Notulen Rapat

Hari : 13 Maret 2017.

Waktu : 14 pm – 18 pm.

Tempat : Ruang Meeting ASB.

Agenda : Mengkaji dan mencari Solusi terhadap issue yang terjadi per bulan.

Peserta : Seluruh Kepala Bagian, Spv & Owning.

Hasil Agenda :

1. Kepala Gudang.
Point yang akan segera di bereskan adalah:
 Briefing pagi sebelum tim antaran berangkat.
 Kontrol tim delivery jalan atau tidak.
 Kontrol mobil antaran pinggiran yang kadang tidak full ketika antaran di pinggiran.
 Kontrol pelanggan yg tidak punya NPWP, barangnya tidak usa diretur kecuali barang expired.
 Kontrol pengawasan pintu gudang, tiap pintu ada yg jaga.
 Bila terjadi selisih, karyawan yg bertugas ditiap baris jaga, dibebankan agar disiplin bekerja.
 Pengamanan racun tikus di gudang.
 Konfirmasi ke HRD untuk SP bagi karyawan yang tidak masuk2 dan atau pulang di jam kedua.
 Kontrol stok barang agar benar di hitung. Agar bila sudah TTD nota, tidak perlu revisi lagi antara
SALES, CHECKER & KA Gudang).
 Kontrol bila ada karyawan yang minum/makan produk/barang di gudang, dibebankan atau di
klem satu karton agar belajar disiplin.

2. Kepala Kendaraan.
Point yang akan segera dibereskan adalah:
 Kontrol driver terkait pembayaran nota barang yang tidak di ambil uang pembayarannya.
(contoh Rendi).
 Kontrol unit kendaraan ketika ada komplain dari driver ada kendaraan yg rusak, harus segera di
perbaiki.
 Kontrol laporan kendaraan masing2 unit dari buku laporan yg ada di Christi.
 Kontrol kelayakan Surat2 kendaraan (STNK dll) yang masih berlaku atau tidak.

3. Kepala Accounting.

Point yang akan segera dibereskan adalah:

 Membuatkan rumus utk ibu Rossi agar mudah kontrol keuangan.

 Membuatkan rumus untuk Tim Audit agar mudah menyelesaikan laporan audit di Fina.
  Koreksi produk yang sudah discontinue agar tidak masuk lagi ke database.

4. Kepala Keuangan / Finance.

Point yang akan segera dibereskan adalah:

 Buat surat pemberitahuan kepada pelanggan sebanyak dua lembar jika terdapat barang expired.
Tujuannya, lembar pertama untuk pemberitahuan. Lembar kedua agar dapat di TTD oleh pihak
pelanggan yang isinya adalah persetujuan dari pelanggan bahwa apabila terjadi sesuatu
terhadap kondisi barang yang expired pelanggan tidak perlu mempersalahkan Totalindo.

5. Spv Penjualan.
Point yang akan segera dibereskan adalah:
 Cek perincian pagi agar selalu di print.
 Kontrol bawahan agar selalu posting/ input orderan tampa menunggu sales balik ke kantor.
 Selalu kontrol kinerja admin sales ketika memposting data. Agar tidak ada order yg diposting
lama.

6. Spv Dalam & Luar Kota:

Point yang akan segera dibereskan adalah:

 Ketika sales masukin barang ke outlet jika ada yg terlupa, bantu sales sounding ke outlet.
 Kontrol penjualan yang terjual agar direkap per hari.
 Kontrol setiap bukti pembayaran (bukti transfer) segera update foto dan posting ke bbm grup
(BBM HEAD & BBM TBP UMUM), atau wa kepada Spv, atau yang terkait.
 Setoran tunai segera dibayarkan ke kasir, di sampaikan detail (cash berapa, nota kredit berapa,
berapa nota yg belum ditransfer, dan total keseluruhan penjualan per hari).
 Jika reg tidak kelar, salah satu Spv ditahan untuk mencari solusinya.
 Kontrol ke Kasir apa ada sales yang setor uang masih atau sering minus. Bila ada yg minus, cari
tau kenapa, siapa, cari solusi.
 Cek nota apa barangnya ada atau tidak, benar jumlahnya atau tidak. Memastikan barang turun
ada uang pembayarannya.
 Koordinasi dengan GM apakah jam kerja luar kota perlu diperpanjang lebih dari 4 hari atau
tidak. Jika perlu apa solusinya.

7. Auditor:
Point yang akan segera dibereskan adalah:
 Minta rumus dari pak Ramli untuk menghitung/ menyelesaikan minus retur barang di gudang.
 Tarik data opname/kesiapan administrasi ketika opname barang dari ibu Nining Adm Gudang
per hari.
8. HRD.
Point yang akan segera dibereskan adalah:
 Tanya ke setiap Kepala/ Spv terkait apakah point penyelesaian bulan Maret sudah dikerjakan!
 Collect issue bulan depan dari setiap Kepala/Spv terkait.
 Atur meeting bulan April.