersebut, bahkan dikhawatirkan
50% di antaranya disebabkan karena penyebab sistem yang terganggu apabila penataan instalasi
utama material, mengingat standar 1 merupakan kabel dilakukan oleh pegawai apotek, mengingat
persyaratan untuk fasilitas peralatan dan layanan instalasi kabel terdiri dari kabel untuk jaringan
penunjang. Kemudian 22% di antaranya sistem teknologi informasi apotek, kabel jaringan
disebabkan oleh faktor manusia. internet dan kabel saluran telepon. Improvement
Beberapa penyebab masalah dari aspek akan muncul dari hasil brainstorming.
material mempunyai akar penyebab masalah Pada Standar 2, faktor man dan method
yang terjawab melalui pertanyaan ‘why?’. sama berkontribusi 44,4%. Standar mengenai
Misalnya, Pharmacy Manager (PhM) di apotek manajemen mutu ini telah digali penyebab dari
tidak melakukan pengecatan dinding karena masalah mengapa Apoteker Pengelola Apotek
belum membuat anggaran untuk pengecatan (APA) tidak memenuhi persyaratan yang
dinding, sehingga akar penyebab terjadinya tercantum di dalam PP No. 51 tahun 2009.
masalah dinding bernoda, terdapat bekas bocor Terungkap bahwa APA lama yang merupakan
adalah belum dianggarkannya biaya pengecatan pemilik sarana Apotek KF 345 belum memahami
dinding apotek. Saran-saran atau rekomendasi PP No. 51 beserta isinya. Permasalahan ini
problem solving dan improvement akan muncul merupakan kendala serius yang segera harus
pada hasil brainstorming. diatasi.
Penyebab aspek man yang terjadi di Terdapat masih cukup banyak Asisten
banyak apotek adalah fakta bahwa tidak ada Apoteker (AA) yang belum memiliki Surat Ijin
Kerja Tenaga Teknis Kefarmasian (SIKTTK). Hal Yang kedua, pemetaan belum dapat dilakukan
ini disebabkan belum adanya cukup informasi melalui sistem informasi yang ada sekarang,
yang sampai kepada AA bahwa untuk bekerja dikarenakan database atau master barang belum
mereka harus memperpanjang Surat Ijin Kerja semuanya mencantumkan kategori penyakitnya,
(SIK) yang mereka miliki yang sudah habis masa sehingga data mengenai pola penyakit yang
berlakunya dan diubah menjadi SIKTTK sesuai tersaji belum dapat dipastikan validitasnya. Para
PP No. 51 tahun 2009.. Selain itu belum adanya apoteker harus melakukan pemetaan pola
sanksi yang tegas bagi AA yang bekerja tanpa penyakit tersebut dari resep lembar per lembar,
SIKTTK. sehingga membutuhkan waktu dan tenaga yang
Perencanaan pengadaan barang belum cukup besar.
dilakukan berdasarkan pola penyakit. Hali ini
setelah digali, mempunyai 2 penyebab. Yang
pertama karena belum dilakukannya pemetaan
pola penyakit yang terjadi selama kurun waktu
satu tahun yang di-break down setiap bulan.
Material Man
AA belum memiliki SIKTTK
Apoteker penanggung jawab tidak memiliki
persyaratan sesuai PP 51 th. 2009 belum cukup info mengenai perlu adanya SIKTTK
Tidak ada jadwal
praktek apoteker Apoteker lama tidak mau diganti, Belum ada sanksi administratif bagi yang melanggar, dari instansi terkait
krn Pemilik Sarana Apotek
Apoteker belum memahami
Pegawai belum memiliki sertifikat pelatihan
Belum dibuat Peraturan Terbaru
product knowledge
Belum dibuatkan oleh pelaksana diklat di Unit Bisnis
Nama Apoteker penanggungjawab
masih Apoteker yang lama Tidak menggunakan seragam dan name tag
Material Man
Belum ada DOWA
Belum download
Apoteker belum
melakukan home care
Belum ada brosur, leaflet
dan poster kesehatan Belum ada keinginan
melakukan home care
Waktu terbatas
Terkendala biaya besar apabila
mencetak brosur per APP
Standar 3 : Mutu
Monitoring penggunaan obat melalui Pelayanan Farmasi
telefarma belum dilakukan Belum melakukan
skrining resep
Belum ada kesadaran melakukan Form skrining belum ada
telefarma
Belum ada kesadaran pegawai
UPDS tidak dicatat dalam melakukan skrining
form UPDS Pegawai belum tahu cara
skrining
UPDS langsung pada struk penjualan
Pharmaceutical Care tidak
terdokumentasi
Temuan gap lainnya pada aspek method Aspek penyebab terbesar setelah method
adalah monitoring penggunaan obat melalui adalah material, antara lain terdapat temuan
telefarma belum dilakukan. Hal ini lebih banyak bahwa di beberapa apotek belum tersedia
disebabkan belum adanya kesadaran para brosur, leaflet dan poster kesehatan.
apoteker untuk melakukan telefarma atau Penyebabnya ada dua, yang pertama, apoteker
layanan konsultasi melalui telepon. Adanya belum mempunyai waktu untuk membuat disain
keengganan dan kekhawatiran akan brosur. Yang kedua, kebanyakan Pharmacy
mengganggu pasien juga menjadi penyebabnya. Manager merasa akan mengeluarkan biaya
besar untuk mencetak brosur.
Material Man
Apoteker Penanggungjawab belum
mempunyai STRA, SKPA dan SIPA
Standar 4 : Hukum,
Regulasi dan Kode Etik
Gambar 4. Diagram Tulang Ikan Untuk Standar 4: Hukum, Regulasi dan Kode Etik
Material Man
Belum ada ide bentuk kegiatan Belum ada job description yang jelas bagi
APA dan Aping untuk melakukan standar 5
Belum ada keinginan Apoteker untuk
melakukan kegiatan
Gambar 5. Diagram Tulang Ikan Untuk Standar 5: Partisipasi dalam Kegiatan Sosial dan Kesehatan
Masyarakat
Pada Standar 4, faktor man dan material tercapainya skor maksimum. Dari sisi Hukum,
sama-sama berkontribusi 50% terhadap tidak Regulasi dan Kode Etik, terdapat beberapa APA
yang belum memiliki Surat Tanda Registrasi akar masalah tersebut. Tabel 1 sampai Tabel 5 di
Apoteker (STRA), Sertifikat Kompetensi Profesi bawah ini mencantumkan adanya solusi dan
Apoteker (SKPA) dan Surat Ijin Praktek Apoteker action plan untuk perbaikan ke arah pencapaian
(SIPA) dengan beberapa penyebab yang skor audit yang lebih tinggi dari Standar 1 sampai
berbeda. dengan Standar 5.
Terungkap bahwa di Apotek KF 345, APA Ada banyak saran perbaikan yang
yang merupakan keluarga pemilik sarana apotek dihasilkan dari sesi brainstorming untuk
tidak mau posisinya sebagai APA digantikan oleh membahas Standar 1, yang dicantumkan pada
apoteker lain, padahal APA tersebut tidak aktif Tabel 1. Dari major cause material misalnya
mengelola apotek. APA tersebut juga tidak dalam mengatasi penyebab tidak dilakukannya
memahami adanya peraturan perundang- pengecatan dinding apotek, Pharmacy Manager
undangan baru yaitu PP No. 51 tahun 2009 yang (PhM) harus membuat anggaran untuk
mengatur beberapa persyaratan baru mengenai melakukan pengecatan dinding yang diajukan
peran apoteker di apotek. pada awal tahun saat mengajukan Rencana
Penyebab lain adalah adanya apotek yang Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk
terlambat melakukan pergantian nama Apoteker pengecatan minimal dua kali setahun.
Pengelola Apotek (APA). Sehingga APA yang Pengecatan dilakukan dengan menggunakan cat
sehari-hari bertugas mengelola apotek belum yang apabila kotor mudah menghilangkan
mempunyai Surat Ijin Praktek Apoteker (SIPA) kotorannya dengan hanya mengelapnya saja.
untuk berpraktek kefarmasian di apotek Terdapat mekanisme monitoring yang dilakukan
tempatnya bekerja sehari-hari. yaitu supervisor setiap hari memastikan dinding
Pada Standar 5, 100% penyebab bersih tidak ada noda. Setiap ada noda harus
dikarenakan faktor man. Apoteker belum segera dihapus.
melakukan kegiatan memberikan informasi obat Masih dari penyebab material, tidak
dan edukasi kesehatan kepada masyarakat adanya exhaust fan adalah karena sejak awal
dikarenakan 4 hal. Pertama belum ada moment disain apotek tidak mencantumkan adanya
yang tepat, karena biasanya untuk melakukan exhaust fan. Maka rencana tindakan perbaikan
kegiatan ke masyarakat dikaitkan dengan suatu yang akan dilakukan adalah membuat
event tertentu misalnya bakti sosial. Kemudian rekomendasi kepada Tim GPP Kantor Pusat agar
belum ada ide bentuk kegiatan apa yang akan berkoordinasi dengan Departemen Business
dilakukan, terkait juga dengan besaran biaya Development (Busdev) untuk memasukkan
untuk mengadakan event tersebut. Namun salah persyaratan GPP seperti adanya exhaust fan di
satu penyebab yang paling mendasar adalah ruang peracikan, pada saat awal disain apotek
belum adanya keinginan apoteker untuk dibuat.
mengadakan kegiatan sosial, meskipun gap pada Dari major cause method, akar masalah
standar 5 ini hanya terjadi di 5 apotek saja, instalasi kabel tidak tertata dengan rapi, di mana
karena 9 apotek lainnya sudah melaksanakan sejak awal pemasangan kabel memang tidak
kegiatan ini minimal 2 kali dalam setahun dalam ditutup, karena tidak ada SOP pemasangan
bentuk bakti sosial pengobatan gratis kepada kabel. Saran tindakan perbaikan adalah
masyarakat. Selain itu, Apoteker Pendamping rekomendasi kepada tim GPP kantor pusat agar
(Aping) juga belum melaksanakan kegiatan bekerja sama dengan tim busdev untuk membuat
sosial serupa. Hal ini dikarenakan belum adanya rancangan instalasi kabel tertutup sejak awal
job description yang jelas untuk Aping. disain apotek dibuat. Kabel bisa ditutup atau
Pembagian tugas dan tanggung jawab antara ditanam di dinding.
APA dengan Aping juga belum jelas. Dari aspek man, untuk mengatasi masalah
Setelah semua temuan gap pada semua di mana masih ada banyak APP yang belum
standar dianalisis dengan fishbone analysis, terjaga kebersihannya, karena penyebab petugas
telah dapat diketahui akar penyebab dari kebersihan masih dirangkap dengan juru resep
masalah mengapa terjadi gap pada setiap kriteria sekaligus pengantar barang, maka diberi saran
dalam masing-masing standar. Tindak lanjut dari perbaikan agar merekrut atau outsourcing
ditemukannya akar masalah ini adalah petugas khusus yang mempunyai skill mengenai
bagaimana membuat rekomendasi rencana kebersihan. Karena adanya pertimbangan
tindakan perbaikan (action plan). Untuk itu efisiensi biaya, maka untuk apotek yang kecil
dilakukan brainstorming dengan 3 (tiga) orang dapat saling berbagi petugas kebersihannya.
anggota Tim GPP Kantor Pusat, yaitu anggota Tabel 2 mencantumkan rekomendasi
tim penyusun Buku Pedoman Pelaksanaan GPP action plan untuk perbaikan implementasi
PT. KFA, dan Tim GPP di Unit Bisnis Jaya 2 standar 2. Pada sesi brainstorming untuk
untuk mencari solusi dan action plan terhadap perbaikan standar 2, dihasilkan beberapa saran
kepada para sebanyak 742 orang apoteker dan mengeksploitasi data menggunakan
komunitas di Iran. Dari penelitian diperoleh hasil konstruksi diagram sebab akibat (diagram
bahwa dalam hal skrining resep, beberapa Ishikawa). Dari sesi ini diperoleh penyebab
alasan mengapa apoteker tidak mengecek utama ketidaksesuaian pada proses, dan akar
legalitas resep dan mengidentifikasi permasalahan dari masalah kualitas. Kemudian
kemungkinan terjadinya interaksi obat adalah disarankanlah langkah perbaikan yang dapat
kurangnya pengetahuan, kurangnya program diambil. (Awaj, et.al., 2013).
pengembangan profesi, dan lebih Analisis fishbone dapat digunakan sebagai
mengutamakan berjualan daripada tanggung alat perencanaan, pengganti alat problem-solving
jawab profesinya. tradisional. Sebuah aplikasi matriks responsibility
Kesimpulan dari penelitian ini disampaikan and action plan, dihasilkan dari sebuah penelitian
bahwa praktek terkini apoteker komunitas di Iran mengenai penerapan analisis fishbone pada
membutuhkan perbaikan lebih lanjut. Organisasi sistem keamanan bandara dan jaringan. Analisis
apoteker komunitas di Iran harus mengorganisir dibuat terhadap masalah ‘bagaimana
program-program pendidikan untuk apoteker penumpang dapat naik pesawat tanpa membawa
agar mereka siap berperan dalam praktek senjata’, mengacu kepada enam kategori
langsung menghadapi masyarakat, terutama penyebab potensial yang mungkin, yaitu method,
dalam menyampaikan penggunaan obat secara people, equipment, material, environment, dan
rasional. (Hanafi, et.al., 2013). measurement. Dari hasil analisis dibuatlah
Kesamaan dengan penerapan GPP di Unit matriks responsibility, untuk mengidentifikasi
Bisnis Jaya 2 adalah bahwa pada dasarnya para siapakah yang bertanggung jawab terhadap
apoteker menginginkan terlaksananya GPP penyebab dan apa tindakan yang harus diambil
dengan baik, namun sosialisasi filosofi GPP yang untuk mengatasinya. (Parayitam, et.al., 2009).
kurang diresapi dan pengetahuan yang tidak Penelitian tentang implementasi GPP di
merata mengenai GPP ini menyebabkan Unit Bisnis Jaya 2 ini mengambil alur yang
ketidaksamaan persepsi dan tidak semua mempunyai kesamaan dengan kedua penelitian
apoteker melaksanakannya. Terdapat kesamaan di atas. Yaitu dari masalah atau fenomena yang
juga sebagai contoh dalam hal pelaksanaan muncul, dilakukan identifikasi di bagian mana
skrining resep yang seharusnya menjadi salah saja terdapat gap antara standar dengan
satu tahap awal yang penting dalam penerimaan kenyataannya. Didukung dari hasil wawancara
resep tidak dilakukan. Yaitu adalah karena dengan Pharmacy Manager tempat di mana
kurangnya pengetahuan mengenai pentingnya lokasi gap ditemukan, dilakukanlah analisis
melakukan skrining resep dan para apoteker diagram tulang ikan untuk mencari akar
lebih mengutamakan menjual produk daripada permasalahan dari setiap terjadinya gap tersebut.
menjamin keabsahan suatu resep. Dasar klasifikasi penyebab potensial yang
Para apoteker di Unit Bisnis Jaya 2 masih mungkin, dibuat kesamaan dengan penelitian di
membutuhkan pendidikan berkelanjutan untuk atas yaitu man (people), material, method,
meningkatkan pengetahuannya tentang praktek machine (measurement), Mother Nature
kefarmasian. Kemampuan apoteker untuk (environment).
berkomunikasi dengan pasien juga harus Kemudian dari akar masalah dilakukanlah
ditingkatkan melalui program-program pelatihan, sesi brainstorming dengan 3 anggota Tim
mengingat kemampuan untuk berkomunikasi Penyusun Buku Panduan GPP untuk
merupakan hal yang sangat penting untuk mengeksplor upaya tindak lanjut apa yang bisa
mendukung terlaksananya program pemberian dilakukan untuk mengatasi akar penyebab
informasi dan edukasi kepada pasien dan masalah ini. Menurut penelitian Awaj dan kawan-
masyarakat. kawan pada tahun 2013 dikatakan bahwa sesi
Penelitian yang dilakukan oleh Awaj, et.al. brainstorming sangat penting dan sebaiknya
tahun 2012 di sebuah pabrik botol kaca dilakukan oleh 5-6 orang yang sangat menguasai
menggunakan Statistical Process Control (SPC) bidang yang dianalisis tersebut, karena tim ini
tools dalam lini proses produksi dan pada produk akan mengeluarkan ide-ide yang punya kekuatan
akhir dengan maksud untuk mengurangi saling melengkapi. Sesi brainstorming
kerusakan, melalui identifikasi di bagian mana menghasilkan rekomendasi yang dapat dituliskan
pemborosan tertinggi terjadi dan memberikan pada tabel yang berisi matriks upaya action plan
rekomendasi perbaikan. Penelitian ini dan siapa yang bertanggung jawab pada
dipublikasikan tahun 2013, yang bertujuan untuk tindakan tersebut.
membangkitkan keterlibatan tim kualitas dalam Suatu penelitian dari Aslam dan kawan-
menggunakan SPC tools untuk menganalisis kawan pada tahun 2012 menguraikan
masalah, khususnya pada sesi brainstorming, permasalahan yang terjadi pada sebuah pabrik
yang ditentukan, dan pencapaian ini harus International Pharmaceutical Federation, World
menjadi salah satu Key Performance Indicator Health Organization, Joint FIP/WHO
(KPI) dari anggota tim. Pencapaian GPP di setiap Guidelines on GPP: Standards for quality of
th
apotek pelayanan harus menjadi salah satu KPI pharmacy services, 45 report of the WHO
dari setiap PhM nya, dan dilaksanakan secara Expert Committee on specifications for
ketat berdasar skor yang dicapai. pharmaceutical preparations, 2011: pp. 961.
Banyak temuan atas tidak terpenuhinya Irfan, S. M., & Ijaz, A., Comparison of service
standar GPP disebabkan karena infrastruktur quality between private and public hospitals:
yang kurang dipersiapkan. Untuk empirical evidence from Pakistan, Journal of
mempersiapkan infrastruktur tersebut dibutuhkan Quality and Technology Management, 2011:
biaya yang tidak sedikit. Untuk memastikan Vol.8 (1): pp. 1-22
apakah saran-saran perbaikan di atas dapat Johnston, C. G., & Daniel, M. G., Total quality
diimplementasikan, perlu adanya kajian management: customer satisfaction
mengenai biaya, terutama yang menyangkut guaranteed?, CMA, 1992; Vol. 6(3): pp. 15-
perbaikan infrastruktur tersebut. 19.
Mohanta, G.P., Manna, P.K., Valliapan, K. &
DAFTAR PUSTAKA Manavalan, R., Achieving good pharmacy
Aslam, F., Ur-Rehman, H., Ijaz, A., dan Irfan, S. practice in community pharmacies in India,
M., Implementation of total quality American Journal of Health System
management tools and techniques: a case Pharmacy, 2001; Vol. 58: pp. 809-810.
study of fried peanut processing plant, Parayitam, S., Desai, K., Desai, M. S.,
Science International (Lahore), 2012: Vol. Eason. M. K., Teaching the Ishikawa’s
24(4): pp. 475-486. “fishbone” as a planning tool: responsibility
Awaj, Y. M., Singh, A. P., & Amedie, W. Y., and action planning matrices applied to airport
Quality improvement using statistical security and network security, Academy of
process control tools in glass bottles Educational Leadership Journal, 2009: Vol.13,
manufacturing company, International Journal No.1, pp: 19-35.
for Quality Research, 2013: Vol. 7(1): pp. 107- PT. Kimia Farma Apotek, Pedoman
126. Pelaksanaan Good Pharmacy Practice, (Cara
Gaspersz, V., Total quality management, untuk Pelayanan Farmasi yang Baik) PT. Kimia
praktisi bisnis dan industri, Penerbit Vinchristo Farma Apotek. 2009.
Publication, Bogor. 2011. Sokovic, M., Jovanovic, J., Krivokapic, Z., &
Hanafi, S., Poormalek, F., Torkamandi, H., Vujovic, A., Basic quality tools in continuous
Hajimiri, M., Esmaeili, M., Khooie, S.H., improvement process, Journal of Mechanical
Javadi, M., Evaluation of community Engineering, 2009: Vol.55 (5): pp. 1-10.
pharmacist’ knowledge, attitude and practice Van Mil, J. W. F., & Schulz, M., A review
towards good pharmacy practice in Iran, of pharmaceutical care in community
Journal of Pharmaceutical Care, 2013: Vol. 1 pharmacy in Europe, Harvard Health Policy
(1): pp. 19-24. Review, 2006: Vol.7(1): pp. 155-168.
Tabel 1. Rekomendasi Action Plan untuk Perbaikan Standar 1: Fasilitas Peralatan dan
Layanan Penunjang
NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI
YANG
TERLIBAT
1 MATERIAL
1.1 Belum merencanakan tidak membuat PhM Membuat anggaran mengecat PhM Pada saat PhM
pengecatan dinding anggaran untuk apotek membuat
apotek mengecat apotek RKAP
1.2 Alat penghitung Hanya ada 1 PhM Membeli alat penghitung Aping segera Semua
tablet belum tablet sesuai kebutuhan Pelaksana
dipisahkan AB dan Layanan Farmasi
Non AB
1.3 Belum semua ada Farmakope PhM Memesan FI ed.V pada Aping segera Semua
buku referensi Indonesia (FI) kesempatan pertama setelah terbit Pimpinan dan
terbaru Edisi V belum Pelaksana
terbit, edisi IV Layanan Farmasi
sudah tidak
tersedia
1.4 Sejak awal APP Pembuat disain PhM Membuat rekomendasi Tim GPP 1 kali Tim GPP Unit
dibuat belum ada apotek tidak kepada tim GPP Kantor Pusat Unit Bisnis
exhaust fan mengetahui agar berkoordinasi dengan Bisnis
persyaratan GPP Departemen Business
Development (Busdev) untuk
memasukkan persyaratan GPP
seperti adanya exhaust fan di
ruang peracikan, pada saat
awal disain apotek dibuat
1.5 Belum ada majalah Lahan kurang PhM Me re-lay out apotek PhM+ 1 kali PhM dan Aping
dinding tim
busdev
Belum ada materi Membuat materi majalah PhM+ setiap PhM dan Aping
dinding secara bersama-sama tim GPP tanggal 20
dengan PhM lain Unit
Bisnis
1.6 Belum ada foto dan Belum membuat PhM Segera membuat foto dan PhM PhM dan Aping
identitas apoteker identitas apoteker dan
Aping
1.7 Kehabisan sticker Tim di Unit Bisnis PhM Tim GPP bekerjasama dengan Tim GPP 1 triwulan 1 Tim GPP Unit
atau form tidak siap stock koperasi di Unit Bisnis untuk Unit kali Bisnis dan
Pharmaceutical Care menyediakan stock sticker Bisnis semua PhM
instruksi penggunaan obat dan
form-form GPP lainnya, agar
APP yang membutuhkan dapat
langsung membeli sejumlah
unit yang dibutuhkan, ke
koperasi tersebut.
Tidak meminta PhM Segera meminta jika habis PhM 1 bulan 1 kali Aping,
dan Supervisor
Aping Layanan Farmasi
Pertimbangan PhM Dibuatkan oleh Koperasi di Ketua 1 triwulan 1 Tim GPP Unit
biaya tinggi kalau Unit Bisnis Tim GPP kali Bisnis
membuat sendiri Unit
Bisnis
1.8 Belum ada brosur Belum ada yang PhM Membuat materi brosur dan Tim GPP 1 triwulan 1 PhM dan Aping
dan leaflet kesehatan membuat materi leaflet secara bergiliran di Unit kali
antara PhM Bisnis
Terkendala biaya PhM Dibuatkan secara bersama- Tim GPP 1 triwulan 1 Tim GPP Unit
apabila APP sama di Unit Bisnis, untuk Unit kali Bisnis
membuat brosur kebutuhan semua APP Bisnis
sendiri
1.9 Tempat sampah Belum PhM Mendata kebutuhan tempat Tim GPP 1 kali Aping
belum dipisahkan memahami sampah di semua APP, Unit
antara basah dan masing-masing ada 4 buah Bisnis
kering tempat sampah, lalu
memenuhi kebutuhannya
dengan membelikannya
2 MAN
2.1 Pegawai belum Menyimpan PhM memanfaatkan pantry untuk Supervis 2 kali sehari Semua pegawai
disiplin untuk tidak minuman di tempat menyimpan makanan or
meletakkan makanan kulkas dan minuman. Layanan
/ minuman di dalam penyimpanan Farmasi
kulkas obat karena
letaknya dekat
dengan tempat
bekerja
2.2 Belum semua Banyak PhM Semua pegawai diharuskan Supervis 2 kali sehari Supervisor
pegawai menjaga merangkap tugas menjaga kebersihan tempat or Layanan Farmasi
kebersihan tugasnya masing-masing Layanan
Farmasi
2.3 Tidak ada petugas Khawatir PhM memanggil teknisi untuk PhM 1 kali PhM
yang bisa merapikan mengganggu memperbaiki letak kabel dan
kabel sistem membungkusnya sehingga rapi
Mengusulkan kepada Tim GPP Tim GPP 1 kali Tim GPP Unit
kantor pusat untuk Unit Bisis
Berkoordinasi dengan Bisnis
departemen business
development (busdev) untuk
menyelaraskan persyaratan
GPP dengan disain apotek
sejak awal dirancang sehingga
susunan kabel-kabel sudah
dipersiapkan
2.4 Belum ada petugas Petugas PhM Merekrut atau outsourcing PhM 1 kali PhM dan
khusus kebersihan kebersihan masih petugas khusus yang Manager Bisnis
sehingga banyak APP dirangkap oleh mempunyai skill mengenai
belum terjaga Juru Resep kebersihan
kebersihannya sekaligus
Pengantar Barang
* Pertimbangan PhM Apotek yang kecil (kelas 3 atau PhM 1 kali Antar PhM
efisiensi biaya 4) dapat saling berbagi
pegawai petugas kebersihan
(outsource) untuk efisiensi
biaya
3 METHOD
3.1 Pemasangan kabel Tidak ada acuan PhM Untuk apotek baru, dari awal PhM setiap kali PhM dan tim
sejak awal tidak SOP pemasangan harus didisain letak alur kabel dan pendirian busdev
ditutup kabel masing-masing dan langsung busdev apotek baru
ditutup atau ditanam di
dinding sehingga tidak
semrawut
Kerjasama Tim GPP Kantor Tim GPP setiap kali Tim GPP Unit
Pusat atau Tim GPP Unit Bisnis Unit pendirian Bisnis
dengan tim busdev agar Bisnis apotek baru
merancang penempatan kabel dan
pada saat awal disain apotek busdev
dibuat
Monitoring : cek disain apotek Tim GPP setiap kali Tim GPP Unit
baru sebelum dibangun atau Unit pendirian Bisnis
renovasi Bisnis apotek baru
dan
busdev
3.2 Pengukuran suhu Penyimpanan PhM Membuat form pencatatan Aping 1 kali 1 bulan Aping, Spv.
kulkas tidak rutin form pencatatan suhu kulkas penyimpan obat Layanan Farmasi
dilakukan suhu tidak secara seragam dan
ditempel di meletakkannya di dinding luar
dinding kulkas kulkas.
bagian luar
4 MACHINE
4.1 Alat racik belum Jumlah mangkok PhM Untuk apotek yang Aping 1 kali 1 tahun Aping dan Spv.
dipisahkan antara AB powder machine menggunakan mesin puyer, Layanan Farmasi
dan Non AB, obat maupun jumlah jumlah mangkok diharuskan
dalam dan obat luar mortir dan ada 2, masing-masing untuk
stamfer kurang penggerusan antibiotika dan
non antibiotika.
4.2 AC rusak di banyak Service AC tidak PhM Menjadwalkan service AC rutin Spv. 1 kali 1 Spv. Layanan
APP terjadwal setiap triwulan sekali. Layanan triwulan Farmasi
Farmasi
5 MOTHER NATURE
5.1 Beberapa APP bising Lokasi APP di PhM Membuat ambience yang PhM setiap hari PhM dan Spv.
seberang teduh di dalam apotek dan Layanan Farmasi
terminal bis dan diwarnai dengan musik-musik
Angkot, atau slow
banyak dilalui
Angkot
1 MATERIAL
1.1. Tidak ada jadwal praktek belum dibuat PhM Membuat papan informasi Aping 1 kali Aping
apoteker jadwal praktek apoteker
2 MAN
2.1. Apoteker penanggung Nama Apoteker PhM Mengganti Apoteker PhM 1 kali PhM
jawab tidak memiliki Penanggung jawab penanggung jawab dengan
persyaraan sesuai PP No. masih Apoteker yang Apoteker pegawai PT. KFA
51 Th. 2009 lama yang aktif dengan maksud
untuk memenuhi persyaratan
pada PP No. 51 tahun 2009
* Apoteker belum
memahami peraturan
terbaru
2.2. AA belum memiliki belum cukup info PhM Mengurus pembuatan SIKTTK Spv. 1 kali Spv.
SIKTTK mengenai perlu adanya secara kolektif per wilayah setiap ada
SIKTTK administratif AA masuk
bekerja
2.3. Pegawai belum memiliki Belum dibuatkan oleh PhM Pokja Diklat di Unit Bisnis Pokja 1 kali Apt dan AA
sertifikat pelatihan pelaksana pelatihan di agar membuat template Diklat
Product knowledge Unit Bisnis sertifikat pelatihan
2.4. Pegawai tidak memakai Seragam belum PhM Membuat ketentuan bagi PhM 1 kali Semua pegawai
seragam dan name tag dibagikan kepada pegawai baru yang belum setiap ada
pegawai yang masih mempunyai seragam, agar pegawai
baru tetap memakai baju atasan baru dan
putih dan bawahan biru sekali
gelap. setahun
ketika ada
pembuatan
seragam
baru
perusahaan
Pegawai tidak disiplin PhM Membuat ketentuan sanksi PhM setiap hari Semua pegawai
bagi pegawai yang tidak
memakai seragam dan atau
tidak memakai name tag
random Bisnis
3 METHOD
3.1. Perencanaan pengadaan Pemetaan pola PhM Meminta kepada PhM 1 kali PhM, Aping
berdasarkan pola penyakit belum departemen IT untuk
penyakit belum dilakukan dilakukan membuat sistem yang
mengkaitkan nama obat
dengan kategori penyakit,
sehingga pemetaan penyakit
bisa dibuat secara otomatis
melalui sistem
* harus dilakukan
secara manual
3.2. MESO belum dilakukan Belum ada laporan ESO PhM Melakukan monitoring lewat Aping 1 minggu 1 Aping dan Spv
telefarma kali (selasa)
3.3. Administrasi Patient Belum paham cara PhM Melakukan filing terhadap Aping 1 minggu 1 Aping
Medication Records filing PMRs berdasarkan kategori kali (senin)
(PMRs) belum berjalan penyakit, kemudian alfabetis
sebagaimana mestinya
3.4. Beberapa APP belum Menggunakan PhM Menugaskan AA penanggung PhM 1 bulan Spv. Layanan
menggunakan sistem kebiasaan histori jawab per lemari untuk sekali Farmasi dan
pareto untuk mencetak pareto penjualan setiap Pelaksana
perencanaan pengadaan barang-barang yang menjadi tanggal 1 Layanan Farmasi
tanggung jawabnya setiap
bulan
Data pareto tidak PhM Menghitung rata-rata PhM 1 bulan Spv. Layanan
dicetak pemakaian obat pareto sekali Farmasi dan
dalam 10 hari Pelaksana
Layanan Farmasi
Tabel 3. Rekomendasi Action Plan untuk Perbaikan Standar 3: Mutu Pelayanan Farmasi
NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI YANG
TERLIBAT
I MATERIAL
1.1. Belum ada DOWA Belum download PhM Download di APP masing- Aping 1 kali
masing
1.2. Belum ada brosur, Belum membuat PhM Tim GPP BM membuatkan Tim 1 triwulan Tim GPP Unit
leaflet dan poster materi brosur brosur untuk bersama GPP 1 kali Bisnis
kesehatan Unit
Bisnis
Terkendala biaya PhM Tugaskan beberapa apoteker Tim 1 triwulan Tim GPP Unit
besar apabila untuk membuat disain brosur GPP 1 kali Bisnis
mencetak brosur tentang penyakit Unit
per APP Bisnis
Buat 5000 lembar brosur untuk Tim 1 triwulan Tim GPP Unit
satu disain, untuk dibagikan ke GPP 1 kali Bisnis
APP Unit
Bisnis
II MAN
2.1. Apoteker belum Belum ada PhM Sosialisasi berulang kepada PhM Tim 1 triwulan PhM dan Aping
melakukan home care kesadaran dan Aping mengenai GPP 1 kali
melakukan Pharmaceutical Care Unit
home care Bisnis
Belum ada PhM Mendata pasien dengan kondisi PhM 1 bulan 1 PhM dan Aping
pasien yang khusus seperti geriatri kali
bersedia
Waktu terbatas PhM Membagi tugas dengan Aping PhM 1 bulan 1 PhM dan Aping
kali
III METHOD
3.1. Monitoring Belum ada PhM Sosialisasi berulang kepada PhM Tim 1 triwulan PhM dan Aping
penggunaan obat kesadaran dan Aping mengenai GPP 1 kali
melalui telefarma melakukan Pharmaceutical Care Unit
belum dilakukan telefarma Bisnis
penggunaan obat
3.2. Upaya Pengobatan UPDS langsung PhM Sosialisasi dari PhM kepada PhM Setiap PhM, Aping, Spv.
Diri Sendiri (UPDS) pada struk Aping, Spv. Layanan Farmasi dan morning Layanan Farmasi
tidak dicatat dalam penjualan AA untuk mencatat penjualan briefing dan Pelaksana
form UPDS UPDS di form khusus karena Layanan Farmasi
harus diberikan konseling oleh
PhM atau Aping
Monitoring : PhM dan Aping Aping Setiap hari Aping dan Spv.
mengarsipkan form UPDS Layanan Farmasi
terpisah daripada resep untuk
kepentingan penelusuran dan
laporan
3.3. Belum melakukan Form skrining PhM Membuat bersama form Tim 1 bulan 1 Tim GPP Unit
skrining resep resep belum ada skrining resep dan membagi ke GPP kali Bisnis
APP Unit
Bisnis
Pegawai belum PhM Sosialisasi Pharmaceutical Care PhM 1 triwulan PhM, Aping, Spv.
tahu cara kepada seluruh Apoteker dan 1 kali Layanan Farmasi
skrining resep Asisten Apoteker dan Pelaksana
Layanan Farmasi
3.4. Pharmaceutical Care Hanya PhM Memastikan form Aping 1 minggu 1 Aping
tidak terdokumentasi Pelayanan Pharmaceutical Care tersedia kali, hari
Informasi Obat cukup Senin
secara lisan
Tabel 4. Rekomendasi Action Plan untuk Perbaikan Standar 4: Hukum, Regulasi dan Kode
Etik
NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI YANG
TERLIBAT
I MATERIAL
1.1. Beberapa APP belum Belum membeli PhM Melengkapi kebutuhan Tim GPP 1 tahun 1 Tim GPP Unit
ada buku kumpulan buku Peraturan Perundang- Unit kali Bisnis, PhM
Peraturan Perundang- undangan yang berlaku Bisnis
undangan yang untuk semua APP
Berlaku
II MAN
2.1. Apoteker Penanggung Apoteker lama yang PhM Memastikan Apoteker Manager 1 bulan Manager Unit
jawab belum merupakan keluarga Penanggung Jawab terlibat Unit Bisnis dan Tim
mempunyai STRA, Pemilik Sarana dalam implementasi GPP Bisnis GPP Unit Bisnis
SKPA dan SIPA Apotek (PSA) tidak meskipun ada Apoteker lain dan Tim
mau digantikan sebagai Pharmacy Manager GPP Unit
(PhM) Bisnis
Tabel 5. Rekomendasi untuk Perbaikan Standar 5: Partisipasi dalam Kegiatan Sosial dan
Kesehatan Masyarakat
NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI YANG
TERLIBAT
I MAN
1.1. Apoteker belum Belum ada moment PhM Merancang acara kegiatan Tim GPP 1 tahun 1 Tim GPP Unit
memberikan yang tepat sosial kepada masyarakat Unit kali Bisnis, PhM,
informasi obat dan untuk periode 3 bulan sekali Bisnis, Aping
edukasi kesehatan PhM
masyarakat
Belum ada ide bentuk PhM Membuat materi acara Tim GPP 1 triwulan 1 Tim GPP Unit
kegiatan seperti : Unit kali Bisnis, PhM,
Bisnis, Aping
PhM
* dan lain-lain
Belum ada keinginan PhM Bekerja sama dengan PhM dan 1 triwulan 1 PhM, Aping
Apoteker untuk dokter in house atau dokter Aping kali
melakukan kegiatan gigi in house
Terkait biaya besar PhM Bekerja sama dengan Divisi Tim GPP 1 triwulan 1 PhM, Aping
jika dilakukan di Promosi PT. Kimia Farma Unit kali
masing-masing APP Tbk. Bisnis,
PhM
1.2. Apoteker Pendamping Belum ada job PhM Membuat job description PhM dan 1 triwulan 1 PhM, Aping
belum melakukan description yang jelas untuk kegiatan sosial bagi Aping kali
Standar 5 bagi APA dan Aping masyarakat, terhadap PhM
untuk melakukan dan Aping
standar 5